Uppföljning internkontrollplan 2020

(1)

Utbildningsnämnden ^UBN.2020.4

Uppföljning

internkontrollplan 2020

(2)

Uppföljningsrapport intern kontroll 2020 helår, Utbildningsnämnden 2(13)

Innehållsförteckning

1 Inledning ... 3

2 Uppföljning av kontroller ... 4

3 Slutsats av uppföljning... 6

4 Bilaga Checklista internkontroll Skollag (2010:800) ... 7

(3)

Uppföljningsrapport intern kontroll 2020 helår, Utbildningsnämnden 3(13)

1 Inledning

Nämnderna ska enligt Kommunallag (2017:725) 6 kap. § 6 se till att den interna kontrollen är till- räcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Därför har en risk- och väsentlighetsanalys gjorts utifrån områdena ekonomi, regelverk och verksamhet med syfte att iden- tifiera och prioritera områden i internkontrollplanen för år 2020. Planen innehöll de riskområden som bedömdes ha högst riskvärde och därmed blev rödmarkerade. I uppföljningen redovisas årets resultat avseende dessa punkter.

Utöver de prioriterade områdena består internkontrollplanen av en checklista som har sin utgångs-

punkt i Skollag (2010:800). Checklistan redovisas i sin helhet och revideras och uppdateras årligen.

(4)

Uppföljningsrapport intern kontroll 2020 helår, Utbildningsnämnden 4(13)

2 Uppföljning av kontroller

2.1 Delegeringsordningen

Risker 2019 Kontrollmoment

Att delegeringsbeslut inte rap-

porteras Kontroll av att delegationsbeslut rapporteras Vad kontrolleras?

att delegationsbeslut rapporteras Hur sker kontrollen?

Kontroll sker genom kontrollfrågor till chefer som har delegation att fatta beslut

När utförs kontrollen?

Varje tertial

Hur dokumenteras kontrollen?

Kontrollen dokumenteras i samband med tertialupp- följning.

Att beslut tas på felaktigt sätt

och på fel nivå Kontroll att beslut tas på rätt nivå

Bedömning 2020 Uppföljande kontroll

Mindre avvikelser Kontroll av att delegationsbeslut rapporteras Kommentar

Förändring och implementering gällande att registrera beslut i Castor är genomförd. Detta innebär att flertalet delegeringsbeslut upprättas på samma ställe och rapporteras i rätt tid. Informationstillfälle avseende vad ett delegationsbeslut är samt hur det ska rapporteras har genomförts med förskolans rektorer, motsvarande kvarstår med skolans rektorsgrupp.

Arbete med ny informationshanteringsplan utifrån beslutad klassificeringsstruktur kommer att påbörjas fr.om. HT21, vilket kommer innebära ytterligare utbildning och implementering avseende beslut och delegeringsbeslut.

Genomgång och revidering av delegeringsordning kommer att ske parallellt med detta vilket också kommer att innebära att området aktualiseras.

Dock kvarstår brister som främst bättre systemstöd för automatisk rapportering. Upphandling av ett nytt diariesystem beräknas vara klart årsskiftet 21- 22.

Mindre avvikelser Kontroll att beslut tas på rätt nivå Kommentar

Då förbättringsarbetet behandlas som en helhet återfinns detta i kommentaren ovan gällande kontrollmomentet "Kontroll av att delegationsbeslut rapporteras".

2.2 Registerhantering personuppgifter

Bristande kännedom och följ- samhet till dataskyddsförord- ningen GDPR

Följsamhetskontroll till GDPR Vad kontrolleras?

Följsamheten till de viktigaste komponenterna i GDPR följs upp: Loggar, registerförteckning i sy- stem, behörighetsstruktur, dokumentationskontroll, arbetssätt, samt tillsyn av externa aktörer.

Hur sker kontrollen?

Granskning och stickprov genomförs vid behov men minst tre gånger per år.

När utförs kontrollen?

Vid behov men minst tre gånger per år.

Inom ramen för förvaltningsmodellen och internkontrollplanen.

(5)

Uppföljningsrapport intern kontroll 2020 helår, Utbildningsnämnden 5(13)

Större avvikelser Kontroll av följsamhetskontroll till GDPR Kommentar

Genomgång av registerförteckning har gjorts vilka visar det finns fortfarande brister gällande personuppgifter som behandlas utanför verksamhetssyste- men.

Översyn av PUB-avtal har gjorts och arbetet pågår fortsatt.

Kontrollområdet har i övrigt inte kunnat prioriteras i tillräckligt hög grad på grund av Covid19. Det fortsatta arbetet får ökat stöd kommunövergripande, då nya dataskyddsombud finns sedan hösten 2020. För att hantera effekterna av "Schrems II-domen" har kansli och IT arbetat gemensamt med frågan sedan början av hösten 2020. Det PM som har arbetats fram med nya skyddsåtgärder kommer att integreras i arbetet gällande behandling av personuppgifter.

I plan för 2021 kommer arbetssätt att ses över för att få bättre systematik och förankring i verksamheten. Kontroller som görs under våren 2021 redovisas i samband med delårsrapport 1.

2.3 Tydliga rutiner och information om synpunkter och kla- gomålshantering finns

Att synpunkter och klagomål inte hanteras systematiskt

Kontroll av att klagomålshantering sker på ett ändamålsenligt sätt enligt Skollag

Vad kontrolleras?

Att inkomna klagomål hanteras enligt skollagens in- tentioner

Hur sker kontrollen?

Granskning och stickprov När utförs kontrollen?

Varje tertial

Inom ramen för internkontrollplanen

Mindre avvikelser Kontroll av följsamhet mot skollagen Kommentar

Nya rutiner gällande hantering och utredning av klagomål har tagits fram under 2020. Klagomål har i större utsträckning lett till interna utredningar. Ruti- ner behöver kompletteras och förtydligas för att anpassas till förändrade arbetssätt i andra sektorer.

Arbetet gällande klagomål bör hänga bättre samman med det systematiska kvalitetsarbetet på de olika nivåerna. Mot den bakgrunden ska skapas rutiner på olika nivåer, för att det ska bli en mer integrerad del av det systematiska kvalitetsarbetet.

Fullständig kontroll enligt ovan av att klagomålshantering sker på ett ändamålsenligt sätt har inte genomförts.

(6)

Uppföljningsrapport intern kontroll 2020 helår, Utbildningsnämnden 6(13)

3 Slutsats av uppföljning

Uppföljningen visar att det finns ett fortsatt behov av att arbeta vidare med området gällande känne- dom och följsamhet kopplat till GDPR som även för 2020 bedömts röd och som förs över till intern- kontrollplanen för år 2021.

Inom områdena klagomålshantering och delegeringsbeslut har riskbedömningen ändrats och gul- markerats, vilket har en direkt koppling till det arbete som genomförts under året.

Parallellt med att fortsätta det interna arbetet inom sektorn bör arbetet ske sektorövergripande med de områden som identifierats gemensamt inom fler sektorer i kommunen.

Covid-19 pandemin som bröt ut i början av året har påverkat arbetet med internkontrollen.

(7)

Uppföljningsrapport intern kontroll 2020 helår, Utbildningsnämnden 7(13)

4 Bilaga Checklista internkontroll Skollag (2010:800)

4.1 Skollagen 2 kap. Huvudmän och ansvarsfördelning 4.1.1 Utbildning och behörighetskrav

Frågor Utfall 2019 Utfall 2020 Kommentar

Alla rektorer har rektorsutbild- ning eller har påbörjat rektorsut- bildning

Uppfyller delvis Uppfyller helt Huvudman ser till att alla rektorer genomgår den statliga rektorsut- bildningen inom föreskriven tid.

Kontroll av lärares behörighet

vid anställning Uppfyller helt Uppfyller helt Det finns välfungerande rutiner för

kontroll av lärares/förskollärares behörighet.

4.1.2 Elevhälsa

Eleverna har tillgång till elev- hälsa och hälsobesök

Uppfyller helt Uppfyller helt

Patientsäkerhetsberättelse

elevhälsa är upprättad Uppfyller helt Uppfyller helt Redovisad vår 2020. Rutiner säk-

rade, systematik finns.

4.1.3 Registerkontroll av personal

Registerutdrag har lämnats in

vid anställningar Uppfyller helt Uppfyller helt

4.1.4 Lokaler och utrustning och tillgång till skolbibliotek

Eleverna har tillgång till skol-

bibliotek Uppfyller helt Uppfyller helt

4.1.5 Studie- och yrkesvägledning

Eleverna har tillgång till SYV Uppfyller delvis Uppfyller helt SYV-plan på F-9-nivå har upprät- tats, implementeringsarbete pågår på samtliga grundskoleenheter.

4.2 Skollagen 3 kap. Barns och elevers utveckling mot målen 4.2.1 Stöd i form av extra anpassningar

Anpassningar görs till barn

och elever i behov av stöd Uppfyller delvis Uppfyller delvis Ett arbete har gjorts för att medve- tandegöra rutinerna gällande extra anpassningar för att skapa en ökad likvärdighet på grundskolenivå.

I förskolan finns rutiner och blan- ketter för arbete med att identifiera barn i behov av stöd.

(8)

Uppföljningsrapport intern kontroll 2020 helår, Utbildningsnämnden 8(13)

Handlingsplaner arbetas fram och följs på samtliga enheter.

4.2.2 Åtgärdsprogram

Åtgärdsprogram för berörda

elever finns, beslut av rektor Uppfyller delvis Uppfyller delvis Rutiner måste implementeras avseende dokumentationen.

4.2.3 Särskild undervisningsgrupp

Beslut som avser särskild undervisningsgrupp finns för be- rörda elever

Uppfyller delvis Uppfyller helt Fungerande rutiner, som är uppda- terade i aug 2020, för central placering. Kvalitetssäkring genomförd på enhetsnivå.

4.2.4 Anpassad studiegång

Beslut som avser anpassad

studiegång finns för berörda elever Uppfyller delvis Uppfyller delvis Ett fortsatt arbete behöver göras för att säkra rutiner gällande anpassad studiegång för elever i behov av stöd. Handlingsplan framta- gen.

4.2.5 Mottagande och undervisning av nyanlända och vissa andra elever

En individuell studieplan finns upprättad inom 2 månader för ny- anlända

Uppfyller delvis Uppfyller helt Rutiner gällande mottagande och undervisning av nyanlända är kvalitetssäkrade.

Det finns tillgång till studie- handledning på modersmålet eller skolspråket för nyanländ

Uppfyller delvis Uppfyller delvis Samverkan behöver förbättras mellan skola och studiehandle- dare. Handlingsplan finns.

4.3 Skollagen 4 kap. Kvalitet och inflytande 4.3.1 Rutiner för klagomål

Tydliga rutiner och information om synpunkter och klagomåls- hantering finns

Uppfyller inte alls Uppfyller delvis En ny rutin för klagomålshantering har tagits fram och beslutades vå- ren 2019. I implementeringen har det framkommit att ytterligare för- tydligande/utveckling behövs.

Rutinen behöver utvecklas och för- bättras för att utgöra en del av det systematiska kvalitetsarbetet, både på enhets- verksamhets- och sek- tornivå.

4.3.2 Vårdnadshavares inflytande över utbildningen

Forum för samråd finns Uppfyller helt Uppfyller helt Covid-19 har minskat möjligheten

att säkra vårdnadshavares

(9)

Uppföljningsrapport intern kontroll 2020 helår, Utbildningsnämnden 9(13)

inflytande i de ord forumen.

4.4 Skollagen 6 kap. Åtgärder mot kränkande behandling 4.4.1 Åtgärder mot kränkande behandling

Finns planer mot kränkande behandling med åtgärder för kom- mande året

Uppfyller delvis Uppfyller helt Alla enheter har lokala planer för åtgärder mot kränkande behandling.

Anmälan, utredning och åt- gärder mot kränkande behandling görs

Uppfyller delvis Uppfyller delvis Det nya digitala systemet - LISA - fungerar inte fullt ut, det behöver utvecklas och kompletteras alt by- tas. Rutiner gällande internutred- ning finns på plats, samt ansvarig internutredare.

4.5 Skollagen 7 kap. Skolplikt och rätt till utbildning 4.5.1 Deltagande i utbildning

Om elev uteblir underrättas

vårdnadshavare samma dag Uppfyller delvis Uppfyller delvis Ett arbete har gjorts på enheterna

för att säkra att rapporteringen i skola24 inte missas vid vikariesitu- ationer, men fortsatt arbete behö- ver göras i samverkan med skola samt lokal/central administration.

Alla elever med problematisk frånvaro (20% eller mer) finns med i åtgärd i samverkan med social- tjänst

Uppfyller delvis Uppfyller delvis Rutiner för att fånga upp elever med problematisk frånvaro har stärkts, arbete fortgår för att klar- göra vilka insatser som ska kopp- las in och när detta ska göras.

Vid upprepad frånvaro görs utredning och rektor rapporterar till huvudman

Uppfyller delvis Uppfyller delvis Huvudmannen har säkerhetsställt rutiner för att rapportering kommer in. Uppföljning sker under ht-20.

Covid har orsakat svårigheter med detta arbete.

Huvudman underrättas när elever från annan kommun har be- tydande frånvaro

Uppfyller delvis Uppfyller helt Huvudmannen har säkerhetsställt rutiner för att rapportering kommer in.

4.5.2 Skolplikt

Skolplikts-bevakning genom-

förs kontinuerligt Uppfyller helt Uppfyller helt En genomgång av rutiner för skol-

pliktsbevakning har gjorts. Rutinen har uppdaterats.

4.6 Skollagen 8 kap. Förskolan

4.6.1 Fortlöpande samtal och utvecklingssamtal

Alla vårdnadshavare har er-

bjudits utvecklingssamtal Uppfyller helt Uppfyller helt

(10)

Uppföljningsrapport intern kontroll 2020 helår, Utbildningsnämnden 10(13)

4.7 Skollagen 9 kap. Förskoleklassen

Utbildningen är kostnadsfri Uppfyller delvis Uppfyller delvis Frågan har varit aktualiserad under men ett fortsatt arbete finns att göra, nytt beslutsförslag kommer under 2021.

4.7.1 Placering vid en skolenhet

Avsteg från vårdnadshavares

vilja vid placering skolenhet? Uppfyller helt Uppfyller helt Ja det förekommer och dokumenteras

i antal och sökmönster.

Delegationsbeslut med hän-

visning finns vid avsteg Uppfyller helt Uppfyller helt

4.7.2 Skolskjuts

Alla som har rätt till skolskjuts får, beslut är korrekta enligt regelverk

4.8 Skollagen 10 kap. Grundskolan

Utbildningen är kostnadsfri Uppfyller delvis Uppfyller delvis Frågan har varit aktualiserad under året men ett fortsatt arbete finns att göra, nytt beslutsunderlag kommer 2021.

4.8.1 Placering vid en skolenhet

Avsteg från vårdnadshavares

vilja vid placering skolenhet? Uppfyller helt Uppfyller helt Ja det förekommer och dokumenteras

i antal och sökmönster.

Delegationsbeslut med hän- visning finns vid avsteg

4.8.2 Skolskjuts

4.8.3 Utvecklingssamtal och individuell utvecklingsplan

Alla vårdnadshavare har er-

bjudits utvecklingssamtal Uppfyller delvis Uppfyller helt Uppföljning har skett med tillfredsstäl- lande resultat.

(11)

Uppföljningsrapport intern kontroll 2020 helår, Utbildningsnämnden 11(13)

4.8.4 Modersmålsundervisning

Elever har tillgång till moders-

målsundervisning Uppfyller helt Uppfyller helt De elever som uppfyller kraven om

undervisning i det aktuella moders- målet har tillgång till modersmåls- undervisning.

4.8.5 Praktisk arbetslivsorientering

Minst 10 dagars prao anordnas för alla elever från och med årskurs 8

Uppfyller helt Uppfyller helt Covidsituationen har påverkat arbetet med PRAO som genomfördes i be- gränsad form enligt Skolverkets riktlin- jer.

4.8.6 Lovskola

Lovskola anordnas efter års- kurs 8 för elever som riskerar att inte nå kunskapskraven

4.8.7 Undervisningstid

Säkerställande av hemundervisning vid behov (exempelvis sjukdom)

Uppfyller delvis Uppfyller helt Varje skola idag har fastslagna rutiner för säkerhetsställande av hemundervisning samt distansun- dervisning - vilket skyndats på av Covid-19.

Timplan och läsårs-tider följs

på alla enheter Uppfyller helt Uppfyller helt

4.9 Skollagen 11 kap. Grundsärskolan 4.9.1 Skolskjuts

4.9.2 Modersmålsundervisning

Elever har tillgång till moders-

målsundervisning Uppfyller helt Uppfyller helt De elever som uppfyller kraven om

undervisning i det aktuella moders- målet har tillgång till modersmåls- undervisning.

(12)

Uppföljningsrapport intern kontroll 2020 helår, Utbildningsnämnden 12(13)

4.9.3 Mottagande i grundsärskolan

Säkerställa varje år att det finns utredningar och beslut för mottagande i grundsärskolan

4.9.4 Placering vid en skolenhet

Avsteg från vårdnadshavares vilja vid placering skolenhet?

Delegationsbeslut med hän-

visning finns vid avsteg Uppfyller helt Uppfyller helt

4.9.5 Intyg och studieomdöme

Elever har fått betyg när vård-

nadshavare begärt det Uppfyller helt Uppfyller helt

Eleverna har fått intyg om utbildningen efter avslutad grund- särskola

4.10 Skollagen 15 kap. Allmänna bestämmelser om gymnasie- skolan

Säkerställa undervisningstid på IM

Uppfyller delvis Uppfyller delvis Ett arbete pågår som är kopplad till studieplaner, garanterad undervisningstid och säkerhetsställande av elevs rätt till undervisning.

4.10.1 Undervisning

Se till att vi kan erbjuda undervisning i alla ämnen eleven har rätt till

Uppfyller delvis Uppfyller helt Utifrån det pedagogiska bokslutet så har det säkerhetsställts att samtliga ämnen erbjuds under stu- dieplansperioden.

4.10.2 Modersmålsundervisning

Elever har tillgång till moders- målsundervisning

Uppfyller helt Uppfyller helt De elever som uppfyller kraven om undervisning i det aktuella moders- målet har tillgång till modersmåls- undervisning.

(13)

Uppföljningsrapport intern kontroll 2020 helår, Utbildningsnämnden 13(13)

4.11 Skollagen 18 kap. Allmänna bestämmelser om gymnasie- särskolan

Säkerställa varje år att det finns utredningar och beslut för mottagande i gymnasiesärskolan

4.12 Skollagen 26 kap. Tillsyn, statlig kvalitetsgranskning och nationell uppföljning och utvärdering

Tillsyn av fristående förskolor

(ev fritidshem) regelbundet Uppfyller helt Uppfyller helt

4.13 Skollagen 28 kap. Överklagande

Alla beslut har korrekta hän-

visningar vad gäller överklagande Uppfyller delvis Uppfyller delvis En översyn av beslutsmallar och hänvisningstexter pågår

Handläggning, hänvisning till förvaltningslagen

Uppfyller delvis Uppfyller delvis En översyn av beslutsmallar och hänvisningstexter pågår

4.14 Skollagen 29 kap. Övriga bestämmelser

Säkerställa kommunala aktivi-

tetsansvaret Uppfyller delvis Uppfyller delvis Utvecklingsarbete pågår inom ra-

men för projektet INVUX.

Anställda har skrivit på sekre-

tessavtal Uppfyller helt Uppfyller helt

4.14.1 Samverkan och anmälan till socialnämnden

Har orosanmälningar gjorts i

tillräcklig utsträckning? Uppfyller delvis Uppfyller delvis Skolan/förskola har väl fungerande

rutiner för anmälan. Skrivandet av anmälan behöver utvecklas.

Det svårt att hitta en korrekt form för uppföljning av området.