1
PERSONALHANDBOK
Från A till Ö
Bra att veta som anställd i Märsta pastorat
Undrar du något – och om du saknar något särskilt – kontakta kanslichefen.
Senast uppdaterad 2019-09-06
2 Personalhandbok, faktainformation från A-Ö
A 5
Anställning... 5
Anställningsavtal ... 5
Arbetsmiljö ... 5
Arbetsskada ... 6
Arbetstider... 6
Avgångssamtal ... 6
Avtackning... 6
B 6 Bilersättning ... 6
Bisysslor ... 6
D 7 Dator, försäkring och ansvar ... 7
E 7 Ergonomiska hjälpmedel... 7
F 7 Förebyggande hälsovård ... 7
Företagshälsovård ... 8
Försäkringar ... 8
G 9 Grafisk profil ... 9
H 9 Hotellövernattning... 9
I 9 Introduktion av nyanställda ... 9
J 9 Jämställdhetspolicy ... 9
K 10 Kollektivavtal ... 10
Klädsel ... 10
Kontaktlista till anställda ... 11
Kontorsmaterial ... 11
Kostförmån ... 11
3
L 11
Ledighet, allmänt ... 11
Ledighet, ansökan ... 11
Ledighet, enskilda angelägenheter ... 11
Ledighet, föräldraledighet ... 12
Ledighet, studieledighet enligt studieledighetslagen ... 12
Ledighet, vård av närstående ... 12
Lokaler ... 12
Lönerevision ... 13
Löner ... 13
Lön per dag ... 13
Lön per timma ... 13
M 13 Missbruk ... 13
Mobbning ... 14
Mobiltelefon ... 14
Märsta pastorat ... 14
N 15 Nycklar ... 15
O 15 Obekväm arbetstid ... 15
Organisation ... 15
P 15 Pension ... 15
Personalakter... 15
Politisk propaganda eller verksamhet... 15
Posthantering... 16
Prenumerationer ... 16
R 16 Registerutdrag ... 16
Rehabilitering ... 16
Representation, extern och intern ... 16
Reseräkning ... 17
Resor i tjänsten ... 17
Resor, konferenser, utbildning, studieresor, studiebesök ... 17
4
S 18
Scheman... 18
Sekretess ... 18
Semester... 18
Semesterledighet del av dag – semestertimmar ... 18
Semesterlön... 18
Semesterlönegrundande frånvaro ... 19
Semester, outtagen... 19
Semester, provanställning ... 19
Semester, sjukdagar ... 19
Semesteruttag ... 19
Semester, visstidsanställning ... 19
Sjukanmälan/ersättning ... 20
Skyddsombud ... 20
Skyddsärende ... 20
Säkerhetsfrågor ... 20
T 21 Telefoner ... 21
Terminalglasögon ... 21
Tillbud ... 21
Traktamenten ... 21
U 22 Uppsägning av anställning ... 22
Uppvaktning ... 22
Utbildning ... 22
Utläggsredovisning ... 22
Utvecklingssamtal ... 22
V 23 Visitkort ... 23
Vård av sjukt barn ... 23
5
Personalhandbok, faktainformation från A-Ö
A
Anställning
En tillsvidareanställning gäller till dess arbetsgivaren eller den anställde säger upp den.
Tidsbegränsade anställningar förekommer som:
o Allmän visstidsanställning
o Provanställning
o Säsongsanställning
o Vikariat, för anställda som ersätter ordinarie personal
Anställningsavtal
Anställningsvillkoren ska vara reglerade i skriftligt avtal (Anställningsbevis) mellan Märsta pastorat och den anställde.
Avtal skrivs inför eller i samband med anställningens början. I samband med anställning ansvarar respektive chef för att berörda inom pastoratet informeras.
Ändringar av anställningsvillkoren ska bekräftas av Märsta pastorat och den anställde genom ett skriftligt tillägg till anställningsavtalet.
Arbetsmiljö
Arbetsmiljö- och skyddsverksamhet baseras främst på regler och intentioner i arbetsmiljölagen, arbetsmiljöavtalet samt olika föreskrifter från Arbetsmiljöverket.
Märsta pastorat och dess anställda ska i samverkan utforma arbetsmiljön. Märsta pastorat har som arbetsgivare huvudansvaret för att nödvändiga åtgärder vidtas och fullföljs. Varje chef ansvarar därmed för att arbetsuppgifter och arbetsplatser utformas och vidareutvecklas så att de anställda skyddas mot ohälsa och olycksrisker i arbetet.
Anställda är skyldiga att följa regler och föreskrifter samt enligt ovan i övrigt samverka för att en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Se särskild Arbetsmiljöhandbok för mer information.
Arbetsmiljöhandboken finns på intranätet.
6
Arbetsskada
Arbetsskador är de skador som har samband med arbetet eller resan till och från arbetsplatsen. De anmäls på www.anmalarbetsskada.se. Se Arbetsmiljöhandboken/Kris och olycksfall för mer information. Arbetsmiljöhandboken finns på intranätet.
Arbetstider
Veckoarbetstid är 40 timmar. För kyrkomusiker och vaktmästare är veckoarbetstiden 38,25 timmar. Minst 30 minuters rast (obetald arbetstid) ska tas om arbetsdagen är 5 h eller längre.
Avgångssamtal
När en person väljer att säga upp sin anställning bokar närmaste chef ett avgångssamtal med den anställde. Syftet med samtalet är att få ta del av personens erfarenheter och synpunkter kring sitt arbete och kring organisationen i övrigt. Detta för att få värdefull kunskap om hur arbetsplatsen kan förbättras och hur organisationen kan bli bättre på att attrahera och behålla medarbetare.
Avtackning
Varje verksamhetschef ansvarar för att avtacka sina medarbetare i samband med att de slutar sin anställning.
B
Bilersättning
Utgår för tjänsteresor med privat bil med för närvarande 3,40 kr per km, varav 1,85 kr är skattefritt och resterande del skattepliktig som lön. Registrera din resa i ”Körjournal” i TID.
Bisysslor
Arbetstagare ska på begäran anmäla bisyssla och lämna de uppgifter, som arbetsgivaren anser behövs för bedömning av bisysslan.
Arbetsgivaren kan förbjuda bisysslan om arbetsgivaren finner att den kan a) inverka hindrande för arbetsuppgifterna,
b) innebära verksamhet som konkurrerar med arbetsgivarens, c) påverka arbetstagarens handläggning av ärenden i sitt arbete hos
arbetsgivaren.
7 Förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationerräknas inte som
bisyssla.
D
Dator, försäkring och ansvar
Märsta pastorats sakförsäkring täcker i de allra flesta fall skada eller stöld av egendom som den anställde tagit med sig för arbete utanför pastoratets lokaler. I de fall där försäkringen inte täcker skadan anges klart i försäkringsvillkoren hur denna utrustning ska hanteras och
förvaras.
Utrustning som anställda tar med sig utanför pastoratets lokaler, såsom bärbar dator, mobiltelefon, etc., får aldrig lämnas utan uppsikt.
Vid förvaring av utrustning i bostaden ska detta ske i enlighet med hemförsäkringens villkor.
Den anställde har fullt ansvar för sin utrustning i alla fall och situationer. Om skada inträffar (stöld, åverkan eller om utrustningen skadas till följd av oaktsamhet) är den anställde fullt betalningsskyldig för att ersätta utrustningen eller reparera den.
E
Ergonomiska hjälpmedel
Vid behov av ergonomiska hjälpmedel, ta kontakt med arbetsledaren.
Se även under rubriken Rehabilitering.
F
Förebyggande hälsovård
Märsta pastorat subventionerar allmän friskvård till anställda i form av friskvårdsbidrag på 2 500 kr/år. Detta gäller per år och utbetalas i efterhand mot uppvisande av kvitto som behöver lämnas samma år som bidraget avser. Bidrag ges till aktiviteter som uppfyller Skatteverkets kriterier för skattefria motions- eller friskvårdsaktiviteter. Ersättning för friskvård söks i TID.
Mer information finns att läsa på intranätet.
8
Företagshälsovård
Märsta pastorat har avtal med företagshälsovårdsföretaget Optimuskliniken. Ta kontakt med arbetsledaren om du har behov av deras tjänster.
Observera att företagshälsovården ej ersätter vårdcentral och husläkare.
Försäkringar AFA Försäkring
AGS-KL Avtalsgruppsförsäkring
Arbetsgivaren betalar 10 % sjuklön tom 90:e dagen i sjukperioden. Därefter kan du ansöka om dagersättning på 10% från AGS.
TFA-KL - Trygghetsförsäkring vid arbetsskada
Vid arbetsskada, olycksfall i arbetet eller på väg till eller från arbetet kan du få ersättning från TFA.
Kontakta Bo Johansson på telefon 08-594 408 55, bo.johansson2@svenskakyrkan.se vid frågor. Mer information finns på www.afaforsakring.se/privatperson/
Tjänsteförsäkring
Försäkringen gäller för anställda, förtroendevalda och övriga som reser på uppdrag av arbetsgivaren. Försärkingen täcker sjukdom, invaliditet, dödsfall, bagageförlust, förseningar m.m. och gäller i hela världen.
Kontakta Bo Johansson på telefon 08-594 408 55, bo.johansson2@svenskakyrkan.se vid frågor. Mer information finns på www.bolander.se
TGL-KL – Tjänstegrupplivförsäkring
Försäkringen ger en trygghet för familjen om den anställda skulle avlida. Om en försäkrad avlider före 67 års ålder betalas ett engångsbelopp ut.
Kontakta Bo Johansson på telefon 08-594 408 55, bo.johansson2@svenskakyrkan.se vid frågor. Mer information finns på http://www.kpa.se/privatperson/kund-hos-
oss/tjanstepension/efterlevandeskydd/tjanstegrupplivforsakring-tgl-kl/
Du som har ett barn som är under 18 månader har rätt att vara helt ledig från ditt arbete.
Besked om uttagande av ledighet ska lämnas till närmsta chef minst två månader i förväg eller så snart som möjligt.
Du har rätt att ta ut en sammanhängande ledighet eller att dela upp ledigheten på högst tre perioder varje kalenderår.
Du som har barn under åtta års ålder eller barn som inte har slutat första skolåret, har rätt att förkorta den normala arbetstiden med upp till en fjärdedel.
Se vidare under rubrik Ledighet, ansökan
9
G
Grafisk profil
Svenska kyrkan har en grafisk profil som Märsta pastorat följer. Det gör vi för att skapa en tydlig bild av Svenska kyrkan som är lätt att känna igen, lokalt och på riksplanet. Den grafiska profilen omfattar logotypen, namnbilden, val av typsnitt och val av färger.
Vår logotyp finns att hämta på datorn under Gemensam (G:)/Logotyper/Till_office Mer information om grafiska profilen finns att läsa på kyrkans internwebb
https://internwww.svenskakyrkan.se/kommunikation/manualer
Har du frågor kring grafiska profilen, trycksaker, foldrar och affischer hör du av dig till pastoratets kommunikatör.
H
Hotellövernattning
Om resan i tjänsten kräver det kan övernattning ske på hotell. Detta överenskoms i så fall på förhand med närmaste chef. Hotellkostnaderna betalas via faktura.
Varje anställd som reser i tjänsten ansvarar själv för bokning och ev. avbokning av hotell.
För utlägg i samband med hotellövernattning gå vidare till rubriken Utläggsredovisning.
I
Introduktion av nyanställda
Respektive chef ansvarar för ny medarbetares introduktion enligt det introduktionsprogram som finns. Se vidare på intranätet.
J
Jämställdhetspolicy
Jämställdhetspolicyn i sin helhet finns att läsa på intranätet. Nedan följer en sammanfattning av den.
10 Märsta pastorat ska sträva efter att uppfattas som en attraktiv och utvecklande arbetsplats för alla. En arbetsplats där det finns en jämn fördelning mellan kvinnor och män leder till att det skapas ett kreativt och stimulerande arbetsklimat. Därför ska vi sträva efter att alla arbetsteam ska bestå av både kvinnor och män.
Märsta pastorat ska kännetecknas av att arbetsgivare och arbetstagare samverkar för att jämställdhet i arbetslivet ska uppnås.
Varje chef tar ansvar för att jämställdhetsarbetets intentioner genomförs inom den egna funktionen.
Målet för jämställdhetsarbetet inom Märsta pastorat är att:
o arbetsplatser, arbetsmetoder, arbetsorganisation och arbetsförhållanden ska ordnas så att de lämpar sig för både kvinnor och män.
o både kvinnor och män kan förena förvärvsarbete med föräldraskap.
o ingen arbetstagare utsätts för sexuella trakasserier eller trakasserier p.g.a. en anmälan om könsdiskriminering. Med sexuella trakasserier menas varje ovälkommen sexuell påstötning eller uttalande.
o kvinnor och män ska ha samma möjligheter till anställning, utbildning, befordran samt utveckling i arbetet.
o kvinnor och män har lika lön för likvärdigt arbete.
o verka för att ingen utsätts för könsdiskriminering, d.v.s. inte missgynnas p.g.a.
könstillhörighet.
K
Kollektivavtal
Kollektivavtal är ett skriftligt avtal mellan arbetstagarorganisation och arbetsgivarorganisation eller enskild arbetsgivare som reglerar löner och övriga anställningsvillkor för arbetstagare.
Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation å ena sidan samt Kyrkans Akademikerförbund (KyrkA), Lärarförbundets och Lärarnas Riksförbunds Samverkansråd, Vision, Svenska
Kommunalarbetareförbundet (Kommunal), samt Akademikerförbundet SSR och Jusek med förtecknade förbund å den andra har träffat kollektivavtal- överenskommelse om lön och allmänna anställningsvillkor m.m. – för arbetstagare anställda inom trossamfundet
Svenska kyrkan.
Vårt kollektivavtal finns att läsa i sin helhet på intranätet.
Klädsel
Vi har vårdad klädsel. Tänk på att du representerar Svenska kyrkan, klä dig respektfullt.
Vissa verksamheter har arbetskläder och skyddskläder – prata med din arbetsledare om vad som gäller.
11
Kontorsmaterial
Pennor, block, pärmar, plastfickor och liknande kan du hämta på kansliet i Valsta.
Kontaktlista till anställda
Kontaktlista till all personal med telefonnummer, e-post m.m. hittar du på intranätet eller hemsidan.
Kostförmån
Med kostförmån avses den förmån som den anställde får genom måltider som betalas av Märsta pastorat. Det är vanligen frukost, lunch och/eller middag i samband med utbildningar, konferenser, studieresor och studiebesök och andra arrangemang.
Den anställde behöver ej skatta för kostförmån i samband med representation (intern eller extern). Till intern representation hör interna kurser och konferenser, fester och dylikt.
Enklare förtäring, kaffebröd, frukt, etc. innebär ingen kostförmån med nuvarande skatteregler.
Värdet av kostförmån är enligt Skatteverkets normer.
L
Ledighet, allmänt
Allt uttag av ledighet ska godkännas av närmaste chef och meddelas medarbetare som påverkas. Planeringen av ledighet ska alltid göras med hänsyn till arbetsbelastning och de planer, som finns för verksamheten under den tid som ledigheten avses.
Ledighet, ansökan
Ansökan om ledighet ska göras i god tid i förväg, detta görs i TID. Detta gäller all typ av ledighet.
Var och en ska rapportera in all typ av frånvaro till närmsta chef. Detta ligger till grund för löneberäkningen.
Ledighet, enskilda angelägenheter
Enligt kyrkans kollektivavtal § 32 kan arbetstagare, om synnerliga skäl finns, medges vara ledig för enskild angelägenhet med bibehållen lön under sammanlagt högst 10 arbetsdagar per kalenderår.
Som synnerliga skäl ska anses nära anhörigs svårare sjukdom eller bortgång, begravning och gravsättning av urna samt bouppteckning efter sådan anhörig. Med nära anhörig avses exempelvis make, maka, registrerad partner, sambo, barn, föräldrar, syskon, svärföräldrar, barnbarn samt mor- och farföräldrar.
Ledighet för enskild angelägenhet ansöks i TID.
12
Ledighet, föräldraledighet
Du som har ett barn som är under 18 månader har rätt att vara helt ledig från ditt arbete.
Besked om uttagande av ledighet ska lämnas till närmsta chef minst två månader i förväg eller så snart som möjligt.
Du har rätt att ta ut en sammanhängande ledighet eller att dela upp ledigheten på högst tre perioder varje kalenderår.
Du som har barn under åtta års ålder eller barn som inte har slutat första skolåret, har rätt att förkorta den normala arbetstiden med upp till en fjärdedel.
Ledighet, studieledighet enligt studieledighetslagen
Arbetstagare som varit anställd hos arbetsgivaren de senaste sex månaderna eller sammanlagt minst tolv månader under de senaste två åren har rätt till ledighet för utbildning (OBS! vid ledighetens början, inte vid ansökan).
Arbetsgivaren är inte skyldig att utge lön under ledigheten.
Vid tjänstledighet p.g.a. studier är arbetsgivaren inte skyldig att låta arbetstagaren återgå tidigare än två veckor efter det att han fått meddelande om att den anställde önskar återuppta sitt arbete. Har ledigheten varat under minst ett år är dock tiden istället 1 månad.
Speciella regler gäller för facklig utbildning och utbildning som hänför sig till arbetet som facklig förtroendeman.
Rätten till ledighet för svenskundervisning för invandrare har egna regler.
Ledighet, vård av närstående
Om du avstår från att arbeta för att vårda en närstående person som är svårt sjuk kan du få närståendepenning från Försäkringskassan. Närståendepenningen betalas ut i högst 100 dagar varav 45 är semesterlönegrundande. Det är Försäkringskassan som beslutar om
närståendepenning, kontakta dem för mer information.
Du har rätt till tjänstledighet under tiden du får närståendepenning. När du vill vara ledig från ditt arbete för att vårda en svårt sjuk person ska du underrätta din arbetsgivare om detta så snart som möjligt och skriva en ledighetsansökan.
Lokaler
Lokaler bokas via pastorsexpeditionen.
Alla anställda ansvarar för att hålla våra lokaler snygga och prydliga. När du går hem, se till att ev. öppna fönster stängs, tända ljus blåses ut och lampor släcks. Detta både ur
säkerhetssynpunkt och ur energisynpunkt.
13
Lönerevision
Lönerevision sker årligen enligt kyrkans avtal. Märsta pastorats lönekriterier finns i lönepolicyn, se intranätet under Arbetsmiljöhandbok/Lönepolicy.
Alla medarbetare ska veta varför de har den lön de har och hur de kan påverka sin lön och löneutveckling över tid.
Löner
Utbetalas den 25:e varje månad eller arbetsdagen närmast före om ordinarie utbetalningsdag infaller på lördag eller söndag. Samtliga anställda erhåller lön via bankkonto.
Mer information om löneutbetalning finns på intranätet.
Lön per dag
Månadslönen x 12 månader delat med 365 dagar.
Lön per timma
Månadslönen delat med 165 timmar.
M
Missbruk
Vår grundsyn är att alla former av missbruk är att anse som sjukdom. Se rubriken Rehabilitering för mer information.
Av hänsyn till egen och andras säkerhet samt till den allmänna trivseln är det en självklarhet att ingen medarbetare får vara berusad eller påverkad av vare sig alkohol, narkotiska preparat eller andra droger på arbetsplatsen.
Vi har en rökfri arbetsplats och vi ska alla verka för en drogfri arbetsplats.
Vid behov av hjälp, kontakta kyrkoherden eller kanslichefen.
14
Mobbning
Vi accepterar ingen form av mobbning.
Vid behov, kontakta kyrkoherden eller kanslichefen.
Mobiltelefon
Mobiltelefon, som bekostas av Märsta pastorat, är avsedd för medarbetare som behöver en sådan telefon i tjänsten och endast för tjänstesamtal. Beslut om inköp tas av närmaste chef och inköp hanteras av administrationen.
Anställda som tilldelats mobiltelefon ska hantera denna på rätt sätt. Bl.a. ska röstbrevlådor och vidarekopplingar skötas under semester eller annan frånvaro så att den som ringer upp får ett adekvat meddelande avseende tillgänglighet på den de söker samt i förekommande fall kunna få upplysningar om andra alternativ för att få kontakt med pastoratet. Vid utlandsresa i tjänsten är det viktigt att koppla bort så kallad dataroaming då det kan orsaka pastoratet stora kostnader. Märsta pastorat använder sig av avtalet som Svenska kyrkan har slutit med Telia.
Vid anställningens upphörande återlämnas mobiltelefonen till administrationen senast sista arbetsdagen.
Se även Dator.
Märsta pastorat
I Märsta pastorat ingår församlingarna Husby-Ärlinghundra, Valsta, Norrsunda och Skepptuna.
Pastoratet leds av kyrkoherden. Kyrkofullmäktige och kyrkoråd består av förtroendevalda som väljs i Kyrkoval som hålls vart fjärde år. Röstberättigade i kyrkoval är de som är medlemmar i Svenska kyrkan och har fyllt 16 år. För varje församling finns ett
församlingsråd. I Husby- Ärlinghundra församling finns även ett sockenråd, Odensala sockenråd.
15
N
Nycklar
Nycklar eller tagg som du behöver för din anställning hämtas och kvitteras hos
administrationen på pastorsexpeditonen. När anställningen eller uppdraget upphör ska nycklar mm lämnas tillbaka.
Din arbetsledare avgör vilka nycklar eller kort du behöver för anställningen
O
Obekväm arbetstid
Ersättning för obekväm arbetstid utgår enligt Svenska kyrkans avtal 17 § 21.
På intranätet finns ett utdrag från kyrkans avtal, Tillägg för obekväm arbetstid, där det framgår vilken tid som ska anses utgöra obekväm arbetstid samt de tillägg som utges för denna tid. Du hittar avtalet under ”Tidsrapportering, löner, ledighet m.m.”.
Organisation
Se under rubriken Märsta pastorat.
P
Pension
Kyrkans pensionskassa administrerar pensioner för anställda inom Svenska kyrkan. Kontakta Bo Johansson på telefon 08-594 408 55, bo.johansson2@svenskakyrkan.se vid frågor. Mer information finns på www.kyrkanspensionskassa.se/anstalld/
Personalakter
Personalakter över alla anställda förvaras inlåsta i plåtskåp hos administrationen på pastorsexpeditionen.
Politisk propaganda eller verksamhet
Vi accepterar ingen form av politisk propaganda eller verksamhet inom pastoratet.
16
Posthantering
Var och en lägger sin utgående post i utkorgen. Inkommande post sorteras av
pastorsexpeditionen i postfack. När du skickar internpost – det är många som delar samma förnamn så kom ihåg att skriva både för och efternamn på personen som posten är till.
Prenumerationer
Vissa dagstidningar och facktidskrifter finns på pastorsexpeditionen samt i respektive församling. Du kan av arbetsgivaren få en prenumeration av Kyrkans Tidning hem till dig.
Prata med kanslichefen om du vill ha en prenumeration. .
R
Registerutdrag
Den som erbjuds en anställning i Märsta pastorat ska till arbetsgivaren visa upp registerutdrag om arbetet innebär direkt och regelbunden kontakt med barn. Detta enligt lagen (2013:852) om registerkontroll av personer som ska arbeta med barn.
Rehabilitering
Syftet med rehabiliteringsreglerna är att möjliggöra för en arbetstagare att återvinna sin arbetsförmåga. Det betyder att rehabilitering är till för situationer i vilka det behövs åtgärder för att den sjuke ska kunna återgå till arbetet.
Märsta pastorat har som arbetsgivare ett skyddsansvar, men om en anställd ändå råkar ut för ett olycksfall eller en sjukdom, har arbetsgivaren ett rehabiliteringsansvar.
En rehabiliteringsutredning ska göras om en anställd varit helt eller delvis frånvarande p.g.a.
sjukdom under minst fyra veckor i följd, vid upprepad korttidsfrånvaro, eller om den anställde själv begär det.
Representation, extern och intern
Med representation avses alla former av representationsaktiviteter, såsom måltider, presenter, besök på nöjeslokaler etc., där Märsta pastorat betalar kostnaderna för arrangemanget.
All extern representation ska ha ett klart syfte samt ett omedelbart samband med Märsta pastorats verksamhet. Syftet ska anges på kvitto eller faktura tillsammans med namn på deltagare samt vilket företag/organisation de representerar.
17 Vid extern representation ska deltagare från Märsta pastorat ha ett direkt samband med
kontakten. En god riktlinje är att antalet deltagare från Märsta pastorat inte bör överstiga antalet deltagare från motparten.
Intern representation medges t.ex. för personalfester och i samband med informationsmöten.
Vid representation subventioneras inte alkohol av pastoratet. I de fall alkohol förekommer skall det bekostas av individerna.
Representationen beslutas av den som attesterar.
Reseräkning
Reseräkning ska upprättas snarast efter att tjänsteresan avslutats och inlämnas senast den 5:e i nästkommande månad för att utbetalning ska kunna ske i samband med ordinarie
löneutbetalning. Reseräkningen registreras i TID.
Reseräkningen utgör pastoratets verifikation enligt bokföringslagen, varför verifikationer till reseräkningen ska bifogas i original.
Resor i tjänsten
Tjänsteresor ska godkännas på förhand av närmaste chef. Resorna ska alltid ha ett välunderbyggt syfte och kunna motiveras. Såväl vad gäller resväg som färdsätt.
Tjänsteresor ska allmänt sett ske med det mest hållbara och kostnadseffektiva färdsättet. Den anställde ansvarar för att så sker.
Tåg är ett miljövänligt och oftast kostnadseffektivt sätt att resa och bör därför vara ett huvudalternativ mellan orter där det finns bra förbindelser. Vid resor med tåg används 2:a klass.
Resor, konferenser, utbildning, studieresor, studiebesök
Resor, konferenser, utbildning, studieresor och studiebesök ska alltid planeras och
dokumenteras med schema, studiebevis eller dylikt och ha ett verksamhetsmässigt syfte och vara till nytta för pastoratet.
Färdtidsersättning avser ersättning för tid utanför ordinarie arbetstid under arbetsresa utanför den vanliga verksamhetsorten, utbetalas enligt Svenska kyrkans avtal 17 § 24 .
18
S
Scheman
Gudstjänstschema och begravningsschema Gudstjänstscheman sammanställs tre gånger per år som täcker perioderna: januari-maj, juni-augusti och september-december. Eventuella
ändringar eller byten meddelas alltid alla inblandade i aktuell gudstjänst/förrättning samt pastorsexpeditionen och (om det påverkar annonseringen) kommunikatören.
Sekretess
Som anställd i pastoratet omfattas du av de sekretessregler som finns i Kyrkoordningen 54 kap. Undantag från offentlighet för handlingar m.m. Se vidare på intranätet ”Tystnadsplikt och Sekretess i Svenska Kyrkans arbete”.
Uppgifter om lön, förmåner och andra anställningsvillkor för anställda omfattas inte av sekretessreglerna.
Särskilda regler gäller för dem i vigningstjänst.
Semester
Semester intjänas under innevarande kalenderår, 1 januari – 31 december.
Medarbetaren har 27 betalda semesterdagar, det intjänandeår under vilket medarbetaren fyller 40 år gäller 31 betalda semesterdagar och vid 50 år gäller 32 semesterdagar.
Vid frånvaro som inte är semesterlönegrundande eller om medarbetaren slutar sin anställning innan året är slut reduceras de betalda semesterdagarna. Uttag av för många semesterdagar kan ge en löneskuld d.v.s. du blir återbetalningsskyldig.
20 betalda semesterdagar ska tas ut under året och resten kan sparas. Sparade dagar får inte överstiga 40 dagar.
Semesterledighet del av dag – semestertimmar
En medarbetare som har rätt till betald semesterdag som överstiger 20 dagar får omvandla sådan dag till timmar eller spara som semestertimmar till ett senare semesterår. Sparade semesterdagar som överstiger 25 får omvandlas till ledighet i timmar. Man får inte ta semestertimmar en hel dag, utan måste ha varit i arbete del av dag. Man kan heller inte kombinera uttag av semestertimmar med annan frånvaro, ex kompledigt eller vård av barn halv dag för att på så sätt få en hel dag ledigt.
Semesterlön
Semesterlön är alltid aktuell grundlön. Därutöver ges semesterdagstillägg med 0,605% av månadslönen/uttagen semesterdag. För medarbetare med en månadslön understigande 21 127 kronor ges ett semesterlönetillägg med 5,21% på skillnaden mellan faktisk lön och 21 127 kronor. Det utbetalas i högst 25 dagar/år. Semestertillägget utbetalas i samband med uttagen semester, månaden efter.
19 Vid anställning med månadslön och tjänstgöringsgrad lägre än 40% kan semesterersättning utbetalas i stället för intjänade semesterdagar.
Semesterlönegrundande frånvaro
1. Frånvaro på grund av sjukdom under högst 180 dagar/år.
2. Ledighet enligt föräldraledighetslagen i 120 dagar/barn, graviditetspenning, tillfällig föräldrapenning (vård av barn, sjukt barn).
3. Ledighet på grund av risk för överförande av smitta under högst 180 dagar/år.
4. Ledighet för viss utbildning högst 180 dagar/år.
5. Ledighet för militärtjänstgöring och motsvarande, 60 dagar/år.
6. Ledighet för svenskundervisning för invandrare.
7. Ledighet för vård av närstående, under högst 45 dagar/år.
Semester, outtagen
Outtagna semesterdagar som finns kvar vid anställningens upphörande utbetalas efter inlämnande av tidredovisning mm.
Semester, provanställning
Under provanställningen utgår de semesterdagar och den semesterlön som är intjänad under provanställningen.
Semester, sjukdagar
Om du blir sjuk under din semester och vill byta ut semesterdag mot sjukdag kan detta göras, under förutsättning att du sjukanmäler dig första dagen till din chef eller dennes vikarie.
Läkarintyg krävs som vanligt från och med 8:e sjukdagen.
Semesteruttag
Huvudregeln är att huvudsemestern tas ut under minst fyra sammanhängande veckor perioden juni-augusti.
Semestern planeras i samråd mellan arbetsgivaren, anställda och de lokala fackliga
organisationerna och ska vara klar i god tid före huvudsemestern. All semester måste vara planerad och godkänd av ansvarig chef.
Du ansöker om semester genom att fylla i en semesteransökan i TID.
Semester, visstidsanställning
Vid anställning med timlön utbetalas semesterersättning med ett procentpåslag.
20 Vid anställning med månadslön intjänas semesterdagar.
Sjukanmälan/ersättning
Sjukanmälan gör den anställde till närmaste chef. Den anställde bör om möjligt ange trolig återkomstdag till arbetet.
Vid sjukfrånvaro som överstiger en vecka, ska läkarintyg lämnas till löneadministratören. För att sjuklön ska betalas ut måste arbetstagaren styrka arbetsförmågans nedsättning på grund av sjukdom med en försäkran, som görs i tidsystemet TID i samband med frånvaroregistreringen.
I försäkran ska det framgå att han eller hon har varit sjuk och i vilken omfattning arbetsförmågan varit nedsatt på grund av sjukdom.
Skyddsombud
På ett arbetsställe med minst fem anställda ska skyddsombud utses av de fackliga
organisationerna. Skyddsombuden är de anställdas företrädare i arbetsmiljöfrågor och ska inom respektive områden verka för en tillfredsställande arbetsmiljö och för att engagera medarbetarna att aktivt delta i arbetet att skapa en god arbetsmiljö.
Ett huvudskyddsombud har till uppgift att samordna skyddsombudens verksamhet.
Om ett arbete innebär omedelbar och allvarlig fara för liv eller hälsa kan ett skyddsombud avbryta arbetet i avvaktan på att Arbetsmiljöverket tar ställning i frågan. Vidare kan
skyddsombud avbryta ensamarbete om det är nödvändigt ur skyddssynpunkt. Det förutsätts i båda fallen att rättelse inte genast har kunnat uppnås genom att skyddsombudet har vänt sig till ansvarig chef.
Märsta pastorat ska informera skyddsombuden om förhållanden som är av betydelse för deras verksamhet. Skyddsombuden har också rätt till utbildning. Skyddsombuden bör sträva efter att fullgöra sina funktioner på ett sådant sätt att minsta möjliga störning uppstår i arbetet.
Skyddsärende
I frågor som gäller säkerheten på arbetsplatsen, förslag eller synpunkter, bör de anställda vända sig till närmaste chef och/eller berört skyddsombud.
Frågor som inte bedöms vara tillfredsställande lösta kan hänskjutas till skyddskommittén. Vid frågor av mycket komplicerad karaktär kan Arbetsmiljöverket kopplas in.
Säkerhetsfrågor
I våra lokaler finns det alltid information om enskilda personer som är av konfidentiell karaktär. Det är ett förtroende som var och en av våra anställda har att leva upp till och
hantera på rätt sätt. Se vidare under intranätet ”Tystnadsplikt och Sekretess i Svenska Kyrkans arbete”.
De lokaler som Märsta pastorat har är skyddade med lås och i vissa fall även av larm. Den som sist lämnar lokalerna ansvarar för att släcka och i förekommande fall larma.
21 Alla anställda förväntas följa de säkerhetsregler som upprättas.
Nycklar och passerbrickor förvaras säkert och eventuell förlust meddelas omgående till fastighetsskötaren i första hand och vid dennes frånvaro till kanslichefen.
Dokument – elektroniska och på papper – och utrustning ska handhas med den omsorg som krävs.
Beakta sekretess i allt vad du gör som anställd. Lämna inte ut information till obehöriga och lämna inga handlingar med personlig eller annan information framme.
Mjukvara för persondatorer får ej kopieras till Märsta pastorats datorer utan att först ha kontrollerats med antivirusprogram.
T
Telefoner
Det är inte tillåtet att använda pastoratets telefoner för privata utlandssamtal. Det är inte heller tillåtet att använda arbetstelefonerna för sms/mms för privat bruk.
Terminalglasögon
I enligt med Arbetsmiljöverkets föreskrift om arbete vid bildskärm (AFS 1998:5) bekostar arbetsgivaren för anställda som arbetar minst en timme om dagen vid bildskärm
terminalglasögon om vanliga glasögon inte kan användas. Se vidare under intranätet
”Arbetsmiljöhandbok/Terminalglasögon”.
Tillbud
Ett tillbud är en händelse som kunnat leda till ohälsa eller olycksfall. Ett tillbud ska ses som en varning, då den ger information om olycksfallsrisken på arbetsplatsen så att åtgärder kan vidtas innan en olycka inträffar. Alla tillbud ska rapporteras genom att fylla i blanketten som heter ”Tillbudsblankett”. Glöm inte att skriva under. Lämna blanketten till närmaste chef som skickar en kopia till kanslichefen som i sin tur informerar Skyddskommittén.
Tillbudsblanketten hittar du på intranätet ”Arbetsmiljöhandbok/Tillbudsrapportering”.
Traktamenten
Traktamenten betalas ut enligt Svenska kyrkans avtal 17 som följer Skatteverkets regler.
22
U
Uppsägning av anställning
Reglerna för uppsägning, oavsett om det är den anställde som själv säger upp sin anställning eller om det är arbetsgivaren som säger upp en anställd, regleras i Svenska kyrkans avtal 17 och i Lagen om anställningsskydd (LAS).
Om den anställde själv säger upp sig och har varit anställd i minst 12 månader är
uppsägningstiden tre månader. Har den anställde varit anställd kortare tid än 12 månader och själv säger upp sig är uppsägningstiden en månad.
En uppsägning ska alltid ske skriftligt.
Alla anställda som slutar har rätt att få ett tjänstgöringsintyg i samband med avslutad
anställning, oavsett skälen till att anställningen upphör. Löneadministratören utfärdar detta.
Fullständigt betyg med vitsord utfärdas om anställningen varat minst sex månader. Detta ska anges i intyget som annars kan tillmätas en negativ innebörd. Närmaste chef utfärdar detta.
Uppvaktning
Märsta pastorat uppvaktar medarbetare vid jämna födelsedagar och uppvaktningen sker enligt överenskommelse med den berörde, oftast i samband med stormöten.
Utbildning
Utbildning i tjänsten ska planeras i samråd med och attesteras av närmaste chef samt ha ett direkt samband med pastoratets verksamhet.
Utläggsredovisning
Om du gör ett utlägg i tjänsten ska du redovisa utlägget i TID. Kvittot ska bifogas blanketten och lämnas till närmaste chef för attest. När chefen attesterat lämnas kvittot till
löneadministratören.
Utvecklingssamtal
Utvecklingssamtal genomförs regelbundet minst en gång per år (under höstterminen) mellan chef och medarbetare.
23
V
Visitkort
Om du behöver visitkort kan du vända dig till kommunikatören. Maila namn, titel, e-post, direkttelefon, mobilnummer för sms till marsta.kommunikation@svenskakyrkan.se Vård av sjukt barn
Du har rätt att vara ledig från arbetet för att vårda sjukt barn tills barnet fyller 12 år. Du anmäler din frånvaro till din arbetsledare (som informerar löneadministratör). För att få ersättning vänder du dig till Försäkringskassan som betalar ut tillfällig föräldrapenning.
Ersättning kan betalas ut på hel, tre fjärdedels, halv, en fjärdedels eller en åttondels dag.
