Intern kontroll - resultat av genomförd granskning 2013 samt intern kontrollplan 2014
Ärendet
Nämnderna har i samband med rapportering av verksamhetsberättelsen re- dovisat resultatet av den genomförda interna kontrollen 2013 och antagit interna kontrollplaner för 2014. Även det gemensamma kontrollområdet för 2013 har redovisats.
Kommunledningskontor konstaterar att samtliga nämnder tagit fram och följt upp interna kontrollplaner för 2013. Avvikelser förekommer i någon mån på varje nämnd. Ofta är det få händelser och som i efterhand är åtgär- dade. De avvikelser som avser förtroendekänsliga poster måste dock alltid tas på största allvar. I samband med årsredovisningen rapporterar nämnder- na kontrollen av att syfte och deltagare finns angivna vid intern och extern representation.
Det är positivt att flera nämnder arbetar aktivt med sina kontrollplaner ge- nom att kontrollpunkter utgår när resultatet förbättrats och att nya kontroll- områden tillkommer där brister befaras.
Nämnder och produktionsstyrelse har antagit interna kontrollplaner för 2014. Planerna grundas på risk-och väsentlighetsanalyser. Vad gäller kom- munledningskontoret föreslås den interna kontrollplanen för 2013 kvarstå 2014.
Kommunstyrelsen beslutade 2013-02-11 § 27 att granskning av ”kommu- nens uppföljning och kontroll av verksamheten” skulle fortsätta utgöra ett för kommunen gemensamt granskningsområde 2013. Det gemensamma granskningsområdet föreslås även för 2014 utgöras av kommunens uppfölj- ning och kontroll av verksamheten.
Kommunledningskontorets förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut
Kommunstyrelsen beslutar godkänna rapport avseende resultat av gransk- ning 2013 och planering av intern kontroll 2014.
Bakgrund
I september 2008 fastställdes riktlinjer för intern kontroll av kommunstyrel- sen. Av riktlinjerna framgår att nämnderna i samband med rapportering av
verksamhetsberättelsen ska redovisa resultatet av den genomförda interna kontrollen under året. Vidare anges att kommunledningskontoret, baserat på nämndernas redovisning samt resultatet av granskningen av gemensamma områden, ska sammanställa en rapport.
Av riktlinjerna framgår även att kommunledningskontoret ska upprätta en samlad intern kontrollplan för hela kommunen. Denna innehåller nämnder- nas kontrollplaner samt gemensamma granskningsområden.
I syfte att uppfylla kraven i riktlinjerna enligt ovan redovisas följande av- snitt.
Kommunledningskontorets yttrande
Resultat av genomförd intern kontroll 2013 och interna kontrollplaner för 2014
Nämnderna har i sina verksamhetsberättelser redovisat resultatet av genom- förd intern kontroll 2013. Av redovisningarna framgår vilka granskningsom- råden som uppvisar avvikelser. Nämnderna har även antagit interna kon- trollplaner för 2014. Planerna grundas på risk-och väsentlighetsanalyser. Av bilaga framgår en sammanställning av nämndernas uppföljning av 2013 och ny antagna planer för 2014.
Kommunstyrelsen (kommunledningskontore)
Kommunledningskontoret har under 2013 genomfört granskningar enligt den interna kontrollplanen för året.
IT-verksamheten: Rutiner för systemdrift följs och dokumenteras. Åtgärdsbe- skrivningarna behöver dock bli bättre. Översyn av ändringsrutiner har endast har påbörjats. Riktlinjer och systemförvaltningsmodell är fastställd. Då den inte är etablerade i verksamheten har kontroll av efterlevnad inte kunnat göras. IT- forum hanterar informationsärenden mer än bereder dem, vilket vore önskvärt.
Kontroll av IT-styrningen vilket sker genom uppföljning av ”Service level agreements”, SLA, har inte kunnat göras då tjänstekatalogen först blev klar vid slutet av året.
Informationsverksamheten: För att säkerställa att kommuninvånarna och an- ställda har tillgång till information och e-tjänster på kommunens hemsida sker felsökningar kontinuerligt både automatiserat och manuellt. Det har förekom- mit lite driftstörningar beträffande hemsidan medan anställdas åtkomst till in- terna administrativa system varit mer problemfyllt. Kontrollen av Länk för synpunkter och felanmälningar är automatiserad.
Ekonomifunktionen: Intern kontroll har genomförts för första halvåret. Avvi- kelser har noterats för – anläggningsredovisning där slutredovisning och dokumentation saknas i vardera ett av tre stickprov.
Beträffande fakturahantering har antal inkassoärenden minskat, medan antal påminnelser är oförändrat och fakturor med dröjsmålsränta har ökat markant i
antal. Detta trots att det 2012 infördes att verksamheterna belastas med dessa avgifter. Tidigare låg kostnaden centralt på kommunens finansförvaltning. An- talet avvisade (skannade) fakturor har sjunkit med 35 procent. Avvisningar orsakas bl a av felaktiga referensnummer.
Utbildning för ekonomiadministratörer har fortsatt under 2013. Detta för att minska antalet samtal till supporten. Antalet samtal bedöms blivit något färre jämfört med tidigare år. Antalet visningar på ekonomiavdelningens hemsida har ökat markant.
Kommunledningskontoret genomförde 2012 en fördjupad kontroll av att syfte och deltagare fanns noterade på faktura avseende representation. Det ledde till att en övergång till betalkort med personligt betalningsansvar infördes 2013. På detta sätt minimeras risken avseende förtroendekänsliga poster.
Planerade processgenomgångar för kundfakturering och för Djursholms AB har inte genomförts medan det påbörjats för investeringsprocessen
Upphandling:
Kontroll av avtalstrohet har gjorts på tre avtal. Den låg på mellan 82 – 88 pro- cent. Två avtal har kontrollerats avseende säkerställan att LOU efterlevs. Gäl- lande ett avtal har upphandlinsenheten givit socialkontoret stöd i bedömning av leverantörer. I upphandling av utbildningsplatser för omvårdnadslyftet har sä- kerställts att de förhållanden som gällde inför och under upphandling också efterlevs under avtalsperioden.
Personalfunktionen:
Den interna kontrollplanen har följts i begränsad omfattning. Ett antal gamla funktionsbeskrivningar är anpassade till arbetssituationen och ett antal nya är upprättade. Ingen kontroll har ägt rum under 2013 i form av jämförelse mellan aktuell arbetssituation och funktionsbeskrivning. Ett arbete med övergripande likabehandlingsplan har pågått under 2013. Riktlinjer för re- krytering för både chefer och medarbetare kommer att tas fram under 2014.
Kanslifunktionen:
Arbetet med att utveckla en lösning för att kommunens avtal ska finnas till- gängliga i ett gemensamt system kommer påbörjas under första halvåret 2014.
Kontrollmomentet om att operativa rutiner enligt kommunens kriskommu- nikationsplan följs är delvis genomfört. Under 2013 har ett arbete pågått att revidera kommunens kriskommunikationsplan.
Kontrollplanen för kommunstyrelsen föreslås oförändrad 2014.
Tekniska nämnden och fastighetsnämnden
Tekniska kontorets granskning och resultatet av granskningen är identisk för de båda nämnderna
Tekniska nämnden och fastighetsnämnden noterar inga avvikelser beträf- fande –god redovisningssed, -upphandling/inköp, -avtalshantering, -
slutredovisning av investeringsprojekt, - hyresfakturering samt systematiskt arbetsmiljöarbete.
Avvikelse har noterats för: - EFH (fakturahantering)/representation där några notor saknade namngivna deltagare, - dokumenthantering där ärenden inte varit kompletta eller att handlingar saknats, - personalrapportering där en person hade fel ansvarkod samt att skyddsronder ej genomförts.
Intern kontrollplan 2014 omfattar ett nytt kontrollområde, -att gällande de- legationsordning efterföljs. Kontrollen av upphandling/inköp har utvecklats och anpassats till Miljöstyrningsrådets riktlinjer. Kontroll av dokumenthan- tering, bokförda periodiseringar, hyresfakturering samt systematiskt arbets- miljöarbete beträffande arbetsrätt har utgått.
Byggnadsnämnden
Inga avvikelser noteras för –att avgift till kund är rätt uträknad, -uppdrag fakturerats, -att delegationsordningen är aktuell
Avvikelse som noterats är för -avgift till kund är rätt uträknad (Plan o bygg- lov), -att handlingar i akten överensstämmer med registrerade handlingar i ärendehanteringssystemet. Avvikelserna är få och åtgärdade.
Intern kontrollplan 2014 omfattar två nya kontrollområden, beslutsattest av egna utlägg samt att laghänvisningarna i delegationsordningen är korrekta.
Kontrollen av delegationsordningen innebär ytterligare att beslut fattas i enlighet med denna. Att avgiften till kund är rätt uträknad har utgått.
Miljö- och hälsoskyddsnämnden
Inga avvikelser noteras för -att uppsatta rutiner för debitering följs, -att handlingar i akten överensstämmer med registrerade handlingar i ärende- hanteringssystemet.
Avvikelse som noterats är –att uppdrag fakturerats, -att delegationsordning- en är aktuell. Brist i fakturering är åtgärdad. Rutin kommer att tas fram. De- legationsordningen kommer att uppdateras och beslutas i nämnden under 2014.
Intern kontrollplan 2014 omfattar två nya kontrollområden, beslutsattest av egna utlägg samt att laghänvisningarna i delegationsordningen är korrekta.
Kontrollen av delegationsordningen innebär ytterligare att beslut fattas i enlighet med denna. Kontroll av om avgiftsdebiteringar följer uppsatta ruti- ner har utgått.
Socialnämnden
Inga avvikelser har noterats för - uppföljning och uppdaterings av delegat- ionsordningar/reglementen, - att utbetalningar görs enligt delegation och rutiner avseende ekonomiskt bistånd.
Avvikelse noteras för: - biståndsbeslut, - att utredningstider på familjeav- delningen försenats, - kontrollen av statistiken i Treserva är delvis genom- förd, - ramavtal följs, ny kunskap samlas men för vissa områden saknas ra- mavtal
Intern kontrollplanen för 2014 har två kontrollområden tillkommit, Genom- förandeplan vid hemtjänstinsats och genomförandeplan vid daglig verksam- het enligt LSS. Kontroll av delegationsordning har utgått.
Barn- och utbildningsnämnden
Nämnden har 16 rutiner för granskning varje år varav det för fyra områden sker en fördjupad granskning. För 2013 har några avvikelser noteras för: - kontroll av kontering, inskrivning och folkbokföring. Området är åtgärdat och innebar inga ekonomiska konsekvenser.
Ingen avvikelse noters för det underlag den länsgemensamma databasen ger beträffande elevers skola, program, kostnader mm.
Granskning avseende debitering av avgifter för förskola, pedagogisk omsorg och fritidshem är framskjuten till 2014.
Interna konrollplanen för 2014 kvarstår med samma fördjupade kontrollom- råden. Ett område har tillkommit avseende rutiner för modersmålsundervis- ning. Ett område har utgått avseende användning av databasen för budget- kontroll avseende gymnasieskolan.
Kultur- och fritidsnämnden
Inga avvikelser har noterats för – bidrag till idrottsföreningar, - bidrag till fristående musikskolor.
Avvikelser har noterats för - systematiskt arbetsmiljöarbete. Arbetsmil- jöplaner saknas eller är inaktuella för biblioteken, fritidsgårdarna och Träff- punkten.
I intern kontrollplan för 2014 har kontroll av systematsikt brandskyddsar- bete i idrottshallar, konstinventering samt kontroll av förtroendekänsliga poster tillkommit.
Produktionsstyrelsen
Avvikelser noteras för: - interna avtal där skriftliga avtal i många fall sak- nas, - osäkerhet om kunskap finns beträffande tecknande av externa avtal, - osäkerhet om de nya rutinerna för beslutsattest ”egna utlägg” fungerar.
Delegationsbeslut för arbetsmiljöansvaret har upprättats under 2013. Det är oklart om det har fungerat fullt ut.
För 2014 behålls kontrollområde interna avtal. Implementering av besluts- stöd, skriftliga överenskommelser mellan produktionen, rutiner för kontant- hanterings samt att kommunens riktlinjer för förtroendekänsliga poster följs.
För kommunen gemensamt granskningsområde
Kommunstyrelsen beslutade 2013-02-11 § 27 att granskning av ”kommu- nens uppföljning och kontroll av verksamheten” skulle fortsätta utgöra ett för kommunen gemensamt granskningsområde 2013. Genomförd gransk- ning är tänkt att ge en bild av hur kommunen säkerställer att nämnderna får det de beställer avseende bland annat äldreomsorg, skola och byggnationer.
Det gemensamma granskningsområdet föreslås även för 2014 utgöras av kommunens uppföljning och kontroll av verksamheten.
Tekniska nämnden
Valt område: VA och Avfallsavdelningen
En aktiv dialog för att utveckla rutiner sker med nuvarande entreprenör.
Förbättringspotential: Kontrollen kan förbättras genom utveckling av ruti- ner med rutinbeskrivningar, tydligare krav på utföraren, kompetensförbätt- ring som beställare, extern granskning, bättre rapportering och uppföljning av avvikelser.
Fastighetsnämnden
Valt område: Driftsentreprenör för kommunens fastigheter
Entreprenören har under en längre tid inte uppfyllt de krav och förväntning- ar avtalet anger.
Förbättringspotential: Kontrollen kan förbättras genom att kommunen till- handahåller felanmälningssystem, extern granskning (besiktning av utförda arbeten), bättre rapportering och uppföljning av avvikelser. Skapa ökad spårbarhet som ger underlag för kompetensutveckling.
Socialnämnden Valt område:
Upphandlad verksamhet avseende korttidsboende för äldre med eller utan demenssjukdom
Förbättringspotential:
Uppföljningsmetoder och uppföljningar behöver dokumenteras på ett enhet- ligt sätt. Varje uppföljning bör återges handläggarna, nämnden samt leve- rantören. En bra upphandling med ett tydligt avtal medför att det blir lättare att göra tydliga beställningar.
Kultur- och fritidsnämnden Valt område:
Entreprenadavtal avseende badtjänst Förbättringspotential:
Kontrollen kan förbättras genom utökad statistik beträffande badvattenkvali- tet. Fördjupade samtal och frågor kring säkerhetsrutiner, bemanning och personalens utbildning.
Barn- och utbildningsnämnden Valt område:
Hur säkerställer vi att alla barn når läroplanens mål gällande läsutveckling?
Nämnden har valt en fördjupad granskning som skiljer sig från uppdraget.
Förbättringspotential:
Kontrollen av att skolan faktiskt genomför insatser och följer upp resultaten på individnivå kan förbättras.
Systemet för inrapportering och analysmöjligheter bör ses över.
Hur kunskapsöverföringen mellan skolorna ska ske är en fråga som behöver lösas. Tillvaratagande av ”den tysta kunskapen” genom erfarenhetsutbyte och handledning. Skoldatatekets roll som nav för specialpedagoger är avgö- rande för kunskapsspridning.
Kommunstyrelsen
I kommunledningskontorets interna kontrollplan ingår upphandlingsenheten uppföljning av bl a avtalstrohet och att LOU efterlevs.
Byggnadsnämnden och Miljö- och hälsoskyddsnämnden Ingen rapportering är lämnad.
Nämnderna är inga beställarorganisationer. Myndighetsutövning utförs av egen personal. Det som upphandlas avser konsultstöd i bygglovshandlägg- ning respektive miljöjuridiska tjänster.
Produktionsstyrelsen har som utförarorganisation inte omfattats av det ge- mensamma kontrollområdet
Intern kontroll 2014
Nämnder och produktionsstyrelse har antagit interna kontrollplaner för 2014. Planerna grundas på risk-och väsentlighetsanalyser. Vad gäller kom- munledningskontoret föreslås den interna kontrollplanen för 2013 kvarstå 2014. Av bilaga framgår en sammanställning av nämndernas interna kon- trollplaner.
Gemensamt granskningsområde, Kommunens uppföljning och kontroll av verksamheten, föreslås kvarstå 2014.
Kommunledningskontorets bedömning av den interna kontrollen Kommunledningskontor konstaterar att samtliga nämnder tagit fram och följt upp interna kontrollplaner för 2013. Avvikelser förekommer i någon mån på varje nämnd. Ofta är det få händelser och som i efterhand är åtgär-
dade. De avvikelser som avser förtroendekänsliga poster måste dock alltid tas på största allvar. I samband med årsredovisningen rapporterar nämnder- na kontrollen av att syfte och deltagare finns angivna vid intern och extern representation.
Det är positivt att flera nämnder arbetar aktivt med sina kontrollplaner ge- nom att kontrollpunkter utgår när resultatet förbättrats och att nya kontroll- områden tillkommer där brister befaras.
För att utveckla det gemensamma kontrollområdet kommer en större ar- betsinsats krävas för att det ska nå önskvärda effekter. Ett större helhets- grepp kan därför förväntas under 2015, då det krävs extra resurser för en dylik insats.
Åsa Heribertsson Cecilia von Sydow
Kommundirektör Ekonomichef
Bilaga:
Uppföljning av intern kontrollplan 2013, gemensamt kontrollområde 2013 samt intern kontrollplan 2014
Exp:
Samtliga nämnder Revisorerna
