Granskning av intern kontroll 2014 ABCD

(1)

ABCD

Nr. 2015-03

Granskningsrapporten är beställd av revisionen i Åstorps kommun genom:

Bengt Sebring Mats Lindskog Bengt Joehns Harri Rosqvist Kristoffer Glinka

Antal sidor 14 2015-06-30

Åstorps kommuns revisorer

Granskning av intern kontroll 2014

Revisionsrapport Nr.2015-03

(2)

Åstorps kommun Intern kontroll 2014 2015-06-30

ABCD

Innehåll

1. Sammanfattning 1

2. Bakgrund och syfte 2

3. Frågeställningar 2

4. Revisionskriterier 2

5. Avgränsning 3

6. Metod 3

7. På vilket sätt arbetar kommunen med intern kontroll? 3 8. På vilket sätt bedrivs intern kontroll i respektive nämnd? 4

8.1 Kommunstyrelsen 4

8.1.1 Bedömning 5

8.2 Bildningsnämnden 6

8.2.1 Bedömning 7

8.3 Socialnämnden 7

8.3.1 Bedömning 8

8.4 Bygg – och miljönämnden 8

8.4.1 Bedömning 9

8.5 Räddningsnämnden (gemensam nämnd med Klippans kommun) 10

8.5.1 Bedömning 10

9. Sammanfattande bedömning 11

Bilaga 1 Medverkande

(3)

1. Sammanfattning

Åstorps kommuns revisorer gav KPMG i uppdrag att granska kommunens arbete med intern kontroll. Ett flertal frågeställningar ställdes, vilka revisionen önskade svar på.

Vi kan konstatera att Åstorps kommuns arbete med intern kontroll sker på ett ändamålsenligt sätt. Det finns en god och tydlig struktur avseende arbetet med riskbedömning och återrapportering av kontrollmoment. Det är bra att det finns en central arbetsgrupp som arbetar fortlöpande med utvecklingen av den interna kontrollen och strukturen för kontrollmiljön. Det är dessutom positivt att kommunen kommer att införa kommunövergripande kontroller och integrera de interna kontrollplanerna i Stratsys (system för verksamhetsstyrning). Vi menar att vissa funktioner som kontrolleras återkommande varje år bör kartläggas noggrant för att utveckla fasta kontrollstationer i processerna.

Vi uppfattar att styrelsen och nämnderna följer kommunens reglemente och bedriver intern kontroll på ett ändamålsenligt sätt.

1 Kontrollmoment enligt uppdrag Sammanfattande iakttagelse 1.1 Gör nämnden risk och väsentlighets-

analys?

Kommunstyrelsen och samtliga nämnder gör risk och väsentlighets- analys.

1.2 Upprättas en intern kontrollplan? Kommunstyrelsen och samtliga nämnder upprättar en intern kontrollplan.

1.3 Återspeglas riskerna i det interna kontrollarbetet/planen?

I samtliga interna kontrollplaner återspeglas riskbedömningen.

1.4 Häver man risker som är identifierade? Samtliga nämnder och styrelsen identifierar förbättringsområde vid utförd kontroll.

1.5 Sker uppföljning och återrapportering? Samtliga interna kontrollplaner återrapporteras och följs upp.

(4)

2. Bakgrund och syfte

Åstorps kommuns revisorer beställde vid revisionsmötet den 2015-04-28 en granskning av kommunens arbete med den interna kontrollen för 2014.

3. Frågeställningar

Revisorerna vill ha svar på följande frågeställningar:

• På vilket sätt arbetar kommunen med intern kontroll?

• På vilket sätt bedrivs intern kontroll i respektive nämnd?

• Gör kommunstyrelsen och nämnderna risk- och väsentlighetsanalys?

• Upprättas det en intern kontrollplan?

• Återspeglas riskerna i det interna kontrollarbetet/planen?

• Hur häver man risker som är identifierade?

• Hur sker uppföljning och återrapportering?

4. Revisionskriterier

• Kommunallag (1991:900)

I 6 kap. kommunallagen (SFS 1991:900) fastställs kommunstyrelsens och nämndernas ansvar vad gäller intern kontroll.

1 § Styrelsen skall leda och samordna förvaltningen av kommunens eller landstingets angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet.

7 § Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

I 9 kap. 9 § i ovan nämnda lag anges att revisorerna prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig.

(5)

• Interna regelverk och policyer

Kommunen har sedan 2003 ett reglemente för intern kontroll. Reglementet stipulerar hur det interna kontrollarbetets skall bedrivas.

• COSO modellen

Modellen försöker definiera begreppet, föreslår en struktur samt ger en beskrivning av de komponenter (kontrollmiljö, riskmiljö, kommunikation, kontrollaktiviteter och uppföljning) som ingår i den interna kontrollen. Modellen är numera även vedertagen inom offentlig sektor.

5. Avgränsning

Granskningen avser kommunstyrelsen, socialnämnden, bildningsnämnden och bygg- och miljönämnden.

Vi har inte granskat och gjort någon bedömning huruvida styrelsens och nämndernas urval av kontrollområden ligger i paritet med verksamhetens ekonomiska omfattning och totala risk.

6. Metod

• Dokumentstudie av relevanta dokument

• Intervjuer med tjänstemän (se bilaga)

• Frågeformulär

7. På vilket sätt arbetar kommunen med intern kontroll?

Internkontrollen kan beskrivas som en process genom vilken kommunens styrelse och utskott, ledning och annan personal skaffar sig en rimlig säkerhet för att kommunens mål skall uppnås. Åstorps kommun har sedan en tid tillbaka en organisation för det interna kontrollarbetet där varje nämnd är ansvarig inom sitt verksamhetsområde och kommunstyrelsen som övergripande ansvarig i kommunen.

Kommunledningskontoret samordnar och koordinerar internkontrollarbetet i kommunen och varje nämnd har en ansvarig för arbetet med intern kontroll på respektive förvaltning.

Kommunstyrelsen erhåller en samlad rapportering av nämnderna och förvaltningarnas arbeta med intern kontroll. Sedan 2012 finns en kommunövergripande arbetsgrupp för intern kontroll. Dessa träffas med viss regelbundenhet och stämmer av samt diskuterar kontrollområden. Arbetsgruppen har arbetat fram en struktur för kommunenens interna kontrollarbete. Strukturen innehåller gemensamma mallar för nämndernas risk- och väsentlighetsanalys, bruttorisklista, intern kontrollplan och uppföljning.

(6)

Syftet med dessa gemensamma mallar är att skapa enhetlighet kring och underlätta arbetet med intern kontroll. Under hösten 2015 kommer kommunen att integrera den interna kontrollen med Stratsys (system för verksamhetsstyrning). I och med införandet av kontrollfunktioner i Stratsys kommer systemförvaltarna ute i förvaltningarna, som har bäring på intern kontroll, att vidareutbildas. Likaså kommer man att införa kommunövergripande kontrollområden för att får en del enhetliga kontrollområden.

Bruttorisklistan utgår från de bedömningar som görs av vilka risker som finns för att verksamheten inte når sina mål. Även riskbedömning utifrån processer och rutiner tas med i bruttorisklistan Som underlag till bruttorisklistan ska även en dokumenterad risk- och väsentlighetsbedömning upprättas.

Utifrån bruttorisklistan plockas de mest väsentliga riskerna ut och lyfts in i den interna kontrollplanen. Det skall finnas en beskrivning av och motivering till valda kontrollområden, även den metod som skall användas vid kontrollen skall beskrivas.

Av vår granskning framgår att samtliga interna kontrollplaner för 2014 följer de stipulerade mallar som finns. Vi kan konstatera att det finns en god struktur för det interna kontrollarbetet i kommunen. Arbetet är väl dokumenterat och användningen av bruttorisklistorna gör att sannolikheten för att missa kontrollområden minskar.

Samtliga interna kontrollplaner är avrapporterade till respektive nämnd och kommunstyrelsen 2014.

8. På vilket sätt bedrivs intern kontroll i respektive nämnd?

8.1 Kommunstyrelsen

1 Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej

1.1 Gör styrelsen risk och väsentlighetsanalys?

√

1.2 Upprättas en intern kontrollplan?

√

1.4 Häver man risker som är identifierade?

√

1.5 Sker uppföljning och återrapportering?

√

(7)

Kommentarer

1.1 Kommunstyrelsen gör sedan 2013 en bruttorisklista utifrån en risk- och väsentlighetsbedömning. För bruttorisklistan identifierades tolv riskområden. Utifrån dessa riskområden valdes sju områden ut som kontrollområden.

1.2 I enlighet med kommunens reglemente upprättas en intern kontrollplan. Den interna kontrollplanen för kommunstyrelsen antogs 2014-01-08. (Dnr 2013/483)

1.3 Utifrån bruttorisklistan valdes de sju kontrollområden ut som, enligt risk- och väsentlighetsbedömningen, var de mest väsentliga kontrollområdena. Fyra av områdena har identifierats tidigare och har också varit föremål för kontroll i tidigare interna kontrollplaner samt vid granskning av revisionen. Under 2014 granskades följande områden:

• representations fakturor

• upphandling/avtal

• First Card/kreditkort

• Personec P, kvittoredovisning via lönesystemet

• Netwise, telefoni

• Groupwise, e-post

• post och ärendehantering – enbart brevpost

1.4 Genom kontrollmomenten och metoderna för kontroll får verksamheten en indikation om vilka rutiner och arbetsmoment som behöver ses över och förändras. Vid kontroller hittades avvikelser och brister på följande områden: upphandling/avtal, First card, kvittoredovisning, Groupwise e-post och post- och ärendehantering. Ett flertal förbättringsåtgärder skall genomföras och rutiner förändras. En del av områdena kommer även vara ett kontrollområde för 2015.

1.5 Det sker en årlig uppföljning och återrapportering av den interna kontrollplanen.

Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen och förslag på åtgärder.

8.1.1 Bedömning

Vi bedömer att kommunstyrelsen genomför en systematisk riskhantering genom arbetet med bruttorisklista. Vidare finner vi att kommunstyrelsen följer reglementet för intern kontroll. Det är positivt att kontrollområden som har eller har haft brister kvarstår i den interna kontrollplanen. Av uppföljningen framgår kontrollmetod och resultat samt föreslagna åtgärder. Vi bedömer att det finns en tillfredställande intern kontroll.

(8)

8.2 Bildningsnämnden

1.1 Gör nämnden risk och väsentlighets analys?

√

Kommentarer

1.1 Nämnden gör sedan 2013 en bruttorisklista utifrån en risk- och väsentlighetsbedömning. För bruttorisklistan identifierades tio riskområden. Utifrån dessa riskområden valdes sju områden ut som kontrollområden.

1.2 I enlighet med kommunens reglemente upprättas en intern kontrollplan. Den interna kontrollplanen för bildningsnämnden antogs 2013-11-19. (Dnr 2013/107)

1.3 Utifrån bruttorisklistan valdes de sju kontrollområden ut, som var de mest väsentliga kontrollområdena enligt risk- och väsentlighetsbedömningen. Sex av dessa har identifierats tidigare och har varit föremål för kontroll tidigare. Under 2014 granskades följande områden:

• attestregler

• leverantörsfakturor

• efterkontroll av barnomsorgsavgifter

• åtgärdsprogram årskurs 5 och årskurs 8

• handlingsplaner

• särskolan

• skolhälsovården

1.4 Genom kontrollmomenten och metoderna för kontroll får verksamheten en indikation om vilka rutiner och arbetsmoment som behöver ses över och förändras. För 2014 hittades avvikelse avseende rekvisitioner. Rutinerna har förändrats efter kontrollen.

1.5 Det sker en årlig uppföljning och återrapportering av den interna kontrollplanen.

Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen och förslag på åtgärder.

(9)

8.2.1 Bedömning

Vi bedömer att bildningsnämnden bedriver ett systematiskt arbete med den interna kontrollen genom användandet av bruttorisklistan. Nämnden följer reglementet för intern kontroll. Uppföljningen innehåller kontrollmetod, resultat och föreslagna åtgärder för att häva riskerna. Vi bedömer att det finns en tillfredställande intern kontroll.

8.3 Socialnämnden

1.1 Gör nämnden risk och väsentlighetsanalys?

√

Kommentarer

1.1 Nämnden gör sedan 2013 en bruttorisklista utifrån en risk- och väsentlighetsbedömning. För bruttorisklistan identifierades 22 riskområden. Utifrån dessa riskområden valdes 14 områden ut som kontrollområden.

1.2 I enlighet med kommunens reglemente upprättas en intern kontrollplan. Den interna kontrollplanen för socialnämnden antogs 2013-12-09. (Dnr SN 2013/279)

1.3 Utifrån bruttorisklistan valdes de 14 kontrollområden ut, som var de mest väsentliga kontrollområdena enligt risk- och väsentlighetsbedömningen. Sex av dessa har identifierats tidigare och har varit föremål för kontroll tidigare. Under 2014 granskades följande områden:

• social dokumentation

• genomförandeplaner, funktionshinderverksamheten

• genomförandeplaner, socialpsykiatri

• aktiviteter på särskilt boende

• nyckelhantering

• HSL-dokumentation

• handläggning försörjningsstöd

(10)

• delaktighet, myndighetsgrupp

• delaktighet, öppenvården

• delaktighet,familjerätt

• privata medel, funktionshinderverksamheten

• lokal medicinhantering

• vårdplaner

• verksamhetssystem

1.4 Genom kontrollmomenten och metoderna för kontroll får verksamheten en indikation om vilka rutiner och arbetsmoment som behöver ses över och förändras. I hälften av de kontrollerade områdena har förbättringsområden pekats ut.

1.5 Det sker uppföljning och återrapportering två gånger per år av den intern kontrollplanen. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen och förslag på åtgärder. Socialnämnden är den enda nämnd som gör uppföljning varje halvår.

8.3.1 Bedömning

Vi bedömer att socialnämnden genomför det interna kontrollarbetet i enlighet med reglemente och instruktioner. Nämnden skiljer sig gentemot de övriga nämnderna genom att den interna kontrollplanen återrapporteras mer än en gång om året. Uppföljningen innehåller redogörelse och analys för respektive kontrollområde. Vi bedömer att det finns en tillfredställande intern kontroll.

8.4 Bygg – och miljönämnden

√

(11)

Kommentarer

1.1 Nämnden gör sedan 2013 en bruttorisklista utifrån en risk- och väsentlighetsbedömning. För bruttorisklistan identifierades sex riskområden. Utifrån dessa riskområden valdes fem områden ut som kontrollområden.

1.2 I enlighet med kommunens reglemente upprättas en intern kontrollplan. Den interna kontrollplanen för bygg- och miljönämnden antogs 2013-12-17. (Dnr 2013/13)

1.3 Utifrån bruttorisklistan valdes de fem kontrollområden ut, som var de mest väsentliga kontrollområdena enligt risk- och väsentlighetsbedömningen. Två av dessa har identifierats tidigare. Verksamheten har dessutom varit föremål för granskning av revisionen. Under 2014 granskades följande områden:

• attestregler

• leverantörsfakturor

• internräkning

• bygglov - administration enligt PBL

• kontrollansvarig

1.4 Genom kontrollmomenten och metoderna för kontroll får verksamheten en indikation om vilka rutiner och arbetsmoment som behöver ses över och förändras.

Avvikelser beträffande leverantörsfakturor, interräkning och administration enligt PBL påträffades. Förbättringsåtgärder har föreslagits.

1.5 Det sker uppföljning och återrapportering två gånger per år av den intern kontrollplanen. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen och förslag på åtgärder.

8.4.1 Bedömning

Vi bedömer att bygg – och miljönämnden har ett systematiskt arbetssätt beträffande den interna kontrollen. Nämnden genomför bruttorikslista såsom övriga nämnder. Det är positivt att kontrollområden som har haft eller har brister återkommer i den interna kontrollplanen. Av uppföljningen framgår kontrollmetod och resultat samt föreslagna åtgärder. Vi bedömer att det finns en tillfredställande intern kontroll.

(12)

8.5 Räddningsnämnden (gemensam nämnd med Klippans kommun)

√

Kommentarer

1.1 Nämnden är en gemensam nämnd med Klippans kommun sedan 2014-01-01. Den gemensamma nämnden följer det interna kontrollarbetet som sker i Åstorp. Nämnden har gjort en bruttorisklista utifrån en risk- och väsentlighetsbedömning. För bruttorisklistan identifierades tre riskområden. Samtliga valdes ut, som kontrollområden.

1.2 I enlighet med Åstorps kommuns reglemente upprättas en intern kontrollplan. Den interna kontrollplanen för räddningsnämnden antogs 2014-03-18. (Dnr 2014–000185) 1.3 Utifrån bruttorisklistan valdes samtliga kontrollområdena ut. Under 2014 granskades följande områden:

• insatstider

• övningar operativ personal

• tillsyn enligt LSO

1.4 Genom kontrollmomenten och metoderna för kontroll får verksamheten en indikation om vilka rutiner och arbetsmoment som behöver ses över och förändras. Vid kontrollerna framkom inga avvikelser. Verksamheten noterar dock förbättringsområden.

1.5 Det sker uppföljning och återrapportering en gång per år av den interna kontrollplanen. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen och förslag på åtgärder.

8.5.1 Bedömning

Vi bedömer att nämnden följer Åstorps kommuns reglemente, genomför bruttorisklista och följer upp kontrollplanen. Vid uppföljningen görs en beskrivning av kontrollmetoden,

(13)

resultat presenteras och åtgärder föreslås. Vi bedömer att det finns en tillfredställande intern kontroll.

9. Sammanfattande bedömning

Vår sammantagna bedömning är att kommunens interna kontrollarbete är ändamålsenlig.

Det sker en fortlöpande utveckling av riskbedömning, kontrollfunktion och verktyg som används för det systematiska arbetet. Den systematiska riskhanteringen och bedömningen förbättrar beslutsunderlagen för nämnd och förvaltning.

Det är bra att det finns en central arbetsgrupp som arbetar fortlöpande med utvecklingen av den interna kontrollen och strukturen för kontrollmiljön. Det är positivt att kommunen kommer att införa kommunövergripande kontroller och integrera intern kontroll i

Stratsys. I och med integrationen ökar möjligheten för en enhetlig bedömning och

förutsättningar för kommunstyrelsen att utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll.

Vi noterar att nämndernas uppföljningar innehåller förslag på åtgärder utifrån respektive kontrollresultat, vilket ger förutsättningar för verksamhetsutveckling. Dock uppfattar vi att vissa funktioner som kontrolleras återkommande varje år bör kartläggas noggrant för att utveckla fasta kontrollstationer i processerna.

Lars Jönsson

Certifierad kommunal revisor

(14)

Bilaga 1 Medverkande

Bildningsförvaltningen

Förvaltningschef Annika Hoppe Ekonom Anna Bladh

Socialförvaltningen

Förvaltningschef Anna-Lena Sellgren Ekonom Magnus Nygren

Kommunstyrelseförvaltningen Controller Annika Tublén Bygg- och Miljönämnden Ekonom Simon Jaldefjord Räddningsnämnden

Chef Staffan Winstedt