UPPFÖLJNING BASUNVÄGENS GRUPPBOENDE,MANGO
OMSORG
Lisa Frank Kvalitetsstrateg
Vård- och omsorgskontoret, Avtal och uppföljning
2
1 Innehållsförteckning
1 Bakgrund ... 3
2 Sammanfattning ... 3
3 Tillvägagångssätt ... 3
4 Verksamhetsobservation ... 4
5 Arbetssätt ... 4
6 Genomförandeplaner ... 5
7 Social dokumentation ... 6
8 Individuella- och gemensamma fritidsaktiviteter ... 6
9 Mat och måltider ... 7
10 Hälso- och sjukvård ... 7
11 Bemanning, kompetens och ledarskap ... 7
12 Ledningssystem och kvalitetsarbete ... 8
13 Styrkor och svagheter ... 9
14 Registrerade klagomål hos Sollentuna kommun ... 9
3
1 Bakgrund
Mango omsorg har ansvarat för driften av Basunvägens gruppboende sedan december 2018.
Basunvägens gruppboende drevs tidigare av en annan utförare som på grund av stora och upprepade brister fick lämna uppdraget innan avtalstiden löpt ut.
Basunvägens gruppboende är en bostad med särskild service enligt LSS med 6 stycken fullvärdiga boendelägenheter samt gemensamt kök och vardagsrum. På boendet bor idag 5 personer med utvecklingsstörning och autism. Det finns en ledig plats som är erbjuden till en person och svar väntas om personen tackat ja till platsen. En boende har daglig verksamhet 4 dagar per vecka, övriga boende har daglig verksamhet 5 dagar per vecka.
Nivåbedömningar är satta av LSS-handläggare till nivå 4. Organisationen består av
verksamhetschef, verksamhetsledare, boendestödjare samt en kvalitetsutvecklare. Bemanning finns dygnet runt, under natten har verksamheten en vaken personal och en sovande jour.
Verksamheten har idag 7 tillsvidareanställda personal och 7 vikarier.
Nuvarande verksamhetschef tillträdde för drygt två månader sedan, tidigare verksamhetschef som varit ansvarig verksamhetschef sedan övertagande av driften december 2018 finns kvar inom Mango Omsorg.
2 Sammanfattning
Verksamheten hade vid övertagandet ett flertal brister gällande bl.a. personalens bemötande och att rutiner och arbetssätt inte följs samt bristfälliga genomförandeplaner.
Uppföljningen visar att Mango Omsorg kommit långt med att åtgärda de tidigare bristerna och arbetar vidare med att höja kvaliteten ytterligare. Verksamheten har bl.a. arbetat med
personalgruppen och bemanningen. Nu finns fast personal på samtliga tjänster utom en nattjänst där rekrytering pågår. Det finns en hög närvaro av arbetsledning i verksamheten. Nya rutiner och arbetssätt med de boende i centrum har arbetats fram.
Vid verksamhetsobservationen uppfattas boendestödjarna ha ett vänligt bemötande mot de boende samt vara uppmärksamma över var och en av de boendes behov. Den sammantagna bedömningen är att verksamheten arbetar på ett ändamålsenligt sätt i enlighet med villkoren i avtalet för att uppnå det övergripande målet att insatserna utförs utifrån brukarens behov, så att brukaren ska kunna leva som andra och själv få bestämma hur hen vill leva sitt liv.
Verksamheten behöver arbeta vidare med att förankra kvalitetsledningssystemet i
personalgruppen samt utveckla genomförandeplanerna och den sociala dokumentationen.
3 Tillvägagångssätt
Avtalsuppföljningen genomfördes genom besök i boendet 2019-09-11 av två kvalitetsstrateger.
Medverkande i mötet var nuvarande och tidigare verksamhetschef samt en boendestödjare.
Telefonsamtal 2019-09-25 med verksamhetschef. Enkät som besvarades av verksamheten innan besöket. Verksamhetsobservation under två timmar 2019-09-30. Telefonsamtal 2019-09-04 med verksamhetschef LSS Rehab & hälsa. Granskning av samtliga genomförandeplaner och social dokumentation för den senaste perioden.
4
Inför verksamhetsuppföljningen har kvalitetsstrateg även tagit del av avtalet, personalschema för perioden februari tom augusti 2019, ”uppföljning, hälso- och sjukvård på Basunvägen”1 genomförd 2019-02-12 av MAS (medicinskt ansvarig sjuksköterska).
4 Verksamhetsobservation
Vid verksamhetsobservationen arbetar tre boendestödjare och tre boenden är hemma när
kvalitetsstrateg kommer. Under tiden som kvalitetsstrateg är i verksamheten kommer ytterligare två boende hem. Personalen har ett vänligt bemötande mot de boende och uppfattas som
uppmärksamma över var och en av de boendes behov av stöd där och då, även av dem som inte kommunicerar med talat språk. Under besöket utförs olika individuella stödinsatser, en boende vill vila, en annan boende vill berätta om sin dag på daglig verksamhet, en boende vill prata om maten som ska lagas senare etc. Kvalitetsstrateg observerar hur boendestödjare motiverar boende till att själv ta fram saker ur skåpen. Kvalitetsstrateg blir inbjuden i två lägenheter och boende berättar vad hen och personal ska göra under kvällen och vilken mat som ska tillagas.
Boendestödjare berättar om överrapporteringen när de börjar och slutar sina arbetspass, tiden de har för dokumentation och visar olika checklistor. De berättar samstämmigt vilken förändring som skett sedan Mango omsorg tog över, från upplevd kaos till ordning och reda. De berättar om en ledning som ser till de boendes bästa och lyssnar på personalen.
5 Arbetssätt
Verksamheten arbetar utifrån ett lågaffektivt bemötande och planerande där miljön för de boende görs så förutsägbar som möjligt. Detta görs tex genom dag- och veckoscheman med tydlig struktur, sociala berättelser samt olika individuella hjälpmedel såsom timstock, ipad och kommunikationsstöd. Verksamheten arbetar utifrån att allt stöd ska utgå från varje enskild brukare, t.ex. ska alla boende veta vilken personal som arbetar och vad som ska hända. Miljön anpassas utifrån individuella behov, t.ex. har triggers för
utagerande/självskadande beteenden tagits bort vilket verksamheten sett positiva effekter av. De boende medverkar efter vars och ens förmåga i planering och utformning av vardagen, t.ex. genom att välja fritidsaktivitet eller genom utformning av sitt schema.
Varje boende har en huvudansvarig stödperson och en ersättare till ordinarie stödperson.
Verksamheten har en nedskriven rutin för vad som ingår i att vara stödperson. Rutinen har nyligen uppdaterats med förtydliganden om vem som ansvarar för vad. Med grund i genomförandeplanerna har verksamheten tagit fram en boendepärm med information om rutiner, arbetssätt för varje boende, vad ska göras, hur man gör i olika moment samt en beskrivning av hur varje boende vill bli bemött och delta i de olika momenten. Arbete pågår att färdigställa och utveckla boendepärmen samt förankra arbetssätten hos alla medarbetare.
Verksamheten arbetar med att ta fram nya samt förfina de rutiner som finns, utifrån de boendes behov bl.a. listor som signeras när olika moment utförts. Detta för att säkerställa att inga viktiga dagliga moment glöms bort. Kvalitetsutvecklaren är ansvarig för detta
utvecklingsarbete men gör det tillsammans med övriga boendestödjare utifrån deras roller som stödpersoner till de boende.
Verksamheten har regelbundna personalmöten varannan vecka där boendepärmen, arbetssätt och rutiner runt varje boende utvärderas och formuleras om. Tidigare fanns en heldag avsatt varje månad men verksamheten har fördelat om tiden till kortare möten oftare
1 Uppföljning, hälso- och sjukvård på Basunvägen, bilaga 1
5
vilket visat sig ge bättre resultat. Verksamheten har även regelbundna möten med LSS Rehab & hälsa.
Sammanfattande bedömning
Av avtalet framgår att utföraren ska sträva efter att "Alla ska ha förutsättningar att leva sina liv med hög livskvalitet i trygghet och glädje". Utföraren ska använda metoder och
arbetssätt anpassade till respektive brukares behov, så att omvårdnad av god kvalitet uppnås, de ska vara konkreta och väl förankrade i verksamheten. Metoder och arbetssätt som används ska vara evidensbaserade eller erfarenhetsmässigt ha visat sig ge goda resultat.
Verksamheten ska arbeta utifrån att de boende ska bibehålla förmågor och om möjligt utvecklas.
Den sammanfattande bedömningen är att verksamhetens arbetssätt utgår från var och en av de boendes behov och arbetar på ett ändamålsenligt sätt. Verksamheten har tagit fram
individanpassade rutiner och arbetssätt med utgångspunkt från varje boendes behov, önskemål och förutsättningar. Verksamheten bör fortsätta arbeta individanpassat, göra utvärderingar och förankra nya arbetssätt och rutiner i hela personalgruppen.
6 Genomförandeplaner
Samtliga boende har en aktuell genomförandeplan. Verksamheten har ett arbetssätt runt genomförandeplanerna kallat, cirkeln – den inre balansen, där åtta huvudområden tas upp.
Dessa områden är kosthållning, aktivitet, kommunikation, bostad, mat & måltider, ekonomi, hygien, lärande & tillämpa kunskap, sömn, socialt samt daglig verksamhet.
Under uppföljningsmötet framgår att målen i genomförandeplanen tas fram tillsammans med den boende och sedan skriver stödpersonen en detaljerad beskrivning av vad som ska göras och hur. Denna beskrivning sitter i boendepärmen tillsammans med genomförandeplanen.
Genomförandeplanerna gås regelbundet igenom på personalmöten för att hållas levande och aktuella.
Samtliga fem genomförandeplaner har granskats inför uppföljningen. Samtliga innehåller en skattning där den boende själv betygsätter den nuvarande situationen på varje moment som tas upp i genomförandeplanen. Skalan är 1-10 och består både av siffor och glada/ledsna gubbar.
Det finns en årsöversikt för många moment i vardagen med en skala av hjälpbehovet från service till självständighet. Årsöversikten har inte använts i samtliga genomförandeplaner.
Beskrivningar om hur saker och ting ska göras är inte så utförligt beskrivet och saknas helt i flera av genomförandeplanerna. I flera av genomförandeplanerna saknas det beskrivningar om hur mål och delmål ska uppnås. Det saknas uppgifter om vem som ansvarar för genomförandet, när och hur ofta olika aktiviteter ska genomföras. Det saknas även beskrivning av hur/på vilket sätt den enskilde deltagit i upprättandet av genomförandeplanen samt hur samverkan ska ske.
Det framgår heller inte på samtliga genomförandeplaner när uppföljningen av genomförandeplanen ska ske.
Sammanfattande bedömning
Det framgår tydligt att verksamheten följer en metod för hur de upprättare en
genomförandeplan. Det är bra att det finns en skattningsskala så den boendes uppfattning och önskemål tydligt framgår. Det är svårt att av genomförandeplanerna utläsa vad som ska göras, när och på vilket sätt. Det framgår heller inte tydligt när genomförandeplanen upprättats och när den planeras att följa upp. Den sammanfattande bedömningen är att genomförandeplanerna behöver utvecklas så att de på ett mer enhetligt sätt motsvarar kraven på en genomförandeplan enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOFS 2014:5). Genomförandeplanerna behöver bättre beskriva hur insatserna ska genomföras och på vilket sätt den boende medverkar
6
både i insatserna genomförande men också i upprättandet av genomförandeplanen.
Verksamheten har en boendepärm som komplement till genomförandeplanen och kan se över om delar i boendepärmen egentligen bör vara en del av genomförandeplanen. Översyn bör även göras av boendepärmen så att personakten endast avser en person (4 kap 3 § SOFS 2014:5).
7 Social dokumentation
Verksamhetschefen förmedlar under uppföljningsmötet att dokumentationen fungerar bättre nu än tidigare, då dokumenterades väldigt få saker men nu är dokumentationen mer omfattande.
Det finns en rutin för hur den sociala dokumentationen ska skrivas. Dokumentationen ska avse händelser av vikt och vara kortfattad. Rutinen följs löpande upp på APT och personalmöten.
Dokumentationen görs i dokumentationssystemet RättSpår som all personal, även vikarier har tillgång till.
Sammanfattande bedömning:
Granskningen av den inlämnade dokumentationen visar att den överlag är kortfattat, mer
utförlig för vissa boende. Överlag uppfattas dokumentationen som relevant och korrekt uttryckt.
Utifrån att det i vissa genomförandeplaner inte framgår när olika aktiviteter ska utföras går det inte heller via dokumentationen att följa upp om de genomförts som planerat eller inte. Av det granskade underlaget som dock är begränsat till en månad framgår inte om uppföljningar av insatser eller liknande har gjorts. Verksamheten behöver fortsätta att utveckla den sociala dokumentationen utifrån Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOFS 2014:5).
8 Individuella- och gemensamma fritidsaktiviteter
Alla av de boende har minst en enskild aktivitet per vecka samt att flera gemensamma aktiviteter erbjuds varje vecka. Verksamheten jobbar med att motivera till aktiviteter och anpassa dem så att alla som vill kan vara med. Det är viktigt med balansen mellan aktivitet och återhämtning.
Vid uppföljningsmötet visas det aktuella schemat för gemensamma aktiviteter som innebär minst en aktivitet per dag t.ex. musikcafé, gym, bad och promenader. Andra gemensamma aktiviteter är gemensam middag, bio, filmkväll samt besök i Sollentuna centrum. De boendes enskilda aktiviteter utifrån intresse är bl.a. fotboll och bad. Vid uppföljningsmötet berättas att två av personalen ofta har med sig sina hundar till gruppbostaden vilket de boende uppskattar mycket. Flera av de boende tycker om att vistas utomhus och så det blir ofta många fler promenader än vad som är schemalagt.
Verksamheten har inte haft s.k. husmöten regelbundet men helt nyligen tog personalen och de boende själva initiativ till ett husmöte en kväll som blev mycket uppskattat. På mötet gick veckans alla planerade aktiviteter igenom. Detta kommer verksamheten att fortsätta ha som en regelbunden aktivitet på söndagar.
Under sommaren var flera av de boende bortresta tillsammans med sina anhöriga.
Verksamheten anordnade sommaraktiviteter i form av utflykter och dagskryssning med båt.
Både de boende och anhöriga uttryckte inför sommaren önskemål om aktiviteter i närområdet som inte skulle innebära övernattning. Detta utifrån att det fanns tidigare dåliga erfarenheter av övernattning på annan plats än boendet.
7
Sammanfattande bedömning
Av avtalet framgår att brukaren efter eget önskemål ska få hjälp med fritidsaktiviteter både enskilt och i grupp om så önskas. Varje brukare på boendet ska erbjudas minst en enskild aktivitet per vecka. Utföraren ska möjliggöra så att brukaren kan ha semester oavsett om brukaren vill stanna hemma eller åka bort. Det framgår av uppföljningen att verksamheten arbetar på ett ändamålsenligt sätt och möjliggör aktiviteter för de boende utifrån deras önskemål och förutsättningar, både enskilt och tillsammans med andra.
9 Mat och måltider
De boende lagar med personalstöd samtliga måltider i sina egna lägenheter. Var och en av de boende deltar efter sin förmåga. De boende gör tillsammans med personal matlistor i samband med sin veckoplanering. Verksamheten berättar att de arbetar för en god kosthållning och strävar efter att laga all mat från grunden. På fredagar erbjuder boendet gemensam middag för de som vill även i samband med olika högtider under året erbjuds gemensamma middagar.
Sammanfattande bedömning
I avtalet framgår att brukaren alltid ska erbjudas möjlighet att laga alla mål mat i sin egen lägenhet. Verksamheten har på ett bra sätt beskrivit hur de arbetar för att var och en av de boende ska erbjudas stöd med en god kosthållning utifrån var och ens behov.
10 Hälso- och sjukvård
Verksamheten har följts upp gällande hälso- och sjukvård 2019-02-19. Besök har gjorts i verksamheten för att se hur det fungerar gällande hälso- och sjukvårdsinsatser och basal hygien.
Av uppföljningsrapporten framgår att bedömningen av MAS (medicinskt ansvarig
sjuksköterska) är att det finns en vilja hos medarbetarna att göra rätt men det saknas struktur och rutiner. Vårdhygienen fungerar inte så bra och förutsättningarna saknas till viss del. Under den nu genomförda verksamhetsuppföljningen 2019-09-11 framkommer att samtliga punkter enligt åtgärdsplanen från MAS är åtgärdade bl.a. finns efterfrågad utrustning för basal hygien, nya medicinskåp som sitter i jourrummet samt att medarbetarna ska gå en ny kurs i basal hygien. I telefonsamtal 2019-09-04 med verksamhetschef för LSS Rahab & hälsa framkommer att verksamheten börjar komma i fas. Det har skett en stor förbättring. Det finns ett gott
samarbete med nya verksamhetschefen och verksamheten tar kontakt när de har HSL-relaterade frågor.
11 Bemanning, kompetens och ledarskap
Vid övertagandet av verksamheten fanns det brister i bemanningen och samarbetssvårigheter inom personalgruppen. Detta har verksamheten till stor del kommit till rätta med. Det finns idag fast personal på alla tjänster med undantag av en nattjänst. Av de scheman som lämnats in inför uppföljningen framgår att det i princip är samma personer som arbetat sedan mars, både
ordinarie personal och vikarier. Det är överlag få vikarier. Medverkande boendestödjare berättar att det nu är en stabilare personalgrupp och att det går bra att arbeta tillsammans med alla kollegorna, så var det inte tidigare. Anhöriga har även kommit med positiv feedback om att personalen upplevs empatisk, engagerad och kunnig. Verksamhetschefen beskriver att det fungerar mycket bra att ha en verksamhetsledare på boendet. Personalen har daglig överlämning till varandra.
8
Tidigare verksamhetschef berättar vid uppföljningen att alla medarbetare haft lönesamtal och en del av dessa har handlat om behov av kompetensutveckling. Detta är dock inte dokumenterat i en separat kompetensutvecklingsplan för varje enskild medarbetare. Verksamheten har
handledning och medarbetarna erbjuds många utbildningar via Carpe. Utbildning i autism och hjärt- och lungräddning har all personal gått och en brandutbildning planeras innan året är slut.
Andra utbildningar som vissa medarbetare gått är taktil massage, utbildning kring autism, bemötande och tydliggörande pedagogik.
Verksamhetschefen finns på plats i boendet ca 4 av 5 vardagar samt arbetar på schema en helg i månaden. Verksamhetschef finns tillgänglig via mail och telefon då hon inte är på plats i
verksamheten. Nuvarande arbetsledning är lätt att nå om de inte är på plats i boendet och de upplevs som ett bra bollplank och stöd i det dagliga arbetet. Verksamheten har under det första året förstärkning i verksamheten med för närvarande en extra årsarbetare. Tidigare
verksamhetschef berättar att det framförallt handlar om extra resurser som stöd till personalen i form av extra närvarande arbetsledning, extern handledare samt kvalitetsutvecklare från Mango omsorg. Dessa funktioner arbetar även vid behov som boendestödjare i verksamheten.
Sammanfattande bedömning
Schemat visar att det finns en bra fördelning av personal över dygnet med utrymme för
överrapportering mellan personal. Uppföljningen visar att verksamheten till stor del har kommit tillrätta med den tidigare bekymmersamma personalsituationen. Boendestödjare framför själva att det blivit bättre, även närstående har kommit med positiv feedback. Uppföljningen visar att det finns ett närvarande ledarskap som också är en förbättring i förhållande till tidigare.
12 Ledningssystem och kvalitetsarbete
Mango Omsorg har ett ledningssystem som håller på att anpassas till Basunvägen.
Ledningssystemet förvaras elektroniskt, en egen mapp som alla medarbetare har tillgång till, även vikarier. Det finns ett årshjul över vad som ska göras varje månad bl.a. egenkontroller, årshjulet följs regelbundet upp, att aktiviteterna gjorts. Ledningssystemet är ännu inte fullt ut implementerat och förankrat hos medarbetarna utan verksamhetschef och olika stödfunktioner inom Mango omsorg håller i flera delar av ledningssystemet.
Boendestödjarna har olika ansvarsområden; dokumentansvarig, brandansvarig, HSL-ansvarig, nyckelansvarig, inköpsansvarig och schemaansvarig. På kommande planeringsdagarna i oktober ska verksamheten ta fram aktuella riskanalyser. Nu pågår ett arbete med
genomförandeplanerna. Det finns även en arbetsgrupp som arbetar med att ta fram en detaljerad beskrivning av vad som ingår i varje punkt som står på introduktionslistan. Detta ska
kompletteras med en checklista.
Enligt verksamhetens skriftliga rutin för klagomål och avvikelser lämnas dessa skriftligt till verksamhetschef som följer upp med berörd person och återkopplar resultat och planerade samt genomförda åtgärder till den som lämnade klagomålet/avvikelsen. Vid uppföljningen
framkommer att verksamheten arbetar aktivt med avvikelsehantering, pratar mycket om vikten av att detta görs. Det finns en tidigare kultur av att inte vilja skvallra på sina kollegor.
Verksamhetschefen berättar vid uppföljningsmötet att avvikelsehanteringen fungerar bra och att boendestödjarna vet vad som är att betrakta som en avvikelse och hur det ska hanteras.
Verksamheten har även en rutin för hantering av missförhållande eller en påtaglig risk för missförhållande. Verksamhetschefen informeras och fyller i en särskild blankett och ansvarar för utredningen. På APT finns en särskild punkt för avvikelser där även risk för
missförhållanden tas upp, både åtgärder och återkoppling. Verksamhetschef uppmanas under
9
uppföljningsmötet att slutföra den utredning om Lex Sarah som påbörjades i maj efter en incident i verksamheten.
Sammanfattande bedömning
Av avtalet framgår att ledningssystemet ska vara anpassat till och integrerat i verksamheten.
Det framgår av uppföljningen att det finns ett ledningssystem som även omfattar synpunkter, klagomål och risker för missförhållanden. Verksamheten bör fortsätta arbetet med att
implementera ledningssystemet i verksamheten och förankra arbetssätten hos medarbetarna.
Verksamheten behöver även snarast slutföra den utredning om Lex Sarah som påbörjades i maj efter en incident i verksamheten.
13 Styrkor och svagheter
Verksamheten beskriver vid uppföljningsmötet att deras styrkor är samarbetet sinsemellan. Det har blivit starkare, personalgruppen och verksamhetschefen har en vilja att komma framåt, jobba för de boende. Bemötandet inom personalgruppen har förändrats från att vara ifrågasättande och anklagande till utvecklingsinriktad med gemensamma mål.
Verksamheten berättar att det finns mycket kvar att jobba med, känslan av att detta har vi åstadkommit tillsammans har inte infunnit sig ännu. Verksamheten behöver få känslan av att ha lyckats för att få ytterligare energi framåt. Kvalitet ska alltid fortsätta att utvecklas. De boende ska må bra, vara nöjda och få möjlighet att utvecklas efter sina förutsättningar och anhöriga ska känna sig trygga med verksamheten.
14 Registrerade klagomål hos Sollentuna kommun
Följande klagomål har inkommit till vård- och omsorgsnämnden sedan övertagandet av verksamheten i december 2018:
2018-12-30 (Dnr. 2019-0021). Klagomål från en anhörig angående personalbemanningen under natten.
