04.1. Yttrande över JO:s remiss 170322 - Tjänsteutlåtande

(1)

Tjänsteutlåtande Barn- och

utbildningskontoret

2017-04-06

Fredrik Casparsson Sidan 1 av 4

Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet

Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna

Dnr 2017/0958 BUN-2 Diariekod: 035

Barn- och ungdomsnämnden

Yttrande över JO:s remiss 170322, dnr 1298-2017

Förslag till beslut

• Barn- och ungdomsnämnden godkänner upprättat yttrande och lämnar det till Justitieombudsmannen.

Sammanfattning

Barn- och ungdomsnämnden har av JO anmodats att yttra sig över uppgifterna i bilagd anmälan (bilaga 1). Anmälaren har anmält till JO att han inte skyndsamt har fått ut de handlingar han begärt att få ta del av.

Nämndens yttrande ska innehålla en redogörelse över handläggningen av ärendet samt myndighetens bedömning. Yttrandet ska vara JO tillhanda senast den 18 maj 2017.

Bilagor:

Bilaga 1 JO:s remiss, Begäran om yttrande

Godkänt dokument, 2017-04-11, Lee Orberson

(2)

Tjänsteutlåtande

2017-04-06

Dnr 2017/0958 BUN-2 Sidan 2 av 4

Yttrande över JO:s remiss 170322, dnr 1298-2017

Patrik Asp har JO-anmält barn- och ungdomsnämnen i Sollentuna kommun med anledning av att han inte skyndsamt fått ut de handlingar han begärt.

Nedan följer en redogörelse över handläggningen av ärendet samt barn- och ungdomsnämndens bedömning.

Handläggning

Den 9 december 2016 fick Barn- och ungdomsnämnden en begäran om utlämnande av allmän handling. Begäran omfattade e-postmeddelanden från de e-postkonton som innehas av:

Ann Grundqvist Grybb (biträdande rektor) Magnus Martinsson (rektor)

Soley Aksöz Lithborn (nämndordförande) Det som efterfrågades var:

• Samtliga e-postmeddelanden i inkorgen som skickats mellan ovanstående individer under perioden 2016-01-01-2016-12-08.

• Samtliga e-postmeddelanden i e-postkorgen för borttagna objekt där ovanstående individer har mailat varandra under perioden 2016-01- 01-2016-12-08.

• Loggen för den e-postkorrespondens som skett dessa tre individer emellan under perioden 2016-01-01-2016-12-08.

Den 10 januari lämnades följande ut:

E-postväxling (outlook) mellan ovanstående personer?

E-postlogg mellan ovanstående personer?

Delegationsbeslut där det slås fast att interna e-postmeddelanden inte

betraktas som allmänna och offentliga och därför inte kommer att lämnas ut.

Den 16 januari kompletterades begäran med:

• Alla e-postmeddelanden från och till Soley Aksöz Lithborn i samtliga e-postkorgar under perioden 16-01-01 till det datum rapporten tas ut, samt e-postloggen.

Den 26 januari kompletterades begäran med:

• Samtliga e-post mellan Ann Grundqvist Grybb och Magnus

Martinsson som rör utökade barngrupperna på förskolan Sjörövaren.

(3)

2017-04-06

Den 26 januari lämnades en epostlogg ut (mottagare Soley Aksöz Lithborn)

Den 8 februari kompletterades begäran med:

• Alla e-postmeddelanden mellan eller från/till någon av de tre individerna som berör ventilation och/eller OVK på förskolan Sjörövaren. Tidsperiod 2008-01-01 – dagen då mailen tas ut samt loggen.

Den 3 mars lämnades fyra e-postloggar ut (avsändare Magnus Martinsson, Ann Grundqvist Grybb, Lee Orberson, Soley Aksöz Lithborn)

Den 6 mars lämnades tre e-postloggar ut (mottagare Ann Grundqvist Grybb, Lee Orberson, Magnus Martinsson)

Den 7 mars begärdes meddelanden från översända e-postloggar ut.

Den 17 mars lämnades en e-postlogg ut (mottagare Soley Aksöz Lithborn)

Sammanfattningsvis kan sägas att det som lämnats ut per den 5 april är följande:

925 e-postmeddelanden 8 e-postloggar

Ett delegationsbeslut

Myndighetens bedömning

Barn- och ungdomsnämnden konstaterar att man inte lyckats leva upp till den skyndsamma hantering av ärendet som lagen påbjuder. Trots

ambitionen att lämna ut efterfrågade handlingar i den del de betraktas som allmänna och offentliga, har tekniska och praktiska hinder orsakat stora fördröjningar. Myndigheten saknar helt enkelt rutiner, resurser och tekniska lösningar för att hantera en begäran som omfattar många tusen e-

postmeddelanden från olika avsändare och mottagare, där allt måste sekretessprövas innan utlämnande.

(4)

2017-04-06

Av den anledningen har leveransen av de begärda handlingarna blivit mycket utdragen, arbetet med att sammanställa och lämna ut alla e- postmeddelanden pågår fortfarande i april.

Myndigheten arbetar parallellt med utlämnandet på att i samarbete med kommunens it-kontor och dess underleverantör hitta rutiner för hur en begäran av liknande slag ska hanteras i framtiden.

Lee Orberson Fredrik Casparsson

Förvaltningschef