Round Table - The Archives Day in the Nordic Countries –
“20 years of collaboration and experience”
Möte med det nordiska nätverket kring Arkivens dag 11 - 12 april 2018
Arrangerat som ett Round Table inom projektet CO:OP - The creative Archives and users network.
Anmälda;
Danmark
Mette Andersson Arkivar Brugerservice og Formidling, Rigsarkivet, mea@sa.dk Mette Henriksen Lyngby/Tårbæk Stadsarkiv representerade ODA, mehe@ltk.dk Jørgen Thomsen Stadsarkivet Odense, representerade SLA, jth@odense.dk
Finland
Arja Rantanen Direktör i Riksarkivet och ordförande för det finska nätverket kring Arkivens Dag, arja.rantanen@arkisto.fi
Norge
Marit Hosar Fylkesarkivar ved Fylkesarkivet i Oppland – representerade
Arkivforbundet. Marit.Hosar@oppland.org
Kjetil Landrog Generalsekretær Arkivforbundet, post@arkivforbundet.no
Fredrik Larsen Lund seniorrådgiver, Arkivverket, Seksjon for brukertjenester, frelun@arkivverket.no
Sverige
Maria Andrée arkivarie, Arkiv Gävleborg, regional kontaktperson för Gävleborgs län, maria.andree@arkivgavleborg.se
Monica Frumerie ordförande, Föreningsarkivet i Stockholms län, regional kontaktperson för Stockholms län, monica-frumerie@tele2.se
Cia Hipfl Nationell samordnare av Arkivens dag, arkivarie Riksarkivet Visby
cia.hipfl@riksarkivet.se
Maria Larsson Östergren Nationell samordnare av Arkivens dag, 1:e arkivarie Riksarkivet Visby, projektledare för EU-projektet co:op, The creative archives and users
network maria.larsson-ostergren@riksarkivet.se
Marie Lennersand chef för sektionen arkiv och samlingar i Riksarkivet Marieberg
marie.lennersand@riksarkivet.se
Albin Lindqvist Representerade NAF – Näringslivsarkivens förening, länsarkivarie, Östergötlands Arkivförbund, regional kontaktperson för
Östergötlands län albin@ostergotlandsarkivforbund.se
Karin Lokrantz Nilsson länsarkivarie, Kalmar läns Arkivförbund, regional kontaktperson för Kalmar län, karin.Lokrantz@oskarshamn.se
Madelene Nettermark Nationell samordnare av Arkivens dag, arkivarie Riksarkivet Visby
madelene.nettermark@riksarkivet.se
Gunilla Nordström Stabschef, Riksarkivet, och bl.a. projektledare för EU-projektet co:op,
The creative archives and users network
gunilla.nordström@riksarkivet.se
Petra Nyberg Ansvarig för Arkivens dags hemsida, arkivarie Riksarkivet Lund
petra.nyberg@riksarkivet.se
Ingela Sannesjö arkivarie, Leksands historiska arkiv, regional kontaktperson för Dalarnas län, ingela.sannesjo@leksand.se
Island
Unnar Ingvarsson, Archivist, National Archives of Iceland, unnar@skjalasafn.is – LÄMNADE ÅTERBUD
1. Välkomna
Maria Larsson Östergren hälsar alla välkomna till svenska Riksarkivet och Stockholm.
2. Presentation av deltagare
Deltagarna presenterade sig och sina institutioner.
3. CO:OP-projektet ”The creative archives and users network” presenteras
Gunilla Nordström informerar om CO:OP.
CO:OP är ett EU-projekt som administreras av ICARUS, International center for archival research, i Wien. Projektet handlar bl.a. om att öppna arkiven för besökare, att tillgängliggöra samlingarna och öka dialogen med användarna.
Sverige deltar i CO:OP-projektet och Arkivens dag är ett bra exempel på hur man öppnar upp arkiven för allmänheten och därför har Riksarkivet valt att arrangera ett Round Table inom ramen för
projektet. Inom CO:OP finns också flera delprojekt som handlar om att t.ex. tillgängliggöra enskilda arkiv, då det i flera europeiska länder saknas infrastruktur och institutioner för bevarandet av denna typ av handlingar. Ett av dessa projekt är Topotek, som presenteras under mötet. Ett annat projekt kring tillgängliggörande involverar skolelever, ”Adventures in the archives”. Eleverna får besöka
arkivinstitutioner och göra egna kortfilmer om hur de upplever arkiven. Delprojektet presenteras också under mötet.
4. Arkivens dag, en historik
Maria ger en tillbakablick på Arkivens dags historia.
I år, 2018, fyller Arkivens dag 20 år. Upprinnelsen var när Stockholm utsågs till Europas
kulturhuvudstad 1998. I samband med detta tillkom den statliga satsningen ”Kultur i hela landet” för att skapa aktiviteter utanför Stockholm.
Arkivföreningarna tog initiativ till att söka pengar till ett gemensamt arrangemang för alla arkiv i hela landet. Syftet var att lyfta fram och synliggöra arkiven som kulturinstitutioner och hur arkivmaterialet kan användas samt visa den roll arkiven spelar i samhället.
De mål man ville uppnå med Arkivens dag var;
Nya besöksgrupper
Öka medvetandet om arkiv i samhället, inte minst gentemot politiken
Förändra självbilden för de verksamma inom sektorn
SASS (Svenska arkiv i samverkan för synlighet) bildades. Kampanjmaterial utvecklades, en första hemsida byggdes upp och ett nummer av tidningen Tema Arkiv producerades särskilt inför Arkivens dag. Man deltog bland annat vid Bok- och biblioteksmässan i Göteborg och det gjordes en utställning i SJ:s kulturvagn som fick namnet ”Ta klivet in i arkivet”.
Några av de saker som inte genomfördes men som diskuterades under det första året var:
att utse årets arkiv, ta fram frimärken, och vara synliga i radio- och tv.
SASS består idag av landets arkivorganisationer: Folkrörelsernas Arkivförbund (FA), Föreningen arkivverksamma inom landsting och kommun (FALK), Föreningen för arkiv och
informationsförvaltning (FAI), Näringslivets Arkivråd (NLA), Näringslivsarkivens förening (NAF) och Riksarkivet.
Det första året var det inget tema, utan det kom igång året efter och har sedan dess blivit, precis som Arkivens dag i sig själv, en tradition.
Lokala media brukar vara intresserade av att göra reportage om dagen. I storstäderna är det svårt att nå ut med arrangemanget, det är de mindre orterna som firar mest. Arrangemanget lockar nya besökare, men även vana arkivbesökare tycker om att fira Arkivens dag. Första året var det 35 000 besökare, de senaste åren har det legat stadigt på 20 000. Det är cirka 300 institutioner på drygt 150 orter som deltar, och många verksamheter samarbetar med varandra och med andra intressenter än arkivinstitutioner. Man delar till exempel lokaler och utställningsplatser. Intressenter som deltar kan vara till exempel släktforskarföreningar, hembygdsföreningar, museer och bibliotek.
Effekter av att ha infört denna dag:
Mer synlighet, nya besökare, fler arkivleveranser, mer självförtroende bland arkivanställda, nya nätverk-både regionalt och nationellt, nya arbetsformer.
Det är svårt att veta om dagen medfört ökade resurser till arkivverksamhet, likaså om omvärldens bild av arkiv förändrats.
Arkivens dag började året efter att sprida sig:
Danmark 1999
Island och Norge 2001
Finland 2002
Färöarna 2003
UK och Irland 2003- Archival Awareness campaign
ICA- International Archive Day den 9 juni 2009. Den dagen är dock mer inriktad på arkivarieprofessionen.
Vad vill arkiven uppnå med Arkivens dag idag?
Fördjupad relation med användarna
Ökad kunskap om arkivens roll och ökade resurser
Ökat besökstal
Ökad användning av handlingar
Ett resultat av SASS samarbete är, förutom Arkivens dag, även Arkivveckan. Det är en tredagars konferens. Under förra årets Arkivvecka, som var i Visby, arrangerades ett seminarium om Arkivens dag. Seminariet blev väldigt lyckat med mycket energi och bra idéer. Dagen är fortsatt angelägen.
PowerPoint presentationen sänds ut till alla som önskar.
5. Sammanfattning av de nordiska ländernas erfarenheter kring Arkivens dag
Sverige:
Cia redogör för Sverige. De ursprungliga idéerna och tankarna kring Arkivens dag ligger kvar. Mycket återkommer genom åren, både bra och mindre bra. Just nu är det svårt för de svenska
kommunarkiven, många får inte hålla öppet, andra kommunarkiv genomför gedigna arrangemang.
De regionala kontaktpersonerna, 1-2 per län, har en väldigt viktig roll, de kommer ifrån olika delar av arkivsektorn och har med sig olika erfarenheter och idéer. Den regionala samordningen skiljer sig åt i olika län, exempelvis hur ofta de träffas och diskuterar Arkivens dag, en del träffas ofta, andra bara någon gång per år.
Sverige har valt att vara generösa med vilka som får delta, även till exempel museer och
hembygdsföreningar är välkomna, så länge alla arrangemang är gratis under Arkivens dag, detta är en viktig princip.
På hemsidan kan man anmäla sina arrangemang ganska tätt inpå Arkivens dag, det är alltså ganska flexibelt vad gäller deltagande. Programmen ser man sedan genom att välja län enligt en karta på Arkivens dags hemsida. Adressen till den är www.arkivensdag.nu Det finns, sedan hösten 2017, nya webbformulär för anmälningar av arrangemang samt utvärdering efter Arkivens dag.
Sverige skickar ut ett 100-tal pressmeddelanden till de större medierna samt till
Riksdagsledamöterna (349 stycken). SASS bidrar med en mindre summa till Arkivens dag, Riksarkivet står för arbetstid för Maria, Madelene, Cia och Petra.
Finland:
Arja berättar om Finland: Finland har firat Arkivens dag sedan 2002. Det finns en arbetsgrupp, startad av Christina Forssell från Riksarkivet, som samordnar dagen och som består av Arbetararkivet,
Riksarkivet, Regionarkiven, en kommunrepresentant, Finska litteratursällskapet, Näringslivets arkivförening och Statsrådets arkiv. Än så länge saknas representanter för de lokalhistoriska arkiven.
Det är två-tre träffar per år, vanligtvis i Helsingfors. När Christina gick i pension tog Arja över.
Det finns ingen egen budget, bara entusiaster vars organisationer hjälper till. En diskussion kring budget/insamling kommer nog att bli av i framtiden.
Marknadsföringen består av affischer, en hemsida, e-mejl-utskick, artiklar i facktidningar, Facebook m.m. Hemsidan är tvåspråkig, och alla bilder kommer ifrån Riksarkivet.
Man rapporterar in arrangemang till hemsidan, men det sker ingen utvärdering efter Arkivens dag längre. Detta är något som bör utvecklas i framtiden.
Något som saknas är mer diskussioner med varandra om vad Arkivens dag skall betyda för Finland.
Hur skall man synliggöra Arkivens dag? Arja vill gärna ha goda tips på hur man kan arbeta.
Personliga kontakter och informationsspridning krävs. Det finns behov av kontaktpersoner. Man har beslutat att prioritera de nordiska Arkivens dag framför den internationella arkivdagen.
Det är svårt att ha öppet på lördagar, oftast har man haft öppet någon vardag veckan före eller efter Arkivens dag. Riksarkivet håller i ungefär hälften av alla arrangemang, ofta i samarbete med
föreningarna, släktforskare och historiker. De mindre arkiven har svårt att ha öppet hus, men de ordnar arrangemang på andra platser och tillsammans med andra föreningar eller museer.
Sedan 2004 firas Årets arkivgärning: Priset består av blommor och ett diplom, samt böcker från Finska litteratursällskapet. För att vinna krävs det att man gjort en kulturgärning, till exempel räddat ett arkiv.
2018 års tema är ”Arkiven- vårt gemensamma kulturarv”.
Norge:
Marit ger en tillbakablick: På 1980-1990-talet växte det fram många nya arkivinstitutioner i landet som ville synas. Norge deltog första gången på Arkivens dag 2001. Det var ett par stora institutioner och några mindre arkiv med publik verksamhet som var med. Man jobbade mycket utåt mot publiken. Landslaget for lokal- og privatarkiv, LLP, organiserade Arkivens dag med hjälp av sina kontakter de första åren. Så småningom deltog även Arkivverket. Efter LLP tog ABM-utvikkling och Norskt Kulturråd över ansvaret för Arkivens dag och slutligen Arkivverket, men samarbetet har upphört.
Första året var temat ”Kärlek”, ett gemensamt tema för de nordiska länder som deltog. Sedan dess har man haft egna teman i Norge, förutom vid de tillfällen när man haft ett gemensamt nordiskt tema. Arkivens dag har påverkats av hur arkivverksamheterna har skötts under åren. Temat har antingen varit helt fritt eller följts strängt.
Som marknadsföring har man haft logga, affischer, choklad, Facebook m.m.
Det finns ingen budget och ingen inrapportering. Arkivinstitutionerna hjälps åt att organisera Arkivens dag numera, och har varit viktig för att hjälpa till att etablera nya arkivverksamheter. ICA:s Archives Day i juni har inte varit stort, det är fel månad. Det har också varit svårt att landa på en gemensam dag i november, det är svårt att hitta folk som vill jobba på lördagar.
Det är både centrala och regionala organisationer som jobbar med Arkivens dag. Det är en ny arkivlag och en utredning om framtidens arkiv på gång som kan påverka arkivverksamheterna i Norge. Det är just nu tudelat mellan digitalt/analogt, historia/förvaltning. Dessutom sker det sammanslagningar av fylken och kommuner.
Kjetil arbetar nu fram en ny hemsida för Arkivdagen, Arkivforbundet har planer på att söka projekt- och utveckloingsmedel.
Fredrik från Arkivverket berättar om nuläge inom Arkivverket: I Oslo samarbetar några
arkivinstitutioner kring Arkivens dag: Oslo byarkiv, Historiska arkiv med flera. Nationalbiblioteket har även de Arkivens dag arrangemang, de förvarar enskilda arkiv. Tekniska museet har arrangemang med föredrag, visningar och enklare förtäring.
Förra året var temat ”Förbrytelse och straff”, då kom det cirka 100 besökare. Arkivverket samlade alla institutioner, detta tema hade man hela hösten. Tidigare har man varit på Stortinget, men på grund av registrering för att bli insläppta blir det problem vid större folksamlingar. 2015 års tema
”Gränslöst” om invandring och utvandring var på Stortinget. 2016 var temat ”Med hjärta för arkiven”. I år kommer arrangemanget att hållas på fredagen, och det kommer att bjudas på lättare förtäring. Oslo byarkiv är värd. Temat har inte bestämts än men eventuellt något om Europeiska Kulturarvsåret. Det är också 100 år sedan första världskriget slutade, den 11 november.
För marknadsföring används egna kanaler: Blogg och hemsida, sociala medier, köpa annonser i FB, nyhetsbrev, affischer, flyer som trycks upp på Stortinget. Det finns en Arkivens dag budget, men det är inga större summor. Man planerar arrangemang ett år åt gången.
Danmark:
Jørgen berättade om SLA:s arbete: Danmark deltog för första gången på Arkivens dag 1999. Det gemensamma nordiska temat för 2001, ”Kärlek”, följdes men andra teman har antingen följts helt eller inte alls. Allt som allt kommer det cirka 7 000-10 000 besökare över hela landet till 200 arkiv varje år, men en del arkiv är för små för att kunna ha aktiviteter. Danmark har på sistone satsat på digitalisering. Rigsarkivet har kommit längst med att lägga ut handlingar digitalt. Det är kostnadsfritt att använda.
SLA har arbetat med det nordiska temat och hat egna. 2016 – Sport och idrott, 2017 – Förr & nu – om det som förändrats.
2005 förändrades arkivlandskapet, det blev en splittring av arkivorganisationerna och ODA, Organisationen Danska Arkiver, bildades. Idag är 530 medlemmar i SLA och 50 i ODA.
Det är viktigt att hålla fast vid att vi ska ha besökare till våra arkiv, utan besökare behövs inte arkivarien.
Mette från ODA berättar: Många arkiv satsar på bred förmedling till exempel till skolklasser, och vill hitta ett Arkivens dag-tema som är aktuellt, och gemensamt. Det skall gå att koppla både till dåtid och nutid. Man använder mycket sociala medier för att synas. Man funderar även på att ha flera dagar eller en vecka istället för en dag. Det personliga mötet med brukaren och medborgaren är vikigt.
Mette från Rigsarkivet: Tv program lockar nya besökare till arkiven, vilket är viktigt. Man tittar också på målgrupper, vad är användarnas önskemål? Crowdsourcing är ett nytt arbetssätt. Det finns ingen organisatorisk samordning inom Rigsarkivet.
6. Marie Lennersand visar Riksarkivets jubileumsutställning
Marie Lennersand, Chef för sektionen arkiv och samlingar i Riksarkivet Marieberg, berättar om Riksarkivet Mariebergs publika arbete och om jubileet samt visar jubileumsutställningen.
7. Workshop om nordiskt samarbete samt tema 2019
Alla deltagarna är överens om att vi behöver fortsätta att lyfta Arkivens dag och att samarbeta med varandra. Besökarna på plats är fortsatt viktiga, inte bara det digitala.
Finland: Kanske kan söka bidrag från kulturfonden till arrangemang, så Arkivens dag inte är helt knutet till Riksarkivet. Man kanske kan få en nystart med projekt eller liknande som alla
arkivinstitutioner kan vara del av. Det finns just nu 15 arkiv i Finland som får statligt stöd. Vi måste bygga mer kontaktnätverk och involvera fler!
Norge: Vi behöver jobba mer med moderna medier, men också fortsätta som tidigare. Vem kan bidra med ekonomiskt stöd? Att vara en del av en större organisation drar folk och media. Vi måste bygga upp nätverk, kanske följa Sverige, att ha regionala kontaktpersoner och utvärdering av arrangemang, men med mer digital representation. Det är viktigt att ha ett gemensamt nordiskt tema. Arkivverket och Arkivforbundet behöver samarbeta.
Finland: Tema som fångar är viktigt, vi måste ha dagsaktuella teman; hotspot-arkiv, spetsiga teman.
Diskussion om gemensamma nordiska teman:
Gömt och glömt Svart på vitt Minnen
Rätten att bli glömd Gömd information Glömda historier
Vems historia glöms eller göms? DNA?
Temat bör användas för att locka nya besökare Kommunikation
Skattgömma Hemliga arkiv
Det beslutades att temat för 2019 blir ”Gömt eller glömt?”.
Cia skriver en kort text på cirka två meningar som beskriver temat.
Funderingar kring om man kan ha nordiskt tema varje år? Att visa att vi firar samma dag, gemensamt över hela Norden. Det kan vara svårt att genomföra, speciellt om man ska träffas varje år. Det kostar pengar som kanske inte finns. Trots detta är det viktigt att vi tar oss tid att träffas och inspirerar varandra, Nordiska arkivdagarna är i stort sett bara för Arkivverket/Riksarkiven. De mindre organisationerna har inte råd att åka.
8. Övrigt:
a) Nästa möte
Finland erbjuder sig att hålla nästa konferens om Arkivens dag, våren 2019. Finska litteratursällskapet i Helsingfors kan kanske bidra som värd.
Arja kallar nätverket.
b) Nordisk Arkivförmedlingskonferens
Ett förslag är att ha en konferens om arkivförmedling, förslag att hålla konferensen i Lund 2019 eller 2020.
Petra undersöker detta samt om vi kan söka nordiska pengar.
c) Gemensamt nordiskt tema
Värdeord:
Vad tänker vi kring Arkivens dag:
Norden, den gemensamma historien, demokrati, öppenhet, tradition, historierna i arkiven.
Det beslutades att vi ska ha ett gemensamt Arkivens dag-tema varje år, det blir lättare att hjälpas åt och att visa att vi firar gemensamt.
Cia sammanställer en lista så att vi kan se vad alla länder haft för teman tidigare. Alla skickar sina respektive länders listor till Cia.
9. Andra frågor
a) Europeiska kulturarvsåret
Norge informerar om det Europeiska kulturarvsåret 2018. Det blir en storsatsning med samarbeten mellan flera stora institutioner. Man skall ”Utforska det rika och mångkulturella Europa” och i Norge ha ”Typiskt norskt- inte bara norskt” med föredrag om bland annat ödegårdar.
Finlands Arkivens dag-tema ”Arkivet- vårt gemensamma kulturarv” knyter an till Kulturarvsåret.
b) Nordisk arkivportal
Fredrik informerar: Nordisk Arkivnyt finns numera digitalt på nordiskarkivportal.org. Portalen är ett samarbete mellan de nordiska riksarkiven. I Portalen kan man samla information om gemensamma samarbeten och projekt, t.ex. Arkivens dag.
Tidskriften Nordisk Arkivnyt utges från 2018 bara digitalt. Den kommer ut fyra gånger per år, och går att ladda ner i PDF format. Tidigare årgångar finns snart tillgängligt digitalt, just nu finns de tillbaka till 2005.
Alla är välkomna att anmäla sig till nyhetsbrevet: https://www.nordiskarkivportal.org/nyhed-tilmeld- nyhedsbrev-fra-nordisk-arkivportal/
I kalendern kan man lägga in aktiviteter som har nordisk anknytning, och under fliken https://www.nordiskarkivportal.org/knowledge/ finns det mer om samarbeten, gemensam terminologi med mera.
Rigsarkivet i Danmark sköter driften av portalen. Fredrik Larsen Lund från Norge är redaktör för portalen. Huvudredaktör för Nordisk Arkivnyt är Maria Larsson Östergren från Sverige.
Under ”aktiviteter” finns det information om Arkivens dag. Här är alla välkomna att bidra med Arkivens dag-aktiviteter, gemensamma samarbeten, program med mera.
c) Gemensam marknadsföring
Tänk på att använda Nordisk arkivportal!
Cia Hipfl skriver en artikel om Arkivens dag-träffen till Nordisk Arkivnyt, samt om det gemensamma temat.
Använda gärna den gemensamma hashtaggen #Arkivdag.
Kom ihåg att uppdatera de egna hemsidorna.
d) Topotek
Maria Larsson Östergren och Madelene Nettermark berättar och visarTopotek, ett online arkiv för lokalhistoria inom co:op-projektet.
Detta är ett sätt att tillgängliggöra material som finns ute hos privatpersoner eller hos föreningar.
Självklart kan man lämna in handlingar/fotografier till arkiven, men ibland vill privatpersoner eller föreningar behålla sin historia nära. Då är Topoteket ett sätt att göra det tillgängligt för fler.
Användarna kan också hjälpa till att exempelvis identifiera platser eller personer på fotografier.
Länk: https://www.topothek.at/en/
e) Adventures in the Archives
Maria Larsson Östergren visade kortfilmer och berättade om delprojektet ”Adventures in the Archives” inom co:op, där studenter arbetat med film som medium för att skildra ett besök eller en historia av arkiven.
10. Mötet avslutas
Maria tackade alla som kom för ett härligt möte med många bra tankar och idéer.
Vid anteckningarna Madelene Nettermark
