Bild på omslaget:Image Source/Matton ImagesPhotodisc/Matton Images

Harry Taskinen

Öppna dörrarna till ett gränslöst utnyttjande av pdf-dokument – granska, skriv ut, producera, redigera, distribuera! Boken ger en mångfacetterad beskrivning av pro- gramsviten Acrobat 8. Såväl användare av kontorsprogram som publicerings- och 3D-konstruktionsprogram har nytta av boken. Tonvikten har lagts vid versionerna Standard och Professional, men boken innehåller även värdefull information för dem som använder andra versioner av Acrobat eller Adobe Reader. Boken kan även användas för äldre programversioner.

Ämnen som tas upp är till exempel

• öppna, ordna, skriv ut och spara pdf-dokument

• redigera pdf för olika användningsområden

• skapa pdf i olika lägen

• pdf i kontorsarbetet – Microsoft-programmens PDFMaker

• pdf-dokumentens extrafunktioner för elektronisk publicering

• pdf på korrektur- och granskningsrundor

• återanvända text- och bildmaterial från pdf-dokument

• tryckproduktionsverktygen i Acrobat Professional

• pdf-blanketter

Bild på omslaget:Image Source/Matton ImagesPhotodisc/Matton Images

Bokens författare, Harri Taskinen, är professionell utbildare i den grafiska branschen. Han har dess- utom under flera år varit VD för ett utbildningsföretag i branschen. Hans special- område är pdf och Acrobat- programmen och han har demonstrerat program under många av Adobes produkt- visningar. Harry har även redigerat och layoutat flera andra fackböcker.

Harri Taskinen

ACROBAT

SOM PUBLICERINGSVERKTYG

Harry TaskinenAcrobat som publiceringsverktyg

6248 Acrobat.qxp 2007-04-18 10:27 Sida 1

del 2

SKAPA PdF-dOKUMeNT

8. Ändamålsenliga PdF-dokument ... 28

9. Pdf från olika program ... 38

10. Skanning ... 48

11. Från webbsida till pdf ... 49

12. Automatiska funktioner... 50

För att kunna skapa ett än- damålsenligt dokument måste pdf-kreatören känna till vad dokumentet ska användas till samt hur olika arbetsmetoder och alternativ påverkar resul- tatet.

Adobe Creative Suite är ett populärt programpaket, som innehåller grundverktygen för att skapa allehanda publikationer. I paketet ingår även Acrobat-pro- grammet, och alla program har samma pdf-inställningar. Det gör filhantering och överföring från ett program till ett annat betydligt enklare.

8. ÄNdAMÅlSeNlIgA PdF- dOKUMeNT

Acrobat­programmen innehåller en hel del färdiga förinställningar, med vilka man kan skapa pdf­dokument av olika slag efter behag. För pdf­do­

kument avsedda för tryck har många tryckerier och tidningar gjort egna inställningsfiler, som man kan ladda in i Acrobat och därmed säkerställa att pdf­dokumenten motsvarar mottagarens krav. För webbpublicering skapar man däremot mycket enkla pdf­dokument.

Det här kapitlet beskriver användningsområden och skillnader mellan de olika inställningarna, som tas upp en efter en. Hur du använder inställ­

ningarna förklaras i kapitel 9 Pdf från olika program.

A. Pdf-standardinställningar

Minsta filstorlek (Smallest File Size)

Pdf­dokument som skapats med de här inställningarna lämpar sig både för läsning på bildskärm och som bilagor till e­post. Dokumenten är kompatibla med Acrobat 5 eller senare. Filerna blir små eftersom upp­

lösningen är 100 ppi för färgbilder och 150 ppi för svartvita bilder, och dessutom komprimeras de rätt kraftigt med bildkvalitetsinställningen Låg (Low). Teckensnitten läggs med i pdf­dokumentet så att de använda tecknen benämns olika, vilket garanterar att dokumentet skrivs ut på rätt sätt i alla situationer.

Standard

Inställningen Standard är grundinställningen när man använder kontors­

program. Den är kompatibel med Acrobat 5 eller senare. Färgbildsut­

skrifterna blir bättre eftersom upplösningen är 150 ppi, precis som för de svartvita bilderna. Upplösningen för monokroma bilder är 1200 ppi, vilket gör att till exempel diagramutskrifter blir klara och tydliga. Teck­

ensnitten infogas och komprimeras under sina egna namn, vilket givetvis gör att filstorleken ökar, men det ger bättre möjligheter för att återan­

vända och redigera materialet.

Överdimensionerade sidor (Oversized Pages)

Inställningarna är för övrigt lika, men dokumenten är kompatibla med Acrobat 7 eller senare. Det här alternativet rekommenderas för till exem­

pel konstruktionsritningar där man använder stora ark.

2

De standardiserade inställning- arna för tryck sammanfaller ofta helt med de pdf-joboptions- inställningar som tryckerierna skapat för att deras kunder ska kunna göra välfungerande och tryckbara dokument. Med tanke på internationella kontakter är det befogat med en ISO-stan- dard.

Förutom upplösning, färgrymd och teckensnitt ser PDF/A-stan- darden bland annat till att do- kumenten inte är lösenordsskyd- dade och att de inte innehåller multimedia eller externa länkar.

Högkvalitetsutskrift (High Quality Print)

Dokumenten är kompatibla med Acrobat 5 eller senare. Kvaliteten på rasterbilder har ökats till 300 ppi, vilket räcker gott och väl för bords­

skrivare och korrekturskrivare. Kvalitetsinställningen för komprimeringen är Maximal (Maximum), vilket inte gör resultatet sämre. Teckensnitten är infogade på samma sätt som i Standard­inställningen. Filstorleken hamnar i närheten av ett pdf­dokument i tryckkvalitet, så man bör inte publicera ett dokument av det här slaget på webben utan att tänka sig för.

Tryckkvalitet (Press Quality)

De här inställningarna ger i princip god tryckkvalitet. Det finns ändå några detaljer som man bör ta hänsyn till, och ofta är det bättre att an­

vända PDF/X­standardinställningarna, eller använda de inställningar man fått från tryckeriet.

Dokumenten är kompatibla med Acrobat 5 eller senare. Bildernas upp­

lösning är 300 ppi och man har inte tummat på kvaliteten, den är bästa möjliga. Automatisk rotering av sidor är inte vald. För säkerhets skull avbryts pdf­skapandet om inbäddningen av teckensnitten misslyckas av någon anledning.

b. ISO-standarder

Pdf är ingen standard i sig, även om formatet har blivit vedertagen norm till exempel i tryckbranschen. Som internationell ISO­standard har man antagit en del pdf­format, som har definierats för att passa sina respektive ändamål. Acrobat­programmen innehåller de senaste versionerna av dessa standarder.

PDF/X-1a:2001 och PDF/X-1a:2003

En tryckstandard för CMYK­arbetsflöde, där man inte använder ICC­

färgprofiler. 2001 års standard skapar dokument i pdf­version 1.3, 2003­

standarden skapar dokument i pdf­version 1.4.

PDF/X-3:2002 och PDF/X-3:2003

En tryckstandard för RGB­arbetsflöde, där man använder ICC­färgpro­

filer. 2002 års standard ger dokument i pdf­version 1.3 och den senare i version 1.4.

PDF/A-1b:2005 (CMYK) och PDF/A-1b:2005 (RGB)

En standard för arkivgodkända pdf­dokument. Den garanterar tillräckligt hög kvalitet på bilderna (300 ppi) och lagrar teckensnitten i pdf­doku­

mentet för att säkra återanvändning av materialet.

Adobe Distiller – destillationsap- paraten eller destillatören – är den del av Acrobat-programmet som skapar pdf-dokumenten.

Numera behöver man inte öppna Distiller så ofta eftersom den vid behov körs automatiskt i bakgrunden, eller så skapas dokumentet med originalpro- grammets egna exportfunktion, varvid Distiller inte behövs överhuvudtaget.

Du kan lägga nya inställningar till listan. Öppna Adobe Distiller och välj kommandot Inställ- ningar/Lägg till Adobe PDF- inställningar (Settings/Add PDF Setting).

Om du gör ändringar i en befintlig inställning kan du spara den som en egen inställning under ett valfritt namn.

C. Pdf-inställningar

Acrobats färdiga pdf­inställningar och hur man justerar dem hittar du i Distiller­programmet, som öppnas i Acrobat med kommandot Avance- rat/Tryckproduktion/Acrobat Distiller (Advanced/Print Production/

Acrobat Distiller). Välj önskad inställning i listrutan Standardinställ- ningar (Default Settings), och du kan sedan justera inställningen med kommandot Inställningar/Redigera Adobe PDF-inställningar (Set­

tings/Edit Adobe PDF Settings).

Du får även fram inställningarna med utskriftskommandot. Välj Adobe PDF i dialogrutan Skriv ut (Print). Klicka på knappen Egenskaper (Pro­

perties) och välj fliken Adobe PDF-inställningar (Adobe PDF Settings) i dialogrutan. I Office­program väljer du menykommandot Adobe PDF/

Ändra konverteringsinställningar (Adobe PDF/Change Conversion Settings), och på fliken Inställningar (Settings) klickar du på knappen Avancerade inställningar (Advanced Settings).

Det spelar ingen roll på vilket sätt man kommer fram till pdf­inställning­

arna, de innehåller alltid samma sex flikar där du anger alla inställningar för dokumentet du skapar. Om du ändrar inställningarna ändras de också i alla andra program som använder dem.

Allmänt (General)

1 I avsnittet Filalternativ (File Options) anger du dokumentets Kompatibilitet (Compatibility). Med den här inställningen försäk­

rar du dig om att pdf:en även kan öppnas i äldre programversioner.

Om du å andra sidan väljer en nyare version får du tillgång till många egenskaper som bara finns i de senare versionerna.

2 Förhandsinställningarna för Objektnivåkomprimering (Object Level Compression), Rotera sidor automatiskt (Auto­Rotate

31

Observera att versionsnumret för Acrobat inte är detsamma som pdf-versionsnumret. Det är ändå enkelt att hålla reda på versionerna med följande regel: Acrobat 8 motsvarar PDF-version 1.7, och 1+7 blir 8.

Ett pdf-dokument i versionen 1.3 härstammar alltså från den tid då man använde Acrobat 4.

Skillnaden beror naturligtvis på att när man startade med Acrobat 1 så hade pdf:erna versionsnumret 1.0!

1 2



 3

 6

Pages) och Bindning (Binding) är som standard korrekt inställda, och det finns ingen anledning att ändra på dem.

3 Inställningen Upplösning (Resolution) kan vara förvirrande. Den här inställningen har inget att göra med bildernas resolution. I rutan visas upplösningen för standardskrivaren (till exempel 600 dpi), som är viktig för att till exempel få lyckade övertoningar på filmutskrifter.

4 Du behöver inte fylla i rutorna för vilka sidor som ska skrivas ut, eftersom man nästan alltid väljer ut de önskade sidorna i original­

programmet.

5 Lämna kryssrutan Inkludera miniatyrer (Embed thumbnails) omarkerad, eftersom Acrobat och Acrobat Reader numera skapar miniatyrbilder själv. Miniatyrbilder som lagras i ett dokument gör att filstorleken ökar helt i onödan, de behövs bara i Acrobat 4 och äldre versioner.

6 Alternativet Optimera för snabb webbvisning (Optimize for fast web view) skapar enheter som bildar hela sidor av pdf­dokumentets kod och gör det möjligt att läsa den första dokumentsidan medan resten av sidorna fortfarande håller på att laddas ner. Ett viktigt alternativ vid webbpublicering.

7 Alternativet Standardinställning för sidstorlek (Default Size Page) har i praktiken ingen betydelse därför att nästan alla program anger storleken på sidorna själva. Den sidstorlek som anges här använder Distiller egentligen bara för att konvertera eps­filer, som inte innehåller några storleksangivelser.

DPI – LPI – PPI

Utskriftsupplösningen (dpi, dots per inch), linjetätheten för rasterbilder vid tryck (lpi, lines per inch) och bildernas upplösning (ppi, pixels per inch) är be­

grepp som ofta förväxlas. Med en grov förenkling förhåller sig deras värden till varandra så här:

300 dpi – 60 lpi – 120 ppi 600 dpi – 85 lpi – 170 ppi 1200 dpi – 120 lpi – 240 ppi 2400 dpi – 150 lpi – 300 ppi

Många pixlar, låg kvalitet Många pixlar, hög kvalitet

Få pixlar, låg kvalitet

Bilder (Images)

I avsnittet Bilder (Images) anger man interpolerings­ och komprimerings­

grad för bilderna, vilket har det största inflytandet på pdf­dokumentens kvalitet och på filstorleken. När en bild interpoleras skapas en ny, större bildpunkt av flera kringliggande bildpunkter (pixlar), vilket givetvis försämrar bildkvaliteten men gör filerna mindre. På samma sätt påverkar komprimeringssätten (zip, jpeg) filernas storlek. Komprimeringen ändrar inte antalet pixlar, men bildinformationen packas på ett mindre utrym­

me genom att till exempel leta fram stora enhetliga färgområden.

1 Färgbilder (Color Images) är fotografiska bilder eller till exempel skärmdumpar. Den önskade upplösningen varierar oftast mellan 72 ppi (webbkvalitet) och 300 ppi (god tidskriftskvalitet). Skriv önskad upplösning i rutan Nedsampla (Downsample). I rutan nedanför fyller du i den minsta upplösning som en bild måste ha för att den ska interpoleras.

2 Som Komprimering (Compression) kan du välja mellan automa­

tisk, ZIP eller JPG. I de flesta fall är den automatiska inställningen det bästa alternativet. En inställning som har mycket stor betydelse för resultatet är Bildkvalitet (Image Quality). Välj en kvalitet mel­

lan Minimum och Maximum.

3 Gråtonsbilder (Grayscale Images) justeras precis som färgbilder.

Oftast kan du ange en högre upplösning och mindre komprime­

ring, eftersom gråtonsbilder inte tar så mycket plats från början.

4 Monokroma bilder (Monochrome Images) är bilder där de vita och de färgade pixlarna ligger intill varandra utan nyansövergångar.

33

1 2

3





För sådana bilder bör du ange en högre utskriftsupplösning. Vid behov väljer du ett alternativ i listrutan Kantutjämning för grå- skala (Anti­alias to gray), men det gör att tunna linjer och fin text lätt kan bli grumliga.

5 Inställningen Profiler (Policy) anger hur du ska bära dig åt om bildernas upplösning är lägre än det önskade resultatet. Det går förstås inte att förbättra upplösningen med Acrobat eller Distiller, så alternativen är Ignorera (Ignore), Varna och fortsätt (Warn and continue) och Avbryt jobb (Cancel job). Genom att varna eller avbryta arbetet helt kan man förhindra att bilder med alltför dålig upplösning av misstag till exempel trycks i ett tryckeri.

Teckensnitt från vissa tillverkare är försedda med en begräns- ning som gör att du inte kan inbädda dem i ett pdf-doku- ment. Bredvid sådana teckensnitt visas en ikon som ser ut som ett lås. Då får du skapa dokumentet utan teckensnitt och försäkra dig om att mottagaren har samma teckensnitt på sin dator – annars måste du vektorisera all text.

Teckensnitt (Fonts)

Eftersom ett pdf­dokument ska se likadant ut oavsett operativsystem eller användarmiljö är teckensnittshanteringen ytterst viktig. Det händer ofta att den som läser och skriver ut ett pdf­dokument inte har de rätta teckensnitten på sin dator, därför måste de inkluderas i dokumentet.

1 Det finns tre alternativ för att inkludera teckensnitt: Inkludera alla teckensnitt (Embed All Fonts), Bädda in OpenType-teck- ensnitt (Embed OpenType Fonts) och Skapa delmängder…

(Subset...). Om du inkluderar alla teckensnitt kan du – förutom att dokumentets utseende förblir oförändrat – redigera texten senare, eftersom du har tillgång till teckensnittet. Ofta väljer man alternati­

vet delmängder, eftersom då bara de teckensnitt som använts bifo­

gas dokumentet. Du kan ange ett procenttal för delmängden. Bara de teckensnitt som når upp till procenttalet läggs till. Dessutom ändras namnet på teckensnitten i delmängden, vilket garanterar ett korrekt resultat vid tryck. Från version PDF 1.6 går det att inbädda OpenType-teckensnitt fullständigt.

2 Med alternativen i listrutan Om inkludering misslyckas (When Embedding Fails) kan du bestämma hur programmet ska göra, om inbäddningen av en eller annan orsak misslyckas.

3 Avsnittet Inkludering (Embedding) innehåller de teckensnitt som finns att tillgå. Här kan du beordra programmet att Inkludera alltid (Always Embed) eller Inkludera aldrig (Never Embed) önskade teckensnitt.

4 Om ett teckensnitt inte visas i listan kan du klicka på knappen Lägg till namn (Add Name), skriva namnet i rutan Lägg till teckensnittet (Add the font), och välja om du alltid eller aldrig vill infoga teckensnittet.

1 2

3



3

OpenType

OpenType är ett teckensnittsfilformat som utvecklats av Adobe och Micro­

soft, och som är oberoende av vilket operativsystem som används.

Ett OpenType­teckensnitt kan innehålla ett mycket stort antal tecken, inklusive tecken för olika språk. Dessutom erbjuder OpenType utmärkta möjligheter för hantering av teckentypografin. Ett OpenType­teckensnitt kan innehålla upp till 65 000 tecken, medan traditionella teckensnitt innehåller högst 256. Många varianter som inte finns i standarduppsättningarna, som medievalsiffror, äkta kapitäler, upphöjd och nedsänkt text, ornamenttecken, tecken för rubriker och stilar, kontextberoende tecken, stilvarianttecken, an­

fanger, avslutningstecken och ligaturer kan innefattas i ett enda teckensnitt.

Alla OpenType­tecken använder bara en fil för att åstadkomma alla varianter (konturer, breddsteg och så vidare), så det är enkelt att hantera teckensnit­

ten. OpenType­teckensnitten är också tydligt namngivna. Samma teckensnitt fungerar både på Macintosh­ och Windowsdatorer, vilket underlättar överfö­

ring av filer från ett system till ett annat.

Teckensnitten i ett dokument

Du kan kontrollera vilka teckensnitt ett dokument innehåller med kom­

mandot Arkiv/Egenskaper (File/Properties) och öppna fliken Teck- ensnitt (Fonts). Ikonen framför teckensnittet visar om det är ett Type 1­ (PostScript), TrueType­ eller OpenType­teckensnitt.

1

2

3



Färg (Color)

Färginställningarna är ofta klara att använda med de förinställda värdena.

Om du i avsnittet Färg (Color) jämför inställningarna för pdf­typerna Minsta storlek och Tryckkvalitet ser du att de är helt olika.

Tanken är att en elektronisk publikation ska ha formatet RGB, medan man vanligen levererar material i CMYK­format till tryckerierna.

I den här boken finns inget utrymme för att göra någon djupdykning i färghanteringens olika möjligheter och alternativ. Om pdf­dokumentet till exempel består av reklammaterial i en så kallad tryckbar fil är det bäst att diskutera saken med tryckeriet eller förlaget.

1 Välj Ingen (None) som Inställningsfil (Settings File), så kan du själv ange inställningarna som du vill ha dem.

2 Konvertera alla färger till den färgrymd du vill använda. I listrutan Dokumentåtergivningsmetod (Document Rendering Intent) anges vilken metod som används vid konvertering mellan olika färgrymder. Alternativet Bevara (Preserve) betyder att konverte­

ringsmetoden väljs först i utskrifts/tryckenheten.

3 Ange önskade värden för Arbetsfärgrymd (Working Spaces).

Oftast är det bäst att välja samma inställningar som i det program där publikationen ursprungligen skapades.

4 Om man i originalprogrammet har gjort angivelser om någonting som påverkar tryckningen (till exempel underfärgsborttagning eller rasterinformation) bör du bevara dem när du skapar pdf­doku­

mentet.