Linnéuniversitetet
Kandidatuppsats
Företags motivationshöjande åtgärder vid hemarbete under en pandemi
- En kvalitativ studie om företag som ställt om till hemarbete
Författare: Erika Andersson Jonas Wingren Alan Maatouk Examinator: Petter Boye Termin: HT20
Ämne: Företagsekonomi Nivå: Kandidat
Kurskod: 2FE98E
Sammanfattning
I en tid då en världsomfattande pandemi lamslagit stora delar av samhället har även många företag tvingats ställa om. Att minska smittspridningen av Covid-19 viruset mellan människor har varit avgörande för att bekämpa pandemin innan ett vaccin kommit och social distansering har varit ordet på allas läppar under 2020. För att kunna uppnå detta har hundratals miljoner människor över hela världen tvingats ställa om till att arbeta hemifrån (BBC 2020). Detta har skapat stora utmaningar för många företag, både logistiskt och hur företagen skall jobba för att de anställda skall få en bra arbetsmiljö i hemmet.
När sociala interaktioner med kollegorna försvinner och de anställda tvingats till hemarbete finns det även risk att de anställdas motivation påverkas. Företag i Sverige har aldrig tidigare skådat denna typ omställning till hemarbete vilket gör att forskningen kring det är liten, och syftet med denna studie är att genom intervjuer med ledande personer inom små till medelstora företag se om det under detta påtvingade hemarbete funnits motivationsbrist hos de anställda samt hur företagsledningen har styrt de anställda för att såväl proaktivt som retroaktivt möta detta problem.
Det som framkom är att flertalet av respondenterna i intervjuerna vittnar om att anställda i viss mån känner en motivationsbrist, men framförallt har alla respondenterna i studien på ett eller annat sätt styrt de anställda för att motverka denna motivationsbrist. Vår samlade uppfattning efter att ha slutfört studien är att företagen har genomfört olika motivationshöjande åtgärder baserat på de anställdas erfarenhet, kunskap och individuella förutsättningar.
Flertalet av de respondenter som ingår i studien vittnar redan nu om att de kommer att övergå till mer hemarbete även efter pandemin. Med denna studie kommer även andra företag i framtiden skall kunna styra sina anställda för att motverka motivationsbrist vid fortsatt hemarbete eller om om en liknande situation med påtvingat hemarbete uppstår igen.
Nyckelord: hemarbete, pandemi, motivationsbrist, personalstyrning
Abstract
At a time when a worldwide pandemic has paralyzed large parts of society, many companies have also been forced to change. Reducing the spread of the Covid-19 virus among humans has been crucial in fighting the pandemic before a vaccine arrived, and social distancing has been on everyone's lips by 2020. To achieve this, hundreds of millions of people around the world have been forced to work from home (BBC 2020). This has created major challenges for many companies, both logistically and how companies should work to ensure that employees have a good work environment at home.
When social interactions with colleagues disappear and the employees are forced to do homework, the authors of this essay believe that there is also a risk that the employees' motivation is affected. The world has never before seen this type of transition to homework, which means that research on it is small, and the purpose of this study is to through interviews with leading people in small to medium-sized companies see if during this forced homework there was a lack of motivation among employees and how company management has guided the employees to meet this problem both proactively and retroactively.
What emerged is that the majority of the respondents in the interviews testify that employees to some extent feel a lack of motivation, but above all, all the respondents in the study have in one way or another guided the employees to counteract this lack of motivation. Our overall perception after completing the study is that the companies have implemented various motivation-enhancing measures based on the employees' experience, knowledge and individual conditions.
Most of the respondents included in the study already testify that they will switch to more homework even after the pandemic. With this study, we hope that other companies in the future will also be able to control their employees to counteract a lack of motivation in continued homework or if a similar situation with forced homework arises again.
Keywords: homework, pandemic, lack of motivation, personnel management
Sammanfattning 1
Abstract 2
1. Inledning 5
1.1 Bakgrund 6
1.2 Problemdiskussion 7
1.3 Forskningsfråga 8
1.4 Syfte 8
1.5 Definitioner 8
1.5.1 Små och medelstora företag 8
2. Teoretisk referensram 9
2.1 Teorier om motivation 9
2.1.1 Maslows behovshierarki 9
2.1.2 Herzbergs tvåfaktorsteori 11
2.1.3 McClelland motivationsteori 12
2.2 Motivationens påverkan vid hemarbete 13
2.3 Att leda för att öka motivationen vid hemarbete 15
2.4 Syntes 16
3. Metod 18
3.1 Forskningsstrategi 18
3.2 Undersökningsansats 19
3.3 Urval 20
3.4 Datainsamling 21
3.4.1 Primär och sekundärdata 22
3.5 Etik 23
3.6 Dataanalys 24
3.7 Metod- & källkritik 25
4. Empiriskt resultat 26
4.1 Presentation av företagen 26
4.1.1 Redovisningsbyrå 27
4.1.2 It-förvaltningsföretag 29
4.1.3 Marknadsföringsbyrå 32
4.1.4 Arkitektkontor 34
4.1.5 Mjukvaruutvecklingsföretag 35
4.1.6 Revisionsbyrå 37
5. Analys 39
5.2 Negativa effekter av hemarbete 40 5.3 Företagens styrning mot motivationsbrist i praktiken genom teorin 41
6. Slutsats 46
Referenslista: 49
Bilaga 1 53
Intervjufrågor 53
1. Inledning
Inledningen ger en introduktion till ämnet samt går in på det problem som identifierats.
Bakgrunden till studien innefattar pandemin som drabbat världen och vidare diskuteras i problemdiskussionen vad detta kan innebära för företag och hur detta kan vara ett problem.
Stycket avslutas med den frågeställning som studien är uppbyggd på samt syftet med studien.
I samband med den dagliga nyhetsrapporteringen genom media möts samhället dagligen av olika påståenden som hotar samhället och ekonomin, det kan handla om klimatfrågor, politik eller naturkatastrofer. Dessa tre punkter är alla något som kan leda till tillfälliga eller långvariga samhällskriser och för att motverka detta kan det krävas ett snabbt agerande för att skydda vårt samhälle (Gill, 2006). I slutet av 2019 uppkom ett nytt virus i Wuhan, Kina. Detta virus härstammade från lokala djurmarknader och har blivit benämnt som Covid-19. Detta virus, som leder till en andningssjukdom och attackerar främst lungorna, har sedan utbrottet i Kina spridit sig till omvärlden med över 86 miljoner bekräftade fall i januari 2021 (John Hopkins University, 2021). Virusets svårighetsgrad varierar sig från fall till fall mellan olika människor, vissa personer visar inga specifika symtom medan i vissa fall är viruset dödligt. När viruset började att sprida sig som mest vidtogs drastiska åtgärder såsom reseförbud, social distansering samt tvingad eller rekommenderad karantän och den 11 mars förklarade världshälsoorganisationen WHO Covid-19 som en pandemi (WHO, 2020; Jansson, 2020). I Sverige togs det fram lokala allmänna råd, vilka har tagits fram för att förhindra spridningen av Covid-19 viruset. Genom de framtagna råden innebär att varje enskild individ har en skyldighet att enligt smittskyddslagen vidta åtgärder för att skydda varandra och minska risken att sprida smittan vidare i samhället (HSLF-FS 2020:12). I samband med dessa råd och omständigheter har många företag valt att beordra sin personal till att arbeta hemifrån på heltid alternativt deltid för att vara med och bidra till att smittspridningen minskar i samhället.
1.1 Bakgrund
Efter att många studier har bedrivits på begreppet hemarbete kan det också fastslås att kostnadsbesparingar kan göras för företag som väljer att arbeta på detta viset (Lewis & Cooper,
2005). Detta inkluderar allt från minskat behov av kontorslokaler, el- och värmekostnader samt lunchkuponger som vissa företag erbjuder till sina anställda. I dagens samhälle är möjligheterna till att arbeta hemifrån bättre än någonsin då tekniken bidrar till flexibilitet och frihet där anställda kan arbeta vart som helst och behöver inte befinna sig på kontoret. Det innebär att innan pandemin har utrustningen funnits för att anställda ska kunna arbeta från en annan plats än sitt kontor (Jensen Perry et.al 2018). På grund av den pågående pandemin har flertalet företag tvingats ställa om att de anställda jobbar hemifrån och har gjort det sen pandemin utbröt i våras, vilket kan vara ett effektivt sätt att begränsa en pandemi enligt Roy (2011). Hur länge detta kommer att pågå är det ingen som vet men vissa företag pratar redan om att arbeta hemifrån till nästa sommar och detta är något som har och kommer att påverka företagens normala drift.
Många företag har inte planerat för en sådan situation och därav kan det också vara en utmaning.
Ekonomistyrningens huvudsakliga syfte är att motivera och engagera företagets anställda att nå de uppställda mål som företaget ställt ut enligt Andersson (2013). Enligt Beusch (2018) handlade ämnet tidigare enbart om lönsamhet och kalkylering för att företaget skulle åstadkomma vissa ekonomiska mål. Nu handlar det mer om att stödja de interna styr- och arbetsprocesser för att implementera företagets strategier. När ett företag behöver ställa om sina interna processer krävs det ett strategiarbete för att detta ska fungera enligt Gill (2006) och i dagens samhälle har företag blivit allt mer beroende av sina anställda för att nå verksamhetens mål och överleva på lång sikt (Samuelsson, 2004). För att motivera sina anställda att uppnå målen som ledningen ställer upp kan olika strategier användas (Cäker, 2013). Shafer, Smith och Linder (2005) beskriver i sin studie att överlevnad och tillväxt kopplat till affärsmodeller är viktigt för att kunna bibehålla och skapa värde. Även styrsystem är utformade för att hjälpa verksamheten att implementera och nå sina uppsatta mål (Simons, 1987). Således kan ekonomistyrning ses som ett system som inkluderar en mängd olika delsystem för att på ett ändamålsenligt sätt nå uppsatta mål med utvalda strategier (Beusch, 2018).
1.2 Problemdiskussion
När en anställd börjar att arbeta hemifrån kan det vara många faktorer som påverkar vilket gör arbetet mindre effektivt eller motivationen lägre än på ett fysiskt kontor. Linfors (2020) hävdar att det krävs mycket av en anställd att arbeta hemifrån då det kan bära att arbetstagaren kan behöva lösa tekniska problem själv, hitta sina rutiner samt ordna en god ergonomisk arbetsmiljö.
Författaren beskriver också att det kan vara krävande av en individ att få arbetet att fungera hemifrån och samtidigt bibehålla en social sammanhållning till sina kollegor. Att kunna upprätthålla och ställa om i en situation som kräver en alternativ arbetsplats, är viktigt för att hålla organisationen konkurrenskraftig (Herbane, Elliott & Swartz, 2004). Ett företag behöver någon form av strategi för att kunna ställa om (Gill, 2006). Enligt Pearlson, Saunders & Galletta (2015) är anställdas inställning och självdisciplin det absolut viktigaste för att företaget ska kunna fortsätta att nå sina mål vid hemarbete. En annan viktig del är det sociala förhållandet mellan kollegor och chefer, att arbeta på olika håll kan påverka förtroendet mellan dessa parter (Lewis & Cooper, 2005). Detta kan i sin tur påverka lagkänslan inom hela företaget och kan vara avgörande för en bra arbetsmiljö (Lautsch, Kossek & Eaton, 2009). Enligt Ariani (2017) spelar social interaktion en stor roll för att motivera människor i det dagliga arbetet. En anställd som inte deltar i olika evenamang, möten eller utbildningar kan börja att tappa kontakten med kollegor och känna sig allmer utesluten från arbetsgruppen (Wojcak, Bajzikova, Sajgalikova &
Polakova, 2016). Enligt samma författare kan motivation också påverkas då det inte finns möjlighet att berömma en kollega med ett handslag eller en klapp på axeln. Eftersom att många anställda har tvingats att ställa om och arbeta hemifrån kan det vara svårt för företag att motivera sina anställda då anställda inte kan träffa sina kollegor eller få hjälp av den utrustning som normalt finns på arbetsplatsen. Detta kan i sin tur leda till att anställda får mindre motivation och därav presterar sämre vilket också kan leda till att företaget inte når de finansiella målen.
Under 2020 blev detta ett aktuellt och viktigt ämne att diskutera och fördjupa sig i då många sitter och jobbar hemma. Det kan också leda till såväl sämre arbetsmiljö vilket kan ge besvär med rygg och axlar, som psykisk ohälsa bland anställda då de ej får träffa sina kollegor (Svenskt näringsliv, 2020). Det behövs kunskap hur företag kan upptäcka ett motivationsproblem samt att ta vara på sina anställda för att minska risken att företag förlorar kompetent personal på grund av minskad motivation. Detta då många företag rekommenderas att fortsätta arbeta hemifrån för att minska smittspridningen i samhället (FHM, 2020).
Den pågående pandemin har troligen gjort att företag behöver förstå hur de skall kunna motivera sina anställda även på distans. Detta kan möjliggöra att företag på ett bättre och effektivare sätt
kommer att kunna hantera att medarbetare arbetar hemifrån men även hur anställda kan hållas motiverade.
1.3 Forskningsfråga
Studien utgår utifrån följande frågeställning:
- Hur har företag försökt att styra anställda för att upprätthålla motivationen vid hemarbete under en pandemi?
1.4 Syfte
Syftet med studien är att undersöka genom intervjuer hur företag har arbetat för att motivera sin personal när företag tvingats ställa om till hemarbete under pandemin.
1.5 Definitioner
1.5.1 Små och medelstora företag
Denna studie kommer att använda definitionen av små och medelstora företag enligt EU (2003) där medelstora definieras som företag med en årsomsättning som inte överskrider 50 miljoner euro och sysselsätter färre än 250 personer. Definitionen för små företag går vid en årsomsättning som inte överskrider 10 miljoner euro och sysselsätter färre än 50 personer och mikroföretag är företag med en årsomsättning under 2 miljoner euro och sysselsätter färre än 10 personer.
2. Teoretisk referensram
I den teoretiska referensramen delas kapitlet upp i delar för att ge en tydlig struktur till studien.
Delar som kapitlet består av är teorier om motivation som beskriver vad motivation är och hur detta kan kopplas till företag. Andra delen beskriver motivationens påverkan vid hemarbete och är skriven hur och varför motivationen kan påverkas när anställda jobbar hemifrån. Tredje och sista delen i kapitlet behandlar att leda för att öka motivationen vid hemarbete och är skriven för att få en förståelse av vilka svårigheter som kan uppkomma för chefer och ledare när dessa skall leda på distans.
2.1 Teorier om motivation
Betydelsen av motivation kan variera beroende på vem som tillfrågas, men en vanlig definition av motivation är faktorer som hos en individ väcker, kanaliserar och bevarar ett beteende gentemot ett givet mål (Hedegaard, 2012; Weiner 1992). Det har forskats mycket kring motivation och motivationsfaktorer genom åren, denna studie kommer att fokusera på några av dessa teorier för att ge en något djupare förståelse till varför motivation är en viktig del vid övergången till hemarbete under en pandemi.
2.1.1 Maslows behovshierarki
Abraham H Maslow var en amerikansk psykolog som är upphovsman till en av världens troligen mest kända motivationsteorier. Denna teori, eller behovshierarki-modellen (figur 1) som det ofta beskrivs som, grundar sig på människans otillfredsställda behov. Maslow själv påstod att när ett icke tillfredsställt behov väl är tillfredsställt är det inte längre ett behov, samt att ett behov som är tillfredsställt kommer inte att vara en motivationsfaktor. Med detta som grund skapade Maslow en behovstrappa där Maslow hierarkiskt kategoriserade följande mänskliga behov; fysiologiska behov, trygghetsbehov, behov av gemenskap, behov av uppskattning och behov av självförverkligande (Hedegaard, 2012). Två av dessa behov är grundläggande behov och påverkar inte motivationen vid hemarbete i någon större utsträckning. Följande två behoven, som brukar benämnas som de psykologiska behoven, är behov som har betydelse för denna studie.
Det kommer därför vara dessa behov som fokuseras på i resterande del av denna studie.
Figur 1 - Maslows behovshierarki-modell (Saul McLeod, 2020).
Ett behov som ofta blir tillfredställt kommer att utveckla någon sorts tolerans mot bristande tillfredsställelse av det behovet vilket i sin tur motverkar att behovet fungerar som en motivationsfaktor. Omvänt innebär detta att om ett behov förblir otillfredställt kommer det enligt Maslow att ha en motiverande effekt på en individ att tillfredsställa det behovet. Dominerande behov hos en individ är alltså enligt Maslow de fysiologiska behoven, vilka kan innefatta törst, hunger, sömn, värme eller vila. Är alla dessa behov otillfredsställda kommer övriga behov att hamna i bakgrunden eller inte alls existera, samtidigt som att om alla dessa behov är tillfredsställda kommer andra behov att träda fram och agera som motiverande faktorer tills de är tillfredsställda. Det kommer sedan att fungera på samma sätt uppåt i behovshierarki-modellen, där ett nytt trappsteg av behov dyker upp när steget under är tillfredsställt. Vid stora förändringar för individen kan tillfredsställandet av psykologiska behov påverkas, vilket skulle kunna vara risken vid en omställning från kontorsarbete till hemarbete. Enligt Maslow bottnar första fyra behoven i bristtillstånd, men även om alla är tillfredsställda kan en individ ändå känna sig otillfredsställd tills individen har förverkligat sig själv. Detta innebär att en individ som inte förverkligat sig själv kan trots många tillfredsställda behov motiveras att realisera sin fulla potential (Hedegaard Hein, 2012).
2.1.2 Herzbergs tvåfaktorsteori
År 1959 presenterade Herzberg, Mausner och Snyderman en studie som förklarar sambandet mellan arbetstillfredsställelse och motivation. Utifrån intervjuer med respondenterna fick författarna fram ett resultat som kallas för tvåfaktorsteorin vilket innefattar två dimensioner, hygien- och motivationsfaktorer. Dessa två dimensioner, som vidare kan delas upp i flertalet olika delfaktorer, avgör hur anställda upplever arbetstillfredsställelse på sin arbetsplats (Herzberg, Mausner & Snyderman, 1993).
Hygienfaktorerna är till antalet sex stycken (tabell 1) som styr om den anställda trivs eller vantrivs på sin arbetsplats, denna faktor kan kopplas till lägsta stegen i Maslows behovshierarki och har ingen motiverande effekt till arbetsplatsen (Hughes, Ginnett & Curphy, 2002). De som har betydelse för vår studie och som kommer att fokuseras på i resterande del är arbetsförhållanden och medarbetare.
Tabell 1 - Hygienfaktorer från Herzbergs tvåfaktorsteori (Hughes, Ginnett & Curphy, 2002).
Motivationsfaktorer innefattar fem stycken delfaktorer (tabell 2) vilket är en vidareutveckling av Maslows behovshierarki. Författarna förklarar att om arbetsplatsen lyckades att tillfredsställa dessa behov hos de anställda leder detta till motivation vilket i sin tur leder till att anställda kommer att arbeta mot företagets mål. Motsatt kan hända om dessa behov inte uppfylls på arbetsplatsen, vilket kan vara risken vid en omställning från kontorsarbete till hemarbete.
Hygienfaktorer: Betydelse:
Övervakning Avser till vilken grad en anställd övervakas.
Arbetsförhållanden Avser hur arbetsförhållandena ser ut på arbetsplatsen, t ex utrustning, ljus och ljudnivå.
Medarbetare Avser relationen och förhållandet mellan den anställda och sina kollegor.
Lön Avser de monetära medel som den anställde tjänar på arbetsplatsen.
Policies & Procedurer Avser strukturen och arbetssättet som företaget använder sig utav.
Anställningstrygghet Avser den anställdas anställningsavtal såsom uppsägningsskydd och företagets aktuella status på marknaden.
Tabell 2 - Motivationsteorier från Herzbergs tvåfaktorsteori (Hughes, Ginnett & Curphy, 2002).
Motivationsfaktorer som har betydelse för vår studie och som kommer att fokuseras på i resterande del är erkännande och ansvar.
2.1.3 McClelland motivationsteori
McClellands behovsteori liknar Maslows behovsteori på många sätt med liknande antaganden, men bygger istället på tre behov; gemenskapsbehovet, maktbehovet och prestationsbehovet.
Dessa tre behov är enligt McClelland inte hierarkiskt ordnade utan likställda varandra, vilket innebär att ett behov inte måste vara uppfyllt för att ett annat behov skall existera. Personer med ett stort behov av gemenskap söker sig ofta till personliga relation, värdesätter gemenskap och har ett behov av att vara accepterade och omtyckta. Detta innebär också att individer gärna arbetar i team och som ledare fattar helst inte impopulära beslut och är ofta undfallande då en konflikt uppstår. Maktbehovet ger sig ofta uttryck genom individer som gillar att ha inflytande över andra personer, gärna talar för församlingar och vinner gärna en diskussion (Hedegaard, 2012).
McClelland själv var mest intresserad av prestationsbehovet då McClelland ansåg att det har ett starkt samband med den ekonomiska utvecklingen i samhället. Individer med ett starkt prestationsbehov beskrivs som resultatinriktade, behov av utmaningar samt att ta ett stort personligt ansvar för att prestera och bli framgångsrika. Vid omställning från kontorsarbete till hemarbete kan alla dessa faktorer spela in men i denna studie fokuseras mest på gemenskapsbehovet.
Motivationsfaktorer: Betydelse:
Prestation Avser resultatet av arbetet som den anställda utfört.
Erkännande Avser de känslor den anställda blir delgiven utifrån arbetet som utförts.
Själva arbetet Avser hur den anställda uppfattar arbetet, t ex varierande, intressant etc.
Ansvar Avser den anställdas kontroll över arbetssituationen.
Avancemang &
Utveckling
Avser möjligheten för den anställda till avancemang och utbildning inom hierarkin på företaget.
2.2 Motivationens påverkan vid hemarbete
Under många år har det förekommit att arbetsgivare har valt erbjuda sin personal att arbeta på olika platser, alltså att anställda inte behöver vara på kontoret utan arbeta på den plats som dessa känner sig mest effektiva på. Det finns ett begrepp från USA som kallar detta för Remote Work, som innefattar distansarbete eller som det benämns i denna studie; hemarbete (Morgan, 2004).
När arbete sker hemifrån används olika digitala verktyg för att kunna utföra sitt arbete på annan plats än på kontoret och Grant, Wallace & Spurgeon (2013) definierar konceptet som ett sätt att flytta arbetet till arbetarna istället för att flytta arbetare till arbetet. Enligt författarna är det också med dagens teknik enklare än någonsin att arbeta på distans då en dator är det enda som behövs för att arbetstagaren ska kunna utföra sin arbetsuppgifter. Författarna Levis & Cooper (2005) beskriver också att hemarbete kan ses som ett sätt för företag att erbjuda flexibilitet och att detta leder till välbefinnande för dess anställda, då det är enklare att skapa sig en blandning mellan arbete och privatliv. Det finns dock personer som motsätter sig detta och en av dessa är Wheatley (2012) som beskriver att det inte nödvändigtvis lämnar utrymme till mer fritidsaktiviteter, utan flexibiliteten resulterar ofta i att de anställda lägger mer tid på sitt arbetet. Detta kan bero på att anställda som arbetar hemifrån tenderar att vara motiverade och har stor självdisciplin (Olson, 1983). En annan faktor som kan påverka medarbetaren negativt är att ha tillgång till arbetet tjugofyra timmar om dygnet vilket kan leda till långa arbetstimmar med lite paus från arbetet. Att den anställde hela tiden sitter ner bidrar nämligen till att arbetstagaren fortsätter att arbeta och inte ta rast vilket i sin tur kan orsaka fysiska problem och motivationssvårigheter med tiden. Det suddar också ut gränserna mellan arbetet och hemmet vilket kan vara uppskattat av vissa medans andra påverkas negativt av detta (Grant, Wallace & Spurgeon, 2013).
Författaren Ryff (1989) beskriver en sexfaktorsmodell som bidrar till psykologiskt välbefinnande, de sex faktorerna är:
Positiva relationer med andra Personlig behärskning
En känsla av syfte Mening med livet
Denna studie kommer att fokusera på positiva relationer med andra människor då detta kan bidra till en bra insikt i hur viktiga relationer är för medarbetare. En stark positiv relation med andra människor kan visa på förtroende och empati, samt tillgivenhet gentemot sin omgivning. Positiva förhållanden med exempelvis medarbetare ger ett större psykologiskt välbefinnande för anställda. Anställdas relationer med sina medarbetare spelar en viktig roll i balansen mellan arbete och privatliv då detta förbättrar psykologiskt välbefinnande vilket även delvis bekräftas av Maslow, Herzberg och McClelland (Hedegaard Hein, 2012; Herzberg, Mausner & Snyderman, 1993). En studie gjord av Haider, Jabeen & Ahmad (2018) visar att om en anställd trivs och tycker om att arbeta med sina kollegor förbättras personens psykologiska välbefinnande och engagemang vid arbete och ökar också därför personens arbetsprestanda. Den sociala interaktionen mellan chefer och medarbetare som skapar respekt och förtroende till varandra vilket också leder till att anställda arbetar hårdare och känner ett välbefinnande. Vid omställning från kontorsarbete till hemarbete kan såväl sociala interaktioner som psykologiskt välbefinnande minska vilket kan leda till minskad arbetsprestanda och ett sämre välbefinnande (Haider, Jabeen
& Ahmad, 2018). En annan viktig aspekt är balansen mellan arbete och privatliv, detta beskriver Delecta (2011) i sin studie “Work life balance” där författarna beskriver att utan en balans mellan dessa två kan både den anställda och företaget känna missnöje. Greenaus (2002) definierar balans mellan arbete och privatliv genom att det skall vara så lite rollkonflikter mellan dessa som möjligt, lyckas arbetstagaren att sära på arbete och privatliv kan personen också känna balans. När en arbetstagare hamnar i obalans beror detta oftast på att rollen i arbetet eller i hemmet har förändrats (Delecta, 2011).
2.3 Att leda för att öka motivationen vid hemarbete
För att hålla sina medarbetare och kollegor motiverade under denna pandemi har Neeley (2020) tagit fram tre saker som chefer kan göra för att bibehålla en bra företagskultur där alla på kontoret arbetar hemifrån. Det första är att se till att alla medlemmar i sitt team hela tiden vet vad som händer, det är viktigt att cheferna kommunicerar vad som händer inom organisationen för att medarbetarna ska fortsätta att arbeta mot företagets gemensamma mål. Det andra innebär att
Personlig utveckling Autonomi
chefer måste signalera att allt situationen är temporär och att det kommer återgå till det normala, då medarbetare kommer att bli oroliga och nervösa för intäktsmål och andra leveranser inom organisationen. Det tredje och sista innefattar att inkludera alla under gruppmöten, detta är viktigt då alla ska känna sig sedda och hörda (Neeley, 2020). McClelland beskriver liknande behov av gemenskap för att anställda skall känna sig motiverade (Hedegaard Hein, 2012). I en studie gjord år 2010 undersökte författarna Neufled, Wan & Fang effektiviteten hos olika typer av ledarstilar vid hemarbete. Två ledarstilar som undersöktes var transformativt och transaktionellt ledarskap. Med ett transaktionellt ledarskap bygger relationen mellan chef och medarbetare på utbyte av prestation och belöningar, chefen arbetar därför mycket med tydliga belöningar och bestraffningar. Med transformativt ledarskap arbetar chefen med relationsorienterad ledarstil och vill istället få sina anställda motiverade och engagerade. Här arbetar chefen aktivt med att coacha anställda med värderingar, empati och moral för att nå ett ökat engagemang och nå företagets mål. I studien beskriver författarna att det transformativa ledarskapet är att föredra när chefer leder sina anställda via distans och belyser vikten av tydlig kommunikation, detta då ledare som kommunicerar mycket med sina anställda ses som effektiva vilket också gör att både cheferna och medarbetarna presterar bättre i praktiken.
För att lyckas att motivera sina anställda att arbeta effektivt är det också viktigt att alla anställda har den kunskap som krävs, författarna ser nämligen en svårighet i att leda via distans när en medarbetare är under upplärning (Neufled et. al. 2010). En annan studie som också belyser dessa aspekter är Patrick English (2017). Den här studien beskriver att de viktigaste faktorerna för ett framgångsrikt ledarskap vid hemarbete på distans är tillit och samarbete för både chefer och medarbetare. Författaren beskriver att ledaren/chefen måste lita på att det team som chefen jobbar med presterar enligt företagets mål. Det ställs dock höga krav på chefen utifrån teamets perfektiv då medarbetaren måste ha förtroende för sin chef då denna personen måste finnas tillgänglig och ha förmågan och möjligheten att lösa problem som kan uppkomma på ett smidigt sätt. Det är också viktigt att anställda litar på att chefen ser det arbete som dessa utför och att chefen belönar sina anställda och ger positiv feedback. Detta för att medarbetarna ska känna sig sedda och att chefen ser arbetet som dessa utför då dessa annars kan känna sig förbisedda vid arbete hemifrån. Författaren belyser också vikten av personliga möten speciellt i uppstartsfasen
vid olika projekt, då detta har visat sig ha en positiv påverkan på arbetsförhållandena och resultaten av projektet. Om chefen inte hade något uppstartsmöte eller liknande fanns det en större risk för onödiga konflikter och att det tog längre tid innan projektet kom igång, här anser författaren att ett sådant möte är bäst i den fysiska versionen då alla medverkande kan se och prata med varandra obehindrat. Finns inte en möjlighet till ett fysiskt möte belyser författaren då vikten av att ta mötet digitalt på ett sådant sätt där anställda kan prata fritt och se reaktioner hos övriga anställda inom företaget eller teamet (English, 2017).
2.4 Syntes
Syntesen syfte är att ge en helhetsbild över varför studiens teorier och artiklar har använts och på vilket sätt de bidrar till denna studie. Företagen har på grund av pandemin ställts inför stora utmaningar och denna studie syftar till att undersöka hur företag har försökt styra anställda för att upprätthålla motivationen under hemarbete. De tre teorier som tas upp i kapitel 2.1 ger en grundläggande uppfattning av vad som påverkar motivationen och hur motivationen påverkas vid större omställningar, likt omställningen från kontorsarbete till hemarbete. Som Maslow benämner kan de psykologiska behoven förändras vad stora omställningar. Vid stora förändringar för en person kan dess psykologiska behov påverkas. En sådan förändring kan vara omställningen från kontorsarbete till hemarbete, vilket kan leda till motivationsbrist. Att få en grundläggande förståelse för hur motivationen kan påverkas är därför viktigt för att förstå hur företag kan arbeta för att styra sina anställda och inte skapa motivationsbrist. Herzberg beskriver även betydelsen av arbetsförhållande och medarbetare vid en omställning till hemarbete. Detta då arbetsförhållandena för många av de anställda försämras då de inte har samma utrustning som på kontoret och dels genom mindre kontakt med kollegor. Detta kan leda till försämrad trivsel vilket även det kan påverka motivationen. Under en sådan orolig situation som världen befinner sig i nu kan den anställde känna brist på kontroll över sin arbetssituation och minskad motivation efter att ha behövt utföra sina arbetsuppgifter hemma under en längre period. Här kan även behovet av gemenskap påverka motivationen genom brist på sociala relationer vilket McClellands teori belyser. Här ämnar syntesen visa hur grundläggande teorier om motivation påverkar den situation som världen nu befinner sig i samt ge en bättre förståelse för hur företagen försökt styra sina anställda för att motverka den motivationsbrist som kan uppstå vid omställning till hemarbete. För att vidare knyta an de grundläggande teorierna om motivation till företagens
styrning mot motivationsbrist tar den teoretiska referensramen även upp flertalet aktuella studier om hemarbete, för att på så sätt hjälpa läsaren att få en överblick hur denna studie kan bidra till kunskap inom området. Detta innebär att varje enskild del av den teoretiska referensramen bygger på varandra där de olika delarna tillsammans bidrar till en förståelse som varje enskild del individuellt inte ger.
3. Metod
Detta kapitel inleds med att presentera vår forskningsstrategi och undersökningsansats. Därefter presenteras studiens urval, datainsamling, primär- och sekundärdata samt etiska aspekter. Till sist presenteras hur studien har bearbetats och avslutas med en metod- och källkritik.
3.1 Forskningsstrategi
När det kommer till forskningsstrategier brukar två metoder tas upp, där den första är kvantitativ forskningsmetod vilket tar sin utgångspunkt i statistisk och kvantifierbar data för att arbeta fram en slutsats (Bjereld, Demker & Hinnfors, 2014). Den kvantitativa metoden utgår från att det finns en objektiv verklighet, då den försöker arbeta fram ett orsakssamband, även kallad kausalitet. Den andra metoden, kvalitativ forskningsmetod, används för att ta reda på vilka egenskaper eller kvaliteter ett fenomen har (Bjereld et al, 2014). Kvalitativ forskningsmetod analyserar lågt strukturerad data, i form av intervjuer, observationsstudier eller fokusgrupper.
Syftet bakom kvalitativ forskningsmetod är att genom en fördjupning i ämnet skapa förståelse kring människors attityder samt tankesätt vilket leder till olika resonemang, reaktioner och handlingar.
Valet av kvalitativ forskningsmetod gjordes på basis av studiens syfte, att undersöka hur företag har hanterat motivation och eventuell motivationsbrist bland anställda vid hemarbete under pandemin. Med kvalitativ forskningsmetod som utgångspunkt har sex djupgående intervjuer genomförts med olika företag. Dessa intervjuer har resulterat i fördjupad kunskap inom ämnet som ligger till grund för studiens slutsats. Detta besult gjordes för att kunna tillgodose läsaren med utvecklade svar i termer av företagens synsätt kring motivationsstyrning, vilket kan vara svårt att få fram ifall kvantitativ forskningsmetod tillämpas. Med hjälp av studien var syftet att erhålla kunskap av specifika aspekter som upplevs av respondenterna kring styrning av de anställdas motivation. Intervjufrågorna var noga utformade utifrån vad studien avsåg att ta reda på, då det underlättar både för studien och respondenten i termer av kvaliteten på den insamlade informationen. Utöver de frågor som finns bifogade har även följdfrågor ställts för att skapa en diskussion och vidareutveckling. Frågeställningarna har utformats på så vis för att skapa sig en förståelse över hur varje enskilt företag upplevt omställningen till hemarbete. Anledningen till
semistrukturerade intervjuer var för att möjliggöra en djupare inblick i hur arbetet under pandemin såg ut samt ge respondenterna möjligheten att själva återge hur de har arbetat med styrning för att upprätthålla motivationen hos företagets anställda.
Den kvalitativa metoden kan bidra med information som är något svårare att tolka och analysera i förhållande till om kvantitativ metod tillämpas enligt Jacobsen (2002). Detta på grund av att den involverar ett individuellt tolkningsperspektiv och synsätt då frågorna är av öppen karaktär och inte sluten som vanligtvis förekommer i kvantitativ forskning. Jacobsen (2002) menar också att det är tidskonsumerande med besöksintervjuer vilket är en anledning till varför personer som tillämpar den kvalitativa metoden intervjuar färre respondenter. Genomförandet av en kvantitativ metod kan resultera i att vi går miste om värdefull information som kan vara av relevans och intresse för det område som studien avser att undersöka. Därav har den kvalitativa metoden använts då den är lämpligast för det syfte som studien ämnar att uppfylla.
3.2 Undersökningsansats
I forskningssammanhang behandlas tre typer av undersökningsansatser, nämligen induktiv, deduktiv och abduktiv. Den induktiva ansatsen utgår ifrån en mängd observationer som bygger på enskilda fall som sedan kopplas samman till en generell giltig teori. Den deduktiva ansatsen utgår ifrån en generell teori som förklarar ett visst enskilt fall av intresse (Alvesson & Sköldberg, 2008). Jacobsen (2002) antyder att författarna vid en induktiv ansats går ut i praktiken utan förväntningar, insamlar information, systematiserar data och formulerar sedan teorier med detta som underlag. Vid en deduktiv ansats, så skapar sig författarna förväntningar i teorin och därefter samlar in information i syfte att genomskåda ifall dessa överensstämmer med verkligheten enligt Jacobsen (2002). Den abduktiva ansatsen definieras som en blandning mellan teori och empiri under kunskapssökandet (Alvehus, 2013). Under denna forskningsprocess har författarna ett öppet förhållningssätt i syfte att erhålla ny och betydelsefull kunskap inom forskningsområdet.
Den ansats som valdes för den här studien var abduktiv metod då författarna inledningsvis tog fram relevanta teorier och sökte efter befintlig forskning inom området. Anledningen till detta var för att erhålla en förkunskap om bakgrunden till problemet och i syfte att skapa en allmän förståelse för ämnet i fråga samt parallellt med detta identifiera variabler som kan vara av
betydelse för studien. En stor fördel med abduktiv ansats är att den inte begränsar, något som vanligtvis brukar inträffa vid deduktiv eller induktiv ansats (Patel & Davidson, 2003).
Hur den abduktiva ansatsen har varit aktuell i vår studie återspeglas bland annat vid studiens syfte och frågeställningar, då dessa omformulerades flertalet gånger. En intervjuguide formades med den teoretiska referensramen som utgångspunkt. Efter det att ny information tillkommit vid insamlingen av det empiriska materialet så kompletterades den teoretiska referensramen i enlighet med detta i syfte att stärka relevansen i det kapitlet. Något som kritiseras i den abduktiva ansatsen är att ett flertal forskare influeras av erfarenheter och tidigare forskning, vilket innebär att forskarna har en benägenhet att vara subjektiva i sin tolkning snarare än objektiva. Detta kan leda till att forskaren undermedvetet väljer ut studieobjekt baserat på den erfarenhet som hen besitter samt väljer en teori istället och därmed utesluter andra alternativa teorier. Ifall forskaren brister i att vara uppmärksam kan den hypotetiska teorin verifieras i abduktionens deduktiva fas (Patel & Davidson, 2003).
I syfte att minska dessa påtalade risker har författarna till studien samlat in information med ett öppet sinne parallellt med en uppfattning om hur det kan tänkas vara baserat på studiens teorier.
Detta har genomförts med hjälp av att minska subjektiviteten så att studien istället förhåller sig till ett mer objektivt synsätt. Redan på förhand har det funnits en föreställning kring hur det skulle kunna vara, men i efterhand har information erhållits utanför den föreställningsram som förväntats av verkligheten.
3.3 Urval
När studiens metod valdes var nästa steg att hitta relevanta företag som kunde intervjuas. Då vår studie baseras på företags hantering av motivation bland anställda vid hemarbete under Covid-19 pandemin, inkluderar studien ett fåtal företag med varierad branschtillhörighet och storlek. De företag som används i studien blev utvalda utifrån kriterierna angående hemarbete och en viss olikhet mellan dem för att kunna få fram en relevant diskussion. Därav gjordes ett urval enligt den tvåstegs princip som Eriksson-Zetterquist och Arne (2013:42) tar upp.
Det första steget var att skapa en grund för studien vilket för oss innebar att hitta företag som har fått ställa om i sitt arbetssätt, från att vara närvarande vid företaget till att arbeta hemifrån. Efter
det att valet av företag gjordes, var nästa steg att få ett godkännande av dessa företag, i vårt fall att dessa gick med på att delta i en intervju och att den information som erhållits från intervjun kan användas i vår undersökning. Detta innebär att vi är beroende av någon ansvarig inom respektive företag som har tillgång till relevant information över anställda, med andra ord en person som har en roll i egenskap av chef eller dylikt. Det andra steget i tvåstegsprincipen är att hitta lämpliga intervjurespondenter, därav avgränsas studien till att enbart intervjua personer i chefsposition bland företag som har tvingats ställa om till hemarbete. Det vill säga att studien begränsas enbart till företag som har tvingats att ställa om och arbeta hemifrån på grund av den rådande pandemin, inte företag som arbetat på detta sätt tidigare. I vårt fall skickade vi ut förfrågningar till olika bolag, företag som tackade ja, fick delta och tog emot en bekräftelse via mejl där syftet med vår studie presenterades. Därefter erbjöds olika förslag på när intervjun kunde äga rum.
Efter att ha varit i kontakt med ett flertal företag valdes sex intervjuer ut då dessa har arbetat hemifrån i ett sådant avseende som studien efterlyser. De utvalda företagen bestod av ett arkitektkontor, en redovisningsbyrå, en revisionsbyrå, ett it-förvaltningsföretag, ett mjukvaruutvecklingsföretag och en marknadsföringsbyrå. Företagen valdes ur olika segment då detta enligt oss skapar någon form av variation i svaren, men även gör studien mer intressant utifrån läsarens perspektiv. Respondenterna som medverkade och deltog i studien har olika positioner inom företagen. Allt från att arbeta i egenskap av VD, Vice-VD till att inneha någon form av chefsroll, såsom personalchef, kontorschef eller avdelningschef. Det underliggande motivet till att välja dessa var för att personer med ovannämnda positioner har en erfarenhet av styrning och därmed en helhetssyn över varför och hur anställda har reagerat på pandemin.
3.4 Datainsamling
Eftersom att forskningsfrågan berör ett aktuellt och komplext ämne bedömde vi att dessa kunde besvaras med hjälp av semistrukturerade intervjuer som undersökningsinstrument.
Semistrukturerade intervjuer består av frågor som utformas av forskaren på förhand och avslutas med mer spontana samt öppna frågeställningar (Jacobsen, 2002). Intervjufrågorna formulerades på förhand och var samma för alla respondenter. Studiens semistrukturerade intervjuer utfördes med representanter ur respektive företagsledning. I samband med ljudinspelning fördes även
löpande anteckningar i respektive intervju för att säkra dataåtkomst och undvika selektivt lyssnande genom att ägna all uppmärksamhet åt respondenten. Denna metod användes också för att öppna möjlighet åt transkribering, möjligheten till att lyssna på intervjuerna igen för att följa svaren i analysprocessen men även för att öka studiens tillförlitlighet. Intervjuerna tog var och en cirka 30 - 40 minuter och vårt val av tillvägagångssätt gjordes på basis av att en enkätundersökning med fasta svarsalternativ inte är tillräckligt nog för att besvara vår forskningsfråga. Anledningen härtill förklarar också varför en metodgrund valdes med kvalitativt inslag som forskningsmetod då pandemin är av avvikande karaktär och har förändrat vissa personers arbetssituation.
I vår studie så har vi försökt att ge samtliga respondenter tillräckligt med utrymme för att möjliggöra svar av öppen karaktär. En intervjumanual fanns tillgodo vid mötet med respektive respondent. Fördelen med att välja semistrukturerade intervjuer som tillvägagångssätt är att det ger möjlighet åt flexibilitet i termer av följdfrågor. Vi har med hänsyn till detta ställt våra respondenter några följdfrågor för att kunna få utförliga svar och information som med säkerhet ska kunna besvara studiens syfte och forskningsfråga.
3.4.1 Primär och sekundärdata
Primärdata är information som forskaren själv samlar in för eget ändamål genom observationer, intervjuer eller enkäter. Studiens primärdata består av semistrukturerade intervjuer som genomförts med olika företag. Vid insamling av vår primärdata så valde vi först att kontakta bolag via mejl och telefon. Detta gjordes på grund av intressekontroll, då vi vill involvera företag som är villiga att ställa upp och medverka i vår studie, men även för att bekräfta att dessa är relevanta för oss att inkludera.
En intervjumall formades innan någon intervju genomfördes. Frågorna strukturerades med hjälp av vår teoretiska referensram, till exempel frågor som berör tillfredsställandet av grundläggande behov formades kring Maslows modell om hur individer prioriterar sina behov. Vi strukturerade även frågor kring Herzberg modell om olika motivationsfaktorer och en del anknöts till McClelland teori om prestationsbehov. Den teoretiska referensramen underlättade därav och hjälpte oss att skapa en förförståelse inför våra intervjuer. Frågorna har en öppen formulering i syfte att bjuda in till djupare tankeutbyte och svar. Med hänsyn till vad vi nämnt tidigare kring
vår primärdata och dess källa, genomfördes våra intervjuer ansikte mot ansikte i form av besöksintervjuer.
Sekundärdata är information som finns åtkomlig via hemsida eller litteratur. Enligt Bryman &
Bell (2017) ska forskarna vara aktsamma under insamlingen av sekundärdatan, då den vid vissa fall kan vara subjektiv eller snedvriden. Fördelen med att använda sig av sekundärdata i en studie är att det sparar på resurser och därav ger mer utrymme samt tid åt att bearbeta och samla in övrig data Bryman & Bell (2017). I denna studie har inte sekundärdata beaktats då detta inte har varit relevant för att besvara studien syfte och forskningsfråga.
3.5 Etik
Det finns fyra forskningsetiska aspekter enligt (Bryman & Bell, 2017) som måste beaktas vid en studie, nedan följer kraven som förespråkas:
● Informationskravet, vilket antyder att författarna är skyldiga till att göra respektive respondent medveten om undersökningens syfte samt hur den ska komma att genomföras.
● Samtyckeskravet, syftar till att alla som är involverade ska bli varse kring att deras medverkan är frivillig och att de har möjligheten att säga upp sitt deltagande när hen bestämmer sig för att göra så.
● Nyttjandekravet, innebär att all den information som insamlats skall enbart användas för att uppfylla studiens syfte och inte missbrukas till någonting annat utanför studien.
● Konfidentialitetskravet, innefattar att författarna bör behandla den insamlade informationen med försiktighet då respondenterna har anförtrott sig till författarna.
Samtliga fyra principer har funnits i åtanke vid framtagningen av respondenterna som valt att ställa upp i studien. När respondenterna blev kontaktade och ett möte bokades informerades dessa om undersökningens syfte. Under denna process fick företagen även frågan om medverkan. Efter att intervjuerna färdigställts raderades inspelningsmaterialet som erhållits från intervjuerna. Personuppgifterna och företagen har behandlats på ett betryggande vis och med konfidalitet genom att exkludera specifikt vilka som valt att delta. Motivet bakom vårt beslut att inte nämna några namn gjordes på bedömning av att respondenterna ska kunna känna sig trygga under intervjun samt prata öppet kring vilka åtgärder som vidtagits vid hemarbete, utan att deras
intendent nås fram samt i syfte att motverka att någon stämpel på företaget infaller. En annan anledning är att företag som inte valt att vidta några särskilda åtgärder inte ska drabbas av allmänhetens medvetande kring deras tillvägagångssätt och hantering av företagets arbetsmiljö under en pågående pandemi.
3.6 Dataanalys
Intervjuerna som genomfördes spelades in, detta då vi anser att det skulle innebära en svårighet för oss att fokusera på vad som sägs och föra anteckningar samtidigt under våra samtal med respektive respondent. Detta tillvägagångssätt valdes då risken med att inte inkludera inspelade samtal kan leda till feltolkningar i empirin eftersom att vissa delar av samtalen kan komma att rekonstrueras i efterhand. Dock har hänsyn till respondenternas vilja gällande självaste inspelningen funnits i åtanke och därav har alla på förhand fått en vetskap om detta. Anledningen är för att det kan påverka samt besvära respondenten under intervjun, vilket i sin tur kan utöva ett negativt inflytande över det empiriska materialet. Personerna som har varit involverade i vår studie ställde sig positiva till att bli inspelade, vilket underlättade denna process. Efter det att vi färdigställt vår datainsamling transkriberade vi samtliga intervjuer dels för att skapa en tydlighet, så att det ska bli enklare att särskilja vem som har sagt vad, men även för att skapa bättre förutsättningar inför analysdelen. Transkriberingen är en tidskonsumerande process samt ytterst relevant del i studien och kräver därför att författarna är måna om på vilket sätt detta sker.
Författarna betonar därmed vikten av att transkriberingen sker på ett tryggt och säkert sätt för att säkerställa att all information av relevans fångas med i studien då detta senare används som ett underlag för analyskapitlet. Transkriberingen har inte skett ordagrant, utan vi har valt ut det centrala och återberättat det i vår empiri. Därefter sorterade vi samt läste igenom samtliga svar för att få en god överblick kring vilken data vi insamlat. Då studien omfattar sex djupgående intervjuer har detta resulterat i en hel del insamlat empiriskt material. Att analysera det insamlade materialet är en tidskrävande process och kräver att författarna noga och tydligt får fram den information som är mest intressant och relevant för studien från respektive intervju. I analysdelen försökte vi att hitta kopplingar mellan svaren och de teorier vi valt att inkludera i vår studie. Vi har valt ett tematiskt angreppssätt i syfte att möta denna utmaning och därmed för att utesluta irrelevant information och istället få fram det som är av relevans för vår studie.
3.7 Metod- & källkritik
Valet av uppsats och forskningsmetod har konsekvenser för studien. Enligt Repstad (1999) är forskare kapabla till att genomföra mellan 20 - 30 djupgående intervjuer och trots det göra intervjuerna rättvisa under analysfasen. Vi valde att genomföra sex intervjuer vilket kan ha påverkat trovärdigheten något. Enligt Bryman & Bell (2017) kritiseras kvalitativ forskning för sin avsaknad på replikation och problem med generalisering. Detta på grund av det faktum att kvalitativ forskning grundar sig på ett tolkande tillvägagångssätt vilket medför svårigheter i att undvika subjektivitet. Däremot är detta att betrakta som en fördel på grund av att det är något som kvantitativ forskning brister i att försöka förklara saker och ting på djupare nivå. En annan mindre påtalad brist är att kvalitativ forskning saknar transparens Bryman & Bell (2017). Vad som avses just med transparens är att kvalitativ forskning brister i att beskriva detaljerat hur en undersökning planerades och genomfördes. Vi har haft dessa brister i åtanke under genomförandet av vår studie och försökt att förhålla oss till detta. Vi har även försökt att motverka avsaknaden på replikation samt transparens genom att inte utesluta några detaljer kring vårt tillvägagångssätt, det vill säga vad vi har gjort och på vilket sätt vi har utfört processen för studien.
Vi som individer har bidragit med förnyad kunskap kring området för hemarbete då detta har blivit vanligt hos företag att använda sig av på grund av den pågående pandemi. Genom att hitta ett problem och samla in teori angående hemarbete och motivation skapade vi oss en grund för att sedan se till hur verkligheten ser ut på företag genom att intervjua chefer som har beordrat till hemarbete. Genom detta tillvägagångssätt har vi bidragit till ny förståelse över hur företag har försökt att styra sina anställda för att behålla sin motivation trots att de inte arbetar tillsammans på ett fysiskt kontor. Som individer har vi delat upp arbetet i olika delar där alla har bidragit med olika delar.
4. Empiriskt resultat
Resultatet presenterar respondenternas svar från de intervjuer som gjorts. Först presenteras varje företag, för att sedan beskriva hur motivationen i respektive företag har påverkats under hemarbetet. Avslutningsvis presenteras vad respektive företag har gjort för att styra sina anställda till att bli mer motiverade.
4.1 Presentation av företagen
I nedanstående tabell redovisas vilken typ av företag som har intervjuats och benämningen av dessa när resultatet redogörs. Även antal anställda på företaget och vilken titel personen som intervjuades har presenteras.
Tabell 3 - Redogörelse över företag och intervjurespondenter.
Inom alla sex företag för denna studie har det före pandemin inte förekommit hemarbete i någon större utsträckning. Anställda inom it-förvaltningsföretaget har haft möjlighet att arbeta hemifrån och inom revisionsbyrån har företagsledningen tyckt att det varit acceptabelt vid behov. Utöver det har företagskulturen varit att jobba på kontoret vilket inneburit en stor omställning för alla tillfrågade företag.
Företag Antal
anställda Position Övergick till hemarbete
Redovisningsbyrå 35 Kontorschef Slutet av mars
It-förvaltningsföretag 14 Delägare/Kontorschef 8 mars
Marknadsföringsbyrå 33 Operativ chef/vice VD Slutet av mars
Arkitektkontor 180 Gruppchef Början av juni
Mjukvaruutvecklings företag
10 VD 15 mars
Revisionsbyrå 16 Personalchef 16 mars
4.1.1 Redovisningsbyrå
Till en början togs beslutet om hemarbete för personer som hade möjlighet att arbeta hemifrån, men undantag gjordes exempelvis för anställda som inte hade tillräckliga arbetsuppgifter att göra hemifrån och fick då istället vara på kontoret. Sedan förändrades detta till att alla skulle vara hemma även om den anställde inte hade något att göra när smittspridningen i samhället ökade, för att mot sommaren och slutet på sommaren åter ändras igen. Under denna tiden fick 19 personer befinna sig på kontoret, vilket berodde på det befintliga kontors-lokalernas utformning och mängden enskilda kontor. Men kan anställda arbeta hemifrån så ska dessa arbeta hemifrån, det har varit ledningens riktlinjer den senaste tiden.
Vid övergången till hemarbete var det lite olika reaktioner hos anställda på redovisningsbyrån.
En del anställda blev snabbt positivt inställda och etablerade ett fullskaligt hemmakontor direkt medan andra anställda förlikade sig lite mer motvilligt med tanken att arbeta hemifrån men accepterade det för att ta sitt ansvar. Det som märks är även att några anställda försökt hitta anledningar till att komma in till kontoret periodvis medan andra anställda undvikit det helt. Det som synts över tid är att när restriktionerna från FHM varit hårdare har färre besök gjorts på kontoret och efter några månader med hemarbete har nu majoriteten av anställda helt ställt in sig på att arbeta från hemmet heltid. Detta har även berott på att det logistiska i början var lite krångligt men att alla nu kommit på plats med sin arbetssituation hemma.
Efter löpande medarbetarsamtal har det från flertalet anställda framkommit att dessa över tid känt sig mer motiverade av att arbeta från kontoret än nuvarande situation. På kontoret har en majoritet anställda en social kontroll även om dessa inte alltid är motiverade och har andra incitament till att faktiskt anstränga sig. När den anställde är hemma och motivationen tryter blir det lättare att släppa på det och tappa motivationen lite fortare, men gällande motivationen generellt till arbetet har den fluktuerat ganska mycket hur det känns i arbetet om kontoret känner mig motiverat eller inte. Men det har också varit en period då det har varit lite mindre att göra för vissa anställda, vilket gör det lite svårt att sätta hemarbete som en utav dessa orsaker.
Intervjurespondenten tycker att om det finns för lite eller för mycket att göra kan det påverkar motivationen till högre grad snarare än på vilket ställe arbetet utförs. Sen är det en annan känsla
att gå till jobbet, det kan vara en annan motivation för den anställde att veta vad som skall göras idag och sen gå hem, och att bli lite peppad bara av att förflytta sig till en annan plats och sen komma tillbaka hem igen.
I ett försök att upprätthålla motivationen hos anställda då företaget tvingades ställa om till hemarbete infördes ett digitalt bingospel där anställda skulle utföra aktiviteter i hemmet för att uppnå bingo. Exempel på aktiviteter kan vara olika former av rörelse, ringa en kollega, gå en promenad eller att läsa någonting. Även gemensamma fikaraster digitalt samt gemensamma träningspass har erbjudits för anställda som känt ett behov av mer interaktion med sina kollegor.
Företagsledningen upplevde att anställda tyckte det kändes lite läskigt att arbeta hemma då dessa kände sig väldigt ensamma med att inte kunna gå till en kollega i rummet jämte och ställa en fråga. Anställda har automatiskt blivit utmanade i att stå mer på egna ben, även om de ringer eller mejlar sina kollegor med frågor. Dock har det bidragit till att många kollegor i högre utsträckning försöker lösa problem på egen hand och kanske utmanar sig själva mer på det viset.
Det känns som att många tycker att det är ett större steg att ringa en kollega än att bara sticka in huvudet snabbt på kontoret, vilket gör att dessa samlar ihop fler frågor eller läser på och framför en lösning samtidigt som de pratar med personen som kan hjälpa till.
Sedan får anställda också mer fritid för att slippa resa fram och tillbaka från arbetet, vilket kan vara både bra och dåligt, men det känns också som att många har större kontroll över hela sin dag. Är det en person som tycker om struktur i sitt liv fungerar hemarbete kanske väldigt bra men är det någon som lätt blir distraherad är det ganska självklart att det blir lite tuffare att sitta hemma när det inte finns fasta tider att ta en fika eller lunchrast på tillsammans med sina kollegor. Detta kan ju innebära att de finns olika individer som påverkas av detta, dels dem som arbetar mer och sitter längre tid framför jobbet än v ad de “ska”, dels dem som arbetar mindre och som måste fångas upp på ett annat sätt.
När anställda är på jobbet och har social kontakt med sina kollegor är det också en mer naturlig väg att ge feedback på ett sätt som inte reflekteras över på samma sätt som som hemma. Det kan bara var en snabb kommentar såsom “det gjorde du bra” etc. Feedback ges mer naturligt när alla
arbetar på kontoret tillsammans jämfört med att sitta hemma och arbeta. Detta till följd av att eftersom att du måste aktivt skriva eller ringa vilket gör att intervjurespondenten tycker att alla på hela kontoret går miste om dessa små kommentarer där det ofta gömmer sig någon form av feedback. Företagsledningen försöker dock att ge detta på ett annat vis och mer i skrift genom verktyg som företaget arbetar i på kontoret. Upplevelsen är också att när en kollega ger eller får feedback i skriftlig form tar de åt sig det på ett annat sätt, det får en annan betydelse då det ligger en annan styrka i det. Men det är viktigt att vara noga med hur du presenterar exempelvis feedback då en fråga kan låta mycket allvarligare i verkligheten.
4.1.2 It-förvaltningsföretag
När beslutet att arbeta hemifrån togs gick ett mejl, innehållande information om aktuellt läge, ut till alla anställda med information om de restriktioner som innebär att de anställda kommer att behöva arbeta hemifrån. Problemet då var att företaget vid denna tid hade anställt tre stycken nya och dessa kunde inte jobba hemma och behövde läras upp av personal som behövde vara på kontoret, därav hade en av avdelningarna ingen möjlighet att arbeta hemifrån. Nyanställda som hade början av året har lärt upp sig under denna tiden innebar att dessa kunde mycket mer när smittspridningen efter sommaren ökade igen vilket har lett till att även denna avdelningen nu arbetar mer hemifrån.
Anledningen till att det inom företaget har reglerats är på grund av att fler har kunnat arbeta hemifrån vilket var svårt från början med nyanställda som behövde mer hjälp under dem första månaderna, samt kunskapen för de anställda har ökat och gjort det lättare. Även hårdare restriktioner har gjort att ledningsgruppen har känt att dessa har behövt att ta hårdare beslut.
Inom vissa avdelningar har de anställda uppvisat lite motstånd mot att arbeta hemifrån men blivit positivt överraskade hur smidigt det funkat.
När ledningen tog beslut om att anställda skulle arbeta hemifrån var det lite blandade reaktioner från anställda. Runt hälften av anställda ställde sig direkt positiva till att arbeta hemifrån medan den andra hälften var mer negativt inställda. Säljavdelningen har som tidigare nämnt arbetat hemifrån sedan tidigare, för deras del blev omsättningen inte speciellt stor och säljarnas tanke var mest att det var positivt på grund av att dessa sparar mycket tid då många istället slipper att ta
sig till jobbet. Vissa på kontoret tjänar 3 timmar per dag vilket kan vara betydelsefullt för många.
Medan vissa personer på utvecklingsavdelningen var väldigt emot att börja arbeta hemifrån.
Detta berodde på att personer inte känner att dessa får gjort lika mycket hemma, eftersom att dessa har väl varit mer negativa och inte trott att det ska fungera så bra som de faktiskt har gjort.
Denna avdelning vill helst ha två skärmar och dator vilket kan vara en stor del till motståndet.
Anställda på kontoret får ta med skärmar och dylikt hem men har inte gjort detta, och detta är anställdas egna val. Men många har valt att inte ta med sig en skärm hem. Detta sammantaget har inneburit att ledningen ibland behövt gräva lite för att få fram grundorsaken till anställdas motstånd att arbeta hemifrån för att försöka att lösa det.
Intervjurespondenten tycker vidare att det har varit effektivare möten för att anställda samlar ihop mer frågor och fler personer tar upp mer saker på mötena, jämfört med arbete på kontoret.
Vid kontorsarbete blir det mer att anställda frågar varandra saker då och då och kanske väljer att ta det enskilt med någon istället för att ta upp vissa saker på mötena. Motivationen har därför ökat hos anställda för att dessa tycker själva att det blir mer gjort hemma och därav får mer energi att fortsätta att arbeta på, istället för att gå in hos någon och fråga något och sen kanske fortsätta att småprata lite. Istället samlas alla frågor ihop för att sedan ringa en kollega för att fråga allt och då gå vidare och lösa uppgiften.
Supportavdelningen har dock haft lite svårigheter och har känt att dess motivation har sänkts lite, detta beror på att dessa är beroende av varandra inom avdelningen på ett annat sätt. Det är enklare för anställda att slänga ut en fråga snabbt när någon sitter jämte och har en kund i telefonen. Det blir då istället att den anställde får lägga på kunden och säga att jag ringer dig sen, för att då kanske ring en kollega eller skriva till en kollega och fråga be om hjälp vilket gör att de tar längre tid för dem att lösa kundens problem i vissa fall. Men samtidigt har samarbetet inom detta temat blivit mycket bättre och har även delat upp områdena mer.
Ledningen inom it-förvaltningsföretaget tror starkt på att motivation och fysik hör ihop och har därför infört en steg och aktivitets tävling som har inneburit att de ska ta så många steg eller göra så många aktiviteter som möjligt under en viss period. Detta för att hålla igång det glada humöret och stärka sammanhållningen hos de anställda. Från företagets sida anordnades även även en
konferens när smittspridningen var som lägst, då alla anställda åter var på plats. Detta kändes viktigt för företaget att göra med tanke på alla nyanställda som knappt har träffat varandra och ännu en gång hålla igång de glada humöret. Det kanske inte egentligen var bra under pandemin men företaget kände att det var väldigt viktigt för att motivera de anställda.
I och med att företagets anställda har börjat arbeta mer hemma har också anställda fått ta mycket mer eget ansvar, vilket ledningen tror har motiverat mer. Alla delägare litar på sina anställda hemifrån och det är många som har fått nya roller såsom mer ansvarsområden. Då det finns juniorsäljare som har fått gå upp och ta mer kundkontakt samt att supportavdelningen har delats in i olika delar för att kunna bemöta kunderna på bästa sätt. Även ansvar på så sätt att anställda får lösa problemet på egen hand, fast att de inte kan lösa det på just det sättet som det är tänkt.
Men inte mer ansvar än att de anställda ska göra sitt jobb. Vidare har företaget inte kunnat åka ut och utbilda andra företag, men har däremot gjort att dessa har fått öppna en ny väg och göra utbildningarna digitala. Från företagets sida tycker dessa att vinner mycket på känsla och välkomnande, och det är svårt att visa via webben. Detta har definitivt varit den största utmaningen både hos de anställda och företagsledningen hur företaget på bästa sätt skall fylla denna funktionen.
En annan utmaning från företagsledningen har varit att ge anställda feedback på sina prestationer. En metod under pandemin har varit måndagsmöten varje måndag, då det första som görs är att berätta vad som har gjorts bra föregående vecka. Kan vara allt från att någon har fått tag i en kund som inte har betalat sina fakturor till att någon har gjort en bra affär etc. Detta har ledningen ansett vara viktigt för att anställda ska höja sig själva och sin egna prestation. Det är väldigt bra för att dels få säga det och att skapa motivation för alla andra att fortsätta jobba på.
Detta är något som arbetades med lite innan men som nu i större utsträckning arbetas med och blivit mycket viktigare än tidigare.
Ledningen har även skapat lite olika grupper i teams där de anställda kan skicka roliga saker som inte har med jobb att göra, för att pusha och motivera varandra. Sedan har ledningen också börjat med info-mejl varannan vecka för att alla anställda skall hålla kolla på vad som händer i olika avdelningarna.
