Au 2020-11-10

(1)

Omfattning § 59 - 72

Ajournering Mötet ajourneras klockan 15.10-15.20.

Beslutande

Ledamöter Dzenita Abaza (S), ordförande Susanne Eliasson (M)

Kristina Sjöström (S) Sören Bondesson (S)

Övriga deltagande

Tjänstepersoner m.fl. Ann-Charlotte Anderberg, tf förbundsdirektör Stefan Regebro, verksamhetsområdeschef Carina Cerafiani, ekonomichef

Caroline Johansson, controller § 62, 63 Ingegerd Andersson, förbundssekreterare

Datum för justering 2020-___-___

Underskrifter Sekreterare ___________________________________

Ingegerd Andersson

Ordförande ___________________________________

Dzenita Abaza

Justerande ___________________________________

Sören Bondesson

Datum för anslag Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Kalmarsunds gymnasieförbunds anslagstavla 2020-___-___

(2)

§ 59 GYF 2020/0412-10.15

Preliminär utbildningsorganisation 2021/2022

Beslutsunderlag

Förbundskansliets skrivelse 2020-11-04.

Preliminär utbildningsorganisation 2020-11-04.

Bakgrund

Preliminär utbildningsorganisation inför läsåret 2021/2022 inom Kalmarsunds gymnasieförbund föreslås enligt upprättat förslag 2020-11-04.

Förslaget är utarbetat efter analys av årets ansökningar och i samråd med

verksamhetsområdeschefen och samtliga rektorer. En prognos för antalet sökande 2021/2022 har upprättats. Målet är att i största möjliga mån tillgodose sökandes förstahandsval inom ramen för en verksamhet med hög kvalitet och

kostnadseffektivitet. Utifrån prognoserna har en ekonomisk konsekvensanalys genomförts för respektive program och skolenhet. Den preliminära organisationen för 2021/2022 omfattar sammanlagt 1 201 platser på de nationella programmen.

Även organisation av utbildningar på introduktionsprogrammet framgår av det upprättade förslaget. Programinriktat val kommer att erbjudas på samtliga förbundets nationella program. Platser till individuellt alternativ bestäms efter behov utifrån elevernas förutsättningar. Utbildningen ges på Lars Kaggskolan och på Jenny Nyströmsskolan utifrån elevernas individuella behov. På

Stagneliusskolan ges utbildningen med profil AST. Språkintroduktion ges på Lars Kaggskolan och Jenny Nyströmsskolan utifrån elevernas utbildningsnivå,

förutsättningar och målsättning. Yrkesintroduktion föreslås att ges mot arbetsområdet fordon som är baserat på det nationella yrkespaketet. Inom yrkesintroduktion föreslås även en allmän antagning om fem elevplatser.

Gymnasiesärskolan avser att vara oförändrad 2021/2022.

Beslut

Arbetsutskottet föreslår att direktionen fastställer preliminär

utbildningsorganisationen inom Kalmarsunds gymnasieförbund för läsåret 2021/2022 enligt upprättat förslag 2020-11-04.

(3)

§ 60 GYF 2020/0451-01.04

Budget och verksamhetsmål 2021 – Ekonomisk planering 2022- 2023

Beslutsunderlag

Budget och verksamhetsmål 2021 – Ekonomisk planering 2022-2023.

Bakgrund

Budgetförslag inför år 2021 utgår från 2020 års budget inklusive löneökningar, justering för ökning av antalet 16-19 åringar och förändringar av statsbidrag.

Statsbidrag som ingår i anslaget för kommunalekonomisk utjämning och omfattar gymnasie- och komvuxverksamhet beräknas enligt den totala

befolkningsprognosen för varje kommun. Utfallet för statsbidragen, både för komvux och för gymnasiet, uppgår till 1 861 tkr inför 2020. (Förändringar av statsbidragen korrigeras enligt det slutgiltiga cirkuläret från Sveriges Kommuner och Landsting inför år 2021). Sammantaget innebär detta en budgetram för år 2021 som uppgår till 487 086 tkr.

Under det kommande decenniet ökar antalet 16-19 åringar inom

medlemskommunerna, vilket innebär att den potentiella målgruppen till

gymnasieskolan blir större. Enligt befolkningsprognosen i medlemskommunerna kommer antalet 16-19 åringar att öka med en procentuell ökning för

ålderskategorin med ca 16 % fram till år 2029.

Prioriterade områden under planeringsperioden med mål, ansvar och uppdrag är:

- Kunskap, utveckling och lärande - Normer, värden och inflytande - Integration

- En skola på vetenskaplig grund och beprövad erfarenhet

Ordföranden tackar för ett väl utfört arbete kring budgetdokumentet.

Beslut

Arbetsutskottet föreslår att direktionen godkänner upprättat förslag till ”Budget och verksamhetsmål 2021 - Ekonomisk planering 2022-2023”.

(4)

§ 61 GYF 2020/0413-01.02

Revidering av ANDT-policy

Beslutsunderlag

ANDTS-policy.

Bakgrund

En styrgrupp bestående av olika professioner från förbundets gymmnasieskolor har under inledningen av hösten 2020 utvärderat den tidigare ANDT-policyn samt framarbetat ett förslag på reviderad policy inför 2021.

I det nya förslaget föreslås det att Kalmarsunds gymnasieförbund årligen ska anpassa sina aktiviteter till den aktuella problembilden genom att genomföra aktiviteter och avsätta resurser med utgångspunkt i de nationella och regionala ANDTS-strategierna, med tillägg kring spel om pengar utifrån socialtjänstlagen och hälso- och sjukvårdslagen. Kalmarsunds gymnasieförbund har även under (S) i ANDTS valt att väga in ungdomars dataspelande eftersom det finns risk för att det tar mycket tid i anspråk som i sin tur kan påverka skolprestationer, sömn, socialt liv eller andra aktiviteter.

ANDTS- policyn har huvudfokus på det förebyggande arbetet och ska fungera som ett stöd och som en vägledning för verksamheter inom Kalmarsunds gymnasieförbund. Det övergripande målet följer det som är uttryckt nationellt.

Med ambition om en skola och samhälle fritt från narkotika, dopning, minskade medicinska och sociala skador orsakade av alkohol och ett minskat tobaksbruk samt det folkhälsopolitiska målet att minska skadeverkningarna av överdrivet spelande.

Ekonomiska konsekvenser

Planerade aktiviteter ryms inom befintlig budgetram med tillägget att respektive skola erbjuds att ansöka om extra ekonomiska medel i verksamhetsutvecklings- fonden om man önskar ytterligare aktiviteter än de som återfinns i ANDTS- policyn.

Beslut

Arbetsutskottet föreslår att direktionen godkänner upprättad ANDTS-policy.

(5)

§ 62 GYF 2019/0539-01.05

Godkännande av rapport för intern kontroll 2020, ekonomifunktionen

Information

Direktionen beslutade 2019-11-21 om kontrollpunkter inom områdena representation och hantering av riskvaror. Controller Caroline Johansson informerar om granskningen och resultatet.

Inom dessa områden såg förbundet att det fanns risk för felaktig kontering och verifikationsunderlag (redovisningsrisk) samt felaktig hantering av riskvaror (legal risk).

Följande kontrollpunkter granskades:

1. Representationskonto/restaurangnotor

2. Inventering och kontroll av inköp av alkoholhaltiga drycker

Vid kontrollerna framkom att de rutiner som granskats i huvudsak fungerar tillfredsställande. Dock planeras en internutbildning att genomföras inom området kontering avseende representation. Ansvariga ska också ta fram en rutin för hantering av alkoholhaltiga drycker och kasserade volymer ska dokumenteras fortsättningsvis.

Beslut

Arbetsutskottet tar informationen till protokollet.

Informationen ges till direktionen vid direktionsmöte 2020-11-19.

(6)

§ 63 GYF 2020/0444-01.05

Interna kontrollpunkter 2021

Information

Controller Caroline Johansson meddelar att förbundskansliet föreslår att följande områden granskas år 2021:

1. Representation (uppföljning av 2020 års kontroll) 2. Beslutsattest (efterlevnad av beslut)

3. Firmateckning (efterlevnad av beslut)

4. Hantering av riskvaror (uppföljning av 2020 års kontroll) Följande risker finns inom områdena:

1. Felaktig kontering och verifikationsunderlag (redovisningsrisk) 2. Felaktig beslutsattest leverantörsfakturor (legal risk)

3. Felaktig firmatecknare (legal risk) 4. Hantering av riskvaror (legal risk)

Beslut

(7)

§ 64 GYF 2020/0171-01.04

Budgetprognos efter 10 månader

(8)

§ 65 GYF 2020/0447-03.01

Hantering och placering av likviditetsöverskott

Information

Ekonomichef Carina Cerafiani informerar enligt följande:

Enligt förbundets finansieringspolicy ska likviditetsöverskott som inte är tillfälligt, amorteras eller placeras hos KLP (Kalmar läns

pensionskapitalförvaltning). Det innebär att X antal kronor tas från bankkontot för att minska förbundets skulder eller minska framtida kostnader för pensioner. Dock ej mer än den betalningsberedskap som förbundet beslutat om i

finansieringspolicyn.

Att amortera lån innebär inga risker men placeringar hos KLP innebär vissa marknadsmässiga risker som kan påverka förbundets resultat, dock ej avstämning av balanskravet.

Målet med placeringen av likviditetsöverskottet är att eliminera lån eller nå en volym som motsvarar förbundets ansvarsförbindelse.

Beloppet som föreslås är 10 mkr, en försiktighetsåtgärd vilket är ca 25 % av förbundets mål som innebär att ha en fullt finansierad ansvarsförbindelse.

Beslut

(9)

§ 66 GYF 2020/0448-03.01

Riktlinjer för resultatutjämningsreserv

Information

Ekonomichef Carina Cerafiani informerar om att gymnasieförbundet tagit fram ett förslag på riktlinjer för resultatutjämningsreserv, så kallad RUR.

Från och med 2013 är det enligt kommunallagen möjligt att under vissa angivna förutsättningar reservera delar av ett positivt resultat till RUR. Denna reserv kan användas för att utjämna intäkter över en konjunkturcykel, det vill säga täcka underskott i samband med en framtida lågkonjunktur.

Syftet med RUR är att förbundet ska kunna bygga upp en reserv under goda tider som kan användas under år med svag utveckling för förbundet eller förbundets medlemskommuner.

Reservering till RUR får göras då årets resultat efter balanskravsjusteringar uppgår till minst 1 procent av totala medlemsbidrag och statsbidrag. RUR får endast användas för att täcka negativa resultat, det vill säga så mycket som krävs för att balanskravsresultatet ska komma upp till noll. Beslut om RUR kan fattas i samband med beslut om budgeten men även löpande under året.

Beslut

(10)

§ 67 GYF 2020/0468-03.02

Utbetalning av anslutningsbidrag och kontantbidrag

Information

Ekonomichef Carina Cerafiani informerar om förbundets förslag gällande nytt beslut om utbetalning av anslutningsbidrag och kontantbidrag.

För en elev som har rätt till studiehjälp enligt studiestödslagen ska den kommun som är elevens hemkommun, ansvara för elevens kostnader för dagliga resor mellan bostaden och skolan. Detta gäller för resor där färdvägen är minst sex kilometer. Stödet ska ges kontant eller på annat lämpligt sätt enligt kommunens bestämmande.

Utöver busskort, delar förbundet även ut anslutningsbidrag från hemmet till busshållplats samt ger kontantbidrag när kollektivtrafik inte finns tillgängligt.

Beloppen som gäller idag beslutades 1995 i samband med att gymnasieförbundet bildades och har inte uppdateras sedan dess.

Enligt lag är kommunen inte skyldig att ge högre ersättning än vad som motsvarar 1/30 av prisbasbeloppet för varje hel kalendermånad som eleven har kostnader för resor mellan bostaden och skolan.

De senaste 6 åren, från 2014 till 2019, uppgår antalet utbetalningar av anslutningsbidrag i genomsnitt till 14 st per år. Kontantbidragen har endast utbetalats 4 gånger under samma tidsperiod.

Anslutningsbidragen är idag mellan 110 kronor och 195 kronor per månad beroende på avståndet till busshållplatsen. Kontantbidragen är idag mellan 165 kronor och 460 kronor per månad beroende på avståndet.

Gymnasieförbundet har varit i kontakt med ett antal kommuner för att utreda vilka nivåer och beslutsgrunder övriga kommuner har för sina belopp. Kommunerna har dock inte kunnat redovisa vad beloppen baseras på med undantag för de som har utgått från milersättning. Det är också stor skillnad mellan de olika kommunernas bidrag per månad.

För att få en tydligare och enklare bidragsutbetalning som kan följa med tidens

(11)

§ 68 GYF 2020/0408-03.04

Revisorernas utlåtande avseende delårsbokslut 2020

Information

Ekonomichef Carina Cerafiani redovisar revisorernas utlåtande avseende delårsbokslut 2020.

Revisorerna har gjort följande bedömning:

- Att delårsrapporten är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt.

- Att förbundet, enligt prognosen, kommer att redovisa en ekonomi i balans för år 2020. Enligt prognosen kommer hela det kvarstående underskottet från tidigare år att återställas.

- Att det prognostiserade resultatet är förenligt med de finansiella mål som fastställts i budget 2020.

- Att verksamhetens prognostiserade utfall delvis är förenligt med de fastställda målen i budget 2020. Inom de prioriterade områdena finns 21 delmål varav fem följs upp i delårsrapporten. Uppföljningen visar att tre av målen når uppsatta målvärden.

- Delårsrapporten uppfyller syftet att ge direktionen möjlighet att använda den som underlag för styrning, ledning och kontroll av verksamheten.

Beslut

(12)

§ 69 GYF 2020/0122-10.01

Lägesrapport om skolornas arbete för att minska smittspridningen av coronaviruset

Information

Tf Ann-Charlotte Anderberg ger följande information:

Smittspridningen ökar i Kalmar län och förbundets krisledningsorganisation har därför förstärkt sin mötesfrekvens. Central krisledningsgrupp och central

skyddskommitté träffas nu varje vecka. Dokument, checklistor, rutiner och riskbedömningar revideras och uppdateras kontinuerligt.

Smittspridningen har även ökat på skolorna. Under vecka 44 (höstlovet) har 7 fall rapporterats in från gymnasieskolorna och vecka 45 rapporterades 8 fall.

Skolledningarna har vidtagit åtgärder genom att delvis gå över till fjärrundervisning enligt följande:

Stagneliusskolan – Samhällsprogrammet (ej mediainriktningen) och

ekonomiprogrammet i åk 3, 1 vecka fjärrundervisning/1 vecka närundervisning

Jenny Nyströmsskolan – Naturvetenskapsprogrammet i åk 2 och 3, 2 veckor fjärrundervisning/2 veckor närundervisning

Lars Kaggskolan – Naturvetenskapsprogrammet och teknikprogrammet åk 2 och 3, 2 veckor fjärrundervisning/2 veckor närundervisning.

Besluten om fjärrundervisning gäller för perioden 11 november – 18 december:

Axel Weüdelskolan har en mindre klustersmitta hos personalen. Skolan har därför infört fjärrundervisning för alla elever mellan 4-13 november, all personal arbetar hemifrån och endast digitala möten genomförs.

Ovanstående resulterar i att antal elever i skolrestaurangerna minskar. Förbundet arbetar med ytterligare åtgärder, exempelvis om personalrestaurangen kan öppnas upp för eleverna, om servering kan ske i annan lokal, utställning av värmeskåp på olika ställen, utkörning av mat till programmen, ytterligare utglesning av bord och sittplatser osv.

(13)

För de elever som fram till jul ska ha fjärrundervisning, kommer förbundet att betala ut en ersättning till eleverna motsvarande den ersättning elever får vid APL (49 kronor). Ersättningen kommer att betalas ut någon gång i början av nästa år.

Eleven får ersättning för de dagar det är planerat att de ska ha fjärrundervisning och kvitton kommer inte att behöva visas upp. Ersättningen gäller till och med 18 december.

Ordförande Dzenita Abaza (S) meddelar att diskussioner förs i

medlemskommunerna om att höja ersättningen till de elever som kommer från medlemskommunerna med 26 kronor och att medlemskommunerna står för höjningen.

Diskussioner förs om eventuell höjning från medlemskommunerna även ska inkludera APL-eleverna.

Överläggning

Sören Bondesson (S) föreslår tillsammans med övriga ledamöter, att

förbundsledningen får i uppdrag att halvera antalet elever på Stagneliusskolan till hälften fr o m 2020-11-12.

Beslut

Arbetsutskottet ger förbundsledningen följande uppdrag:

- att minska antal elever med närundervisning på Stagneliusskolan till hälften fr o m 2020-11-12,

- att ersättningen till eleverna för lunch ska betalas ut vid två tillfällen, i mitten av december månad och i början av januari, samt

- att kontakt tas med medlemskommunerna för diskussion om eventuell medfinansiering av höjd ersättning gällande elevluncherna till och med 18 december,

- ekonomichef Carina Cerafiani får i uppdrag att skicka en skrivelse till ordförande i medlemskommuners kommunstyrelse med sammanställning av kostnader för eventuell medfinansiering av höjd ersättning gällande

elevluncherna.

(14)

§ 70 GYF 2020/0485-10.01

Lägesrapport från skolmatsalarna

§ 71 GYF 2020/0459-10.01

Det kommunala aktivitetsansvaret – Läsårsrapport 2019/2020

§ 72

Övriga frågor

Sammanträde på distans för arbetsutskottet

På grund av nya restriktioner för Kalmar län angående pandemin, kommer arbetsutskottet att återgå till sammanträden på distans.