PROTOKOLLSUTDRAG
Kommunstyrelsen 2020-08-26
1/2
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
KS § 173 Dnr KS/2019:523-034
Motion från David Aronsson (V) m.fl. om tillgängliga handlingar vid kommunfullmäktiges sammanträden
Beslut
Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att 1. avslå motionen med motivering som framgår nedan.
Beslutsgång
Ordföranden finner att det endast finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunstyrelsens förslag.
Beskrivning av ärendet
Till kommunfullmäktiges sammanträde 2019-09-30 inkom David Aronsson (V) m.fl. med en motion om tillgängliga handlingar vid kommunfullmäktiges sammanträden där de föreslår att kommunfullmäktige besluta att:
1. köpa in ett antal enklare läsplattor låsta på att visa handlingarna från fullmäktige med syfte att kunna låna ut dem till besökare som inte har en egen att ta med.
alternativt att
2. åter börja kopiera upp några exemplar av handlingarna. Kanske med ett system där besökarna får föranmäla att de vill ha.
I dagsläget är bedömningen att de personella resurser som krävs för att, på ett effektivt sätt, kunna administrera utlämnande och återtagande av läsplattor vid kommunfullmäktiges sammanträden samt att de personella resurser som skulle krävas för kunna administrera underhåll av de läsplattor som lånas ut under kommunfullmäktiges sammanträden inte finns.
Bedömningen är vidare att den personal som redan finns på plats i
fullmäktigesalen inför, under och efter sammanträdena inte har den tidsmässiga möjligheten att kunna utföra denna administration utan behöver fokusera tiden på att utföra andra uppgifter.
Sedan 2019-12-20 finns ett öppet gästnätverk, Strangnas Free, att tillgå i, samt i närheten av, alla kommunala lokaler, däribland Paulinska salen. Detta nätverk kan användas för att få en internetuppkoppling och därigenom eliminera behovet eller belastningen av privata uppkopplingar eller abonnemang som åhörare annars skulle behöva använda sig av för att kunna läsa kommunfullmäktiges
PROTOKOLLSUTDRAG
Kommunstyrelsen 2020-08-26
2/2
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
handlingar på Strängnäs kommuns webbplats vid användandet av en privat enhet vid fysisk närvaro i fullmäktigesalen.
Utredningen har inte funnit något som indikerar på, utöver det motionärerna anför, att de åhörare som fysiskt närvarar vid kommunfullmäktiges
sammanträden upplever det som problematiskt att pappershandlingar inte längre finns att tillgå i salen under sammanträdet.
Att tillhandahålla och administrera ett system där åhörare kan föranmäla om de vill ha pappershandlingar utskrivna som de senare kan komma och hämta inför sammanträdet bedöms inte som genomförbart i dagsläget med hänvisning till bristande personella resurser. En sådan lösning skulle även vara förenad med en kostnad för den som beställer handlingarna då en avgift skulle behöva tas ut i samband med utlämnandet, detta i enlighet med kommunfullmäktiges beslut i KF § 212, 2007-10-22, Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar.
Vidare bedöms en återgång till att återigen tillhandahålla pappershandlingar vid kommunfullmäktiges sammanträden inte vara förenligt med ett miljömässigt arbetssätt eftersom det skulle gå emot ambitionen att hålla mängden utskrifter så lågt som möjligt.
Kommunstyrelsen föreslår, med anledning av ovanstående, att
kommunfullmäktige avslår motionen från David Aronsson (V) m.fl. om tillgängliga handlingar vid kommunfullmäktiges sammanträden.
Ekonomiska konsekvenser för kommunen
Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.
Övriga konsekvenser
Beslutet medför inga övriga konsekvenser.
Uppföljning
Ingen uppföljning krävs.
Beslutsunderlag
Tjänsteutlåtande, Svar på motion från David Aronsson (V) m.fl. om tillgängliga handlingar vid kommunfullmäktiges sammanträden, 2020-06-30
Motion från David Aronsson (V) m.fl. om tillgängliga handlingar vid kommunfullmäktiges sammanträden, 2019-09-27
Beslutet skickas till Kommunfullmäktige
TJÄNSTEUTLÅTANDE
Kansliavdelningen Dnr KS/2019:523-034
2020-06-30 1/2
Strängnäs kommun Nygatan 10 645 80 Strängnäs
Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00
www.strangnas.se Bankgiro 621-6907
Handläggare Tobias Rundström 0152-29252
Kommunstyrelsen
Svar på motion från David Aronsson (V) m.fl. om tillgängliga handlingar vid kommunfullmäktiges sammanträden
Förslag till beslut
Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att 1. avslå motionen med motivering som framgår nedan.
Beskrivning av ärendet
Till kommunfullmäktiges sammanträde 2019-09-30 inkom David Aronsson (V) m.fl. med en motion om tillgängliga handlingar vid kommunfullmäktiges sammanträden där de föreslår att kommunfullmäktige besluta att:
1. köpa in ett antal enklare läsplattor låsta på att visa handlingarna från fullmäktige med syfte att kunna låna ut dem till besökare som inte har en egen att ta med.
alternativt att
2. åter börja kopiera upp några exemplar av handlingarna. Kanske med ett system där besökarna får föranmäla att de vill ha.
I dagsläget är bedömningen att de personella resurser som krävs för att, på ett effektivt sätt, kunna administrera utlämnande och återtagande av läsplattor vid kommunfullmäktiges sammanträden samt att de personella resurser som skulle krävas för kunna administrera underhåll av de läsplattor som lånas ut under kommunfullmäktiges sammanträden inte finns.
Bedömningen är vidare att den personal som redan finns på plats i
fullmäktigesalen inför, under och efter sammanträdena inte har den tidsmässiga möjligheten att kunna utföra denna administration utan behöver fokusera tiden på att utföra andra uppgifter.
Sedan 2019-12-20 finns ett öppet gästnätverk, Strangnas Free, att tillgå i, samt i närheten av, alla kommunala lokaler, däribland Paulinska salen. Detta nätverk kan användas för att få en internetuppkoppling och därigenom eliminera behovet eller belastningen av privata uppkopplingar eller abonnemang som åhörare
2/2
annars skulle behöva använda sig av för att kunna läsa kommunfullmäktiges handlingar på Strängnäs kommuns webbplats vid användandet av en privat enhet vid fysisk närvaro i fullmäktigesalen.
Utredningen har inte funnit något som indikerar på, utöver det motionärerna anför, att de åhörare som fysiskt närvarar vid kommunfullmäktiges
sammanträden upplever det som problematiskt att pappershandlingar inte längre finns att tillgå i salen under sammanträdet.
Att tillhandahålla och administrera ett system där åhörare kan föranmäla om de vill ha pappershandlingar utskrivna som de senare kan komma och hämta inför sammanträdet bedöms inte som genomförbart i dagsläget med hänvisning till bristande personella resurser. En sådan lösning skulle även vara förenad med en kostnad för den som beställer handlingarna då en avgift skulle behöva tas ut i samband med utlämnandet, detta i enlighet med kommunfullmäktiges beslut i KF § 212, 2007-10-22, Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar.
Vidare bedöms en återgång till att återigen tillhandahålla pappershandlingar vid kommunfullmäktiges sammanträden inte vara förenligt med ett miljömässigt arbetssätt eftersom det skulle gå emot ambitionen att hålla mängden utskrifter så lågt som möjligt.
Kommunstyrelsen föreslår, med anledning av ovanstående, att
kommunfullmäktige avslår motionen från David Aronsson (V) m.fl. om tillgängliga handlingar vid kommunfullmäktiges sammanträden.
Ekonomiska konsekvenser för kommunen
Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.
Övriga konsekvenser
Beslutet medför inga övriga konsekvenser.
Uppföljning
Ingen uppföljning krävs.
Beslutsunderlag
Motion från David Aronsson (V) m.fl. om tillgängliga handlingar vid kommunfullmäktiges sammanträden, 2019-09-27
Beslutet skickas till Kommunfullmäktige
Jennie Enström Tobias Rundström
Kanslichef Kommunsekreterare
Vänsterpartiet Strängnäs Kommunfullmäktige 30 september 2019
Motion - Tillgängliga handlingar
Det finns inte längre utskrivna handlingar att tillgå för besökare i fullmäktigesalen. Detta har visat sig vara ett problem för en del som kommer för att lyssna.
Det är inte alla som har en egen läsplatta som lämpar sig för att läsa handlingarna som ligger på nätet. Det kan också vara en fråga om datanedladdning på eget abonnemang eller uppkoppling till nätet i fullmäktigesalen. Eftersom det ofta är svårt att hänga med i diskussionerna om man inte kan kolla upp saker i handlingarna så minskar det nyttan av att besöka fullmäktige. Det är synd om de få som vill komma slutar att göra det.
Det ger ett mervärde för fullmäktige att kommunmedborgare kan se de förtroendevalda och uppleva mötet på plats. I en paus kan de också få ställa de frågor eller lämna de synpunkter som kom upp under mötet direkt till berörd politiker.
För att underlätta och motivera till fysiska besök i fullmäktigesalen så yrkar vi på att fullmäktige beslutar att
1. Köpa in ett antal enklare läsplattor låsta på att visa handlingarna från fullmäktige, med syftet att kunna låna ut dem till besökare som inte har egen att ta med.
Alternativt att
2. Åter börjar kopiera upp några exemplar av handlingarna. Kanske med ett system där besökare får föranmäla att de vill ha.
David Aronsson Catarina Hellmark
Yvonne Knuutinen Gunnar Bjälkebring
Vänsterpartiet Strängnäs
