Min Data i IDAC För administratörer

(1)

Min Data i IDAC

För administratörer

Systemstöd: IDAC Process: Min data

Delprocess: Listor och Rapporter Version nr: 0.1

(2)

Dokumentansvarig

Support Systems/EA/UF ^Version0.1

Process

Tjänster ^DelprocessÄndra Visningsnamn och – Epost, Dölj i målsystem, Sammanslagning av id

Rutin

Tjänster

Dokumenthantering

Detta dokument gäller från aktuellt datum då dokumentet producerades eller uppdaterades. Dokument med historik finns sparad under projektets

arbetsmapp i KI Share.

Revisionshistorik

Dokumentet har ändrats enligt följande:

Datum Version nr Kommentar Reviderad av

2018-09-27 0.1 Första version Linda Lindius

2019-04-02 0.2 Amal Velic

Godkännande historik

Detta dokument godkänns enligt följande:

Datum Version nr Godkänd av Titel

Bilagor

Detta dokument har följande bilagor kopplade till sig:

Nr Beskrivning

(3)

Dokumentansvarig

Process

Rutin

Tjänster

Innehållsförteckning

1 Generellt...4

1.1 Beskrivning av rollen Administratör i IDAC...4

1.1 Navigationsväg...4

1.2 Arbetsflödet...4

2 Riktad Lista...5

2.1 När används Funktionen...5

2.2 Steg för steg...5

3 Rapporter...7

3.1 När används Tjänsten...7

3.2 Steg för steg...7

4 Lathund...7

(4)

Dokumentansvarig

Process

Rutin

Tjänster

1 Generellt

1.1 Beskrivning av rollen Administratör i IDAC

Alla ändringar gällande identiteter sker generellt i källsystemen: Primula, UBW ank och Ladoc. Den information och den data som finns i IDAC laddas från ovannämnda system.

Är det något som inte stämmer görs ändringar i källsystemen. Undantaget de tjänster du som administratör kan göra i IDAC, se rutinbeskrivning Tjänster i IDAC för

administratörer.

Hur du kan soretera listor i din roll som administratör beskrivs med bilden nedan och sedan utförligt stegvis i var sin underrubrik nedan.

1.1 Navigationsväg

Webbläsare:

 KI:s medarbetarportal  Digitala vertyg  Idac

Hantering av Min Data för administratörer:

 Startsidan  Min data  Institutionen  Anknutna

 Startsidan  Min data  Institutionen  Anställda

 Startsidan  Min data  Institutionen  Doktorander

 Startsidan  Min data  Institutionen  Externa studenter

 Startsidan  Min data  Institutionen  Institutionens aktiva identiteter

 Startsidan  Min data  Institutionen  Institutionens framtida aktiva identiteter

 Startsidan  Min data  Institutionen  Institutionens identiteter

 Startsidan  Min data  Institutionen  Institutionens iaktiva identiteter

(5)

Dokumentansvarig

Process

Rutin

Tjänster

2 Riktad Lista

2.1 När används Funktionen

Då en administratör behöver sammanställa en sorterad lista och ladda ner till excel eller pdf

2.2 Steg för steg

Du skall vara inloggad i IDAC (se 1.1) och utgångspunkten är startsidan. För att komma tillbaka till startsidan ifall du navigerat vidare, klicka på KI-loggan uppe i vänstra hörnet.

Välj Min Data till vänster på startsidan

Välj Institutionen i vyn som laddas sedan välj en av alternativen,

(6)

Dokumentansvarig

Process

Rutin

Tjänster

Välj en första filtrering genom att skriva i sökfälten högst upp i kolumnerna. Sökfälten söker på de första bokstäverna så är du osäker på exempelvis förnamnet på en chef använd % (wild card)följt av efternamnet(%Karlsson).

När du sorterat tillräckligt för att ladda över data så klicka på de tre blå prickarna till höger om Redigera

(7)

Dokumentansvarig

Process

Rutin

Tjänster

En dialogruta visas där du kan göra ett par olika val

pdf väljer du ifall du är nöjd med gallringen och skall skicka vidare listan csv väljer du då du vill ha en excelfil som kan filtreras och redigeras vidare Klicka på Ladda ner i högra nedre hörnet när du klickat i dina val.

Du har nu en excelfil att jobba med eller en pdf som en färdig produkt

3 Rapporter

3.1 När används Tjänsten

Då en administratör har behov av en rapport i en för IDAC färdigt format

3.2 Steg för steg

Du skall vara inloggad i IDAC(se 1.1) och utgångspunkten är startsidan. För att komma tillbaka till startsidan ifall du navigerat vidare, klicka på KI-loggan uppe i vänstra hörnet.

Välj Min Data till vänster på startsidan

(8)

Dokumentansvarig

Process

Rutin

Tjänster

4 Lathund

Sammanställa lista - Gör så här:

1. Logga in i IDAC

2. Välj Min Data  Institutionen

3. Sortera i sökfälten högst upp i varje kolumn, % kan användas som hjälp 4. Klicka på de tre blå prickarna till höger om Redigera

5. Välj pdf eller excel och klicka på Ladda ner 6. En pdf eller excel laddas