Kandidatuppsats
Bygg- och fastighetsekonomprogrammet 180hp
Vakanser i kommersiella fastigheter
Balanserade styrkort som en analysmodell i fastighetsföretagets arbete med vakanser
Företagsekonomi
inriktningfastighetsekonomi/verksamh etsstyrning 15hp
Halmstad 2020-05-19
Erik Sahlin och Henrik Pettersson
Förord
Den här kandidatuppsatsen inom företagsekonomi har pågått under våren 2020, inom Bygg- och fastighetsekonomprogrammet på Akademin för ekonomi, teknik och naturvetenskap vid Högskolan i Halmstad.
Vi vill tacka vår handledare Per-Ola Ulvenblad och examinator Jonas Gabrielsson som har bidragit med konstruktiv kritik för att förbättra studien, samt bistått oss med råd genom uppsatsens gång. Vi tackar även alla våra opponenter som under seminarier bidragit med andra perspektiv och förslag som har utvecklat studien.
Slutligen vill vi även rikta ett stort tack till våra respondenter på fastighetsbolagen som ställt upp på intervjuer. Utan deras medverkan hade studien inte kunnat genomföras.
Tack!
Högskolan i Halmstad Maj 2020
Sammanfattning
Kommersiella fastigheter tillhandahåller lokaler inom kontor, industri, hotell, butik, logistik och köpcentrum och hyresgästerna till dessa lokaler står för en stor del av Sveriges totala producerade varor och tjänster. Fastighetsföretagen har därför en viktig uppgift att erbjuda lokaler som stöttar hyresgästernas kärnverksamhet samt vårda fastigheterna för att själva upprätthålla en ekonomisk utveckling. Kan inte fastighetsföretaget bibehålla nuvarande hyresgäster eller om de får svårt att erbjuda lediga lokaler till nya hyresgäster kan det leda till vakans i deras fastigheter.
Ett fastighetsbolags intäkter är beroende av den hyra som hyresgästen ska betala in för att utnyttja fastighetens lokaler. Detta kan innebära problem för fastighetsföretaget eftersom vakansen påverkar dennes lönsamhet. Vakans i en fastighet kan även spridas eftersom det kan leda till mer vakans i andra fastigheter inom samma område. På sikt kan vakans orsaka
misskötsel och förfall av byggnaden vilket i sin tur kan leda till en negativ bild av en stadsdel eller ort, vilket i sin tur kan skada samhället eftersom företag kan söka sig till andra områden eller orter. Långvarig vakans påverkar dessutom fastighetens värde vilket gör att
fastighetsbolagets arbete mot att minska sin vakans är av yttersta vikt.
Globalisering och utveckling av samhället innebär förändrade förutsättningar inom den kommersiella fastighetsmarknaden eftersom förändringarna både kan påverka
fastighetsbolagen och deras hyresgästers affärsmässiga situationer. Hur ett företag ska förhålla sig till förändrade omständigheter bestäms av företagets verksamhetsstyrning då det är
företagsledningens centrala redskap för att styra sin verksamhet. Med det som bakgrund är syftet med vår uppsats att analysera hur privata fastighetsföretag som förfogar över
kommersiella fastigheter aktivt arbetar med vakanser och prestationsmätning. Vi valde styrfilosofin om balanserade styrkort som en analysmodell för att analysera hur
fastighetsbolagen arbetar med vakanser och prestationsmätning. Vår undersökning var geografiskt avgränsad till fastighetsbolag som förfogade över kommersiella fastigheter i Halmstad.
Slutsatsen är att fastighetsföretagens tillvägagångsätt för att motverka vakans baseras på företagets förmåga att attrahera hyresgäster till sina lokaler. Om hyresgästernas verksamheter förändras kan det leda till att de också får nya lokalbehov vilket medför att fastighetsföretaget behöver vara lyhörda och tillmötesgående inför hyresgästens behov. En ny hyresgäst kostar mer än att behålla den nuvarande hyresgästen. Därför behöver fastighetsföretaget skapa varaktiga kundrelationer och samtidigt bistå dem med stöttande aktiviteter, vilket ska öka kundtillfredsställelsen. Prestationer med att försöka få nöjda hyresgäster var därmed det mest betydelsefulla inslaget som fastighetsföretaget kan påverka och som kan leda till minskad vakans.
De prestationsmätningar som fastighetsbolagen utförde påträffas framförallt i ekonomiska mätningar i form av driftnetto, vakansgrad, lönsamhetsmått och kostnader. De ekonomiska mätningarnas utfall berodde emellertid på hur väl fastighetsbolaget lyckats med
sina arbetsprestationer riktat mot uppfyllelsen av kundens behov. De flesta fastighetsbolagen hade ingen prestationsmätning i aktiviteter som leder till ökad kundtillfredsställelse. Däremot fanns det respondenter som mätte och analyserade resultatet av NKI och NMI
undersökningar, vilket kan bekräfta att tidigare arbetsprestationer och beslut kan ökat eller minskat kundtillfredsställelsen bland hyresgästerna.
Innehållsförteckning
1.0 Inledning ... 5
1.1 Problembakgrund ... 5
1.2 Problemdiskussion ... 6
1.3 Forskningsfrågor ... 7
1.4 Syfte ... 7
2.0 Teoretisk referensram ... 8
2.1 Kommersiella fastigheter ... 8
2.2 Primära faktorer som orsakar vakans av lokaler i kommersiella fastigheter ... 9
2.2.1 Den kommersiella fastighetsmarknaden... 9
2.2.2 Fastighetens geografiska läge ... 10
2.2.3 Fastighetens funktionalitet... 10
2.2.4 Resultatet av ökad e-handel ... 11
2.3 Vad innebär vakans för fastighetsägaren? ... 11
2.4 Hur fastighetsföretagen arbetar med vakans ... 12
2.5 Allmänt om verksamhetsstyrning... 13
2.6 Balanserat styrkort som verksamhetsstyrning ... 13
2.6.1 Definition av perspektiven hos det balanserade styrkortet ... 15
2.6.2 Uppbyggnad av balanserat styrkort ... 16
2.6.3 Implementering av det balanserade styrkortet ... 17
2.6.4 Kritik mot det balanserade styrkortet ... 18
2.7 Egenkonstruerad modell ... 19
3.0 Metod ... 21
3.1 Angreppssätt och metodansats ... 21
3.2 Kvalitativ metod ... 21
3.3 Litteraturgenomgång ... 22
3.4 Empirisk undersökning ... 22
3.4.1 Val av respondenter ... 22
3.4.2 Datainsamling ... 23
3.5 Trovärdighet ... 24
4.0 Empiri ... 26
4.1 Företag A ... 26
4.2 Företag B ... 28
4.3 Företag C ... 29
4.4 Företag D ... 31
4.5 Företag E ... 33
4.6 Företag F ... 35
5. Analys ... 38
5.1 Vakans i kommersiella fastigheter ... 38
5.1.1 Vad som orsakar vakans ... 38
5.1.2 Vad vakansen leder till ... 38
5.1.3 Arbetet med vakans ... 39
5.2 Det balanserade styrkortet som analysmodell ... 41
5.2.1 Finansiellt perspektiv ... 41
5.2.2 Kundperspektiv ... 42
5.2.3 Internt perspektiv ... 42
5.2.4 Utvecklingsperspektiv ... 43
5.3 Egenkonstruerad analysmodell ... 44
6.0 Slutsatser, egna reflektioner och fortsatt forskning ... 45
6.1 Slutsatser ... 45
6.2 Egna reflektioner ... 47
6.4 Fortsatt forskning ... 48
7.0 Referenser ... 49
8.0 Bilagor ... 53
8.1 Intervjufrågor ... 53
5
1.0 Inledning
1.1 Problembakgrund
I Sverige utgör kommersiella fastigheter alla typer av fastigheter som inte inkluderar bostäder, det vill säga kontor, industri, hotell, butiker, logistik och köpcentrum. Kunderna till dessa lokaler kan vara allt ifrån hotellverksamhet, detaljhandel, till ett brett spektrum av olika tjänsteverksamheter. Hyresgästerna till lokalerna i kommersiella fastigheterna står för en stor andel av Sveriges totala producerade tjänster i samhället och produktionsvärdet inom
industrin. Därav har lokalernas funktion och lokalisering betydelse för Sveriges totala produktion. I förlängningen behöver lokalerna vårdas för att fastighetsbolagen kan upprätthålla god ekonomisk utveckling (Lind och Lundström, 2009). Historiskt har
kommersiella fastigheter vid attraktiva områden varit lukrativa investeringar. Det har skett en del förändringar genom åren, och en orsak till det kan vara ökad global konkurrens.
Exempelvis har e-handel och externa köpcentrum medfört konsekvenser för investeringsviljan i fastigheter som ligger i attraktiva områden. Den ökade konkurrensen och nuvarande
samhällsutveckling har förskjutit konsumtionen till andra områden (Jones, 2010). Ett aktuellt ämne är att många fastighetsföretag i Sverige fått erfara ökad vakans av butikslokaler. En rapport av Fastighetsägarna (2020) visar att butikslokaler har högst vakansgrad och negativ hyresutveckling jämfört med andra segment inom uthyrning i fastighetsbranschen. Återigen nämns e-handeln vara en orsak då det har ändrat konsumtionsvanorna. Samma rapport visar att fastighetsägarnas egen framtidstro är dyster när det gäller vakans och hyresutveckling hos butikslokaler. Vakans är inget önskvärt eftersom det kan få mer negativa följdeffekter.
Forskning i USA visar att det i mindre städer finns en dominoeffekt där vakans leder till ännu mer vakans inom samma område (Hollander & Hartt, 2019). Fastighetsföretagen som förfogar över kommersiella fastigheter likt andra fastighetsföretag inom den privata sektorn har ett vinstdrivande syfte, vilket de huvudsakligen får genom hyresintäkterna. Minskar deras
fastigheter sin attraktivitet med avseende på sysselsättning och handelsmöjligheter riskerar det att påverka fastighetsbolagens vakans av lokaler och slutligen påverka deras lönsamhet
(Svensk Handel, 2019).
Eftersom världen är under konstant förändring och för att företag ska överleva krävs det att deras verksamheter anpassas till vad som efterfrågas av kunderna. Mattson (2001) menar att globalisering och utveckling av samhället innebär förändrade förutsättningar för både privata- och offentliga fastighetsverksamheten. De som inte längre utvecklas och slutar anpassas till förändrade omständigheter kan på sikt leda till kritiska situationer som är avgörande
för fastighetsföretagets lönsamhet. Hur ett företag ska förhålla sig gentemot förändrade omständigheter beror på företagets verksamhetsstyrning då det är företagsledningens manövreringsredskap
6
1.2 Problemdiskussion
Inom fastighetsbranschen talas det om hur branschen kan förändras men att
organisationsutvecklingen är långsam. Förvånande uppfattas den privata sektorn mer
trögrörlig än den offentliga sektorn. En anledning som nämns kan vara att det finns begränsad kundorientering hos den privata sektorn och som istället fokuserar på affärsorientering (Thór, 2013, 20 mars). Trots röster om långsam förändring finns det andra som påpekar att
fastighetsbranschen börjar orientera sina verksamheter mer mot kunder, marknad,
medarbetare, varumärkesbyggande samt ett ökat samhällsansvar (Lind & Lundström, 2009).
Orsaken kan vara att det finns uppenbara fördelar vid sådan orientering, exempelvis om fastighetsföretaget förstår sina hyresgästers kärnverksamheter bättre. Exempel Gibson (2003) tar upp är att dagens hyresgäster för kommersiellt bruk vill ha anpassade ytor åt deras
verksamhet eftersom de inte vill betala för ytor de inte använder. Mer hänsyn tas till kostnad per anställd istället för kostnad per kvadratmeter. Därmed efterfrågas flexibla lokaler som kan fysiskt anpassas till hyresgästen och även ökad flexibilitet i kontraktslängden. Det betyder att kommersiella lokaler behöver vara anpassningsbar gentemot sina hyresgästers behov.
Hyresgästen har ett behov av att optimera sin verksamhet, vilket kräver att lokalens funktionalitet och kvalitet behöver anpassas till dem (Lind & Lundström, 2009).
Om fastighetsföretagen ska tjäna på att tillgodose sina hyresgästers behov måste de samtidigt ta hänsyn till vad deras egen vinning är på att göra det. Ett företag behöver identifiera de aktiviteter inom företaget som är värdeskapande hos deras kunder. Ett sätt för att åstadkomma detta kan vara via mätbarhet inom den egna verksamheten, exempelvis via nyckeltal. Om ett område kan mätas behöver det även följas upp och analyseras för att veta vilka slutsatser och åtgärder som behöver vidtas (Lindvall, 2001). Det finns emellertid viss komplexitet om mätningar medför någon nytta för fastighetsföretaget. Exempelvis behöver inte kundnöjdhet likställas med hög lönsamhet (Lind & Lundström, 2009). Hög kundnöjdhet hindrar inte heller hyresgästen från att byta lokaler om de så behöver det. Ändå verkar många fastighetsföretag arbeta för att nå högre kundnöjdhet bland sina mätningar (Rasila, 2010). Emellertid är det komplicerat att mäta vad nyttan är med hög kundorientering i sina arbetsprocesser. Ändå menar Meng (2011) att prestationsmätning kan öka kundfokuset och ge hyresgästerna värde för pengarna då de får vad de betalar för. Då den kommersiella fastighetsbranschen börjar styras mot andra perspektiv än enbart ett ekonomiskt kan balanserade styrkort bli aktuellt som verksamhetsstyrningsmetod. Förhållandet till kunder, medarbetare, entreprenörer och
samhället kan på lång sikt vara mer framstående än kortsiktig ekonomisk måluppfyllelse (Lind & Lundström, 2009).
Det blir tydligt att den kommersiella fastighetsbranschen blivit mer kundorienterad än tidigare. Parallellt måste fastighetsföretagens verksamhetsstyrning behandla och bemöta nya krav och förutsättningar som deras hyresgäster kan drabbas av. Det kan kräva nya lösningar som i slutändan både fastighetsägare och hyresgäst tjänar på. För oss föranleder detta till hur fastighetsägarna genom sin verksamhetsstyrning kan arbeta för att reducera vakansnivåer, behålla lönsamheten och samtidigt tillgodose hyresgästernas behov.
7
1.3 Forskningsfrågor
• Vad orsakar vakans i kommersiella fastigheter?
• Hur bemöter privata fastighetsägare som förfogar över kommersiella fastigheter vakans av lokaler utifrån ett balanserat styrkort som analysmodell?
• Hur används prestationsmätningar i arbetet med vakans?
1.4 Syfte
Syftet är att analysera hur privata fastighetsägare som förfogar över kommersiella fastigheter arbetar med vakans och prestationsmätning.
8
2.0 Teoretisk referensram 2.1 Kommersiella fastigheter
Kommersiella fastigheter är fastigheter som ägs med målsättningen att skapa intäkter genom uthyrning av lokaler till hyresgäster (se figur 1). Hyresgästerna till kommersiella fastigheter är vanligen en näringsverksamhet som behöver en lokal för att utföra sina arbetsuppgifter.
Kommersiella fastigheter kan därför inrymma hyresgäster som behöver kontor, - detaljhandel, - logistik- och industrilokaler till sin verksamhet (Finansinspektionen, 2019; Lind &
Lundström, 2009) Fastighetsföretagets primära intäkter är hyresintäkterna och lokalhyror förhandlas helt fritt från regleringar mellan fastighetsägaren och lokalhyresgästen, en så kallad överenskommen marknadshyra mellan parterna. Marknadshyra kan närmare beskrivas som den hyran en likvärdig lokal skulle inbringa (Bostadsrätterna, 2018; Jordabalken SFS 1970:994).
Aktörerna som äger kommersiella fastigheter är många och har varierande syfte och affärsidé med sitt ägande. Aktörerna kan vara stora eller mindre privata fastighetsföretag, privata investerare, investeringsfonder, institutionella placerare (försäkrings eller pensionsbolag), offentliga fastighetsbolag och utländska investerare (Finansinspektionen, 2019).
Tillsammans uppgår det totala fastighetsvärdet inom den kommersiella fastighetssektorn till 1 765 miljarder kronor, ungefär 40 % av svensk BNP. För att finansiera förvärv av andra fastigheter lånar fastighetsföretagen mycket kapital i form av banklån eller annan
marknadsfinansiering, exempelvis genom att emittera obligationer och finansiella certifikat.
Det medför att den kommersiella fastighetsmarknaden är kapitalintensiv med stor andel lån, vilket medför risk och ömtålighet mot stigande marknadsräntor. Sammanfattningsvis medför kapitalintensiteten inom branschen även ökad risk för motparterna som lånar ut kapital, främst svenska banker, vilket är av stor betydelse för det finansiella systemet (Sveriges Riksbank 2017).
9 Figur 1
Finansinspektionen (2019) definition av kommersiell fastighet
2.2 Primära faktorer som orsakar vakans av lokaler i kommersiella fastigheter
2.2.1 Den kommersiella fastighetsmarknaden
Hur vakans av lokaler på den kommersiella fastighetsmarknaden utvecklar sig beror till stor del på det ekonomiska tillståndet i samhället, det vill säga ekonomiska konjunkturer (Lind &
Lundström, 2009). I Sverige har Riksbanken stort inflytande över svensk ekonomi. Sveriges Riksbank (2019) huvudsakliga penningpolitiska redskap är reporäntan. Höjs eller sänks reporäntan påverkar Riksbanken de andra svenska bankernas in- och utlåningsräntor.
Finansinspektionen (2019) framhäver att svenska storbanker har väsentlig utlåning till
fastighetsföretagen som äger kommersiella fastigheter och att bankerna har fastigheterna som säkerhet för lånen. Det finns en gemensam risk mellan parterna eftersom en förändring i samhällsekonomin, exempelvis kraftig ränteuppgång eller konjunkturnedgång försämrar fastighetsföretagens amortering- och räntebetalningförmåga. I förlängningen blir bankerna lidande vid en ekonomisk kollaps eftersom det leder till kreditförluster hos bankerna om inte fastighetsföretagen kan betala tillbaka lånen.
10
Vid en högkonjunktur frodas fastighetsmarknaden eftersom det ökar tillträdet till kapital. Vid ekonomisk tillväxt kan utbudet av lokaler i fastigheterna vara begränsade eftersom efterfrågan bland potentiella lokalhyresgäster är hög, vilket i sin tur leder till stigande hyresnivåer. Vid ett omvänt ekonomiskt scenario blir kapital svåråtkomligt och kan leda till ett överutbud av lokaler samtidigt som efterfrågan blir låg, vilket innebär lägre hyresnivåer. Dessutom
samvarierar utbudet av lokaler i hög utsträckning med samhällsekonomin då investeringar blir mer aktuellt i högkonjunkturer (Finansinspektionen, 2019). Exempelvis styrs byggnationen av kommersiella fastigheter av ett framtida marknadsvärde som baseras på fastighetens framtida förväntade hyresintäkter. Om det förväntade marknadsvärdet överstiger den förväntade byggkostnaden kan det vara en indikation på en investeringsmöjlighet. Emellertid existerar en brasklapp då nybyggnationer tar tid och fastighetsmarknaden som tidigare nämndes är
beroende av konjunktursvängningar, vilket kan skifta innan byggnationen med fastigheten är färdigställd. Resultaten kan då leda till missbedömd efterfrågan av lokaler och överskattade hyresintäkter, vilket i sin tur leder till stigande vakanser, mindre hyresintäkter och ett lägre marknadsvärde än det som var förväntat (Finansinspektionen, 2019; Lind & Lundström, 2009).
Då den kommersiella hyresmarknaden är eftersläpande i sin reaktion på ekonomiska konjunkturcykler blir det svårt att uppnå jämvikt mellan utbud och efterfrågan av lokaler.
Hyreskontrakt löper under flera år och förändringar i efterfrågan innebär inte omedelbar effekt på marknadshyrorna, vilket leder till naturlig fluktuation av vakans (Sanderson, Farrelly
& Thoday 2006; Lind & Lundström, 2009). Orsaken till vakans behöver inte enbart grundas på den övergripande samhällskonjunkturen. Trots blomstrande samhällsekonomi kan ändock vissa branscher drabbas av lågkonjunktur. Ett aktuellt segment av lokaler inom
fastighetsbranschen är butikslokaler som har blivit mer drabbade av vakans än andra lokaltyper (Ahola 2019, 14 juni).
2.2.2 Fastighetens geografiska läge
En fastighets geografiska område kan ha betydelse för vakansgraden hos kommersiella lokaler. En kommersiell fastighet med kontor och butikslokaler är utsatt för konkurrens om bästa läget på regional eller nationell nivå, vilket i sin enkelhet betyder att vissa delar av en stad kan vara mer eftertraktade än andra. Det icke önskvärda området blir helt enkelt inte lika attraktivt för företag att etablera sig i, vilket skapar lägre efterfrågan av lokaler och mer vakans i det området (Brunes 2015). Områden som är mindre eftertraktade har vanligen lägre etableringsmöjligheter och sämre tillgänglighetsaspekter såsom kollektivtrafik, bilpendling eller parkeringsplatser. Områdets status kan även få stor inverkan på fastigheternas
vakansgrad. Aspekter som påverkar områdets status kan vara andel brottslighet,
marknadsutvecklingen, kommunens planer inför den framtida stadsplaneringen och områdets utvecklingsmöjligheter (Remøy & van der Voordt 2007). Företag söker sig till orter med befolkningstillväxt då det kan ge flera fördelar som maximera deras vinster. Skälet kan vara mer tillgång till arbetskraft eller viljan att lokalisera sig närmare kunder. Ett annat motiv kan vara de agglomerationseffekter som uppstår när verksamheter etablerar sig nära varandra då det kan sänka fasta kostnader och öka produktiviteten. (Brunes 2015).
2.2.3 Fastighetens funktionalitet
Fastighetens egen förmåga att attrahera hyresgäster har också betydelse för hur stor efterfrågan blir på dess lokaler. En gammal fastighet med omoderna lokaler har sämre
förutsättningar för att motsvara och anpassas efter hyresgästens behov. Gamla fastigheter kan
11
innebära oflexibla byggnader och ineffektiv användning dess utrymmen, vilket då leder till problem med att anpassa dem efter hyresgästernas behov. Nybyggda och moderna fastigheter har lokaler med bättre förutsättningar för ökad flexibelt och är utformade med möjligheten att anpassa lokalen efter hyresgästernas behov (Lind & Lundström 2009). Om fastighetens beskaffenhet och funktionalitet inte kan anpassas efter vad hyresgästerna efterfrågar kan lokalerna bli svåruthyrda och följaktligen leda till vakanser. En äldre byggnad med
byggnadsmaterial i undermåligt skick eller obsoleta installationer såsom ventilation kan leda till obehag och missnöje bland hyresgästerna vilket gör att de söker sig till andra lokaler (Remøy & van der Voordt 2007). Fastighetens risk för vakans är beroende av dess tilltänkta användningsområde, exempelvis kontors-, detaljhandels-, och industrifastighet. Lokaler av detta slag är ofta känsligare mot yttre störningar då hyresgästernas förmåga att betala hyra styrs av marknadsutvecklingen (Finansinspektionen, 2019).
2.2.4 Resultatet av ökad e-handel
Tidig forskning om e-handel visade att e-handel ökade explosionsartat i samband med att fler människor fick internetuppkoppling. McMahan (1999/2000) studerat tidigt e-handelns
påverkan av kommersiella fastigheter. Hotet för vakans mot de kommersiella fastigheterna kunde bero på att behovet av fysiskt utrymme för försäljning och lagerhållning minskar, men också att det i sin tur leder till att andra affärsområden påverkas som service och
tjänstesektorn. Den sektor som e-handeln skulle slå hårdast mot är detaljhandeln. Zhang, Zhu
& Ye (2015) utförde en studie i Kina som visade att den avtagande tillväxten gällande kommersiella fastigheter och den ökade vakansgraden är korrelerad till e-handelns starka framväxt. En förklaring till detta kan vara människans nya levnadsvanor. Rietbergen &
Weltereden (2007) testade om e-handel kunde leda till färre resor till staden för att shoppa.
Studien utfördes i åtta nederländska städer av varierande storlek. Av 3200 internetanvändare ansåg 20 procent av dessa att deras e-handel medförde färre utflykter till stadskärnan för att handla samma sak som köptes över internet. Det fanns även skillnader mellan hur stor effekt e-handel hade på de olika städerna. Större städer var mindre utsatta för att e-handeln skulle påverka stadens fysiska handel negativt än små till medelstora städer. De Vos, Shi, Yang &
Witlox (2019) kunde även konstatera att e-handel har en substitutionseffekt på antalet shoppingutflykter i Kina. E-handel påverkar inte nämnvärt immateriella varor såsom serviceyrken eftersom konsumenten fortfarande måste resa dit för att konsumera den.
Däremot påverkades fysiska butiker eftersom materiella varor kan införskaffas via e-handeln, exempelvis kläder, skor, elektronik och kosmetika. Zhang m.fl. (2015) påpekar att
fastighetens funktionalitet spelade in på hur mycket den påverkas av e-handel. Exempelvis har många köpcentrum i Kina hanterat vakanserna genom att ändra sin mix av handel. Tidigare var det stort fokus på detaljhandel och kläder, men fastighetsföretagen har på senare tid styrt differentierat utbudet mot upplevelser, underhållning, restauranger och service.
2.3 Vad innebär vakans för fastighetsägaren?
Ett fastighetsföretags intäkter är beroende av den hyra som hyresgästen ska betala in för att utnyttja fastighetens lokaler. Terminologin vakans är utrymmen i en fastighet utan en bunden hyresgäst men som egentligen kan hyras ut i utbyte mot pengar. Vakanta lokaler kan innebära olika problem för ägaren till fastigheterna eftersom vakansen påverkar dennes lönsamhet då totala hyresintäkter i fastigheten inte utnyttjas fullt ut (Brunes 2015).
12
Utbredd och långvarig vakans kan dessutom skada samhället eftersom det kan ge en negativ bild av ett område eller stadsdel. I värsta fall kan vakans leda till ekonomisk skada och misskötsel av en byggnad vilket i sin tur kan öka social otrygghet såsom brottslighet och vandalisering (Remøy & van der Voordt 2007). Utöver detta innebär vakans att värdet på fastigheten påverkas. Minskat kassaflöde i form av reducerade hyresintäkter är den direkta effekten av vakans. Vid en fastighetsvärdering tar fastighetsvärderaren alla lokalkontrakt i beaktning, både vad hyresintäkter är idag och vad den kan tänkas vara vid kontraktets slut. En längre tids vakans av en lokal påverkar på så vis värdet av lokalen negativt då
fastighetsvärderaren kan tänkas antaga att lokalen inte kommer inbringa förväntade
hyresintäkter i framtiden (Lind & Lundström, 2009). Fastighetens alla hyresintäkter minus kostnader för drift och underhåll resulterar i fastighetens driftnetto. De värderingsmetoder som används vid värdering av en kommersiell fastighet lägger därav stor vikt på storleken av fastighetens framtida positiva driftnetto samt det avkastningskrav en potentiell köpare kan tänkas ha. Avkastningskravet hos köparen bestäms av den riskfria räntan och köparens riskpremie, vilket är den ersättning köparen kräver eftersom det alltid finns risk kring
fastighetens framtida kassaflöden. Riskfri ränta är konstant och oberoende av fastighet, dock skiljer sig riskpremien mellan olika fastigheter. Fastigheter med högt positivt driftnetto och lågt avkastningskrav betyder högre marknadsvärde. Fastigheter med högre osäkerhet kring driftnettot, vakans och högre avkastningskrav får således ett lägre marknadsvärde (Brunes 2015).
2.4 Hur fastighetsföretagen arbetar med vakans
Kommersiella hyresgäster behöver en lokal som kan uppfylla deras affärsbehov medan fastighetsföretagen konkurrerar med andra fastighetsföretag om hyresintäkterna. Det betyder att fastighetsföretaget behöver erbjuda något som lockar och håller kvar hyresgästerna (Sanderson & Edwards, 2016). Ett fastighetsföretag vars arbetsprocesser som kan skapa och knyta kundrelationer samt öka hyresgästens lojalitet kan ge flera konkurrensfördelar. Av den anledningen behöver fastighetsföretaget veta vad framtida kunder och nuvarande hyresgäster värdesätter i en kundrelation med fastighetsföretaget (Rasila 2010). Liknande synsätt har Lind och Lundström (2009) när de beskriver att fastighetsbranschen successivt fokuserar mer på sina kunder. Kan ett fastighetsföretag stötta sina hyresgästers kärnverksamhet med diverse stödfunktioner och som leder till att hyresgästen ökar sin totala effektivitet kan det i slutändan gynna fastighetsföretaget (Lind & Lundström, 2009). Fastighetens fysiska egenskaper samt dess möjlighet att fysiskt anpassas har betydelse för hyresgästerna (Sanderson & Edwards, 2016). Kommersiella hyresgäster efterfrågar flexibla lokaler som kan anpassas efter deras behov. På så vis blir lokalerna mer yteffektiva och hyresgästen betalar inte för ytor som inte används. Mer hänsyn till kostnad per anställd istället för kostnad per kvadratmeter och även flexibilitet i hyreskontraktet (Gibson, 2003). Dessutom är kommunikation och responstid vid ärendehantering något som värdesätts av hyresgästerna. Därtill är den individuella
personkemin mellan fastighetsföretagets företrädare och hyresgästen viktig (Rasila, 2010). Ett företag behöver vara flexibla för att lösa kundens problem vilket då kan ge fastighetsföretaget incitament att bygga goda relationer med hyresgästen eftersom kostnaden för att attrahera nya kunder är avsevärt mer än att upprätthålla relationen med den befintliga hyresgästen (Babu &
Kumar, 2010). Kompetensutveckling om kundhantering och kvalitetsutveckling för de anställda kan vara exempel på hur kundrelationer förbättras (Babu & Kumar, 2010). Lojala kunder kan dessutom generera högre vinstmarginal eftersom ett företag kan undvika eventuella anskaffningskostnader vid anskaffning av nya kunder (Tatikonda, 2013).
13
Konsekvenserna av ökad kundnöjdhet kan bidra till ett betydelsefullt informationsövertag hos fastighetsföretaget gentemot konkurrenterna. Det kräver dock att ett fastighetsföretag har ett hanteringssystem som kan mäta effekten av immateriella tillgångar såsom kundnöjdhet, för att anpassas till företagets strategi (Babu & Kumar, 2010). Mätbarhet som kan kopplas till
affärsprocesserna kan bli en del av organisatoriskt lärande (Amaratunga & Baldry, 2002).
Emellertid kan ett fastighetsföretag ha en del vakanta lokaler eftersom det i viss mån kan löna sig. Om en händelse orsakar ett efterfrågebortfall som fastighetsföretaget inte själva kan styra över, exempelvis en lågkonjunktur, kan de avstå från att binda hyreskontrakt till en sänkt hyresnivå. Istället inväntar fastighetsföretaget bättre ekonomiska utsikter vilket gör att hyresnivåerna återigen kan öka och därefter skriva ett hyreskontrakt till en högre hyra (Lind
& Lundström, 2009).
2.5 Allmänt om verksamhetsstyrning
Tidigare under industrisamhället var maskinen den viktiga komponenten och människan var ett tillbehör som kunde kontrolleras. Maskinen kunde kontinuerligt optimeras för att
exempelvis öka produktionshastigheten. I takt med att samhället utvecklades skapades nya möjligheter som företagen behövde ta hänsyn till. Om en organisation strävar efter
förbättringar behövde de ändra styrningen av verksamheten mot flera områden än enbart ekonomiska. Människans intellektuella kapital kunde utnyttjas bättre än tidigare och
företagsledningen behövde därför få mer förståelse om de anställda och sina kunders behov (Johanson & Skoog, 2007). Ett centralt tema inom verksamhetsstyrning innefattar vad för slags aktiviteter inom företaget som är värdeskapande. Möjligen ses numera medarbetare som en av de största tillgångarna inom ett företag, eftersom de oftast arbetar närmast kunden.
Därav finns det ambitioner att utveckla verksamheten närmare kunden och få tillgång till mer information. Dessutom fäster verksamhetsstyrningen tyngd i fler mätbara områden än
ekonomiska, exempelvis värdeskapande prestationer emot kunden, medarbetarnas hälsa, inflytande och kompetensutveckling (Lindvall, 2001). Begreppet verksamhetsstyrning kan förklaras som en organisations kontroll- och manövreringsorgan som ska påverka det dagliga arbetet på kort och lång sikt. Ett syfte med verksamhetsstyrning blir då att stimulera åtgärder som skapar förutsättningar för förändring och förbättring. Detta kan åstadkommas genom mätbara indikationer om verksamhetens inriktning och tillvägagångssätt för att allokera resurstillgångar. Innebörden av mätbara indikationer är exempelvis nyckeltal som kan rapportera om vad som skett och således påverka chefers eller andra medarbetares uppmärksamhet (Johanson & Skoog, 2007). Ett företag med systematiska
prestationsmätningar kan få flera konkurrensfördelar. Om en aktivitet inte kan mätas går det heller inte förbättra den (Meng, 2011). Prestationsmätningar underlättar även jämförelser inom och mellan olika företag. Jämförelser mellan nyckeltal kan identifiera svagheter inom företaget, vilket kan gynna verksamheten då det ger uttryck åt förbättringsmöjligheter inom det identifierade området (Pitt & Tucker, 2008)
2.6 Balanserat styrkort som verksamhetsstyrning
Kaplan och Norton (1992) hade en idé om att utveckla verksamhetsstyrning då den dåvarande styrningen betonade ekonomistyrning. Det koncentrerade sig på ett styrsystem utifrån
ekonomisk mätbarhet och resultat, men Kaplan och Norton menade att detta inte var en tillräckligt balanserad informationskälla för att nå förbättringar och tillgodose behov. Om företagsledningen endast mäter och analyserar ekonomiska data kommer den endast ge
14
information om vad som har hänt. Det kan skapa ett kortsiktigt fokus på måluppfyllelse istället för en allsidig förståelse om vart fel och brister existerar inom organisationen. På grund av digitaliseringen av samhället blev information en viktig källa för företagen.
Utvecklingen ställde högre krav på konkurrenskraftiga och anpassningsbara företag och företagens verksamhetsstyrning behöver därav involvera flera tidsdimensioner från igår, idag och imorgon (Olve, Roy & Wetter, 1999).
Utöver ekonomisk information var det nödvändigt att uppmärksamma all tillgänglig
information för en verksamhet (Kaplan & Norton, 1992). Ett nytt förhållningssätt gentemot verksamhetsstyrning skulle inkludera flera perspektiv såsom finansiella och icke finansiella samt förstå vilka drivande prestationer som påverkar dem eftersom det i slutändan påverkar företagens lönsamhet (Kaplan & Norton, 1992). Om organisationer och företag
fortsättningsvis ska vara konkurrenskraftiga måste fler parametrar som kan mätas
sammankopplas i ett orsakssamband med efterföljande uppföljning och analys ges möjlighet att inkluderas i verksamhetsstyrningen (Kaplan & Norton, 1992). Mätbarhet är en
nödvändighet då det kan klargöra och skapa förståelse kring generella prestandaförbättringar inom kostnader, kvalitet, arbetsprocesser (Meng 2011). Av pedagogiska skäl kan företaget ses ur fyra perspektiv, vilket ska balansera finansiella, icke finansiella, kortsiktig och långsiktig verksamhetsstyrning (se figur 2). De fyra perspektiven är det finansiella perspektivet, det interna perspektivet, kundperspektivet och till sist utvecklingsperspektivet (Kaplan & Norton, 1992).
Figuren ska ge en sammanställning av en övergripande vision som förankrats i olika
perspektiv som är kopplat till mål och mätbara nyckeltal. Styrkortet ska skapa konsensus hos företagsledning och anställda om en handlingsplan med vilka åtgärder som behöver
verkställas för att realisera uppsatta mål och visioner. Styrkortet kan sedermera användas som ett situationsanpassat redskap och skildra en konkretiserad redogörelse om ett företags
affärsstrategi. Styrkortet kan visserligen anpassas med t.ex. adderade perspektiv för att bli lämplig utifrån verksamhetens utgångspunkter (Olve m.fl., 1999).
15 Figur 2
Exempel på hur företagets ses från fyra perspektiv (Kaplan och Norton, 1992)
2.6.1 Definition av perspektiven hos det balanserade styrkortet Finansiella perspektivet
Det finansiella perspektivet är starkt kopplat till de övriga perspektivens arbetsprocesser.
Parallellt fastställer det finansiella perspektivet långsiktiga mål och generella villkor för de andra perspektiven. Mätbara enheter som ingår i det finansiella perspektivet har någon form av tillväxt eller lönsamhetskrav, men andra ekonomiska inslag kan adderas, exempelvis kassaflöden, kostnader, investeringsstrategier och kundfordringar (Olve m.fl., 1999).
Vinstmaximerande företag har en tendens att övervärdera det finansiella perspektivet för att uppnå sina mål. Finansiell information har släpande tidsaspekt på prestandan vilket inte blir användbart om den inte kompletteras med de resterande perspektiven (Nair, 2004).
Kundperspektivet
Detta perspektiv ska beskriva hur samt vilka värdeskapande åtgärder som kan tillfredsställa företagets kunder och varför någon ska vara villig att betala för dem. Av den anledningen bör kundperspektivet ha koppling till det interna- och utvecklingsperspektivet. Kan inte kundernas behov tillfredsställas på ett kostnadseffektivt sätt blir det svårt att skapa några intäkter.
Viktiga aspekter som ett företag behöver ta reda på är hur stor relevans priset har på en produkt eller en tjänst kontra andra egenskaper, exempelvis kvalitet, funktion och image.
16
Därefter kan olika kundsegment prioriteras samt utröna vilka resurser som behövs för att bemöta kundens behov (Olve m.fl., 1999).
Interna perspektivet
Det som kan skapa kundvärden är värdeskapande processer från beslut och ingripanden inom företaget. Varje enskilt företag måste bestämma vilka arbetsprocesser och kärnkompetenser som utmärker företagets nytta hos kunden och vilka åtgärder som leder till ökad kundbas.
Exempelvis vilka faktorer som kan förhöja kundens lojalitet mot företaget, anställdas kompetens, produktivitet eller kostnader och kvalitet. Det interna perspektivet fungerar bäst om företaget har ett informationssystem som kan hjälpa ledningsgruppen att sortera fram nödvändig information till källan av ett problem (Kaplan & Norton, 1992). En viktig beståndsdel för det interna perspektivet består av att identifiera vilka seder, kulturer och rutiner som existerar inom företaget och tillämpa dem i utformningen av övergripande mål (Nair, 2004)
Utvecklingsperspektivet
I takt med att världen globaliseras ökar konkurrensen om kunderna, vilket kräver att ett företag kontinuerligt behöver optimera sina egna arbetsprocesser. Utvecklingsperspektivet baseras på vad som tillförts från kundbaserade- och interna perspektivet eftersom de två perspektiven tillför information om vad som är konkurrenskraftiga fördelar. Ett företags framgång är förknippat med dess strävan efter att utveckla och förbättra nya produkter, tjänster, personal samt företagets förmåga att anpassa sig (Kaplan & Norton, 1992). Eftersom kompetens och kunskap är en färskvara måste ett företag bestämma vilket kompetensområde företaget åvilar att utveckla och byggas kring. Det ska snarare ses som investeringar än kostnader för att utveckla personalens kompetens, forskningsutveckling samt utvecklingen av nya marknader. (Olve m.fl., 1999).
2.6.2 Uppbyggnad av balanserat styrkort
Varje perspektiv ska gestaltas utifrån verksamhetens övergripande vision (se figur 3).
Visionen ska fungera som en kompass och ska genomsyra hela uppbyggnaden av styrkortet.
Den måste även finna acceptans hos alla inom organisationen för att fungera utan att bli tomma floskler (Olve m.fl., 1999). Varje perspektiv ska härledas från verksamhetens strategi i en sammanhängande uppsättning av framgångsfaktorer länkat till orsakssamband mellan prestationsdrivande åtgärder och mätbara resultat. Strategin ska behandla det dagliga arbetet som i sin tur leder till att nå långsiktiga mål (Kaplan & Norton, 1996). Ett företag kan använda många nyckeltal men grundtanken är att ett fåtal centrala nyckeltal ska ge signaler om företagets riktning. På så vis kan organisationen följa upp om framgångsfaktorerna ger det som eftersträvas. Principen med balanserade styrkort bygger på tydlighet hos alla
medverkande parter (Mattson, 2001). Strategi och vision måste bygga på ledningens gemensamma syn och inställning för hur olika framgångsfaktorer och nyckeltal bidrar till strategiska mål. En handlingsplan om hur de strategiska målen kan uppnås måste sedan nå medarbetare så det kan förverkligas i det dagliga arbetet. Olve m.fl., (1999) menar att den viktigaste byggstenen i det balanserade styrkortet sker först när medarbetare får ett kvitto på hur deras bidrag bistår företagets måluppfyllelse.
17 Figur 3
Exempel på styrkortets uppbyggnad. (Olve m.fl., 1999, s.54)
2.6.3 Implementering av det balanserade styrkortet
Alla företag är olika och behöver därför konstruera sina egna styrkort. Privata eller offentligt ägda verksamheter kan ha lika stor nytta med styrkort eftersom varje verksamhet är unik och därmed är även processen med genomförandet av styrkort ojämförlig med andra (Kaplan &
Norton, 2001). Det kan finnas gemensamma framgångsfaktorer hos företag i samma bransch men varje företag har en unik samling visioner, strategier och framgångsfaktorer. Det centrala med ett framgångsrikt styrkort baseras på förståelsen för hur olika delar av en organisation hänger ihop och hur deras funktion påverkar andra (Kaplan & Norton, 1996). Förloppet med att utveckla och implementera ett balanserat styrkort är förankrad i verksamhetens
förändringsprocess. Hur omfattande en förändringsprocess är beror på företagets storlek samt hur etablerad verksamhetsstyrning ett företag redan har (Kaplan & Norton, 2001).
Kultur och normer
Exempel som Meena (2009) poängterar vid implementering av det balanserade styrkortet måste den ta hänsyn till den rådande företagskulturen inom organisationen.
Organisationskultur är komplicerat och kräver mycket stor kunskap, stöd och engagemang hos företagsledningen för att möjliggöra en lyckad implementering av styrkortet. Då alla företag har olika förutsättningar med produkter, tjänster och människor behöver det balanserade styrkortet även utvecklas och mognas i symbios med företagskulturen. Kan styrkortet accepteras bland medarbetare kommer det bli mer effektivt och kan förstärka verksamhetens utvecklingsmöjligheter.
18 Motivering
Nyckeln till framgång med ett balanserat styrkort består i att skapa rätt förutsättningar åt medarbetare. Medarbetare måste erhålla mål som är överkomliga, men samtidigt inte ouppnåbara. Detta kan kräva delegering av ansvar inom organisationen. När medarbetare är tillräckligt stimulerande och motiverande med sina arbetsuppgifter kan det interna
perspektivet utföras mer effektivt med högre kvalitet. Därav finns det ett behov av att analysera icke-finansiellt resultat eftersom det i slutändan ha en gynnsam effekt på
organisationens ekonomiska resultat (Perramon, Rocafort, Bagur-Femenias & Llach, 2016).
Information och analys
Vid insamling och analys av data behöver användaren förstå vad informationen kring
organisationens omgivning förmedlar. Exempelvis är det betydelsefullt att förstå de viktigaste drivkrafterna bakom kundperspektivet. För ett stort företag kan värdefull information vara tidskrävande och komplex att framställa. Större företag kräver ofta ett integrerat
hanteringssystem som kan samla och registrera omvärlds- och kunddrivna data. Det
förutsätter emellertid att företaget samlar på sig lämpliga data, annars kan information tolkas felaktigt. Samtidigt finns det viktigt informationsflöde vid det faktiska mötet mellan kunden och företaget. Detta kan vara en fördel hos små företag som ofta har daglig kontakt med sina kunder (Davig, Norb & Brown, 2004).
Kostnad
Processen med att implementera det balanserade styrkortet i sin verksamhetsstyrning kräver mycket tid och pengar. Majoriteten av alla företag misslyckas med implementering av balanserade styrkort eftersom det är en mödosam process som tar lång tid innan den ger resultat (Olve m.fl., 1999; Atkinson 2006). Arbetstiden och kostnaden för verkställande av det balanserade styrkortet måste vara mindre än nyttan av genomförandet. Ledningen måste vara införstådda i rörelsens lång- och kortsiktiga mål samt hur företagets resurser ska allokeras gentemot dessa. Implementering av det balanserade poängkortet bör möjligen betraktas som en kapitalinvestering snarare som en driftskostnad (Davig m.fl., 2004).
2.6.4 Kritik mot det balanserade styrkortet
(Antonsen, 2014; Nørreklit, 2000) kritiserar balanserade styrkort som verksamhetsstyrning då det enkelt leder till ett auktoritärt styre för att öka prestandamätningen. Styrkorten kan därför öka kontroll och övervakningen av de anställdas prestationer. Toppstyrning kan också leda till ökad passivitet och minskat engagemang hos de anställda eftersom de upplever att de inte har något inflytande över sina arbetsprocesser. Styrkortets ambition kan vara att öka
produktiviteten vilket på sikt kan orsaka hög arbetsbelastning. Problemet är att vissa
arbetssituationer kan vara komplexa för att mäta produktivitet, vilket gör det svårt att använda styrkort i praktiken. Nørreklit (2000) gör slutsatsen att balanserade styrkort inte har någon förankring i en organisatorisk arbetsmetod eftersom det kan existera ett gap mellan den strategi som yttrar sig i praktiken och den planerade strategin. Annat problem som uppstår är de analyserade perspektiven inte behöver ge gynnsamma resultat. Det går inte exkludera att utförandet måste ske till lägre kostnader än vad exempelvis kundnöjdhet eller
kvalitetsförbättringar kan generera i intäkter. Kausaliteten i det balanserade styrkortet måste grundas på logik eftersom felaktiga antaganden om framgångsfaktorer och prestationer kan leda till suboptimering i en del av verksamheten.
Johanson & Skoog (2007) betonar komplexiteten med bibehållen flexibilitet i ett balanserat styrkort. Balanserade styrkort ska utifrån dess teori vara anpassningsbar mot yttre
19
förändringar, redogöra och utveckla vision och strategier samt åstadkomma en lärande
organisation. I praktiken kan dock inte flexibiliteten sträcka sig hur långt som helst. Finns det något som konstant ändrar förutsättningarna i det balanserade styrkortet riskerar det att luckra upp tilltron till verksamhetsstyrningen. Stabilitet i ett styrsystem behövs, men det beskrivs sällan hur denna balansgång mellan flexibilitet och stabilitet kan anpassas.
2.7 Egenkonstruerad modell
Nedanstående modell är vår egenkonstruerade teorimodell som bygger på de uppgifter som finns i den teoretiska referensramen. Teorimodellen ska visa vilka huvudsakliga faktorer som kan förorsaka vakans av lokaler och hur fastighetsföretagets verksamhetsstyrning, i vårt fall balanserade styrkort kan uppträda mot dessa premisser. Övergripande orsak som styr utbud och efterfrågan av lokaler är ekonomiska konjunkturer, det vill säga samhällsekonomin, vilket fastighetsföretagen inte kan påverka. Fastighetens läge och funktionalitet kan vara
betydelsefulla eftersom det bestämmer om en fastighets lokaler är eftertraktade eller inte.
Således bestäms marknadshyran på lokalerna och skiftar beroende på ekonomiska konjunkturer samt fastighetens geografiska läge och funktionalitet. Fastighetens möjliga hyresintäkter är beroende av vakans och storleken på hyran. Driftkostnaderna finns oavsett om fastighetens utrymmen är uthyrda eller vakanta. Fastighetens alla hyresintäkter minus drift och underhållskostnader resulterar således i ett driftnetto. Överskottet är fastighetsbolaget kassaflöde och ett högt kassaflöde bidrar till ett högre marknadsvärde eftersom många värderingsmetoder betonar kassaflödet som en central värderingsfaktor.
Verksamhetsstyrningen har blivit uppdelad i fyra perspektiv likt det sätt som finns i det balanserade styrkortet. Dessa perspektiv ska representera fastighetsföretagets olika fokus- och prestationsområden och dess prestationsmätningar inom respektive perspektiv. Därmed ska det balanserade styrkortet vara en analysmodell för hur ett fastighetsbolag aktivt ingriper i sitt arbete med vakans.
20 Figur 4
En egenkonstruerad modell med övergripande sammanfattning av den teoretiska referensramen
21
3.0 Metod
3.1 Angreppssätt och metodansats
Först var vi tvungna att ta ställning till om våra frågeställningar och syfte skulle angripas på induktivt eller deduktivt arbetssätt. Den deduktiva ansatsen innebär att först upptäcka en teori genom att studera vad andra skrivit tidigare via litteraturundersökning och vetenskapliga artiklar. Det induktiva angreppssättet studerar något i verkligheten och sedan bygger forskarna sin teori kring det (Söderblom & Ulvenblad, 2016). Initialt funderade vi om att behöva använda oss av en abduktiv ansats vilket är en blandning av båda nyss nämnda ansatser. I slutändan blev det en deduktiv ansats eftersom vi ville se om den valda teorin om det balanserade styrkortet kunde fungera som en analysmodell om hur ett fastighetsföretag arbetsprocess ser ut med vakanta lokaler. Initialt fanns en idé om ett problem som vi ansåg vara dagsaktuellt, nämligen vakans av lokaler i Halmstad centrum. Därefter påbörjades ett arbete mot problembakgrund och en problemformulering, vilket skulle leda fram till
forskningsfrågor. Arbetet som föregick var litteraturundersökning om vakans i kommersiella fastigheter och verksamhetsstyrning, vilket gav oss ett informativt underlag som kunde utgöra basen till vårt problem. Sedermera utökades den teoretiska undersökningen med en grundlig studie av flera vetenskapliga artiklar om arbetsprocesser för att motverka vakans och
balanserade styrkort som verksamhetsstyrning, vilket då resulterade i den teoretiska
referensramen och slutligen en egen analysmodell. Det insamlade underlaget i den teoretiska referensramen ligger till grund för intervjuguiden och insamlad empiri.
Det finns två olika typer av metodansatser för att insamla empiriska fakta. Den ena är en kvalitativ ansats och den andra en kvantitativ ansats. Det som skiljer metodansatserna är sättet som data samlas in genom, där den kvalitativa ansatsen fokuserar på några få individers kunskaper och där den kvantitativa ansatsen fokuserar mer på information från flera individer (Söderblom & Ulvenblad, 2016). Den kvalitativa ansatsen är ofta lämplig att använda när man vill få klarhet i något som kan tolkas på flera sätt beroende på vem som bearbetar
informationen och därmed få en mer nyanserad beskrivning av det (Jacobsen, 2002). Med det som bakgrund uppfattade vi att den kvalitativa ansatsen skulle vara lämpligare för vårt projekt eftersom våra intervjupersoner skulle ha koppling till uthyrning och verksamhetsstyrning i olika fastighetsföretag i Halmstad. I efterhand har teori jämförts med insamlad empiri enligt den deduktiva ansatsen.
3.2 Kvalitativ metod
Uppsatsen ska mynna ut i grundlig förståelse för hur sambandet mellan verksamhetsstyrning och vakans av kommersiella lokaler samt hur det kan beskrivas, analyseras och förklaras utifrån ett perspektiv genom balanserade styrkort. Detta måste på något sätt tolkas i
verkligheten för att förstå. En kvalitativ studie används för att få en subjektiv bild från några få intervjupersoner. Fenomen studeras i verkligheten och dessa ska sedan tolkas av oss.
Genom att rikta in sig på ett fåtal oberoende intervjupersoner i deras naturliga miljö och utan några restriktioner från författarna kan mer autencitet erhållas med möjlighet till ökad
förståelse och insikt (Backman 2008). Enligt Jacobsen (2002) finns det nackdelar i en kvalitativ ansats om undersökningen är inriktad på många enheter vilket kan vara allt för komplext. Det resulterar i en ytlig bild av det fenomen som undersöks. Med avvägda val av
22
respondenter har vi strävat efter ett fåtal intervjupersoner med adekvat kompetens- och ansvarsområden och som kan beskriva vardagen av sin verklighet. Fördelen med en kvalitativ metod kan vara en djupare insyn och förståelse för det ämne som undersöks (Jacobsen, 2002).
3.3 Litteraturgenomgång
Eftersom vakans av lokaler och fastighetsföretagets arbetsprocesser inom
verksamhetsstyrningen var det som vi ansåg vårt problem existerade var detta det första vi började undersöka. Sökningar i bibliotekets databas visade att det mycket litteratur om balanserade styrkort på högskolans bibliotek. Utöver litteratur har dessutom databasportalen OneSearch som tillhandahålls av Högskolan i Halmstads bibliotek använts flitigt för att hitta förhandsgranskade vetenskapliga artiklar. Begrepp som utgjorde sökningen bestod
exempelvis av: commercial real estate, tenants, landlords, vacancy, balance scorecard, e- commerce, corporate real estate management, performance measurement. Initialt var sökprocessen ansträngd då det visade sig vara komplicerat att lämpliga sökord till relevanta teorier inom vårt valda forskningsområde. Idogt sökarbete gav slutligen resultat i flera vetenskapliga artiklar och i dessa kunde det finnas andra refererade artiklar som visade sig vara intressanta till vår uppsats. Dessutom har gamla studentuppsatser från DiVA-portalen varit till nytta då det har väckt intresse kring ämnen i närheten av vår problemformulering. På så vis kunde litteratur, forskning och andra kandidatuppsatser orientera oss till vårt valda område. Det referenshanteringssystem som används i vår uppsats är American Psychological Association, APA. Anledningen till att APA används som referenssystem är på grund av att detta visar sig passa oss bäst erfarenhetsmässigt. Får oss blir det ett enkelt sätt att hålla reda på var vi tagit informationen, löpande referering blir tydlig inklusive referenslistan längst bak i arbetet.
3.4 Empirisk undersökning
3.4.1 Val av respondenter
Eftersom vi studenter befinner oss i Halmstad har vi riktat oss till fastighetsföretag i detta område. Det var viktigt att få en spridning över staden så att det inte bara blir fastighetsföretag i centrala Halmstad, utan också även fastighetsföretag vars fastighetsbestånd ligger i utanför stadskärnan. Storleken på bolag har också varit en faktor vi tagit hänsyn till när vi kontaktat intervjupersoner. Det kan finnas skillnader i hur stora nationella bolag och små lokala bolag resonerar kring verksamhetsstyrning och vakansgrad vilket är viktigt för rapporten eftersom empirisk datainsamling blir bred. När det kom till vilken person i företaget vi skulle intervjua ville vi främst fokusera på någon som hade förståelse för uthyrningsdelen men också satt med i det styrande ledet. De flesta av våra respondenter är därför VD för bolagen eller sitter med i ledningsgrupp eller styrelse, antingen på lokal nivå eller på nationell nivå.
Varje intervju tog ungefär 30 minuter per respondent. Initialt försökte vi uppnå tillräckligt många intervjuer som skulle kunna öka undersökningens trovärdighet. Förhoppningen var minst tio intervjuer, men det slutgiltiga antalet blev sex. Jacobsen (2002) nämner att
kvalitativa undersökningar ska locka fram det unika ur varje respondent. Fler respondenter till
23
uppsatsen kunde möjligen legitimera andra aspekter som vi kan förbisett. Emellertid anser vi att sex intervjuer blev tillräckligt för att besvara uppsatsens syfte. Även om ingen av
respondenterna ville vara anonyma har vi själva valt att använda oss av fiktiva namn och benämningar som presenteras i tabellen nedan
Företag Befattning Namn (fiktivt)
A Uthyrare / förvaltare Anders
B Delägare Bengt
C VD Christian
D Uthyrare / förvaltare Diana
E VD Erika
F VD Fredrik
Tabell 1
3.4.2 Datainsamling
Inför intervjuerna konstruerades en intervjuguide som baseras på vår teoretiska referensram, i synnerhet utifrån teorin om balanserade styrkort. Alla frågor var strukturerade i samma ordning inför samtliga intervjutillfällen. Söderbom & Ulvenblad (2016) poängterar att ett operationaliseringsschema bör vara ett underlag för att intervjuguiden ska urskilja det problem uppsatsen fokuserar på. Vi skrev ner frågor som fick bearbetas och sorterades in i olika
grupper för att täcka den teoretiska referensramen och förhoppningsvis ge svar på vår frågeställning. Vi eftersträvade öppna intervjufrågor för att få utförliga resonemang kring arbetsmetoder kopplat till vakans av lokaler med balanserade styrkort som en analysmodell.
Öppna frågor kan ge utförliga svar och ge respondenten möjligheten att ge utvecklade svar (Jacobsen, 2002). Frågorna var utformade på så vis att respondenterna svarade på
frågeställningen, utan att själva vara medvetna om det. På så vis hoppades vi på mer genuina svar som kunde ge kringinformation och vara till nytta för arbetet. Initialt skulle intervjuer genomförts på respondenternas arbetsplats. På grund av rådande situation med spridning av COVID-19 (coronaviruset) genomfördes intervjuerna istället via telefon. Alla våra intervjuer spelades in och transkriberades för att underlätta analysen. Intervjuguiden ligger bifogad som bilaga (se bilaga 1 intervjuguide). I några fall har vi fått ringa upp respondenterna igen för komplettering eller förtydligande av svar.
3.4.3 Dataanalys
Då vi använt oss av en kvalitativ insamlingsmetod gjordes även en analysmetod som enligt Jacobsen (2002) består av tre olika steg: beskrivning och systematisering, kategorisering samt kombination. Det första steget går enligt Jacobsen (2002) ut på att skriva rent och
sammanställa det som sagts under intervjun. Det insamlade empiriska materialet behöver sammanställas så det kan analyseras. Med hjälp av inspelade intervjuer kunde vi transkribera ordagrant vad som sades efter varje intervjutillfälle.
24
Backman (2008) så väl Jacobsen (2002) framhåller att det insamlade materialet vid en kvalitativ metod behöver systematiseras och kategoriseras vilket kan underlätta vad som är relevant information. Det leder oss in på det andra steget i analysprocessen. All information från våra intervjuer var inte ändamålsenlig, David & Sutton (2016) poängterar att all
information inte är relevant och därför behöver materialet konkretiseras så det relevanta används. Därav bearbetade vi informationen genom att konkretisera och kategorisera
respondenternas svar på våra frågor. Efter det blev det tydligare för oss att tolka kvarstående information och tillämpa det till den teoretiska referensramen.
I det tredje steget kombination framhåller Jacobsen (2002) att det insamlade empiriska
materialet behöver kopplas till varandra för att identifiera likheter och skillnader. Vi gjorde en jämförelse mellan respondenternas svar utifrån intervjuguiden och den teoretiska
referensramen för att för observera likheter och skillnader. Det slutgiltiga materialet delades in i områden vi valde att belysa. För att göra empirin mer intresseväckande för läsaren valde vi att använda beskrivande citat från respondenterna så att texten blev mer realistisk och att läsaren kan bilda sig en egen uppfattning av svaren.
3.5 Trovärdighet
Källorna som den teoretiska referensramen grundas på är vetenskapliga artiklar, litteratur och fakta från hemsidor av svenska myndigheter. De vetenskapliga artiklarna klassificeras som fackgranskade tidskrifter. Det har alltså skett någon form av kontroll av materialet som publicerats vilket stärker trovärdigheten i dem. Andra källor såsom hemsidor och rapporter är utgivna av svenska myndigheter, institutioner och andra branschorganisationer. Deras
rapporter som underlag anser vi vara tillräckligt robusta och tillförlitliga för att ha med i uppsatsen. Vi strävade efter tidskrifter, litteratur och rapporter som var tidsaktuella då äldre forskning inte alltid kan appliceras på dagens samhälle. Vi har även försökt komma så nära källan som möjligt så informationen tolkas från samma författare.
Backman (2008) påpekar att källor måste ha relevans, auktoritet, giltighet och omfång. Detta stämmer överens med vad (Jacobsen, 2002; David & Sutton, 2016) vid kvalitativa
undersökningar kallar validitet och reliabilitet. Validitet kan beskrivas som att det som
undersöks behöver vara giltig och relevant. Validitet kan delas in i intern och extern giltighet.
Söderbom & Ulvenblad (2016) förklarar att intern giltighet ska fastställa det studien ska undersöka i slutändan verkligen blir undersökt och extern giltighet ska bedöma om undersökningen är tillämpbar i andra sammanhang och situationer. Underlaget till vår
intervjuguide baserades på den teoretiska referensramen. Därmed kunde vi säkerhetsställa att det som undersöktes utgick ifrån framtagna teorier, vilket ger undersökningen intern giltighet.
Vad gäller extern giltighet kan det vara svårt med generaliseringar eftersom respondenterna endast är sex stycken, vilket hindrar djupare slutsatser hur användningsbart resultaten kan vara i andra situationer än den undersökta. Emellertid är den kommersiella
fastighetsmarknaden analog på nationell nivå med vissa undantag från lokala faktorer.
Dessutom har inte teorin om balanserade styrkort någon specifik branschtillhörighet, vilket talar för att det kan vara tillämpbart i andra situationer, vilket talar för extern giltighet.
Reliabilitet syftar på studiens tillförlitlighet i den mån arbetet ska vara möjligt att repetera och ge liknande resultat vid ett annat tillfälle (Söderbom och Ulvenblad, 2016). När det gäller intervjupersoner sökte vi efter individer i ledningspositioner i fastighetsbolag eller lokalkontor så att intervjupersonen ska besitta relevant fakta. Vid en första kontakt med respondenterna
25
har vi presenterat oss och vad vi vill undersöka. Vårt önskemål var att intervjua
respondenterna på deras arbetsplats, men vi valde istället telefonintervjuer på grund av
rådande pandemin. Intervjuer på plats ger författarna möjlighet att notera känslor, kroppsspråk hos intervjuade personer (Jacobsen, 2002). Enligt Jacobsen (2002) och Frey & Oishi (1995) är det lättare för den som blir intervjuad att tala osanning eller svara annorlunda över telefon jämfört med om personen blivit intervjuade ansikte mot ansikte. Detta kan ses som en svaghet i vårt arbete då besöksintervjuer på plats är att föredra vid en kvalitativ metod eftersom det går att observera mänskliga särdrag. Osanna svar som kan minska reliabiliteten av
intervjuerna var vi tvungna att ta i beaktning. Alla våra respondenter fick information och möjlighet att vara anonyma, godkänna inspelning av samtalet samt erbjudas en
sammanställning av intervjun vid ett senare tillfälle.
Eftersom vi spelade in alla telefonintervjuer kunde vi lyssna flera gånger på intervjuerna och kontrollera vad som sades. Reliabiliteten ökar om intervjuer spelas in då det minskar
feltolkningar (Jacobsen, 2002; David & Sutton, 2016).
26
4.0 Empiri 4.1 Företag A
Företaget är ett börsnoterat bolag har fastigheter i Sverige och på andra platser i världen.
Fastighetsvärdet uppgår till ca 56 miljarder kronor och de inriktar sig främst på kommersiella fastigheter. De har kontor där de har verksamhet och det gäller även Halmstadområdet där de har 4 anställda på heltid. Fastigheterna ligger i huvudsak utanför centrumområdet men med strategiska lägen för kommunikation. Vi har intervjuat Anders som arbetar som uthyrare och förvaltare på Halmstadkontoret. I hans uppdrag ingår det att förhandla med hyresgäster gällande exempelvis hyror och anpassningar men också att åka ut och besöka hyresgästerna och prata med dem gällande olika frågor. I och med att enheten i Halmstad är liten arbetar Anders även med teknisk förvaltning.
Vision
Så som kontoret i Halmstad tolkar bolagets officiella vision är att var dag förenkla för deras hyresgäster och att de ska kunna erbjuda attraktiva lokaler i bra lägen. För att arbeta aktivt mot den här visionen måste de vara proaktiva. Det är viktigt med kommunikation och att bygga relationer med hyresgästerna. Målsättningen är att någon från kontoret träffar varje hyresgäst minst en gång per år. De anordnar olika events för att hyresgästerna ska ha
möjlighet att träffa varandra men också för att synas som hyresvärd. Under dessa events kan förvaltarna ta med sig synpunkter från sina hyresgäster som kanske inte annars kommit fram.
Finansiella perspektivet
Företag A har ett avkastningskrav om 7 procent när de förvärvar eller bygger nytt. Då använder de nyckeltal som driftnetton för att räkna ut potentiell avkastning. Anledningen till att de har så högt avkastningskrav är enligt Anders att de delar ut preferensaktier. Ett annat nyckeltal som är relevant för företaget är soliditeten. De har ett mål om att ha soliditeten runt 40 %, vilket enligt Anders är ganska högt inom fastighetsbranschen. Själva
fastighetsvärdet är också något som diskuteras flitigt inom bolaget och ett uttalat mål för ca två år sedan var då att äga och förvalta fastigheter för ca 50 Miljarder, vilket de också gör i dag.
Kundperspektivet
Anders anser att det viktigaste kundbehovet som behöver uppfyllas är närhet till hyresgästen.
Det ska vara smidigt att ringa vem som helst på kontoret vid eventuella frågor eller
funderingar. Anders pekar på andra bolag som har sina säten i andra länder eller världsdelar inte har den möjligheten att ha den personliga relationen till sina kunder. Problemet blir att hyresgästen endast får prata med en underleverantör och aldrig med den faktiska ägaren.
Självklart menar Anders att bolaget har mer klassiska behov att uppfylla såsom värme i lokalen när det är kallt ute, svalt i lokalen när det är varmt ute. Allt ska fungera problemfritt.
Företag A har enkätundersökning som går ut till sina hyresgäster vartannat år. Enkäten sammanställs och presenteras i ett NKI (Nöjd kundindex). Undersökningen visar delar hyresgästerna är nöjda med och vad som kan förbättras. Siffrorna analyseras och ger svar på om tidigare arbetsinsatser gett önskat resultat. NKI används mer eller mindre ofrivilligt som en motivationsfaktor till de anställda som ser fram emot när resultatet av NKI presenteras.
Två gånger om året skickar Företag A ut nyhetsbrev men då med information på en mer nationell nivå. Halmstadkontoret kommer dock med input gällande dessa. Efter att
hyresgästen flyttat in hos Företag A följs detta upp av någon på kontoret. Det handlar då om ett telefonsamtal, ett mejl eller ett besök på plats hos kunden. Anders menar att om
27
hyresgästen endast skulle få ett digitaliserat sms går Företag A miste om värdet i att bygga kundrelationer. Byggs kundrelationer flyttar hyresgästen i mindre utsträckning. Ytterligare ett exempel där relationer byggdes var runt jul där alla hyresgäster fick komma och äta julfrukost på det lokala kontoret. Det blev tre tillfällen för att alla hyresgäster skulle få chansen. De har även haft bio-event och visat barnfilm där företag a fick chansen att träffa och prata med sina hyresgäster under avslappnade former.
Interna perspektivet
Företag A ligger enligt dem själva långt fram gällande miljöfrågor och omsätter 10 till 15 miljoner kronor årligen för att investera i energiförbättringar till deras befintliga
fastighetsbestånd. Det kan vara att ventilationssystemet byts ut till något mer energieffektivt.
Något som är aktuellt i dagsläget är mycket solceller. I Halmstad har hyresgästerna historiskt betalat sin media själv vilket gjort det svårt att motivera en sådan investering i fastigheten.
Hyresgästen har betalat sin media helt och hållet själv, värme och kyla, ja allting. Då har det varit svårt att motivera en investering men vi försöker att göra om hyresavtalen där vi lägger en fast kostnad. Då har du också ett utrymme i den pengen att göra en förbättring.
I den fasta summan finns ett litet tillägg som går till förbättring av fastigheten. Detta har fått ett positivt mottagande hos hyresgästerna då de vet exakt vad hyran kommer landa på när de väl flyttat in. Anders medger att företaget varit för dåliga med frågor om återvinning kring deras fastigheter, vilket är något de blivit bättre på senare tid. Vissa kontor är bättre än andra och så ska det inte se ut, det ska vara lika på varje enhet i världen.
Benchmarking är något som företag a använder sig av i stor utsträckning. Det är dock inget som de gör dagligen på de mindre kontoren. Det som benchmarkas mer på lokal nivå är just NKI och hur företaget ligger till i de frågorna jämfört med andra liknande bolag.
Utvecklingsperspektivet
Företag A bedriver numera egna internutbildningar. Tidigare skickades alla anställda till utbildningar men eftersom grupperna blev väldigt stora bestämde företag a sig för att utföra utbildningar i egen regi. Nu plockar företag a in externa föreläsare men driver processen själva. Utbildningarna handlar vanligtvis om fastighetsjuridik eller miljö.
För att hålla sig uppdaterade menar Anders att alla anställda måste hålla örat mot rälsen, det vill säga nätverka och skapa relationer med sina kunder och hyresgäster. Han anser att utvecklingspotentialen i Halmstad består av att bygga nya moderna kontor i centrala lägen med närhet till kommunikationsförbindelser.
Det saknas framförallt moderna kontorsbyggnader i centrala lägen i Halmstad. Det finns alldeles för lite och det gör att vi kanske inte attraherar nya moderna bolag till att ta sig hit.
Det enda som finns i dagsläget är det som Företag A själva äger. Anders påpekar att utan nya moderna representativa kontorslokaler blir det svårt att attrahera nya bolag till Halmstad. Det finns och byggs väldigt mycket logistikbyggnader längs med E6:an och ska då tjänstemännen på dessa bolag etablera sig här i stan, vilket kräver moderna kontor.
I övrigt anser Anders att fyrkantiga bygglådor om ca 100 kvm med kontor, pentry, dusch och en port som är till för småföretagare. De är billiga att bygga och det genererar potentiella framtida kunder till de större ytorna.
