Datainsamling – regiongemensam elevenkät
Förfrågningsunderlag förnyad konkurrensutsättning1. FÖRNYAD KONKURRENSUTSÄTTNING
1. 1 INLEDNING –
formuleras av UHBDetta är en förnyad konkurrensutsättning på Ramavtal inom avtalsområde A. Generell Leverantör samt avtalsområde B3. Specialist målgrupp kund och brukare. En Leverantör kommer att väljas utifrån poängsättning. Uppdraget gäller såsom det beskrivs nedan.
1.1.1 Objekt och omfattning
GR Utbildning har sedan 2011 samordnat en enkätundersökning i grundskolans årskurs 2, 5 och 8, samt gymnasieskolans år 2. Enkäten utgår från ett hemkommunsperspektiv och avser såväl kommunala som fristående/enskilda grundskolor, grundsärskolor, gymnasiesärskolor och gymnasieskolor. Utgångspunkt är Skollagen och de nationella styrdokument som finns att tillgå gällande skolan. Syftet är att kartlägga elevers uppfattning om skola och utbildning, att kunna göra jämförelser mellan klasser, skolor och kommuner vilket kan användas som underlag i det systematiska kvalitetsarbetet. Underlaget bidrar till möjlighet att arbeta med ökad likvärdighet inom Göteborgsregionen.
Den regiongemensamma elevenkäten består av fyra delar: 1. Resultatinsamling; kvantitativ metod (digitala enkäter) 2. Visualisering/resultatredovisning
3. Analys av kvantitativ data
4. Möjlighet till kvalitativ komplettering t.ex. intervjuer och/eller fokusgrupper
Den förnyade konkurrensutsättningen avser punkt 1. Punkt 2 är upphandlad sedan tidigare inom ramen för Underhåll, vidareutveckling och strategiskt stöd kring statistikverktyg. Deltagande kommuner ansvarar för att punkt 3 sker i respektive kommun. Pedagogiskt Centrum inom GR Utbildning kan fungera som stöd för såväl kommunala som fristående huvudmän vad gäller punkt 4 och/eller i det lokala analysarbetet (punkt 3). Vi söker en Leverantör som har teknisk kompetens att genomföra en digital enkätundersökning i grundskolans årskurs 2, 5 och 8, samt gymnasieskolans år 2 (ca 40 000 elever per år), med möjlighet till uppskalning till ytterligare årskurser samt till vårdnadshavare till elever i samtliga skolformer.
Enkäten ska kunna anpassas till elever på såväl grund- och gymnasieskola som grundsärskola och
gymnasiesärskola. Enkäterna ska även kunna erbjudas i pappersformat, vilket i så fall blir en tilläggsbeställning som varje kommun tar ställning till. Det digitala enkätverktyget ska ge möjlighet för eleven att lyssna till varje enkätfråga med hjälp av en talsyntes, med syfte att öka tillgängligheten och elevers möjlighet att besvara enkäten på egen hand.
För att öka tillgängligheten ska enkäterna översättas till de språk som Beställaren och kommunerna överenskommer. Översättningen ska kunna väljas redan på enkätens förstasida.
Leverantören måste ha förståelse för förutsättningarna för en enkät inom skolvärlden.
Ytterligare enkäter som riktar sig till exempelvis förskola eller studerande inom vuxenutbildningen, med andra krav på datainsamling, rapport och analys kan komma att tillkomma.
1.1.2 Beställare
Göteborgsregionens Kommunalförbund, 222000-0265
Box 5073/Åvägen 10
402 22 Göteborg/412 50 Göteborg
Göteborgsregionens Kommunalförbund, GR, är en samarbetsorganisation för 13 kommuner i Västsverige. Förbundets uppgift är att verka för samarbete över kommungränserna och verksamheten inom GR ska vara till kommunal nytta, samtidigt som den ska stärka regionen nationellt och internationellt.
Mer information finns på GRs hemsida: www.grkom.se
GR omfattas av ramavtal gjorda av Göteborgs Stads Upphandlings AB.
GR som avtalande part representerar de 13 medlemskommunerna och kommer att vara den part som gör beställningen gentemot Leverantören.
1.1.3 Kontakt och frågor
Frågor gällande den förnyade konkurrensutsättningen besvaras skriftligen i Winst.
1.1.4 Uppskattad volym
Grunduppdraget gäller enkätundersökning för ca 40 000 elever i grund- och gymnasieskola, beroende på antal deltagande skolor. Dock kan uppdraget utökas med fler årskurser samt vårdnadshavare.
I det fall ett samarbetsavtal gällande enkäter på exempelvis förskole- och/eller vuxenutbildningsnivå skrives mellan kommunerna kan dessa enkäter med annat upplägg, komma att avropas inom ramen för avtalet.
1.1.5 Avtalsperiod
Planerad avtalsstart är 1 december 2015. Avtalsperioden löper till 31 juni 2017 med möjlighet till förlängning. Avtalet gäller från det att det undertecknats av båda parter, dock tidigast vid den planerade avtalsstarten. Avtalet upphör att gälla, utan uppsägning, den dag då ordinarie avtalstid löper ut.
Eventuell förlängning av avtalet sker skriftligt enbart på initiativ av GR.
2. UPPDRAGSBESKRIVNING
2.1 UPPDRAGSBESKRIVNING
Uppdraget är att utifrån Skollagen (2010:800) kapitel 26 få ett underlag till det systematiska kvalitetsarbetet på skolorna, ute i kommunerna samt i regionen.
2.3.1 Uppdrag
Leverantören ska• Genomföra regiongemensamma elevenkäter inom utbildningsområdet i GR.
• Utforma frågor i samverkan med GR, samt ta emot, hantera och leverera data på ett sådant sätt att det går att analysera utifrån verksamheternas behov.
2.3.2 Genomförande och tidplan
Det är av yttersta vikt att leverans av resultat sker enligt innan bestämd tidplan. Tidplanen bestäms av Leverantör tillsammans med ingående parter. Bifogat i bilaga 2 finns föregående års tidplan.
Leverantören ska
• Tillsammans med Beställaren upprätta och tillse att tidplan hålls.
• Tillse att projektledare medverkar på plats vid de möten som arbetsgruppen i förväg bestämt om. • Förse GR med information om undersökning, tidplan, arbetsbeskrivning, frågor-och-svar, samt
instruktioner för lärare för publicering på GRs hemsida. Se vidare Ramavtal xx.xx.x
2.3.3 Logistik och utförande
Enkäten ska vara en webbenkät med begränsad möjlighet för respondenten att svara flera gånger. Webbenkätens identifiering/kodning ska ligga på en relevant nivå ex klass, skola, arbetslag.
Tilläggsbeställning ska kunna göras om någon kommun önskar att några enkäter är i pappersformat. Beställning sker av varje kommun till GR, som i sin tur beställer av Leverantören både vad det gäller
grundpaket samt eventuell uppskalning, bonusfrågor, tilläggstjänst etcetera. Observera att detta ställer stora krav på Leverantörens kapacitet och organisation/verksamhet.
Beställningen sker digitalt i ett av Leverantören tillhandahållet system. Leverantören ska
• Tillgodose att en webbenkät finns tillgänglig enligt beskrivning ovan. • Tillse att möjlighet finns för hantering av enkäter i pappersformat.
• Efter undersökningens genomförande behandla svar som inkommit via web samt scanna in och behandla svar som inkommit via pappersenkäten.
• Till sitt anbud bifoga en beskrivning av den logistiska processen..
• Till sitt anbud bifoga en beskrivning hur kvaliteten under datainsamlingen kan säkerställas,
exempelvis genom kvalitetskontroller och stickprov.
2.3.4 Enkätens innehåll och utformning
Enkäten vänder sig till elever i åk 2, 5 och 8 i grund- och grundsärskolan, samt år 2 på gymnasiet och gymnasiesärskolan. Detta innebär grundutförande för upp till sex (6) enkäter.
Enkäten ska godkännas av GR innan den skickas ut till respondenterna.
Till enkäten kan det tillkomma bonusfrågor, uppskalning och eventuellt separat avropade tilläggstjänster. Leverantören ska
• Producera frågor och utforma enkäten i samarbete med GR. Erfarenhet från tidigare undersökningar, samt jämförbarhet över tid kommer att beaktas i framtagandet av frågor.
• Vara behjälplig att producera tilläggs- och bonusfrågor utifrån kommunernas önskemål.
2.3.4.1 Bakgrundsfrågor
För att ge en djupare dimension kring enkäten krävs viss bakgrundsinformation. Exempel på bakgrundsfrågor är hemkommun, skola, program, kön etc.
Leverantören ska
• Tillse att relevanta bakgrundsfrågor finns med i enkäten.
• Tillsammans med kommuner och GR ta fram relevanta bakgrundsfrågor.
2.3.4.2 Frågeområden och uppdelning
Enkäten omfattar ett antal frågeområden, se bilaga 3 gällande föregående års frågor och frågeområden. Antalet områden kan komma att ändras. Antal gemensamma frågor bestäms inför undersökningsperioden. Utöver gemensamma frågor har kommunerna/förvaltningarna möjlighet att lägga till tre (3) stycken
bonusfrågor, vilka ingår i grundpaketet, samt tre (3) NKI-frågor om de så önskar. NKI-frågor har annan skala än de övriga frågorna.
Det kan finnas flera frågebatterier. Leverantören ska
• Tillse att frågeområdena kopplas till NKI på ett korrekt sätt, för att på så sätt identifiera prioriterade områden.
2.3.4.3 Bonusfrågor
Varje kommun, eller för Göteborgs Stads del, förvaltning, har rätt till tre (3) bonusfrågor utöver de frågor som tas fram för de sju (7) frågeområdena ovan. Bonusfrågorna tas fram i samråd med Leverantören. Dessa frågor kan vara helt fristående och anpassade efter kommunens eller förvaltningens verksamheter och behöver således inte följa frågeområdena. Observera att bonusfrågorna inte behöver vara samma för varje kommun, samt kan förändras över tid.
Leverantören ska
• Vara behjälplig med metodval och frågekonstruktion för att få en så enhetlig enkät som möjligt. • Tillse att de tre (3) bonusfrågorna ingår kostnadsfritt i respektive enkät.
• Tillse att NKI-frågorna ingår kostnadsfritt i respektive enkät, i de fall kommunerna/stadsdelarna väljer att avropa dessa.
2.3.4.4 Uppskalning
Kommunerna/förvaltningarna ska kunna välja att utföra/beställa de framtagna enkäterna i grundtjänsten till fler årskurser än de ingående i grundpaketet. Exempelvis kan Beställaren besluta sig för att använda år 2-enkäten i gymnasieskolan även i år 1 och 3 på gymnasiet. Det betyder att den framtagna 2-enkäten kan distribueras ut till mer än 3 gånger mer än vad grundtjänsten stipulerar.
En uppskalning ger en stordriftsfördel, hur mycket en uppskalning påverkar ska anges i intervallform i sektion 5.4 Pris och kostnader. Uppskalning beställs och gäller för varje separat kommun/förvaltning, men samordnas av GR.
Leverantören ska
• Inkomma med prisuppgift för uppskalning om kommunerna önskar att fler målgrupper omfattas av enkäten, enligt sektion 3.4.2.
2.3.4.5 Krav på tilläggstjänster
Olika tilläggstjänster och möjlighet till utökning av beställda tjänster ska kunna erbjudas av Leverantören. Exempel på tilläggstjänster är fler språk, pappersenkäter etc.
Tilläggstjänsterna är frivilliga för deltagande kommuner att använda. Om flera kommuner är i behov av en specifik tilläggsenkät kan denna komma att läggas till som grundtjänst i avtalet.
Leverantören ska
• Inkomma med prisuppgift för pappersenkäter under punkt 5.4.6
• Inkomma med prisuppgift gällande översättning till ytterligare språk som inte omfattas av 5.2.4
2.3.4.6 Fler tjänster
Fler tjänster tas fram i samråd med kommunerna/förvaltningarna och ska i möjligaste mån samordnas av GR. Tjänsterna ska ha samma huvudsakliga struktur som för den upphandlade grundtjänsten. Avvikelser kan förekomma.
Frågor till ytterligare målgrupper, såsom vårdnadshavare, studerande vid vuxenutbildning etcetera kan skilja sig från frågor ställda till elever. Däremot kommer de att vara gemensamma för samtliga kommuner som väljer att avropa detta.
Leverantören ska
• Kunna erbjuda målgruppsanpassade enkäter till barn i förskolan.
• Kunna erbjuda enkäter till vårdnadshavare i förskola, grundsärskola, förskoleklass samt grundskola. • Kunna erbjuda enkäter till studerande vid vuxenutbildningen och särvux.
• Inkomma med prisuppgift för ytterligare enkät med annat frågebatteri.
3. KRAV PÅ TJÄNST
3.1 KRAV KAPACITET OCH KOMPETENS
3.1.1 Förmåga och kapacitet
Leverantören ska
• Ha erfarenhet av arbete med aktörer i offentlig verksamhet.
• Ha teknisk förmåga att hantera en digital enkät för upp till 80 000 respondenter. • Ha dokumenterad erfarenhet av digitala enkäter.
• Ha dokumenterad erfarenhet av enkäter till ungdomar och/eller unga vuxna.
3.1.2 Organisation
För att kunna säkerställa kvalitén på undersökningen behövs ett kvalitativt förhållningssätt. Det är av stor vikt att kvalitén inte brister, så att förtroendekapitalet bland respondenterna samt medverkande kommuner hotas.
För att säkerställa att processen löper smidigt krävs att Leverantören finns tillgänglig per telefon, mail och i vissa fall även fysiskt.
Leverantören ska
• Finnas tillgänglig per telefon under kontorstid. • Besvara frågor per mail från GR inom 24 timmar.
• Besvara frågor från kommunrepresentanter och övriga inblandade 48 timmar när det inte är undersökningsperiod. Kopia skickas alltid till Beställaren (GR), samt kommunrepresentant. • Besvara frågor från kommunrepresentanter och övriga inblandade inom 24 timmar under
undersökningsperioden.
• Vid behov medverka på plats vid GRs arbetsgruppsmöten, vilka uppgår till max 5 (fem) möten under processens gång, varav ett är utvärderingsmöte efter leverans.
• Kunna hantera distribution till och kommunikation med olika stora enheter. Varje skola har en eller flera kontaktpersoner till vilka inloggningsuppgifter ska kunna hanteras på ett säkert sätt.
• Säkerställa att kunskap och erfarenheter om svenska skolans uppdrag vid frågekonstruktion, genomförande etcetera finns i organisationen.
3.1.4 Referenser
Leverantören ska• Kunna ange minst tre referenser från tidigare arbeten mot annan part än GR och därvidlag bedömas enligt referensmall beskriven under punkt 4.
GR förbehåller sig rätten att byta ut referensuppdrag nummer 3/lägst poäng till egen referens. Utbytt referens bedöms enligt samma referensmall beskriven under punkt 4.
3.1.5 Projektledare och projektgrupp
Leverantören ska• Ange minst två dedikerade projektledare för uppdraget. • Ange minst en dedikerad statistiker för uppdraget. • Tillsätta en projektgrupp för ändamålet.
• Intyga att det i projektgruppen ingår en svensktalande undersökningsledare/kontaktperson mot kontaktpersoner i kommunerna/på skolorna.
Se vidare Ramavtalsvillkor gällande Uppdragets utförande.
Leverantören har möjlighet att namnge fler personer för uppdraget. Leverantören förväntas insända CV med PDF eller DOC-format som anger erfarenhet för respektive person. Det ska från CV framgå vilka kompetenser och kunskaper som namngiven person har för angivet uppdrag.
3.2 KRAV TEKNIK OCH METOD
3.2.1 Metodval
Enkäten har genomförts inom GR som en del i det systematiska kvalitetsarbetet sedan 2011 och det finns således ett upparbetat förhållningssätt kring arbetet. I och med enkäten 2016 ses arbetet över och det finns således anledning att göra en översyn kring vilken metod som ska användas framgent. I bilaga 1 finns föregående rapport exemplifierad.
Leverantören ska
• Kunna arbeta med och hantera olika frågesätt exempelvis påstående och/eller frågor, samt arbeta med olika skalor och svarsalternativ.
• Specifikt kunna hantera NKI-frågor i relation till övriga frågor.
• Vara aktiv i valet av metod och pro-aktivt kunna ge förslag på vilken metod som passar undersökningen bäst.
• Till sitt anbud bifoga en beskrivning av de vetenskapliga metoder som den använder sig av i
undersökningar och analysmodeller.
3.2.2 Svarsfrekvens
Vikten av hög svarsfrekvens är vital för legitimitet och kvalitetssäkring. För att främja detta ska påminnelser att gå ut till kommunerna. Samtidigt är det viktigt att enkäten är lättillgänglig och att insamlingen av svar sker effektivt, utan för mycket avbrott i verksamhetens dagliga rutiner.
Leverantören ska
• Bidra till en hög svarsfrekvens (exempelvis genom att skicka ut kontinuerliga uppgifter om aktuell svarsfrekvens på klassnivå).
• Till sitt anbud bifoga en plan på hur arbetet med att främja en hög svarsfrekvens kan gå till.
3.2.3 Tillgänglighet
För att främja en hög svarsfrekvens samt för att respondenterna ska kunna svara adekvat på frågorna krävs att de målgruppsanpassas utifrån läs- och förståelsenivå.
För att öka tillgängligheten skapas en referensgrupp på GR. Exempelvis ska det finnas möjlighet till bild- och ljudstöd i enkätverktyget.
Leverantören ska
• Utifrån samråd med arbetsgrupp, samt vid behov referensgrupper från GR, tillse att enkätfrågorna är målgruppsanpassade.
• Till anbudet bifoga en beskrivning av hur de avser att gå tillväga för att målgruppsanpassa enkäten.
3.2.4 Tillgänglighet – språk
Enkäten ska vara på svenska, dock ska översättning finnas tillgänglig för fem språk gällande enkäter till vårdnadshavare. Översättningen ska vara tillgänglig från och med webbenkätens förstasida.
Leverantören ska
• Tillse att eventuella enkäter till vårdnadshavare översätts till fem av GR identifierade språk. • Tillse att översättningen är tillgänglig från förstasidan på webbenkäten.
3.2.5 Tillgänglighet programvara/teknik
Leverantören ska• Tillse att enkäten går att besvara digitalt.
3.2.6 Resultatredovisning rådata
Innehållet i resultatredovisningen sätts i detalj efter diskussion med antagen Leverantör. Rådata ska levereras på ett sådant sätt att GR och kommunerna lätt kan sammanställa och gruppera den på önskat sätt.
GR äger undersökningens innehåll och resultat. Vid eventuell övergång till annan Leverantör ska rådata, underlag, resultat etcetera överlämnas till denne. Den tidigare Leverantören ska vara behjälplig i överlämnandet till den senare Leverantören.
Leverantören ska
• Senast tre veckor efter att undersökningen stängts för samtliga respondenter för de deltagande kommunerna presentera en rådatafil på individnivå med samtliga data för samtliga medverkande kommuner till GR, samt en rådatafil på individnivå med aktuell data per kommun.
• Leverantören ska tillse att rådata finns uppdelad ur ett hemkommuns-, såväl som utförarkommunsperspektiv.
• Vid eventuell övergång till annan Leverantör ska rådata, underlag, resultat etcetera överlämnas till denne.
Se vidare Ramavtal XXXXX
3.2.7 Resultatredovisning rapport
För att lättare kunna tillgodogöra sig resultaten ska Leverantören offerera en tabell med enklare grafer på årskurs-, skol-, program-, kommun-, stadsdels-, samt GR-nivå.
Sammanställning ska ingå i ett hemkommuns-/stadsdelsperspektiv, samt i ett utförandekommunsperspektiv. Även data från föregående år ska kunna vara med i sammanställningen. Till sammanställningen ska det finnas en textuell förklaring till tabellerna/graferna. Formen på sammanställningen tas fram i dialog med
kommunerna och GR. Leverantören ska
• Senast tre veckor efter att undersökningen stängts för samtliga respondenter för de deltagande kommunerna presentera en automatgenererad rapport för resultaten per regional-,
kommunal/stadsdelsnivå, samt per huvudmannatyp.
• Sammanställa en analysdel med identifiering av utvecklingsområden, åtgärdsförslag och jämförelse, ihopvägning av frågeområden etcetera till de kommuner som har NKI-frågor.
• Till sitt anbud bifoga exempel på hur datan och analysen kan presenteras.
3.2.8 Bortfallsanalys
För att bättre kunna analysera resultaten krävs en bortfallsanalys. Leverantören ska
• Senast 15 maj årligen leverera en bortfallsanalys på regional-, kommunal/stadsdelnivå, samt per huvudmannatyp. Analysens innehåll och omfattning bestäms gemensamt med GR.
• Till sitt anbud bifoga en beskrivning på hur en sådan bortfallsanalys skulle kunna se ut.
3.2.9 Rapportering till SKL
Varje år rapporterar kommunerna in vissa nyckeltal till Sveriges Kommuner och Landsting, SKL, i dagsläget några av frågorna gällande åk 5 och åk 8 i grundskolan. Det kan tillkomma årskurser.
Leverantören ska
• Senast 15 maj årligen leverera en sammanställning av de frågor och målgrupper som ingår i SKLs Öppna Jämförelser per kommun, enligt det format SKL önskar.
4. PRIS
4.1 GRUNDTJÄNST
Pris på grundtjänsten anges med pris per enkät, det vill säga per styck. Angivet pris ska inkludera samtliga med uppdraget förenade kostnader. Inga ytterligare administrationskostnader, resekostnader eller liknande får tillkomma vid avrop/beställning av grundtjänsten, utan ska täckas av pris per enkät.
I grundtjänsten ingår
1. Digitala enkäter till åk 2, 5 och 8 i grundskolan, samt år 2 i gymnasiet
2. Digitala enkäter till ovanstående målgrupper i grundsärskolan, samt gymnasiesärskolan. 3. Rapportering och rådata enligt sektion 3.2.6.
4. Frågebatteri överenskommet med arbetsgrupp, tre (3) bonusfrågor, samt i förekommande fall NKI-frågor.
5. Översättning av enkäter till vårdnadshavare 6. Målgruppsanpassning
Ange ert pris per respondent i sek exklusive moms. Grundpris per enkät:
3.4.2 Uppskalning
Uppskalning innebär att fler grupper av respondenter tillkommer. Exempelvis kan en kommun välja att enkäten går ut till fler årskurser och/eller föräldrar. Då det vid en uppskalning framkommer en stordriftsfördel har Leverantören möjlighet att vid en uppskalning av befintligt framtagen grundtjänst ange ett nytt billigare pris.
Ange ert pris per respondent i sek exklusive moms.
Grundpris per enkät vid uppskalning, sammanlagd beställning 40 001-80 000 respondenter:
80 001-120 000 respondenter: fler än 120 000 respondenter:
3.4.3 Extrafrågor
Om beställarna önskar fler extrafrågor utöver de tre ingående bonusfrågorna ska Leverantören kunna erbjuda detta. Det kan exempelvis vara ytterligare frågor eller specifika frågor på lägre nivå (som skolnivå). Dessa frågor hanteras och sammanställs av GR utifrån varje kommuns önskemål.
Ange ert pris per respondent i sek exklusive moms. Kostnad per respondent per extrafråga:
3.4.4 Tilläggstjänster
Kommunerna har möjlighet att välja pappersenkät för grupper utanför grundpaketet.
I de fall kommuner önskar översättning till språk som inte ingår i grundpaketet ska de ha möjlighet till detta. Ange ert pris per respondent i sek exklusive moms.
Kostnad per respondent och pappersenkät:
Kostnad för översättning av enkäter per språk utöver grundpaketet:
3.4.5 Fler tjänster
Kommunerna har möjlighet att genom GR avropa ytterligare enkäter med andra frågebatterier. Ange ert pris per respondent i sek exklusive moms.
Kostnad per respondent nytt frågebatteri:
3.4.6 Pris per timme
Leverantören ska i sitt anbud redogöra för ett timpris som ska utgöra ett referenspris för situationer som kan uppstå där vi behöver någon form av extra konsultation som ligger utöver den ordinarie grundtjänsten. Leverantören ska alltid informera Beställaren i de fall en extra timkostnad tillkommer för konsultation. Pris per timme exklusive moms:
4. GRUND FÖR TILLDELNING AV LEVERANTÖR
Inte riktigt klara med hur kriterierna viktas, men har tänkt utvärdera utifrån 11.1.5Följande kriterier finns att välja på; - Metod att utföra uppdraget - Kvalitet på tjänstens utförande
- Projektorganisationens kompetens och erfarenhet - Referensuppdrag, där Beställaren även kan
förbehålla sig rätten att utse egna referenser - Kapacitet - Social hänsyn - Anpassade undersökningar till
speciella målgrupper - Administrativa funktioner anpassade enligt standarden WCAG 2.0 - Pris för
uppdraget - Leverans- och genomförandetid - Tidsåtgång
Följande utvärderingskriterier har valts; Kvalitet på tjänstens utförande och Referensuppdrag. Som meriterande har Social hänsyn valts. Den 1 februari 2015 kommer det färdiga FKU skickas ut.
4.1 GRUND FÖR TILLDELNING AV LEVERANTÖR
Grund för tilldelning av leverantör följer Ramavtalet Beställningsförfarande. Det anbud som uppfyller ställda krav och är det ekonomiskt mest fördelaktiga utifrån angivna kriterier kommer att antas. Inskickade anbud kommer att bedömas enligt poängmall.
4.1.1 Kvalitet på tjänstens utförande, Referensuppdrag
Utvärdering kommer att ske genom referensgivarnas bedömning av Leverantörens förmåga att leverera med kvalitet. Leverantören har möjlighet att ange tre referenser på tidigare utförda uppdrag. De angivna
referensgivarna bedömer Leverantörens förmåga att leverera med kvalitet. Upphandlingsbolaget kommer via den e-postadress som Leverantören angivit att skicka nedanstående frågor till referensgivaren. Leverantören ansvarar för att korrekt e-postadress till referensgivare anges och att denne är vidtalad och har möjlighet att besvara utvärderingen. E-post till referensgivare kommer att skickas ut under x månad.
Referensgivarna bedömer Leverantörens förmåga att leverera med kvalitet genom att sätta poäng på frågorna. Poängskalan på referensgivarnas poäng är 0-5, där 5 är högsta poäng.
Referensgivare har tio (10) arbetsdagar på sig att inkomma med ifylld utvärdering till Upphandlingsbolaget. Påminnelse kommer att skickas till referensgivare en (1) gång. Om utvärdering inte inkommer till
Upphandlingsbolaget inom angiven tid kommer poängen på det aktuella referensuppdraget att ges 0 poäng. Upphandlingsbolaget fyller i den sammanlagda poängen från respektive referensgivare, maximalt 30 poäng, i nedanstående fält.
Upphandlingsbolaget förbehåller sig rätten att byta en av referensgivarna mot egen utsedd sådan. Poängsättning
5 poäng: Synnerligen bra 4 poäng: Mycket bra 3 poäng: Bra 2 poäng M indre bra 1 poäng: Kvalitetsbrister
0 poäng: Ej svar Frågor som poängsätts
1. Leverantörens erfarenhet och kompetens för utförande av uppdraget.
2. Leverantören förståelse för uppdraget och förmåga att anpassa utförandet efter Beställarens önskemål och organisation.
3. Leverantörens förmåga att analysera och presentera resultatet av genomförda undersökningar på ett lättförståeligt sätt.
4. Leverantörens kommunikationsförmåga
5. Leverantörens förmåga att hålla sig till tidplan och uppsatta mål 6. Leverantörens sätt att hantera klagomål och rättelser i uppdraget. 7. Leverantörens arbetssätt och system främjar en hög svarsfrekvens. 8. Skulle ni rekommendera Leverantören? (besvaras med siffra 1-5)
Sammanlagd poäng från referensgivare med högst poäng. (Linjär skala) 0,00 - 40,00 Poäng Sammanlagd poäng från referensgivare med näst högst poäng. (Linjär skala) 0,00 - 40,00 Poäng
4.1.2 Social hänsyn
Inom GR och dess medlemskommuner pågår ett intensivt arbete med att få in personer som står långt ifrån arbetsmarknaden in på densamma, samtidigt som ett förebyggande arbete för att motverka utanförskap sker inom utbildningsverksamheten. Den Leverantör som kan uppfylla Social hänsyn kommer således att ges en konkurrensfördel i utvärderingen.
Tillsammans med UHB specificera på vilket sätt och i vilken omfattning Social hänsyn efterfrågas. Exempelvis kan det vara AVA, allmän visstidsanställning, lärlingsplatser, praktikplatser, med mera.
4.1.3 Hur prövning och utvärdering går till
Från Ramavtalet:Prövning och utvärdering av anbud sker i följande steg:
1. Formell kontroll, kontroll att begärd dokumentation lämnats
2. Kvalificering, kontroll att Leverantören uppfyller ställda kvalificeringskrav 3. Utvärdering av anbud
4. Den Leverantör som uppfyller kvalificeringskraven och som efter utvärdering har det lägsta jämförelsepriset och därmed anses vara mest ekonomiskt fördelaktiga kommer att antas.
4.1.4 Utvärderingsmodell
Från Ramavtalet:
Utvärdering sker med Uppräkningstalsmodellen i %. Uppräkningstalsmodellen utgår från varje Leverantörs anbudspris och räknar upp detta med ett kvalitetsbristtillägg. Resultatet blir ett jämförelsepris där det anbud med lägst jämförelsepris är det anbud som anses vara ekonomiskt mest fördelaktigt.
Modellen bygger på att uppnådd viktad poäng jämförs med maximal viktad poäng och skillnaden är
kvalitetsbristen. Varje procent kvalitetsbrist räknas sedan upp med ett s.k. uppräkningstal. Uppräkningstalet multiplicerat med kvalitetsbristen ger det kvalitetsbristtillägg som anbudspriset räknas upp med.
Uppräkningstalet avgör hur mycket anbudspriset räknas upp per procent konstaterad kvalitetsbrist. - Maximal viktad poäng 30
- Uppräkningstal 50 % (0,5)
Bilaga 1 – Tidigare rapport
Exempel med och utan NKI-frågor.
Bilaga 2 – Exempel tidplan
Tidplanen löper från september året innan undersökningen genomförs till juni samma år undersökningen genomförs. Exakt tidplan sätts i september tillsammans med Leverantör och kommunrepresentanter. Leverantören förväntas att delta i samtliga arbetsgruppsmöten om inget annat gemensamt bestäms, samt på två möten i Kvalitétsnätverket. Mötena i arbetsgruppen läggs med fördel samma dag som de i
Kvalitétsnätverket.
september Möte i Kvalitétsnätverket, Leverantör deltar inte oktober Möte 1 i arbetsgruppen, Leverantör deltar
oktober GR förser Leverantör med namn och kontaktuppgifter till kommunrepresentanter november Möte i Kvalitétsnätverket, Leverantör deltar. Möte 2 i arbetsgrupp.
november Leverantör mailar information till kommunrepresentanter november GR tillser att Leverantör får information gällande
• kontaktuppgifter (skola, skolor, namn, mail, telefon) för genomförandeansvariga och kontaktpersoner
• omfattning
o uppskalning
o tilläggs- och bonusfrågor
o översättning av enkäter till vårdnadshavare Kommunrepresentanter
• informerar samtliga genomförandeansvariga och kontaktpersoner om undersökningens genomförande
november Sista datum då information publiceras om enkätens administration (tidplan och arbetsbeskrivning), Frågor-och-svar samt lärarinstruktion på hemsida.
december Leverantör gör ett testutskick för att validera mailadresserna till kontaktpersonerna. januari Möte i Kvalitétsnätverket inför datainsamling, Leverantör deltar vid behov
januari Möte 3 i arbetsgruppen, Leverantör deltar vid behov
januari Sista datum då kommunrepresentanter genom GR levererar • elevantal för respektive klass till Leverantör
• adresser till de förskolor som ska få kortutskick
februari Sista datum då samtliga kontaktpersoner på skolorna ska ha fått tillgång till informationsmaterial och inloggningsuppgifter.
februari Vid behov möte 4 i arbetsgruppen, Leverantör deltar eventuellt
februari-mars Datainsamling (elevenkäten är öppen)
Påminnelse inklusive svarsfrekvens skickas ut till kontaktpersoner och kommunrepresentant. Leverantör ska i detta vara tydlig med att kommunerna behöver kontrollera och agera om svarsfrekvensen är noll procent.
Påminnelse sker varje måndag i undersökningsperioden.
februari Sista datum för kommunrepresentanter att göra kompletteringar/ändringar i beställningen (endast revideringar/rättelser i urvalet såsom elevantal och klasser/grupper som kommit med, men som inte ingår, det vill säga inte gällande beställningen i stort)
mars/april Möte i Kvalitétsnätverket – Inför leverans april Resultat tillgängliggörs via server
1. En rådatafil på individnivå med samtliga data för samtliga samverkande kommuner (till GR) samt en rådatafil på individnivå med aktuell data per kommun (till kommunerna)
2. En automatgenererad rapport med möjlighet att jämföra helhet per årskursenkät mellan och tillsammans med vardera skolenhet/kommun/förvaltning. Analysens innehåll och upplägg ska diskuteras med GR och förutsätter att Leverantören är aktiv och för en dialog med Beställaren. Analysen ska bland annat innehålla identifiering av utvecklingsområden, åtgärdsförslag och jämförelse, ihopvägning av frågeområden etc.
3. En tabell med en enklare graf på område- och skolnivå för vardera kommun.
april GR skickar ut ett pressmeddelande och resultatet (GR-rapporten) publiceras på GR:s hemsida. maj/juni Möte i Kvalitétsnätverket – resultat och utvärdering presenteras
Bilaga 3 – Frågor ställda föregående år
Sammanställning av frågor från föregående års undersökningar.
Bilaga 4 – Avtalsutkast
Exempel på avtalstext mellan Anbudsgivaren och Göteborgsregionens kommunalförbund. Avtalet kan komma att justeras inför avtalsskrivning.
Avtalsparter
Beställare: Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) Postadress: Box 5073, 402 22 GÖTEBORG
Organisationsnummer: 222000-0265 Telefonnummer: 031-335 50 00 Webb: www.grkom.se Kontaktperson för detta avtal: Kontaktpersons telefonnummer: Kontaktpersons e-postadress: Anbudsgivare:
Postadress:
Organisationsnummer: Telefonnummer: Webb:
Kontaktperson för detta avtal: Kontaktpersons telefonnummer: Kontaktpersons e-postadress:
Uppdrag / Syfte och bakgrund
I enlighet med Ramavtal gällande Marknads- och Opinionsundersökningar har förnyad konkurrensutsättning skett, varefter Anbudsgivaren tilldelats uppdraget.
Lagar / Krav
Lagar:
Anbudsgivare och Leverantör ska följa samtliga för denna konkurrensutsättning relevanta direktiv, förordningar, lagar och andra bestämmelser.
Övriga krav:
Underlaget för konkurrensutsättningen som Anbudsgivaren lämnade in ska fungera som bilaga till detta avtal och utgör del av detta avtal. Alla ändringar i avtalet ska ske skriftligen och i överenskommelse mellan
parterna. Anbudsgivaren ansvarar för att teckna vederbörliga avtal med Leverantör som Anbudsgivaren uppfyller, så att Leverantör kan uppfylla de krav som är nödvändiga för vilka Anbudsgivaren förbinder sig. Anbudsgivare äger ej rätt att byta Leverantör under avtalsperioden annat än i samråd med GR.
Pris och betalningsvillkor
Priserna fastställs enligt följande: [i enlighet med angivna anbud]
Betalning sker 30 dagar efter det att fakturan inkommit till GR. Fakturering sker månadsvis efter varje avslutad månad.
Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt gällande räntelag. Fakturerings- och expeditionsavgifter får ej påläggas försenade betalningar.
På fakturan ska anges: - Belopp per kommun
- Anbudsgivarens namn och organisationsnummer - Produkt (specificerat)
- Beställningsnummer, namn på kontaktperson, avdelning och mottagaradress.
Faktura som inte innehåller ovanstående kan komma att returneras till Anbudsgivaren. Anbudsgivaren ansvarar själv för avtal med Leverantören.
GR äger rätt att genom kontroll förvissa sig om att arbetet som anges i faktura motsvaras av utfört arbete.
Prisjustering:
Prisändringar eller justeringar förekommer inte under avtalsperioden.
Transport- och leveransvillkor
Leveransen ska ske efter de villkor och ramar som fastställs i underlaget. Övriga detaljer diskuteras mellan parterna.
Garantier/Avrop
Garantier:
Anbudsgivaren garanterar att genomföra leveransen med hög kvalitet och i enlighet med inlämnat underlag.
Avrop:
Avrop efter första leverans sker i dialog mellan GR och Leverantören och ska bekräftas skriftligt om endera parten kräver detta.
Avtalsuppföljning
Leverantör och anbudsgivare förväntas på begäran, skriftligt eller på annat sätt, delta i avtalsuppföljning som initieras av GR.
Avtalstid, förlängningar och uppsägningar
Avtalet är på 18 månader med möjlighet till en av GR initierad förlängning ytterligare 24 månader, dock 12 månader i taget. GR meddelar senast 60 dagar innan nytt avtalsår om man vill förlänga avtalet. Anbudsgivaren och den angivna Leverantören förbinder sig att delta i hela perioden. Om GR inte meddelar något, upphör avtalet när första avtalsperioden utgår.
Om GR meddelar fortsättning med för kort varsel, äger anbudsgivaren rätt att utan risk för skadestånd tacka nej till förlängning.
Övrigt
Anbudsgivare får ej utan GRs skriftliga medgivande överlåta, upplåta eller pantsätta rättigheter eller skyldigheter enligt avtal.
Part är berättigad att säga upp avtal till omedelbart upphörande om den andra parten bryter mot sina förpliktelser och ej vidtar rättelse inom en månad från skriftlig anmaning. Som väsentligt avtalsbrott räknas bl a att part inte fullgör sina skyldigheter vad gäller skatter och avgifter. Sådant avtalsbrott från parts sida, som medför avtalets upphörande i förtid, ger den andra rätt till ersättning för den skada part har åsamkats. Parterna ska vara befriade från att fullgöra skyldighet enligt avtal om utförande hindras till följd av händelser utanför partens kontroll och som inte hade kunnat förutses. Till händelser utanför anbudsgivarens kontroll ska inte räknas strejk, blockad, lockout eller annan arbetskonflikt som beror på att anbudsgivaren inte följer på marknaden gängse tillämpade regler och principer. Anbudsgivaren ska visa att konflikt inte beror på anbudsgivaren.
Part är skyldig att omgående skriftligen underrätta andra parten i händelse av nyss nämnt slag,
som hindrar parts fullgörande av avtalet. Parten är skyldig att genast utföra åligganden enligt avtal när händelsen av nu nämnt slag upphör.
Tvist
Tvist avseende tolkningen av detta avtal och till avtalet hänförliga rättsförhållanden ska avgöras i allmän domstol med Göteborgs tingsrätt som första instans.
Datering och underskrifter
Detta kontrakt har upprättats i två likalydande exemplar, varav vardera parten tagit var sitt.
Göteborg ……… Helena Söderbäck Förbundsdirektör Göteborgsregionens kommunalförbund Göteborg ……… för Anbudsgivaren
Bilaga 5 – Förteckning över bilagor som ska bifogas anbudet
1. Namn på fil med bifogat CV projektledare. 2. Namn på fil med bifogat CV statistiker. 3. Namn på fil med övriga i projektgruppen.
4. Beskrivning av de vetenskapliga metoder som används idag i undersökningar och analysmodeller. 5. Plan för hur arbetet med hög svarsfrekvens kan gå till.
6. Beskrivning av hur enkäten kan målgruppsanpassas. 7. Exempel på bortfallsanalys.
8. Beskrivning av den logistiska processen, organisationsstrukturen, samt hantering av process. 9. Beskrivning av hur kvalitén under datainsamlingen kan säkerställas.
