Lex 2 handbok Handläggare Version 1.0

(1)

Lex 2 handbok Handläggare

Version 1.0

(2)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 2(75)

Innehållsförteckning

1. Inledning 4

1.1 Allmänt om Lex2 4

1.2 Skillnader mellan Lex och Lex2 5

1.3 Uppdelning av handboken 5

1.4 Allmänt om registrering av handling 5

1.5 Processbeskrivning 6

1.6 Lex-inställningar 6

2. Uppbyggnad av gränssnittet i Lex2 8

2.1 Startsidan, flikar, boxar och dialoger 8

3. Generella begrepp och funktioner 10

3.1 Utseende på ikoner 10

3.2 Åtkomst 10

3.3 Flera flikar och boxar 11

4. Inloggning och utloggning i Lex2 11

5. Startsidan 12

5.1 Inledning 12

5.2 Läsa handlingar 13

6. Handläggning av ärende 14

6.1 Introduktion 14

6.2 Ärendekort 15

6.3 Boxar på ärendekort 15

7. Handläggning av handling 16

7.1 Introduktion 16

7.2 Skapa fulltexthandling 18

7.3 Redigera fulltexthandling 21

7.4 Hantera versioner av fulltexthandling 22

7.5 Visa fulltexthandling på skärm 23

7.6 Ta bort arbetsmaterial 25

7.7 Registrera arbetsmaterial 26

7.8 Expediera handling 27

7.9 Anmäla handling eller ärende till ett sammanträde 29

7.10 Koppla en fristående handling till ett ärende 32

8. Uppgifter som kan påföras ett ärende och handling 35

8.1 Ange sekretess och PUL på ärende eller handling 35

8.2 Bevakning på ett ärende eller handling (visa, skapa, ändra och ta bort) 36 8.3 Anteckning i ett ärende eller handling (visa, skapa, ändra och ta bort) 41

8.4 Flöda ett ärende eller handling 46

8.5 Mappar 53

8.6 Registrera inkommande e-post 55

(3)

9. Söka 56

9.1 Enkel sökning 56

9.2 Avancerad sökning 58

10. Skriv ut 68

10.1 Skriv ut ärendekort 68

10.2 Skriv ut handlingskort 70

10.3 Skriv ut box 71

11. Personliga inställningar 72

11.1 Ange egna uppgifter 72

11.2 Ändra lösenord 73

11.3 Bestämma boxar som ska visas 74

12. Revisionshistorik 75

(4)

1. Inledning

1.1 Allmänt om Lex2

Lex är en modern IT-lösning för eFörvaltning, d v s ett stöd för myndighetens hantering av information, handläggning samt beslutsfattande.

Lex består av olika moduler vilket gör att funktionalitet kan väljas beroende på behov. En långtgående anpassning av myndighetens särskilda förutsättningar kan göras. Genom anpassning till aktuella myndighetsuppgifter blir Lex ett verksamhetssystem. Därmed kan Lex användas för flera olika verksamhetsområden och alla fördelar med en verksamhetsövergripande lösning uppnås.

Modulerna skräddarsys beroende på vem användaren är. Lex har olika utseende för registratorn, handläggaren, chefen, nämndsekreteraren eller politikern – från ett enklare system med färre bilder att arbeta i, till ett kraftfullt och funktionsrikt system för den som vill ha de möjligheterna.

Många berörs av myndighetens verksamhet. Genom att erbjuda en helhetslösning kan alla berörda i myndighetsprocessen vara delaktiga. Lex är utvecklat utifrån detta processorienterande helhetsperspektiv genom informationens hela livscykel, från datafångst och registrering till expediering och arkivering.

Genom att erbjuda en plattform som hanterar hela ärendekedjan från initiering till beslut kan Lex erbjuda elektronisk förvaltning samt integrerade eTjänster via Internet.

Det är lätt att anpassa Lex till nya myndighetsuppgifter och förändringar av organisationen.

Lex hanterar alla de typer av information som förekommer hos myndigheten (ärenden, dokument, sammanträden och objekt).

Lex erbjuder stöd för hela ärendekedjan och detta är en förutsättning för att skapa en effektiv verksamhet, enhetlig kompetens i organisationen på ärendehanteringen och möjlighet att samverka mellan olika enheter inom myndigheten.

Att arbeta med ärenden är naturligtvis en central uppgift för en verksamhet. Ett ärende i Lex kan tillföras egna dokument som är under arbete, s.k. arbetsmaterial och registrerade handlingar. Ärendet kan planeras och minnesanteckningar kan göras. All relevant data om parter, status i ärendet, händelser, bevakningar, att göra uppgifter m.m. finns överskådligt att tillgå för ett ärende.

I Lex kan mallar enkelt skapas med fraser för en effektiv dokumenthantering. Detta innebär att myndigheten kan erhålla enhetligt dokumentutseende och att dokument snabbt, enkelt och säkert kan skapas av handläggaren.

Uppgifter (metadata) följer automatiskt med, exempelvis uppgifter om mottagare, dokumentuppgifter, uppgifter om handläggaren, datum m m. Det finns tillgång till fraser som underlättar och effektiviserar arbetet med att skapa dokumentinnehållet.

Lex erbjuder en mycket funktionell sammanträdesmodul som knyter samman ärenden och dokument som skall avgöras samt skapar kallelser, sammanträdeslistor, protokoll och beslut.

Stora fördelar uppkommer genom att sammanträden är en egen informationsgrupp att handlägga. Stöd kan ges under hela processen och åtkomst kan ges olika grupper vid olika tidpunkter. När som helst kan sammanträdet publiceras på Internet och då kan användare komma åt kopplade ärenden och dokument genom knapptryckningar.

(5)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 5(75) Lex erbjuder även hantering av olika objekt som kan tilldelas olika metadata. Sättet att anpassa Lex för olika specifika behov är därmed stora. Exempelvis kan antalet lediga platser på dagis hanteras och visas direkt på Internet. Till detta kommer olika stöd för beräkningar. Exempelvis olika taxor som skall tas ut vid handläggning etc.

1.2 Skillnader mellan Lex och Lex2

 Generellt så är ”flikar” i Lex ”boxar” i Lex2.

 Storlek på fönster/boxar/dialoger kan anpassas efter behov och möjlighet i Lex2.

 Det går att jobba med flera ärenden och handlingar samtidigt.

1.3 Uppdelning av handboken

 En allmän beskrivning av hur bilderna är uppbyggda och funktioner som gäller generellt.

 Att tänka på vad gäller allmänna handlingar.

 Inloggning i Lex2.

 Startsidan – som är handläggarens utgångspunkt i sitt arbete.

 Hur handläggning av ärende genomförs.

 Hur handläggning av handling genomförs.

 Sökmöjligheter på olika uppgifter i systemet.

 Utskrift.

 Personliga inställningar i systemet.

Beskrivning av hur man söker finns under avsnittet sökning och beskrivs inte under varje avsnitt där man behöver söka.

Det går att komma till samma box/flik/dialog genom olika menyval och knappar, alla alternativ är inte beskrivna.

1.4 Allmänt om registrering av handling

Det är skillnad på registrerade handlingar och arbetsmaterial.

Registrerade handlingar är diarieförda och är därmed offentliga.

Arbetsmaterial är det material som handläggaren arbetar med och som då bara vissa personer har åtkomst till.

Fulltexthandlingen tillhörande arbetsmaterialet är redigerbara.

När arbetsmaterialet är klart ska det registreras och då blir handlingen en registrerad handling och officiellt.

Handläggaren kan börja med att registrera arbetsmaterialet och därefter lägga upp ett ärende kopplat till handlingen, om handläggaren har de rättigheterna.

(6)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 6(75) Ansökan Registrering Fördelning Handläggning Beslut Arkiv

Handläggaren kan även börja med att skapa ett ärende och därefter registrera arbetsmaterialet kopplat till ärendet.

Det går även enbart registrera handlingar, som senare kan kopplas till ärende eller som kan finnas kvar som separata handlingar.

Det vanligaste för handläggaren är dock att skapa arbetsmaterial kopplat till befintliga ärenden.

1.5 Processbeskrivning

1.6 Lex-inställningar

Detta behövs för integrationen med Microsoft Word.

Alla Lex-användare måste göra vissa inställningar, som sparas i registret (registry på engelska) på den lokala datorn. Informationssökare i Lex webbapplikation behöver dock inte göra dessa inställningar.

Så här ser registreringsbilden ut:

Windows-användare

Lex-inställningar ingår i installationen av Lex Windows-program. Programmet startas via Start/Alla program/Lex/Lex-inställningar.

Windows-användare måste ange SQL-server och Databas för att kunna köra Lex. Det är de två fälten

(7)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 7(75) som styr mot vilken server och databas man kör när man använder Lex Windows-program. Om dokument skapas och ändras med hjälp av öppnaknappen på dokumentkortet behöver inga andra uppgifter anges.

Fältet senaste användare uppdateras alltid med den senast inloggade Lex-användaren.

Webbanvändare

Lex-inställningar ingår i installationen av Lex Office-integrationsprogram. Programmet heter Lexreg.exe och ligger i mappen C:/program/Lex/Lexe på handläggarens dator.

Webbanvändaren måste ange Web server, Web instans, Senaste användare och Spara lösenord.

Användaren och lösenordet som anges måste vara ett giltigt Lex-användarkonto. Observera att uppgifterna för webbanvändaren inte har något med inloggningen i webbapplikationen att göra, till skillnad från uppgifterna för Windows-användaren.

Beskrivning av fält

Fält Beskrivning

SQL server Datornamn på eller ip-adress till den server som Lex databas ligger på. Databasen är Microsofts SQL-Server.

Databas Namnet på den aktuella Lex databasen i SQL-server.

Standardnamnet på databasen är AES, men den kan ha ett annat namn. Ofta finns en testmiljö och/eller eller en utbildningsmiljö, dessa databaser kan då heta t ex AES_test och AES_utb.

Web server Datornamn på eller ip-adress till den server som Lex webbapplikation ligger på, dvs programmen för Lex webbgränssnitt. Detta kan vara samma som SQL server- namnet men behöver inte vara det.

Web instans Namnet på den webbinstans som är kopplad till aktuell databas.

Single-Sign On Rutan ska vara markerad om single-sign-on ska användas.

Senaste användare Här står användarnamnet i Lex för den användare som senast loggat in i Lex Windowsprogram från den aktuella datorn.

Första gången man öppnar registreringsbilden visas användarnamnet på den inloggade nätverksanvändaren.

Spara lösenord När rutan markeras visas en registreringsbild för lösenord med efterföljande bekräftelsebild.

Visa ”Spara lösenord” Om rutan markeras så visas en ruta med rubriken ”Spara lösenord” i inloggningsbilden till Lex Windowsprogram.

Välja db server Om rutan markeras så visas de två fälten SQL server och Databas i inloggningsbilden till Lex Windowsprogram.

Starta LEXsignal vid inloggning LEXsignal är ett program som visar en Lex-ikon i aktivitetsfältet när handläggaren har fått något flödat till sig i Lex.

Beskrivning av knappar

Knapp Beskrivning

Töm anv.info Fälten Senaste användare och Spara lösenord blankas ut (raderas).

OK Sparar ändringar i bilden, bilden stängs.

Avbryt Inga ändringar sparas, bilden stängs.

Verkställ Sparar ändringar i bilden, bilden är fortfarande öppen.

(8)

2. Uppbyggnad av gränssnittet i Lex2

För att snabbare förstå hur handhavandet med Lex skall ske, bör du som användare förstå hur informationen är grupperad och hur informationen kan ändras. Här beskrivs hur informationen i grundbilden är uppbyggd.

2.1 Startsidan, flikar, boxar och dialoger

Toppmeny

Menyn innehåller grundfunktionalitet i Lex.

Fliknivå

Visar aktuella flikar som är öppna för användaren.

Huvudbox

Här visas övergripande information av aktuell informationstyp, ärende, handling, sammanträde eller objekt (ÄHSO).

Normalbox (antalet boxar varierar beroende på personliga inställningar) Huvudbox

Exempelbox (4) Rad 1 ett ett ett Rad 2 två två två Rad 3 tre tre tre Rad 4 fyra fyra fyra

Normalbox

Enbox (6)

  _

Operationer på objektet. Ex Registrera/Expediera för dokument

Toppmeny ^Sök

Fliknivå

(9)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 9(75) I denna box visas innehåll av en viss kategori. Generellt så är flikar i Lex boxar i Lex2. Innehållet kan vara av typen lista eller fält. Rubriken på en Normalbox består av namnet och eventuellt en indikation på vad den har för innehåll. För en lista så visas antal rader, för en box med fält kan en symbol visas som indikerar att det finns data inskrivet.

Minimerad box (knapp)

En Normalbox kan även vara minimerad och ligger då längst ner på sidan. Genom att klicka på den minimerade boxen så öppnas den som normalbox.

Maximerad box

En Normalbox kan maximeras åt gången och utnyttja hela arbetsytan där övriga normalboxar döljs så länge som den aktiva boxen är maximerad.

(10)

3. Generella begrepp och funktioner

3.1 Utseende på ikoner

Lex informationstyper visas med olika ikoner. Generellt gäller att något pågående har en röd ruta nere till vänster och något avslutat har en grön ruta nere till höger.

Ikonen för pågående ärende ser ut så här: Ikonen för avslutat ärende ser ut så här:

Ikonen för pågående sammanträde ser ut så här: Ikonen för avslutat sammanträde ser ut så här:

Ikonen för objekt som inte är avslutade ser ut så

här: Ikonen för objekt som är avslutade ser ut så här:

Ikonen för arbetsmaterial, där inget

fulltextdokument finns kopplat, ser ut så här: Ikonen för registrerat dokument (diariefört), där inget fulltextdokument finns kopplat, ser ut så här:

Ikonen för arbetsmaterial, där fulltextdokument

finns kopplat, ser ut så här: Ikonen för registrerat dokument (diariefört), där fulltextdokument finns kopplat, ser ut så här:

3.2 Åtkomst

Informationen är tillgänglig enligt den åtkomst som är angiven för informationen. Hantering av sekretessbelagd information stöds också.

Behörighetssystemet bygger på att informationen befinner sig i olika åtkomstnivåer. Åtkomstnivån för en specifik information kan enkelt ändras under handläggningens gång. Dock kan systemadministratören definiera den vidaste åtkomstnivån för en information i en viss situation.

Åtkomstnivåer är:

 Flödade användare till informationen

 Användare tillhörande diariet

 Användare i organisationen

 Allmänhet

Alla har rätt att komma åt att läsa information i registrerade/diarieförda dokument, som inte är sekretessbelagda.

Arbetsdokument kommer bara de åt som har skapat dokumentet eller fått det flödat till sig.

(11)

3.3 Flera flikar och boxar

Fliken Startsida ligger kvar och går inte att stänga utan att avsluta applikationen (stänga fönstret).

4. Inloggning och utloggning i Lex2

1. Klicka på en Lex 2-ikon i startmenyn eller på skrivbordet. En inloggningsbild visas.

2. Ange användarnamn och lösenord och tryck på enter eller klicka på knappen Logga in.

3. Om fel lösenord matas in kommer felmeddelande och nytt försök till inloggning kan göras.

(12)

5. Startsidan

5.1 Inledning

Efter inloggning visas startsidan.

Startsidan har fyra listor eller boxar:

 Inkorg

 Senast öppnade

 Pågående

 Bevakningar

5.1.1 Inkorg

Inkorg är en av boxarna på startsidan. Här visas användarens inkorg. Den innehåller sådant som är flödat till användaren, och ännu inte öppnat, och ska ses som en lista över vad som inkommit.

’Kvittering’ sker genom att öppna ett ärende, handling, sammanträde eller objekt. När det görs så försvinner det som öppnats från denna lista och visas i listan för ”Pågående” samt i listan ”Senaste”

5.1.2 Pågående

Visa Pågående är en av boxarna på startsidan. Här visas användarens pågående arbete. Det är sådant som användaren har fått flödat till sig samt egenskapade ärenden och handlingar skapade med

”Automatisk flödning” eller där användaren flödat till sig själv.

(13)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 13(75) Boxen visar pågående ärenden, sammanträden och objekt (ÄSO) samt handlingar kopplade till pågående ärenden, sammanträden och objekt (ÄSO).

5.1.3 Senast öppnade

Visa Senast öppnade är en av boxarna på startsidan. Här visas de ärenden, handlingar, sammanträden och objekt som senast visats.

Istället för att ha ett filter för antal rader som ska hämtas så hämtas och visas de 10 senast öppnade av vardera informationstyp, ärenden, handlingar, sammanträden och objekt (ÄHSO).

5.1.4 Bevakningar

Visa Bevakningar är en av boxarna på startsidan. Här visas ej klarmarkerade bevakningar på till

användaren flödade ärenden, handlingar, sammanträden och objekt (ÄHSO), med möjlighet att filtrera på bevakningsdatum. Användaren har möjlighet att klarmarkera bevakningar.

5.2 Läsa handlingar

Att öppna fulltexthandlingar från startsidan

1. För att läsa handlingar från startsidan klicka på länken eller högerklicka och välj Öppna handlingskort i kontextmenyn.

2. Fliken med den aktuella handlingen öppnas – klicka därefter på knappen Öppna fulltext.

(14)

6. Handläggning av ärende

6.1 Introduktion

Ärende är ett centralt begrepp vid handläggning på svenska myndigheter. Med ärende förstås något som behandlas eller avgörs inom myndigheten.

Ärende är även ett av Lex centrala begrepp, en av de s.k. informationstyperna. De övriga

informationstyperna är Handling, Sammanträde och Objekt. Dessa begrepp förkortas i text med ÄHSO.

Ett ärende avgörs oftast genom att ett beslut fattas i ärendet.

Besluten fattas antingen på ett sammanträde eller av handläggaren som ett delegationsbeslut.

Handläggaren i ärendet skriver förslag till beslut i en tjänsteskrivelse, eller i ett tjänsteutlåtande, som anmäls till sammanträde.

Beslut som fattas på delegation beskrivs ofta i en handling av typen delegationsbeslut. Handläggaren kan även skapa ett beslutnummer om så önskas.

Ett ärende är kopplat till ett diarium.

Ett ärende kan vara kopplat till ett eller flera av dessa begrepp, som visas i ”boxar” på ärendet:

• ärenden

• handlingar

• objekt

• sammanträden, oftast via handlingar i ärendet

• personer

• anteckningar

• bevakningar

• beslut

• parametrar

Ett ärende kan ha någon av dessa statusar:

• pågående

• avslutat

• makulerat

• vilande

• avskrivet

Ett ärende kan sekretessbeläggas.

Ett pågående ärende kan ändras, medan ett avslutat ärende inte kan ändras.

Ett avslutat ärende kan aktiveras i registervården.

Ett avslutat ärende kan gallras.

(15)

6.2 Ärendekort

Ärendekortet är en huvudbox i systemet.

Här ligger den övergripande informationen för ett ärende.

6.3 Boxar på ärendekort

Beskrivning Anteckningar Deltagare Handling Objekt Samband Sammanträden Beslut

Bevakningar

Informationsrelationer Händelselogg

Åtkomst Arkiv GIS Parametrar

Egna boxar (tidigare egna flikar)

(16)

7. Handläggning av handling

7.1 Introduktion

Handling är ett av Lex centrala begrepp, en av de s.k. informationstyperna. De övriga

informationstyperna är Ärende, Sammanträde och Objekt. Informationstyperna förkortas i texten med ÄHSO.

En handling kan vara kopplad till ett ärende, ett objekt och/eller till ett eller flera sammanträden.

En handling kan vara kopplad till andra handlingar.

En handling kan vara fristående, dvs ej kopplad till ärende, sammanträde och objekt (ÄSO).

En handling tillhör alltid ett diarium.

En handling kan vara kopplad till en fil eller inte vara kopplad till en fil.

Det vanligaste är att användaren skapar arbetsmaterialet på ett ärende eller ett sammanträde men det går även att skapa ett fristående arbetsmaterial, dvs en handling som inte är kopplad till något ÄSO utan bara är kopplad till ett diarium.

De uppgifter som användaren anger är: registreringsdatum, inkommen datum och avsändarens datum, handlingstyp, beskrivning, eventuell avsändare eller mottagare och eventuell handläggare samt uppgifter om eventuell sekretess och PuL.

Handlingskort

Alla handlingar i Lex beskrivs i ett handlingskort, som består av ett huvud där centrala uppgifter om handlingen visas, samt ett antal ”boxar” som visar olika uppgifter som handlingen är kopplad till.

Uppgifter som visas i ”boxar” kan vara:

 ärenden

 handlingar

 objekt

 sammanträden

 deltagare

 anteckningar

 bevakningar

 beslut

 parametrar

 versioner

En handling kan sekretessbeläggas.

En handling ska vara sökbar.

En handling kan publiceras.

En handling kan vara:

 arbetsmaterial

(17)

 registrerad Arbetsmaterial

Arbetsmaterial kan ändras medan registrerade handlingar inte kan ändras.

Arbetsmaterial kan tas bort.

Arbetsmaterial kan ha flera versioner av den fil, som är kopplad till handlingen.

När ett arbetsmaterial, som har flera versioner, registreras, är det den högsta versionen som ligger kvar, övriga versioner raderas.

En handling kan expedieras, dvs skickas ut från myndigheten. När ett arbetsmaterial expedieras blir det samtidigt registrerat.

När ett arbetsmaterial registreras blir det en upprättad handling.

Registrerad handling

En registrerad handling kan vara:

 inkommen

 upprättad

Registrerade handlingar kan ändras i registervården.

Registrerade handlingar kan gallras.

Registrerade handlingar kan avställas.

Registrerade handlingar har en version.

(18)

7.2 Skapa fulltexthandling

Ett arbetsmaterial är en handling som du som handläggare kan arbeta med. Du kan skapa själva

handlingen (sk fulltexthandling) med hjälp av en mall eller så kan du hämta ett handling från filsystemet.

Oavsett vilket sätt du använt så kan du redigera handlingen hur många gånger du vill. Du kan även skicka handlingen i ett flöde till någon annan, som kan läsa eller redigera det beroende på vilken rättighet du har satt. När handlingen är klar kan du flöda det till registrator, som registrerar/diarieför det. Om du har den rättigheten kan du själv registrera det.

7.2.1 Från handlingsmall

1. Börja med att välja Ny handling i menyn Handling.

2. Dialogen Skapa handling öppnas.

3. Välj diarium, kategori och handlingstyp från underliggande listor (klicka på nedåtpil).

4. Ange obligatorisk beteckning (klicka på knappen ABC för stavningskontroll).

5. Ange handlingsdatum, dagens datum är förvalt.

(19)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 19(75) 6. Mata in minst två tecken för att få fram söklista med urval på användare att välja bland – klicka

därefter på önskat alternativ.

7. Om sekretess, PuL eller avsändare/mottagare ska anges klicka på knappen Fler fält.

8. För att skapa fulltext klicka på knappen Skapa fulltext.

9. Skriv Word dokument och spara uppgifterna till Lex via Tilläggsmenyn i Word.

10. Avsluta genom att klicka på knappen Spara.

11. Bekräftelse sker genom att fliken Handling skapad öppnas. Möjlighet finns att direkt öppna handlingen igen genom att klicka på knappen Öppna handling eller att avsluta genom att klicka på knappen Stäng.

7.2.2 Import från filsystem

1. Börja med att välja Ny handling i menyn Handling.

(20)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 20(75) 2. Dialogen Skapa handling öppnas.

3. Välj diarium, kategori och handlingstyp från underliggande listor (klicka på nedåtpil).

4. Ange obligatorisk beteckning (klicka på knappen ABC för stavningskontroll).

5. Ange handlingsdatum, dagens datum är förvalt.

6. Mata in minst två tecken för att få fram söklista med urval på användare att välja bland – klicka därefter på önskat alternativ.

7. För att importera handlingen klicka på knappen Importera.

8. Dialog med filutforskaren öppnas, peka ut handling som ska importeras och klick på knappen Öppna.

9. Om sekretess, PuL eller avsändare/mottagare ska anges klicka på knappen Fler fält.

10. Avsluta genom att klicka på knappen Spara.

11. Bekräftelse sker genom att fliken Handling skapad öppnas. Möjlighet finns att direkt öppna handlingen igen genom att klicka på knappen Öppna handling eller att avsluta genom att klicka på knappen Stäng.

(21)

7.3 Redigera fulltexthandling

Det går bara att redigera fulltexthandling som är arbetsmaterial. När fulltexthandling har fått status registrerad, så är den endast läsbar.

Den som har möjlighet att redigera en handling är den som har lagt upp handlingen och de som har fått handlingen tillsänt sig i ett flöde och som har fått skrivrättigheter.

1. Välj ut handling genom att klicka på länken eller högerklicka och välj Öppna handlingskort i kontextmenyn.

2. Fliken med den aktuella handlingen öppnas – klicka därefter på knappen Öppna fulltext.

3. Skriv ändring i Word dokument och spara uppgifterna till Lex via Tilläggsmenyn i Word.

(22)

7.4 Hantera versioner av fulltexthandling

Du kan redigera och läsa en handlings olika versioner.

När handlingen är helt klar tas lämpligen inaktuella versioner bort.

1. Välj boxen Versioner via huvudbox Handling.

2. För att redigera en version så klicka på länken, alternativt högerklicka på aktuell rad och välj Öppna fulltext i kontextmenyn.

3. Skriv ändring i Word dokument och spara uppgifterna till Lex via Tilläggsmenyn i Word. Välj ikonen för ny version om så önskas.

(23)

7.5 Visa fulltexthandling på skärm

Det finns olika möjligheter att visa själva handlingen s k fulltexthandling på skärmen.

Visning av handlingen sker i det program handlingen är skapat i dvs Word-dokument startar Word, Excel- dokument startar Excel osv.

7.5.1 Via huvudboxen på handlingskort

1. Ta fram handlingen som innehåller fulltexten som ska visas genom att klicka på knappen Meny.

2. Klicka på alternativet Öppna fulltext i menyn.

3. Vald handling visas i Word eller annat program som är källan till handlingen.

7.5.2 Via boxen Versioner

1. Välj boxen Versioner via huvudbox Handling.

(24)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 24(75) 2. För att öppna en version så klicka på länken, alternativt högerklicka på aktuell rad och välj Öppna

fulltext i kontextmenyn.

(25)

7.6 Ta bort arbetsmaterial

När ärendet ska avslutas ska du se till att registrera arbetsdokument eller ta bort dem. Det ska inte finnas några arbetsdokument kvar på avslutade ärenden.

1. Ta fram handlingen som ska tas bort och klicka på knappen Meny.

2. Klicka på alternativet Ta bort i menyn.

3. Dialogen Ta bort handling öppnas.

4. Klicka på knappen Ok för att godkänna borttaget av handlingen.

(26)

7.7 Registrera arbetsmaterial

Arbetsmaterial kan ändras medan registrerade handlingar inte kan ändras.

Arbetsmaterial kan tas bort.

Arbetsmaterial kan ha flera versioner av den fil, som är kopplad till handlingen.

När ett arbetsmaterial, som har flera versioner, registreras, är det den högsta versionen som ligger kvar, övriga versioner raderas.

När ett arbetsmaterial registreras blir det en upprättad handling.

1. Ett sätt att registrera arbetsmaterialet är att från startsidan högerklicka på aktuell handling och välja Registrera… i kontextmenyn.

2. Dialogen Registrera handling öppnas.

3. Ange registreringsdatum och klicka på knappen Ja.

(27)

7.8 Expediera handling

Expediera brukar på myndighetssvenska betyda att en handling skickas ut från myndigheten. Det är med den betydelsen begreppet används i Lex.

Expediera i Lex innebär att på en handling notera uppgifter om till vem, när och hur handlingen har skickats ut från myndigheten.

De går att expediera på ett par olika sätt:

 Expediera arbetsmaterial

 Expediera registrerad handling

 Expediera internt

1. Ett sätt att expediera handling är att från startsidan högerklicka på aktuell handling och välja Expediera externt… eller Expediera internt… i kontextmenyn.

(28)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 28(75) 2. Vid val av Expediera externt… visas dialogen Expediera handling där även dialog för nya eller

befintliga mottagare kan användas.

3. Vid val av Expediera internt… visas dialogen Expediera handling enl nedan.

(29)

7.9 Anmäla handling eller ärende till ett sammanträde

7.9.1 Inledning

I ärenden där beslut ska fattas av nämnden skriver handläggaren en skrivelse, ofta kallad tjänsteskrivelse eller tjänsteutlåtande. I denna skrivelse finns förslag till beslut och en beskrivning av det som ärendet handlar om.

När handläggaren är klar med sin skrivelse ska den som sista åtgärd anmälas till sammanträde.

Ibland ska fler handlingar än förslagsskrivelsen anmälas och i vissa fall ska endast ärendet anmälas.

När flera skrivelser anmäls till sammanträde finns möjlighet att bestämma i vilken ordning de ska visas på sammanträdet.

Det går också att anmäla fristående handlingar till sammanträde.

Handlingar som är anmälda till sammanträde, men ännu inte är kopplade till någon sammanträdespunkt, kan inte anmälas till sammanträde igen, förrän den har kopplats till en sammanträdespunkt.

Det går även att avanmäla handlingar och ärenden från sammanträde.

(30)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 30(75) 7.9.2 Anmäla ärende till sammanträde

1. Välj ärende genom att högerklicka på raden och välja Anmäl till sammanträde från kontextmenyn.

2. Dialogen Anmäl till sammanträde öppnas.

3. Välj sammanträde som ärende ska kopplas till och komplettera med ev kommentar för att därefter trycka på knappen Anmäl.

(31)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 31(75) 7.9.3 Anmäla handling till sammanträde

1. Välj handling genom att högerklicka på raden och välja Anmäl till sammanträde från kontextmenyn.

2. Dialogen Anmäl till sammanträde öppnas.

3. Välj sammanträde som handling ska kopplas till och komplettera med ev ytterligare uppgifter för att därefter trycka på knappen Anmäl.

(32)

7.10 Koppla en fristående handling till ett ärende

1. Användaren väljer ut aktuell handling (söker fram befintligt handling med handlingskort) som ska kopplas till ett ärende genom att öppna handlingskortet i en egen flik.

2. Klicka på knappen Meny och välj menyval Ändra.

3. Dialogen Ändra handling öppnas.

4. Klicka på knappen Ändra vid ledtexten Beteckning för att öppna dialog Ändra tillhörighet.

(33)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 33(75) 5. Välj önskad tillhörighet i söklistan och klicka på knappen Spara för att lagra uppgifterna och

stänga dialogen.

(34)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 34(75) 6. Åter till dialogen Ändra handling - klicka på knappen Spara för att uppdatera (göra refresh)

tillhörighet på handlingskortet.

7. Nu visas handlingskortet med uppdaterad beteckning.

(35)

8. Uppgifter som kan påföras ett ärende och handling

8.1 Ange sekretess och PUL på ärende eller handling

Sekretess överstyr PuL vilket innebär att om en handling är PuL-säkrad och även sekretessbelagd så visas Beskrivning vid sekretess för obehöriga. Om sekretessen lyfts så visas istället Beskrivning vid PuL.

PuL kommer bara att införas i Lex2 och kommer inte att visas/hanteras i Lex.

Sekretess

Sekretess hanteras som tidigare, men undantaget att

 Sekretesskommentar byter namn till Beskrivning/Ärendemening vid sekretess

 ”Beskrivning/Ärendemening vid sekretess” kommer att kunna anges. Om denna angetts kommer Beskrivningen att ändras till ”Sekretess: {angiven beskrivning vid sekretess}”. Annars visas

”Sekretess”. Detta gäller de som inte är behöriga.

 För obehöriga så döljs alla boxar på ett ÄHSO förutom huvudboxen som visas.

PuL

Följande funktionalitet införs:

 Kryssruta "PuL-säkring" på ärende, handling, objekt, sammanträde.

 PuL-säkring innebär att beskrivning på ”ÄHSO” döljs för den som inte har behörigheten ”Läs sekretess”, antingen via flödning eller på diariet.

 ”Beskrivning vid PuL” kommer att kunna anges. Om denna angetts kommer Beskrivningen att ändras till ”PuL: {angiven beskrivning vid PuL}”. Annars visas ”PuL”. Detta gäller de som inte är behöriga.

 Om den kryssas i så visas också fälten Ändringsdatum och ÄndratAv för den som kryssat.

 På ÄHSO döljs boxen Deltagare om PuL markerats.

 Den som har rätt att handlägga ÄHSO kan ändra PuL-markeringen.

 ”PuL-säkring” ger inte upphov till något annat utseende på ikonen för ÄHSO

 ”PuL-säkring” påverkar inte fulltexten i en handling.

Funktionalitet på ärende, handling, sammanträde och objekt (ÄHSO)

 Sekretessläggning

 Ändra sekretess

 Ta bort sekretess

 PuL-säkring

 Ändra PuL

 Ta bort PuL

(36)

8.2 Bevakning på ett ärende eller handling (visa, skapa, ändra och ta bort)

8.2.1 Inledning

Bevakningar kan kopplas till ärenden, dokument, sammanträden och objekt.

Det går att lägga in flera bevakningar på ett ärende, dokument, sammanträde eller objekt.

Det finns inga fristående bevakningar.

Bevakningar är påminnelser för i första hand handläggare men även för andra roller i Lex.

Exempel på bevakningstyper kan vara remiss, yttrande, kontrollera.

Bevakningar visas i en egen lista på handläggarens startbild i Lex. De bevakningar som visas för

handläggaren är sådana bevakningar som tillhör ärende, handling, sammanträde och objekt (ÄHSO), som användaren är flödad till.

Organisationen bestämmer vilka typer av bevakningar som ska förekomma. Bevakningstyperna hanteras av Lex administratör i programmet Skapa systemdata. Bevakningstyperna är diariespecifika. I

programmet Koppla systemdata kopplas bevakningstyper till diarier.

De uppgifter som användaren lägger in är bevakningsdatum, bevakningstyp och en beskrivande text, som förtydligar varför bevakningen skapats.

Bevakningarna kan vara ej klara (röda) eller klarmarkerade (gröna).

Ej klara bevakningar ska kunna ändras och kunna tas bort.

Klarmarkerade bevakningar ska kunna ändras till ej klarmarkerade.

Bevakningar ska vara sökbara.

Bevakningar skapas manuellt av användare i Lex.

8.2.2 Skapa ny bevakning

1. Klicka på knappen Bevakningar och/eller välj Lägg till i boxen bevakningar.

(37)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 37(75) 2. Dialogen Ny bevakning öppnas.

3. Skapa bevakning

a. Välj bevakningstyp.

b. Skriv bevakningstext.

c. Välj bevakningsdatum.

d. Avsluta med att trycka på knappen Spara.

8.2.3 Visa bevakning

1. Välj bevakning genom att antingen klicka på länken eller att högerklicka och välja Öppna från kontextmenyn.

(38)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 38(75) 2. Dialogen Ändra bevakning öppnas.

3. Avsluta dialogen genom att trycka på knappen Avbryt.

8.2.4 Ändra bevakning

1. Välj bevakning genom att antingen klicka på länken eller att högerklicka och välja Öppna från kontextmenyn.

2. Dialogen Ändra bevakning öppnas.

3. Ändra valfritt fält – bevakningstyp, bevakningstext, bevakningsdatum för att därefter trycka på knappen Spara.

(39)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 39(75) 8.2.5 Ta bort bevakning

1. Välj bevakning genom att högerklicka och välja Ta Bort från kontextmenyn.

2. Dialogen Ta bort bevakning visas.

3. Klicka på knappen Ta bort bevakning för att ta bort bevakning.

8.2.6 Klarmarkera bevakning

1. Välj bevakning genom att högerklicka och välja Klar från kontextmenyn.

2. Bevakningen har blivit klarmarkerad (ny ikon).

(40)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 40(75) 8.2.7 Göra bevakning ej klar

1. Välj bevakning genom att högerklicka och välja Ej klar från kontextmenyn.

2. Bevakningen har blivit ej klarmarkerad (ny ikon).

(41)

8.3 Anteckning i ett ärende eller handling (visa, skapa, ändra och ta bort)

8.3.1 Inledning

Anteckningar är texter som kan kopplas till ärenden, sammanträden och objekt.

Det går att lägga in flera anteckningar på ett ärende, sammanträde eller objekt.

Det finns inga fristående anteckningar.

Vanligtvis är anteckningar kortare texter eller noteringar om vad som hänt i t ex ett ärende under handläggningen. Handläggaren kan t ex notera besök, telefonsamtal och viktiga händelser, som förekommit. Inte minst för rättssäkerheten är anteckningar värdefulla.

Tjänstenoteringar eller tjänsteanteckningar läggs in i Lex som anteckningar.

Organisationen bestämmer vilka typer av anteckningar som ska förekomma. Anteckningstyperna hanteras av Lex administratör i programmet Skapa systemdata.

Anteckningstyperna är diariespecifika. I programmet Koppla systemdata kopplas anteckningstyper till diarier.

Anteckningar på ärenden betraktas ofta som allmän handling i nämndprocessen.

De uppgifter som användaren lägger in är anteckningstext, typ av anteckning och datum och klockslag för anteckningen.

Anteckningarna kan vara preliminära (röda) eller registrerade (gröna).

Preliminära anteckningar ska kunna ändras och kunna tas bort.

Registrerade anteckningar ska kunna korrigeras.

8.3.2 Skapa ny anteckning

1. Klicka på knappen Anteckning och/eller välj Lägg till i boxen anteckningar.

(42)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 42(75) 2. Dialogen Ny anteckning öppnas.

3. Komplettera med datum, tid, typ och önskad text för att därefter trycka på knappen Spara.

(43)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 43(75) 8.3.3 Visa anteckning

1. Välj anteckning genom att antingen klicka på länken eller att högerklicka och välja Visa från kontextmenyn.

2. Dialogen anteckning visas.

3. Avsluta dialogen genom att trycka på knappen Stäng.

(44)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 44(75) 8.3.4 Ändra anteckning

1. Välj anteckning genom att högerklicka och välja Ändra från kontextmenyn.

2. Dialogen Ändra anteckning visas.

3. Ändra valfritt fält – datum, tid, typ och önskad text för att därefter trycka på knappen Spara.

8.3.5 Ta bort anteckning

1. Välj anteckning genom att högerklicka och välja Ta Bort från kontextmenyn.

2. Dialogen Ta bort anteckning visas.

3. Klicka på knappen Ok för att ta bort anteckning.

(45)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 45(75) 8.3.6 Registrera anteckning

1. Välj anteckning genom att högerklicka och välja Registrera från kontextmenyn.

2. Anteckningen har blivit registrerad och är ej ändringsbar längre (ny ikon).

(46)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 46(75) Ansökan Registrering Fördelning Handläggning Beslut Arkiv

8.4 Flöda ett ärende eller handling

8.4.1 Inledning

Rätt information till rätt person – utan att den blir liggandes bortglömt! Lex stöder hela

myndighetsprocessen från ansökan till elektronisk arkivering. Handläggningen av myndighetsuppgiften berör vanligen flera kategorier av användare som tillför och/eller tar del av information utifrån olika intressentperspektiv.

Ärenden och dokument kan enkelt transporteras till den enhet som har att handlägga ärendet eller så kan ärenden på en enhet fördelas ut på enskilda handläggare.

Handläggaren får ett ärende eller handling flödat till sig för att fortsätta hanteringen och får därmed också skrivrätt. De poster som någon annan flödat till dig ser du på startsidan i boxen Inkorg.

8.4.2 Flöda ärende till handläggare

1. På ett ärende, i boxen Deltagare, klicka på knappen Lägg till användare…

(47)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 47(75) 2. Dialogen Flöda till användare öppnas.

3. Mata in minst två tecken för att få fram söklista med urval på handläggare att välja bland – klicka därefter på önskat alternativ.

4. Klicka upp listan för flödessätt genom att klicka på nedåtpilen till höger – klicka därefter på önskat alternativ.

(48)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 48(75) 5. Komplettera ev med en flödeskommentar och klicka därefter på knappen Lägg till.

6. Avsluta dialogen genom att trycka på knappen Spara för att återgå till ärendehantering.

(49)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 49(75) 7. I boxen Deltagare på ärendet syns nu den nya mottagaren för flödet.

8. I mottagarens startbild, under boxen Inkorg, syns nu det flödade ärendet (KS/2013:13).

8.4.3 Flöda handling till handläggare

1. På en handling, i boxen Deltagare, klicka på knappen Lägg till användare…

(50)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 50(75) 2. Dialogen Flöda till användare öppnas.

3. Mata in minst två tecken för att få fram söklista med urval på handläggare att välja bland – klicka därefter på önskat alternativ.

4. Klicka upp listan för flödessätt genom att klicka på nedåtpilen till höger – klicka därefter på önskat alternativ.

(51)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 51(75) 5. Komplettera ev med en flödeskommentar och klicka därefter på knappen Lägg till.

6. Avsluta dialogen genom att trycka på knappen Spara för att återgå till hantera handling.

(52)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 52(75) 7. I boxen Deltagare på handlingen syns nu den nya mottagaren för flödet.

8. I mottagarens startbild, under boxen Inkorg, syns nu den flödade handlingen (eri01).

(53)

8.5 Mappar

8.5.1 Inledning

I Lex finns det möjlighet att koppla ärende, handling, sammanträde och objekt (ÄHSO) till olika virtuella mappstrukturer. De mappstrukturer som finns är:

• Egna mappar (ändras till Mina mappar)

• Gemensamma mappar

• Externa mappar

När ett ÄHSO kopplas till en eller flera mappar i någon eller flera strukturer så innebär det ett alternativt sätt att söka fram det specifika ÄHSO. Det sker ingen kopiering av ÄHSO utan det finns bara en post för varje ÄHSO i databasen.

Syftet med mappstrukturerna är att återsökning av ÄHSO ska underlättas och vara ett komplement till de vanliga sökfunktionerna. Återsökning av ÄHSO sker genom navigering på motsvarande sätt som i

utforskaren.

I Lex2 sker koppling av ÄHSO till de olika mappstrukturerna på respektive ÄHSO-kort i boxen mappar. Ett ÄHSO kan tillhöra flera mappar i strukturerna.

Visning av strukturerna sker på fliken utforska mappar.

I leverans 2 av Lex2 ingår följande:

• Hantera mina mappar

• Koppla och koppla bort ÄH till och från mappar

• Navigation i mappar Mina mappar

I Lex Windows visas och hanteras mina mappar i modulen eget, som är handläggarens inkorg, och i sökmodulen hämta. I Lex webb visas och hanteras mina mappar i modulen utforska.

I Lex2 kan användaren skapa, ändra och ta bort mappar i sin egen mappstruktur för att ordna främst de ÄH som användaren handlägger. Det kommer även gå att koppla S och O till mappstrukturen,

förutsättningen för detta är att användaren har skrivrätt på det ÄHSO som ska kopplas.

Mina mappar visas bara för den aktuella, inloggade, användaren.

Gemensamma mappar

Gemensamma mappar visas för alla användare som kan logga in i Lex. Lex ordinarie behörighetssystem styr vad en användare kan se i mapparna, dvs det är det specifika ÄHSO:s åtkomstinställningar som gäller.

I Lex Windows visas gemensamma mappar i modulen söka. I Lex webb visas gemensamma mappar i modulen utforska.

I Lex Windows är det bara H som kan kopplas till strukturen medan det i Lex webb går att koppla även ÄSO.

Där är fritt för organisationen att skapa sin egen mappstruktur. Det finns ingen känd begränsning i antalet mappar eller nivåer som kan skapas.

I leverans 2 av Lex2 kommer det vara möjligt att göra kopplingar till strukturen samt även att navigera i den. Att lägga till och ta bort mappar sker tills vidare i Lex.

(54)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 54(75) Externa mappar

Externa mappar visas för alla användare som kan logga in i Lex. Lex ordinarie behörighetssystem styr vad en användare kan se i mapparna, dvs det är det specifika ÄHSO:s åtkomstinställningar som gäller.

I Lex Windows visas externa mappar i modulen söka. I Lex webb visas externa mappar i modulen utforska.

I Lex Windows är det bara H som kan kopplas till strukturen medan det i Lex webb går att koppla även ÄSO.

Externa mappar visas även i det externa gränssnittet för Lex webb, dvs externa mappar hanteras som publicerade mappar.

Där är fritt för organisationen att skapa sin egen mappstruktur. Det finns ingen känd begränsning för antalet mappar eller nivåer som kan skapas.

I leverans 2 av Lex2 kommer det vara möjligt att göra kopplingar till strukturen samt även att navigera i den. Att lägga till och ta bort mappar sker tills vidare i Lex.

8.5.2 Utforska mappar

1. Välj Utforska mappar under menyn Visa.

2. Dialogen Utforska mappar öppnas.

(55)

8.6 Registrera inkommande e-post

Om du får e-post, som ska registreras i diariet, gör du enklast i att vidarebefordra e-posten till registratorn som då får registrera denna.

Om du har rätt att registrera dokument och har åtkomst till att skapa handling, så kan du komma åt att själv registrera e-posten.

(56)

9. Söka

9.1 Enkel sökning

9.1.1 Inledning

Sökning sker på ärenden, handlingar, sammanträden och objekt (ÄHSO) på följande data:

Typ Sökning sker på Status

Ärenden Diarienummer och

Ärendemening Pågående och

avslutade Skapat alla datum Handlingar Handlingsnummer,

Handlingsbeskrivning och i fulltext

Röda och gröna

handlingar Skapat alla datum Sammanträden Sammanträdesbeteckning

Sammanträdesbeskrivning Pågående och

avslutade Skapat alla datum Objekt Objektbeteckning och

Objektsbeskrivning Pågående och

avslutade Skapat alla datum För en användare som är kopplad till ett eller flera diarier sker sökningen i ”Mina diarier”. Annars sker sökningen mot ”Alla diarier”.

Sökfunktioner (Sök via sökfältet i menyn):

 Sökning sker på hela ord eller delar av ord m.h.a. * som avslut på ordet

 Sökning kan inte ske med * i början av ordet

 Sökning kan ske på flera ord som anges efter varandra

 För diarienummer/handlingsnummer får man träff även om man inte anger ”KS/”

9.1.2 Sök via sökfältet i menyn

1. Skriv in sökord i sökrutan i menyn och klicka på knappen Sök.

(57)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 57(75) 2. Fliken Enkel sökning öppnas och presenterar resultatet av sökningen.

3. Användaren har nu flera valmöjligheter:

a. Öppna någon ÄHSO från resultatlistan i en ny flik genom att klicka på länken eller högerklicka och välja Öppna från kontextmenyn.

b. Göra en ny sökning genom att skriva in ett sökord i sökrutan och klicka på knappen Sök.

c. Gå till utskrift genom att klicka på knappen Skriv ut.

d. Exportera resultat till fil (olika format) genom att klicka på knappen Exportera…

e. Gå till avancerad sökning genom att klicka på knappen Avancerad sökning.

(58)

9.2 Avancerad sökning

9.2.1 Inledning

Avancerad sökning möjliggör en mer specificerad sökning.

9.2.2 Typnivåer

För varje informationstyp, ärende, handling, sammanträde och objekt (ÄHSO); ska användaren kunna ange ett eller flera typbegrepp för att begränsa den aktuella sökningen. De typer som sökningen kan begränsas med är:

 Ärendetyp för ärende

 Handlingstyp för handling

 Objekttyp för objekt

 Sammanträdestyp för sammanträde

Vid val av alternativ ska det gå att ange om de valda alternativen ska tas med eller inte tas med i sökningen.

9.2.3 Detaljnivå

Detaljnivån i avancerad sökning består av sökning på begreppen:

 Organisation

 Beslut

 Bevakningar

 Parametrar

 Externa deltagare (senare leverans)

 Notering (senare leverans)

9.2.3.1 Organisation

Sökning sker för valda diarier på dels enheter i organisationen och dels på användare som är kopplade till enheterna. Sökningen sker på ”flödningar” för främst ärenden och handlingar.

9.2.3.2 Beslut

Sökning sker för valda diarier på beslut, som skapats på främst ärenden, handlingar och sammanträden.

Urval kan ske på beslutsserie, beslutsnummer, beslutstyp och beslutsdatum.

9.2.3.3 Bevakning

Sökning sker för valda diarier på bevakningar, som skapats på främst ärenden och handlingar.

Urval kan ske på bevakningstyp och bevakningsdatum samt även på klarmarkerade bevakningar.

9.2.3.4 Parameter

Sökning sker för valda diarier och informationstyper på parametrar. Beroende på vald parameters datatyp varierar sättet att ange sökvillkoren:

 Text fritext

 Datum datumfilter

 Heltal lika med

(59)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 59(75) större än

mindre än fr.o.m. – t.o.m.

 Flyttal lika med större än mindre än fr.o.m. – t.o.m.

 Flervalslista listbox

 Flervalstext listbox

 Logisk ja/nej

9.2.3.5 Externa deltagare

Denna sökning levereras i leverans 4. Sökning sker för valda diarier på deltagare som är kopplade till valda informationstyper. Urval kan ske på namn och adressuppgifter.

9.2.3.6 Notering

Denna sökning levereras i leverans 4. Fritextsökning mot noteringsfälten för valda informationstyper och valda diarier.

9.2.4 Sökningar

Handboken beskriver följande varianter

 Starta avancerad sökning

 Sökning på typnivå för en informationstyp

 Sökning på typnivå för flera informationstyper

 Sökning på detaljnivå – organisation enhetsnivå

 Sökning på detaljnivå – organisation användare

 Sökning på detaljnivå – beslut

 Sökning på detaljnivå – bevakningar

 Sökning på detaljnivå – parametrar

9.2.5 Starta avancerad sökning

1. Välj Avancerad sökning… under menyn Visa.

(60)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 60(75) 2. Fliken Avancerad sökning öppnas och presenterar en startbild för sökning.

9.2.6 Sökning på typnivå för en informationstyp

1. Användaren har valt att söka på en informationstyp (Ä, H, O eller S) och bockar i ( ) önskat alternativ.

2. Klicka på knappen ”Val av ärendetyper”.

3. Väljer en eller flera typer i listan (alla är förvalda).

4. Klicka på knappen Sök.

(61)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 61(75) 5. Sökningen utförs med de angivna sökvillkoren och sökresultatet visas i en lista på fliken.

(62)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 62(75) 9.2.7 Sökning på typnivå för flera informationstyper

1. Användaren har valt att söka på exempelvis informationstyp Ä och H genom att bocka i ( ) dessa alternativ.

2. Klicka på knappen ”Val av ärendetyper”.

4. Klicka på knappen ”Val av dokumenttyper”.

7. Sökningen utförs med de angivna sökvillkoren och sökresultatet visas i en lista på fliken.

(63)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 63(75) 9.2.8 Sökning på detaljnivå – organisation enhetsnivå

1. Användaren har valt att söka på exempelvis informationstyp Ä (minst en informationstyp) genom att bocka i ( ) detta alternativ.

2. För urval på organisation och enhetsnivå - klicka på knappen Organisation.

3. Användaren väljer exempelvis enhet Kommunfullmäktige genom att bocka i ( ) detta alternativ.

(64)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 64(75) 9.2.9 Sökning på detaljnivå – organisation användare

2. För urval på organisation och användare a. Klicka först på knappen Organisation.

b. Välj exempelvis enhet Kommunfullmäktige genom att bocka i ( ) detta alternativ.

c. För att också göra urval på användare - klicka på knappen Personer (kopplade till tidigare angiven enhet) och välj personer som urvalet ska baseras på genom att bocka i ( ) önskade alternativ.

(65)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 65(75) 9.2.10 Sökning på detaljnivå – beslut

2. Användaren väljer exempelvis en beslutsserie med samtliga beslutstyper genom att bocka i ( ) för önskade alternativ (alla är förvalda). Det går också att göra urval på beslutsnummer och datum.

(66)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 66(75) 9.2.11 Sökning på detaljnivå – bevakningar

2. Användaren väljer exempelvis en bevakningstyp genom att bocka i ( ) för önskat alternativ (alla är förvalda). Det går också att göra urval på klarmarkerade samt datumintervall.

(67)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 67(75) 9.2.12 Sökning på detaljnivå – parametrar

2. För urval på parameter så bocka i ( ) Parameter och därefter klicka på knappen Parameter för att göra detaljurval på tillgängliga parametrar.

(68)

10. Skriv ut

Listor av ex sökresultat kan skrivas ut och sparas till fil i flera filformat. Ärende-/handlingskort kan skrivas ut och sparas till fil i rtf-format.

• Skriv ut ärendekort

• Skriv ut handlingskort

• Skriv ut box

• Skriv ut sökresultat

10.1 Skriv ut ärendekort

1. Välj utskrift genom att trycka på knappen Skriv ut.

2. Dialogen Förhandsgranskning öppnas och visar information från ärendekort och alla öppna boxar.

3. Välj utskrift på skrivare genom att trycka på knappen Skriv ut (alternativt kan utskrift till fil väljas med format rtf genom att istället trycka på knappen Skriv till fil…).

(69)

Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 69(75) 4. Standarddialogen för utskrift öppnas och val av lämplig skrivare kan väljas.

(70)

10.2 Skriv ut handlingskort

1. Välj utskrift genom att trycka på knappen Meny och välja Skriv ut.

2. Dialogen Förhandsgranskning öppnas och visar information från handlingskort och alla öppna boxar.

4. Standarddialogen för utskrift öppnas och val av lämplig skrivare kan väljas.

(71)

10.3 Skriv ut box

1. Välj utskrift genom att trycka på knappen Skriv ut.

2. Dialogen Förhandsgranskning öppnas och visar information från box (ex Anteckningar).

4. Standarddialogen för utskrift öppnas och val av lämplig skrivare kan väljas.

(72)

11. Personliga inställningar

11.1 Ange egna uppgifter

1. Välj Mina uppgifter under menyn Inställningar.

2. Dialogen Mina uppgifter öppnas i visningsläge.

3. Klicka på knappen Ändra uppgifter för att kunna ändra innehåll.

4. Ändra önskade uppgifter under en eller flera av rubrikerna Personliga uppgifter, Egna uppgifter eller Kontaktinformation och tryck på knappen Spara för att lagra informationen.

(73)

11.2 Ändra lösenord

8. Klicka på knappen Ändra lösenord för att kunna ändra innehåll.

9. Ange lösenord

a. Skriv in det nuvarande lösenordet.

b. Skriv in det nya lösenordet.

c. Skriv in det nya lösenordet igen för att bekräfta föregående inmatning.

10. Tryck på knappen Spara för att lagra informationen.

(74)

11.3 Bestämma boxar som ska visas

3. Klicka på knappen Visning av boxar för att kunna ändra innehåll.

4. Välj hur boxar ska visas i användargränssnittet (per informationstyp).

5. Tryck på knappen Spara för att lagra informationen.

(75)

12. Revisionshistorik

Datum Version Beskrivning Författare

2013-01-31 1.0 Första versionen