haninge.kommunikation@svenskakyrkan.se
KOMMUNIKATION – ANVISNINGAR, TIPS & RÅD VI ÄR SVENSKA KYRKAN I HANINGE
Vi använder ”Svenska kyrkan i Haninge” (alt. Svenska kyrkan, Haninge) som huvudbegrepp på verksamheten i all extern kommunikation. Det är även så vi svarar i telefon och så vi skriver avsändare i e-postmeddelanden. Utöver detta är det den geografiska platsen (respektive kyrka eller verksamhetslokal) som är mest relevant för medlemmarna.
Pastoratsbegreppet använder vi endast internt och i juridiska sammanhang, fakturering, avtal, styrning etc.
E-POSTSIGNATUR
All e-postkorrespondens i arbetet ska ske genom den egna e-postadressen
@svenskakyrkan.se. Alla användare ska ha en automatisk signatur inlagd i e-postprogrammet.
Enhetlighet ger tydlighet. Signaturen ska därför utformas enligt nedanstående. Logotyper eller avvikande typsnitt får ej användas. Eventuellt autosvar ska vara kort, koncist och med ev.
hänvisning till kollega.
Förnamn Efternamn Titel
Svenska kyrkan i Haninge
Postadress: Box 113, 136 22 Haninge
Besöksadress:XXXX Din besöksadress (alt. Runstensvägen 14, 136 38 Handen) Tel. 08-XXX XXXXX
E-post: förnamn.efternamn@svenskakyrkan.se www.svenskakyrkan.se/haninge
De som har leverantörs- och/eller myndighetskontakter kompletterar standardsignatur ovan med:
Faktureringsadress:
Haninge pastorat Fack 77801710 Box 15018
750 15 UPPSALA
alt. 77801710@faktura.svenskakyrkan.se
haninge.kommunikation@svenskakyrkan.se E-POSTETIKETT:
1) All e-postkorrespondens ska hålla en vänlig men professionell ton.
2) Om du vidarebefordrar mejl tänk på att radera all irrelevant information och/eller historik.
Tidigare meddelande kanske inte alls är avsett för ny mottagare, även om det är intern korrespondens.
3) Innan du trycker på skickaknappen för ett mejl. Fundera på om denna din information är relevant för alla på din sändlista. Detta gäller framförallt användningen av cc (personer som får kopia) och mejl till ”Haninge Alla”. Många gånger är intranätet en bättre kanal för publicering än att skicka till alla. ”Haningealla-mejl” ska användas ytterst restriktivt.
Kontakta gärna Kommunikation vid tveksamhet om kanalval.
GRAFISK PROFIL
Den grafiska profilen ger ramar för Haninge pastorats visuella uttryck för att säkerställa att vi uppfattas enhetligt. Vid produktion av presentationer till möten, nyhetsbrev, budskap på informationsskärmar ska den grafiska profilen följas. Ansvarig för den grafiska profilen är Kommunikationsavdelningen och ytterst Strategisk kommunikatör.
Grafisk manual och mallar
Brevmallar för Word med gemensam logotyp, enklare affischmallar och logo finns på G:disken. Där finns också Svenska kyrkans grafiska manual. Den grafiska manualen ska följas för all extern kommunikation. Den talar om vilka typsnitt som ska användas och hur loggan ska och inte ska hanteras.
För så kallad vardagstypografi, som används i vår dagliga kommunikation, exempelvis brev, epost och annan korrespondens, ska Arial (rubriker, kortare texter) och Times New Roman (löptext) användas. Vid osäkerhet kontakta Kommunikation.
Bilder
Svenska kyrkans bildbyrå Ikon har foton och illustrationer som du kan ladda ned och använda. Du loggar in med din vanliga användare på www.svenskakyrkan.se/ikon. Som domän, ange KNET.
Tänk på – det är aldrig ok att ta bilder från Internet, då de är upphovsrättsskyddade och inte tillåtna att användas av obehöriga. Ofta är de också av alldeles för låg kvalitet.
Om du vill använda en bild från den egna verksamheten, så måste du ha ett godkännande från de personer som förekommer på bilden. En blankett för godkännande av fotografering och film i våra barn- och ungdomsgrupper finns på i Kommunikations mapp på G:disken
haninge.kommunikation@svenskakyrkan.se MEDIEKONTAKTER
Kyrkoherden och kyrkorådets ordförande är talespersoner i media för Svenska kyrkan i Haninge. Hänvisa alltid journalister till dem eller till strategisk kommunikatör vid förfrågan.
Om du får en förfrågan från ett företag om sponsring/samarbete eller något medieföretag om att skriva en artikel, göra ett nyhetsinslag eller att låna våra lokaler för t ex en filminspelning – stäm alltid av med kyrkoherden och/eller kommunikationsavdelningen i förväg.
MÖTESKULTUR
Att kommunicera via direkta möten överträffar alla andra forum vad det gäller förståelse, att skapa gruppdynamik och för att nå konkreta resultat. Hur våra interna möten blir så effektiva och syftesorienterade som möjligt framgår i Anvisning för Möten som finns både på intranätet och i Kommunikations mapp på G:disken.Kontentan är sunt förnuft, dvs förberedelse, fokus på mötets syfte samt att hålla tider.
TELEFON- och DATORRUTINER
Alla externa samtal och samtal kopplade via växeln ska besvaras med Svenska kyrkan i Haninge samt för- och efternamn.
Vi behöver vara tillgängliga för våra medlemmar, besökare och leverantörer. Att stänga av sin telefon är därför inget vi eftersträvar. Dock är det självklart att göra så när vi sitter upptagna i möten eller motsvarande. Se därför även till att din outlook-kalender är korrekt uppdaterad.
Av integritets- och säkerhetsskäl ska du ha lösenordsskydd på både dator och mobil som används i tjänsten. För att skydda personuppgiftsdata samt annan känslig information ska även dator eller telefon försättas i låst läge när du lämnar arbetsrum eller arbete. Det är en del av vår skyldighet gentemot dataskyddsförordningen. Angående GDPR – se även intranätet och vår externwebb.
VISITKORT
Många använder sig av digitala visitkort, via e-post eller mobilmeddelande. Behöver du traditionella visitkort i din tjänst? Beställning: Mejla dina uppgifter till
haninge.kommunikation@svenskakyrkan.se
haninge.kommunikation@svenskakyrkan.se
VÅRA EXTERNA KANALER
Det är Kommunikationsavdelningen ansvar att prioritera om och vad som ska publiceras samt, isåfall, var och när.
Det finns många sätt att informera om en verksamhet. Kommunikationsavdelningen väljer kanaler utifrån ett helhetsperspektiv för pastoratet, målgrupp, tidpunkt och typ av aktivitet som planeras.
I valet av kanal prioriterar vi sådana medier som har en lokal förankring här i Haninge.
Observera att information som publicerats i bokningssystemet Aveny, och som markerats med annonseras eller ingår i predikotur, kommer ut i vårt externa kalendarium
(webb/veckoannonser mm). Ta ansvar för att informationen om just ditt evenemang är korrekt formulerat i Aveny.
PRIMÄRA EXTERNA KANALER
Webben: www.svenskakyrkan.se/haninge Där publiceras i princip all information om verksamheterna, kalendarieuppgifter tas från Aveny. Behöver något ändras på webben som är avstämt med verksamhetsansvarig - skicka ett mejl till
haninge.kommunikation@svenskakyrkan.se
Facebook: Svenska kyrkan i Haninge är vår pastoratgemensamma sida på Facebook där vi berättar om vår verksamhet i alla församlingar. Gilla och dela själv samt tipsa oss gärna om det är något extra vi ska puffa för där. Och var med och sprid kännedom om sidan till de ni har i era grupper och verksamheter.
ÖVRIGA EXTERNA KANALER
Veckoannonsen i Mitt i Haninge: Korrektur på annonsen skickas till berörda i början av veckan före införande, detta innebär ca 2 veckors framförhållning mao. Önskemål om notiser tas emot och publiceras i mån av plats. Ibland gör vi också separata annonser i Mitt i Haninge och i andra medier.
Tidningen Andrum: Utkommer med ca 5 nr/år och delas ut till alla ca 36 000 hushåll i Haninge. En utgivningsplan med tider för manusstopp ligger på intranätet. Vi påminner också via e-post om manusstoppen ca ett par veckor innan. Vi tar tacksamt emot artikelidéer och förslag till kommande nummer haninge.kommunikation@svenskakyrkan.se
haninge.kommunikation@svenskakyrkan.se Affischer:
-Är det en enklare affisch - fundera på om du kan göra den själv. Det finns affischmallar att hämta på den gemensamma G:disken och bilder kan t ex hämtas i Svenska kyrkans bildbank Ikon. Se vidare under ”bilder”.
-Ska kommunikationsavdelningen göra en affisch behöver vi underlaget minst två veckor före du vill ha affischen. Mejla därför i god tid kompletta uppgifter på det som ska vara med.
Har du en idé om bild eller utformning, berätta gärna om den från start.
- Ibland behöver vi prioritera. I första hand görs sådant som gäller hela pastoratet, större händelser/evenemang, affischer för nya verksamheter och inför terminsstarter. Vi försöker när det är möjligt att göra samlingsaffischer, t ex inför större helger eller diakonala träffar där det är olika teman för olika veckor.
- På församlingarnas anslagstavlor och i affischskåp är tumregeln 50/50 vad gäller fördelningen mellan lokala aktiviteter och pastoratsgemensam information och aktivitet.
Trycksaker: Foldrar produceras t ex för skolkyrkan, mötesplatser, barnverksamheten, Kryckan, kyrkogårdsförvaltningen, Öppna rum, Välkommen till din församling, Du och Svenska kyrkan. Vi hjälper gärna till med foldrar och andra trycksaker när det finns behov.
Utskick: I vissa fall gör vi direktutskick till en specifik målgrupp, t ex inbjudan till konfirmation och inbjudan till dop. Tänker du göra ett utskick, stäm av med
kommunikationsavdelningen, så att det inte krockar med något annat inplanerat utskick.
DET KOMMUNIKATION INTE VET - KAN VI INTE KOMMUNICERA
När ni planerar verksamheter och vill puffa för en ny grupp, speciell händelse eller ett specifikt verksamhetsområde - kom till oss. Kommunikationsavdelningen vill vara med i processen så tidigt som möjligt, för att vi tillsammans med er ska kunna utforma
kommunikationen på bästa sätt.
Var ute i god tid! Både för att kommunikationsavdelningen ska kunna planera sitt arbete och för att informationen ska kunna presenteras i god tid till de tilltänkta deltagarna.
Läs korrektur! Vi mailar alltid ut korrektur på t ex kalendariesidor i tidningen Andrum och på veckoannonserna till dem det berör. Läs dem så att informationen blir rätt till mottagarna.
Dubbelkolla! Kolla regelbundet dina bokningar och aktiviteter i Aveny – om det är korrekt där så är det korrekt även i externa webbkalendariet, facebook, appen kyrkguiden etc.
haninge.kommunikation@svenskakyrkan.se KONTAKT
Du når kommunikationsenheten via gemensamma mejladressen
haninge.kommunikation@svenskakyrkan.se Denna adress gäller för alla generella frågor och beställningar.
- Har du något ärende som berör någon av oss personligen - Sanna, Charlotte eller Joakim - så kan du givetvis även fortsättningsvis använda någon av våra personliga mejladresser.
- För eventuella övergripande frågor angående pastoratets intern- och eller externinformation hör gärna av dig till Joakim Löfgren.
haninge.kommunikation@svenskakyrkan.se
Charlotte Persson, 08-5556 7036, charlotte.m.persson@svenskakyrkan.se Sanna Åbom, 08-5556 7077, sanna.abom@svenskakyrkan.se
Joakim Löfgren, 08-5556 7040, joakim.lofgren@svenskakyrkan.se
