Överförmyndar- nämnden i Bräcke och Berg

(1)

Överförmyndar- nämnden i

Bräcke och Berg

Protokoll

2020-03-18

(2)

Sida 2 av 15

PROTOKOLL

Datum: 2020-03-18 Överförmyndarnämnden Paragrafer: 1-11

Bräcke kommun Hantverksgatan 25, Box 190, 843 21 Bräcke | Tel. 0693-161 00 växel | bracke@bracke.se | www.bracke.se Plats och tid: Förvaltningshuset Bräcke, nämndrummet, kl 09.00-10.30.

Mötet ajournerades kl 09.50-10.06.

Beslutande: Knut Richardsson (M), ordförande Helene Kindberg (C)

Camilla Dahlberg (C) Daniel Danielsson (M)

Övriga deltagare: Lisa Hakfelt, handläggare Ingela Blomqvist, handläggare

Camilla Samuelsson, stabschef, §§ 1-3 och del av 5 Yngve Hamberg, sekreterare

Justering: Protokollet justeras omedelbart

Utses att justera: Helene Kindberg

Yngve Hamberg Knut Richardsson Helene Kindberg Sekreterare Ordförande Justerande

Anslag

Justeringen av överförmyndarnämndens protokoll 2020-03-18 har tillkännagivits genom anslag på Bräcke kommuns digitala anslagstavla.

Anslagstid:

Från och med 2020-03-18 till och med 2020-04-08

Förvaringsplats:

Kommunkansliet, Bräcke.

(3)

Sida 3 av 15

PROTOKOLL

Bräcke kommun Hantverksgatan 25, Box 190, 843 21 Bräcke | Tel. 0693-161 00 växel | bracke@bracke.se | www.bracke.se Just.

Ärendelista Sidan

1. Val av justerare samt upprop 4

2. Fastställande av dagordningen 5

3. Påminnelse om jäv/intressekonflikt 6

4. Föregående protokoll 2019-11-20 7

5. Information 8

- Planeringsförutsättningar 2021 - Samarbeten

- Verksamhetssystem - Coronaviruset

- Grundkurs för nya ledamöter - Rapport från senaste länsträffen

6. Bokslut och årsredovisning 2019 10

7. Uppföljning av intern kontroll december 2019 11

8. Val av dataskyddsombud 12

9. Utlåning av huvudmans medel 13

10. Skärpande föreskrifter 15

11. Övriga frågor 16

(4)

Sida 4 av 15

PROTOKOLL

Öfn § 1 Upprop

Tommy Wisfelt har anmält förhinder. Ingen ersättare är tillgänglig.

(5)

Sida 5 av 15

PROTOKOLL

Öfn § 2 Fastställande av dagordning

Överförmyndarnämndens beslut

Det utsända förslaget till dagordning fastställs med tillägg av ett par informationspunkter.

(6)

Sida 6 av 15

PROTOKOLL

Öfn § 3 Påminnelse om jäv/intressekonflikt

Enligt kommunallagen kap 6 §§ 28-32 får en förtroendevald som är jävig i ett ärende hos en nämnd inte delta eller närvara vid handläggningen av det ärendet.

Med jäv menas att man påverkas av beslutet enligt något av följande:

1. saken angår honom eller henne själv eller hans eller hennes make, sambo, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för den förtroendevalde själv eller någon närstående,

2. han eller hon eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång,

3. ärendet rör tillsyn över sådan kommunal verksamhet som han eller hon själv är knuten till,

4. han eller hon har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken, eller

5. det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet för hans eller hennes opartiskhet i ärendet.

Ordföranden informerar om att den som känner till något som kan antas göra att man är jävig ska självmant ge det till känna. Den som jävet gäller får delta i prövningen av jävsfrågan bara om nämnden annars inte är beslutsför och någon ersättare inte kan tillkallas utan förseningar. Jäv kan anmälas i anslutning till denna informationspunkt eller under mötets gång

Överförmyndarnämnden har tagit del av informationen.

(7)

Sida 7 av 15

PROTOKOLL

Öfn § 4 Föregående protokoll Protokollet från 2019-11-20 gås igenom.

§ 41, information

Protokoll från Länsstyrelsens tillsyn har skickats till nämndens ledamöter och ersättare.

Protokollet från 2019-11-20 läggs till handlingarna.

(8)

Sida 8 av 15

PROTOKOLL

Öfn § 5 Information

Camilla Samuelsson, Lisa Hakfelt och Ingela Blomqvist informerar.

Planeringsförutsättningar 2021

Information om beräkningsunderlaget gällande befolkningsutveckling, löne- och kostnadsökningar etc. Preliminär kommunplan tas i fullmäktige i juni.

Samarbeten med andra kommuner

Bräcke kommun säljer 50 % handläggartjänst till Ragunda kommun. Vår gemensamma nämnd är inte inblandad i den överenskommelsen, Ragunda har kvar sin nämnd men inte administrationen. Uppföljning ska ske huruvida tiden räcker.

Härjedalens kommun har också frågat om möjligheten till samarbete, men avståndet kan innebära praktiska problem med att ha personal och akter placerade så långt bort. Förutsättningslöst möte nästa vecka.

Verksamhetssystem

Eventuellt byte till ny version av befintligt system under året. Har varit på visning av annat system, som finns bl a i Östersund, men det upplevs som mer anpassat för en större organisation än vår. Inriktningen är att Bergs och Bräckes separata system ska inordnas i samma vid ett byte eller upp-

gradering.

Coronaviruset - Covid 19

Information på hemsidan, förstärkt krisledning, inga stora sammankomster eller tjänsteresor utanför kommunen är exempel på åtgärder som vidtagits hittills. Delar av arbetsgrupper kan, när möjlighet finns, jobba hemifrån för att förebygga risken att alla blir sjuka samtidigt. Vi är inställda på ett utdraget förlopp innan smittan är under kontroll, vi är bara i inledningsskedet nu.

Grundkurs för nya ledamöter

Utbildningar skjuts på framtiden tills vidare med anledning av smittorisken.

Förfrågan finns om att dela på kostnaden för en föreläsare på länsträffen den 26 maj. Vi är positiva till förslaget om det blir av i någon form.

(9)

Sida 9 av 15

PROTOKOLL

Öfn § 5 forts

Rapport från senaste länsträffen

Digitalt möte med möjlighet att koppla upp sig hemifrån för den som ville.

Lisa och Ingela var på plats i Östersund. Erfarenheten är att diskussionerna blir lidande av att alla inte finns fysiskt på plats. Fanns diskussion om separata möten för förtroendevalda och tjänstemän, men allmänt ansågs det att det inte var någon bra modell eftersom kunskapsöverföringen blir sämre då.

Överförmyndarnämnden har tagit del av informationen.

(10)

Sida 10 av 15

PROTOKOLL

Dnr ÖFN 2020/1

Öfn § 6 Bokslut och årsredovisning 2019

Årsredovisning har tagits fram för gemensam nämnd för överförmyndar- frågor i Bräcke och Berg.

Överförmyndarnämnden har under 2019 använt 735 tkr av de 1 181 tkr som varit budgeterade. Det innebär att det vid årets slut finns 446 tkr kvar av budget. I beloppen ingår dels de poster som fördelas mellan Bräcke

kommun och Bergs kommun och dels de poster som avser Bräcke kommuns kostnader för nämnden och de poster som avser Bräcke kommuns kostnader för arvoden med mera till Bräcke kommuns gode män.

Budget 2019 Bokslut 2019 Avvikelse

Överförmyndarnämnd, tkr 1 181 735 446

Politisk organisation 76 32 44

Verksamhet 1 105 703 402

Underlag för beslut

Stabens tjänstemannaförslag, 2020-03-04

Överförmyndarnämndens sidor i Bräcke kommuns årsredovisning för 2019

Årsredovisning för överförmyndarnämndens verksamhet 2019 godkänns

Utdrag till Bergs kommun

Kanslienheten Bräcke kommun

(11)

Sida 11 av 15

PROTOKOLL

Dnr ÖFN 2020/3

Öfn § 7 Uppföljning av intern kontroll december 2019

Enligt Riktlinjer för intern kontroll ska nämnderna rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen två gånger per år.

Uppföljning har gjorts av överförmyndarnämndens internkontrollplan för 2019. De processer som kontrollerats enligt planen är: Översyn av

informationsmaterial, Att ställföreträdaren har ansökt om bostadstillägg, Att ställföreträdaren har redovisat skatt och arbetsgivaravgift till

skattemyndigheten.

De kontroller som finns i överförmyndarnämndens internkontrollplan ska följas upp en gång per år, vilket gjordes efter augusti.

Bedömningen utifrån den kontroll som gjorts är att den interna kontrollen fungerar bra.

Stabens tjänstemannaförslag, 2020-03-05 Internkontrollplan 2019 överförmyndarnämnden

1. Rapporten för intern kontroll efter december 2019 godkänns. Den interna kontrollen bedöms fungera bra.

2. Resultatet av den interna kontrollen rapporteras till kommunstyrelsen.

Utdrag till

Revisorerna, tjänstemannaförslaget bifogas Bergs kommun

(12)

Sida 12 av 15

PROTOKOLL

Dnr ÖFN 2020/4

Öfn § 8 Val av dataskyddsombud

Europeiska unionen (EU) har beslutat om en förordning, dataskydds- förordningen, som innehåller regler för hur personuppgifter får behandlas.

Dataskyddsförordningen trädde i kraft den 25 maj 2018 och ersatte personuppgiftslagen. Varje självständig nämnd i kommunen är en myndighet som enligt dataskyddsförordningen måste utse ett dataskyddsombud.

Dataskyddsombudets roll är att övervaka att organisationen följer dataskyddsförordningen. Ombudet ska också vara kontaktperson för tillsynsmyndigheten Datainspektionen, kontaktperson gentemot de registrerade samt personalen inom organisationen.

Stabens tjänstemannaförslag, 2020-03-05

1. Överförmyndarnämnden avslutar xxxxxxxxxxx uppdrag som dataskyddsombud den 30 april 2020.

2. Överförmyndarnämnden utser xxxxxxxxxxxxxx till dataskyddsombud för överförmyndarnämnden från och med den 1 maj 2020.

Utdrag till:

Bergs kommun

Kanslienheten Bräcke kommun Valt dataskyddsombud

Datainspektionen

(13)

Sida 13 av 15

PROTOKOLL

Dnr ÖFN 2020/5

Öfn § 9 Utlåning av huvudmans medel

Personärende

(14)

Sida 14 av 15

PROTOKOLL

Dnr ÖFN 2020/6

Öfn § 10 Skärpande föreskrifter Personärende

(15)

Sida 15 av 15

PROTOKOLL

Öfn § 11 Övriga frågor Inga frågor är anmälda.