REGEL DOKUMENTHANTERINGS - PLAN FÖR ATT TILLHANDAHÅLLA VERKSAMHETSSTÖD

(1)

REGEL –

DOKUMENTHANTERINGS - PLAN FÖR ATT

TILLHANDAHÅLLA VERKSAMHETSSTÖD

Typ av dokument: Regel

Datum: 2020-12-08

Dnr: FS 1.1-2351-20

Beslutad av: Rektor

Giltighetstid: Tills vidare

Område: Arkiv och diarium

Ansvarig förvaltningsenhet: Universitetsledningens kansli

Ersätter dokument: FS 1.1-1176-19 Dokumenthanteringsplan för att tillhandahålla verksamhetsstöd – Administrera ekonomi och personal

(2)

Innehåll

2.1 Administrera ekonomi ... 5

2.2 Administrera personal... 16

2.3 Administrera lokaler och säkerhet ... 29

2.4 Administrera Arkiv ... 32

2.5 Administrera data och tele ... 35

2.6 Administrera information och kommunikation ... 37

2.7 Hantera juridik ... 39

2.8 Bedriva biblioteksverksamhet ... 45

2.9 Administrera universitetsgemensamma projekt ... 47

2.10 Administrera miljö och hållbar utveckling... 47

2.11 Tillhandahålla intern service ... 47

(3)

I den här regeln beskrivs på ett konkret sätt hur Umeå universitet ska hantera de allmänna handlingar som uppkommit inom verksamhetsområde leda och planera verksamhet utifrån myndighetens klassificeringsstruktur.

Det är den centrala arkivfunktionens ansvar att upprätta styrdokument i dokumenthantering, samt säkerställa att alla som hanterar allmänna handlingar har kännedom om, och tillgång till, den här typen regelverk.

2 Bakgrund

Enligt Riksarkivet ska varje statlig myndighet dokumentera de tillämpningar som görs av rådande föreskrifter i form av en dokumenthanteringsplan. En dokumenthanteringsplan beskriver myndighetens hantering av allmänna handlingar.

Syftet med dokumenthaneringsplanen är att styra och leda myndighetens arkivbildning.

Följande dokumenthanteringsplan gäller för handlingar som uppkommit inom

verksamhetsområdet tillhandahålla verksamhetsstöd. Regeln är alltså avsedd för alla som hanterar allmänna handlingar i verksamhetsområde tillhandahålla verksamhetsstöd, enligt universitetets klassificeringsstruktur.

Regeln ersätter tidigare dokumenthanteringsplan (FS: 1.1-1176-19) och ska användas retroaktivt.

Tillgänglighetsperspektivet har beaktats i det avseendet att en notering ska läggas till i på dokumentets publiceringsplats om var personen vänder sig för att få mer information om

dokumenthanteringsplanen. I myndighetens tillgänglighetsredogörelse beskrivs att ett fåtal av myndighetens PDF-dokument inte är tillgänglighetsanpassade, däribland detta dokument.

Denna regel reglerar administrativa rutiner som, utifrån de regelverk som utgör ramarna, inte bedöms inverka på: studenters-, samverkans-, jämställdhets-, hållbarhets-, internationella- och

arbetsmiljöperspektiv.

(4)

Förklaringar

Handlingstyp: en handling som uppstår i en process.

Bevara/gallras: En handling ska antingen bevaras eller gallras, förstöras. Ska handlingen gallras anges efter vilken tid samt enligt vilken föreskrift.

Registrering/sorteringsordning: Anger om handlingen hanteras i ett systemstöd, diarieförs eller kan hållas systematiskt ordnat.

Arkivförvaltningsansvar=Vilken del av Umeå Universitet som har ansvar för att bevara och förvalta handlingen.

- Förvaltning: universitets centrala ledning och fakulteter.

- Institution: Institutioner vid Umeå universitet

- Enhet: Används för enheter på universitetet som har ansvar för sitt eget arkiv. Till exempel Universitetsbiblioteket (UmUB) Kommentar: Om en handling ska gallras anges föreskrift här.

Bevarandeformat= Bevarandeformat beskriver i vilket format ska handlingstypen bevaras. Papper ska följa ISO-standard 9706, som är åldringsbeständigt.

Vid inaktualitet: När handlingen inte längre behövs i verksamheten.

Systematiskt ordnat= Information som inte diarieförs hålls systematiskt ordnat t.ex. i kronologisk- eller alfabetiskordning.

Sekretess: Handlingstyper med högre sannolikhet för sekretess är uppmärkta med ”Kan omfattas av sekretess”.

Upprättad av: Registratur och Arkiv Dnr: FS 1.1-2351-20 Fastställd:2020-12-08 Reviderad:

Styrande föreskrifter är: RA-FS 1991:1 (ändrad 1997:4, 2008:4, 2012:1, 2018:2, 2019:2) RA-FS 1991:6, (Ändrad 1997:6, 2012:2), RA-FS 1999:1 (ändrad 2002:1), RA-FS 2009:1 (ändrad 2018:7) RA- FS 2009:2, RA-FS 2018:3, RA-FS 2018:10, RA-FS 2019:1 (ändrad 2020:1)

(5)

ordning

2.1 Administrera ekonomi

2.1.1 Hantera bokföringsunderlag och verifikationer 2.1.1 Leverantörsfakturor, utländska

och svenska, som skannas av extern skanningsleverantör.

3/7 år Raindance Förvaltning Efter 3 år får pappersfakturan gallras.

Den inskannade fakturan ska finnas 7 år hos extern leverantör.

RA-FS 2018:10 2.1.1 Leverantörsfakturor, utländska

och svenska,

som skannas av extern

skanningsleverantör som tillhör ett EU-projekt

17 år Raindance Förvaltning Institution/enhet ansvarar för att skriva ut fakturan

Arkiveras och skannas av extern skanningsleverantör.

RA-FS 1999:1 (ändrad 2002:1) 2.1.1 Verifikationslista gällande EU-

projekt 17 år Raindance Institution/enhet Institution/enhet ansvarar för att

verifikationslistan skrivs ut och arkiveras vid EU-projekt i 17 år.

RAFS 1999:1 (ändrad 2002:1) 2.1.1 Filer övriga elektroniska

originalfakturor 7 år Raindance Förvaltning

Kundfakturor

2.1.1 Kundfakturor 7 år Raindance Institution/enhet Kronofogdeärenden hanteras som

kundfakturor.

2.1.1 Kundfakturor, underlag 7 år Lokaltsystem/

Raindance Institution/enhet RA-FS 2018:10

2.1.1 Rekvisition 7 år Raindance Institution/enhet RA-FS 2018:10

(6)

ordning 2.1.1 Betalningspåminnelse -

kundfakturor 2 år Raindance Förvaltning Endast digital hantering, lagras i Raindance

RA-FS 2018:10

2.1.1 Räntefakturor 7 år Raindance Förvaltning Endast digital hantering, lagras i Raindance

RA-FS 2018:10

2.1.1 Ärenden till inkasso - kundfakturor 7 år Raindance Förvaltning Beslutet sparas på papper hos Ekonomienheten

2.1.1 Beslut Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

2.1.1 Kundfakturor 7 år Raindance Institution/enhet Kronofogdeärenden hanteras som

kundfakturor.

2.1.1 Kundfakturor, underlag 7 år Lokaltsystem/

Raindance Institution/enhet

2.1.1 Rekvisition 7 år Raindance Institution/enhet

2.1.1 Betalningspåminnelse -

kundfakturor 2 år Raindance Förvaltning Endast digital hantering, lagras i Raindance

RA-FS 2018:10

2.1.1 Räntefakturor 7 år Raindance Förvaltning Endast digital hantering, lagras i Raindance

RA-FS 2018:10

2.1.1 Ärenden till Inkasso - kundfakturor 7 år Raindance Förvaltning Beslutet sparas på papper hos Ekonomienheten

och/eller Papper Internfakturor

2.1.1 Interna fakturor; original 7 år Raindance Förvaltning/institut

ion/enhet Endast digital hantering, lagras i Raindance RA-FS 2018:10

(7)

ordning 2.1.1 Interna fakturor;

underlag 7 år Lokalt system Förvaltning/enhet/i

nstitution Elektroniskt upprättade underlag förvaras i de lokala system som generera

uppgifterna. Ekonomienheten har en lista över vilka system som levererar underlag till Raindance

Pappersunderlag ska förvaras i 2 år på institution/enhet, 5 år hos

Ekonomienheten.

RA-FS 2018:10 2.1.1 Anslag, omföringar med

underlag/Raindance portal 7 år Raindance Förvaltning/enhet/i

nstitution Elektroniskt upprättade underlag förvaras i Raindance

Pappersunderlag ska förvaras i 2 år på institution /enhet, 5 år hos

Ekonomienheten.

underlag/Raindance Classic 7 år Raindance Förvaltning/enhet/i

nstitution 2 år på institution /enhet 5 år hos Ekonomienheten RA-FS 2018:10

2.1.1 Periodiska automatkonteringar 7 år Raindance Lagras i Raindance i väntan på gallring

RA-FS 2018:10

2.1.1 Interna fakturor; original 7 år Raindance Förvaltning/institut

ion/enhet Endast digital hantering, lagras i Raindance RA-FS 2018:10

(8)

ordning 2.1.1 Interna fakturor;

underlag 7 år Lokalt system Förvaltning/enhet/i

nstitution Elektroniskt upprättade underlag förvaras i de lokala system som generera

uppgifterna. Ekonomienheten har en lista över vilka system som levererar underlag till Raindance

Ekonomienheten.

underlag/Raindance portal 7 år Raindance Förvaltning/enhet/

institution Elektroniskt upprättade underlag förvaras i Raindance

Ekonomienheten.

RA-FS 2018:10 Verifikationer/Betalningar

2.1.1 Återredovisning 7 år Raindance . Förvaltning Hanteras av Ekonomienheten

RA-FS 2018:10

2.1.1 Leverantörsutbetalningar 7 år Raindance Förvaltning Hanteras av Ekonomienheten

RA-FS 2018:10

2.1.1 Inbetalningar 7 år Ordnas Förvaltning Hanteras av Ekonomienheten

(9)

ordning

systematiskt RA-FS 2018:10

2.1.1 Kontoutdrag Inaktualitet Ordnas

systematiskt Förvaltning/enhet/

institution Under process 2.1.3 kan kontoutdrag bevaras för namnuppgifter på donatorer RA-FS 1991:6

Verifikationer beordrade och bevakade betalningar pg och bg 2.1.1 Återredovisning av beordrade

betalningar 7 år Raindance Förvaltning Lagras i Raindance innan gallring

RA-FS 2018:10 2.1.1 Beordrade manuella

utbetalningar. 7 år Raindance Förvaltning Hanteras av Ekonomienheten

RA-FS 2018:10 Övriga underlag

2.1.1 Namnteckningsprov/

delegering av utbetalnings- /bokföringsorder

Bevaras Ordnas

systematiskt Papper Förvaltning Beslut dnr 200-3699-08 2.1.1 Instruktioner och program till

programmerbara kassaapparater, kontokuranter,

(lagerinventeringslistor)

7 år Ordnas

systematiskt Institution/Enhet RA-FS 2018:10

2.1.1 Dagsrapport/kassajournal 7 år Ordnas

2.1.1 Övriga verifikationer 7 år Ordnas

2.1.1 Inbetalningsrapport 7 år Ordnas

institution Original ska skickas till Ekonomienheten, kopia sparas på institution/enhet i 2 år RA-FS 2018:10

2.1.1 Växelkassa 7 år Ordnas

institution Original ska skickas till Ekonomienheten, kopia sparas på institution/enhet i 2 år

(10)

ordning

RA-FS 2018:10

2.1.1 Kopior på kundkvitton 7 år Ordnas

systematiskt Förvaltning Skickas till Ekonomienheten RA-FS 2018:10

2.1.2 Hantera upphandling och inköp 2.1.2 Sammanställning över handlingar i

upphandlingsärende Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning Från och med mars 2020 lagras upphandlingsärenden i e-avrop.

Sammanställningen används inte efter det.

2.1.2 Underlag för uppstart av

upphandling som t.ex. förstudie Bevaras E-avrop PDF/A Förvaltning 2.1.2 Förfrågan till

leverantör/marknadsundersökning Bevaras E-avrop PDF/A Förvaltning Blanketten benämns RFI/RFQ i E-avrop

2.1.2 Beställning av upphandling Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning Kallas även anskaffningsbeslut

2.1.2 Direktupphandling – Dokumentation av direktupphandling

Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning Kan omfattas av sekretess.

Direktupphandling sker när summan understiger angiven direkt-

upphandlingsgräns.

Det finns undantag. Kontakta

Upphandlingsenheten för mer information.

Direktupphandlingar som understiger 100 000 kan gallras när de inte längre behövs för redovisning, kontroll, revision eller för styrkande av fordringar eller andra

(11)

ordning

rättigheter och skyldigheter.

2.1.2 Direktupphandling –

undantagsförfarande Bevaras W3D3 Papper Förvaltning

2.1.2 Annons i EU:s databas (TED) Bevaras E-avrop PDF/A Förvaltning Annons i EU:s databas ska göras om upphandlingen är över tröskelvärdet.

Inbjudan sker digitalt i E-avrop utan något annonsförfarande.

2.1.2 Bekräftelse på att annons blivit

publicerad i EU:s databas Bevaras E-avrop PDF/A Förvaltning Handlingen benämns ”Confirmation” och har ett tillhörande ID-nummer.

2.1.2 Översikt Bevaras E-avrop PDF/A Förvaltning

2.1.2 Upphandlingsdokument -Upphandlingsföreskrifter/

administrativa föreskrifter -Universitetets allmänna villkor -Standardavtal

-Svarsbilaga -Skallkrav

-Kravspecifikationer -Utvärderingsmodell -Produktbeskrivningar - Korrespondens i upphandlingsärende

Bevaras E-

avrop/W3D3 Papper Förvaltning Kan omfattas av sekretess.

Förfrågningsunderlaget består vanligen av de handlingstyper som finns med i

Handlingstypskolumnen men kan innehålla fler eller färre beroende på val av

upphandlingsförfarande.

Med korrespondens menas all

kommunikation i text mellan parter som ingår i ett upphandlingsärende.

2.1.2 Anbud - antagna Bevaras E-avrop PDF/A Förvaltning Kan omfattas av sekretess.

2.1.2 Kreditkontroll Bevaras E-avrop PDF/A Förvaltning Kreditkontroll görs löpande vid ramavtal.

2.1.2 Skattekontroll Bevaras E-avrop PDF/A Förvaltning Skattekontroll görs löpande vid ramavtal.

(12)

ordning

2.1.2 Beslut om sekretess Bevaras W3D3 Papper Förvaltning - Affärsförbindelse med myndighet

- Beslut om sekretess från jurist - Maskat anbud

2.1.2 Anbud – ej antagna 4 år E-avrop Förvaltning Gallras eller återlämnas 4 år efter dag då

avtal slöts eller underrättelse om beslut att avbryta upphandlingen skickades. Om handlingarna kan antas få betydelse för forskning eller förståelse av handlingar som bevaras, får de inte gallras.

RA-FS 2018:3 2.1.2 Handlingar som tillkommer vid

direktupphandling eller vid avrop från ramavtal om kontraktets värde uppgår till högst 10 % av den beloppsgräns för

direktupphandling som gäller för den aktuella upphandlingen.

Gallras vid inaktualitet eller återlämnas

E-avrop Förvaltning

2.1.2 Bilagor som utgörs av föremål, till exempel modeller, arbetsprover och varuprover

4 år/bevaras E-avrop PDF/A Förvaltning Kan omfattas av sekretess.

Om dessa är av betydelse för förståelsen av anbudet ska föremålet beskrivas eller avbildas i dokumentation som bevaras.

RA-FS 2018:3

2.1.2 Öppningsprotokoll Bevaras E-avrop PDF/A Förvaltning

2.1.2 Kvalificerings-sammanställning Bevaras E-avrop PDF/A Förvaltning

2.1.2 Anbudssammanställning Bevaras E-avrop PDF/A Förvaltning

(13)

ordning

2.1.2 Utvärderingsprotokoll Bevaras W3D3 Papper Förvaltning

2.1.2 Tilldelningsbeslut Bevaras W3D3 Papper Förvaltning

2.1.2 Tjänsteanteckning om avbruten

upphandling Bevaras W3D3 Papper Förvaltning

2.1.2 Tjänsteanteckning angående kontroll om eventuell överprövning

Bevaras W3D3 Papper Förvaltning

2.1.2 Avtal/kontrakt Bevaras W3D3/E-

avrop Papper/ PDF/A Förvaltning Avtalet diarieförs i W3D3.

Förlängningar och

ändringar/kompletteringar av avtal ska registreras i E-avrop.

2.1.2 European Single Procurement

Document ESPD Bevaras W3D3 Papper Förvaltning

2.1.2 Sanningsförsäkran Bevaras W3D3 Papper Förvaltning

2.1.2 Sekretessförbindelse Gallras vid

inaktualitet Ordnas

systematiskt Förvaltning Vid upphandling med flera kravställare kan det skrivas under en påminnelse om att upphandlingssekretess gäller.

Upphör när upphandlingssekretess upphör.

RA-FS 1991:6

2.1.2 Följesedlar Gallras vid

inaktualitet Ordnas systematiskt 2.1.3 Hantera donation, gåva och testamente

2.1.3 Protokoll Bevaras Ordnas

systematiskt Papper Förvaltning 2.1.3 Testamente/gåvobrev/donation Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Förvaltning Arkiv- och bokgåvor hanteras av UmUB.

Dokumentation (pappersform) bevaras och

(14)

ordning

papper ordnas systematiskt.

2.1.4 Hantera anläggningstillgångar

2.1.4 Anläggningsregister Bevaras Ordnas

systematiskt Papper Förvaltning Ingår i årsredovisningen som skrivs ut en gång per år.

Uppgifterna i anläggningsregistret

uppdateras när en anläggning utrangeras.

2.1.4 Avskrivningar av

anläggningstillgångar Bevaras Raindance .XML Förvaltning

2.1.4 Inventeringslistor Bevaras Ordnas

systematiskt papper Förvaltning Hanteras av Ekonomienheten

2.1.4 Inventering av statlig konst Bevaras W3D3 PDF/a Förvaltning Inventering av den konst som av Statens konstråd har placerats vid Umeå

universitet. Hanteras av Lokalförsörjningsenheten.

2.1.5 Hantera försäkringar

2.1.5 Avtal Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.1.5 Försäkringsbekräftelse Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.1.5 Anmälan Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning Arbetsskadeanmälan

(15)

ordning 2.1.6 Hantera vid Umeå universitet ledigkungjorda medel

2.1.6 Utlysning Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.1.6 Ansökan Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning Endast ansökan från den som tilldelats medel bevaras.

Övriga gallras efter 2 år.

2.1.6 Ingivarlista Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

och/eller Papper

Förvaltning

2.1.7 Hantera övriga verksamheters ledigkungjorda medel

2.1.7 Inbjudan Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.1.7 Utlysning Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.1.7 Ansökan bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning Endast ansökan från den som tilldelats medel bevaras.

Övriga gallras efter 2 år.

2.1.7 Ingivarlista Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Förvaltning

(16)

ordning

Papper

2.2 Administrera personal

2.2.1 Hantera rekrytering: beroende på vilken tjänst och var rekryteringen sker så kan det skilja i vilka handlingstyper som finns med i processen.

2.2.1 Behovsanalys Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.2.1 Protokollsutdrag Bevaras Varbi/W3D3/

skrivelsediari um

PDF/A och/eller Papper

Institution/Förvaltn

ing Samverkansgrupper

Kommittéer och råd Fakultet

2.2.1 Anhållan och beslut om

rekrytering Bevaras Varbi/W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.2.1 Anställningsprofil Bevaras Varbi/W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.2.1 Annons Bevaras Varbi/W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.2.1 Ansökan om anställning Bevaras Varbi/W3D3 PDF/A och/eller Papper

Förvaltning Endast ansökan från den som tilldelats tjänsten bevaras.

Övriga gallras eller återlämnas efter två år efter att anställningen har vunnit laga kraft.

RA-FS 2019:1

2.2.1 Ingivarlista Bevaras Varbi/W3D3 PDF/A Förvaltning

(17)

ordning

och/eller Papper 2.2.1 Förslag till sakkunniga Bevaras Varbi/W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.2.1 Förfrågan till sakkunniga Bevaras Varbi/W3D3 PDF/A och/eller Papper

Förvaltning

2.2.1 Beslut om sakkunniga Bevaras Varbi/W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.2.1 Sakkunnigutlåtande Bevaras Varbi/W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.2.1 Beslut rektor Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.2.1 Anslag Bevaras Varbi/W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.2.1 Anställningsavtal Bevaras Varbi/W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning En kopia bevaras i pappersformat i personalakt

2.2.1 Beslut om anställning Bevaras Varbi/W3D3 PDF/A och/eller Papper

Förvaltning

2.2.1 Protokoll från Hanteras under process 1.7.2 och 1.7.3

(18)

ordning Anställningskommittén eller

Anställnings- och docenturnämnden

2.2.1 Begäran och beslut om tillstånd

att rekrytera Inaktualitet Ordnas

institution Beslut om tillstånd att rekrytera fattas av universitetsdirektören i

anställningsärenden vid Förvaltning. Oftast en mejlkonversation mellan enhetschef och direktör.

2.2.1 Anteckning om referenstagning Bevaras W3D3 PDF/A och/eller Papper

Förvaltning Kan ingå i anställningsbeslut

2.2.2 Hantera befordran och meritering Befordran

och/eller Papper

Förvaltning

2.2.2 Anhållan Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.2.2 Yttrande Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.2.2 Förslag till sakkunniga Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

(19)

ordning 2.2.2

Uppdragsbeskrivning för sakkunniga

Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.2.2 Beslut om sakkunniga Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.2.2

Sakkunnigutlåtande

Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.2.2 Protokoll från

anställningskommittén Hanteras under process 1.7.2

och/eller Papper

Förvaltning

Meritering

2.2.2 Ansökan Bevaras Varbi/W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning Ansökan innehåller även CV och yttrande från prefekt

2.2.2 Beslut om sakkunniga Bevaras Varbi/W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.2.2

Sakkunnigutlåtande

Bevaras Varbi/W3D3 PDF/A och/eller Papper

Förvaltning

2.2.2 Beslut Bevaras Varbi/W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

(20)

ordning 2.2.3 Anta docent

Beroende på hur processen är utformad hos fakulteten kan det finns en skillnad i vilka handlingstyper som förkommer.

och/eller Papper

Förvaltning

2.2.3 Yttrande/referens Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning Yttrande från prefekt, ibland kallat referens. Se beslut:

FS 1.1-471-18 FS 1.1-2337-18 FS 1.1-1403-15 FS 1.1-470-16

2.2.3 Sakkunnigutlåtande Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.2.3

Beslut

Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning Beslut om sakkunnig Beslut om att anta docent

2.2.3 Intyg Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.2.3 Protokoll/protokollsutdrag Bevaras W3D3 /ordnas systematiskt

Förvaltning Det kan se olika ut beroende på hur processen är utformad hos fakulteterna Forskningskommitté

Dekans beslutsmöte Betygskommitté Anställningskommitté

(21)

ordning

Anställning och docenturnämnden

2.2.3 Utlåtande om lärarprov Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning Se Beslut 1.1-471-18

2.2.4 Hantera omställning

2.2.4 Fördjupad verksamhets- och kompetensanalys i samband med planerad verksamhetsförändring som medför arbetsbrist

Bevaras Ordnas

systematiskt Papper Förvaltning Ligger som underlag till lokal

samverkansgrupp, vid samverkan av verksamhetsförändring

2.2.4 Protokoll från förhandling om

arbetsbrist Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.2.4 Beslut om risk för övertalighet med anledning av

verksamhetsförändring

Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.2.4 Förhandling med anledning av konstaterad arbetsbrist vid myndigheten och fastställande av turordningskrets

Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.2.4 Omplaceringsutredning och förhandling om eventuell omplacering

Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.2.4 Beslut om uppsägning på grund av

och/eller Papper

Förvaltning

2.2.4 Uppsägningsbesked på grund av

(22)

ordning

Papper 2.2.4 Anmälan till Trygghetsstiftelsen Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.2.4 Anspråk på företrädesrätten Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.2.5 Hantera pension

2.2.5 Ansökan om pension Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning Kan omfattas av sekretess

Ansökan om tjänstepension – delen förmånsbestämd ålderspension Ansökan om tjänstepension för 65 år – delen förmånsbestämd ålderspension

2.2.5 Uppsägning på grund av

pensionsavgång Bevaras Primula/

W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Om den anställde inte har sagt upp sig i Primula skickas uppsägningsblankett från SPV till registraturen.

2.2.5 Uppsägningsbesked vid

uppsägning enligt LAS §32A Bevaras W3D3 PDF/A och/eller Papper

Skickas ut när en person sägs upp efter att ha nått ålder i enlighet med §32A, LAS.

(23)

ordning 2.2.5 Uppsägning på grund av

pensionsavgång - Professor Bevaras W3D3 PDF/A och/eller Papper

Uppsägning av professor skrivs under av rektor.

2.2.5 Besked om avslutad uppsägning Bevaras W3D3 PDF/A och/eller Papper

2.2.5 Ansökan om delpension Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

2.2.5 Beslut om delpension Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

2.2.6 Hantera egen uppsägning

2.2.6 Blankett om uppsägning Bevaras Primula .XML Förvaltning Begäran, yttrande och beslut i

Processen ”Hantera egen uppsägning”

hanteras genom blankett om uppsägning

2.2.6 Yttrande om uppsägning Bevaras Primula .XML Förvaltning

2.2.6 Beslut om uppsägning Bevaras Primula .XML Förvaltning

2.2.7 Hantera löner, ersättningar och anställningsvillkor

2.2.7 RALS-Protokoll Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

(24)

ordning

2.2.7 Begäran/ansökan Bevaras Primula .XML Förvaltning Timersättning

Studerandeersättningar Läkarvård

Reseersättning Kostnadsersättning

2.2.7 Beslut Bevaras Ordnas

systematiskt PDF/A och/eller Papper

Förvaltning/Institut

ion/enhet Beslut om arvode Beslut om ny lön

Löneuppdatering för doktorander Beslut om omplacering

Lönetillägg

2.2.7 Prefekt/dekankontrakt Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.2.7 Förlängning av uppdrag Bevaras W3D3/skrivel

sediarium PDF/A och/eller Papper

Förvaltning/enhet/

institution 2.2.7 Ansökan om särskild inkomstskatt

och bilagor 2 år Ordnas

systematiskt Förvaltning Skickas till Skatteverket

Bilagor: Kopia av pass, Överföringsutdrag RA-FS: 2006:5

2.2.7 Reseräkning med bilagor 7/17 år Primula Förvaltning Gäller det EU-projekt bevaras handling i 17 år

RA-FS: 2019:1

(25)

ordning

RA-MS: 2017:39

2.2.7 Faktura 7 år Raindance Förvaltning RA-FS 2018:10

2.2.7 Påminnelse 7 år Raindance Förvaltning RA-FS 2018:10

2.2.7 Lönespecifikationer Bevaras Primula .XML Förvaltning

2.2.7 Lönelistor Bevaras Primula .XML Förvaltning RA-FS 2019:1

2.2.7 Lönekostnadsspecifikationer Bevaras Primula .XML Förvaltning Utskrifter av lönekostnadsspecifikationer som gjorts på institution ska lagras i 2 år innan gallring.

2.2.7 Månatlig tidrapport Gallras vid

inaktualitet Ordnas

institution

2.2.7 Tjänstgöringsintyg Gallras vid

inaktualitet Primula Förvaltning Undantag från gallring: Tjänstgöringsintyg som innehåller värdeomdömen ska bevaras.

RA-FS 2019:1

2.2.7 Tjänstgöringsbetyg Bevaras Ordnas

Förvaltning/enhet/

institution 2.2.7 Beslut om utmätning av lön 2 år Primula/ordn

as systematiskt

Förvaltning

2.2.7 Sammanställningar över

beräkningar av retroaktiva löner Vid

inaktualitet / 2 år

Primula Förvaltning 1. Gallras när de inte längre behövs för verksamheten under förutsättning att uppgifterna framgår av

lönesammanställningar.

2. Gallras 2 år efter utgången av det år som uppgifterna avser om 1. inte är tillämpligt.

(26)

ordning

RA-FS 2020:1 Hantera ledigheter, semester och frånvaro

2.2.8 Ledighetsansökningar 2 år Primula Ledighet längre än 6 månader hanteras på

papper RA-FS 2019:1

2.2.8 Beslut Bevaras Primula .XML

2.2.8 Kopior av läkarintyg 2 år Ordnas

systematiskt Förvaltning Avser kopior av original som har översänts till Försäkringskassan.

Läkarintyg som berör ett

rehabiliteringsärende ska bevaras

2.2.8 Läkarintyg 10 år Ordnas

systematiskt Förvaltning Avser läkarintyg för kortare sjukfrånvaro som behålls i original vid myndigheten Läkarintyg som berör ett

rehabiliteringsärende ska bevaras

2.2.8 Beslut från Försäkringskassan om ersättning från första sjukdagen till arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro

10 år Ordnas

systematiskt Förvaltning

2.2.8 Fullmakt för öppnande av e-post

och brev vid frånvaro 2 år efter anställning har upphört

Ordnas

institution RA-FS 2019:1

2.2.9 Hantera övriga anställningsbeslut

(27)

ordning

och/eller Papper

Förvaltning

och/eller Papper

Förvaltning

2.2.9 Meddelande Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.2.10 Hantera fackliga uppdrag

2.2.10 Meddelande om fackliga uppdrag Bevaras W3D3 PDF/A och/eller Papper

Förvaltning

2.2.10 Hantering av ersättning för fackligt

uppdrag Bevaras Ordnas

Förvaltning Begäran om ersättning Sammanställning Beslut

2.2.11 Hantera fysisk och psykosocial arbetsmiljö 2.2.11 Beslut om åtgärder rörande

psykosocial arbetsmiljö Bevaras Adato/

skrivelsediari um

.XML/papper Förvaltning/enhet/

institution Kan omfattas av sekretess Till exempel:

Beslut om att påbörja ett rehabiliteringsärende Åtgärdsplan

Beslut om omplacering etc.

2.2.11 Uppföljning/minnesanteckningar Bevaras Adato/

skrivelsediari um

.XML /papper Förvaltning/enhet/

institution Kan omfattas av sekretess

(28)

ordning

2.2.11 Intyg Bevaras Adato/

skrivelsediari um

.XML /papper Förvaltning/enhet/

institution Kan omfattas av sekretess Till exempel:

läkarintyg

psykologutlåtande intyg från sjukgymnast 2.2.11 Arbetsmiljöutredning Bevaras W3D3/Skrivel

se diarium PDF/A och/eller Papper

Förvaltning/enhet/

institution 2.2.11 Utredning rörande fysisk

arbetsmiljö Bevaras W3D3/skrivel

Förvaltning/enhet/

institution Typer av utredningar:

Byggnadsrelaterad ohälsa Utredning om frångänglighet.

2.2.11 Anmälan om tillbud Inaktualitet Ordnas

systematiskt Förvaltning Anmälningar om tillbud kan gallras efter att sammanställning har gjorts

RA-FS 1997:6

2.2.11 Sammanställning av tillbud Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.2.11 Anmälan om arbetsskada Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.2.11 Minnesanteckningar från

arbetsgrupp för arbetsmiljö Bevaras Ordnas

Institution I minnesanteckningar finns beslut om åtgärder

2.2.11 Beslut om åtgärd rörande fysisk

arbetsmiljö Bevaras Ordnas

Institution

(29)

ordning 2.2.11 Handlingsplan för systematiskt

arbetsmiljöarbete Bevaras W3D3/skrivel

Förvaltning/enhet/

institution 2.2.11 Uppföljning av systematiskt

arbetsmiljöarbete Bevaras W3D3/skrivel

Förvaltning/enhet/

institution Varje institution diarieför sin uppföljning som sedan skickas still fakultet som gör en sammanställning som diarieförs hos Förvaltning.

2.2.11 Uppgiftsfördelning i det

systematiska arbetet Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning Regel 1.1-723-14

2.3 Administrera lokaler och säkerhet

2.3.1 Administrera ombyggnad och tillbyggnad

2.3.1 Beslut Bevaras W3D3/

systematiskt ordnat

Förvaltning Projekt under tre miljoner kronor ordnas systematiskt hos Lokalförsörjningsenheten

2.3.1 Förslag Bevaras W3D3/

systematiskt ordnat

2.3.1 Yttrande Bevaras W3D3/

systematiskt ordnat

2.3.1 Plan Bevaras W3D3/

systematiskt ordnat

2.3.1 Avtal Bevaras W3D3/

systematiskt PDF/A

och/eller Förvaltning Projekt under tre miljoner kronor ordnas systematiskt hos Lokalförsörjningsenheten

(30)

ordning

ordnat Papper 2.3.1 Beslut om förändringar i

lokalbestånd Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.3.2 Hantera hyresavtal

och/eller Papper

Förvaltning

2.3.2 Uppsägning av lokal Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.3.2 Begäran om medling Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.3.2 Delgivningskvitto Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.3.2 Skrivelse från hyresnämnd Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.3.3 Hantera bokning av undervisningslokaler och mötesrun

2.3.3 Bokning 7 år Time Edit Förvaltning RA-FS 2018:10

Undervisningslokaler och mötesrum inom UmUB bokas internt.

2.3.3 Minnesanteckning Bevaras Ordnas

systematiskt PDF/A

och/eller Förvaltning Exempelvis från Prissättningsrådet

(31)

ordning

Papper

2.3.3 Användarstatistik Vid

inaktualitet Time edit/

Mysql/poweB i

Förvaltning/UB Universitetsbiblioteket för egen statistik över hur deras lokaler utnyttjas.

2.3.4 Administrera bostäder för gästforskare och rekreation

2.3.4 Hyresavtal 7 år Ordnas

systematiskt Förvaltning RA-FS 2018:10

2.3.4 Ansökan / Erbjudande Vid

inaktualitet Ordnas

2.3.5 Hantera säkerhet

och/eller Papper

Förvaltning Stöld, arbetsskada

Gäller även de som skickas till Kammarkollegiet

och/eller Papper

Förvaltning

och/eller Papper

Förvaltning

2.3.5 Informationssäkerhet

2.3.5 Informationsklassning Bevaras Ordnas

Förvaltning/institut ion/enhet

2.3.5 Risk- och sårbarhetsanalys Bevaras Ordnas

Förvaltning/institut

ion/enhet

2.3.5 Handlingsplan Bevaras W3D3/skrivel PDF/A Förvaltning/institut

(32)

ordning

sediarium och/eller

Papper ion/enhet

2.4 Administrera Arkiv

2.4.1 Hantera diarieföring

2.4.1 Ärendekort Bevaras W3D3 .XML Förvaltning/

institution

2.4.1 Handlingskort Bevaras W3D3 .XML, Förvaltning/

institution

2.4.1 Diarieförteckning Bevaras W3D3/skrivel

Förvaltning/

institution Gäller för diarieföring på annat sätt än W3D3.

En digital kopia ska årligen skickas till Förvaltning vid arkivering för registrering i Visual Arkiv.

Originalet, tillsammans med de diarieförda handlingarna ska bevaras vid institutionens arkiv.

2.4.2 Hantera arkiv

2.4.2 Arkivförteckning Bevaras Visual

Arkiv/Drupal .XML/papper/

PDF/a Förvaltning/

institution Arkiv förtecknas i förteckningsprogrammet Visual Arkiv.

När ett arkiv avslutas bör en papperskopia av förteckningen skrivas ut och placeras i arkivet.

Äldre arkivförteckningar bevaras både på papper hos respektive institution och registreras digitalt i Visual Arkiv.

(33)

ordning

UmUB hanterar arkivbeskrivningar för sina enskilda arkiv i förteckningsprogrammet Arken.

2.4.2 Arkivbeskrivning Bevaras W3D3/skrivel

Förvaltning/

institution Digitala kopior ska även läggas in i Visual Arkiv.

2.4.2 Gallringsframställan Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.4.2 Gallringsbeslut Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning/institut

ion/enhet Dokumenthanteringsplan eller separat beslut

2.4.2 Gallringstillstånd Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning Inhämtas från Riksarkivet, efter gallringsutredning.

2.4.2 Gallringsprotokoll för

forskningsmaterial Bevaras W3D3/skrivel

se-diarium PDF/A och/eller Papper

Förvaltning/

institution 2.4.2 Sammanställning av

gallringsprotokoll Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.4.2 Gallringsprotokoll administrativa

handlingar (central gallring) Gallras vid

inaktualitet W3D3 PDF/A och/eller Papper

Förvaltning Gallringsprotokoll skickas till Förvaltning från institutioner där de sammanställs och diarieförs. Förutsatt att sammanställning är gjord.

2.4.2 Gallringsprotokoll administrativa Bevaras W3D3/skrivel PDF/A Institution/enhet Gäller då institution eller enhet gallrar på

(34)

ordning handlingar

(institution) se-diarium och/eller

Papper egen hand.

2.4.2 Överlämnandebevis Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning Används när arkivhandlingar ska överlämnas mellan arkivbildare eller myndigheter.

2.4.3 Hantera begäran om allmän handling

2.4.3 Begäran Gallras vid

inaktualitet Flexite /Ordnas systematiskt

ion/enhet Om formellt beslut om avslag önskas, diarieförs och bevaras hela ärendet inklusive begäran.

RA-FS 1991:6

2.4.3 Besked Gallras vid

inaktualitet Ordnas

systematiskt Förvaltning/Institut

ion/enhet Förhandsbesked om avslag. Om formellt beslut önskas, diarieförs och bevaras hela ärendet. Inklusive besked

RA-FS 1991:6

2.4.3 Överklagbart beslut Bevaras W3D3/

Skrivelsediari um

Förvaltning Fattas av Universitetsdirektören

2.4.4 Hantera personuppgifter

2.4.4 Personuppgiftbiträdesavtal Bevaras W3D3 PDF/A och/eller Papper

Förvaltning

2.4.4 Anmälan om behandling av

personuppgift Bevaras W3D3 PDF/A Förvaltning Anmälan sker via formulär i Portal-BAS,

som registrerar anmälan i W3D3

(35)

ordning 2.4.4 Begäran om radering av

personuppgifter Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.4.4 Samtycke till insamling av

personuppgifter Gallras vid

inaktualitet Ordnas

systematiskt institution Samtycke för hantering av personuppgifter vid studentarbeten kan gallras när

personuppgifterna gallras.

Vid behandling av personuppgifter ska studenten lämna in samtycken till den institution som studenten är knuten till.

Se dokumenthanteringsplan för utbildning på grund och avancerad nivå.

2.5 Administrera data och tele

2.5 Avtal Bevaras W3D3 PDF/A /

Papper Förvaltning Till exempel:

Tjänsteavtal,

Avtal mellan ITS och institutioner eller andra uppdragsgivare

2.5 Mall för förvaltningsplan bevaras Ordnas

systematiskt PDF/A /

Papper Förvaltning

2.5 Förvaltningsplan Bevaras Ordnas

Papper Förvaltning/Institut

ion/enhet För centrala system ansvarar Förvaltning för bevarande.

Enskilda enheters/institutioners system har egna planer som bevaras hos den

systemägande enheten/institutionen

(36)

ordning

2.5 Mall för bevarandeplan Bevaras W3D3 PDF/A /

Papper Förvaltning

2.5 Bevarandeplan Bevaras Ordnas

systematiskt PDF/a /

Papper Förvaltning/Institut

ion/enhet För centralt förvaltade system bevaras planen som bilaga till förvaltningsplanen.

För system som förvaltas utanför den centrala förvaltningsmodellen kan planen bevaras separat.

2.5 Systemkarta Gallras vi

inaktualitet I-server Förvaltning IT-arkitektur. En karta över de olika system som hanteras hos ITS, samt vilka uppgifter hanteras inom de systemen.

RA-FS 1991:6

2.5 Källkoder Bevaras TFS PDF/A Förvaltning Kan omfattas av sekretess.

Gäller system utvecklade vid Umeå

universitet. Gäller det ett system utvecklad åt andra kan sekretess förekomma.

2.5 Systemdokumentation Bevaras Ordnas

systematiskt PDF/A Förvaltning/Institut

ion/enhet Dokumentation som beskriver hur koder och förkortningar används och ska tolkas i systemet eller på annat sätt behövs för att tolka informationen i systemet är av extra vikt att bevara.

Kan även innefatta checklistor, installationsinstruktioner, arkitekturbeskrivningar och

(37)

ordning

designdokument.

2.5 Minnesanteckningar/protokoll

från systemutveckling Bevaras Ordnas

papper Förvaltning Kan omfattas av sekretess.

Gäller system utvecklade vid Umeå universitet.

För system utvecklade åt externa

uppdragsgivare kan sekretess förekomma.

2.5 UMU-id Bevaras CAS XML Förvaltning

2.5 Supportärenden Gallras när

de inte längre behövs i verksamhe ten

Servicedesk+ Förvaltning Gäller supportärenden anmälda till Servicedesk.

RA-FS 1991:6

2.5 Projektplan bevaras Ordnas

papper Förvaltning/Institut ion/enhet

2.5 Projektrapport bevaras Ordnas

2.5 Minnesanteckningar/protokoll

från projekt Bevaras Ordnas

2.6 Administrera information och kommunikation

2.6.1 Hantera intern och extern kommunikation

2.6.1 Extern webbsida Bevaras Episerver xhtml Förvaltning Arkivering av webbarkiv sker tre gånger per

2.6.1 Nyhetsbrev Gallras vid år.

inaktualitet Apsis Förvaltning RA-FS 1991:6, 1997:6, 2012:2

(38)

ordning

2.6.1 Internwebbsida Gallras vid

inaktualitet ordnas

systematiskt Förvaltning/enhet RA-FS 1991:6, 1997:6, 2012:2

2.6.1 Grafisk profil Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller papper

Förvaltning

2.6.2 Hantera högtider och evenemang

2.6.2 Beslut /protokoll Bevaras W3D3/skrivel

Förvaltning

/institution Exempelvis:

Datum för högtid 2.6.2 Bordsplacering / placeringsschema Bevaras Ordnas

systematiskt Papper Förvaltning

/institution Till exempel:

placering på scen vid vår- och höstpromotioner.

Bordsplacering vid kungliga besök

2.6.2 Bilder Bevaras Ordnas

systematiskt Papper Förvaltning /institution 2.6.2 Videoupptagningar

2 år/bevaras

Ordnas

systematiskt MP4_FF_2

(MPEG-4) Förvaltning

/institution Undantag från gallring: Myndigheten ska bevara videoupptagningar som bedöms ha ett värde för forskningen eller som har rönt stor uppmärksamhet.

RA-MS 2017:39 2.6.2 Externa inbjudningar till högtider Bevaras W3D3

/skrivelsediari um

Förvaltning /institution

2.6.2 Avtal Bevaras W3D3 PDF/A Förvaltning

(39)

ordning /skrivelsediari

um och/eller

Papper /institution 2.6.3 Hantera hedersutmärkelser

och/eller Papper

Till exempel beslut om nominering och tilldelning av hedersutmärkelse.

2.6.3 Pressmeddelande Bevaras externwebb xhtml

2.6.3 Inbjudan att nominera Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

2.6.3 Bilder Bevaras W3D3 PDF/A och/eller

Papper 2.6.4 Hantera trycksaker

2.6.4 Trycksaker Bevaras Ordnas

systematiskt Papper Förvaltning/enhet Exempelvis:

utbildningskatalog, broschyrer Inbjudningskort till högtider

Tidskrifter. En arkivkopia bevaras av alla trycksaker.

2.7 Hantera juridik

2.7.1 Hantera anmälan om vilseledande

och/eller Papper

Förvaltning Med bilagor enligt handläggningsordning 1.1-1020-17

2.7.1 Anmodan om yttrande inklusive

delgivningskvitto Bevaras W3D3 PDF/A

(40)

ordning

Papper

och/eller Papper

Förvaltning

2.7.1 Beslut/beslutsprotokoll Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning Beslut:

Från Disciplinnämnden Från rektor

2.7.1 Överklagande Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.7.1 Överlämnande till förvaltningsrätt Bevaras W3D3 PDF/A och/eller Papper

Förvaltning

2.7.1 Yttrande till förvaltningsrätten Bevaras W3D3 PDF/A och/eller Papper

Förvaltning

2.7.1 Föreläggande om yttrande från

förvaltningsrätten Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning Anmodan. Kan ha andra benämningar

2.7.1 Dom från förvaltningsrätten Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.7.2 Hantera anmälan om vetenskaplig ohederlighet

och/eller Papper

Förvaltning

(41)

ordning

2.7.2 Förberedande undersökning Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.7.2

Fullständig utredning

Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

och/eller Papper

Förvaltning

och/eller Papper

Förvaltning

2.7.3 Hantera personaljuridiska utredningar

och/eller Papper

2.7.3 Kallelse med föredragningslistor Bevaras W3D3 PDF/A och/eller Papper

2.7.3 Underrättelse till arbetstagare Bevaras W3D3 PDF/A och/eller Papper

2.7.3 Varsel till arbetstagarorganisation Bevaras W3D3 PDF/A och/eller Papper

2.7.3 Protokoll Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Förvaltning Från överläggning Från PAN beslutsmöte

(42)

ordning

Papper Från tvisteförhandlingar:

2.7.3 Underlag till

Personalansvarsnämnd Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

2.7.3 Mall för utredning Bevars W3D3 PDF/A

och/eller Papper

2.7.3 Rapport Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning Kan omfattas av sekretess Om att ta ärende till PAN

Beslut om åtgärd: till exempel beslut om avsked, beslut om uppsägning på grund av personliga skäl

Beslut om disciplinpåföljd 2.7.3 Avskeds- och uppsägningsbesked Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

2.7.3 Förhandlingsframställan om

ogiltigförklarande Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Förvaltning Kan omfattas av sekretess

(43)

ordning

Papper

2.7.3 Anmodan Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

2.7.3 Anmälan till Statens

ansvarsnämnd. Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning Kan omfattas av sekretess

2.7.3 Dokumentation om

misskötsamhet Bevaras W3D3/skrivel

ion/enhet Kan omfattas av sekretess

Dokumentation som uppstår när chef hanterar en misskötsamhetsinstitution på en arbetsplats. Kan ingå som underlag till PAN.

2.7.4 Hantera anmälan om diskriminering, trakasserier eller kränkande särbehandling

2.7.4 Anmälan Bevaras W3D3/skrivel

sediarium PDF/A, papper Förvaltning/Institut

Kränkande särbehandling hanteras på institutionsnivå.

Tjänsteanteckningar sparas som anmälan på institutionsnivå.

2.7.4 Utredning/rapport med bilagor Bevaras W3D3 PDF/A, papper Förvaltning Kan omfattas av sekretess Rapport från Studentcentrum,

Personalenheten eller universitetsjurist

2.7.4 Anmodan Bevaras W3D3 PDF/A, papper Förvaltning

2.7.4 Yttranden Bevaras W3D3 PDF/A, papper Förvaltning

2.7.4 Beslut/protokollsutdrag Bevaras W3D3 PDF/A, papper Förvaltning/Institut Kan omfattas av sekretess

(44)

ordning

ion/enhet

Rektorsbeslut om att inleda utredning.

Beslut om åtgärd eller inte.

Beslut om hänskjutande till Disciplinnämnd /PAN

2.7.4 Uppföljning Bevaras W3D3 PDF/A, papper Förvaltning/Institut

Beroende på den anmäldes roll bevaras handlingarna på institutions- eller fakultetsnivå

Vid kränkande särbehandling ska en uppföljning av beslut göras. FS 1.1-45-15 2.7.5 Hantera bisysslor

2.7.5 Redovisning av bisyssla Bevaras Ordnas

systematiskt Papper Förvaltning 2.7.5 Sammanställning av bisysslor

inklusive redogörelse på institutionsnivå

Bevaras Ordnas

systematiskt Papper Förvaltning 2.7.5 Sammanställning av bisysslor

inklusive redogörelse Bevaras W3D3 PDF/A, papper Förvaltning Från Fakultetsnivå

Från Universitetsbiblioteket

Från de som berörs av chefsavtalet.

2.7.5 Begäran om besked enligt 7§ LOA

& 3 kap 7§ Högskolelagen Bevaras W3D3 PDF/A, papper Förvaltning 2.7.5 Utredning och rekommendation

om åtgärd Bevaras W3D3 PDF/A, papper Förvaltning

2.7.5 Beslutsprotokoll Bevaras W3D3 PDF/A, papper Förvaltning Rektorsbeslut

Beslut om åtgärd

(45)

ordning

Beslut om att upphöra med förtroendeskadliga bisysslor

1.8 Bedriva biblioteksverksamhet

2.8.1 Hantera mediaförsörjning

2.8.1 Statistik Bevaras Alma/Statisti

kverktyg .XML Enhet Beskriver antal titlar och volymmängd i cm.

Uppdateras vid inköp, gåvor och pliktleveranser

Webbstatistik förs manuellt

2.8.1 Inköpsförslag Gallras vid

inaktualitet Redmine Enhet Inköpsförslag lämnas in via:

Webbformulär

Meddelande från Selma Telefon

E-post

RA-FS 1991:6 (ändrad 1997:6 och 2012:2)

2.8.1 Mottagningsdokument Bevaras Ordnas

systematiskt/

Arken

Papper/.xml Enhet

2.8.1 Pliktleverans Bevaras PIA .XML Enhet Information om vad som ska sparas skrivs

in i systemen PIA (plikten i arbetet) 2.8.2 Hantera låneverksamhet

2.8.2 Begäran om fjärrlån Gallras vid

inaktualitet Webb-

formulär Enhet Begäran om fjärrlån kommer in via

webbformulär.

(46)

ordning

/Libris För nyare material behandlas inkomna

önskemål om fjärrlån som inköpsförslag.

RA-FS 1991:6 (ändrad1997:6 och 2012:2) 2.8.2 Förteckning över bokbestånd Bevarande Alma/Nainuw

a/Arken m.m .XML Enhet UB gick över från Aleph till Alma i september 2018.

För en full förteckning över system kontakta UmUB.

Ingen gallring sker ur bokbeståndet.

2.8.2 Kvitton över manuella lån Gallras vid

inaktualitet Ebba/ordnas

systematiskt Enhet RA-FS 1991:6 (ändrad 1997:6 och 2012:2)

2.8.2 Kvitton över fjärrlån 2 år efter åter- lämnande

Libris/ordnas

2.8.2 Notifieringar Gallras vid

inaktualitet Alma/redmim ine/Exchange /universitetet s SMS-tjänst

Enhet RA-FS 1991:6 (ändrad 1997:6 och 2012:2)

2.8.3 Hantera låntagare

2.8.3 Låntagarinformation Gallras vid i

inaktualitet Alma /ordnas

2.8.3 Hantering av krav 7 år Redmine/e-

post/

Raindance

Enhet Fakturering vid krav eller återkrav RA-FS 2018:10

2.8.4 Tillgängliggöra forskning vid Umeå Universitet

(47)

ordning

Hur tillgängliggörande av forskning och examensarbeten hanteras redovisas i respektive verksamhetsområdes dokumenthanteringsplan.

2.8.4 Mall för datahanteringsplan Bevaras W3D3 PDF-a/papper Förvaltning

2.8.4 Datahanteringsplaner Bevaras Ep-online

2.8.4 Blankett för godkännande av

publicering av examensarbete Bevaras DiVA PDF/A Institution Denna handlingstyp bevaras när någon annan än studenten laddar upp uppsats samt godkänner publicering i DiVA. Om uppsatsen har flera författare krävs alltid ifylld blankett och arkivering av blankett.

2.9 Administrera universitetsgemensamma projekt

2.9 Projektplan Bevaras W3D3 PDF-a/papper Förvaltning

2.9 Beslut om projektplan Bevaras W3D3 PDF-a/papper Förvaltning

2.9 Delrapport Bevaras W3D3 PDF-a/papper Förvaltning

2.9 Slutrapport Bevaras W3D3 PDF-a/papper Förvaltning

2.9 Uppföljning Bevaras W3D3 PDF-a/papper Förvaltning

2.9 Projektmall Bevaras W3D3 PDF-a/papper Förvaltning

2.10 Administrera miljö och hållbar utveckling

2.10 Miljöledningsrapport Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

Förvaltning

2.10 Miljöutredning Bevaras W3D3 PDF/A

och/eller Papper

2.11 Tillhandahålla intern service

2.11 Avtal 7 år Ordnas Förvaltning Med externa leverantörer

(48)

ordning systematiskt

RA-FS 2018:10

2.11 Överenskommelser 7 år Ordnas

systematiskt Förvaltning Interna kunder

RA-FS 2018:10

2.11 Serviceavtal 7 år Ordnas

2.11 Infocenterärenden Vid

inaktualitet Flexite Förvaltning De ärenden som kräver mer än en rutinartad behandling ska lyftas ur systemet och diarieföras hos den berörda enhet/institution som äger ärendet.

RA-FS 1991:6 (1997:6, 2012:2)

2.11 Svarschecklistor Vid

inaktualitet Ordnas

systematiskt Förvaltning Varje enhet äger sin fråga och ansvarar för checklistorna.

2.11 Husråd minnesanteckningar Bevaras Ordnas

systematiskt PDF-a/papper Förvaltning Förs av områdeschef.

2.11 Ansökan om tillstånd om att få ha arrangemang där alkohol serveras i myndighetens lokaler

Vid inaktualitet Flexite Förvaltning RA-FS 1991:6 (1997:6, 2012:2)

2.11 Beslut om tillstånd om att få ha arrangemang där alkohol serveras i myndighetens lokaler

Vid inaktualitet Flexite Förvaltning RA-FS 1991:6 (1997:6, 2012:2)