Tel 0480-45 00 00 vx │ingela.moller@kalmar.se
TJÄNSTESKRIVELSE
Handläggare Datum Ärendebeteckning
Ingela Möller 2016-02-12 SN 2016/0011.11.01
0480-450885
Socialnämnden
Årlig bedömning av verksamhets-ledningssystemet
Förslag till beslut
Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen.
Bakgrund
Den övergripande ledningen för kommunens verksamhetsledningssystem skall varje år göra en samlad bedömning av verksamhetsledningssystemet och uti-från denna fastställa om systemet är lämpligt, tillräckligt och väl fungerande.
Därutöver skall den övergripande ledningen ta ställning till om kravet på stän-diga förbättringar är uppfyllt och fatta nödvänstän-diga beslut om eventuella för-ändringar av det fortsatta arbetet.
Som underlag för detta arbete skall de lokala ledningarnas genomgång (förvalt-ningsledningarna) i februari varje år svara på ett antal frågor om förvaltningens arbete med ledningssystemet. I bifogad handling redogörs för de svar som lämnats från socialförvaltningen till den övergripande ledningen.
Ingela Möller Cecilia Frid
Avdelningschef Förvaltningschef
Bilaga
1 Utvärdering av verksamhetsledningssystemet
Svarsjournal
Publikationsnamn Utvärdering av verksamhetsledningssystemet 2015
Namn Anonym
Datum 2016-02-10 11:16:07
1. Välj förvaltning Socialförvaltningen
2. Internrevision - Hur har planeringen av
internrevisionen fungerat? Bra
2. Internrevision - Hur fungerade genomförandet av internrevisionen?
Bra 2. Internrevision - Hur har stödfrågorna till
internrevisionen fungerat?
Bra 2. Internrevision - Hur upplevs antalet
internrevisorer?
Bra 2. Internrevision - Hur upplevs kvaliteten på
revisionsrapporterna?
Bra 2. Internrevision - Hur fungerade stängningen av avvikelserna?
OK men med vissa brister 2. Internrevision - Hur upplevs den tid som
avsatts för internrevisionen? Bra
2. Internrevision - Hur har internrevisionen fångat förbättringsområden?
Bra 2. Internrevision - Skriv kort kommentar när svaren på något av alternativen blir:
"Ej tillfredsställande" eller "OK, men med vissa brister"
Avvikelserna från en revision ej stängd före externrevision.
3. Lagbevakning och lagefterlevnad - Hur
fungerar rutiner för bevakning och uppföljning av lagar och andra krav?
OK men med vissa brister
3. Lagbevakning och lagefterlevnad - Skriv kort kommentar när svaret blir: "Ej tillfredsställande"
eller "OK, men med vissa brister"
Uppföljning inom miljöområdet behöver förbättras. Tillägg till rutin lagbevakning ska in i verksamhetshandboken.
Nej
- Kommentar I huvudsak uppfylls lagar och andra krav. Brister finns inom ensamkommande verksamheten, brist på uppföljning av beslut inom LSS verksamheten, långa väntetider inom handläggningen i vissa områden. Vissa brister inom område brand och miljö.
4. Extern revision - Hur har planeringen av den externa revisionen fungerat?
Bra 4. Extern revision - Hur upplevs revisionsplanen?Bra 4. Extern revision - Hur fungerade
genomförandet av den externa revisionen (inklusive revisorernas kompetens)?
Bra
4. Extern revision - Hur upplevs kvaliteten på revisionsrapporten?
Bra 4. Extern revision - Hur upplevs kvaliteten på avvikelserapporten?
Bra 4. Extern revision - Hur fungerade stängningen av avvikelserna?
Bra 4. Extern revision - Hur upplevs den tid som
avsatts för extern revision?
Bra 4. Extern revision - Hur har samspelet med den övergripande kvalitets- och miljösamordnaren fungerat?
Bra
5. Systematiskt brandskyddsarbete - Hur har arbetet med utrymningsövningar fungerat?
OK men med vissa brister 5. Systematiskt brandskyddsarbete - Hur har OK men med vissa brister
brandskyddsronder genomförts enligt rutin?
5. Systematiskt brandskyddsarbete - Hur väl efterlevs kraven på brandskyddsutbildning?
OK men med vissa brister 5. Systematiskt brandskyddsarbete - Skriv kort
kommentar när svaren på något av alternativen blir: "Ej tillfredsställande" eller "OK, men med vissa brister"
Området är väl kartlagt så kunskapen om vad som brister och var är stor. Åtgärdsplan för 2016 är framtagen.
6. Miljöarbetet - Hur väl bidrar vi till att minska våra kunders/brukares miljöpåverkan?
Bra 6. Miljöarbetet - Hur tar vi hänsyn till miljö i
beslutsunderlag som lyfts till politiken?
OK men med vissa brister 6. Miljöarbetet - Hur har arbetet med kemikalier
fungerat?
OK men med vissa brister 6. Miljöarbetet - Hur har arbetet med
avfallshanteringen fungerat?
Bra 6. Miljöarbetet - Hur har arbetet med att minska energiförbrukningen fungerat?
Bra 6. Miljöarbetet - Hur ser förvaltningens
miljökompetens ut?
Bra 6. Miljöarbetet - Skriv kort kommentar när
svaren på något av alternativen blir:
"Ej tillfredsställande" eller "OK, men med vissa brister"
Svårt att få in kemikalielistor från alla enheter. Nya rutiner tas fram. I rutinen för beslutsunderlag finns miljöaspekt med, denna används dock inte alltid.
70 7. Processarbetet - Hur fungerar mätningen av förvaltningens processer?
Ej tillfredsställande 7. Processarbetet - Hur har behovet av utbildning
kring processer täckts in?
Bra 7. Processarbetet - Hur upplevs förvaltningens processer - är rätt processer beskrivna?
OK men med vissa brister 7. Processarbetet - Skriv kort kommentar när
svaren på något av alternativen blir:"Ej tillfredsställande" eller "OK, men med vissa brister"
Huvudprocess behöver fastställas, delprocesser anpassas till huvudprocessen.
8. Kundtillfredsställelse - Hur fungerar förvaltningens arbete med att mäta kundtillfredsställelse?
OK men med vissa brister
8. Kundtillfredsställelse - Hur fungerar arbetet med att ta fram handlingsplaner efter
mätningar?
Bra
8. Kundtillfredsställelse - Hur fungerar arbetet med att genomföra de aktiviteter som finns i handlingsplanerna?
Bra
8. Kundtillfredsställelse - Hur fungerar arbetet med att följa upp handlingsplanerna?
Bra 8. Kundtillfredsställelse - Hur väl efterföljs den kommungemensamma rutinen "Verktyg för uppföljning av kvalitet"?
Föredömligt
8. Kundtillfredsställelse - Skriv kort kommentar när svaren på något av alternativen blir:"Ej tillfredsställande" eller "OK, men med vissa brister"
Mätningarna är inte heltäckande. Under 2015 har inte någon mätning gjorts då vi avvaktat SKLs nationella brukarundersökning.
9. Målarbetet inklusive måluppfyllelse - Hur väl uppfyller förvaltningens detaljerade mål kraven på att vara SMARTA?
OK men med vissa brister
9. Målarbetet inklusive måluppfyllelse - Hur väl bidrar valda aktiviteter till att målen uppfylls?
OK men med vissa brister 9. Målarbetet inklusive måluppfyllelse - Hur ser
måluppfyllelsen ut?
OK men med vissa brister 9. Målarbetet inklusive måluppfyllelse - Skriv
kort kommentar när svaren på något av
alternativen blir:"Ej tillfredsställande" eller "OK, men med vissa brister"
Vi är på god väg och arbetet förbättras från år till år.
Fortfarande kvarstår att skapa accepterade och realistiska mål.
10. Förbättrings- och avvikelsearbetet - Hur fungerar förvaltningens synpunktshantering när det gäller att fånga synpunkter (beröm,
förbättringar, klagomål, avvikelser) från de anställda?
OK men med vissa brister
10. Förbättrings- och avvikelsearbetet - Hur fungerar förvaltningens synpunktshantering när det gäller att fånga synpunkter från kunderna?
OK men med vissa brister
10. Förbättrings- och avvikelsearbetet - Skriv kort kommentar när svaren på något av
alternativen blir:"Ej tillfredsställande" eller "OK, men med vissa brister"
Förbättring har skett under 2015 men arbetssättet är inte implementerat fullt ut.
11. Utifrån svaren om de olika områdena ovan gör nu följande analys: Ser ni några trender i enkätsvaren?
Ja
11. Utifrån svaren om de olika områdena ovan gör nu följande analys: Ser ni några trender i enkätsvaren? - Om ni svarar "Ja" kommentera orsak och behov av åtgärd.
Förvaltningens kunskap om de olika områdena i enkäten har ökat genom bättre uppföljning inom olika områden.
Detta leder till att svaren i årets enkät är mer självkritiska jämfört med tidigare år men bygger på ett bättre
kunskapsunderlag. Generellt uppfattar vi att trenden är att förvaltningen gör ständiga förbättringar inom områdena.
12. Kvalitetspolicyn - Är kvalitetspolicyn relevant och aktuell?
Ja 12. Kvalitetspolicyn - Vid svar "Nej" lämna
kommentar.
Policyn har mer karaktär att vara en värdegrund. Den uppfyller inte riktigt kraven på en kvalitetspolicy.
13. Miljöpolicyn - Är miljöpolicyn relevant och aktuell?
Nej 13. Miljöpolicyn - Vid svar "Nej" lämna
kommentar.
Miljöpolicyn bör inriktas mot miljö och inte ekonomi och socialt. Social hållbarhet skulle kunna vara en del av kvalitetspolicyns ambitionsnivå.
14. Förändringar i verksamheten - Har det skett några förändringar i verksamheten som påverkar bedömningen av de betydande miljöaspekterna?
Ja
14. Förändringar i verksamheten - Vid svar "Ja"
lämna kommentar.
Färre antal interna tjänsteresor inom kommunen efter flytt till gemensamma lokaler. Förvaltningen har ökat antal boenden framförallt inom ensamkommande vilket ger fler resor och fler lokaler. Kraftig ökning av externa
placeringar utanför kommunen för ensamkommande flyktingbarn vilket har lett till en stor ökning av långa tjänsteresor. Förvaltningen har ökat elbilanvändningen.
Förvaltningen har investerat i utrustning för
webbmöten. Fler utbildningar har arrangerats via webb.
15. Uppfyller vi kraven på ständiga förbättringar?Ja 16. Är systemet lämpligt, tillräckligt och väl fungerande?
Ja 16. Är systemet lämpligt, tillräckligt och väl fungerande? - Om ni svarar "Nej" på någon av frågorna 15 eller 16 kommentera orsak och behov av åtgärd.
Det finns fortfarande mycket att göra för att göra systemet tillgängligt, implementerat och användbart ute i verksamheten. Verksamhetshandboken behöver göras enklare att använda och datorkunskapen behöver öka i förvaltningen.
17. Har vi tillräckligt med
kompetens/utbildning/resurser för systemet?
Nej 17. Har vi tillräckligt med
kompetens/utbildning/resurser för systemet? - Om ni svarar "Nej" kommentera orsak och behov av åtgärd.
Datakunskapen i förvaltningen är för låg hos användarna ute i verksamheten.
18. Ge förslag på områden till höstens internrevision som er förvaltning önskar revidera.
Brand, intern kontroll, inköpsprocessen, information - kommunikation, verksamhetsunika processer och rutiner.
Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel 0480-45 00 00 vx │ Kristina.Appert@kalmar.se
TJÄNSTESKRIVELSE
Handläggare Datum Ärendebeteckning
Kristina Appert 2016-02-09 SN 2014/0652.03.01
0480-450950
Socialnämnden
Årsrapport för 2015
Förslag till beslut
Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen.
Bakgrund
Det åligger varje nämnd att sammanställa en årsrapport. Den består av en sammanställning av viktiga händelser/ändrade förutsättningar, ekonomisk re-sultatanalys, måluppföljning, kvalitetsberättelse samt ett framtidsavsnitt som är ett viktigt underlag inför arbetet med den kommunövergripande verksamhets-planen för 2017-2019.
Vid socialnämndens sammanträde i mars fastställs årsrapporten för 2015.
Kristina Appert Cecilia Frid
Avdelningschef, ekonomi Socialchef
Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel 0480-45 00 00 vx │ Niklas.Hermansson@kalmar.se
TJÄNSTESKRIVELSE
Handläggare Datum Ärendebeteckning
Niklas Hermansson 2016-02-08 SN 2016/0085.11.01
0480-453819
Socialnämnden