balanserat risktagande till ett lång-siktigt värdeskapande där både möjligheter och risker beaktas. Att identifiera, analysera, hantera och följa upp risker är därför en priorite-rad fråga.
Utöver de affärsmöjligheter som kan uppstå när företaget hanterar riskerna väl finns det också hot som, om de inte hanteras korrekt, kan äventyra trovärdighet och konkurrensförmåga samt få negativa konsekvenser för företagets intressenter och omvärld.
Riskarbetet är en integrerad del i all verksam-het och bygger på en strukturerad process som tar avstamp i det årliga affärsplanearbetet. Där identifieras verksamhetens företagsövergripande risker, både utifrån de konsekvenser de kan få för Specialfastigheter och de konsekvenser företagets verksamhet kan få på omvärlden. Risk-analysen ligger sedan till grund för bland annat handlingsplan för internkontroll och verksam-hetsrevisioner. De risker som be döms viktigast för intressenterna presenteras i års- och hållbarhets-redovisningen. Specialfastigheters riskhantering utgår från standarden för riskhantering, ISO 31000:2018.
För varje identifierad risk görs en bedömning av sannolikhet och konsekvens för att få fram en risknivå. Därefter tas en handlingsplan fram
Mycket begränsad Begränsad Allvarlig Mycket allvarlig Katastrof
OsannolikLitenMöjligSannolikMycket sannolikSannolikhet
med förslag på åtgärd med tillhörande tidplan och ansvarsfördelning. Till sist görs en analys av vilken effektivitet företaget har för att hantera den identifierade risken. Riskerna delas in i fyra riskkategorier: affärsrelaterade, legala, operativa samt finansiella.
Styrelsen följer upp incidenter och eventuella tvister varje kvartal. En gång om året godkänner de och följer upp internkontrollplanen samt diskuterar och följer upp identifierade risker. För större projekt görs särskilda riskanalyser.
Förändringar i risker 2021
Specialfastigheter redovisar totalt 15 risker.
Fokus i ledningens riskarbete är företagets kraf-tigt ökade projektvolym och säkerställande att leverans kan ske enligt ingångna och kommande avtal. Många av riskerna som identifierats är därför kopplade till dessa leveranser. Det handlar bland annat om risker kring finansiering och bemanning, lokalernas utformning, samt risker kopplade till leverantörer och materialtillgång.
Risken Omfattande utsläpp av koldioxid under en byggnads livscykel har tagits bort. Det är oer-hört viktigt att minska utsläppen och den globala uppvärmningen, men ur ett strikt riskperspektiv handlar det snarare om risker som att inte kunna finansiera fastigheter eller försäkra dem, eller att de inte är anpassade efter klimatförändringar.
Den befintliga risken kring covid-19 har utveck-lats till att också omfatta allvarliga smittsamma sjukdomar generellt. Pandemier ses som en risk som vi kommer få leva med under överskådlig framtid och den kan i vissa scenarier få stora konsekvenser för företagets verksamhet.
Siffrorna anger specifika risker som finns beskrivna på sid 42–43. Rutans färg anger risk-nivå och färgen i cirkeln anger vår bedömda effektivitetsnivå.
Riskmatris
process för hantering av risker
Effektivitetsbedömning Uppföljning, återkoppling och rapportering av risk-hanteringen.
Effektivitetsnivå – hur vi hanterar respektive risk
Mycket bra effektivitet Bra effektivitet Acceptabel effektivitet Oacceptabel effektivitet Riskinventering
Inventering av befintliga och nytillkomna risker.
Analys av sannolikhet och påverkan.
• Operativa risker
• Affärsrelaterade risker
• Finansiella risker
• Legala risker
Riskanalys Definition av risknivå utifrån sannolikhet och konsekvens.
Om Specialfastigheter 1
Vd har ordet 4
Erbjudandet 6
Omvärlden 12
Verksamheten 15
Hållbarhet 22
Fastigheterna 28
Förvaltningsberättelse 38
Förvaltningsberättelse 39
Finansförvaltning 40
Ett balanserat risktagande 41
TCFD 44
Bolagsstyrning 46
Finansiella rapporter och noter 56
Revisionsberättelse 89
Fördjupad hållbarhetsinformation 93
Övrigt 104
De operativa riskerna omfattar alla risker i vår löpande verksamhet som påverkar hur vi hanterar vårt dagliga operativa arbete. Vi fokuserar på risker inom arbetsmiljö, miljö, informationssäkerhet och organisation.
riskbedömning
Risk Hantering, kontrollmoment Risk-
nivå
Certifierat ledningssystem för informationssäkerhet enligt ISO/
IEC 27001:2013 för att skydda våra och kundernas informationstill-gångar. Informationssäkerhetsutbildning obligatorisk för all per-sonal. Vi analyserar och bedömer hot och sårbarheter och tar fram skyddsåtgärder för IT-miljön löpande. Vi arbetar förebyggande för att minska risken för insiderbrott bland annat genom noggranna rekryteringar, rutiner för säkerhetsgodkännande av medarbetare och ständigt förbättringsarbete.
Vi har tydliga riktlinjer och mål för materialanvändningen. Vi foku-serar på att ständigt öka kunskapen och att göra bedömningar i varje byggprojekt kring ämnens miljö- och hälsofarlighet. Material som ingår i en byggnad dokumenteras i en databas så att vi vet vilka material som byggts in och var.
Medelhög Acceptabel
3
Fysisk och/eller psykosocial skada
Vi arbetar systematiskt med såväl psykosocial som fysisk arbetsmiljö och genomför kontinuerliga utbildningsinsatser och riskanalyser.
Vi verkar ofta i riskmiljöer och arbetar därför förebyggande mot hot och våld. Med en stor byggproduktion ökar risken för arbetsplats-olyckor och vi är bland annat med i initiativet Håll nollan för att minska dessa. Vi använder ISO 45001 som en vägledning i vårt arbetsmiljöarbete.
En pandemi kan leda till projektförseningar, begränsat tillträde till fastigheter, problem att introducera nyanställda och säkerhets- och arbetsmiljöproblem vid arbete hemifrån. Vi analyserar konsekven-serna av covid 19-pandemin och tar aktiva beslut om hur vi agerar ifall nya situationer uppstår.
Medelhög Bra
Affärsrelaterade risker härrör från händelser i vår omvärld, hos våra kunder och leverantörer samt i vår egen organisation, som påverkar vår affär samt utvecklingen på fastighetsmarknaden. Vi analyserar risker inom områdena marknad, projekt, organisation, trovärdighet samt värde.
riskbedömning
Risk Hantering, kontrollmoment Risk-
nivå Effektivitets-nivå
5
Inte tillräckligt ändamålsenliga lokaler för kunden
Vi arbetar nära våra kunder för att tillgodose deras lokalbehov. Upp-daterad strategi för underhållsplanering och ökade investeringar i fastigheterna skapar förutsättningar att tillgodose kundernas lokal-behov samtidigt som fastigheternas ekonomiska värde bibehålls.
Hög Acceptabel
6 Utebliven önskad projektleverans
Vi arbetar strukturerat och gör riskbedömningar i projekten. Nära dialog förs mellan projekt- och inköpsorganisation. Projektge-nomgångar säkrar god styrning och uppföljning inkl. tydlig kom-munikation med beställaren. Aktiv kostnadsstyrning begränsar produktionskostnadsrisken i förhållande till entreprenören och avtalsmässigt i förhållande till hyresgästen. Tecknade ramavtal gör oss till en prioriterad kund och samarbetet leder till ökad effekti-vitet. Materialtillgång säkerställs genom proaktivt riskarbete med leverantörer och entreprenörer.
Medelhög Acceptabel
7 Ej tillräcklig och/eller ej säker digital transformation
Digitaliseringsstrategi framtagen. Digitalisering stärker vår säkra och hållbara affär genom t ex förbättrad kundservice, produktut-veckling och optimering av våra resurser. I digitaliseringsprocesser är IT-säkerheten alltid en parameter.
Hög Bra
8
Ifrågasättande av vår trovärdighet
Fastighetsbranschen är en riskbransch med stora investeringar och komplexa affärer med många inblandade. Vår värdegrund och uppförandekod leder oss i vardagen. Vi har en ansvarskod för leve-rantörer, ett strukturerat inköpssystem och följer lagen om offentlig upphandling. Utbildningar för beställare genomförs löpande i syfte att skapa kunskap om och förståelse kring etik för att på så sätt motverka korruption. Ett visselblåsarsystem och ett incident-rapporteringssystem ska fånga upp avvikelser och utifrån det ska verksamheten utvecklas. Vi har riktlinjer för att möta insider- och infiltrationshot, då kunskapen om detta är viktig för ett trovärdigt och effektivt säkerhetsarbete.
Medelhög Mycket bra
9
Ekonomisk skada till följd av klimat- förändringar
Översyn av finansiella klimatrelaterade risker och möjligheter med koppling till fastighetsbeståndet pågår, inklusive klimatriskanalys av
prioriterade fastigheter. Medelhög Acceptabel
10
Kompetens- och bemanningsbrist
Resurssättning är en prioriterad fråga i vårt växande bolag. Kom-petens och bemanning säkerställs genom utveckling av moderna arbetssätt för att rekrytera, introducera, utveckla, engagera och behålla medarbetare. I detta arbete inkluderas också externa resur-ser. Vi satsar på employer branding för att stärka vår attraktivitet som arbetsgivare. Strategiska samarbeten med entreprenörer och leverantörer ger möjligheter att utveckla och ta tillvara gemensam kompetens.
Hög Bra
Vd har ordet 4
Erbjudandet 6
Omvärlden 12
Verksamheten 15
Hållbarhet 22
Fastigheterna 28
Förvaltningsberättelse 38
Förvaltningsberättelse 39
Finansförvaltning 40
Ett balanserat risktagande 41
TCFD 44
Bolagsstyrning 46
Finansiella rapporter och noter 56
Revisionsberättelse 89
Fördjupad hållbarhetsinformation 93
Övrigt 104
Finansiella risker
Specialfastigheter är genom sin verksamhet exponerat för olika slags finansiella risker via exempelvis fluktuationer i vårt resultat och kassaflöde till följd av förändringar i marknadsvärdering, finansiering, räntor, kredit- och motpartsrisk, valutor, kursförlust, elpriser och risker i redovisning, skatter och avgifter.
Vår finanspolicy för hantering av finansiella risker har fastställts av styrelsen och bildar ett ramverk av riktlinjer och regler i form av riskmandat och limiter för finansverksamheten. Den övergripande mål-sättningen för vår finansfunktion är att tillhandahålla en kostnadseffektiv finansiering samt att minimera negativa effekter på bolagets resultat på grund av marknadsfluktuationer.
riskbedömning
Risk Hantering, kontrollmoment Risk-
nivå Effektivitets-nivå
11 Avsaknad av finansiering
För att säkerställa lånekapital eftersträvas krediter med lång löptid och en jämn förfallostruktur av befintliga lån. Huvuddelen av finan-sieringen sker på den svenska kapitalmarknaden. Vi arbetar aktivt med grön finansiering för ett hållbart fastighetsbestånd.
Medelhög Mycket bra
12 Ränterisk
Befintlig skuldportfölj inklusive derivat utvärderas kontinuerligt och vi eftersträvar en ränteprofil som anses lämplig med hänsyn till
totalkostnad, kommersiella förutsättningar och gällande affärsplan. Medelhög Mycket bra
13 Kredit- och motpartsrisk
Placeringar är endast tillåtna i värdepapper med hög kreditvärdig-het. Motpartsrisken för derivat hanteras genom att vi har avtal om att netta tillgångar mot skulder med motparter som derivataffärer görs med. För att ytterligare reducera motpartsrisken kan vi ingå avtal som reglerar hanteringen av säkerheter ställda för nettomark-nadsvärdet.
Låg Mycket bra
14
Kursförlust på köpt bostads obligation
Vi tar upp ränteswappar som motsvarar kursen på bostadsobli-gationerna. Dessa ger samma resultateffekt åt andra hållet, vilket eliminerar kursvinst/-förlust. De bostadsobligationer som vi köper har hög kreditvärdighet och likviditet.
Medelhög Mycket bra
Legala risker
Legala risker är bland annat sådana som rör vårt fastighetsägaransvar, exempelvis lagen om skydd mot olyckor, miljöbalken och plan- och bygglagen.
riskbedömning
Risk Hantering, kontrollmoment Risk-
nivå Effektivitets-nivå
15
Brister i fastighets-ägaransvaret
Vi har utvecklat våra IT-stöd för driftplanering och för att säkerställa att alla lagstadgade kontroller och regler följs, samt att vi lever upp till fastighetsägaransvaret i övrigt. Behov av kompetensutveckling utvärderas löpande.
Hög Bra
Känslighetsanalys
I ett riskanalysarbete är det viktigt att göra känslighetsanalyser utifrån olika scenarier för att se vad som är mest resultatpåverkande i de fall de inträffar. I vår känslighetsanalys kan vi konstatera att kalkylräntan och direktavkastningen i fastighetsvärderingen slår mest på vårt resultat.
resultatpåverkan på årsbasis, mkr
Variabel förändring 2021 2020
Hyresintäkter +/– en procent 18,9 18,5
Fastighetsdrift och media exklusive el +/– en procent 5,2 4,8
Underhållskostnader 1) +/– en procent 3,8 4,2
Ränta 1 %-enhet 39,7 38,8
Marknadsräntor, derivatinstrument 2) 1 %-enhet 53,8 32,5
Kursförändring på köpt bostadsobligation 3) 1 %-enhet 46,4 24,3
Kalkylränta 4) + 0,25 %-enhet –289 –280
Kalkylränta 4) – 0,25 %-enhet 298 289
Direktavkastning 4) + 0,25 %-enhet –1 330 –976
Direktavkastning 4) – 0,25 %-enhet 1 520 1 089
1) Inkluderar aktiverat underhåll enligt IFRS
2) Resultatpåverkan avser värdeförändring derivatinstrument
3) Resultatpåverkan avser momental förändring på placerade bostadsobligationer per 2021-12-31 med en nominell volym på 1 500 Mkr
4) Resultatpåverkan avser värdeförändring förvaltningsfastigheter
fÖrValtningSberättelSe 43 INNEHÅLL
Om Specialfastigheter 1
Vd har ordet 4
Erbjudandet 6
Omvärlden 12
Verksamheten 15
Hållbarhet 22
Fastigheterna 28
Förvaltningsberättelse 38
Förvaltningsberättelse 39
Finansförvaltning 40
Ett balanserat risktagande 41
TCFD 44
Bolagsstyrning 46
Finansiella rapporter och noter 56
Revisionsberättelse 89
Fördjupad hållbarhetsinformation 93
Övrigt 104