Konteringsbudgeten och den efter denna upplagda bokföringen är stommen i nämndernas och styrelsernas kostnadsredovisning. Kostnadsredovisningen skall inte bara ses som en noggrann anslagsredovisning utan i första hand som ett hjälpmedel till att använda de tillgängliga resurserna på bästa möjliga sätt.
Anslagsöverskridanden får under inga förhållanden ske
För utgifter, som ej kunnat förutses vid budgetens uppgörande, innebärande väntade anslagsöverskridanden, görs framställning om tilläggsanslag.
I första hand redogörs därvid för möjligheterna till finansiering inom egen budget, i andra hand anhålls om finansiering på ett sätt som kommunfullmäktige finner lämpligt.
Avvikelse från eller tillägg till kostnadsbärarbudgeten beslutas av kommunfullmäktige.
Nämnder och styrelser erinras om att endast fatta beslut inom respektive kompetensområde.
Kostnader som icke beräknats vid budgeteringen, men som uppstår under året skall redovisas på särskilda kon-ton såsom om anslag funnits.
Att belopp upptagits i budget får ej jämställas med verkställighetsbeslut. Innan medlen tas i anspråk, måste erforderliga beslut av därtill behörig instans föreligga.
Särskilt attest- och utanordningsreglemente har antagits av kommunfullmäktige 1992-04-23 (Kf § 48/92).
Personalbudgeten är baserad på kända förhållanden i augusti 2008 och är inte bindande för kommunen. Strider uppgifterna mot särskilda beslut eller reglementen gäller de senare. NY tjänst som är införd i personalbudge-ten skall anses inrättad när kommunfullmäktige fastställt årsbudgepersonalbudge-ten.
Anslagsbindning
Beträffande anslagsbindning gäller följande regler:
Driftbudget Nämnd/styrelse Investeringsbudget Projektkonto
Huvudprincipen beträffande driftbudgeten är således att anslagen är bundna på nämnd-/styrelsenivå. An-slagsbindningen begränsas dock av vad som sägs ovan samt att nystart eller nedläggning av verksamhet alltid ska godkännas av kommunfullmäktige.
För investeringsbudgeten gäller, att anslaget alltid är bundet till projektkontonivå.
Anvisningar för budgetuppföljning
Fastställda av kommunfullmäktige 1984-04-26. Sedan anvisningarna fastställdes är förändringar införda föran-ledda av fullmäktigebeslut.
§ 1 Nämnds ansvar för anslag och verksamhet
Nämnd ansvarar för att budgeterad verksamhet kommer till utförande och att intäkter hänförliga till nämndens verksamhet inflyter.
Nämnd utser uppföljningsansvariga för samtliga delar av sitt verksamhetsområde.
Med uppföljningsansvarig menas den, som nämnden utser att sammanställa budgetuppföljningen för ett visst område (hela eller delar av nämndens verksamhet).
Uppföljningsansvarig ska fortlöpande följa såväl kostnads- och intäktsutvecklingen som det verksamhetsmäs-siga utfallet inom sitt ansvarsområde.
Uppföljningsansvarig åligger vidare att till nämnden, i den ordning nämnden bestämmer, minst en gång per månad rapportera uppföljningen och lämna förslag till åtgärder vid befarad budgetavvikelse.
§ 2 Avvikelse från budget
Med budgetavvikelse förstås såväl verksamhetsavvikelse som beloppsavvikelse från fastställd årsbudget eller särskilt budgetbeslut (tilläggsbudget).
Begreppen verksamhetsavvikelse och beloppsavvikelse kan beskrivas på följande sätt.
Beloppsavvikelse
o utgiftsöverskridande o utgiftsunderskridande o inkomstöverskridande o inkomstunderskridande Verksamhetsavvikelse
o ändring av verksamhetens målsättning o annan inriktning av verksamheten o upptagande av ny verksamhet o nedläggning av verksamhet
o ökning eller standardhöjning av befintlig verksamhet o minskning eller standardsänkning av befintlig verksamhet.
§ 3 Nämnds åtgärder vid avvikelse i driftbudget
Så snart avvikelse befaras eller har konstaterats, är nämnd skyldig vidta åtgärder inom ramen för sina befogen-heter, så att anslaget kan hållas. Om sådana åtgärder ej bedöms tillräckliga är nämnden alltid skyldig att hos kommunfullmäktige väcka förslag till åtgärder, så att nämndens totala anslagsram kan hållas.
Finansiering kan ske genom omdisponering, kostnads-/intäktsjusteringar och/eller verksamhetskorrigering. För samtliga fall av budgetavvikelse, konstaterade eller befarade, skall finansieringsförslag lämnas.
Finansieringsförslaget skall ange hur avvikelsen kan rymmas inom ramen för nämndens totala budget.
Ärenden rörande budgetavvikelser och nämndernas förslag till finansiering av dessa skall i princip redovisas och behandlas vid kommunstyrelsens nästkommande budgetuppföljning.
§ 4 Beslut om omdisponeringar i driftbudget
Anslagsbindning sker i princip på nämnd-/styrelsenivå. Det är den nivå, på vilken kommunfullmäktige fast-ställer budgetanslagen, vilket framgår av respektive årsbudget. Kostnadsramen i anslaget är en bruttokostnads-ram.
Vid omdisponering i årsbudget gäller följande nivåer:
Personalbudget
o Från 2008 gäller att om medel finns kan nämnd/styrelse inrätta tjänst/-er.
Nyinrättade tjänster ska rapporteras till kommunfullmäktige. Nämnderna respektive kommunstyrelsen rapporterar antalet nyinrättade tjänster och hur dessa är finansierade samt vad tjänsterna avser. Det som gäller nyinrättade tjänster ska även gälla avveckling av tjänster.
Budgeten i övrigt
o Kommunfullmäktige beslutar vid omdisponering mellan olika nämnder/styrelser och vid nystart eller nedläggning av verksamhet.
o Nämnd/styrelse beslutar vid omdisponering inom egen budget.
Inom ramen för tilldelat anslag får nämnd göra sådana omdispositioner som ej innebär avsteg från av fullmäk-tige fastställda mål eller verksamhetens inriktning. Omdispositionerna får ej heller innebära betydande föränd-ringar av verksamhetens omfattning eller kvalitet.
Omdispositioner som beslutas av nämnd bör ej vara bindande utöver pågående budgetår.
Finner nämnd att budgeterad intäkt ej kommer att inflyta ska nämnd, i den mån avvikelsen är väsentlig, snarast anmäla detta till kommunstyrelsen med angivande av orsak och förslag till åtgärd.
Vissa specialdestinerade statsbidrag
Nämnd/styrelse äger besluta om utnyttjande av specialdestinerade statsbidrag som ej har kunnat beaktas i års-budget. Sådana beslut får ej innebära bindande kostnader för kommunen när statsbidraget upphör.
§ 5 Nämnds åtgärder vid avvikelser i investeringsbudget
Nämnd ska fortlöpande följa de enskilda projektens utgifts- och inkomstutveckling samt tids- och program-mässiga genomförande.
Finner nämnd att anslag kommer att bli otillräckligt eller att betydande tidsmässiga förskjutningar i projektets genomförande kan befaras, ska förhållandet snarast anmälas till kommunstyrelsen. Motsvarande gäller även då väsentligt anslagsunderskridande kan förväntas. Anmälan ska åtföljas av redovisning av de omständigheter som föreligger samt förslag till åtgärd.
Finner nämnd att budgeterad inkomst icke kommer att inflyta, ska nämnd, i den mån budgetavvikelsen är av väsentlig omfattning, anmäla förhållandet till kommunstyrelsen med angivande av orsaken härtill samt komma med förslag till åtgärd.
Nämnd ska, så snart ett investeringsobjekt som beslutats av kommunfullmäktige har färdigställts, till fullmäk-tige avge slutredovisning med avräkning mot förkalkyl.
§ 6 Prognoser över budgetutfall
Nämnd ska, i den ordning kommunstyrelsen bestämmer, till kommunstyrelsen redovisa det ekonomiska utfal-let och verksamhetsnivån med prognos av årsutfall.
Kommunstyrelsen upprättar totalprognoser över utfallet av årets budget. Dessa prognoser ska, utöver uppgifter om belopp och eventuell prestationsvolym, innehålla förklaringar till eventuella avvikelser samt förslag till åtgärder med anledning härav.
§ 7 Kommunstyrelsens åtgärder i anledning av anmälda avvikelser m m
Kommunstyrelsen åligger att, efter granskning av nämndernas redovisning och prognoser, besluta vilka åtgär-der som bör vidtas vid prognostiserad eller konstaterad budgetavvikelse, samt göra de framställningar hos kommunfullmäktige som anses påkallande.
Frågor om tolkning och tillämpning av dessa anvisningar avgörs av kommunstyrelsen efter kontakt med fack-nämnderna.