6. Processteg Planera
6.3. Lokala grupper
Så här gör du för att lägga upp en lokal grupp och lägga till medlemmar i gruppen:
1. Ange ett namn på gruppen.
2. Ange, om du vill, en beskrivning av gruppen.
3. Välj vilken typ av grupp du vill klassificera den som.
4. Tilldela gruppen rättigheter. De rättigheter som är möjliga att ange är Inga rättigheter, Tidsbegränsade läs- och skrivrättigheter och Läs- och skrivrättigheter. Bekräfta valet genom att klicka på den gröna bocken under Ändra.
När gruppen är skapad är det dags att koppla in de medlemmar som skall finnas med i grup-pen. Du klickar då på gruppens namn.
Du kan söka efter medlemmar till grupper på fyra olika sätt och kombinera dessa som du vill.
1. Organisationsnummer på företaget 2. Namnet på företaget
3. Personens för och/eller efternamn
4. Använd ett av ovanstående fält eller en kombination dessa. Du måste ange minst två tecken i ett fält för att kunna söka. Skriv i det sökfält som du vill använda dig av och klicka på [Starta sökning].
Om du bara söker på Namn på organisation, visas en lista med alla organisationer som har det namnet. Klicka på organisationsnamnet för att se de individer som är kopplade till organi-sationen.
Individerna i organisationen listas och du väljer den du vill ha genom att klicka i rutan till hö-ger. Därefter klicka på [Lägg till ikryssade individer i gruppen].
Om gruppmedlemmen inte är systemanvändare sedan tidigare finns en möjlighet att Skapa gästkonto direkt i denna vy. Klicka på Skapa gästkonto och individen får ett e-postmeddelan-de med användarnamn och lösenord.
I exemplet är Anna Andersson vald.
Varukontrakt
Tjänstekontrakt typ A
Tjänstekontrakt typ B
Byggentreprenadkontrakt och Byggkoncession
Förnyad konkurrensutsättning
Efter val av upphandlingstyp fyller du i uppskattat Upphandlingsvärde. Denna summa kom-mer inte att synliggöras för leverantörerna. Eventuellt ändras Valuta om du inte vill ha grun-dinställningen som är din organisations valuta.
Klicka på knappen [Hämta upphandlingsförfarande].
Nästa val är Upphandlingsförfarande. De val av upphandlingsförfaranden du kan göra beror på vilka direktupphandlingsgränser eller tröskelvärden som din organisation har och som är angivna i organisationsinställningarna i Visma TendSign.
Valen över tröskelvärde
Valen under tröskelvärde
Valen för direktupphandling
Välj sedan Typ av avtal.
Det sista valet du gör är att välja Tidsfaktor för upphandlingen, välj mellan Normal eller På-skyndat.
När detta val är gjort klickar du på [Nästa steg] för att gå vidare till tidsplanen.
6.5. Tidsplan
I detta steg gör du de val som sedan ligger till grund för när upphandlingen annonseras och avslutas. Du kan redan här fylla i uppgifter om avtalstider och eventuella förlängningar.
Du kan också öppna upp alla fält genom att klicka på [Redigera datum] då du får möjlighet att skriva in datum manuellt. När du redigerat färdigt kräver systemet att du klickar på [Räk-na om].
Ovan visas ett exempel på när istället ett tvåstegsförfarande är valt.
Fältet Sista datum för frågor innebär att inga frågor längre kan ställas i systemet, efter det datum du anger. Det är fullt möjligt för dig som upphandlare att besvara frågorna efter detta datum.
Anbudens giltighetstid beräknas till tre månader efter sista anbudsdag. Detta värde kan änd-ras om annat värde önskas. Anbudets giltighetstid är ett obligatoriskt fält och måste vara ifyllt.
När du angivit alla datum, klicka på [Nästa steg] för att komma till sista steget i planeringsfasen, Aktivitetsplanen.
6.6. Aktivitetsplan
Här hanterar du alla aktiviteter som är aktuella för upphandlingsprojektet. De aktiviteter som redan finns upplagda i detta steg är skapade efter de val du har gjort fram tills nu i proces-sen. Till samtliga aktiviteter är det du som är handläggare. Denna lista kan dock kompletteras med olika typer av aktiviteter som andra personer än du ansvarar för. I Aktivitetsplanen visas aktuella aktiviteter i upphandlingsprojektet. För att ändra något som rör aktiviteten, klicka på aktivitetens namn.
Det finns en påminnelsefunktion/datumfunktion knuten till varje aktivitet och när datumet inträffar visas påminnelsen i ett egen fönster.
För att utöka aktivitetslistan så kan du lägga till egna aktiviteter genom att klicka på
[Lägg till aktivitet]. Du kan skapa en sammanställning över projektets aktivitetsplan i form av en PDF-fil genom att klicka på Aktivitetsplan.
6.7. Lägg till aktivitet
Om du väljer att lägga till en ny aktivitet kan du i nästa steg fylla i den information som du vill synliggöra som en aktivitet. Här kan du också byta handläggare om det är någon annan som skall ansvara för aktiviteten.
När du är klar klickar du på [Lägg till aktivitet] och aktivitetslistan uppdateras.
7. Processteg: Inbjuda (tvåstegsförfarande)
7.1. Strukturerad inbjudan
Börja med att klicka på [Skapa nytt dokument].
Namnge det strukturerade dokumentet. Här går det också att ge det strukturerade doku-mentet en beskrivning och välja om den automatiska rubriknumreringen skall användas.
När det är klart klickar du på den gröna bocken under Ändra.
Klicka på namnet som du gett dokumentet för att öppna det och börja arbeta med det.
Detta dokument har ännu inte några rubriker. För att lägga till rubriker klickar du på doku-mentets namn ovan. I detta exempel har dokumentet namnet Inbjudan. För att lägga till din första rubrik skriver du in namnet på rubriken Inledning och bekräftar genom att klicka på den gröna bocken.
För att lägga till ytterligare en rubrik klicka Lägg till rubrik. Ett fält öppnas där det är möjligt att ange rubriknamn.
För att lägga till text under den nyskapade rubriken klickar du på rubriken och väljer sedan Lägg till dokumentdel. Det är också möjligt att skapa underrubriker genom att klicka på Lägg till rubrik.
Här kan du sedan lägga till en dokumentdel med dokumentdelsrubrik och efterföljande text.
Här kan du skriva in text och ändra textens typsnitt, storlek och om den ska vara kursiv, fetstil osv
Om du kopierar och klistrar in text från ett annat dokument, till exempel Word, så använd kortkommando Ctrl + c för kopiera och Ctrl + v för att klistra in.
Om texten ska kompletteras med en eller flera frågor klickar du på Lägg till fråga.
8. Processteg: Urval (tvåstegsförfarande)
8.1. Inkomna ansökningar
På detta steg hanterar du inkomna ansökningar. Här visas hela gruppen med inbjudanshäm-tare. De inbjudanshämtarna som lämnat en ansökan om att få inkomma med anbud har en bock i rutan bredvid namnet. För att lägga till en ansökanslämnare manuellt, klicka på knap-pen:
[Lägg till ansökanslämnare].
Då visas en ny sida där du kan söka fram eller lägga till den ansökanslämnare som saknas.
För att skapa ett öppningsprotokoll, klicka på
8.2. Utvärdera ansökningar
På detta steg utvärderar du de ansökningar som inkommit från leverantörerna i en lista. Om du vill kan du sortera om ansökningarna i listan genom att klicka på listans olika kolumnrubri-ker.
Det är här du väljer vilka ansökande som skall få lämna anbud i steg 2. Det gör du genom att klicka i kryssrutan Välj som tänkbar anbudslämnare vid ansökan i kolumnen Tänkbara an-budsgivare.
Se vidare avsnittet om utvärdering av anbud.
9. Processteg: Underlag
9.1. Delar och kriterier
Under detta processteg har du möjlighet att välja på tre olika sätt med att skapa er förfrå-gan. Du kan:
Utgå från mall
Här hämtar du upp en organisationsmall eller en tidigare genomförd upphandling som an-vänds som mall.
Skapa nytt elektroniskt underlag
Detta val ger dig möjlighet att välja en lämplig utvärderingsmodell för er upphandling.
Endast bifoga dokument
Här laddar du upp färdiga underlag i form av en Word-, Excel- eller PDF-fil.
Din process kommer att justeras beroende av vilket val du gör.
I detta steg väljer du Grunder för tilldelning av kontrakt. Välj mellan Ekonomiskt mest fördel-aktiga eller Lägsta pris.
Om du väljer Ekonomiskt mest fördelaktiga, öppnas en möjlighet att välja utvärderingsmo-dell.
Vid val av modell visas en beskrivning av modellen och en länk till en PDF med mer informa-tion.
I det här exemplet är valet av utvärderingsmodell Relativ Viktning.
Här kan du ange kriterier och hantera delar i upphandlingen. Tre exempelkriterier, Utvärde-ringskriterium 1, 2 och 3, finns angivna och kan enkelt ändras genom att markeras och ges en ny benämning. Föreslagna kriterier tas bort genom att klicka på soptunnan längst ut till höger.
Kriterier läggs till genom att klicka på [Lägg till utvärderingskriterium].
Du kan välja [Lägg till del av upphandling], exempelvis om anbudsgivaren skall ges möjlighet att enbart besvara en eller flera delar av upphandlingen. Det är möjligt att kopiera den aktu-ella delen.
Vid kopiering följer alla kriterier från ursprungsdelen med till den nya delen.
Genom att välja Redigera del kan bland annat byte av utvärderingsmodell ske.
Valet bekräftas genom att klicka på den gröna bocken under rubriken Ändra längst ut till höger.
Klicka på [Nästa steg] för att påbörja skapandet av ditt elektroniska underlag.
9.2. Strukturerat förfrågningsunderlag
Börja med att klicka på [Skapa nytt dokument].
Namnge det strukturerade dokumentet. Här går det också att ge det strukturerade
doku-Klicka på namnet som du gett dokumentet för att öppna det och börja arbeta med det.
I detta exempel har dokumentet namnet Upphandlingsföreskrifter. För att lägga till din första rubrik, klicka på Upphandlingsföreskrifter så visas en textrad där du skriver in namnet på rub-riken,
i det här fallet Inledning, och bekräftar genom att klicka på den gröna bocken.
För att lägga till ytterligare en rubrik klicka på Lägg till rubrik. Ett fält öppnas där det är möj-ligt att ange ytterligare rubriknamn.
För att flytta om ordningen på dina rubriker kan du använda drag-and-drop antingen i trädet eller i rubriklistan till höger. Markera den rubrik du vill flytta och dra den till det ställe du vill ha den. Du ser tydligt var rubriken kommer att landa genom att en streckad rektangel fram-träder.
För att lägga till text under den nyskapade rubriken klickar du på rubriken och väljer sedan Lägg till dokumentdel.
Här kan du sedan lägga till en dokumentdel med dokumentdelsrubrik och efterföljande text.
Fältet Egenskaper har en viktig funktion för skapandet av varje dokumentdel. Här anger du de egenskaper som är viktiga för den dokumentdelen du arbetar med. Du kan till exempel ange att delen innehåller krav och/eller delar som skall finnas med i avtalet. Det du väljer här kommer att synas för leverantören när denne läser handlingarna och sedan lämnar anbud.
Här kan du skriva in text och ändra textens typsnitt, storlek och om den ska vara kursiv, fetstil osv
Om du kopierar och klistrar in text från ett annat dokument, till exempel Word, så använd kortkommandona Ctrl + c för kopiera och Ctrl + v för att klistra in.
Datafält är en funktion som du kan använda för att hämta uppgifter som finns inmatat på
an-Använd kryssar du i om du vill använda denna text i ditt dokument. De dokumentdelar där Använd inte kryssas i kommer att rensas bort från dokumentet när det är klart. Observe-ra att denna egenskap även är tillgängligt som en kryssruta till vänster om dokumentdelens rubrik (på listan över dokumentdelar när du klickat på en rubrik i trädstrukturen).
Annonsering använder du för att markera om texten ska ingå i förslaget till text i annon-seringen.
Krav använder du för att markera när texten innehåller obligatoriska krav (skallkrav).
Dessa delar måste då accepteras av leverantören för att de ska kunna godkännas.
Avtal använder du för att markera att texten ska ingå i avtalsförslaget.
Kvalificering använder du för att filtrera ut de krav som är ställda på anbudsgivaren i en första bedömning av leverantörens förmåga.
Publicering använder du för att markera att texten ska finnas med vid publicering av avtalet mot beställarna i organisationen. Om du särskilt vill lyfta fram denna avtalstext för beställarna, markera egenskapen. På så sätt skapas ett utdrag från avtalstexten i avtalskata-logen.
Sekretess använder du för att sekretessbelägga en viss dokumentdel.
När du är klar med rubrik, text och egenskaper klickar du på Lägg till dokumentdel.
Om du vill ha en bild med i ditt underlag kan du lägga till den här. Tryck på [Ladda upp bild]
och leta upp din bild. Bilden måste vara i filformat .jpg eller .jpeg
För att få en överblick över dina dokumentdelar finns en möjlighet att välja Fäll ut alla/
Fäll ihop alla. Enskilda dokumentdelar kan öppnas eller stängas med pilen längst till vän-ster om dokumentdelsrubriken. Du kan använda drag-and-drop för att ändra ordning på dokumentdelar, oavsett om dessa är öppna eller stängda.
Om texten ska kompletteras med en eller flera frågor klickar du på Lägg till fråga. Om du har flera frågor kan du ändra ordning på dessa genom drag-and-drop.
I denna vy ser du nu de utvärderingskriterier som du har lagt upp tidigare. Det finns även en möjlighet att lägga till nya utvärderingskriterier. Dessutom finns två fasta valmöjligheter Pris och Obligatoriska krav (skallkrav).
I fältet vid rubriken Fråga skriver du din fråga eller ditt krav. Exempelvis Uppfylls kravet ovan?
När du har valt obligatoriska krav får du två svarsalternativ; Ja/Nej svar och Fritextsvar.
Om du väljer att kryssa i Besvaras av upphandlaren innebär det att frågan är låst och inte blir tillgänglig för anbudsgivaren att svara på.
I exemplet ovan är Ja/Nej svar valet för Typ av svarsalternativ. Ja är önskat svar, är förvalt och Önskat svar är krav går inte att välja bort i och med att det är ett obligatoriskt krav. I och med denna markering kommer hela dokumentdelen automatiskt markeras med symbolen för krav .
Leverantören får automatiskt ett kommentarsfält vid varje fråga (förutom då du vält att frå-gan ska besvaras i fritext). Du kan välja att ta bort leverantörens kommentarsfält genom att kryssa i Dölj leverantörens kommentarsfält.
Klicka sedan på [Lägg till fråga].
Om Pris väljs i fältet utvärderingskriterium ges följande valmöjligheter:
Fritextsvar där leverantören får svara i ett textfält (med maximalt 32 000 tecken).
Prisruta innebär att anbudsgivaren får ett numeriskt prisfält att ange ett pris i.
Prismatris ger upphandlaren en möjlighet att ange en specifikation, volym och enhet för flera tjänster/varor i samma matris. Anbudsgivaren ges då en möjlighet att svara med specifika-tion och pris/enhet för varje rad i matrisen.
Om du exempelvis anger kvalitetskriteriet Utvärderingskriterium 1, ges följande typ av svar-salternativ:
Ja/Nej svar, där du talar om ifall Ja eller Nej är önskat svar och om det önskade svaret ska vara ett krav som måste vara uppfyllt för att svaret ska kunna godtas.
Viktad betyder att svaret frågan kommer att bedömas vid utvärdering och ges poäng efter den skala du som upphandlare har valt.
Visa skalans värde för leverantören för ett transparent underlag kan du kryssa i denna ruta som då visar bedömningsskalans värde för leverantören.
Fasta svarsalternativ, där du antingen väljer en mallskala eller lägger till en ny skala som du vill ska användas i urvalslistan över skalor.
Lägger du till en ny skala (via sista alternativet i urvalslistan) får du ange antal svarsalterna-tiv leverantören ska kunna välja mellan och sedan skriva in de olika svarsalternasvarsalterna-tiven. Ange värde på vart och ett av dem. På ett av de fasta svarsalternativen kan du också sätta en krav-gräns som måste vara uppfylld för att svaret ska kunna godtas.
Linjär skala, där du väljer vilken enhet svaret ska anges i och anger den linjära skalans bästa och sämsta värde. Även kravgräns kan anges. Vill du ange en enhet som inte finns i urvalslis-tan för enheter välj alternativet Ospecificerad, som ligger överst i urvalslisurvalslis-tan och ange istäl-let enheten i frågan. Med kryssrutan Expanderad skala kan du ange om du vill ta hänsyn till svar utanför skalans bästa eller sämsta värde.
Fritextsvar där leverantören får svara i ett textfält (med maximalt 32 000 tecken).
När du är klar med dina texter och frågor klickar du på [Tillbaka] uppe i vänstra hörnet för att återgå till dokumentöversikten.
Klicka på [Hämta malldokument].
Välj den typ av mall du vill hämta. Du kan välja mellan organisationsmallar (mallar för din/er egen organisation) eller lokala mallar (tidigare genomförda upphandlingar).
I varje mall kan det ligga ett antal strukturerade dokument. Här väljer du vilka som ska kopie-ras till din aktuella upphandling genom att bocka i respektive ruta och sedan klicka på [Kopi-era valda mallar].
Vill du sedan redigera den text i mallen som du har kopierat, klicka på dokumentnamnet för att komma in i dokumentet.
För att flytta om ordningen på dokumenten använder du drag-and-drop. Markera genom att vänsterklicka med musen och släpp där du vill ha dokumentet.
Markera den rubrik du vill redigera genom att klicka på huvudrubriken till vänster.
Gå sedan till textavsnittet eller frågan som du vill ändra och dubbelklicka på dokumentdel-stext eller dokumentdelsrubrik för att kunna redigera dokumentdelen.
När du kommit in i dokumentdelen klicka på Redigera för att kunna ändra, komplettera eller ta bort text. När du är klar klicka på [Spara dokumentdel].
Klicka på [Tillbaka] för att komma tillbaka till listan över strukturerade dokument.
När inbjudan är klar klicka på det gula kugghjulet i kolumnen Status för att klarmarkera dokumentet om inte detta redan är gjort inne i själva dokumentet.
9.3. Viktning
Du kommer till funktionen via Upphandlingens startsida, menyval Dokument och valet Viktat förfrågningsunderlag. (Det är även möjligt att komma hit via nästa steg i processen).
Den här vyn visar steget viktning i processen. Du kan här få en överblick över din upphand-lings olika delar, vilka krav, kriterier, frågor och dess värde/vikt som är kopplade till utvärde-ringen och den modell du valt.
Vill du byta utvärderingsmodell går du upp till Del av upphandling och där klickar du på Re-digera del. Du kan här reRe-digera namn på del, lägga till/ändra beskrivning och byta utvärde-ringsmodell. Du kan också välja om delen är obligatorisk eller ej att besvara för anbudsgiva-ren. För att spara dina ändringar klicka på den gröna bocken.
Relativ viktning
Kryssa i Visa frågor längst upp till höger och alla frågor kopplade till samtliga
utvärderingskriterier visas. För att redigera frågan, klicka på symbolen för Ändra längst till höger.
Jämförelsetalsmodell
I rullisterna ovan kan priskriterier visas genom val i rullisten Visa prisviktning. I rullisten Filtre-ra på vikt finns Alla respektive Viktade.
Priskriterierna har en symbol med mynt som kännetecknar att det är ett priskriterium.
Det är bara ett ”riktigt” priskriterium som får möjlighet att använda svarsalternativ Prisruta och Prismatris.
Fast pris
Då utvärderingsmodell Fastpris används finns inget priskriterium utan endast utvärderings-kriterium. Under varje kriterium finns det möjlighet att ställa flera frågor och ge dessa inbör-des viktning.
Linjärskalemodell
Det går att lägga flera frågor under ett kriterium. Frågorna kan då viktas inom kriteriet. Till vänster ses viktningen för upphandlingen och till höger ses viktningen för respektive fråga.
Lägsta pris
Om du använder modellen Lägsta pris finns det ingen möjlighet att, vid sidan av priskriteri-um, lägga till utvärderingskriterium utan endast obligatoriska krav.
Mervärdesmodell
När du använder Mervärdesmodellen i din upphandling lägger du in värdet på varje utvärde-ringskrav samtidigt som du skapar din fråga. Alternativt direkt i viktningsvyn vid varje fråga.
I Mervärdesmodellen anger mervärde på varje utvärderingskrav (varje viktad fråga). Det samlade värdet på alla utvärderingskrav under ett kriterium summeras sedan till ett samlat värde på kriteriet.
Modellen bygger på att priskriterier och övriga utvärderingskriterier hanteras var för sig. Ett priskriterium skapas automatiskt av systemet. För att se priskriteriet väljs Viktning av priskri-terium under filtreringen Visa prisviktning.
Uppräkningstal i poäng och %
För varje modell i systemet finns en kortfattad beskrivning som ovan. Det finns också en mer utförlig beskrivning som visas om du klickar på Mer information om utvärderingsmodell.
Uppräkningstalsmodellen bygger på att anbuden som inte uppfyller ett utvärderingskriterium till fullo får ett kvalitetsbristtillägg. Hur mycket tillägg som läggs på bestäms av talet. Uppräkningstal 1 ger pris och utvärderingskriterier samma vikt medan ett uppräknings-tal som i ovan exempel ger högre vikt för utvärderingskriteriet. Uppräkningsuppräknings-talet 1,5 ger en 50 procentig uppräkning av kvalitetsbristtillägget.
Om utvärderingsmodellen Uppräkningstal i % används utgår systemet från att utvärderings-kriterier viktas mot varandra. Finns flera utvärderingskrav (viktade frågor) under ett kriterium så är det möjligt att vikta dessa genom att ange viktning i fältet till vänster om frågan.
Observera att pris aldrig är med i viktningen utan hanteras för sig i och med att priset vid beräkning istället räknas upp med den kvalitetsbrist som uppkommer. För att se priskriteriet
Observera att pris aldrig är med i viktningen utan hanteras för sig i och med att priset vid beräkning istället räknas upp med den kvalitetsbrist som uppkommer. För att se priskriteriet