Strukturerat förfrågningsunderlag

Börja med att klicka på [Skapa nytt dokument].

Namnge det strukturerade dokumentet. Här går det också att ge det strukturerade

doku-Klicka på namnet som du gett dokumentet för att öppna det och börja arbeta med det.

I detta exempel har dokumentet namnet Upphandlingsföreskrifter. För att lägga till din första rubrik, klicka på Upphandlingsföreskrifter så visas en textrad där du skriver in namnet på rub-riken,

i det här fallet Inledning, och bekräftar genom att klicka på den gröna bocken.

För att lägga till ytterligare en rubrik klicka på Lägg till rubrik. Ett fält öppnas där det är möj-ligt att ange ytterligare rubriknamn.

För att flytta om ordningen på dina rubriker kan du använda drag-and-drop antingen i trädet eller i rubriklistan till höger. Markera den rubrik du vill flytta och dra den till det ställe du vill ha den. Du ser tydligt var rubriken kommer att landa genom att en streckad rektangel fram-träder.

För att lägga till text under den nyskapade rubriken klickar du på rubriken och väljer sedan Lägg till dokumentdel.

Här kan du sedan lägga till en dokumentdel med dokumentdelsrubrik och efterföljande text.

Fältet Egenskaper har en viktig funktion för skapandet av varje dokumentdel. Här anger du de egenskaper som är viktiga för den dokumentdelen du arbetar med. Du kan till exempel ange att delen innehåller krav och/eller delar som skall finnas med i avtalet. Det du väljer här kommer att synas för leverantören när denne läser handlingarna och sedan lämnar anbud.

Här kan du skriva in text och ändra textens typsnitt, storlek och om den ska vara kursiv, fetstil osv

Om du kopierar och klistrar in text från ett annat dokument, till exempel Word, så använd kortkommandona Ctrl + c för kopiera och Ctrl + v för att klistra in.

Datafält är en funktion som du kan använda för att hämta uppgifter som finns inmatat på

an-Använd kryssar du i om du vill använda denna text i ditt dokument. De dokumentdelar där Använd inte kryssas i kommer att rensas bort från dokumentet när det är klart. Observe-ra att denna egenskap även är tillgängligt som en kryssruta till vänster om dokumentdelens rubrik (på listan över dokumentdelar när du klickat på en rubrik i trädstrukturen).

Annonsering använder du för att markera om texten ska ingå i förslaget till text i annon-seringen.

Krav använder du för att markera när texten innehåller obligatoriska krav (skallkrav).

Dessa delar måste då accepteras av leverantören för att de ska kunna godkännas.

Avtal använder du för att markera att texten ska ingå i avtalsförslaget.

Kvalificering använder du för att filtrera ut de krav som är ställda på anbudsgivaren i en första bedömning av leverantörens förmåga.

Publicering använder du för att markera att texten ska finnas med vid publicering av avtalet mot beställarna i organisationen. Om du särskilt vill lyfta fram denna avtalstext för beställarna, markera egenskapen. På så sätt skapas ett utdrag från avtalstexten i avtalskata-logen.

Sekretess använder du för att sekretessbelägga en viss dokumentdel.

När du är klar med rubrik, text och egenskaper klickar du på Lägg till dokumentdel.

Om du vill ha en bild med i ditt underlag kan du lägga till den här. Tryck på [Ladda upp bild]

och leta upp din bild. Bilden måste vara i filformat .jpg eller .jpeg

För att få en överblick över dina dokumentdelar finns en möjlighet att välja Fäll ut alla/

Fäll ihop alla. Enskilda dokumentdelar kan öppnas eller stängas med pilen längst till vän-ster om dokumentdelsrubriken. Du kan använda drag-and-drop för att ändra ordning på dokumentdelar, oavsett om dessa är öppna eller stängda.

Om texten ska kompletteras med en eller flera frågor klickar du på Lägg till fråga. Om du har flera frågor kan du ändra ordning på dessa genom drag-and-drop.

I denna vy ser du nu de utvärderingskriterier som du har lagt upp tidigare. Det finns även en möjlighet att lägga till nya utvärderingskriterier. Dessutom finns två fasta valmöjligheter Pris och Obligatoriska krav (skallkrav).

I fältet vid rubriken Fråga skriver du din fråga eller ditt krav. Exempelvis Uppfylls kravet ovan?

När du har valt obligatoriska krav får du två svarsalternativ; Ja/Nej svar och Fritextsvar.

Om du väljer att kryssa i Besvaras av upphandlaren innebär det att frågan är låst och inte blir tillgänglig för anbudsgivaren att svara på.

I exemplet ovan är Ja/Nej svar valet för Typ av svarsalternativ. Ja är önskat svar, är förvalt och Önskat svar är krav går inte att välja bort i och med att det är ett obligatoriskt krav. I och med denna markering kommer hela dokumentdelen automatiskt markeras med symbolen för krav .

Leverantören får automatiskt ett kommentarsfält vid varje fråga (förutom då du vält att frå-gan ska besvaras i fritext). Du kan välja att ta bort leverantörens kommentarsfält genom att kryssa i Dölj leverantörens kommentarsfält.

Klicka sedan på [Lägg till fråga].

Om Pris väljs i fältet utvärderingskriterium ges följande valmöjligheter:

Fritextsvar där leverantören får svara i ett textfält (med maximalt 32 000 tecken).

Prisruta innebär att anbudsgivaren får ett numeriskt prisfält att ange ett pris i.

Prismatris ger upphandlaren en möjlighet att ange en specifikation, volym och enhet för flera tjänster/varor i samma matris. Anbudsgivaren ges då en möjlighet att svara med specifika-tion och pris/enhet för varje rad i matrisen.

Om du exempelvis anger kvalitetskriteriet Utvärderingskriterium 1, ges följande typ av svar-salternativ:

Ja/Nej svar, där du talar om ifall Ja eller Nej är önskat svar och om det önskade svaret ska vara ett krav som måste vara uppfyllt för att svaret ska kunna godtas.

Viktad betyder att svaret frågan kommer att bedömas vid utvärdering och ges poäng efter den skala du som upphandlare har valt.

Visa skalans värde för leverantören för ett transparent underlag kan du kryssa i denna ruta som då visar bedömningsskalans värde för leverantören.

Fasta svarsalternativ, där du antingen väljer en mallskala eller lägger till en ny skala som du vill ska användas i urvalslistan över skalor.

Lägger du till en ny skala (via sista alternativet i urvalslistan) får du ange antal svarsalterna-tiv leverantören ska kunna välja mellan och sedan skriva in de olika svarsalternasvarsalterna-tiven. Ange värde på vart och ett av dem. På ett av de fasta svarsalternativen kan du också sätta en krav-gräns som måste vara uppfylld för att svaret ska kunna godtas.

Linjär skala, där du väljer vilken enhet svaret ska anges i och anger den linjära skalans bästa och sämsta värde. Även kravgräns kan anges. Vill du ange en enhet som inte finns i urvalslis-tan för enheter välj alternativet Ospecificerad, som ligger överst i urvalslisurvalslis-tan och ange istäl-let enheten i frågan. Med kryssrutan Expanderad skala kan du ange om du vill ta hänsyn till svar utanför skalans bästa eller sämsta värde.

Fritextsvar där leverantören får svara i ett textfält (med maximalt 32 000 tecken).

När du är klar med dina texter och frågor klickar du på [Tillbaka] uppe i vänstra hörnet för att återgå till dokumentöversikten.

Klicka på [Hämta malldokument].

Välj den typ av mall du vill hämta. Du kan välja mellan organisationsmallar (mallar för din/er egen organisation) eller lokala mallar (tidigare genomförda upphandlingar).

I varje mall kan det ligga ett antal strukturerade dokument. Här väljer du vilka som ska kopie-ras till din aktuella upphandling genom att bocka i respektive ruta och sedan klicka på [Kopi-era valda mallar].

Vill du sedan redigera den text i mallen som du har kopierat, klicka på dokumentnamnet för att komma in i dokumentet.

För att flytta om ordningen på dokumenten använder du drag-and-drop. Markera genom att vänsterklicka med musen och släpp där du vill ha dokumentet.

Markera den rubrik du vill redigera genom att klicka på huvudrubriken till vänster.

Gå sedan till textavsnittet eller frågan som du vill ändra och dubbelklicka på dokumentdel-stext eller dokumentdelsrubrik för att kunna redigera dokumentdelen.

När du kommit in i dokumentdelen klicka på Redigera för att kunna ändra, komplettera eller ta bort text. När du är klar klicka på [Spara dokumentdel].

Klicka på [Tillbaka] för att komma tillbaka till listan över strukturerade dokument.

När inbjudan är klar klicka på det gula kugghjulet i kolumnen Status för att klarmarkera dokumentet om inte detta redan är gjort inne i själva dokumentet.