I detta kapitel kommer vi att presentera den analys vi har tagit fram utifrån den empiri vi har samlat in. Vi kommer att analysera 8 olika delar som representerar de frågor som vi ställde under intervjuerna.
Utifrån de 9 företag vi har intervjuat i denna uppsats kommer vi här i nedanstående avsnitt att mer detaljerat gå in i de 8 delarna för att analysera informationen. Vi har valt att dela in informationen i 8 delar, som beskriver hur företagen arbetar, nyttjar och anser om årsredovisningen. Procentsatserna nedan är antal företag av 9, som delarna stämmer in på.
Delfrågor Företag Kommentarer
1. Företagens ekonomiska arbete:
Budget 100 % Använder sig företagen av budget i sin verksamhet?
Månadsbokslut 100 % Gör företagen månadsbokslut?
Avstämning budget & månadsbokslut 100 % Stämmer företagen av budget mot bokslut?
2. Nyckeltalsanvändning:
Månadsbokslut 89 % Använder företagen nyckeltal i arbetet med månadsbokslut?
Årsbokslut 56 % Använder företagen nyckeltal i årsbokslutsarbetet?
Årsredovisning 11 % Använder sig företagen nyckeltal i sin årsredovisning?
3. Ytterligare information som lämnas Lämnar företagen någon information som inte är tvungen?
Förvaltningsberättelse 44 %
Noter 11 %
Tilläggsupplysningar 11 %
Finansieringsanalys 0 %
4. Boksluts och årsredovisningsarbetet:
Använder sig företagen av bokförings- och redovisningsbyråernas tjänster?
Köper årsredovisning 11 %
Köper bokföring, bokslut & årsredov. 33 % Gör allt själva inom företaget 56 %
5. Årsredovisningen som dokument: Hur ser företagen på årsredovisningen som ett dokument? Viktigt för företaget i dess styrning 56 %
Enbart ett redovisningsdokument
som ska framställas 44 %
6. Efter årsredovisningens framställning Hur använder sig företagen av årsredovisningen i efterhand?
Lägger undan dokumentet 33 %
Utvärderar dokumentet 67 %
7. Företagens beslutsunderlag: Vilken information använder sig företagen vid beslut?
Löpande bokföring 0 %
Månadsbokslut 89 %
Årsredovisning 44 %
Årsbokslut 100 %
8. Utgivning av årsredovisning Till vilka anser företagen att deras årsredovisning kan vara viktig?
Bank 100 %
Leverantörer 44 %
Konkurrenter 11 %
Kunder 22 %
1. Företagens ekonomiska arbete
Vi frågade de 9 företagen vilka rapporter de framställde. Vi fick från samtliga svaret att de framställer en budgetrapport, månads- och årsbokslut samt årsredovisning. Som vi i referensramen har berättat, är att årsbokslut och årsredovisning för dessa företag är obligatorisk att framställa. Medan budgetrapporten och periodboksluten är en frivillig del, men som samtliga företag ändå valt att framställa.
Vi har dock fått kommentarer angående årsredovisningen som dokument, vilket vi kommer att gå djupare in på i punkt 5.
De mål som nämns i referensramen om att ett periodbokslut ska ha ett rättvisande resultat samt att en sammanställning av den ekonomiska ställningen i verksamheten ska tas fram, är en viktig del i beslutet om att framställa månadsbokslut71. En annan viktig del tror vi kan vara för att få en bättre intern kontroll och för att de lättare ska kunna upptäcka svängningar och variationer i ekonomin.
Att företagen också väljer att fastställa en budget kan vara för att få en bättre känsla av vad som kan komma att hända under kommande räkenskapsår. De använder också budgeten som ett avstämningsverktyg mot månadsboksluten. En anledning till detta kan vara för att kunna urskilja eventuella avvikelser mellan dessa. För att på detta sätt kunna justera framtida budgetar och även för att kunna ta fram djupare avvikelseanalyser som kan komma till användning vid framtida beslut.
Ser vi till denna information om hur företagen valt att arbeta med budgeten som verktyg kan vi se klara likheter med den referensram vi tagit fram i uppsatsen. Som kort kan summeras att budget förutom som prognosverktyg även kan användas som avstämningsverktyg mellan budget och bokslut72. Det är då främst som avstämningsverktyg vi kan se likheterna mellan de intervjuade företagen och referensramen.
2. Nyckeltalsanvänding
Vi har i referensramen visat på olika typer av information som kan utvinnas ur exempelvis en årsredovisning. Den information som lättast kan utvinnas ur ekonomiska rapporter är främst
71
Andersson, Ekström, Gabrielsson, Jansson och Tengling, 2006, Redovisning och beskattning
72
nyckeltal. Vi ställde då frågan till de nio företagen om och när de använder sig av nyckeltal i sin verksamhet.
Till svar fick vi, efter en summering, att åtta av de nio företagen använder sig av framförallt de vanligaste nyckeltalen73 i månadsboksluten. En anledning till detta skulle kunna vara att företagen vill kunna kontrollera företagets soliditet, skuldsättningsgrad och liknade relativt löpande under ett räkenskapsår. För att på detta sätt snabbare kunna reagera om företaget hastigt börjar få en lägre lönsamhet eller liknande. 56 % av företagen säger också att de använder sig av nyckeltal i sitt årsbokslut. Och den främsta anledningen till detta verkar vara samma som för månadsboksluten.
Enbart ett företag, nämligen Mercon Teknik AB väljer att i årsredovisningen redovisa en grupp vanliga nyckeltal. Som anledning kan nämnas att företaget har en stark framgångssträvan, vilket gör att de satsar mer resurser än de andra företagen i vår studie, på att återge viktig information i deras årsredovisning.
Ett företag som inte använder sig av nyckeltal i särskilt stor utsträckning, och framförallt inte i arbetet med månads/årsbokslut eller årsredovisning är Franssons Maskinbearbetning AB. En anledning till detta kan vara att företaget har regelbundna avstämningar med bokföringsföretaget, och som enligt företaget räcker för att de ska kunna göra sina beslut rörande verksamheten. Ytterligare en anledning till att de inte använder sig av nyckeltal, kan vara för att företaget anser sig ha en stabil kundkrets som gör att företaget inte behöver mer information om ekonomin än vad de i dagsläget får. Företagets VD är inte heller ägare av företaget vilket kan ha en betydelse i hur företaget styrs.
En skillnad mellan de företag som använder sig av nyckeltal är att företagen använder sig av en varierad mängd i sina analyser. En anledning till detta kan vara att vissa branscher, som exempelvis tillverkningsbranscher och framförallt kunskapsbranscher, där konkurrensen är stor, finns ett större behov av att se förändringar, med hjälp av dessa nyckeltal, för att företaget snabbt ska kunna agera. En annan anledning kan också vara att företag med en gedigen intern nyckeltalsanalys, inte lägger lika stor vikt vid informationen från årsredovisningen, just på grund utav detta.
73
När det gäller användningen av nyckeltal i konkurrenskraftiga branscher som många av dessa företag finns i, kan vi tolka det som att företagen inte direkt använder sig av den typ av konkurrentanalys vi beskrivit referensramen. Sandås Transport AB och Claesons Måleri i Kalmar AB har valt att köpa en tjänst som innefattar färdiga nyckeltal, och som gäller merparten av företagens konkurrenter på den närmsta marknaden. Dessa två företag är undantag som vi kan se det. Men om vi bortser från dessa två företag tolkar vi det som att de övriga företagen utåt sett ger sken av att de inte arbetar allt för intensivt med information om konkurrenter.
3. Ytterligare information som lämnas i årsredovisningen
När vi ställde frågan om företagen lämnade någon ytterliggare information i årsredovisningen fick vi varierande svar från samtliga företag. Eftersom frågan hör ihop med hur företagen ser på årsredovisningen som ett verktyg och på vilket sätt som företagen använder sig av informationen i sina beslut.
Vid summeringen av empirin har vi upptäckt att 44 % har valt att i sin förvaltningsberättelse beskriva uppgifter om företaget i större utsträckning än vad lagen kräver. En anledning till detta kan vara att dessa företag är i en expansionsfas. Tre av dessa företag är tjänsteföretag med högt utbildade anställda, vilket i sig ger specialkunskaper som i dagens samhälle är starkt eftertraktat. Det fjärde företaget å andra sidan är relativt nystartat inom tillverkningsbranschen, men även dem är specialistinriktade. För dessa företag kan deras expansion vara en stark anledning till att förfina och utveckla sin årsredovisning, för att på detta sätt kunna presentera företaget för nya och gamla kunder. Här kan även företagens framgångssträvan spela en stor roll.
I referensramen har vi nämnt de delar som enligt årsredovisningslagen från 1995 ska finnas med i en årsredovisning. Utöver de obligatoriska dokumenten så som resultat och balansräkning, resultaträkning, förvaltningsberättelse samt noter som förklarar viktiga händelser är det frivilligt för företagen att lägga till ytterligare information.
Vi anser att det kan finnas en nytta för företagen att lägga in ytterliggare information i årsredovisningen. Företagen kan utveckla sin förvaltningsberättelse genom att mer ingående presentera, viktiga händelser, mål och visioner, samt framtida planer. Det kan även ske genom att företagen lägger in noter som förklarar väsentliga händelser som inte kan förklaras i
siffror. Detta är något vi sett hos ett par av de företag vi har intervjuat. Nyttan kan ge en tydligare och rättvisare bild av företaget ställning och resultat gentemot externa intressenter, vilket kan visa att företaget är legitimt.
Ett företag som arbetar på detta sätt är Mercon Teknik AB, som förutom att lämna mer ingående uppgifter i förvaltningsberättelsen även arbetar med att lägga in viktiga uppgifter i noter och tilläggsupplysningar. En anledning till detta tycks vara för att företaget vill genom sin årsredovisning kunna attrahera sig mer och långvarigare kunder. Även Devellum Design & Development AB arbetar mycket med sin förvaltningsberättelse och även dem anser att det är viktigt just för att kunna attrahera sig kunder.
Det är endast tre företag utav de nio som har lagt in mer information i sin årsredovisning än vad de har varit tvungna till enligt lagen. Vi har under intervjuerna sett att storleken, branschen samt markandsandelen kan ha betydelse för hur företagen väljer att lämna ytterligare information.
Har företaget varit i branschen länge, och är nöjda med sin storlek och den marknadsandelen de har, kanske de inte lägger ned samma energi och resurser på att beskriva företaget i förvaltningsberättelsen.
För ett nystartat företag kan årsredovisningen som dokument vara ett jättebra sätt att komma in på marknaden. Dokumentet kan vare ett bra underlag att visa upp för potentiella kreditgivare, banker, kunder samt leverantörer för att de ska kunna etablera sig på marknaden.
4. Boksluts- och årsredovisningsarbetet
När det gäller frågan om företagen köper tjänster ifrån revisionsbyråerna har det visat sig att det bara är 11 % av företagen som har valt att köpa upprättandet av årsredovisningen. I 56 % av fallen har företagen själva upprättat både bokslut och årsredovisning. 33 % av företagen har dock valt att köpa samtliga tjänster.
En möjlig anledning till att de 33 % valt att köpa sina ekonomitjänster kan vara för att företagen anser att resurserna bättre kan användas till företagens huvudsakliga verksamhet. Att de inte anser sig ha kompetensen eller tiden till att sköta detta själva. Samma anledning kan finnas bakom det företag som enbart valt tjänsten för årsredovisning. En möjlig anledning
till att 56 % av företagen väljer att sköta samtliga tjänster själva kan vara för att dessa fyra företagen är inriktade på en mer expansiv och specialinriktad marknad. Till dessa räknar vi även Clasons Måleri, som har stor efterfrågan på sin marknad för tillfället.
Om vi ser till referensramen, där framkommer det att om ett företag väljer att framställa månadsrapporter, vinner de både tid och resurser när de senare ska sammanställa årsbokslutet74. Vi tror att detta kan vara en bidragande anledning till att 56 % av företagen väljer att framställa samtliga tjänster själva.
En ytterligare anledning här kan också vara att när företagen startades, hade redan en berörd i företaget kunskapen om just det ekonomiska området. Vilket kan vara en fördel i ett nystartat företag då kunskapen om ekonomin är speciellt viktig i en sådan situation. Det kan även bero på att företagen inte har den behövliga kunskapen vid starten av företagen, vilket kan innebära att när företaget växt tillräckligt kanske de anställer en ekonomiansvarig för att kunna få bättre intern kontroll. Som exempel här kan nämnas Mercon Teknik AB som till en början valt att köpa samtliga tjänster, för att vid ett senare skede ta tillbaka ekonomiadministrationen då de anställt en ansvarig.
5. Årsredovisningen som dokument
56 % av företagen anser att årsredovisningen är ett mer eller mindre viktigt dokument för deras verksamhet. Medan resterande 44 % anser att årsredovisningen enbart är ett dokument som lagenligt måste framställas och lämnas in till bolagsverket.
I svaren varierade anledningarna till varför årsredovisningen är viktig för verksamheten. Anledningar till detta kan bland annat vara att vissa företag valt att arbeta mer marknadsföringsmässigt med sin årsredovisning än ekonomiskt. Med detta menar vi att företagen kanske lägger större vikt vid utformning och textmässig information i årsredovisningen än den rent ekonomiska informationen. En annan anledning skulle kunna vara att företagen har olika stor erfarenhet och kunskap om själva årsredovisningsarbetet. Denna anledning kan också vara en anledning till varför hela 44 % anser att årsredovisningen som dokument inte är särskilt viktigt för företaget. En annan anledning till att 44 % anser att årsredovisningen inte är av särskilt stor vikt för företagen kan vara att de känner sig trygga i
74
sin marknadsposition och i sin ekonomi, vilket innebär att de kanske inte känner ett behov att ta fram mer ingående information från sin årsredovisning.
6. Efter årsredovisningens framställning
Av de nio företag vi intervjuat svarade 67 % att de i någon form använder sig av årsredovisningen i sitt vidare arbete i företaget. Medan den resterande delen på 33 % menar att när årsredovisningen är färdig, skickas den till bolagsverket och sedan arkiveras.
En anledning till att 33 % anser detta kan vara för att de kanske inte har kunskap om vilken information som faktiskt kan utvinnas ur den. Det kan också vara att företaget anser sig ha en så pass bra intern kontroll att de anser att de får ut mer information från bokslutsarbetet än vad de får ut av sin årsredovisning. En annan anledning till detta kan vara att företaget har ”nöjt” sig med den situation och marknadsandel som företaget redan har på marknaden, och att de då anser att de inte behöver ha mer information om företagets verksamhet. Detta till skillnad mot de 67 % som väljer att på ett eller annat sätt arbeta vidare med den information som faktiskt framkommer i årsredovisningen. Som exempel kan nämnas Cap Urval som varje halvår tillsammans med sina anställda valt att gå igenom och presentera företaget med hjälp av årsredovisningen. De arbetar också, som några andra företag, med att se efter hur lönsamhet och liknande ser ut i årsredovisningen, för att med hjälp av denna information basera vissa investeringsbeslut.
7. Företagens beslutsunderlag
I undersökningen vi gjort av de nio företagen har vi frågat hur informationen som kan utvinnas från månads- och årsbokslut samt från årsredovisningen har påverkat företagens beslut. Som ett sammanställt svar har vi fått veta att samtliga företag anser att årsbokslutet är av stor vikt vid beslut som rör företaget. 89 % anser också att månadsbokslutet är viktiga i beslutsprocesserna, medan enbart 44 % anser att informationen från årsredovisningen har stor betydelse vid beslutsfattande. En anledning till att alla lägger stor vikt vid årsbokslutet kan vara för att den summerar det gånga räkenskapsåret, vilket i sig ger företaget en bild av hur företaget utvecklas över tiden. Det kan också ge företagen möjligheten till att kontrollera om företagets budget för räkenskapsåret ligger rätt jämfört med det faktiska utfallet för företaget.
En anledning till att åtta av nio företag anser att månadsboksluten är viktiga vid beslutsfattande kan vara för att det ger en mer detaljerad och mer aktuell bild för hur
företagets ekonomi ser ut för specifika, men dock kortare perioder. Det kan ge ett företag möjligheten till att snabbt kunna förändra verksamheten om något ser ut att ha ändrats för kraftigt och snabbt. Som exempel kan vi nämna att ett par av de intervjuade företagen här menat att det är speciellt viktigt när det gäller anställningar/uppsägningar.
I referensramen har vi tidigare beskrivit att med hjälp av budget och månadsbokslut har företaget möjligheter att korrigera och urskilja ovanliga händelser som uppkommer i samband med denna avstämning75. Jämför vi detta med den ovanstående anledning som vi formulerat, kan vi se att referensramens information stödjer detta.
De 44 % som anser att årsredovisningen är viktig för deras beslutsprocess är också de företag som arbetar mest med sina årsredovisningar. En anledning till att det kan vara på detta sätt, är att dessa företag har en starkare framgångssträvan än vad kanske andra företag har, vilket också kan innebära att de lägger mer resurser på att utveckla företaget. Det kan också vara så att dessa företag vill kontrollera årsredovisningen med sin budgeterade verksamhet för att på detta sätt få en mer säkerställd bild av hur verksamheten utvecklas. Vilket kan återspeglas i de beslut företagen fattar om sina framtida investeringar.
8. Utgivning av årsredovisningen
I frågan om vilka företagen ger ut sina årsredovisningar till och vilka som den kan vara av speciell vikt för fick vi förutom bolagsverket också bankerna som enhälligt svar. Som en anledning till detta kan det vara att företagen är i behov av bankernas förtroende, just ifall ekonomin hastigt skulle försämras eller att en investering plötsligt är ett måste. De kan då anse att om banken har god information om företaget kan det vara till fördel då företaget är i behov av lån.
44 % av företagen ansåg också att informationen i årsredovisningen kan vara av stor vikt för deras leverantörer, då det kan påverka prissatser och erbjudanden för företaget. Det kan också vara för att företaget lättare ska kunna attrahera leverantörer som kanske har bättre kreditvillkor och större anseende på marknaden.
75
Av de nio företagen ansåg 22 % att även informationen i årsredovisningen skulle kunna vara viktig för eventuella kunder. Till detta kan en anledning vara att kunder kan känna en starkare trygghet hos sina leverantörer om de i sin tur vet att företaget går bra och att leverans- eller ekonomiproblem inte finns i direkt framtid.
På en konkurrenskraftig marknad, som exempelvis en liten marknad och som är relativt specialiserad, kan informationen i årsredovisningen också vara viktig för många konkurrenter. I vår undersökning ansåg dock bara TTM Energiprodukter AB att fallet kan vara på detta sätt. Vilket visar att deras verksamhet kan vara av en så pass konkurrenskraftig typ att stor koll på konkurrenter är ett överlevnadssätt. Däremot ansåg inget av de nio företagen att årsredovisningen inte är av vikt för någon typ av intressent kring företagen.
Vid ett försök att applicera intressentmodellen76 på samtliga företag vi intervjuat, kan vi se en del skillnader, företagen emellan. Ur företagens ögon kan vi se att främst långivare samt kreditgivare har större betydelse för företagen när det gäller årsredovisningens information. En sak som skiljer två av företag från resterande är att de också lägger stor vikt vid kunders behov av information om företaget. Vi kan vid närmare jämförelser se att företagens olika situationer påverkar hur deras specifika intressentmodell angående årsredovisningens information ser ut. Några bidragande delar i denna fråga är främst bransch, storlek och hur pass nystartade företagen är.
Ses intressentmodellen generellt utifrån ett ägarlett företag, medför det till att börja med en mindre intressent som hänsyn måste tas till. Det kan i sig också innebära att relationen mellan ägare/ledning och övriga intressenter personifieras till en högre grad än om ägarna ses som en extern intressent. Om ägaren styr företaget innebär det oftast också att densamme har djup kunskap om företagets ekonomi till skillnad mot om ägaren inte är involverad i företaget. Detta kan i sig medföra att ägaren som också styr företaget kan komma att sänka sina krav på den information som tas med i årsredovisningen.
76
6 Slutsats
I detta kapitel kommer vi att presentera de slutsatser vi har kommit fram till under arbetet med denna uppsats.
Inledande tankar
När vi påbörjade arbetet med denna uppsats hade vi relativt klara tankar om hur företag