Filialchefen och avdelningschefen har inte en nära kontakt. Filialchefen har andra arbetsuppgifter än servicechefen och projektledarna. Filialchefen har därför inte samma problem som dem, vilket gör att han har svårare att förstå vad problemen är samt hur mycket tid som går till spillo. Företaget har vuxit väldigt mycket de senaste åren, filialchefens fokus har därför varit på andra saker som varit mer viktiga.
Avdelningschefen önskar att projektledarna kunde ha mer kontakt med elektrikerna i sin respektive grupp, då de annars kommer till servicechefen, när det är projektledarna som kan lösa problemen.
Det är inget problem i sig, dock kan det skapa en kedjereaktion med att servicechefen tar på sig mer arbete än vad han behöver och att elektrikerna får en sämre kontakt med projektledarna.
Projektledarna har mycket att göra med de arbetsuppgifter som de ska hinna med. När elektrikerna ringer till sin projektledare så sker det ofta att de inte kan nå projektledarna. Projektledarna har många möten, ska träffa nya kunder och får inte den tid som de skulle behöva för att hinna med allt. Projektledarna har även sagt att Handyman och 4PS (mjukvaruprogram) inte pratar med varandra, vilket gör att de alltid måste dubbelkolla så att de ordrar som är gjorda stämmer i båda systemen. Detta har lett till mycket dubbelarbete och mindre tid för värdeadderande arbete.
Elektrikerna vill att projektledarna ska vara mer kontaktbara och visa sig mer på deras arbetsplatser. Elektrikerna vill även ha mer träffar med varandra för att lära känna dom andra elektrikerna som har samma projektledare samt även lära känna dom som inte är med i samma team.
22
6. DISKUSSION
I detta avsnitt analyseras och diskuteras intervjuerna och observationerna från fallstudien av företaget Assemblin utifrån valda teorier. Studiens syfte är att presentera förbättringsåtgärder som kan resultera i förbättrad kommunikation inom Assemblin EL.
De intervjuade på Assemblin EL valdes ut i olika led för att få en insyn i hur kommunikationen fungerar, men också för att höra vad de anställda upplever är positivt och negativt i dagens situation. Av svaren framkom även hur man skulle vilja att kommunikationen förändras mot det bättre.
Studien har identifierat brister kring kommunikationen inom olika områden i avdelningen. Det ena problemet är att man saknar regelbundna möten mellan olika personalgrupper.
Ett grundläggande problem är Skatteverkets regel att en elektriker med servicebil inte får komma till kontoret mer än ett fåtal gånger per år, vilket gör att den direkta kontakten mellan kollegor och projektledare är svår att upprätthålla.
Ett annat kommunikationsproblem i företaget är två programvaror som inte är riktigt kompatibla med varandra. Vilket innebär dubbelarbete och missförstånd när inrapporterat inte följer med i alla led.
Varje projektledare har ansvar för fem till tio elektriker som befinner sig ute på olika projekt. De flesta elektriker arbetar inte på samma projekt samtidigt. Eftersom man inte har projektmöten regelbundet i grupperna gör detta att information och kommunikation mellan de anställda blir sämre. Detta gör i sin tur att man inte alltid vet var kollegor befinner sig, om man t ex skulle behöva hjälp. Projektledarna är inte ute så ofta och besöker de projekt de har ansvar för, vilket kan leda till en känsla av att man inte syns.
Mycket intern information inom företag idag, sker via mail och Intranät. Det fungerar bra överlag, men viss information måste man ta personligen. Människor generellt är dåliga på att kommunicera och fungerar olika. Detta gör att man måste kommunicera på olika sätt till olika personer.
Eftersom företaget blivit större har kommunikationsproblemen växt och blivit mer tydliga.
Olika teorier har studerats för att försöka finna lösningar på problemen. Inom Lean arbetar man med ständiga förbättringar. Denna studie har arbetat med att hitta förbättringar för att finna lösningar på problemen. Att applicera denna teori i den blandade verksamhet som avdelningen har, och att gemensamt komma fram till hur man vill lösa problemen med kommunikation har fungerat bra.
23
Kunder har framfört att kontakten med projektledarna är bristfällig då projektledarna sällan besöker sina projekt. Som Womack & Jones (2003) beskriver med sina fem principer, så skall ett företag som arbetar med Lean Office bland annat sträva mot att vara bra och serviceinriktad mot kund, att ständigt se över värdeflödet i sin process samt att alltid sträva efter ständiga förbättringar.
Förändring av mötesstrukturen mellan projektledarna och elektrikerna, genom möten oftare och regelbundet, skulle innebära att projektledarna kom ut oftare till sina projekt. Kunderna får till följd av detta lättare kontakt med projektledarna. Genom dessa kundkontakter får företaget troligtvis behålla sina gamla kunder och får nya kunder. Vilket i sin tur ger företaget fler projekt.
Som Bodin Danielsson (2013) skriver är målet med Lean att utföra arbetet så snabbt och effektivt som möjligt genom kontinuerlig förbättring av värdeflöde, sekvensering av aktiviteter, minskning av tidsramar, eliminering av slöseri samt ökad processflexibilitet. Genom mötesstruktur mellan olika personalgrupper får man ett mer effektivt informationsflöde som stäcker sig genom hela företaget.
24
7. REKOMMENDATIONER
Assemblin EL är i behov av att få en bättre insyn i projektledarnas arbetssituation. Avdelningen kan göra en kartläggning av hur mycket tid som projektledarna är arbetsbelagda per vecka. Om projektledarna har mer än 80 procent arbetsbeläggning kan det vara en anledning till att de inte har tid att göra oförutsedda arbetsuppgifter som kan tillkomma under veckan. Företaget kan även undersöka om det finns möjlighet att anställa en person till som eventuellt tar hand om dessa oförutsedda arbetsuppgifter.
En rekommendation är att filialchefen startar en ledningsgrupp med filialens avdelningschefer.
Ledningsgruppen har regelbundna möten där filialchefen informerar avdelningscheferna om det som är aktuellt inom företaget. Avdelningscheferna rapporterar hur situationen är inom respektive avdelning. Problem och frågor tas upp och diskuteras för att komma fram till lösningar eller hur man går vidare. Ledningsgruppen kommer överens om vad avdelningscheferna skall föra för information vidare till projektledarna och elektrikerna.
Projektledarna bör ha regelbundna möten med sina respektive elektriker för att kunna ha kontroll över hur projekten framlöper och vilka problem som uppkommer. Dessa möten bör ske ofta och vara korta. Ett förslag är att de är webbaserade, för att elektrikerna skall kunna delta från den arbetsplats de befinner sig på. Elektrikerna skall kunna stämma av sina frågor på dessa korta möten som sker ofta, istället för att försöka nå projektledaren under resten av veckan, när projektledarna har andra arbetsuppgifter att sköta.
Andra rekommendationer som vi anser vara lämpliga är, att se över hur avdelningen ska antingen byta ut, utveckla programmen eller utbilda personalen om hur de ska hantera de olika mjukvarorna.
25
8. SLUTSATS
Syftet med studien har varit att presentera förbättringsåtgärder rörande kommunikationen inom avdelningen. Intervjuer och litteraturgranskningar har genomförts för att identifiera svagheter inom detta område.
Alla som blivit intervjuade framför att man trivs på sin arbetsplats samt med sina arbetskamrater.
Trots det framkommer det att överlag saknas en hållbar kommunikation mellan de olika personalgrupperna.
Elektrikerna önskar möten inom yrkesgruppen för att få information om varandra. Ett problem i dag är att veta vilka specialiteter som finns inom yrkesgruppen på avdelningen, för att kunna få hjälp med problem som dyker upp inom projekten.
För att snabbt stämma av frågor och problem som dyker upp under projektens gång ringer elektrikerna sin projektledare, som ofta inte kan svara. Det blir stressande både för elektrikerna som inte får svar på sina frågor och för projektledarna som inte hinner svara. Elektrikerna och projektledarna vill ha mer regelbunden kontakt med varandra. Elektrikerna vill även att projektledarna skall komma ut oftare till arbetsplatserna, för att möta kunderna och fånga upp nya projekt.
Projektledarna, administratören och avdelningschefen har en väl fungerande kommunikation sinsemellan, med återkommande möten varje vecka. Administratören önskar dock ett mer strukturerat och likartat arbetssätt vid inlämning av underlag för fakturering, i mjukvaruprogrammen.
Avdelningschefen vill ha mer kontakt med filialchefen. Avdelningschefen vill ha en ledningsgrupp.
Det finns flera förbättringar som kan göras. Förbättringar som gäller önskemål om fler och regelbundna möten inom avdelningen samt fler besök hos kunder på projekten, rör endast avdelningen som denna studie har studerat.
Ett bra kommunikationsflöde inom en arbetsplats sker genom tät kommunikation mellan alla personalgrupper. För att få en bättre fungerande kommunikation mellan elektriker och respektive projektledare bör dessa inleda arbetsveckan med ett kort webmöte om veckans arbeten.
Viktigt är också kommunikationsflödet inom personalgrupper. Avdelningens filialchef bör starta en ledningsgrupp som består av filialens avdelningschefer samt filialchefen. Ledningsgruppen rekommenderas att ha möten regelbundet, till exempel en gång i månaden för att ta upp och diskutera aktuella frågor.
26
Förbättringarna som rör mjukvarorna kan påverka både avdelningen lokalt och hela företaget. Om företaget enbart vill utbilda den personal som denna studie rör, hur de skall arbeta i mjukvaruprogrammen påverkar det inte övriga filialer runt om i landet. Väljer företaget att göra om programmen eller utveckla programmen så kommer det dock att påverka hela företaget.
Det enklaste sättet att förbättra kommunikationen mellan mjukvaruprogrammen är en lättare utbildning för alla berörda.
27
REFERENSER
Bergman, B. &. Klefsjö, B. (2007). Kvalitet - från behov till användning. 4. uppl. Lund:
Studentlitteratur.
Bhasin, S. (2015). Lean Management Beyond Manufacturing. Tyskland: Springer Verlag.
Bodin Danielsson, C. (2013). An explorative review of the Lean Office concept. Journal of Corporate Real Estate, 167-180.
Bryman, A. &. Bell, E. (2005). Företagsekonomiska Forskningsmetoder. Malmö: Liber Ekonomi.
Bryman, A. (2008). Samhällsvetenskapliga metoder 2. uppl. Malmö: Liber.
De Almerida, J. P. L., Galina, S. V. R., Grande, M. M., Brum, D. G. (2017). Lean thinking:
planning and implementation in the public sector. International Journal of Lean Six Sigma, 390-410.
Freitas, R. D. C., Freitas, M. D. C. D., Gomes de Menezes, G., Odorczyk, R. S. (2018). Lean Office contributions for organizational learning. Journal of Organizational Change Management, 1027-1039.
Ljungar, E. (2020). "Vad är en arbetsorganisation?", i Gillberg, G.; Ljungar, E., Peixoto, A. &
Axelsson, Jonas, Vad är arbetsorganisation - En introduktion. Lund: Studentlitteratur.
Halvorsen, K. (1992). Samhällsvetenskapliga metoder. Lund: Studentlitteratur.
Justesen, L. &. Meyer, N. (2013). Kvalitativa metoder: från vetenskapsteori till praktik. 1. uppl.
Lund: Studentlitteratur.
Marin-Garcia, J. A., Juarez-Tarraga, A., Santandreu-Mascarell, C. (2018). Kaizen philosophy. The TQM Jurnal, 296-320.
Modig, N. &. Åhlström, P. (2011). Vad är lean?: en guide till kundfokus och flödeseffektivitet.
Stockholm: SSE Institute for Research.
Ohno, T. (1997). O Sistema Toyota de Produção: além da produção em larga escala. Porto Alegre:
Artes Médicas.
Sörqvist, L. (2013). Lean: processutveckling med fokus på kundvärde och effektiva flöden. Lund:
Studentlitteratur.
28
Tapping, D. &. Shuker, T. (2003). Value Stream Management for the Lean Office: 8 Steps to Planning. New York: Productivity Press.
Williams, A. (2020). PLAN-DO-CHECK-ACT. Professional Safety, 18-19.
Womack, J. &. Jones, D.T. (2003). Lean thinking: Banish waste and create wealth in your corporation (Rev. and updated [ed.]. ed.). London: Free Press Business.
www.skatteverket.se. (den 22 05 2020). Hämtat från Skatteverket:
https://www.skatteverket.se/foretagochorganisationer/arbetsgivare/lonochersattning/form aner/bilforman.106.233f91f71260075abe880009792.html
Yin, R. (2007). Fallstudier: design och genomförande. Malmö: Liber.
29
BILAGA 1
Filialchef
Vad arbetar du med, vilken bakgrund, utbildning, yrkeserfarenhet samt vilken position i organisationen har du?
Hur upplever du att relationen fungerar med dina medarbetare, administrativ personal, elektriker, chefer/ledning i stort?
Hur anser du att kommunikationen mellan dig och dina kollegor fungerar gentemot andra chefer och övriga medarbetare?
Upplever du att programmen, mjukvaran, som företaget använder kan leda eller har lett till dålig kommunikation?
Påverkas ditt arbete av dålig kommunikation eller fel val av fysisk kommunikation?
Påverkar dålig kommunikation dig privat?
Hur skulle du vilja att kommunikationen förbättrades?
Vad ser du för positiva effekter med mindre dålig kommunikation?
Vad skulle det innebära för dig arbetsmässigt om kommunikation blev bättre?
Upplever du att ditt arbete är utvecklande?
Får du arbeta på det sätt, med de uppgifter, som du själv vill arbeta med?
Upplever du att det finns hinder för dig att kunna genomföra dina arbetsuppgifter?
Upplever du att du måste göra andra personers arbetsuppgifter?
Vad anser du kan förbättras gällande organisationen på det företag som du arbetar på?
Hur ser du på din roll som ledare gällande organisationen av arbetet generellt på ditt företag?
30
BILAGA 2
Avdelningschef
Vad arbetar du med, vilken bakgrund, utbildning, yrkeserfarenhet samt vilken position i organisationen har du?
Hur upplever du att relationen fungerar med dina medarbetare? (administrativ personal, servicearbetare, chefer/ledning) i stort.
Hur anser du att kommunikationen mellan dig och dina kollegor fungerar gentemot andra chefer och övriga medarbetare?
Upplever du att programmen, mjukvaran, som företaget använder kan leda eller har lett till dålig kommunikation?
Påverkas ditt arbete av dålig kommunikation eller fel val av fysisk kommunikation Påverkar dålig kommunikation dig privat?
Hur skulle du vilja att kommunikationen förbättrades?
Vad ser du för positiva effekter med mindre dålig kommunikation?
Vad skulle det innebära för dig arbetsmässigt om kommunikation blev bättre?
Upplever du att ditt arbete är utvecklande?
Vad skulle det innebära för dig arbetsmässigt om det med NEXT och Handyman blev bättre, vad skulle du se för effekter om det?
Får du arbeta på det sätt som du själv vill arbeta med?
Upplever du att det finns hinder för dig att kunna genomföra dina arbetsuppgifter?
Upplever du att du måste göra andra personers arbetsuppgifter?
Vad anser du kan förbättras gällande organisationen på det företag som du arbetar på Hur ser du på ledningens roll gällande arbetet med organisationen på ditt företag?
31
BILAGA 3
Projektledare
Vad arbetar du med, vilken bakgrund, utbildning, yrkeserfarenhet samt vilken position i organisationen har du?
Hur upplever du att relationen fungerar med dina medarbetare, administrativ personal, elektriker, chefer/ledning i stort?
Hur anser du att kommunikationen mellan dig och dina kollegor fungerar gentemot andra chefer och övriga medarbetare?
Upplever du att programmen, mjukvaran, som företaget använder kan leda eller har lett till dålig kommunikation?
Påverkas ditt arbete av dålig kommunikation eller fel val av fysisk kommunikation?
Påverkar dålig kommunikation dig privat?
Hur skulle du vilja att kommunikationen förbättrades?
Vad ser du för positiva effekter med mindre dålig kommunikation?
Vad skulle det innebära för dig arbetsmässigt om kommunikation blev bättre?
Upplever du att ditt arbete är utvecklande?
Får du arbeta på det sätt, med de uppgifter, som du själv vill arbeta med?
Upplever du att det finns hinder för dig att kunna genomföra dina arbetsuppgifter?
Upplever du att du måste göra andra personers arbetsuppgifter?
Vad anser du kan förbättras gällande organisationen på det företag som du arbetar på?
Hur ser du på din roll som ledare gällande organisationen av arbetet generellt på ditt företag?
32
BILAGA 4
Administratör
Vad arbetar du med, vilken bakgrund, utbildning, yrkeserfarenhet samt vilken position i organisationen har du?
Hur upplever du att relationen fungerar med dina medarbetare, administrativ personal, elektriker, chefer/ledning i stort?
Hur anser du att kommunikationen mellan dig och dina kollegor fungerar gentemot andra chefer och övriga medarbetare?
Upplever du att programmen, mjukvaran, som företaget använder kan leda eller har lett till dålig kommunikation?
Påverkas ditt arbete av dålig kommunikation eller fel val av fysisk kommunikation?
Påverkar dålig kommunikation dig privat?
Hur skulle du vilja att kommunikationen förbättrades?
Vad ser du för positiva effekter med mindre dålig kommunikation?
Vad skulle det innebära för dig arbetsmässigt om kommunikation blev bättre?
Upplever du att ditt arbete är utvecklande?
Får du arbeta på det sätt, med de uppgifter, som du själv vill arbeta med?
Upplever du att det finns hinder för dig att kunna genomföra dina arbetsuppgifter?
Upplever du att du måste göra andra personers arbetsuppgifter?
Vad anser du kan förbättras gällande organisationen på det företag som du arbetar på?
Hur ser du på din roll som ledare gällande organisationen av arbetet generellt på ditt företag?