I Strategisk plan för GU 2007-2010 kan man läsa att GU skall arbeta för att öka samar- betet med näringsliv och offentlig sektor. Vilket skall ske genom; ”Arbeta för fler praktik-
platser och examensarbeten i organisationer såväl utanför som inom universitetet”, samt genom att ”införa och utveckla alumnverksamhet inom alla fakulteter” (GU, 2006, s.14). Vidare kan man läsa att ”uppdragsforskning och uppdragsutbildning står i dagsläget en-
bart för en liten del av vår verksamhet. Alumnverksamhet pågår och är en framtida möjlig- het att stärka kontakterna mellan universitetet och omvärlden”(GU, 2006, s.25). Detta kan kopplas till rektorsbeslutet som också tar upp uppdragsutbildning som en del var alumner kan spela en allt viktigare roll i framtiden. Vad jag kan utläsa av enkätsvaren och genom de intervjuer jag genomfört har ingen av institutionerna vid Sam.Fak. genomfört något av detta i någon högre utsträckning som ett led i ett strategiskt tänkande.
I teoriavsnittet belyser jag två sätt att se på GUs ledningsstruktur; som fysisk enhet, eller som social enhet. Dalnäs menar att GU framför allt styrs enligt den första principen då det finns en mängd styrdokument och regler på olika nivåer, så att GU framför allt styrs via regler kan konstateras. I detta examensarbete lyfts fram ett flertal dokument som reglerar verksamheten. Samtidigt har jag i resultatdelen också lyft fram att normbildning är en vik- tig del i verksamheten. Jag samtycker till Dalnäs i att GU bör betraktas som en fysisk och social enhet.
Analysen syftar till att binda samman resultat med teori. För att underlätta för läsaren gör jag därför kopplingarna genom att belysa var del av min teoretiska utgångspunkt för sig.
31
6.1.1 Implementering
I teoriavsnittet lyfte jag fram att det ofta går att visa på att beslut inte implementerats i den utsträckning, eller på det vis som det ursprungligen avsågs. De resultat som jag redovi- sat pekar på samma sak. Ur ett uppifrån-perspektiv som belyser alumnverksamheten ur linje-perspektiv kan jag konstatera att implementering inte skett i enlighet med de mål som satts upp i Handlingsplanen, eller SamFaks egna Strategiska plan. I teoriavsnittet visade jag att universitetet på central nivå har en klar bild av hur alumnarbetet skall genomföras och vad det skall leda till, och påtalade att det är viktigt att beslut preciseras på varje nivå som det skall genomföras för att implementeringen skall fungera. Jag fann att de klara besluten och målen är diffusa längre ned i GUs organisatoriska hierarki. Särskilt vad gäller SamFaks roll. Sam Fak har valt att bortse från de egna mål för alumnverksamheten som satts upp (GU, 2007), och fokuserar på kvalitetsaspekter som kopplas till alumnverksamheten. I den Strategiska planen för Sam.Fak finns ingen strategi, utan enbart mål, beskriven för hur alumnverksamheten skall bedrivas inom fakulteten. Då inga direktiv ges till institutionerna kring alumnverksamheten, upplevs det som oklart för de alumnansvariga på institutionsnivå hur de skall gå till väga för att bedriva arbetet med före detta studenter.
I resultatet framgår att alla institutioner arbetar med alumnverksamhet i viss mån, även om det skiljer sig mycket åt hur de valt att utforma arbetet. Det framgår även att alla institu- tioner upplever att de har för lite möjlighet att prioritera arbetet med verksamheten. Dessut- om saknar de flesta stöd för arbetet från den egna institutionen, vilket upplevdes som fru- strerande. Arbetet är till största del knutet till en enda person, vilket gör alumnverksamhe- ten sårbar och isolerad. Flera av de intervjuade upplevde att de inte kände att de hade till- räckligt mandat att utföra sitt uppdrag på ett bra sätt. Dels saknades tid för arbetet, dels sak- nades tydliga riktlinjer för vad arbetet skulle leda till på institutionsnivå. Här kan jag då se att rektorsbeslutet inte brutits ned tillräckligt för att institutionerna skall kunna implemente- ra beslutet i sin verksamhet. De diffusa målen gör att strategierna för att nå målen på insti- tutionsnivå blir än mer diffusa.
Jag fann vidare att de intervjuade inte kände att de hade något stöd från fakulteten, men ingen verkade saknade detta stöd. De flesta var däremot mycket positiva till stödet de får
32
från CA, och sade att de i och med detta ej behövde något stöd från Sam.Fak. Över lag ver- kade de flesta nöjda med denna arbetsgång.
6.1.2 Normbildning
I och med att Sam.Fak. delegerat alumnansvaret till institutionerna utan någon strategisk förankring, blir lösningarna på institutionsnivå i förhållande till det interna intresset och behovet. Här ser jag att normbildningen får fritt utrymme att spela på. Med det menar jag att traditionen på varje enskild institution sätter ramarna för hur alumnverksamheten be- drivs.
Alumnansvarig på institutionen har stöd av CA, men får i mångt om mycket trots detta själv ”uppfinna hjulet”. Institutionsstyrelsen delegerar arbetet till alumnansvarig, som i sin tur utför alumnarbetet med hänsyn till de normer som finns vid institutionen. Varje institu- tion hanterar alumnverksamheten på sitt eget sätt, då det inte finns någon given strategi, och ej heller något mål att gemensamt fokusera mot. Åter igen ser jag att normbildningen och värderingarna vid varje institution sätter ramarna för arbetet. Resultatet blir ad-hoc mässiga lösningar. De alumnansvariga arbetar i många fall ”här-och-nu”, istället för att alumnverk- samheten ses som en integrerad del av hela institutionens arbete, och en del av den strategi som sätts upp för helheten.
Då organisationen är decentraliserad bedriver institutionerna alumnverksamheten utifrån egna beslut och normer utan direktiv, eller annan inblandning, från fakulteten. Det riktlinjer som ges kommer istället direkt från CA. Detta leder till att institutionernas alumnverksam- het ser mycket olika ut när man jämför dem, även om vissa delar är lika. Då institutionerna får stöd av CA för att hålla verksamheten någorlunda flytande räcker det, men leder också till att de flesta jag intervjuade bland institutionernas alumnansvariga önskade ha möjlighet att satsa mer på verksamheten, men institutionerna anser sig inte ha råd att prioritera detta, eller saknar förståelse för funktionen. Även ur denna aspekt framgår det tydligt att det är normbildningen som genomsyrar verksamheten (se kapitel
3.3.2 Normbildning). Då alumnverksamheten inte är en levande del av institutio- nernas löpande arbete ses det som något extraordinärt och resurser tilldelas endast i ringa grad för att kunna bedriva verksamheten. Om normen istället hade varit att ”vi skall göra allt för att använda oss av våra tidigare studenter som goda representanter för den utbild-
33
ning vi bedriver”, så hade säkerligen verksamheten upp prioriterats och fått större engage- mang från institutionens övriga personal.
Alla institutioner upplever att det är lättare att engagera programstudenter i verksamhe- ten, men svårare att vet hur man skall nå de studenter som läser fristående kurser. Dessutom såg flertalet intervjuade att det fanns behov av att ta stöd av alumner inom programmen, och återföra deras kunskap dit. Däremot fanns inga naturliga knytpunkter gentemot de stu- denter som läser fristående kurser. Även till detta kan jag se kopplingar till normbildningen. Av tradition finns det rutiner och strukturer för arbetet med studenter inom program. Stu- denter som läser fristående kurser är däremot svårare att hantera. Dessa tendenser finns vid de flesta institutioner, men borde kunna förändras med medvetna strategier för att inkorpo- rera även dessa studenter i helhetssynen på verksamheten.
6.2 Slutsatser
Hur väl har jag svarat mot de frågeställningar som jag ställde upp inledningsvis? Den första frågan ”Hur institutionerna inom Samhällsvetenskapliga Fakulteten organiserat sitt enskil-
da alumnarbete?” har jag redovisat dels genom enkätundersökningen, men framför allt genom sammanfattningen av de intervjuer som jag genomförde. Jag finner att arbetet be- drivs på varierande sätt, men att mycket ändock är mycket lika institutionerna emellan. Ambitionsnivån är över lag hög, men framför allt tidsbrist och oklara mål/strategier och syfte gör arbetet oklart och leder till att det i många fall nedprioriteras.
Den andra frågan ”Hur arbetar institutionerna vid Samhällsvetenskapliga Fakulteten med
alumnverksamhet i relation till de gällande beslut, riktlinjer och policydokument som finns vid Göteborgs Universitet rörande alumnverksamheten.” är den mest omfattande och svår- besvarade frågan. Framför allt besvaras frågan genom enkätundersökningen. Då rektorsbe- slutet ligger till grund för övriga riktlinjer och policydokument som rör alumnverksamheten så reflekterar enkätsvaren tillbaka inte enbart mot beslutet i sig, utan även övriga dokument som finns. Svaren jag får av de intervjuade, vid enkät såväl som intervjuer, blir subjektiva och beror dels på de intervjuades uppfattning av sitt arbete, samt min förståelse för det som
34
de förmedlar till mig vid intervjuerna/enkäterna, samt min förståelse för dokumenten i fråga när jag tolkar dem.
De övergripande målsättningar som rektorsbeslutet (Bilaga 1) betonar är ej mätbara. Med andra ord kan GU aldrig få svar på huruvida målen är nådda eller ej. Detta gjorde också att de som besvarade min enkät hade svårt att veta hur de skulle besvara frågorna. Samma fenomen finner jag även i de flesta övriga dokument som ligger till grund för alumnverksamheten. Endast CAs handlingsplan är mer specifik i sin formulering kring hur verksamheten skall bedrivas, och har klart avgränsade mål uppsatta.
Vad jag ser är att arbetet med alumnverksamheten varierar mycket mellan institutionerna, även om vissa delar är gemensamma. Relationen till de olika dokumenten är även den vari- erande. Tyngdpunkten som jag förstår det är att de alumnansvariga har för lite tid avsatta för sin verksamhet för att dokumenten skall kunna fylla någon reell funktion. De ligger alla för långt från den dagliga verksamheten vid institutionerna. En tanke som vuxit under arbe- tets gång är frågan hur viktigt är egentligen rektorsbeslutet för institutionernas alumnarbe- te? Vid analys av resultat upptäcker jag allt tydligare att institutionerna troligtvis skulle bedriva sitt alumnarbete på samma sätt även beslutet för utan. Beslutet snarare befäster in- stitutionernas arbete, än styr det. Därmed kan slutsatsen dras att implementeringen bör ses ur nerifrån-upp perspektivet. Vilket i sin tur gör att tanken att GU är en ”social enhet som
enbart kan styras genom gemensam normbildning och kommunikation”(Dalnäs, 2010, s.9) kanske är mer berättigad än vad man kan tro (se kapitel 7. Slutdiskussion). I detta fall blir kommunikation ett nyckelbegrepp som måste lyftas allt mer för att få en väl fungerande alumnverksamhet inom Sam.Fak, såväl som inom GU som helhet.
”Hur ser Samhällsvetenskapliga Fakulteten på sin roll gällande alumnverksamheten inom fakulteten?” är en fråga som jag fick besvarad vid samtal med fakultetens utbildningsan- svarige. Enligt fakultetens strategiska plan för 2007-2010 framgår att alumnverksamheten skall ”utvecklas för samtliga utbildningsnivåer”. Inget är dock definierat kring hur detta skall ske. Spontana frågor som jag ställde mig kring detta är: Vem skall ansvara för att ut- vecklingen kommer till stånd? Är det fakulteten, eller de enskilda institutionerna? Vilken typ av utveckling tänker man på? Hur mäter man utvecklingen? Det visade sig att fakulte-
35
ten valt att prioritera ner allt arbete med alumner utöver det arbete som inriktar sig mot alumnernas roll i fakultetens arbete med kvalitetsgranskning. Även om den strategiska pla- nen för Sam.Fak. har ett uttalat mål att alumnverksamheten skall utvecklas för samtliga utbildningsnivåer, så har fakulteten valt att skjuta det på framtiden.
Examensarbetets validitet är hög då jag anser att jag undersökt det jag avsåg att göra. Jag ville se hur institutionerna bedriver sin alumnverksamhet, och det har jag gjort. Och genom enkäten och efterföljande intervjuer har jag kunnat analysera relationen till de olika doku- ment som jag valt att fokusera på. Reliabiliteten är också hög då representanter från alla institutioner inom Sam. Fak, så väl som representant för själva fakulteten och även den cen- trala alumnkoordinatorn intervjuats. Alla intervjuade på institutionsnivå har fått besvara samma frågor, vilket gör materialet kompatibelt. De frågor som jag ställt har jag satt sam- man efter att ha diskuterat Alumnverksamhetens syfte med de centralt ansvariga för verk- samheten vid GU. Mitt syfte med frågorna har varit att få en så heltäckande bild av hur de enskilda institutionerna bedriver sin verksamhet. Jag har lämnat utrymme för att de som jag intervjuat själva skall kunna berätta om de delar som de anser vara väsentliga för verksam- heten, och av intresse för detta examensarbete.
Som ett resultat av de intervjuer jag gjort har nu ett frö såtts för att starta ett nätverk bland de alumnansvariga på institutionerna inom Sam.Fak. Dessutom har inblandade på alla nivå- er fått kunskap om hur verksamheten bedrivs vid olika institutioner. Att verksamheten hamnat i fokus genom mina intervjuer har gjort att verksamheten aktualiserats vid de flesta institutioner.
36
7. Slutdiskussion
Genom detta examensarbete har jag fått inblick i hur alumnverksamheten bedrivs inom Sam.Fak. Alla institutioner arbetar på något sätt med alumnverksamhet, även om vissa sat- sar mer, andra mindre. Min tanke när jag inledde arbetet var att då det inte finns någon alumnansvarig på fakultetsnivå skulle det vara en efterfrågan från institutionernas sida att få en person i denna position så snart som möjligt för att få ökat stöd för sin verksamhet. I verkligheten var fallet det motsatta. Ingen kunde riktigt förstå syftet med en fakultetsansva- rig. Samtidigt kände jag en stark frustration, eller uppgivenhet från flera institutioners alumnansvariga, då de inte hade tid att prioritera alumnuppdraget i den omfattning som de ansåg var önskvärd.
Det som jag finner framgår tydligast är att det råder frustration över att institutionernas alumnansvariga inte har kapacitet att göra mer. Man kan se att det skulle gagna institutio- nen så väl som alumner om man kunde bedriva en mer genomtänkt alumnverksamhet, och om man hade dels en mer genomtänkt plan för verksamheten och dels mer resurser. Fakul- teten vill framför allt använda sig av alumnverksamheten inom ramen för kvalitetssäkring. Alumnerna används då som ett instrument för att på fakultets-, eller universitets-, nivå un- dersöka nyttan av före detta studenters utbildning för deras yrkesroll. Det är en viktig del av verksamheten och kan direkt vara till nytta för anpassandet av program och kurser till vad som behövs för att studenterna skall vara anställningsbara efter examen.
Med bakgrund av det resultat som jag fått i detta arbete skulle jag vilja rekommendera fa- kulteten att:
• se till att information om ovan nämnda kvalitetsarbete går ut till alla alumnansvari- ga,
37
• fakultetens informatörer kan sammanställa ett gemensamt informationsmaterial kring hela Sam.Faks alumnverksamhet för att locka fler alumner att aktivera sig. • aktivt stötta institutionerna i alumnarbetet så att alumnansvariga kan få klarare be- sked om vad som förväntas av dem i deras roll (som en del i att öka kommunikatio- nen). Detta stöd kan exempelvis vara att verkar för att det finns alumnansvarig vid alla institutioner. Ett annat förslag är att inrätta ett nätverk för de ansvariga var des- sa exempelvis genom mejl kan hålla kontakten med varandra och berätta om vad som är på gång på den egna institutionen. Genom ett sådant nätverk behöver inte de ansvariga känna sig ensamma i sin roll, och kan få tips och inspiration från övriga ansvariga inom fakulteten.
I kapitlet 6. Analys lägger jag fram funderingen att ”GU kanske bör betraktas som en fy-
sisk och social enhet”, i och med att de verkar som att både regler och normer/värderingar ligger till grund för hur GUs verksamhet bedrivs. Då organisationen är beroende av lagar och riktlinjer från regering och omvärlden behövs struktur och regler. Samtidigt är det en organisation som bygger på lång tradition och med många starka ämnen med bör även den sociala enheten bejakas. Kommunikation är viktigt i alla organisationer, men allt viktigare ju större organisation som skall implementera beslut på flera nivåer.
I Analyskapitlet lyfte jag tanken vidare att GU vad gäller alumnverksamhet möjligtvis är att betrakta som en i huvudsak social enhet, då rektorsbeslutet framför allt verkar vara en bekräftelse på hur institutionerna bedriver alumnverksamhet. I så fall anser jag att kommu- nikation blir ett nyckelbegrepp som måste lyftas allt mer för att få en väl fungerande alumnverksamhet inom Sam.Fak., såväl som inom GU som helhet. Hur detta skall genom- föras har jag några förslag på ovan. Min förhoppning är att kommunikation i framtiden skall bli allt tydligare i GUs verksamhet.