I följande avsnitt analyseras respondenternas beskrivningar av nyttor, nyckeltal samt utformning och design av nyttokalkyl utifrån forskning av Andresen (2001) respektive Love et al. (2004).
5.1 Nyttor
Resultatet indikerar att investeringar i ett digitalt verksamhetssystem genererar både kvantitativa och kvalitativa nyttor. Respondenterna beskrev hur en investering av ett digitalt verksamhetssystem, likt CANEA ONE, genererar nyttor i form av spårbarhet, informationshantering, kravuppfyllelse, ökad kvalitet, struktur och avvikelsehantering. Dessa nyttor går i linje med Tonnquist (2018) indikation om att verksamhetssystem syftar till att uppnå ökad effektivitet. Enligt Andresens (2001) beskrivning är finansiellt värde, effektivitet, konkurrenskraft, intressenttillfredsställelse och intressentkrav framträdande nyttor innan en investering av ett IT-system. Love et al. (2004) skildrade i samband med införande och nyttjande av IT-system tre fokusområden; strategiska-, taktiska- och operationella nyttor.
Respondenternas beskrivning och forskningen av Andresen (2001) respektive Love et al. (2004) påvisar i stora drag liknande nyttor. Ändock kategoriserar respondenterna nyttor på ett annorlunda sätt i jämförelse med Andresen (2001) och Love et al. (2004). Love et al. (2004) delar in nyttorna i fokusområden, till skillnad från Andresen (2001) och respondenterna. Andresen (2001) delar in nyttorna efter huruvida dess output är av kvantitativ, kvalitativ eller finansiell karaktär. Ytterligare en skillnad är att nyttorna som beskrevs av respondenterna är färre än de som forskningen beskriver. Att respondenternas antal beskrivna nyttor är färre innebär dock inte att de nyttorna som beskrivs i forskningen inte finns hos CANEA. Anledningen till att det finns nyttor i forskningen som inte beskrevs av respondenterna kan vara att nyttorna försummas eller kan antyda på att de nyttorna inte är dominerande eller inte efterfrågas i samband med investering i CANEA ONE. Kvalitativa nyttor beskrevs vara essentiella men samtidigt svårberäkneliga av samtliga parter. Anledningen till att kvalitativa nyttor är svåra att beräkna kan vara på grund av systemens uppbyggnad och funktion. Digitala verksamhetssystem genererar kvalitativa nyttor som inte alltid
är direkt märkbara och synliga. Problem kan uppstå i samband med investeringar i ett IT-system, då kvalitativa nyttor tenderar att inte vara direkta till skillnad från kostnader (Love et al., 2004). Initialt kan det därför vara svårt att motivera en investering i ett IT-system, vars nyttor uppstår i framtiden. Kalkyler för investeringsbedömningar blir därigenom viktiga för att belysa nyttor men även kostnader över tid. I en prognos för framtida investeringar blir det därför viktigt att säkerställa, likt syftet med PENG-modellen (Tonnquist, 2018), att kostnaderna inte överskrider identifierade nyttor. I detta skede behöver beslutsfattare som är involverade i investeringsprocessen således göra subjektiva bedömningar, som är baserade på tolkningar av framtida kostnader och kvantifiering av konkreta samt immateriella nyttor.
Resultatet påvisar att respondenterna och forskning är samstämmiga gällande ett flertal nyttor, vilket indikerar att nyttorna är relevanta att inkludera i kalkyler för investeringar av IT-system. I framställandet av en nyttokalkyl för CANEA ONE är det särskilt viktigt att fokusera på de nyttor som respondenterna har beskrivit, eftersom kalkylen syftar till att vara specifik för CANEA ONE och det är dessa nyttor som kunder efterfrågar. Likväl motiverar forskningen att det kan vara fördelaktigt att inkludera kvantitativa och finansiella nyttor i kalkylen (Andresen, 2001; Love et al., 2004). Andresen (2001) motiverar att finansiella nyttor har särskilt stor betydelse innan en investering av ett IT-system. Således kan det vara relevant att inkludera finansiella nyttor i en nyttokalkyl för CANEA ONE, eftersom kalkylen syftar till att användas innan en investering, i samband med införsäljning.
Tabell 7: Sammanställning av nyttor som bör inkluderas i nyttokalkyl. Nyttor som anses relevanta att inkludera i en nyttokalkyl
Avvikelsehantering: Minskade antal avvikelser.
Effektivitet: Rätt person gör rätt saker vid rätt tid. Tidsbesparingar.
Informationshantering: Kvalitetssäkra information, enklare att finna rätt information, samma
version.
Intressenttillfredsställelse: Hur väl intressenters behov och förväntningar uppfylls.
Undersökningar (attityd) kring deras nöjdhet m.m.
Konkurrenskraft: Förmåga att klara av konkurrensen mot andra verksamma parter. Kvalitetsbristkostnader: Minskade antal omarbete och felarbete.
Kravuppfyllelse: Följa regleringar och kravspecifikationer. Möjliggöra och upprätthålla
certifieringar.
Struktur: Styra upp processer och arbetssätt. Främja struktur och ordning. Spårbarhet: Revision, kunna visa på uppföljning och historik i processer. Tidsbesparing: Antal timmar följt av bättre informationstillgänglighet, m.m.
Not: Sammanställning av nyttor som omnämns av respondenter och Andresens respektive (2001)
Love et al. (2004) forskning, vars anses relevanta att inkludera i en kalkyl för utvärdering av IT-system.
5.2 Nyckeltal
Givet till vilka nyckeltal som bör inkluderas i en nyttokalkyl finns det flera likheter mellan resultatet av intervjuerna vid CANEA och den forskning som sammanställts. Samtliga parter indikerar att nyckeltalen behöver inkludera och därigenom belysa både kvantitativa- och finansiella nyckeltal likväl som kvalitativa nyckeltal. Inkluderandet av kvalitativa nyckeltal kan relatera till att ett digitalt verksamhetssystem, likt CANEA ONE, har nyttor som är svåra att definiera. Trots att forskningen av Love et al. (2004) visar på att finansiella nyckeltal onekligen har störst betydelse innan investering i digitala verksamhetssystem, kan nyckeltalen kan således vara ett sätt att åskådliggöra även kvalitativa nyttor och får därmed en avgörande roll i en nyttokalkyl.
Utifrån det empiriska underlaget kan det uttydas att ett digitalt verksamhetssystem tillhandahåller funktionen att generera nyttor som i många fall är av kvalitativ och kvantitativ karaktär. Att inkludera specifika finansiella nyckeltal såsom return on investment (ROI) och nuvärde (NPV) vid
kalkylering av digitala verksamhetssystem innan investeringar, istället för att direkt presentera outputs av kvalitativa och kvantitativa nyttor i ekonomiska termer, kan tydas på flera sätt.
Det förekommer en risk i att transformera kvalitativa nyttor direkt till finansiella, enbart utifrån syftet att utläsa det finansiella perspektivet, då det kan innebära att kvalitativa nyttors innebörd försummas. Detta kan exemplifieras med hjälp av nyttan avvikelsehantering. Att presentera avvikelsehantering i ett finansiellt nyckeltal såsom besparade kostnader per månad kan motiveras utifrån ett finansiellt perspektiv. Ändock kan det underliggande problemet förbises och den egentliga nyttan med minskade antal avvikelser förbli dolda. Detta eftersom antalet minskade avvikelser blir indirekt åskådliggjort i ett finansiellt nyckeltal, men kan få ytterligare kontextualisering om det presenteras i ett kvalitativt eller kvantitativt nyckeltal.
De nyckeltal som bör inkluderas i en nyttokalkyl för CANEA ONE kan motiveras utifrån det empiriska materialet. I och med att kalkylen syftar till att användas innan en investering kan det motiveras att inkludera ett finansiellt perspektiv. Till den givna studien har således de finansiella nyckeltalen return on investment (ROI) och nuvärde (NPV) inkluderats tillsammans med de kvantitativa nyckeltalen avvikelsehantering, kvalitetsbristkostnader och tidsbesparingar. Likaså
bör nyttokalkylen inkludera de kvalitativa nyckeltalen intressenttillfredsställelse,
informationshantering, kravuppfyllelse och upplevd struktur.
Nyckeltalen spårbarhet och effektivitet kommer ej att inkluderas med anledning av att de faller in under andra nyckeltal som utifrån intervjuerna bör inkluderas, samt att de är omfattande och således är svåra att redogöra för med ett nyckeltal. Exempelvis faller spårbarhet under både informationshantering och kravuppfyllelse. Effektivitet är likväl ett nyckeltal som kan tydas vara för omfattande att beräkna ur enbart ett nyckeltal. Därmed kan effektivitet redovisas utifrån andra nyckeltal såsom avvikelsehantering, informationshantering, kvalitetsbristkostnader och tidsbesparingar. Det sammantagna empiriska underlaget indikerar att följande nyckeltal är
Tabell 8: Sammanställning av nyckeltal som bör inkluderas i nyttokalkyl. Nyckeltal som bör inkluderas i en nyttokalkyl
Avvikelsehantering: Minskade antal avvikelser/månad.
Informationshantering: Kvalitetssäkra information, enklare att finna rätt information, samma
version.
Intressenttillfredsställelse: Undersökningar kring upplevd nöjdhet m.m. Kravuppfyllelse: Möjliggöra och upprätthålla certifieringar.
Kvalitetsbristkostnader: Minskade antal omarbete m.m.
Nettonuvärde (NPV): En investerings nuvärde i jämförelse med investeringskostnaden. Return on investment (ROI): Avkastning på investeringen.
Struktur: Antal timmar följt av bättre system för att söka efter information, klickbara processer,
vyer, startsida, metadata etc.
Tidsbesparing: Antal timmar följt av bättre informationstillgänglighet.
5.3 Utformning och design av nyttokalkyl
Forskningen indikerar att output kan presenteras i olika format. Andresen (2001) samt Love et al. (2004) exemplifierar hur nyttor kan delas upp i antingen fokusområden eller finansiella-, kvantitativa- och kvalitativa nyckeltal. Respondenterna beskrev samtidigt hur en kalkyl bör sammanställa nyttor och nyckeltal både i ekonomiska termer och skalor. Fortsatt belystes även vikten av att presentera både kvantitativa och kvalitativa nyckeltal i utformandet av kalkylen. Empirin visar därmed ett samband i att olika nyckeltal behövs inkluderas i en nyttokalkyl för att på så sätt ge ett representativt underlag inför investeringsbeslut i digitala verksamhetssystem. Med hänsyn därtill bör nyttorna presenteras i olika output-format baserat på vilket fokusområde det tillhör, såsom att avvikelsehantering kan presenteras i procent eller antal. Utifrån rapportens resultat bör nyckeltalen i tabell 9 presenteras i följande output format.
Tabell 9: Nyckeltal som bör presenteras i följande output-format. Finansiell output
Nettonuvärde (NPV): Kronor.
Return on Investment (ROI): Procent. Kvantitativ output
Avvikelsehantering: Procent eller antal st. Kvalitetsbristkostnader: Procent.
Tidsbesparing: Procent eller antal timmar. Kvalitativ output
Intressenttillfredsställelse: Beskrivning. Informationshantering: Beskrivning. Kravuppfyllelse: Beskrivning. Struktur: Beskrivning.
Utifrån intervjuerna framgick det att en nyttokalkyl för ett digitalt verksamhetssystem initialt bör ge ett enkelt intryck genom att inneha en första sida som är övergripande och enkel att ta sig till. Respondenterna beskrev även att nyttokalkylen med fördel kan inkludera uträkningar som relaterar till generella siffror samt där kunder kan justera siffror efter sin verksamhet. Forskningen beskriver inget om specifikt format eller design av kalkylen, utan fokuserar enbart på dess innehåll (Andresen, 2001; Love et al., 2004). Till den givna kalkylen bör därför resultatet från CANEA ligga till grund för kalkylens utformning och design. Med utgångspunkt i det empiriska underlaget bör nyttokalkylens format således vara i presentationsformat, grafiskt tilltalande och väl underbyggd med beräkningar för att motivera införsäljning.