Ansvarsfördelning mellan beställare och leverantör

När en fastighetsägare ska uppföra en byggnad vet de ofta vad de vill ha ut fysiskt av byggnaden, vad som är syftet och vilka behov byggnaden ska tillgodose. Att välja digitaliseringsgrad är komplicerat då det är svårt att bedöma vilka behov som finns. Det finns otydligheter mellan de anställda som ansvarar för arbetssätt och arbetsprocesser och de som ansvarar för ekonomin. Den ena parten ser snabbare och effektivare arbetsprocesser medan den andra vill se de konkreta finansiella besparingar digitalisering medför. För att utvecklingen ska fortlöpa behöver branschen bli duktigare på att se och förklara de besparingar som digitaliseringen ger. Hur arbetsflöden påverkas på kort och lång sikt. Det ansvaret behöver axlas av både byggentreprenörer och systemleverantörer.

Byggentreprenörer och systemleverantörer måste förstå att fastighetsägare inte har koll på protokoll, gränssnitt och språk. De behöver hjälp för att hitta den lösning som passar de bäst. Byggentreprenörer måste därför med hjälp av systemleverantörer påvisa och informera om för-och nackdelar med olika system och funktioner. Samt att nya lösningar går att integrera med befintligt bestånd av system.

Det behövs fler samordnare inom digitalisering, en del stora företag inom fastighetsbranschen har en individ som jobbar med digitaliseringsfrågor och hur de ska integreras och utveckla företagets affärsidé. Tyvärr har inte alla företag resurser nog för att ha en plan för digitalisering och än mindre en individ vars huvuduppgift är att digitalisera företagets verksamhet. Branschen behöver samordnare för att kunna ta sig från var vi är idag till dit vi måste vara om 10 till 15 år.

De behövs också samordnare för att se till att fastighetsägare, systemleverantörer och byggentreprenörer förstår varandra. Idag är bristerna stora när det kommer till kravspecifikationer och de lösningar fastighetsägare faktiskt efterfrågar vid nyproduktion. Fastighetsägarna vet ofta vilka funktioner de vill ha i sina system men sällan hur vägen dit ser ut. Det behövs någon som kan klargöra för systemleverantören och byggentreprenörer vilka system fastighetsägaren har idag och hur de kommunicerar. Först då går det att förstå vad som krävs av de nya systemen för att kunna integreras med resten av beståndets system.

5.4 Förvaltarens digitala behov

I dagsläget är förväntningarna stora på kommande digital utveckling. Nya produkter utvecklas och tankarna är stora kring dess möjligheter. Syftet med digitalisering är att lösa problem.

Förvaltningsbolagen söker lösningar som effektiviserar deras arbetsprocesser och ökar servicen till deras kunder. En viktig komponent är att minska personberoende vid leveransen av förvaltningsavtal.

Med digitala verktyg klarar förvaltningsbolagen att hantera störningar och har möjlighet att fortsätta leverera enligt avtal. Viktigt är att kunna hålla igång processer i den dagliga förvaltningen och inte tappa kvalité mot kund.

Den ekonomiska förvaltningen vill enkelt kunna hantera inläsningsdata. Fastighetsägare vill kunna debitera hyresgäster efter deras el-, vatten-, värmeförbrukning. Problem som finns idag är hur avläsningsdatan levereras och att det smidigt ska kunna importeras in i ett övergripande fastighetssystem. Det behöver finnas en kompatibilitet mellan olika produkter och program för att effektivt kunna hantera datan och få en bra överblick över fastigheten. Det finns ett behov att kunna erbjuda fler tjänster och ta betalt efter det. Utöver förbrukning saknas möjligt att ta ut ersättning från kund för slitage av ytor och lokaler.

I tekniska förvaltningen söks fler lösningar att kunna kontrollera och läsa av skicket på en fastighet.

Med fuktmätare kan bedömning göras kring kvarvarande teknisk livslängd. Genom att ha mer byggnadsteknisk data kan förvaltningen planeras och samordnas över ett större bestånd. En god planering är förutsättning för att kunna arbeta proaktivt i förvaltning och hålla underhållskostnader

Övergripande behöver fastighetsägare bli bättre på att skicka och dela med sig av information.

Fördelarna är många, men med bättre informationshantering kan bättre beslut göras. Ur ett förvaltningsperspektiv behöver den tekniska förvaltningen samordnas med den ekonomiska.

Kommunikation och transparens mot hyresgäster ger bra förutsättningar för långvariga stabila relationer. När en fastighets avyttras eller tas in i ny förvaltning behöver överlämningen ske smidigt för att minska intrång och skada hos kund. Med bättre informationshantering kommer hyresgäster vara mer nöjda, förvaltningen kommer hålla en högre kvalité och kommer hålla bättre leverans av sina tjänster. Med öppna API:er, öppna gränssnitt, skapas flexibla lösningar där kunden står i fokus.

Arbetsprocesser kan effektivt anpassas efter kund. Med öppna gränssnitt kan nya producerade byggnader enkelt integreras i den befintliga förvaltningen.

5.5 Förvaltarens systemval

Idag finns en tröskel för mindre fastighetsägare att implementera fastighetssystem.

Investeringskostnaden för en plattform som kan hantera energistyrning, närvarohantering, ventilation och hyresdebitering är hög. Det finns enskilda lösningar som hanterar vissa digitala gränssnitt, men för att kunna implementera en komplett lösning behöver det idag finnas en större organisation bakom.

Att jobba med modulbaserade fastighetssystem ger stora valmöjlighet för stora bolag att anpassa systemet efter deras verksamhet. Samtidigt som moduler möjliggör kundanpassning bidrar det även till fragmentering. I och med att nya behov uppstår och nya funktioner skapas kommer utveckling av varje enskild modul försvåras. Utmaningar finns i att hålla en enhetlig produkt. Med stor flexibilitet följer att standardisering saknas.

För de modulbaserade fastighetssystemen debiteras efter vilka funktioner eller moduler som används.

Mycket arbete behöver göras för att hitta rätt paketering. Löpande kommer nya funktioner rullas ut som förvaltning kan köpa. Prissättning av varje modul är svårt. Om ett fastighetsbolag är välinvesterade i en plattform kan det vara svårt att hitta lösningar utanför den plattformen. Det gör att systemleverantörer hamnar i en monopolsituation. För en modul med begränsad nytta kan systemleverantörer debitera höga avgifter då möjligheten att gå utanför plattformen kanske inte är möjlig.

Vidare är det viktigt att minsta implementeringskostnaden hålls låg så fler aktörer kan använda sig av digitala verktyg. Skalmöjligheter måste finnas där förvaltning enkelt kan lägga till nya moduler i samband med att deras verksamhet expanderar.

Eftersom livslängden på en byggnad är mellan 50 till 100 år måste den tekniska utrustningen vara flexibel, stängda system är därför inte ett alternativ eftersom de på sikt kommer bli omoderna och inte gå att byta ut.

6. Diskussion

När det gäller digitalisering måste fastighetsägare vara flexibla och ständigt hänga med i utvecklingen. Stora förändringar sker på marknaden och om fastighetsägare hamnar efter kommer det vara svårt att återhämta sig. Fastighetsägare som ständigt uppgraderar till ny teknik har stora möjligheter i att effektivisera sina flöden och minska sina driftskostnader. Risken med att hamna efter i utvecklingen är att drastiska åtgärder behövs för att ta sig tillbaka. Sådana åtgärder kan vara disruptiva för bolaget, kräva stora kostnader och vara en stor omställning för många. Åtgärderna måste verkställas och följas av företagets anställda, vilket kan vara svårt.

Marknaden för installationer och fastighetsstyrning kan jämföras med marknaden för datorer. Datorer består av hårdvara och mjukvara likt fastighetsstyrning består av system (mjukvara) och installationer (hårdvara). Men det finns en stor skillnad, aktörer som tillverkar datorer utvecklar inte mjukvaran datorn kommer med. Det måste systemleverantörer våga ta efter, de kan inte både tillverka bra installationer och bra styrsystem. De behöver öppna upp och låta andra aktörer sköta innovationen kring styrsystemen. Likt många andra branscher där små startups kommit in och revolutionerat branschen med ny teknik och nya affärsidéer behöver fastighetsautomation samma nytänkande.

En förutsättning för digitalisering av fastigheter är ett bakomliggande system eller plattform mot vilken produkter kopplas upp och data kan läsas in, bearbetas och exekveras. Att utforma ett komplett system som täcker alla typer av behov är svårt, om ens möjligt. Begreppet fastighetsförvaltning är brett och innefattar olika typer av åtaganden och uppdrag. Skillnaden är stor mellan fastighetsförvaltning av bostadsfastigheter och kommersiella fastigheter då behov och verksamhet kan vara väldigt olik.

Digitala verktyg kan installeras i samband med byggnation. Största värdet av digitala produkter kommer in i förvaltningskeendet. Byggentreprenörer kan då tjäna pengar genom att installera produkterna i byggskedet. Genom att bygga in så mycket som möjligt i början kan byggentreprenörer skapa bra förutsättningar för förvaltning samt ta ut en vinst för att tillhandahålla produkterna. En avgörande faktor för en digitalisering, är hur marginalerna ser ut i byggande. Byggentreprenörer vill inte hamna i en situation där de producerar ett skal med begränsat värde, en lågmarginalprodukt som sedan fylls med spännande teknik av andra parter. Det finns alltså ett incitament för byggentreprenörer att digitalisera en byggnad i tidigt skeende. Marginalerna på betong är inte särskilt stor. I dagsläget tjänar byggentreprenörer mer på att bygga ett snyggt kök än att digitalisera fastigheten.

Idag finns inga byggregler kring digitalisering. Boverkets byggregler (BBR) är övergripande för hela byggbranschen och reglerar mycket byggande. Dock hanterar den inte digitalisering än. Idag måste varje byggentreprenör tillsammans med beställare utveckla en standard och metod för hur digitaliseringsfrågor hanteras. Det gäller allra högst säkerheten i systemen, obehöriga får ej ha access till systemen där de kan göra skada eller samla information. Vilket idag är ett problem för alla

Från statlig håll pågår arbeten för att främja digitalisering, men det finns ingen lagstadgad miniminivå. Det innebär att branschen själva måste hitta och utveckla en standard. Idag pratar branschen mycket om öppna protokoll och gränssnitt. Efterfrågan är stor men det är inte alltid öppna lösningar som levereras. Huruvida statliga påtryckningar hämmar eller främjar utveckling får förbli osagt. Men genom lagstadgade direktiv skulle utvecklingen påverkas.

De flesta fastighetsägare som använder sig av en digital fastighetsförvaltning har idag traditionella BMS:er, en mer krävande fastighetsautomation. Fastighetsägare måste våga ta klivet till de smarta BMS:erna som kräver betydligt mindre av förvaltarna, men är en dyrare investering. Här måste byggentreprenörer och systemleverantörer gå in och informera om de fördelar systemen har.

Fastighetsägarna måste samtidigt vara villiga att ändra sina arbetssätt för att en smart BMS ska fungera och effektivisera förvaltningen.

Det är inte bara den tekniska förvaltningen som förändras med digitalisering, en del aspekter i den ekonomiska förvaltningen påverkas också. Det rör sig bland annat om förenklade vad gäller hyresinbetalningar, där fastighetsägare inte manuellt behöver stämma av inbetalningar och skicka ut påminnelser.

7. Slutsats

Senaste åren har fastighetsbranschen sett en stor värdeutveckling. Denna värdeutveckling har skett utan någon större förändring i hur fastigheterna förvaltas. Digitala verktyg blir mer etablerade och erbjuder idag nya funktioner. Fastighetsbranschen jobbar i långa cykler. Var fastighetsbranschen är idag är en konsekvens från hur planeringen såg ut för 50–100 år sen. Framgent finns det en bild att digitaliseringen kommer bidra till den kommande värdeutvecklingen.

Hur kommande utveckling ska ske kommer bero på samordningen mellan branschens alla parter.

Byggentreprenörer, fastighetsägare och systemleverantörer kommer behöva hitta en standard kring systemuppbyggnad och arbetssätt. Idag söker fastighetsägare och byggentreprenörer öppna gränssnitt att arbeta i. Den fragmentering som finns idag behöver arbetas bort genom samverkan mellan parterna. Fastighetsägare måste genom tydliga signaler i kravspecifikationer efterfråga dessa typer av lösningar. Byggentreprenör behöver ta ansvar genom att sätta ihop paket där komponenterna är fristående och data kan exporteras utan förutbestämt överordnat system. Systemleverantörer och produktutvecklare behöver säkerställa att deras produkter är kompatibla med förvaltningens system och att produkternas funktion inte begränsas.

Det råder stort tvivel om hur lönsam digitalisering är, fastighetsägare vill se besparingar och vinster direkt. Genom exempelvis smart styrning av värme, ventilation och kyla kommer besparingar direkt i form av minskade energikostnader. Fastighetsägare behöver utveckla och jobba efter nya affärsmodeller där digitalisering är integrerad för att få ut mer än besparingar i energikostnader.

Samordningen mellan byggentreprenörer, fastighetsägare och systemleverantörer idag är bristfällig, det leder till missförstånd och i slutändan missnöjda parter. I slutändan kan de innebära ekonomiska förluster för alla parter. Förslag till fortsatt forskning är därför att på djupet reda ut hur upphandlingen av byggnation vid nya fastigheter ser ut och hur kommunikationen mellan de olika parterna är. Vem har ansvaret för att de nya systemen fungerar felfritt med befintliga system och hur ser de olika parterna på en bättre samordning.

8. Referenser

Adra, Hosni, Success with simulation - Creating a Digital Twin, Aurora Colorado, Hosni Adra

Aff (2003), Aff-definitioner 04, Svensk Byggtjänst

Atkin, Brian; Brooks Adrian, 2005, Total Facilities Management, Blackwell Publishing Ltd aff

Baum, Andrew (2017) PropTech 3.0: the future of real estate.

https://www.sbs.ox.ac.uk/sites/default/files/2018-07/PropTech3.0.pdf [2020-05-10]

Björk, Folke; Martinac, Ivo, Nilvér, Kjell, Sundqvist, Håkan, Wengelin, Wörman, Anders, 2017, Samhällsbyggnadsprocessen, Moment 4: Hus och anläggningsteknik,

Boverket (2018). Om Boverkets byggregler, BBR

https://www.boverket.se/sv/PBL-kunskapsbanken/regler-om-byggande/boverkets-byggregler/om-bbr/

[2020-04-20]

Boverket (2020) Digitalisering av samhällsbyggnadsprocessen

https://www.boverket.se/sv/samhallsplanering/digitalisering/ [2020-04-20]

Boverket (2017). Energikrav

https://www.boverket.se/sv/byggande/bygg-och-renovera-energieffektivt/energikrav/ [2020-04-20]

Cars, Göran; Håkansson, Maria, 2017, Samhällsbyggnadsprocessen, Moment 1: Samhällsutveckling, infrastruktur och samhällsplanering, Del 1: Samhällsplanering - En introduktion.

Deloitte. (2016). Smart buildings: How IoT technology aims to add value for real estate companies - The internet of Things in the CRE industry.

https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/nl/Documents/real-estate/deloitte-nl-fsireal-estate-smart-buildings-how-iot-technology-aims-to-add-value-for-real-estatecompanies.pdf [2020-05-05]

Ekbäck, Peter (2019) Mot en digitaliserad samhällsbyggnadsprocess - Analys av rättsliga strukturer vid förändring av fastighetsindelning, äganderätt (markägare) och markanvändning, Stockholm, Kungliga Tekniska Högskolan,

Granroth, Marko 2011, BIM - ByggnadsInformationsModellering.

Godoymedia

Jongeling, Rogier (2008). BIM istället för 2D-CAD i byggprojekt.

Länsstyrelsen (2018). Samhällsplanering

https://www.lansstyrelsen.se/download/18.610163bd1708581f880768f/1583333701065/12%20Samh

%C3%A4llsplanering.pdf [2020-05-05]

Northstream (2019). Smarta fastigheter: vägen framåt för fastighetsägare https://www.google.com/url?q=http://northstream.se/northstreamwp/wp-

content/uploads/2019/09/Northstream_Smarta-Fastigheter.pdf&sa=D&ust=1588693883382000&usg=AFQjCNEOL9irZRbHdg_nXLaYmxaJDrs03 w [2020-04-14]

Pettersen, Lene (2018) Digitalisering Modernitetens flyttebyrå

https://www.idunn.no/file/pdf/67090414/digitalisering.pdf [2020-04-15]

Prial, Frank J. (1984). Wiring buildings for intelligence

https://www.nytimes.com/1984/05/13/realestate/wiring-buildings-for-intelligence.html [2020-04-15]

Sinopoli, Jim, 2006, A handbook for the design and operation of building technology systems, Austin Texas, Spicewood publishing

Sinopoli, Jim, 2010, Smart building systems for architects, owners, and builders.

Amsterdam ; Boston : Elsevier/Butterworth-Heinemann

Sis (2018). SVENSK STANDARDSS-EN ISO 41011:2018

https://www-sis-se.focus.lib.kth.se/api/document/get/80004231 [2020-04-28]

Senning, Eva-Marie, 1985, Kostnadssamband och kostnadsstyrning inom fastighetsförvaltning: med tillämpningar på Riksbyggens drift- och underhållskostnader, Stockholm: Fastighetsgruppen, Företagsekonomiska inst., Univ.

Snooniam, D, 2003, Smart Buildings, IEEE Spectrum, 18 augusti

https://ieeexplore-ieee-org.focus.lib.kth.se/stamp/stamp.jsp?tp=&arnumber=1222043 [2020-04-15]

Trinquet, Joy; D’arjuzon, Rodolphe (2019). Strategic Focus: Smart Buildings As A Platform.

https://pages.planonsoftware.com/rs/117-HAR-928/images/uk_verdantix_report_strategic_focus_smart_buildings_as_a_platform.pdf?emailAddress=

ecarlso@kth.se&sender=victoria.einarsenwestvik@planonsoftware.com&mkt_tok=eyJpIjoiTmpFd05t RXhPVEE1TXpkayIsInQiOiJuY290WDBJcTlGTGswdnFtZVlrNFNvYlwvMytabTZBUVdDUXdzS 1NOWU1NNFZzRFFlaXkzXC9KXC91bEI2WnN0MGZZbjArS1RqRDNZdUU1aWtvZXp1NWRm eExlanU4T0FvaFwvQm52TEZZQXhqb2lSSnMyRWdId254OG95K05MYzRxblkifQ%3D%3D [2020-04-20]

Wilhelmsson, Mats, 2019, Värdering av “Smarta byggnader”

https://www.liveinlab.kth.se/nyheter/kronikan/vardering-av-smarta-byggnader-1.894953 [2020-04-29]

Prial, Frank J. 1984, WIRING BUILDINGS FOR INTELLIGENCE, The New York Times, 13 maj.

https://www.nytimes.com/1984/05/13/realestate/wiring-buildings-for-intelligence.html [2020-04-20]

TRITA-ABE-MBT-20464

www.kth.se