Digitalisering av fastighetsförvaltning

(1)

EXAMENSARBETE Samhällsbyggnad

Fastighetsekonomi och fastighetsjuridik GRUNDNIVÅ, 15 HP

STOCKHOLM, SVERIGE 2020

Digitalisering av fastighetsförvaltning

Vad krävs av fastighetsägare, systemleverantörer och byggentreprenörer

Andreas Rensberg

Elias Carlson

(2)

Bachelor of Science thesis

Title Digitalization of property management Author(s) Andreas Rensberg Jansson, Elias Carlson Department Real Estate and Construction Management TRITA number TRITA-ABE-MBT-20464

Supervisor Agnieszka Zalejska Jonsson

Keywords Proptech, BMS, digitalizaton, property management,

Abstract

Digitalization has changed our everyday life, but also companies and their way of working. The real estate sector has been digitizing at a slow pace but are now picking up. Property management has a big potential for a successful digitalization. Property owners, developers and system providers need to work together for everyone's longtime profit. Property owners are unsure about what kind of solutions they need and if the solutions can be integrated with their existing solutions and systems. Property owners also need to know what benefits and profits digitalization can bring them.

Today different systems use different ways to communicate, which means products from different system providers aren’t compatible. This impedes the development of systems and the pace at which property owners digitalize. Therefore a standard within these systems is needed to ensure that property owners are flexible and can switch between system providers. Developers need to be more helpful towards property owners and help guide them through the different options regarding digitalization. Because of a buildings long life, approximately 50 to 100 years, property owners need to think ahead when choosing systems so they easily can be replaced when better technology is available. Developers, with the help of system providers, need to educate property owner and show the profits that come over time with digitalization and not just profits available tomorrow.

(3)

Acknowledgement

This bachelor's thesis was written during the spring term of 2020 at the Department of Real Estate and Construction Management at the Royal Institute of Technology in Stockholm, Sweden. The thesis comprises 15 ECTS.

First we would like to thank Mats Dunmar at Skanska for the guidance and input he contributed with.

Secondly we would like to thank all the respondents who made this thesis possible with their knowledgeable insight, Christofer Andersson at Aareon, Harry Matero at Skanska and Henrik Forsberg at Novi Real Estate. We would also like to thank our supervisor Agnieszka Zalejska Jonsson and the student in our thesis group for their input and advice.

(4)

Examensarbete

Titel Författare Institution TRITA nummer Handledare Nyckelord

Digitalisering av fastighetsförvaltning Andreas Rensberg Jansson, Elias Carlson Fastigheter och Byggande

TRITA-ABE-MBT-20464 Agnieszka Zalejska Jonsson

Proptech, BMS, fastighetssystem, fastighetsförvaltning, digitalisering

Sammanfattning

Digitalisering har förändrat vår vardag, många branscher har anpassat sig och digitaliserat.

Fastighetsbranschen har nu nått den mognad som krävs för digitalisering och fastighetsförvaltning har stor potential för digitalisering. Fastighetsägare, byggentreprenörer och systemleverantörer behöver hitta ett samspel för att digitaliseringen av fastighetsförvaltning ska gå framåt. Fastighetsägare är osäkra på vilka digitaliseringsåtgärder de vill ha och om nya lösningar går att integrera med befintligt bestånd. Problemet idag är att fastighetsägare har svår att se vinsten digitalisering medför och vilka lösningar som är kompatibla med varandra.

Idag använder olika system olika sätt att kommunicera, det leder till att fastighetsägare ofta är låsta vad gäller leverantörer. Det hämmar utvecklingen och gör det krångligare för fastighetsägare att digitalisera. Det behövs därför en branschstandard för att göra det möjligt att välja lösningar från olika leverantörer och på så sätt påskynda digitaliseringen. Byggentreprenörer måste bli bättre på att hjälpa fastighetsägarna välja lösningar och ta en mer konsulterande roll. Eftersom en byggnad har en förväntad livslängd på 50 till 100 år behöver fastighetsägaren tänka framåt och inte bygga in teknik som inte är lätt att byta ut i framtiden. Byggentreprenörer behöver med hjälp av systemleverantörerna upplysa om de framtida vinster fastighetsägare kan få med hjälp av digitalisering och inte bara de vinster som uppstår imorgon.

Nyckelord:

Proptech, BMS, fastighetssystem, fastighetsförvaltning, digitalisering

Förord

Detta examensarbete skrevs under tredje året på Civilingenjörsprogrammet Samhällsbyggnad vid Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm, Sverige. Examensarbetets omfattning är 15 högskolepoäng och har skrivits vid institutionen för Fastigheter och Byggande.

Vi vill börja med att tacka Mats Dunmar på Skanska för den rådgivning han gett oss i detta arbete.

Sedan vill vi tacka alla respondenter som gjorde det här arbetet möjligt, Christofer Andersson på Aareon, Harry Matero på Skanska och Henrik Forsberg på Novi Real Estate. Vi vill även tacka vår handledare Agnieszka Zalejska Jonsson och övriga studenter i vår handledningsgrupp för bra input och tips under examensarbetet.

(5)

Innehållsförteckning

1. Introduktion 7

1.1 Inledning och bakgrund 7

1.2 Syfte och frågeställning 8

1.3 Avgränsningar 8

2. Metod 9

2.1 Val av metod 9

2.1.1 Urval av källor 9

2.1.2 Tillvägagångssätt vid intervjuer 10

2.2 Presentation av respondenter 10

2.3 Källkritik 10

3. Teoretisk bakgrund 11

3.1 Samhällsbyggnadsprocessen 11

3.1.1 Samhällsplanering 11

3.1.2 Aktörer inom samhällsbyggande 11

3.1.3 Samhällsbyggandets utmaningar 12

3.1.4 Digitalisering av samhällsbyggnadsprocessen 13

3.2 Byggentreprenörer 13

3.2.1 Funktionskrav byggnader 13

3.2.2 Digital tvilling 13

3.3 Fastighetsförvaltning 14

3.3.1 Teknisk förvaltning 14

3.3.2 Ekonomisk förvaltning 14

3.4 Digitaliseringsplattformar för fastighetsförvaltning 14

3.4.1 Smart byggnad 15

3.4.2 BMS - Building Management System 15

3.4.3 FMS - Facility Management Systems 16

3.4.4 BIM - Building Information Modeling 16

3.4.5 Monetarisera smarta fastigheter 16

(6)

4. Empiri 17

4.1 Drivkrafter för digitalisering inom fastigheter 17

4.2 Vad hämmar utveckling? 17

4.3 Ansvarsfördelning mellan beställare och leverantör 20

4.4 Förvaltarens digitala behov 22

4.5 Förvaltarens systemval 23

5. Resultat och analys 25

5.1 Drivkrafter för digitalisering inom fastigheter 25

5.2 Vad hämmar utveckling? 25

5.3 Ansvarsfördelning mellan beställare och leverantör 26

5.4 Förvaltarens digitala behov 27

5.5 Förvaltarens systemval 28

6. Diskussion 29

7. Slutsats 30

8. Referenser 31

(7)

1. Introduktion

1.1 Inledning och bakgrund

Digitalisering har revolutionerat vår vardag, det har gett oss bekvämlighet och ändrat helt hur vi utför dagliga uppgifter. Allt från hur vi kommunicerar till hur vi med en knapptryckning kan skicka pengar mellan varandra. Det finns många branscher som gjort stora framsteg inom digitalisering. I jämförelse med dotcom-eran och de nya fintech-bolagen har utvecklingen i fastighetsbranschen varit eftersatt.

Genom nya system och proptech-bolag börjar detta ändras. Fastighetsbranschen har nu nått en mognadsgrad som möjliggör nya digitala lösningar för att underlätta förvaltning och administration (Northstream, 2019).

Att förvalta en fastighet är inte lätt, installationer ska underhållas och servas, ytskikt ska hållas fräscha, tak ska hållas täta och mycket mer. Att hålla reda på när varje installation senast servades eller när taket senast byttes kan vara en stor utmaning, speciellt om fastighetsägarna har ett stort bestånd. Med digitalisering kan alla protokoll och dokument samlas digitalt. Genom nya gränssnitt och plattformar kan förvaltare få tillgång till handlingar och dokumentation utan att behöva leta i gamla pärmar. Systemen är enkla att söka och hitta i samt att systemet själv kan påminna om serviceintervall (Atkins & Brooks, 2005).

Det är inte bara samordning och en övergripande syn på fastighetsbestånd som digitalisering används till. En del fastighetsägare använder sig av lösningar för smart energiuppföljning och bevakning.

Några använder informationen från energiuppföljningen till att styra ventilation och värme.

Ett incitament för digitalisering är att effektivisera för att sparar pengar, antingen direkt eller indirekt (Baum, 2017). Vid smart styrning av ventilation och värme sparas pengar direkt genom att energiförbrukningen går ner. Genom bättre samordning och en enklare översikt av fastighetsbeståndet sparas pengar indirekt. Med digitalisering kan nya tjänster skapas som hyresgäster kan nyttja.

Fastighetsägare har ett behov att digitalisera, men det är inte alltid självklart vilken process som behöver effektiviseras och hur det ska utföras. Byggentreprenörer spelar en stor och viktig roll i vilka system som implementeras vid nyproduktion. Förståelse mellan fastighetsägare och byggentreprenörer är därför viktig. Byggentreprenörer måste förstå de behov fastighetsägare har av digitalisering. Byggentreprenörernas roll kan därför vara att hjälpa fastighetsägaren att komma fram till lösningar de vill ha. Vissa systemleverantörer jobbar idag för att binda upp kunder i slutna system.

Olika leverantörer har olika språk och gränssnitt vilket ofta gör att samarbete mellan installationer från olika leverantörer och tillverkare är svårt.

(8)

1.2 Syfte och frågeställning

Fastighetsbranschen är nu i ett vägskäl där många nya produkter och lösningar utvecklas samtidigt som det saknas en standard på marknaden. Flöden är fragmenterade och det saknas samspel mellan samhällsbyggnadsprocessens olika parter. Detta arbete kommer att titta på digitalisering inom fastighetsförvaltning och vad som behöver göras för en effektiv digital utveckling framöver.

För digitalisering inom fastighetsförvaltning finns tre olika parter som kommer beröras i detta arbete.

Syftet med denna studie är att reda ut vad byggentreprenörer , fastighetsägare och systemleverantörer behöver göra för att skapa bra förutsättningar och framtidssäkra kommande digitala lösningar.

För att uppfylla uppsatsens syfte kommer följande frågeställningar att utredas:

● Vad kan fastighetsägare, byggentreprenörer och systemleverantör göra för att digitalisera fastighetsförvaltningen?

1.3 Avgränsningar

Rapporten har avgränsats till nyproducerade avkastningsfastigheter då det är vid nyproduktion som störst möjlighet finns att påverka kommande förvaltning. Arbetet fokuserar på avkastningsfastigheter då nyttan är lättare att kvantifiera. Avgränsning har även gjorts till den svenska marknaden. Vi har även valt att använda förvaltare och fastighetsägare synonymt då förvaltaren representerar fastighetsägarens intressen i förvaltning.

(9)

2. Metod

2.1 Val av metod

Frågeställningen besvaras med en utredande strategi där information inhämtats gällande digitaliseringen inom fastighetsbranschen från rapporter och artiklar kombinerat med intervjuer av nyckelpersoner i näringslivet inom ämnet. För att förstå de plattformar och lösningar som finns idag inom digitalisering har vi först inhämtat och sammanställt relevant information kring dessa. Detta för att kunna se vilka lösningar som idag används av fastighetsägare för att förenkla förvaltningen.

Utredande frågor kommer att ligga till grund för de intervjuer som kommer hållas med en förhoppning om intressanta och relevanta följdfrågor och diskussion.

Med utgångspunkt från publicerade artiklar, svaren och diskussioner från intervjuerna analyserar vi informationen utifrån det värde produkter och system tillför en fastighetsägare vid förvaltning.

Mervärde, förenkling och effektivisering är åtgärder som kommer stå i fokus.

Frågeställningens utformning och omfattning har gjorts i samtal med samarbetspartners och handledare efter de förutsättningar och efterfrågan vi sett från den aktuella marknaden.

Denna studie med fokus på de tre olika aktörerna byggentreprenörer, systemleverantörer och fastighetsägare bygger på den insikt och erfarenheter valda respondenter valt att dela med sig av på intervjuerna. Studiens resultat och slutsats kan därför skilja sig från vad andra aktörer på marknaden upplever.

2.1.1 Urval av källor

För att bygga en teoretisk grund för detta arbete har information och material erhållits genom KTH:s bibliotek. Ytterligare fysisk litteratur samt elektroniska artiklar har studerats i syfte att utreda frågeställningen.

För närmare utredning kring näringslivets uppfattning har nyckelpersoner inom valt område sökts för intervju. Vid val av respondenter har bedömning gjorts för vad varje person kan tillföra arbete. För att uppfylla syftet med arbetet och hitta den information vi söker har vi valt att intervjua personer som representerar fastighetsägare, byggentreprenörer och systemleverantörer.

Samlat har dessa källor legat till grunden för de begrepp och koncept som behandlas i denna uppsats.

(10)

2.1.2 Tillvägagångssätt vid intervjuer

För att skapa bra förutsättningar för samtal fick varje respondent ut intervjufrågor i förväg. Samtalen dominerades av kortare frågeställningar för att sedan avslutas med bredare frågor som gav utrymme för diskussion.

Alla samtal spelades in och transkriberades efteråt. Inför varje intervju gjordes en uppdelning där en ansvarar för att leda intervjun och den andra för att ta anteckningar.

Efter varje intervju följdes protokoll upp med respondent. Det gjordes för att säkerställa formuleringar och påståenden. Ett tillfälle att ge utrymme och möjlighet att korrigera ett uttalande.

2.2 Presentation av respondenter

Christofer Andersson - Customer engagement consultant Aareon

Christofer Andersson började sin tjänst customer engagement consultant på Aareon 2020, han har tidigare haft olika roller inom ekonomisk förvaltning, bl.a. som gruppchef. I grunden är han utbildad mot controlling med studier på Göteborgs universitet och en master från Uppsala. I sin roll som konsult på Aareon hjälper han kunder att hantera flöden och nya moduler i fastighetssystemet Xpand.

Harry Matero - Installationsstrateg Skanska

Harry Matero har jobbat på Skanska som installationsstrateg sedan 2017, han har innan det jobbat som installationsledare och projektledare på flera olika företag inom installationer för vvs och energi.

Han är i grunden utbildad elektriker men sadlade om med en utbildning i elektroteknik på Linköpings universitet. Han har nästan 20 års erfarenhet av installationer, varav 10 år inom fastighetsautomation.

Henrik Forsberg - Partner och chef för teknik och projekt NOVI Real Estate

Henrik Forsberg var med och grundade NOVI Real Estate för fyra år sedan. Han har en utbildning inom maskinteknik från KTH och har tidigare jobbat som bland annat installationskonsult, projektledare och teknisk chef i fastighetsbranschen i 19 år.

Mats Dunmar - CFO Skanska

Mats Dunmar har jobbat på Skanska som Chief digitalization officer sedan 2018, han har en bakgrund som präglas av entreprenörsanda. Han har bland annat bedrivit fastighetsutveckling i egen regi, varit senior program manager på IKEA, jobbat med businesscoaching och varit VD för ett affärsutvecklingsbolag.

2.3 Källkritik

Respondenterna i denna undersökning är valda efter den kunskap och erfarenhet de har inom ämnet digitalisering och fastighetsförvaltning. Samtliga intervjuer är inspelade efter godkännande från varje respondent och sedan transkriberad för att minimera feltolkningar samt felskrivningar. Varje respondent representerar ett företag och kan därför inte alltid anses opartisk gällande företagets eller individens prestationer angående vissa frågor.

Med ett större urval av respondenter hade bilden de förmedlat över digitalisering inom fastighetsförvaltning varit mer nyanserad, gett större omfång och bättre representation av marknadensbilden

(11)

3. Teoretisk bakgrund

3.1 Samhällsbyggnadsprocessen

3.1.1 Samhällsplanering

Ett samhälle är ständigt i rörelse och utveckling sker dagligen. En tidig fas i samhällsbyggnadsprocessen är samhällsplanering. För att samordna utveckling upprättas planer för att bestämma vilken riktning som samhället ska utvecklas mot. Det innebär att samhällets resurser ska fördelas tillsammans med den mark som finns tillgänglig. I samhällsplanering finns det många aktörer att ta hänsyn till. Frågor som social utveckling, ekonomiska aspekter, enskilda medborgare, samhällsgrupper, intresseorganisationer, kommunal-, regional- och statlig nivå m.m. ska beröras (Cars

& Håkansson, 2017).

Planering är en process med hög komplexitet. Samhällsplanering handlar om att göra en bedömning av framtiden där det alltid finns osäkerheter. Exempelvis finns osäkerheter i ofullständig information eller kunskap, uppskattad befolkningsutveckling samt förväntning på kommande teknik. Oavsett hur mycket planering som utförts ändras alltid antaganden och beslut på grund av ändrade förutsättningar, ny kunskap och ändrade behov (Länsstyrelsen, 2018).

3.1.2 Aktörer inom samhällsbyggande

Inom samhällsbyggande finns det en mängd olika aktörer som är verksamma. De har olika intressen, mål och erfarenheter. Det går att sammanfatta aktörerna i tre olika kategorierna, regelansvariga, initiativtagare och berörda. (Cars & Håkansson, 2017).

De regelansvariga innefattar politiker och tjänstemän vars ansvar är att beställa, utarbeta och ta ställning till planer om byggande. Vidare ska de agera för att lagar och regler efterföljs samt att ingen motverkar det gemensamma samhällsmålet. Avslutningsvis ansvarar de för att utarbeta långsiktiga samt övergripande strategier för utveckling.

Initiativtagare är de organisationer, företag och personer som tar initiativ för framtida byggande.

Kommuner kan vara initiativtagare i en planeringsprocess, men agerar även som regelansvariga.

Initiativtagare styr till stor del hur utveckling ser ut och med vilka standarder som byggs.

Berörda är medborgare, hushåll, enskilda personer, intresseorganisationer, offentliga organ och företag som påverkas av samhällsbyggnadsprocessen. Vanligt är att dessa har svårt att påverka och göra sina röster hörda i tidiga skeenden.

(12)

3.1.3 Samhällsbyggandets utmaningar

Behovet att samverka

Fragmentering är ett uttryck som används både i Sverige och övriga Europa. Uttrycket kan syfta till olika saker, men ett perspektiv ligger i hur samordning mellan regelansvariga fungerar.

Rollfördelningen mellan stat och kommun gör att statens samordnande och styrande roll begränsas och det har skett en decentralisering av beslutsmakten till kommuner. I flera kommuner har beslutsbefogenheter ytterligare decentraliserats till kommundels- och stadsdelsnämnder. Detta leder till ett ökat behov av att kunna samverka vertikalt och mellan de olika beslutsnivåerna (Cars och Håkansson, 2017).

Det finns även ett behov av horisontell samverkan. Många aktörer är verksamma i samhällsbyggnadsprocessen, och mellan olika yrkesgrupper och experter finns det samordningsproblem på horisontell nivå. Behovet av att utreda komplexa sektor- och sakfrågor är stort, och möjligheten att samverka är nyckeln för att målsättningar ska vara möjliga att uppfylla.

Behovet av vidgning av aktörskretsen

Fler aktörer i en process bidrar till ökad komplexitet. Gemensamt för flera länder är att den aktiva aktörskretsen har ökat. Ökat deltagande beror delvis på egenekonomiska intressen samt intresseorganisationer som vill bevaka kvalitéer i processen. Motiven för att utvidga aktörskretsen ligger i demokrati och effektivitet. Från ett effektivitetsperspektiv kan antas att fler aktörer leder till fler innovativa lösningar. Vidare kan antas att kvalitéen i planeringen blir bättre om de som lokalt verkar i ett område får vara med och påverka. Ur ett demokratiskt perspektiv får personer och grupper som tidigare inte kunnat göra sin röst hörd vara med och påverka (Ekbäck, 2019).

Behovet av nya arenor för kommunikation och förhandling

I samhällsplaneringen finns idag ett antal olika plattformar eller arenor för kommunikation och förhandling. Vissa formella och andra informell, öppna eller slutna. Ett exempel på en formell och öppen arena är kommunfullmäktige där ärenden behandlas. En sluten och informell arena är exempelvis förhandling mellan representanter från kommun och privata markägare inför ett tilltänkt projekt. En iakttagelse som görs idag är hur vissa arenor kan vara ändamålsenliga och förmånliga för en viss typ av aktörer, men för andra kan upplevas som ofördelaktiga och främmande. Den som bestämmer struktur och tillträde för arenor har förstås en fördel. Den som bjuds in i arenan har ett övertag i förhållande till andra aktörer. Viktigt är nu att skapa bra förutsättningar för alla aktörer att verka och konkurrera med liknande förutsättningar. Kommunikationen och förhandling ska kunna ske mellan alla inblandade parter (Ekbäck, 2019).

(13)

3.1.4 Digitalisering av samhällsbyggnadsprocessen

Det finns stora nyttor med att digitalisera samhällsbyggnadsprocessen. På regeringens uppdrag pågår flera initiativ för övergripande digitaliseringsprocesser. Visionen är att Sverige ska vara ledande inom användning av nya digitala lösningar. Målet är att på ett enkelt sätt kunna utbyta information och samarbeta. Genom samverkan finns möjlighet för gemensamma lösningar för att effektivisera samhällsprocesser och ge medborgare bättre service (Boverket, 2020).

Målbilden är en obruten digital samhällsbyggnadsprocess. Till viss grad har kommuner och privata företag digitaliserat sig, men all digitalisering har inte kopplats samman. Det finns alltså digitala byggstenar, men informationsflöden har inte kopplats ihop till en sammanhängande enhet (Northstream, 2019).

Idag saknas en standard där samhällsbyggandets olika processen ska kunna dra nytta av varandra och digitaliseringens möjligheter. Det finns inte en central organisation eller standard för informationshantering, processutformning och applikationsmodeller. Med en obruten digital samhällsbyggnadsprocess effektiviseras byggande och förvaltning, samt nya möjligheter skapas för invånare och näringsliv (Deloitte, 2016).

3.2 Byggentreprenörer

3.2.1 Funktionskrav byggnader

Över tid har byggnaders främsta mål varit att fungera som en klimatskärm som ska skydda människan och dennes verksamhet mot utomhusklimat. Byggnader ska skapa en säker inomhusmiljö med krav på exempelvis temperaturförhållanden, bullernivåer och belysning. Denna kravlista blir allt mer detaljerad och större förväntningar gällande funktion ställs på varje producerad byggnad (Björk et al., 2017).

Funktionskrav för en byggnad regleras bl.a. i boverkets byggregler, BBR (Boverket, 2018). I BBR finns föreskrifter och allmänna råd till vissa krav i plan- och bygglagen samt plan- och byggförordningen. Föreskrifter ska följas medan ett allmänt råd anger hur något skulle kunna utföras men är inte bindande. BBR innehåller de flesta egenskapskrav som finns i PBL. Exempelvis finns preciserade regler hur en byggnad ska vara lämplig för sitt ändamål samt ha en god form-, färg- och materialverkan. I byggreglerna finns det övergripande krav som innebär att en byggnad inte får använda mer än ett begränsat antal kilowattimmar primärenergi per kvadratmeter och år (Boverket, 2017).

3.2.2 Digital tvilling

Med en digital tvilling menas en simulerad datormiljö som är en kopia av något i verkligheten. Den verkliga fastigheten rapporterar sin nuvarande status till den simulerade datormiljön med hjälp av

(14)

Konceptet bygger på mätare och sensorer som placeras i verkligenheten, som sen knyter an till datormiljön. Mätdata samlas in och sen kan processas, övervakas och simuleras. Med en digital tvilling går det att utreda hur elförbrukningen skulle påverkas om solceller installeras på taket. Det går att simulera vad som händer med inomhusklimatet när fler människor vistas i byggnaden. En digital tvilling bygger på tekniker som machine learning och IoT. Genom sensorer skapas en mer effektiv förvaltning. Inte längre behöver fastigheter underhållplaneras, utan direkt kan systemet säga till när något är i slutet av sin tekniska livslängd (Adra, 2018).

3.3 Fastighetsförvaltning

Begreppet fastighetsförvaltning är en allmän term inom fastighetsbranschen och syftar till att vårda och administrera en fastighet. Svenska institutet för standarder (SIS) är medlem i den internationella organisationen International Organization for Standardization (ISO) som tillhandahåller standarder inom bl.a. bygg och teknik. Enligt standarden SS-EN ISO 41011:2018 är fastighetsförvaltning en verksamhet i den byggda miljön där människor, platser och processer integreras i syfte att öka livskvaliteten för människor samt produktiviteten i kärnverksamheten (Sis, 2018).

Syftet med fastighetsförvaltning är att skapa värde genom förvaltning av tillgångar. Målet är att behålla samt höja fastighetens värde samtidigt som risk minimeras. Avkastningen ska maximeras samtidigt som nya tjänster erbjuds till kunder. Flera olika perspektiv tas upp när det gäller förvaltning.

Främst gäller ett teknisk, ekonomiskt och juridiskt ansvar (Atkins & Brooks, 2005).

3.3.1 Teknisk förvaltning

Den tekniska förvaltningen avser att upprätthålla fastighetens tekniska livslängd genom att säkerställa den dagliga driften samt planera för kommande underhåll. Som förvaltare koordineras och anpassas fastighetsskötsel, städning, underhållsplanering, projektledning m.m. för varje specifik fastighet.

Vanligt är ett bredare helhetsansvar där åtgärder samordnas och nyckelpersoner vävs samman.

Mycket arbete ligger i planering samt att skapa bra förutsättningar för de arbeten som ska utföras. För pågående ärende gäller regelbunden avstämning för att projekt följer förväntad tidsplan (Aff, 2003).

3.3.2 Ekonomisk förvaltning

Med ekonomisk förvaltning avses generellt ansvar för bokslut, avisering, löpande bokföring, budgetuppföljning. Vidare hör till hyresförhandling, kontraktsskrivning lönsamhetsbedömning. Stöd ges på kort såsom lång sikt. En ekonomisk förvaltare har i uppdrag att den dagliga ekonomin går runt samt att längre prognoser följs. Vanligt är samarbete mellan teknisk- och ekonomisk förvaltare för att säkerställa och planera kommande drift samt underhåll av fastigheten (Senning, 1985).

3.4 Digitaliseringsplattformar för fastighetsförvaltning

I grunden betyder digitalisering att omvandla analoga data och processer till digitala lösningar och data. Att digitalisera och gå från analoga system till digitala lösningar handlar inte bara om att byta ut ett fysiskt arkiv till molnlagring, utan det handlar även om att förbättra arbetssätt och vidareutveckla företagets verksamhet. För att digitalisera måste förvaltare ändra arbetssätt och jobba med att anpassa nya verktyg till den digitala verksamheten. Mycket arbete ligger i att ändra acceptansen mot teknik och våga ändra verksamheten till nya digitala vanor (Pettersen, 2018).

(15)

När smartphonen uppfanns 2007 revolutionerade det sättet vi kommunicerar med varandra.

Digitaliseringen präglar vår vardag. Digitalisering har bland annat givit oss delningsekonomi, maskiner som kan dela information i realtid, IoT-enheter och artificiell intelligens. Det viktiga är att det har förbättrat och effektiviserat de plattformar som används idag. (Northstream, 2019).

Digitalisering i fastigheter och fastighetsförvaltning förknippas ofta med smarta fastigheter. Smarta fastigheter grundar sig i olika ihopkopplade lösningar som gör byggnaden mer effektiv och ger dess brukare en mer produktiv användning. Enkelt kan dessa lösningar bestå av smart styrning av ventilation, värme eller smarta lås (Baum, 2017).

3.4.1 Smart byggnad

Konceptet smarta byggnader har diskuterats sedan 1980-talet. De beskrevs då som en ny generation av byggnader son nästan kan tänka själva (Prial, 1984)

För en smart byggnad installeras och används integrerade teknologiska system. Dessa system innefattar automatisering av byggnaden, livskvalité, telekommunikation, användarupplevelser och förvaltningsplattformar. Smarta byggnader tillhandahåller information om fastigheten eller ytor i fastigheten för att ägare och förvaltning ska anpassa och förvalta dessa ytor. Smarta byggnader har en stor påverkan på energikonsumtion och att skapa energieffektiva byggnader. Med autonoma HVAC- system (heat, ventilation, air-conditioning), belysning, strömförsörjning, kan driftkostnader minska och hållbarheten öka (Sinopoli, 2006).

Teknologiska system i en byggnad kopplas samman i ett nätverk som genom en kontrollenhet kan styras, bevakas eller hämtas information från. Smarta byggnader bygger på ett öppet gränssnitt där produkter från olika tillverkare kan kopplas samman i ett nätverk (Snoonian, 2003).

3.4.2 BMS - Building Management System

Building management system är ett system programmerat för att verkställa automatiseringsregler. En BMS är kopplad till en egen kontrollpanel och motsvarande plattform där automatiseringen ska ske.

Det finns två typer av BMS, traditionella och smarta. Traditionella BMS kräver mer av fastighetsförvaltaren. Optimering av automatiseringsreglerna måste ske manuellt genom analyser.

Underhållet av fastigheten sker reaktivt efter felanmälan. Smarta BMS använder inte bara en kontrollpanel och plattform, utan även sensorer som samlar och överför data till en analysplattform i realtid. Analysplattformen analyserar datan och kan föreslå förbättringar inom automatiseringen samt registrera och överföra status på hårdvara i fastigheten. Förvaltaren kan då få en översikt om vad för underhåll och förebyggande arbeten som krävs innan saker går sönder (Northstream, 2019).

De flesta BMS:er som finns idag är vertikala i sitt informationsflöde. Det innebär att BMS:er från olika leverantörer inte kan kopplas ihop (Northstream, 2019). Systemen levereras med proprietära protokoll och språk, detta för att lösningsleverantörerna ska kunna hålla kvar kunden så länge som

(16)

3.4.3 FMS - Facility Management Systems

Ett facility management system, eller fastighetsförvaltningssystem, är en del i den övergripande smarta byggnaden där delar av tekniskförvaltningen sammankopplas med byggnadens teknologiska system. FMS syftar till den operativa delen av fastighetsförvaltning vilket ska stödja och hantera arbetsordrar, lagerstatus, produktion och tillgångar. Ett FMS består av ett flertal moduler där fastighetsägaren eller förvaltningen själva kan välja vilka moduler som behövs baserat på verksamhet och behov. FMS kan även kallas överordnade fastighetssystem (Sinopoli, 2010).

Skillnaden mellan FMS och BMS kan vara svår att tolka. Men ett FMS syftar till verksamheten bakom fastighetsförvaltning. Ett BMS övervakar, kontrollerar och rapporterar om tekniska system i en smart byggnad. Systemen överlappar och båda kan exempelvis ge rapporter om energikonsumtion i en byggnad. Ett FMS ser det ur ett förvaltningsperspektiv och ett BMS som en del av den smarta byggnaden (Sinopoli, 2010).

3.4.4 BIM - Building Information Modeling

Building information modeling är ett begrepp för hur information skapas, används och lagras med kvalitet och logik i fokus. Informationen används oftast i en så kallad BIM-modell vilket är en virtuell modell av verkligheten. Modellen innehåller information om och hur byggnadens delar, material och installationer samverkar. Modellen är uppbyggd av mindre 3D-objekt som innehåller information om olika parametrar såsom area, vikt eller volym (Jongeling, 2008).

BIM används i både projekterings- och byggnadsfasen där modellen ständigt uppdateras och bidrar till en högre kvalitetssäkring och effektivitet. Modellen underlättar när analyser, samgranskning, kalkylering, inköp och visualisering ska utföras (Granroth, 2011).

3.4.5 Monetarisera smarta fastigheter

Smarta fastigheter lovar många fördelar för förvaltare och hyresgäster, men för fastighetsägare och investerare kvarstår frågan: hur ska investeringen ge avkastning? Utgår värderingen från avkastningsmetoden ger det att fastighetens värde är lika med bruttohyrorna minus driftkostnader dividerat med direktavkastningskravet (Wilhelmsson, 2019).

Hyresintäkter kan öka genom att öka tjänsteutbudet och därmed skapa nya funktioner och möjligheter.

Med styrning av ventilation och belysning kan driftkostnader sänkas. Genom styrning kan hyresgäster själva välja deras inneklimat för ökad komfort och produktivitet. I sjukhussektorn kan patienter genom en app styra persienner, belysning och temperatur för att personifiera deras utrymme. Med förståelse för rörelsemönster i en kontorsfastighet kan optimering göras över utformning av arbetsplatser för att tillfredsställa de flöden som finns i en byggnad. Gemensamma ytor som parkering eller skåp kan effektiviseras genom enskild debitering efter förbrukning (Sinopoli, 2010).

(17)

4. Empiri

4.1 Drivkrafter för digitalisering inom fastigheter

En stor drivkraft för digitalisering är att förvaltning vill kunna använda ytor mer effektivt. Kunna möjliggöra intäkter på allmänna ytor, postboxar och lagerutrymmen. Fastighetsägare vill ha en tydligare bild på nyckeltal och skicket av sina fastigheter. De vill kunna gräva sig ner djupare i fastigheten än vad som är möjligt idag. Idag analyseras främst hyran på en lokal. Det framgår inte lika tydlig vilken förbrukning eller slitage en hyresgäst utgör.

Fastighetsägare som har hyresgäster konkurrerar på en hårt utsatt marknad. Genom digitalisering kan nya funktioner som kundwebbar och digitala kontrakt skapas. Ingen köper program bara för att de har ett antal funktioner som ser häftiga ut. De flesta frågar sig hur investeringen betalas tillbaka och vilken nytta den tillför verksamheten. Digitalisering handlar inte om att skaffa sig ny teknik utan att lösa problem. Att bli bättre på att kommunicera, lösa utmaningar och bli mer konkurrenskraftig.

För kommande utveckling finns stor potential i att digitalisera ritningshantering. Idag finns ett behov att samla ritningar och dokumentation för att lättare kunna hantera och bearbeta handlingarna. Det saknas ett centraliserat digitalt system där protokoll från besiktningar och ritningar finns samlade.

Med ett centraliserat system kan även ytterligare funktioner adderas. Ur ett fastighetsägarperspektiv eftersöks funktioner för larmhantering som visar livslängd och skick på byggnadstekniska delar.

Genom att se status på installationer kan produkter automatiskt påkalla service eller underhåll. Med dessa typer av digitala lösningar kan förvaltning effektiviseras och skapa bättre driftsäkerhet.

Den viktigaste drivkraften bakom att digitalisera förvaltningsprocessen är att kunna tjäna mer pengar.

Även om lönsamheten inte ökar direkt går det att upptäcka fel snabbare med digitala hjälpmedel.

Processer effektiviseras och fel som begås av människor minskas. På sikt leder det till en högre vinst.

Digitalisering händer inte spontant utan det finns alltid en affärsmodell i bakhuvudet.

Det måste bli enklare att följa ett bestånd av fastigheter. De som ansvarar för tio eller hundra fastigheter behöver kunna följa dem på ett ställe. En driftportal där det går att följa sina fastigheter.

Dock nöjer sig de flesta fastighetsägare med energiuppföljning, enklare drift och underhåll. Det finns mycket att trimma i en fastighet men energiuppföljning är A och O. Vad gäller driftportaler på marknaden är de inte tillräckligt bra än.

4.2 Vad hämmar utveckling?

(18)

Samordning mellan systemleverantörer, byggentreprenörer och fastighetsägare måste bli bättre. Det är ofta problem med kompatibilitet mellan olika system. Exempelvis kan kravspecifikationen ge att ett aggregat ska kunna kommunicera via protokollet Modbus. Leverantören av aggregatet påstår att aggregatet kan kommunicera med Modbus men egentligen kan bara aggregatet skicka ett eller två värden via Modbus. Det är alltså inte 100% kompatibelt.

Beställare måste alltså veta vilka värden och information de faktiskt vill ha ut ur ett system.

Branschen måste alltså hitta en samsyn om vad slutprodukten ska vara och systemleverantörer måste få upp ögonen för att olika system från olika leverantörer måste fungera tillsammans och inte bara individuellt. Utmaningen är alltså att exempelvis få ett ventilationssystem att fungera optimalt tillsammans med ett värmesystem.

De som jobbar med fastighetsautomation kan ibland ha bristfällig kompetens vad gäller olika system och då räknar med att bli tillsagda på hur de olika systemen ska fungera. Fastighetsägare måste veta vad de vill ha och vilken funktion som ska fylla. Det behövs därför en samordnande roll som kan klargöra och lösa utmaningar mellan de olika aktörerna.

Optimalt hade varit om det fanns en standard för dessa system. Problemet idag är att de stora aktörerna som levererar dessa överordnade system ser till att beställaren binder upp sig genom att endast deras produkter fungerar i deras system. Det är lite som Apple, produkten fungerar bra men endast med Appleprodukter. Deras affärsidé är att binda upp dig så att du senare bara kan köpa deras system. Har systemleverantörer då bundit upp ett större företag gör det att de kan ändra prissättningen på de system de säljer och behöver därför inte innovera för att konkurrera mot andra aktörer.

En nackdel med att ha en standard för branschen är att det kan hämma utvecklingen om alla måste arbeta i samma protokoll och språk. Då finns det inte längre några som kan sticka ut och hitta på nya lösningar. Ytterligare en svårighet som finns idag är att det tjänas mer pengar på att bygga ett snyggt kök än att ha en uppkopplad fastighet. Det börjar komma mer Smart Home produkter, där fastighetsägaren i en app kan gå in och styra sin fastighet. Men de kostar alltid mer än vad det smakar.

Många förvaltningsbolag har investerat mycket pengar i sina förvaltningssystem. Ofta är systemen äldre och har löpande utvecklats över åren. Det kan vara svårt att släppa gamla system och gå över till mer moderna lösningar. De vågar helt enkelt inte börja på ny kula.

Novi är ett ungt förvaltningsbolag som direkt kom in i den digitala eran. Därför har de kunnat integrera den nya tekniken direkt i sitt arbetssätt. De har inte behövt ändra lika många processer som andra förvaltare. Det är viktigt med input från yngre människor som har växt upp med tekniken och som vågar ta till sig arbetssätt från andra branscher. Medelåldern på NOVI är ganska låg och ligger en bit under 40 år. De finns en kultur i byggbranschen, speciellt bland den äldre generationen att gärna inte ändrade på sina arbetssätt eller använda nya system.

(19)

Vidare är det viktigt att hitta rätt affärsmodell kring digitalisering. Mycket arbete finns kvar att göra kring hur tjänster ska monetariseras. Det görs mycket jobb nu där förvaltare går plus minus noll. Det testas nya system och lösningar som sedan utvärderas. Utvecklingen och aktiviteten kommer bli större när fler blir övertygade om att de faktiskt kan tjäna pengar på de nya tjänsterna. Många parter behöver vara med och betala för att utvecklingen ska gå framåt. Trenden verkar vara att jobba med tjänster som kräver abonnemang, men då fastighetsbolag värderas på deras kassaflöden föredrar de investeringskostnader istället för löpande utgifter.

Det är svårt att reda ut vem som ska betala för digitala lösningar och vem som får nytta av det.

Branschen måste hitta en struktur och se mer långsiktig genom allas perspektiv på utveckling. Det är ofta gamla dyra systemen som fastighetsägare en gång investerat i övrigt bestånd som sätter stopp. De slänger inte ut systemen förrän det är absolut nödvändigt att uppgradera. Samtidigt vill de inte ha för stor skillnad i systemen så de inte fungerar tillsammans.

Vidare borde branschen bli bättre på att dela erfarenheter. Genom att hjälpa varandra kan branschens aktörer hitta det som är bäst och sluta använda system som inte fungerar optimalt. Branschen måste våga prova några idéer och ta till sig ny teknik.

Det är även värt att nämna att fastighetsbranschen har sett en stor värdeökning och starka kassaflöden sen 90-talet. Många fastighetsägare har tjänat oerhört mycket pengar utan att behöva implementera ny teknik i sina fastigheter. Det är ju trots allt läget på fastigheten som stått för värdeutvecklingen, förvaltningens påverkan på värdet har ju varit minimal i jämförelse.

Det kan vara svårt för fastighetsägare att identifiera vilket behov de har och vilka problem de vill lösa.

En konflikt som finns är relationen mellan ingenjörer och ekonomer. Ingenjörer ser ofta problem och lösningar, medan ekonomer försöker översätta problem i ekonomiska termer. Ekonomer vill se en kostnad, avkastning och hur det påverkar fastighetsvärdet. Ingenjörer vill se hur en lösning påverkar arbetsflödet. Tyvärr kanske det ofta är ekonomer som bestämmer.

För 15 år sen var det få bolag som hade en miljöansvarig. Nu är det vanligt att det finns en hållbarhetschef som driver frågor om hållbarhet. Liknande historia är det nu för flera fastighetsbolag gällande digitaliseringsfrågor. Tyvärr är det inte många företag som har en chef för digitalisering vilket gör att frågorna drivs som en bisyssla av de anställda. Det är inte tillräckligt för att digitalisering ska ske. Som för hållbarhetsfrågor krävs det en samordnare och en intern drivkraft för att uppnå resultat. Det är troligtvis en faktor varför byggbranschen ligger något efter i digitaliseringsfrågor.

Vad gäller utvecklingen för digitalisering inom fastighetsbranschen så hämmas den av svårigheter att räkna hem vinster. Digitalisering är framtidsorienterat och mycket handlar om det dagliga driftnettot i fastigheter. Det är måttligt hur mycket mer vi kan investera i teknik. Det krävs ett visionärt tänkande, det krävs att branschen vågar testa nya saker. När fastighetsägare inte kan räkna hem alla lösningarna

(20)

I framtiden kommer det bara jobbas i öppna system. Det går inte att arbeta med leverantörer som levererar stängda lösningar, det kommer inte vara attraktivt att köpa av dem. Utvecklingen går snabbare i öppna system. Det ger en flexibilitet mot en oförutsägbar framtid. Ingen sitter på en kristallkula och vet vad som ska hända imorgon, men ett sätt att hantera den ovissheten är att ha flexibilitet istället.

Gällande utveckling handlar det inte bara om vem som gör rätt. Det handlar om den som kan ändra eller anpassa sig snabbast. I fastighetsbranschen pratas det en hel del om att göra rätt. Byggs ett hus med fel i grunden så blir det problem senare. Att göra rätt inom IT är inte lika viktigt. Det ska gå fort och fel kan vara tillåtna, bara de snabbt går att ändra eller åtgärda. Här behövs en attitydändring i fastighetsbranschen.

En anledning till att utvecklingen går långsammare inom fastighetsbranschen är att det jobbas i längre cykler. Bilar har en livstid på tio till femton år. Mobiler har en livstid på ett fåtal år. I fastighetsbranschen byggs något som ska stå i 50 – 100 år. De längre cyklerna gör att utveckling går långsammare.

För att hänga med i framtiden och ta del av den vinst som digitaliseringen genererar måste byggentreprenörer kunna leverera fler digitala lösningar. Tyvärr är det väldigt få byggentreprenörer som är tillräckligt stora för att kunna utveckla egna lösningar. Det krävs flera tusen kunder innan byggentreprenörer kan räkna hem något som är dyrt att utveckla. Alternativet blir då att använda sig av produkter som finns på marknaden. Genom att plocka ihop ett paket av tre eller fyra systemlösningar kan byggentreprenörerna säkerställa att de fungerar bra tillsammans och erbjuda rätt garantier. Den typen av tjänsteupplägg eller private label kan nog vara än bättre lösning än att utveckla egna produkter.

Det stora värdet av all teknik som sätts in i en byggnad infaller under driftfasen. Hur kan då byggentreprenörer tjäna pengar på teknik om de endast bygger hus och inte förvaltar? Det gäller att bygga in så mycket som möjligt från början. Det innebär att när byggentreprenörer tar in en beställning måste de i tidig fas diskutera med kunden vilka digitala lösningar som efterfrågas. De måste utreda vilka behov som finns och hur byggnaden ska användas. Genom att tekniken byggs in från början får byggentreprenörer ta del av värde som kommer längre fram. Byggentreprenörer måste ta en mer konsulterande roll, de måste hjälpa kunden att hitta rätt.

Avslutningsvis kan det nog vara svårt att hitta nyttan i digitalisering. Sverige befinner sig på en ganska hög IT-nivå. Många pratar och tycker om teknik, men få vill investera i något som de inte ser nyttan av. Nytta kan vara i form av att tjäna pengar eller spara pengar. Det finns en del arbete kvar i att jobba med kommunikation och lyfta upp de värdena.

4.3 Ansvarsfördelning mellan beställare och leverantör

Vid kravspecifisering för digitala lösningar behövs ett stort samspel mellan leverantör och beställare.

För varje kund levereras en lösning som är optimal utifrån funktion och kostnad. Om beställaren inte har specifika krav levererar Skanska enligt en egenutvecklad bostadsplattform.

(21)

När en byggnad är uppförd är det viktigt att överlämningen går rätt till. Om det inte finns några specifika krav levereras allt enligt standardiserade anvisningar gällande uppkoppling eller programvaror. Beställaren kan även styra hur varje komponent ska märkas upp i systemet för att det ska kunna kopplas upp mot ett överordnat system. Varje komponent behöver någon typ av benämning eller sufix för att inte krocka med andra komponenter.

Vad gäller information kring digitalisering har leverantörer och byggentreprenörer ett stort ansvar i att informera fastighetsägare vilka digitala lösningar som finns. De kommer behöva agera mer som konsulter och ha en informativ roll. Förklara fördelarna och nackdelar mellan olika lösningar.

Som beställare kan det vara svårt att gå ner på detaljnivå i sin kravspecifikation. En beställare försöker beskriva vilken funktion den söker. Leverantören behöver komma med detaljnivån. När ett flöde ska effektiviseras behöver leverantören ha kunskap om vilka protokoll systemen kommunicerar med.

Flera beställare har inte en dedikerad anställd eller CDO för att hantera dessa typer av frågor. Det bedrivs ofta inom ramen för andra tjänster som gör att kompetensen på området är begränsat.

Idag finns leverantörer som säger att deras system är universella men som inte alltid lever upp till förväntningarna. Det kan vara att vissa delar av produkten är universell eller öppen. Ibland går det att exportera data men inte importera, eller tvärtom. Styrmässigt är det alltid problem med olika portaler, exempelvis när energisiffror tappar koppling mot överordnat system. Därför är det viktigt att säkerställa att alla system kan prata med varandra på ett driftsäkert sätt. Det behöver styras genom tydlig kravspecifikation.

När det kommer till nyproduktion har leverantören ett ansvar i att hjälpa beställaren att kravspecificera sin byggnad. Det är enkelt att skylla på att kunden ska veta vad den vill ha, men vid mer komplexa situationer är det svårt. Exempelvis vid digitalisering av ett äldreboende kan leverantörer behöva ta en konsulterande roll och guida kunden genom processen. Leverantören sitter på inte svaren åt kunden, men det är viktigt att lyssna på vilka behov som finns. Ibland har kunden svårt att formulera detta. Det är svårt att formulera kraven med de nya digitala förutsättningarna. Det innebär att leverantörer behöver hjälpa till. Avsätta tid och resurser för att ta en konsulterande roll.

För att leverera en jämnare standard levererar Skanska olika paketerade lösningar. Tidigare har digitaliseringsprodukter hanterats genom underentreprenörer. Då har Skanska tillsammans med beställare lämnat funktionskrav och sen får entreprenören lösa det. Men ju mer integrerade IT- lösningar en fastighet har, desto mer måste leverantörer lägga sig i för att allt ska hänga ihop. Skanska vill stå för en viss kvalitetsnivå och då behövs paketlösningar och en standard.

Förväntningar och krav kring leverans har börjat skifta nu. När en beställare köper en byggnad ska den vara säker på att det inte regnar in från balkongen. Det är en förutsättning och något som en byggare ska ha koll på. Det är inget som kravspecifiseras utan det är en förväntning. Vad som skiftar

(22)

4.4 Förvaltarens digitala behov

Digitalisering bidrar till en mer attraktiv verksamhet. Ett steg mot digitalisering är att arbeta med BIM-lösningar som gör det enklare att lägga in och ta hand om BIM-ritningar och dokument i fastighetssystem. Genom att dokumentera byggkostnader, delar och komponenter underlättas processen att lägga ut förvaltning på entreprenad.

Förvaltare söker ofta öppna lösningar och det är viktigt att inte bygga in sig i ett specifikt system. Det är viktigt att enkelt kunna dela med sig av information. För att underlätta digitalisering används API:er med olika standarder. Istället för kundanpassningar eller unika lösningar söks idag branschstandarder. De som är öppna och delar med sig kommer tjäna på det i långa loppet.

En större fastighetsägare vill ha ett system där de kan koppla ihop alla sina fastigheter. Många söker möjligheten att kunna använda ett gemensamt övervakningssystem. Som byggentreprenörer är det viktigt att se till och förstå de befintliga lösningarna och system för att kunna koppla ihop fastighetsägarens befintliga system med de nya systemen.

Vid projektets slutfas lämnas det över drift- och underhållsdokumentation för att en förvaltare ska kunna ta över anläggningen. Även en uppkoppling för att kunna koppla upp sig mot anläggningen.

Genom att i tidigt stadie förbereda för kompatibilitet över system kommer byggnaden in i förvaltningsstadiet på ett smidigt sätt.

Etablerade fastighetsbolag och förvaltningsbolag är ofta välinvesterade i de system och verktyg som de använder. Problemet blir när utvecklingen stagnerar i den plattform som har investerats i och nya funktioner slutar utvecklas. Risken finns att fastighetsägare då behöver kassera allt och börja om på nytt. Det är därför en fördel att jobba licensbaserat. Det gör att licenser kan läggas till eller tas bort efter behov. De som vill överleva den digitala utvecklingen behöver vara flexibla och vara en anpassningsvänlig organisation.

Fastighetsägare förväntar sig konsumentteknik. Digitalisering ska inte vara avancerat. Det ska inte krävas en lång manual för att förstå hur system och produkter ska användas. Viktigt för kommande lösningar är att de kan fungera självständigt. Produkter ska inte behöva vara tjänsteberoende eller tvingande att koppla upp mot molntjänster. Produkter ska vara stand alone och kunna läsas in i förvaltningens egna system. Rå-datan måste enkelt kunna läsas. Produkter ska fungera självständigt eller enkelt integreras i ett överordnat system. Förvaltningen ska själva kunna styra hur datan hanteras.

Byggentreprenörer måste jobba mer med att visa fördelarna och vinsterna med digitalisering. I nuläget är lägre driftkostnader mest aktuellt, oftast kopplat till energi. Klimatfrågan behöver också drivas i samband med digitalisering. Ingen vill ha en byggnad som gör för stort klimatavtryck. För klimatsmarta byggnader är det inte bara energin som spelar roll utan även materialval och materialhantering. Digitalisering kan hjälpa till att minska svinn från byggprocessen men även effektivisera processer och på så vis spara pengar.

(23)

4.5 Förvaltarens systemval

Fastighetsägare kommer alltid vilja styra vilka lösningar de använder. De vill ha kontroll och välja sina system. Vid sammanslagningar eller övertagande av fastighetsbolag är det ofta förvärvaren som bestämmer vilket system alla jobbar i. Det används en migrering för att alla ska kunna jobba i samma system. Systemval styrs av ägare eller fastighetsförvaltare och det finns skalfördelar att arbeta i ett system istället för flera.

Så länge det finns en viss storlek på en organisation är det möjligt gå in i ett fastighetssystem. Det finns många olika behov mellan fastighetsägare. Ett system måste vara flexibelt för att kunna hantera detta. Generellt handlar det om att kunna göra något i ett system. Genom olika moduler ska uppgifter lösas. Även om det handlar om olika saker så ska ett system understödja olika processer i företaget.

Att få saker gjort helt enkelt.

Sverige ligger längre fram i den digitala utvecklingen än många andra länder. Digitalisering är ett brett begrepp som innefattar många olika saker. Det handlar inte bara om att importera saker som finns på papper utan även att ändra arbetssätt, och det kan vara utmanande och kosta pengar. Det kan kräva stora förberedelser. Intresset är större än orken att digitalisera.

Vid val av fastighetssystem behöver hela arbetsprocessen ses över i ett företaget. Det är viktigt att se till hela flödet av information och anpassa produkten efter företagets behov. Det handlar inte om att köpa på sig massa program och utrustning utan det handlar om människorna som ska använda produkterna.

Idag finns många processer där en person manuellt skriver över information från ett program till ett annat. Det fungerar bra i situationer när allt är bra, men med minsta störning påverkas hela flödet.

Genom att digitalisera kan personberoende minska och det underlättar att hålla igång processer och verksamheten när utmaningar kommer. För framtiden behövs mer satsningar på öppna lösningar för att inte bygga in sig i något.

Det är en stor utmaning att kunna koppla samman olika enskilda system. Värmesystem levereras från en rörentreprenör, ett ventilationssystem från en ventilationsentreprenör och ett elsystem från en elentreprenör. Utöver detta behövs ett mätinsamlingssystem som kan koppla samman alla enskilda system och produkter. Det är viktigt att alla system kan fungera driftsäkert tillsammans.

I arbetet att koppla samman olika system har Skanska tagit fram projektanvisningar som beskriver hur varje system ska se ut, hur de ska byggas upp och vilka typer av protokoll produkterna ska använda sig av. Utan projektanvisningar är det inte säkert att alla system kan kommunicera och kopplas upp mot ett gemensamt styrsystem. Idag har underentreprenörer och tredjepartsystem stort ansvar vad gäller utveckling kring fastighetsautomation. Regelbundet sonderas marknaden för att se vilka

(24)

Idag används ofta modulbaserade fastighetssystem av fastighetsägare. Det kan vara svåra att plocka ihop och få systemet att fungera ordentligt tillsammans. Det behövs en öppen övergripande portal mot vilken tillverkare kan lansera produkter mot. Idag finns modulbaserade system för fastighetsövervakning. Där går det att exempelvis se larm, styra energiuttag, hantera fel, koppla upp sig mot värme, kyla, ventilation. Dock är dessa sällan öppna utan någorlunda låsta.

Energiuppföljning är en viktig del av de befintliga systemen. Kopplingen mellan energileverantörer och fastighetssystem gör att det går att styra energiuttag utifrån när elpriser är som lägst. Möjligheten att hantera rapportering är också viktigt för förvaltningen. Genom fastighetssystem ska service, felanmälan samt kommunikation med hyresgäster hanteras. Genom digitala kommunikationsmedel kan information skickas ut om pågående underhåll eller driftstörningar.

Med en digital tvilling av en fastighet byggs en 3D-modell av byggnaden. Då går det exempelvis att kontrollera olika materialval, lokalisering på undercentraler och projektrum. Den största skillnaden mellan BIM-modeller och digitala tvillingar är att digitala tvillingar används för att underlätta framtida förvaltning och ge en bättre illustration av byggnaden. En BIM-modell används mest i projekterings- och byggfasen. Längre fram kommer vi nog se fler AI-system för fastighetsdrift där målet är att spara energi med hjälp av mätpunkter, väderprognoser och maskininlärning.

En byggnads livslängd ligger någonstans mellan 50 och 100 år, teknisk innovation sker ständigt. Det är viktigt att framtidssäkra en byggnad men det är svårt att göra i praktiken. Genom att bygga flexibla lösningar förbereds branschen inför framtiden.

System ska byggas med öppna protokoll. Bra förutsättningar skapas för att många aktörer ska kunna röra sig i och runt byggnaden. Ingen kan förutse vilken app eller system som ska användas i framtiden. När en undercentral installeras eller ett överliggande system planeras, måste det kunna hantera installationer idag och vara öppen för lösningar som kommer om 5 år.

(25)

5. Resultat och analys

5.1 Drivkrafter för digitalisering inom fastigheter

Ett incitament för fastighetsägare att digitalisera är att försöka minska driftkostnader. Besparingar kan göras genom att energibehovet minskar. Energibesparingar uppnås genom att ett överordnat system styr värme, kyla, ventilation. Genom att analysera mätdata kan system anpassas och till viss del förutspå hur kommande förbrukning kommer att se ut. Det finns stor potential i att dessa system blir bättre och mer exakta. Med styrsystem och machine learning kommer fastigheter bli effektivare och mer klimatsmarta. Genom en minska energiförbrukning minskar driftkostnader och klimatavtryck.

Utöver minskade driftkostnader kommer digitaliseringen leda till nya och effektivare arbetssätt.

Genom digitala handlingar minskar handläggningstid och manuella uppgifter kommer att minska. En effektivare arbetsprocess leder till att driften av fastigheten blir bättre och förvaltning får större möjlighet att vårda sin fastighet. Genom driftportaler kan större fastighetsbestånd samlas och data kan presenteras i realtid. Med bra informationer kan förvaltningen enklare planera underhåll och kommande åtgärder för hela beståndet.

Med nya digitala funktioner skapas möjligheter och tjänster för förvaltning och hyresgäster. En stor drivkraft för digitalisering är att kunna använda ytor mer effektivt. Med högre beläggning och fler tjänster kan intäkterna öka. Nya funktioner kan skapas för hyresgäster genom att ge tillgång till nya ytor, tillhandahålla postboxar, möjlighet att styra över värme, kyla och ventilation.

5.2 Vad hämmar utveckling?

Många fastighetsägare har gjort stora investeringar i fastighetssystem och installationer. Vissa system är låsta och inte kompatibla med nyare system. Det gör att det kan vara svårt att koppla samman system från olika leverantörer. Den låsning och begränsningar som finns i systemen hämmar utveckling. På grund av stora kostnader är det svårt för fastighetsägare att få över från ett gammalt stängt system till ett nyare system med öppna gränssnitt. Om gränssnitten för de äldre systemen hade varit standardiserade och öppna hade övergången till modernare system varit enklare.

Öppna gränssnitt är viktigt för effektivitet och produktivitet inom fastighetsförvaltning.

Förvaltningsbranschen är ständigt i rörelse med relativt korta avtal. Viktigt är att lätt kunna överföra information mellan fastighetsägare och förvaltning. Förvaltningsbolag kommer alltid styra vilket system som används. Det innebär att information från en förvaltning till en annan förvaltning enkelt måste kunna överlämnas.

(26)

Utvecklingen av system för fastigheter och dess tillbehör måste gå mot en gemensam linje. Systemen är en vital del för att varje individuellt tillbehör ska kunna användas och integreras med varandra för att tillsammans bilda en digitaliserad smart fastighet. Problemet idag är att de flesta tillbehör och installationer har sitt eget system. System är oftast proprietära och fungerar därför sällan med andra system, speciellt inte om de kommer från olika leverantörer. I de flesta projekt kommer exempelvis ventilationen från en leverantör och värmen från en annan, utmaning är då att koppla ihop dessa.

Olika systemleverantörer vill utveckla sina egna system för att binda upp fastighetsägaren som kund och därför säkra framtida intäkter. Vet systemleverantörerna att de har bundit upp kunder är deras motivation för att innovera och göra sina produkter bättre betydligt lägre än om kunderna kunde byta leverantör när de ville. Lyckas vi gå mot ett gemensamt gränssnitt finns en oerhörd potential för utvecklingen inom system för fastighetsinstallationer och automation. Fastighetsägare kommer då ha möjligheten att byta leverantörer till de som faktiskt ligger i framkant och erbjuder de fastighetsägarna vill ha. Oavsett om det är innovation eller en mer kostnadseffektiv lösning.

För digitala produkter och system är byggentreprenörer beroende av systemleverantörer, proptechbolag osv. Byggentreprenörer har själva inte möjlighet att utveckla egna produkter i större utsträckning. Vanlig modell idag är att byggentreprenörer samlar olika produkter och system från olika aktörer och skapar paketlösningar. Detta ger flexibla lösningar där portföljen produkter regelbundet kan bytas ut till nya lösningar på marknaden. Svårigheter med detta upplägg är att hitta lösningar som är kompatibla med varandra. Det finns även svårigheter kring att optimera produkter för varandra, synka och effektivisera. Stort ansvar hamnar då på byggentreprenörer att hitta rätt paketering för olika system i en digital förvaltning.

Människor är ofta rädda för förändring, det gäller allra högst våra arbetsmetoder och processer. Ett företag består av människor och kan därför ha svårt att förändra metoder och processer. Rädslan för förändring kan ha en negativ inverkan på digitalisering. Eftersom digitalisering ofta förändrar de processer och metoder ett företag arbetar med måste ledningen lägga stor fokus på att få med sig de anställda i de nya digitaliserade arbetsmetoderna och processerna.

Få företag gör idag investeringar utan att tänka på affärsmodeller. När en investering görs är målet att det ska vara lönsamt. Om en investering inte genererar pengar kommer den inte att utföras. Idag är det svårt att säga vilka vinster digitalisering kommer ge i framtiden. Det är svårt att se hur framtida affärsmodeller kommer att se ut, därför kan går det bara att räkna på vilken vinst digitaliseringen ger idag. För att hitta de nya modellerna krävs det att aktörer vågar satsa idag och vågar ha en vision för framtiden.

5.3 Ansvarsfördelning mellan beställare och leverantör

När en fastighetsägare ska uppföra en byggnad vet de ofta vad de vill ha ut fysiskt av byggnaden, vad som är syftet och vilka behov byggnaden ska tillgodose. Att välja digitaliseringsgrad är komplicerat då det är svårt att bedöma vilka behov som finns. Det finns otydligheter mellan de anställda som ansvarar för arbetssätt och arbetsprocesser och de som ansvarar för ekonomin. Den ena parten ser snabbare och effektivare arbetsprocesser medan den andra vill se de konkreta finansiella besparingar digitalisering medför. För att utvecklingen ska fortlöpa behöver branschen bli duktigare på att se och förklara de besparingar som digitaliseringen ger. Hur arbetsflöden påverkas på kort och lång sikt. Det ansvaret behöver axlas av både byggentreprenörer och systemleverantörer.