Systemet används av människor som innehar fyra olika sorters funktioner: LEA, EAR, STAB-IT och SlbSema EDI-grupp. Här förklarar vi tänkbara scenarier för hur vår prototyp kan användas. Vi följer en beställning och förklarar vilka situationer som kan tänkas uppstå. Vi kommer även visa några funktioner som inte är kopplade till en viss beställning utan gäller för samtliga användare. Vidare redovisar vi för några säkerhetsluckor och varför dessa finns. Vi kommer här inte att förklara varför vi har designat prototypen på ett visst sätt, utan det återkommer vi till i kapitlet Diskussion och designimplikationer.
Inloggning
Bild 7:2 Prototypens inloggningsruta. Startsidan ser likadan ut för alla grupper.
Detta gäller för samtliga användare. De loggar in med ett personligt användarnamn och lösenord. Om inkorrekta uppgifter anges ger systemet antingen ett meddelande om att uppgifterna är felaktiga, eller, om bara ett fält fyllts i, om att ofullständiga uppgifter har angetts. Vid korrekt inloggning kommer man in i systemet.
LEA
När en LEA loggar in kommer denne till en portal (Bild 7:2) där olika möjligheter ges. Tre av dessa, ”Sök beställning”, ”Lista systemanvändare” och ”Logga ut” finns som funktioner för samtliga användare, varför vi återkommer till dem senare. Den fjärde funktionen, ”Ny beställning” är däremot något som bara en LEA kan göra. När man klickar på denna länk öppnas Formulär 1 (Bild 7:3). Den femte möjligheten uppkommer bara om EAR, av någon anledning, har skickat tillbaka en beställning till LEA. Då kommer denna beställning att synas på skärmen, precis som är fallet på bild 7:3. Om man då klickar på beställningen öppnas Formulär 1 och de fält som sedan tidigare ifyllts är då redan ifyllda.
I Formulär 1 fyller LEA i uppgifter som skall skickas till EAR. Högst upp finns fält för kontorsuppgifter, det vill säga för det distriktskontor som LEA arbetar på. Det första fältet är en dropdown-meny i vilken det distrikt som beställningen gäller skall väljas. En LEA har normalt bara ett distrikt och detta blir då ett enkelt val, men vissa har två eller tre. Bredvid denna dropdown-meny återfinns sex fält för ifyllande av Ansvarig beställare (LEA), Säljare och Indataansvarig samt deras emailadresser. Dessa är förifyllda eftersom de i de flesta fall är desamma för en specifik LEA. Om man vill ändra i något av dessa fält går det dock att göra det.
Bild 7:3 Beställningsformulär 1.
Efter kontorsuppgifter kommer kunduppgifter. Här fylls kundens namn, ort, kundnummer, organisationsnummer, TA-system och om detta är egenutvecklat, ansvarig kontaktperson och teknisk kontaktperson samt telefonnummer och email till de två sistnämnda i. Dessa uppgifter
är relativt fria och det går att skriva ”fel”, tanken med EAR är ju till stor del att se till dessas korrekthet och dessutom är det svårt att upptäcka felaktigheter med till exempel namn. Fälten för meddelandetyper är gjorda som 16 checkboxar. Man kryssar i de alternativ som är aktuella. Som hjälp finns meddelandenas namn, vilket annat alternativ som förutsätts,
EDIFACT och vilken version som gäller.
Under rubriken ”Kommunikation” ligger fyra olika dropdown-menyer:
”Kommunikationssätt” har ”Internet”, ”Modem”, ”ISDN”, ”X25” eller ”Annan” som
alternativ. Om ”Annan” väljs visas ett textfält bredvid i vilket detta andra kommunikationssätt skrivs. ”TPP/VAN” har ”IBMIN” och ”Postnet” som alternativ, detta förutsatt att en extern leverantör används. Annars väljs här ingenting. ”EDI Avtal” har ”Nytt önskas” och ”Avtal finns” som alternativ. Om ”Avtal finns” väljs, visas ett textfält i vilket avtalsnumret skrivs. De alternativ som ges för ”Överföringsprotokoll” är ”SMTP”, ”FTP”, ”OFTP”, ”X420”, ”X435” och ”Kermit”.
Ett stort textfält för noteringar följs sedan av tre textfält i vilka tre datum kan fyllas i. Det gäller de preliminära datumen vilka avser när den första filen skall komma från kunden, när en fil från en kund med ett egenutvecklat TA-system senast skall vara godkänd och till när produktionsstarten är planerad.
Efter att dessa uppgifter fyllts i finns antingen möjligheten att rensa hela formuläret eller att skicka beställningen till EAR. Om det senare väljs kommer man tillbaka till portalen igen. EAR
När EAR loggat in kommer denne till EAR-portalen (Bild 7:4). Här ser EAR en lista på de beställningar som skall behandlas. Ett statusfält berättar om vilken status beställningen har, det vill säga om den till exempel är ny eller uppdaterad. Om EAR klickar på en beställning kommer han till Formulär 2 (Bild 7:5). Formulär 2 ser precis likadant ut som Formulär 1, förutom att knapparna är tre till antalet och har andra funktioner än knapparna i Formulär 1. De uppgifter som LEA har fyllt i, kommer upp i Formulär 2 så att EAR kan läsa dem. EAR kan nu antingen uppdatera beställningen för senare behandling, skicka tillbaka den till LEA om beställningen är felaktig eller skicka den vidare till STAB-IT.
Bild 7:5 Beställningsformuläret när det nått EAR. STAB-IT
När STAB-IT loggar in kommer även de till en portal (Bild 7:6). Den skiljer sig ytterligare en aning från EAR:s portal i det att man här dessutom kan delegera beställningar till andra medlemmar av STAB-IT. Den som har ansvaret för att föra logg kan här dela ut de
beställningar som kommer in till de andra medlemmarna, alternativt till sig själv. Om man i menyn klickar på ”Lista mina” visas bara de beställningar som är delegerade till aktuell person, samt vilken status dessa beställningar har. I menyn visas då ”Lista alla”, där de beställningar som ännu inte är delegerade finns att se. Om man i ”alla-listan” klickar på ett beställningsid, delegeras denna till en själv.
Bild 7:6 STAB-IT:s portal med delegeringsmöjligheter.
Vid ett sådant val öppnas Formulär 3 (Bild 7:7). I detta formulär fylls ytterligare uppgifter i, uppgifter som inte är ifyllbara i de två första formulären. Högst upp fylls prionummer och remotenummer i. Dessutom går det att ändra handläggare. Under ”Uppläggsinformation” står distriktsnamn, kontorsnummer samt namn på kontaktpersoner att finna. Om man klickar på dessas namn kan man emaila dem. ”Kunduppgifter” är desamma som i Formulär 1 och 2. De meddelanden som valts kan läsas, men här ej längre ändras. ”Kommunikation” fungerar däremot precis som i Formulär 1 och 2, med undantaget av att om ”FTP” valts som
överföringsprotokoll, visas två textfält för FTP-användarnamn och FTP-lösenord. Dessa två fylls i av STAB-IT. Dessutom är ”EDI Avtal” inte längre en dropdown-meny utan ett textfält. Detta eftersom de båda alternativen ”Avtal finns” och ”Nytt önskas” kan verka förvirrande för STAB-IT, och det därför är bättre att ett eventuellt redan existerande avtalsnummer skrivs ut på skärmen i ett textfält.
Efter dessa fält kommer en grupp uppgifter som är nya i informationskedjan. ”Mottagande system” är checkboxar som var och en har ett textfält bredvid sig i vilket extra information kan ifyllas. Till höger om dessa finns uppgifter om UNB-adressen. Den består av uppgifter som redan i Formulär 2 är fullständiga, vilket möjliggör att en komplett UNB-adress kan visas i Formulär 3. Därmed slipper STAB-IT att skriva av flera fält för att skriva in här. Varje enskild del av UNB-adressen står förklarad under det textfält där hela adressen står. Om STAB-IT vill ändra något i adressen kan de göra det.
Efter detta kommer fälten för noteringar och datum som även återfinns i Formulär 1 och 2. Precis som EAR kan STAB-IT sedan välja mellan att uppdatera, skicka tillbaka (till EAR) eller att skicka vidare beställningen (till EDI-gruppen på SlbSema).
Efter det att SlbSema har avslutat ärendet kommer sen ärendet tillbaka till STAB-IT. Den återfinns då under den specifika handläggarens beställningar och har status ”Avslutad”. Efter att ha klickat på den öppnas åter Formulär 3, där knapparna nu ger möjligheten att skicka tillbaka beställningen till SlbSema eller att stänga ärendet.
Bild 7:7 Beställningsformulärets utseende har förändrats när det nått STAB-IT. Bland har fält för prionummer, handläggare och remotenummer tillkommit. Rutor för FTP-login och lösenord har kommit upp och all information finns redan förifylld i UNB-adressen. Också EDI Avtals rutan har förändrats där ett tomt textfält nu uppkommit ifall STAB-IT vill fylla i avtalsnumret. SlbSema EDI-grupp
Den sista grupp som är inblandad i informationskedjan är EDI-gruppen på SlbSema. Deras portal (Bild 7:8) ger dem samma möjligheter att delegera alternativt se en beställning som STAB-IT har. Det finns alltså en ”Lista mina”- respektive en ”Lista alla”-länk. När man klickar på en beställning öppnas Formulär 4 (Bild 7:9). Här står samtliga uppgifter som hittills fyllts i med, men ingen förutom ”Noteringar” och de tre datumen går att ändra. Om EDI-gruppen efter avslutat arbete är nöjd med beställningen skickar de tillbaka den till STAB-IT genom att klicka på ”Avsluta”. Annars kan de antingen uppdatera beställningen eller skicka den till STAB-IT som en ”felaktig” sådan.
Bild 7:8 SlbSema har nu fått med sig all den information de behöver samlad i ett beställningsformulär på en sida.