Vid alla intervjutillfällen och observationer framkom att blanketterna ansågs krångliga och plottriga. Flera LEA:or menade att när man väl lärt sig fylla i Blankett 1 så var den inte svårförståelig, men de uttryckte ändå en önskan om en förenkling. Nyckelorden som här flera gånger kom upp, var förenkling och återanvändning av återkommande information.
Designmässigt valde vi att ta bort all överflödig information, det vill säga alla former av synliga hjälptexter. Eftersom Schenker och SlbSema arbetar med blanketterna dagligen behöver de inte en förklaring som säger hur de skall fylla i dem. Hammarberg argumenterar för att även om en användare vill ha ett hjälpsamt system som kan hjälpa till vid oklarheter, så måste det i första hand vara nyttigt och lättanvänt (2000).83 Vi ville ändå inte att hjälptexterna helt skulle försvinna, då det kan finnas tillfällen när man behöver få reda på något, exempelvis vid beställningar som inte följer reglerna. Att denna information skulle finnas med på samma sida som beställningsformulären var uteslutet då det helt enkelt inte fanns plats om man ville ha sidan så enkel som möjligt. Vi valde därför att placera ut hjälptexterna via länkar. Detta ställde oss dock i konflikt med hur vi ville designa formulären eftersom målet var att våra blanketter skulle ha så få länkar som möjligt för att inte förvirra användaren genom ökad information och ökade möjligheter. Dock fann vi en användbar placering av hjälptexterna via att vi lade länkarna i form av frågetecken (?) vid sidan av varje meddelandegrupp. Klickar man på frågetecknet kommer ett popupfönster upp med en förklaring hur fältgruppen skall fyllas i. En sådan hjälpfunktion är helt enkelt inte möjlig att få plats med på ett elektroniskt formulär om det skall vara något så när läsbart. Då vi anser att läsbarheten i högsta grad hör ihop med både användarvänlighet och användbarhet, är detta något vi strävar efter.84 Vi anser heller inte att vi minskar på användarvänligheten när vi designar formulären med läsbarhet som främsta mål, utan snarare att vi ökar användbarheten. Vi anser också att användbarheten är det väsentliga och där ger Karlsson oss sitt stöd när hon argumenterar för att det är
användbarheten som gör att ett system blir accepterat och inte hur användarvänligt det är (1999).85 Genom minimeringen av antalet länkar minskar vi visserligen dokumentets inklusivitet, men eftersom vi prioriterar läsbarhet framför omfång så är valet inte svårt. Dahlström skriver angående inklusivitet: ”Balansgången mellan å ena sidan hög inklusivitet och hypertextualitet och å andra sidan överskådlighet och lätthanterlig navigering inuti de stora digitala arkiven är redan, och kommer alltmer att visa sig vara, svår att uppnå. Digital hypertextualitet erbjuder möjligheter för användare att exempelvis påverka ordningsföljden mellan ett dokuments olika fragment. […] Ett omvänt problem medför en ogenomtänkt
82 Diskussionen baserar sig på resultat från kapitlet Resultat, rubriken ”Genomgång av Blankett 2”. 83 Mer om Hammarbergs och andra författares argumentation angående användarvänlighet finns i kapitlet Analys- och designmetoder, under rubriken ”Dokumentanalys och artefakter - skillnader mellan
pappersdokument och elektroniska dokument”.
84 För att läsa mer om vår diskussion vad gäller läsbarhet, användarvänlighet och användbarhet, hänvisar vi till kapitlet Analys- och designmetoder, under rubrikerna ”Dokumentanalys och artefakter - skillnader mellan pappersdokument och elektroniska dokument” och ”Användarinblandning i designprocessen”.
85 Mer om Karlsson finns i kapitlet Analys- och designmetoder under rubriken ”Användarinblandning i designprocessen”.
digitalisering som hypertextuellt sönderstyckar en tidigare i tryck sammanhållen text, varvid subtila samband mellan textdelar alltid riskerar att förloras” (Dahlström, 2000b).
Andra designmässiga aspekter vi tagit hänsyn till med avseende på läsbarhet är bland annat att vi använt en ljus bakgrundsfärg och ett tydligt typsnitt. Fylls blanketten i fel kommer en feltext upp med röd färg som skiljer sig från blankettens färgskalor i övrigt för att användaren snabbt skall upptäcka var och vad som är fel. Dropdown-menyer kommer väl till pass då användaren skall välja från en uppsättning värden, istället för att behöva skriva om dessa varje gång. Här har vi haft begreppet återanvändning i åtanke då det, om det ändå bara finns ett visst begränsat antal värden att välja bland, till exempel de distrikt som finns, lika gärna kan besparas användaren att varje gång behöva skriva in dem. Genom att i förväg definiera vilka värden som är godkända blir det möjligt. Till exempel har en LEA ett visst antal distrikt knutna till sig. Istället för att behöva skriva om deras namn beroende på vilket det är för just den beställningen, kan rätt distrikt snabbt väljas från en meny. Denna återanvändande design är direkt baserad på rakt uttalade önskemål från nästan samtliga inblandade grupper hos Schenker.
Enligt Dahlström är texten inte fast i bäraren, det vill säga det elektroniska dokumentet, och det innebär att möjligheterna för hur man på olika sätt visar upp samma information för olika grupper är stor (2000a). Vi har arbetat efter Dahlströms teorier om skillnaderna mellan
pappersdokument och elektroniska sådana och tagit hänsyn till hur dessa skiljer sig åt och hur skillnaderna på bästa sätt kan utnyttjas.86 Ett papper kan inte manipuleras så att det förändras när det överlämnas till en annan person, men det är precis vad som nu sker när de elektroniska varianterna byter ägare. Endast den information som är relevant för en viss grupp visas upp, medan resterande information lagras i en databas tills personer som informationen är
intressant för begär att få se den. Till skillnad från ett pappersdokument så skiljer sig lagring och visuell visning åt i elektronisk form, eftersom den information som blir vald att
presenteras kan vara olika för olika användare (Dahlström, 2000a). All information vi lagrar i databasen visas inte för alla användare då de inte har någon som helst nytta av informationen. Vi har valt att strukturera vår prototyp på detta sätt genom att ta hänsyn till både
Hammarbergs (2002) och Skölds (2001) åsikter angående de tidigare nämnda aspekterna läslighet, användbarhet och användarvänlighet.87
Enstaka fält och deras designimplikationer
Det finns olika rutiner för hur organisationsnummer skrivs. Vissa personer använder sig av ett bindestreck i numret, medan andra skriver det i en lång följd. Även inom de olika grupperna skrivs det på olika sätt. I dagsläget är systemet designat för att hantera numret utan
bindestreck. Eftersom rutinerna är olika kan man antingen enas om en standard eller se till att systemet klarar att hantera båda.88
86 Se vidare kapitlet Analys- och designmetoder under rubriken ”Dokumentanalys och artefakter - skillnader mellan pappersdokument och elektroniska dokument” för en tabelluppställning över skillnaderna.
87 Se vidare kapitlet Resultat under rubriken ”Dokumentanalys och artefakter – skillnader mellan pappersdokument och elektroniska dokument”.
88 Mer om detta går att läsa i kapitlet Det nya systemet under rubriken ”Övriga funktioner och säkerhetsimplikationer”.
För att begränsa informationsmängden för LEA och EAR tittade vi bland annat på vilka fält som inte var intressanta för dem. Till exempel kunde man, som nämns i resultatkapitlet,89 inte fylla i vare sig användarlogin eller lösenord om FTP valts som överföringsprotokoll. Inte heller STAB-IT hade fält för detta på Blankett 1 och var därför tvingade att skriva ut
dokumentet för att därpå notera det för hand på pappret. STAB-IT hade med andra ord ingen möjlighet att lagra dessa elektroniskt. För att eftersträva enkelhet valde vi att plocka bort fälten i de första två leden och att fälten skapades om man valt FTP när beställningen nådde STAB-IT, eftersom det är de som har rättighet att dela ut användarnamn och lösenord. På så sätt förenklade vi hanteringen för LEA och EAR.
9 V
IDARE UTVECKLINGHär kommer vi börja att beskriva de användartester och den evaluering som skett, för att sedan gå över till vilken vidare utveckling och vilka vidare studier som vi tror skulle vara intressanta.