Aspekter som påverkar de anställdas upplevda arbetssituation De tillfrågade anställdas upplevelser av att arbeta i ett aktivitetsbaserat kontor kan inte beskrivas på ett

entydigt sätt men kan belysas genom att se till vissa aspekter. Bland annat är det intressant att se till hur de anställda upplever att deras chefers roll har förändrats i och med bytet till aktivitetsbaserat kontor. Cheferna på Myndigheten tycks vara förebilder för det aktivitetsbaserade arbetssättet genom att själva arbeta i enlighet med kontorskonceptet. Tidigare forskning av Skogland har visat att hur cheferna agerar i det aktivitetsbaserade kontoret påverkar hur de anställda upplever arbetssättet. Det har visat sig att chefer som följer reglerna, är tillgängliga och agerar goda förebilder har större chans att få med sig sina anställda i förändringen (Skogland, 2017). På Myndigheten tycks däremot inte chefernas agerande vara tillräckligt för att de intervjuade anställda själva ska arbeta aktivitetsbaserat.

Det finns anställda som upplever det irriterande att behöva leta efter chefen och förespråkar det gamla arbetssättet med fasta platser, medan andra finner det positivt att cheferna är rörliga. Utifrån detta kan det tänkas att det är viktigt att cheferna agerar goda förebilder för det aktivitetsbaserade arbetssättet, men det verkar inte avgörande för de anställdas upplevelse och agerande i kontoret. Däremot verkar det aktivitetsbaserade kontoret på Myndigheten leda till en minskad upplevelse av “vi och dom”

mellan anställda och chefer i och med att alla nu sitter tillsammans i det öppna landskapet. Detta skulle kunna förstås som att det aktivitetsbaserade kontoret bidrar till att minska upplevelsen av hierarki på Myndigheten, något som är i linje med den forskning som tidigare gjorts på området. Det har

framkommit att en förhoppning vid införandet av aktivitetsbaserade kontor är att ge sken av att vara en modern organisation, det har även tidigare visats att anställda efter implementering av

31

aktivitetsbaserade kontor uppgett att organisationen kändes mer innovativ och mindre formell (van der Voordt, 2004; McElroy & Morrow, 2010).

De intervjuade anställdas upplevelser av samhörighet med sina kollegor tycks ha påverkats både positivt och negativt i det aktivitetsbaserade kontoret. Ett utbrett hemarbete verkar försvåra

möjligheterna för kollegorna att skapa en gemenskap, att samarbeta och ta hjälp av varandra, något som i sin tur försvårar skapandet av en gemensam och central förståelse på Myndigheten. Hemarbetet tycks även påverka individuella aspekter. Att vissa anställda på Myndigheten har accepterat det aktivitetsbaserade arbetssättet enbart för att de erbjuds möjligheter att arbeta hemifrån känns intressant att belysa. Det skulle kunna innebära att de anställda inte ser vitsen med att arbeta aktivitetsbaserat men går med på att göra det vissa dagar i veckan, så länge de kan arbeta hemifrån på sina egna villkor i övrigt. Bodin Danielson menar att det aktivitetsbaserade kontoret leder till minskade möjligheter att göra sin arbetsplats personlig (Bodin Danielson, 2016), något som kan tänkas förklara att de anställda arbetar hemifrån. Detta då Weick menar att det är viktigt att en individ kan relatera sin identitet till sin omgivning för att kunna skapa mening till det som pågår (Weick, 1995, s. 21-24). Utifrån detta kan det aktivitetsbaserade kontoret på Myndigheten tänkas leda till någon form av rotlöshet hos vissa av de anställda i och med att de inte längre har sin fasta plats att utgå ifrån. Det ökade hemarbetet skulle därmed kunna ses som en effekt av detta och att hemmet då innebär en trygghet som väger upp för den förlorade fasta arbetsplatsen. Att känna sig otrygg utan en fast arbetsplats skulle även kunna förklara det faktum att vissa anställda lämnar kvar saker på skrivborden för att göra dem mer personliga, trots att detta är emot reglerna. En vilja att personalisera opersonliga arbetsplatser har även belysts i tidigare forskning, där de anställda på en nederländsk organisation placerade ut personliga objekt på

skrivborden i ett aktivitetsbaserat kontor. I studien drogs slutsatsen att de anställda gjorde detta för att kunna markera sin identitet och skapa trygghet i organisationen (Brunia & Hartjes-Gosselink, 2009).

Upplevelsen av det aktivitetsbaserade kontoret på Myndigheten tycks även variera utifrån hur de anställda beskriver sig som person. De som beskriver sig själva som vanemänniskor ser negativt på att inte ha en egen plats, medan de anställda som beskriver sig själva som mer flexibla inte ser några problem med att byta platser i kontoret. Det skulle även kunna handla om förmågan att hantera distraktion i en aktivitetsbaserad miljö, något som Seddigh et al. menar är avgörande för hur stor arbetstillfredsställelse de anställda upplever i en sådan kontorsmiljö. I studien diskuteras det även ifall människor med hög emotionell stabilitet tycks hantera aktivitetsbaserade kontor bättre än andra (Seddigh et al., 2016). Å andra sidan kan upplevelsen av att arbeta i ett aktivitetsbaserat kontor tänkas påverkas av andra faktorer än personligheten, såsom ålder eller hur länge som de anställda har arbetat på Myndighetens tidigare kontor. Under intervjuerna var det flera som sa att det är svårt att lära om när de arbetat i många år på traditionella kontor, medan en yngre medarbetare som kom direkt från

universitetet inte såg några svårigheter med att arbeta aktivitetsbaserat. Tidigare forskning av McElroy och Morrow har visat på att yngre anställda i en amerikansk organisation upplevde det

aktivitetsbaserade kontoret mer positivt än de äldre. De resonerar kring ifall detta har att göra med att de yngre anställdas erfarenhet av andra kontorsformer är begränsad eller ifall tillfredsställelsen i det aktivitetsbaserade kontoret kan vara en generationsfråga (McElroy & Morrow, 2010). Det resonemang som förts här ovan kan tänkas mynna ut i förståelsen av att det aktivitetsbaserade arbetssättet inte upplevs som positivt för alla anställda och därmed inte heller lämpar sig för alla. Hoendervanger et al.

har funnit att vissa anställda snarare behöver fasta platser för att trivas i sitt arbete, något som betyder att det aktivitetsbaserade arbetssättet inte tilltalar alla (Hoendervanger et al, 2016). Detta tycks, utifrån de ovan diskuterade aspekterna, även vara fallet på Myndigheten.

32

Flera av de anställda förmedlar en negativ upplevelse av det aktivitetsbaserade arbetssättet på Myndigheten och det visar sig även att flera inte byter plats. Även ifall vissa tycks byta plats efter arbetsuppgift, så gör majoriteten det inte, förutom då de växlar mellan att arbeta hemma och på kontoret. Utifrån ett resonemang kring meningsskapande kan det förstås som att de anställda som inte byter plats inte heller har skapat mening till arbetssättet och heller inte ser vitsen med att agera i enlighet med det. Detta kan tolkas som ett motstånd mot förändringen och det aktivitetsbaserade arbetssättet. Å andra sidan skulle det även kunna handla om att de anställda skapat mening till det aktivitetsbaserade arbetssättet, men att man aktivt väljer att inte efterleva det. Vidare skulle det faktum att flera anställda inte byter plats även kunna diskuteras utifrån andra aspekter. En intressant aspekt som framkommit i tidigare forskning av Hoendervanger et al. är att de anställda som inte byter plats tycks mindre tillfredsställda med arbetssättet än de som faktiskt byter plats. De anställda som inte bytte plats regelbundet bytte endast när det var högljutt eller ifall favoritplatsen var upptagen (Hoendervanger et al, 2016). På Myndigheten upplevde flertalet anställda att de stördes av fysiska aspekter, såsom en hög ljudnivå, överhörningar och IT-problem. Dessa fysiska aspekter skulle kunna förklara att de anställdas produktion och koncentrationsförmåga påverkas negativt i det

aktivitetsbaserade kontoret. Ett aktivitetsbaserat kontor är vanligtvis uppdelat i aktiva och lugnare zoner för att erbjuda de anställda olika miljöer som lämpas för olika aktiviteter. Ett arbete utifrån zoner har visat sig förbättra intern kommunikation, öka arbetstillfredsställelse och hjälpa de anställda att strukturera sitt arbete (Ekstrand & Damman, 2016; MER, 2016). Ifall de anställda på Myndigheten inte byter plats utifrån den aktivitet de arbetar med för stunden skulle vissa av dessa fysiska aspekter alltså kunna undvikas, och de anställdas upplevelse förbättras, genom att börja arbeta aktivitetsbaserat och matcha arbetsuppgift mot kontorszon. De anställdas arbetsuppgifter är enligt Skogland avgörande för hur det aktivitetsbaserade arbetssättet upplevs och arbetsuppgifterna påverkar även hur man väljer att använda det aktivitetsbaserade kontoret (Skogland, 2017). Anställda på Myndigheten uppgav under intervjuerna att det aktivitetsbaserade arbetssättet inte upplevdes fungera för deras faktiska

arbetsuppgifter, och därför skulle det kunna tänkas att detta är en förklaring till att man väljer att inte efterleva arbetssättet.

För att sammanfatta diskussionen i stort skulle upplevelserna av förändringen och det

aktivitetsbaserade kontoret kunna bero på en rad olika aspekter. Bland annat tycks en gemensam avsikt för förändringen inte förmedlats och de anställda tycks inte ha kunnat skapa en gemensam förståelse för förändringen. Istället har de anställda skapat egna, individuella förståelser. De anställda upplevde sig heller inte delaktiga i förändringsprocessen vilket kan ha påverkat att det nya kontorskonceptet inte matchar alla anställdas arbetsuppgifter. Även tid tycks vara en aspekt som påverkar upplevelsen.

Vidare tycks vissa personliga egenskaper inte lämpa sig för arbetssättet och det kan även vara av betydelse hur länge man arbetat i ett traditionellt kontor eller ifall man tillhör en äldre generation. Den minskade hierarkin är något som de anställda upplever som positivt i det aktivitetsbaserade kontoret.

Ett resonemang kring aspekten hemarbete har förts där det har diskuterats ifall det ökade hemarbetet är ett resultat av opersonliga platser och en arbetsmiljö som de anställda inte identifierar sig med. Vidare verkar hemarbetet i sin tur leda till en försämrad samhörighet kollegor emellan. Resultaten visade även att det finns fysiska faktorer i arbetsmiljön såsom en hög ljudnivå, överhörningar och IT-problem som skapar stress och irritation hos de anställda. Det går att diskutera ifall sådana irritationsmoment och sådan upplevd stress kan påverka de anställdas upplevelser och i förlängningen de meningsskapande processerna. Det kan vara svårt att se ett arbetssätt som meningsfullt om det innebär att behöva hantera störningsmoment som tidigare inte varit några problem. I och med att de anställda som inte byter plats, och därmed inte arbetar aktivitetsbaserat, även uttryckte denna frustration kan dessa två faktorer tänkas hänga samman. Därmed skulle faktorer i ens omgivning som uppfattas som störande kunna

33

hindra meningsskapande och därav även påverka ens möjligheter att ta till sig arbetssättet. Oavsett anledning så tycks de flesta av de tillfrågade på Myndigheten inte se det aktivitetsbaserade arbetssättet som meningsfullt och agerar därmed inte i linje med det.