Att skapa en innehållsförteckning (överkurs)

• Lägg in sidnummer i hela ditt dokument. Du kan göra det via Infoga/Sidhuvud/sidfot/

Sidnummer. Numren ska vara centrerade, i nederkant på sidorna.

• Över varje övning ska du nu lägga in en rubrik med texten Övning 1, Övning 2 osv.

1. När du skrivit in texten markerar du den och går till Start/Format. Välj Rubrik 1

2. Öppna Formatmallar genom att klicka på pilen i nedre högra hörnet. Leta upp det format du vill ändra (i exemplet Rubrik 1), högerklicka och välj Ändra. Om du Den här övningen går ut på: 

• Att lägga in sidnummer 

• Att skapa rubriker 

• Att skapa en innehållsförteckning 

• Att uppdatera innehållsförteckningen

5. Lägg in innehållsförteckning (Referenser/Innehållsförteckning)

Du kan antingen välja en av de inbyggda innehållsförteckningarna, eller modifiera den på egen hand genom att gå till Infoga innehållsförteckning

6. Antalet rubriknivåer kan du ändra under Alternativ

− Innehållsförteckningen i övningen ska bara innehålla en nivå (Rubrik 1) 7. Typsnitt och kan storlek ändras under Ändra (Arial 14, Fet)

8. Innan du sparar dokumentet en sista gång, efter ev. ändringar, måste du uppdatera innehållsföreteckningen (markera innehållsförteckningen, högerklicka - Uppdatera fält)

Annat som är bra att kunna

Stavningskontroll

Lär dig hur man ändrar språk och använder automatisk stavnings- och grammatikkontroll Textlayout

Oavsett vad syftet med en text är vill man ju att budskapet ska nå läsaren. Att språk och innehåll är korrekt är självklart viktigt men även layouten på texten spelar en stor roll för hur texten ska tas emot. Här följer några enkla tips att tänka på

Typsnitt – välj ett lättläst typsnitt, tex Times New Roman, Arial eller Calibri.

Storlek – generellt bör löpande text skrivas i storlek 11-12 punkter

Marginal – marginalerna ovan och under samt till höger och vänster bör vara ”lagom”, det innebär ofta ca 2.5- 3 cm

Styckeindelning – en text delas in i stycken för att underlätta läsningen. Innehållet i ett stycke bör hänga ihop (ett stycke – en tanke). Det ska inte vara för kort eftersom intryck då lätt blir rörigt, men inte heller för långt så man trappar koncentrationen.

Nytt stycke ska tydligt markeras antingen med hjälp av indrag (använd funktionen under Format, alternativt tabbar) eller med en tom rad.

Rubriker – är det en längre text vinner man mycket på att använda informativa rubriker och underrubriker. Det är viktigt att man kan utseendemässigt kan skilja på olika nivåer, tex med hjälp av textattribut som fetstil och kursivering eller typsnittsstorlek. Man kan också ha siffror för varje ny rubrik, se exempel. Layouten måste vara konsekvent genom hela texten.

1. Rubrik 1

1.1 Underrubrik 1 1.2 Underrubrik 2 2. Rubrik 2

Innan en ny rubrik bör man ha en tom rad (ibland 2 innan en huvudrubrik) men inte mer. Om man inte har fått särskilda instruktioner ska texten löpa fritt över sidbrytningar, dvs man ska undvika onödiga tomrum.. Om man har bilder inlagda i texten gäller det att placera dem på lämpliga ställen och då kan det vara till hjälp att använda Infoga sidbrytning för att undvika

Spåra ändringar och lägga in kommentarer

Om man är flera som jobbar med ett dokument är det bra att lätt se vilka ändringar de andra gjort. Till det finns en funktion som heter Spåra ändringar (finns under Granska i Word 2007). Ny eller borttagen text syns i annan färg och man kan även se vem som gjort

ändringarna. Man kan välja om man vill att ändringarna ska synas eller inte genom att klicka på Spåra ändringar igen.

Om man godkänner ändringarna markerar man bara textstycket och väljer Acceptera ändring (eller Ignorera ändring om man inte accepterar dem). Man kan också välja Acceptera alla ändringar.

Glöm inte att se till att ha accepterat alla ändringar innan du lämnar in en slutversion av ett dokument!

Man kan också skriva kommentarer till andra som jobbar med dokumentet genom funktionen Ny kommentar (Infoga kommentar i äldre versioner). Om man är flera som jobbar med en text syns det vem som har lagt in en viss kommentar. Varje kommentar får dessutom ett nummer.

Glöm inte att ta bort alla kommentarer innan du lämnar in en slutversion av ett dokument!

Word 2007

Excel

Med hjälp av Excel kan man bland annat analysera och presentera data på olika sätt. Man arbetar med celler (dvs rutor) på kalkylblad.

Öppna ett tomt Excel-dokument. Döp det med ditt namn plus Excelresultat plus INR200, det vill säga det kan se ut så här:

”Catharina Olsson Excelresultat INR200.xls”

Detta dokument ska du använda för övningarna 1-6.

Innan du börjar: Att jobba med kalkylblad

Normalt när man skapar ett nytt dokument finns där tre stycken kalkylblad men man kan lägga till fler via (Start/Celler/Infoga/Infoga blad alternativt genom att klicka på symbolen till höger om kalkylbladen (pil).

• Lägg till nya kalkylblad så att det finns sex stycken

• Döp dem till Övning 1, Övning 2 osv (dubbelklicka eller högerklick och välj Byt namn)

• Flytta dem så att Övning 1 ligger längst till vänster och de andra följer i rätt ordning

Övning 1a. Att lägga in och formatera data

Gå till kalkylbladet Övning 1.

Den här övningen går ut på: 

• Att lägga in och formatera data Den här övningen går ut på: 

• Att lägga till nya kalkylblad  

• Att döpa om dem 

• Att flytta kalkylblad 

Övning 1b. Att göra beräkningsformler

Du ska nu göra en mall för att beräkna kostnaderna för inköp av de fyra läkemedlen.

I Excel kan man själv skriva in olika beräkningsformler. Man börjar då alltid med ett likhetstecken. Därefter skriver man in namnet på de rutor som innehåller de värden som man vill ha med i formeln. Om du tex har ett värde i ruta A1 som du addera med ett värde i ruta B2 skriver du alltså (i den rutan där man vill visa summan, tex C3) följande:

=A1+B2

Vill du istället multiplicera de två värdena med varandra skriver du =A1*B2

1. Lägg in formler i kolumn D som ger totalkostnaden för respektive läkemedel, dvs multiplicerar priset per styck med antalet sålda artiklar.

OBS! Du kan enkelt kopiera formeln från ruta D3 till de övriga rutorna i kolumnen genom Kopiera och Klistra in, eller genom att dra i högre nedre hörnet på rutan.

2. Gör en formel som räknar ihop summan för alla fyra artiklarna (i ruta D8).

3. Priserna du har för in i tabellen är utan moms, alltså måste denna (12%) läggas på summan för att ge det belopp som kunden ska betala.

Gör en formel som räknar ut slutsumman (i ruta D10).

4. Kunden betalar med en 500-kronorssedel.

Fyll i detta i ruta D12. Gör sedan en formel som räknar ut växeln som kunden ska få tillbaka (i ruta D14)

• För nu in antal och pris i rätt kolumner i tabellen enligt nedan, så kommer värdena i kolumn D att ändra sig allt eftersom.

–

Övning 2. Att göra beräkningar

Förutom att skriva formler själv som du gjorde i förra övningen kan man också använda olika mallar (Summa, Antal, Medel osv). Mallarna hittar du under Formler/Infoga funktion eller om du klickar på fx (se pil). Sedan markera du de rutor som innehåller de värden som du vill ha med i formeln.

Du ska nu göra en tabell som räknar samman försäljningen av en viss vara månad för månad.

• Gå till kalkylbladet Övning 2

1. Markera 12 gånger 31 celler och lägg in kantlinjer. Lämna en kolumn (A) fri till vänster och en rad (1) fri över.

2. I kolumn A skriver du som rubrik Datum och sedan siffrorna 1-31. Texten ska vara högerjusterad och i fetstil. Som rubrik på de övriga 12 kolumnerna skriver du årets månader (högerjusterade, fetstil).

Tips! Om du skriver januari kan du få resten av månaderna genom att dra i nedre högra hörnet på rutan. Detsamma gäller datumen men här måste du fylla i de två första rutorna

3. Nedanför tabellen ska du nu lägga in formler som dels beräknar medelvärdet (Medel) för varje månad, dels antalet dagar (Antal). När du valt relevant formel ska du ange vilka rutor som ska ingå i beräkningarna (tex B2:B32). Detta kan man skriva in manuellt eller genom att markera rutorna.

Den här övningen går ut på: 

• Att formatera data 

• Att göra beräkningar med befintliga  funktioner