2. Hitta i projektet
2.10. Avsluta prenumeration av avisering
2.10. Avsluta prenumeration av avisering
Om du bara vill avsluta prenumerationer på några av mapparna så kan du under fliken Aviseringar ställa in dina personliga aviseringar genom att själv bocka i och ur vilka mappar du vill få aviseringar på.
Info
När någon checkar ut en fil i ett projekt så blir den upptagen och låst tills dess att man checkat in den igen när alla ändringar gjorts. Det görs för att förhindra att flera användare uppdaterar samma fil samtidigt vilket kan resultera i att man sparar över varandras ändringar. Detta förutsätter att användaren alltid hämtar hem den senaste versionen i samband med utcheckning. Funktionen är konfigurerbar om den ska användas eller ej, kontakta administratören för mer information.
1. För att kunna checka ut en fil måste du först välja den, filen hamnar då under Valda filer. Klicka på denna för att se dem.
2. Klicka sedan på Checka ut för att checka ut filen/filerna som du har valt.
3 4
När du har genomfört dina ändringar på filerna så kan du checka in dem så att andra användare också kan ta del av dem. Filerna checkas automatiskt in när du skickar in dem igenom till samma mapp, se 4.5 Skicka in fil för vidare instruktioner. Du kan även checka in en fil oförändrad.
3. Klicka på Utcheckade filer för att visa en lista över alla dina utcheckade filer.
4. Klicka sedan på Checka in utan förändring för att checka in filer som inte ändrats.
1 2
2.11. Checka ut och in fil
Du kan lägga till och ta bort användare från en användargrupp eller kontaktgrupp.
1. Klicka på Deltagare för att få fram en lista över alla deltagare.
2. Klicka sedan på Användargrupper för att hantera dina användargrupper och på Kontaktgrupper för att hantera dina kontaktgrupper.
3. Välj sedan gruppen som du vill lägga till eller ta bort användare från genom att klicka på nam-net på gruppen.
4. På den högra sidan får du då fram ytterligare ett antal flikar där den längst till vänster visar alla användare som är medlemmar i den valda gruppen medan fliken bredvid visar användarna som finns med i projektet men inte i den valda gruppen. Vill du ta bort en användare från gruppen klickar du på den vänstra fliken och vill du lägga till en användare till gruppen klickar du på den högra.
5. Du får då fram en lista över alla användare som är med i gruppen eller inte med beroende på vilken flik du valde. Klicka därefter bara på minustecknet (-) eller plustecknet (+) för att ta bort eller lägga till en användare till den valda gruppen.
1
2
3 5
4
2.12. Lägg till/ta bort användare från grupp
Du kan se mer information om en deltagare samt ändra eller lägga till mer information.
1. För att visa mer information om en deltagare, klicka på Deltagare för att få fram en lista över alla deltagare.
2. Klicka sedan på ikonen intill namnet på den deltagare som du vill se mer information om.
3. Du får då fram ett fönster med fem flikar med mer detaljerad information om deltagaren vars uppgifter du kan ändra samt komplettera. Du kan se allmänna användaruppgifter, vilka an-vändargrupper samt kontaktgrupper som deltagaren är med i etc.
1
2
3
2.13. Detaljer om en användare
Du kan enkelt skicka ut lösenord till respektive projektdeltagare.
1. Klicka på Deltagare för att få fram en lista över alla deltagare.
2. Klicka sedan på ikonen intill namnet på den deltagare som du vill se mer information om.
3. Klicka på fliken Lösenord och klicka Spara för att skicka ut lösenordet till den angivna e-posta-dressen.
1
2
2.14. Skicka ut lösenord till deltagare
3
Du kan enkelt skicka e-post direkt från intercopy.net till både andra deltagare samt externa motta-gare.
1. Klicka på Maila i menyn, vill du bifoga filer i ditt mail så väljer du dem innan du klickar på Maila. 2. Välj användare från dina kontaktgrupper om du vill skicka till andra projektdeltagare. (Vill du
lägga till externa mottagare så skiver du deras mailadresser i fältet till höger).
3. Klicka på (+) tecknet för att lägga till användaren som mottagare.
4. Om du valt filer tidigare så bifogas de valda filerna automatiskt i mailet. Vill du inte bifoga de valda filerna behöver du bara bocka ur rutan så blir dom inte bifogade och du kan fortsätta arbeta med filerna efteråt.
5. Fyll i formuläret med ämne, ditt meddelande och kontrollera att eventuella bifogade filer, mot-tagare och ditt meddelande finns med innan du klickar på Skicka. Alla mail som skickas från intercopy.net lagras i en valfri mapp i strukturen.
1 2
3 5
3.1. Skicka e-post
3. E-post och anbud
4
När du skickar mail eller beställer utskrifter så är det bra att kunna välja en egen kontaktgrupp att skicka sitt mail till eller att kunna skapa en distributionslista för att återanvända denna. Användar-grupper används för att ge användare olika rättigheter till olika mappar.
1. För att skapa en kontaktgrupp eller användargrupp, klicka på Deltagare i menyn.
2. Klicka sedan på Kontaktgrupper eller Användargrupper beroende på vilken typ av grupp du vill skapa.
3. Klicka på Skapa ny och ange namnet på den nya kontaktgruppen.
4. Sedan kan du enkelt lägga till deltagare till den nya gruppen, se 2.12 Lägg till/ta bort användare från grupp för vidare instruktioner. Vill du skapa kontaktgrupper som alla deltagare kan
använda, vänligen kontakta administratören.
1
2 3
3.2. Skapa användargrupp eller kontaktgrupp
4
1. Börja med att skapa ditt anbud, klicka på Förfrågan. 2. Klicka på Skapa ny förfrågan.
3. Bestäm vad du vill kalla din förfrågan, det kan vara ett namn eller anbudsnummer och välj även om den ska vara öppen eller ej. En öppen förfrågan får alla medlemmar tillgång till medan man måste registrera sig för att få tillgång till en stängd förfrågan. När du har gjort ditt val klickar du på Spara.
1
2
Du kan enkelt skapa ett anbud direkt i intercopy.net genom att samla alla handlingar som ska fin-nas med som underlag och bjud in anbudsgivare. Intercopy.net erbjuder en tjänst specialanpassad för inköp. Den passar perfekt för inköpare och projektledare som enkelt vill kunna skicka förfrågn-ingar, samla ihop alla handlingar i projektet och låta anbudsgivare logga in och hämta den informa-tion som de behöver i ett förenklat gränssnitt.
3
3.3. Skapa ett anbud, förfrågan
3. Lägg därefter in de filer som du vill att anbudgivarna ska kunna ta del utav i mappen med samma namn som din förfrågan. För att komma dit direkt så kan du klicka på namnet på din förfrågan i listan. Om filerna redan finns i projektet så kan du antingen flytta dem från en annan mapp eller kopiera dem. Du kan även skapa genvägar från andra mappar i projektet till FFU-mappen. Om filerna inte finns med i projektet, tryck då istället på Skicka in och välj de filer som du vill skicka in till databasen.
4. Du får upp en lista över dina förfrågningar och kan enkelt bjuda in anbudsgivare, klicka på Bjud in. Vill du göra det vid ett senare tillfälle så kan du gå in på Visa, Förfrågan och Pågående förfrågningar.
4
3
5. Inbjudan till anbudgivare sker via e-post. Välj mottagare genom att skriva in de e-postadresser som du vill skicka anbudet till, skriv ett meddelande och bifoga eventuella filer. Klicka slutligen på Skicka för att skicka iväg din inbjudan. Detta mail sparas krypterat i databasen och motta-garna visas ej.
5
6. Inbjudan har nu skickats och mottagarna får en bifogad länk till förfrågningsunderlaget och ditt meddelande. För att räkna på anbudet så klickar mottagaren på länken i mailet och registrerar sig som anbudgivare.
6
7. När mottagaren registrerat sig så skickas inloggningsuppgifter till anbudsgivaren och kan logga in i anbudsmodulen. Här kan den som skickat förfrågan själv välja om anbudsgivarna ska släp-pas in direkt eller genom att först godkänna dem.
Anbudsgivaren får tillgång till projektdatabasen i en ”avskalad form”. De ser allt de behöver se och kan hämta hem de relevanta filerna, läsa information på skärmen och skicka filer för utskrift och kopiering. Anbudsgivaren ser endast de handlingar som ingår i anbudet och ingenting av övrig verksamhet i projektet.
7
I samband med att en förfrågan skapas så läggs även en användargrupp till i projektet med samma namn, exempelvis FFU-vent-augusti-2012. Här kan administratören själv se vilka deltagare som finns med i förfrågan. När sedan anbudet är klart kan den anbudsgivare som fått uppdraget enkelt uppdateras och bli en fullvärdig deltagare i projektet.
Info
För att kunna hämta hem filer, beställa kopiering och distribution, maila etc. måste du först välja filerna.
1. Du väljer filer genom att bocka i dem.
2. För att visa en lista över alla valda filer klickar du på Valda filer. Här får du även tillgång till olika alternativ som hantera, avmarkera, flytta, kopiera etc. Om du istället vill se alternativen direkt utan att visa listan över valda filer kan du klicka på pilen intill siffran som visar antalet valda filer.
1
2
4.1. Välj filer
4. Hantera filer
Du kan enkelt visa en förhandsgranskning av filerna för att se dem i större format.
1. Klicka på filraden eller bocka i rutan för den fil som du vill se en förhandsgranskning av.
2. Klicka på miniatyrbilden för filen för att öppna upp den i större format.
1
2
4.2. Förhandsgranska fil
Du kan enkelt visa alla detaljer om en fil, lägga till mer information eller redigera befintlig.
1. Klicka på filraden eller bocka i rutan för den fil som du vill som du vill se mer information om.
2. En sammanfattning av informationen om filen visas. Om du vill se mer information om en fil klickar du på ikonen för Egenskaper.
3. Här visas mer information om filen och du kan redigera eller komplettera uppgifterna. Du kan
1
2
3
4.3. Detaljer om en fil
Det finns olika sätt att hämta hem filer på.
1. Vill du hämta hem flera filer väljer du dem genom att bocka i rutan intill filnamnet.
2. Klicka därefter på Hämta för att hämta hem filerna som du valt.
3. Om du bara vill ladda hem en fil kan du även klicka på filraden eller bocka i rutan för den fil som du vill hämta hem och klicka på Hämta längst ned istället.
4. Det finns olika nedladdningsmetoder att använda, både med och utan komprimering. Vill du ändra till en annan uppladdningsmetod klickar du på länken i informationsrutan.
1
2
3
4
Filer som hämtats hem av användare markeras med grå textfärg på filraden i fillistan.
Info
4.4. Hämta hem fil
Du kan snabbt och enkelt skicka in dina filer till ditt projekt för att sedan låta andra i projektet komma åt dem.
1. Börja med att öppna mappen som du vill lägga filerna i. Om ett öga visas efter mappnamnet i fillistan så har du bara läsrättigheter till den och kan därför inte ladda upp filerna dit.
2. Klicka på Skicka in.
3. Det finns olika uppladdningsmetoder men för de allra flesta deltagare fungerar Selma, den normala uppladdningen bäst (vill du ändra uppladdnignsmetod klickar du på länken i informa-tionsrutan alternativt under dina inställningar, se 1.3 Min profil). Klicka på Add för att lägga till filer i listan eller dra in dina filer till rutan om du använder Selma. Kontrollera att ”X-refar” och liknande filer finns med om du skickar in CAD-filer.
4. När filerna lagts till i listan klickar du på Upload. Du skickas då direkt till sidan för att hantera filer, se 4.8 Hantera fil för vidare instruktioner.
1 2
3 4
4.5. Skicka in fil
Om du upplever problem med uppladdningsmetoden Selma så beror detta oftast på att din Java-version är föråldrad. För att uppdatera denna går du till www.java.com och hämtar hem den senaste versionen.
Info
Du kan skapa genvägar till dina filer så att du kommer åt dem från en annan mapp utan att behöva göra kopior av filerna. Vill du istället göra kopior av filer kan du även göra det eller flytta filer.
1. Börja med att välja de filer som du vill kopiera, göra genvägar till eller flytta.
2. Klicka på Valda filer.
3. Vill du skapa genvägar till filerna du valt, klickar du på Genväg. Vill du istället skapa kopior, klickar du på Kopiera eller Flytta för att flytta dem till en annan mapp.
4. Välj målmapp för dina filer. Alla genvägar är dynamiska, vilket innebär att de uppdateras per automatik när originalfilen uppdateras. Genvägar visas med följande ikon i fillistan.
1
2
3 4
Du kan även skapa genvägar, kopior samt flytta filer genom att klicka på en fil och sedan dra den till en mapp i mappstrukturen till vänster. Du får då välja om du vill skapa en genväg till filen, en kopia eller om du vill flytta filen till mappen.
Tips
4.6. Skapa genväg, kopia eller flytta fil
Du kan se historiken för en fil och på så vis hålla reda på olika revisioner.
1. Filer som det finns flera revisioner av visas med texten “rev” vid filikonen, klicka på ikonen för att visa mer information om filen.
2. Klicka på fliken historik för att visa de olika revisionerna, dessa kan även hämtas hem genom att bocka i dem.
1
2
4.7. Filhistorik
Du kan hantera filer en och en eller flera filer samtidigt.
1. Börja med att välja de filer som du vil hantera.
2. Klicka på Valda filer.
3. Välj Hantera för att kunna ändra status, komplettera informationen om filen med beskrivning-stext, datum och eventuellt version etc.
4. Här kan du hantera dina valda filer antingen en och en eller alla filer som du valt samtidigt.
Klicka på Spara när du är klar med dina ändringar. Filer kan även hanteras i samband med att de
1
2
4 3
4.8. Hantera fil
Du kan ta bort filer som du inte längre behöver.
1. Välj de filer som du vill ta bort genom att bocka i dem.
2. Klicka på Valda filer för att se en lista över filerna som du valt.
3. Klicka på knappen och välj Radera i listan för att ta bort filerna.
1
2
3
Borttagna filer hamnar i Papperskorgen, om du råkat ta bort dem av misstag kan du återställa dem till sina ursprunliga mappar, se nästa sida.
Info
4.9. Ta bort fil
Du kan enkelt återställa filer om du råkat ta bort dem av misstag.
1. Alla filer som tagits bort hamnar i papperskorgen. Klicka på papperskorgen för att visa filer som tagits bort.
2. För att kunna återställa filer så måste du först välja dem genom att bocka i dem.
3. Klicka därefter på Återställ från papperskorgen för att återställa de valda filerna.
1 2
3
4.10. Återställ borttagen fil
För att kunna beställa utskrifter måste en ordermottagare ställas in som ordern skickas till.
1. Klicka på Deltagare.
2. Klicka på det företag som du vill ställa in som ordermottagare.
3. Klicka på ikonen för egenskaper för att redigera företaget.
4. Bocka i rutan för ordermottagare och klicka på Spara så hamnar företaget automatiskt som ordermottagare vid beställning av utskrifter.
1
2
3
4
5.1. Ställ in ordermottagare
5. Beställ
Du kan snabbt och enkelt beställa utskrifter av dina filer direkt från intercopy.net.
1. Välj de filer som du vill skicka för beställning.
2. Klicka på Valda filer.
3. Klicka på Beställ utskrift, detta kan även göras från menyn Beställ längst upp på sidan.
1
2
3
5.2. Beställ utskrift
4. Välj mottagare och fyll i distributionslistan med vad respektive mottagare vill ha. Listan som du skapar kan även sparas till nästa tillfälle. Baslistorna skapas av administratören i projektet eller av dig som personliga listor.
Var noga med att ange antal omgångar av fullskala, halvskala eller dokument samt ev. kom-mentarer för respektive mottagare, klicka på Nästa för att gå vidare.
4
5. Märk din beställning och skriv eventuellt ett meddelande till ordermottagaren. Här väljer du även vilket Intercopy-kontor som du vill skicka din order till samt betalare för uppdraget. Du som beställare är automatiskt förvalt, klicka på Nästa för att gå vidare.
5
6. I det sista steget ska du kontrollera att alla uppgifter stämmer och att filerna finns bifogade.
För att bekräfta beställningen klickar du på Skicka beställning. Här finns även en knapp uppe till höger för utskriftsvänlig sida om du vill skriva sidan.
Du får ett svarsmail med en kopia på beställningen som bekräftelse när den skickats.
6
Du kan alltid se dina tidigare beställningar och dess status genom att klicka på Beställ och sen Lista beställningar.
Info
Om du upplever olika konstigheter när du använder Internet Explorer såsom att du får olika felmeddelanden, ajax error, blir utslängd ur projektet eller att saker inte uppdateras eller liknande.
Prova då att ställa in följande inställning i din Internet Explorer eller prova en annan webbläsare.
1. Klicka på kugghjulet uppe till höger eller på Verktyg i menyn om du använder en äldre version.
2. Klicka på Internet options.
3. Öppna inställningarna för webbläsarhistorik genom att klicka på Settings.
4. Välj det översta alternativet Every time I visit the webpage och spara ändringarna.
Observera att tillvägagångssättet kan skilja lite beroende på språk och version, ovanstående gäller Inter-net Explorer 10.
Info
1
2
3
4
5.3. Ställ in Internet Explorer
GÖTEBORG
Majornas Grafiska AB
Första Långgatan 5, Box 31002 400 32 Göteborg
Tel 031-775 44 40 HALMSTAD
Kopieringsbolaget AB Flygaregatan 8, 302 38 Halmstad Tel 035-10 41 05 HELSINGBORG
Sundskopia Colour Center AB Drottninggatan3 Tel 044-21 99 44 LINKÖPING Jenå Reklam AB Gillbergagatan 36
Box 1352, 581 12 Linköping Tel 013-12 21 10
LULEå
HS Copy & Media Service AB S Kungsgatan 5
972 35 Luleå Tel 0920-22 70 70 LUND
Holmbergs AB
Tycho Brahes väg 1, Box 7080 220 07 Lund
Tel 046-222 78 03 MALMÖ
Holmbergs AB
Stora Trädgårdsg. 30, Box 25 201 20 Malmö
Tel 040-660 66 00
SKELLEFTEå
HS Copy & Media Service AB Kanalgatan 7 Expolars Center Skellefteå Tel 0500-44 77 44 STOCKHOLM ABA Kopiering AB
Lästmakargatan 18, Box 7563, 103 93 Stockholm
Tel 08-441 95 00 SUNDSVALL Kaltes Grafiska AB Lasarettsv. 15 Box 894 851 24 Sundsvall Tel 060-67 85 00 TÖREBODA Redo Tryck AB Skövdeg. 22, Box 113 545 23 Töreboda Tel 0506-199 90 UPPSALA
Kph Trycksaksbolaget AB Kungsgatan 66, Box 1963 751 49 Uppsala
Tel 018-781 81 00 VäSTERåS Västeråskopia AB Sigurdsgatan 2 721 30 Västerås Tel 021-13 74 75 VäXJÖ
Intercopy Örebro AB Engelbrektsgatan 32, Box 97 701 41 Örebro
Tel 019-26 97 27 Concode AB Varnhemsgatan 14 541 31 Skövde Tel 0500-49 50 80