2. Hitta i projektet
2.1. Hantering av mappar
2. Hitta i projektet
Varje deltagare i projektet får en personlig mapp som automatiskt skapas i samband med att en ny delta-gare skapas. I mappen kan du lagra egna filer som du inte vill att andra i projektet skall se.
Info
Du kan genom sökfunktionen enkelt hitta en fil som du letar efter genom att söka på filnamnet.
Vet du inte filnamnet så kan du sortera fillistan efter namn, datum eller beskrivning genom att klicka på respektive rubrik.
I vår nya version har vi introducerat navigeringsbara brödsmulor. Brödsmulorna visar hela tiden den väg du gått för att komma till nuvarande position. Med de nya navigeringsbara brödsmulorna kan du enkelt även navigera dig tillbaka i mappstrukturen.
1. Klicka på en valfri mapp i brödsmulan för att visa de undervarande mapparna. Du kan härifrån snabbt och enkelt öppna en annan undermapp utan att behöva använda det vanliga mappträ-det. Du ser även en siffra efter namnet på undermappen som indikerar antalet undermappar som finns i sin tur.
2. Ikonen med huset tar dig alltid tillbaka till startvyn när du loggar in i ditt projekt, oavsett vart du är i systemet. Om ikonen är grå som i detta fall så innebär det att du redan befinner dig i fillistan, om huset istället är svart så kan du klicka på denna för att komma tillbaka till ut-gångsläget.
2 1
2.2. Hitta en fil
2.3. Navigeringsbara brödsmulor
Du kan enkelt hantera vilka deltagare som ska kunna göra vad i projektet genom att ställa in olika rättigheter på mappar.
1. Klicka på Deltagare.
2. Välj den användargrupp som du vill ställa in rättigheter för.
3. Klicka på fliken Mappar med rättigheter för att redigera rättigheter för mappar som användar-gruppen redan har tillgång till eller på fliken Mappar utan rättigheter för att ställa in rättigheter på övriga mappar.
4. Bocka därefter i rutan intill den mapp som du vill ställa in rättigheter för och klicka på Spara.
2.4. Mapprättigheter
2
3 1
Du kan enkelt kontrollera vilka deltagare som har rättigheter till en mapp samt vad för typ av rättighet.
1. Gå till fillistan och klicka på den mapp som du vill se rättigheter för.
2. Klicka på ikonen för mappegenskaper intill mappnamnet i fillistan.
3. Klicka på fliken Rättighetskontroll för att få fram en lista på alla deltagare som har rättigheter till den valda mappen.
Info
4
Extended security är en speciell användargrupp tänkt att användas som en extra säkerhet för dina viktigaste filer. Det innebär att om du har en mapp med viktigt innehåll som du inte vill att andra ska komma åt kan du som en extra säkerhet även ge den här gruppen rättigheter till mappen.
Skillnaden mellan den här gruppen och en vanlig grupp är att du kan ange vilka domäner som gruppen skall gälla för. Så även om du av misstag råkat ge en obefogen deltagare rättigheter till en mapp med viktiga filer så kommer denne inte att se innehållet i mappen om deltagaren inte upp-fyller domänregeln. Det vill säga om deltagarens epostadress inte slutar med exempelvis intercopy.
se. Mappen blir automatiskt av typen extended security så fort någon typ av rättighet ges till den mappen för gruppen extended security. I övrigt läggs deltagare till i gruppen och mapprättigheter på samma sätt som vanliga användargrupper.
1. Klicka på Deltagare.
2. Välj användargruppen Extended security.
3. Klicka på ikonen för mappegenskaper för att ställa in tillåtna domäner.
4. Skriv in de domäner som du vill ska gälla för gruppen och klicka därefter på Spara.
Därefter lägger du till deltagare och ger dem mapprättigheter som till en vanlig användargrupp.
2.5. Utökad säkerhet (extended security)
2
3 1
Mappar med extended security inställt visas som en mapp med en grön sköld i fillistan.
På grund av säkerhetsaspekter tillåter vi enbart beställaren av projektet att ändra domänregeln.
Info
4
Etiketter är ett bra verktyg för den som jobbar med många filer och vill kunna gruppera dem enkelt.
Genom att skapa etiketter kan du enklare sortera filerna efter etiketterna. De kan vara både privata eller publika som är gemensamma för projektet. Privata etiketter är oranga i fillistan medan publika är blåa.
1. Klicka på Etiketter för att visa etiketterna i fillistan samt för att hantera dem.
2. För att klistra på en etikett på en fil måste filen först väljas i fillistan.
3. Välj därefter de etiketter som du vill klistra på filen.
4. Välj Klistra på för att klistra de valda etiketterna på filerna som markerats eller på Klistra på valda för att klistra etiketterna på filerna som valts, dvs. bockats i.
För att söka på filer med en etikett bockar du först i de etiketter som du vill söka på och klickar på Sök någon alternativt Sök alla. Sök någon innebär att den letar efter filer som har någon av de etiketter som du valt, sök alla innebär att den söker på filer som har alla de etiketter på sig som du valt.
För att skapa en ny etikett väljer du Skapa ny och fyller i namnet på den nya etiketten och för att radera måste du först välja de etiketter som du vill radera.
Info
För att strukturera dina filer så kan du enkelt placera dem i mappar. Du kan både skapa nya mappar, ta bort befintliga samt ändra mappar.
1. Börja med att klicka på den mapp som du vill skapa en undermapp till.
2. Klicka på ikonen för mappegenskaper för att skapa nya mappar, ta bort eller ändra befintliga etc.
3. När du har gjort detta så visas information om mappen med olika alternativ under olika flikar beroende på vad du vill göra med mappen. För att skapa en ny mapp så väljer du bara Skapa ny och du ombeds då att fylla i namn på mappen som du vill skapa, beskrivning, sorteringsordning etc. klicka sedan på Spara.
Vill du istället ta bort en mapp så väljer du Radera eller Ändra för att ändra information om en befintlig mapp. För att kunna ta bort en mapp så måste du först bekräfta detta genom att ange ditt lösenord.
2
1
2.7. Skapa, radera eller ändra mapp
3
Du kan även kopiera en mappstruktur eller flytta en mapp.
1. Klicka på den mapp som du vill kopiera eller flytta.
2. Klicka på ikonen för mappegenskaper för att skapa nya mappar, ta bort eller ändra befintliga etc.
3. När du har gjort detta så visas information om mappen med olika alternativ under olika flikar beroende på vad du vill göra med mappen. För att kopiera mappen så väljer du Kopiera och får då fram mappstrukturen för projektet. Välj sedan platsen dit du vill kopiera den valda mappen och klicka på Kopiera.
Vill du istället flytta en mapp så väljer du istället fliken Flytta och väljer därefter platsen dit du vill flytta mappen.
2
3 1
2.8. Kopiera eller flytta mapp
En av fördelarna med intercopy.net är att du inte ens behöver gå in i projektet för att hålla dig in-formerad. Med vår avisering får du ett e-postmeddelande om något nytt händer i de mappar du är intresserad av. Aviseringen uppdateras var fjärde timme när det tillkommit nya filer i dina bevakade mappar.
1. Klicka på Deltagare.
2. Välj den användargrupp som du vill ställa in aviseringar på.
3. Klicka på fliken Mappar med avisering för att ta bort avisering från mappar eller på fliken Mappar utan avisering för att ställa in avisering på mappar.
4. Bocka därefter i rutan intill den mapp som du vill få aviseringa på.
2.9. Löpande avisering
1
2
3
4
Vill du få aviseringar som direktmeddelanden till ditt Twitter-konto, gå in på Min profil och ange ditt twitter-namn, se avsnitt 1.3 Min profil. Här kan du även ställa in dina personliga aviseringar där du själv kan bocka i och ur vilka mappar du vill få aviseringar på.
Info
Vill du inte ha fler aviseringar så kan du avsluta prenumerationen.
1. Klicka på användar-ikonen för att öppna Min profil.
2. Bocka i rutan Jag vill inte ha aviseringar för att avsluta alla dina prenumerationer.
1
2
2.10. Avsluta prenumeration av avisering
Om du bara vill avsluta prenumerationer på några av mapparna så kan du under fliken Aviseringar ställa in dina personliga aviseringar genom att själv bocka i och ur vilka mappar du vill få aviseringar på.
Info
När någon checkar ut en fil i ett projekt så blir den upptagen och låst tills dess att man checkat in den igen när alla ändringar gjorts. Det görs för att förhindra att flera användare uppdaterar samma fil samtidigt vilket kan resultera i att man sparar över varandras ändringar. Detta förutsätter att användaren alltid hämtar hem den senaste versionen i samband med utcheckning. Funktionen är konfigurerbar om den ska användas eller ej, kontakta administratören för mer information.
1. För att kunna checka ut en fil måste du först välja den, filen hamnar då under Valda filer. Klicka på denna för att se dem.
2. Klicka sedan på Checka ut för att checka ut filen/filerna som du har valt.
3 4
När du har genomfört dina ändringar på filerna så kan du checka in dem så att andra användare också kan ta del av dem. Filerna checkas automatiskt in när du skickar in dem igenom till samma mapp, se 4.5 Skicka in fil för vidare instruktioner. Du kan även checka in en fil oförändrad.
3. Klicka på Utcheckade filer för att visa en lista över alla dina utcheckade filer.
4. Klicka sedan på Checka in utan förändring för att checka in filer som inte ändrats.
1 2
2.11. Checka ut och in fil
Du kan lägga till och ta bort användare från en användargrupp eller kontaktgrupp.
1. Klicka på Deltagare för att få fram en lista över alla deltagare.
2. Klicka sedan på Användargrupper för att hantera dina användargrupper och på Kontaktgrupper för att hantera dina kontaktgrupper.
3. Välj sedan gruppen som du vill lägga till eller ta bort användare från genom att klicka på nam-net på gruppen.
4. På den högra sidan får du då fram ytterligare ett antal flikar där den längst till vänster visar alla användare som är medlemmar i den valda gruppen medan fliken bredvid visar användarna som finns med i projektet men inte i den valda gruppen. Vill du ta bort en användare från gruppen klickar du på den vänstra fliken och vill du lägga till en användare till gruppen klickar du på den högra.
5. Du får då fram en lista över alla användare som är med i gruppen eller inte med beroende på vilken flik du valde. Klicka därefter bara på minustecknet (-) eller plustecknet (+) för att ta bort eller lägga till en användare till den valda gruppen.
1
2
3 5
4
2.12. Lägg till/ta bort användare från grupp
Du kan se mer information om en deltagare samt ändra eller lägga till mer information.
1. För att visa mer information om en deltagare, klicka på Deltagare för att få fram en lista över alla deltagare.
2. Klicka sedan på ikonen intill namnet på den deltagare som du vill se mer information om.
3. Du får då fram ett fönster med fem flikar med mer detaljerad information om deltagaren vars uppgifter du kan ändra samt komplettera. Du kan se allmänna användaruppgifter, vilka an-vändargrupper samt kontaktgrupper som deltagaren är med i etc.
1
2
3
2.13. Detaljer om en användare
Du kan enkelt skicka ut lösenord till respektive projektdeltagare.
1. Klicka på Deltagare för att få fram en lista över alla deltagare.
2. Klicka sedan på ikonen intill namnet på den deltagare som du vill se mer information om.
3. Klicka på fliken Lösenord och klicka Spara för att skicka ut lösenordet till den angivna e-posta-dressen.
1
2
2.14. Skicka ut lösenord till deltagare
3
Du kan enkelt skicka e-post direkt från intercopy.net till både andra deltagare samt externa motta-gare.
1. Klicka på Maila i menyn, vill du bifoga filer i ditt mail så väljer du dem innan du klickar på Maila. 2. Välj användare från dina kontaktgrupper om du vill skicka till andra projektdeltagare. (Vill du
lägga till externa mottagare så skiver du deras mailadresser i fältet till höger).
3. Klicka på (+) tecknet för att lägga till användaren som mottagare.
4. Om du valt filer tidigare så bifogas de valda filerna automatiskt i mailet. Vill du inte bifoga de valda filerna behöver du bara bocka ur rutan så blir dom inte bifogade och du kan fortsätta arbeta med filerna efteråt.
5. Fyll i formuläret med ämne, ditt meddelande och kontrollera att eventuella bifogade filer, mot-tagare och ditt meddelande finns med innan du klickar på Skicka. Alla mail som skickas från intercopy.net lagras i en valfri mapp i strukturen.
1 2
3 5
3.1. Skicka e-post
3. E-post och anbud
4
När du skickar mail eller beställer utskrifter så är det bra att kunna välja en egen kontaktgrupp att skicka sitt mail till eller att kunna skapa en distributionslista för att återanvända denna. Användar-grupper används för att ge användare olika rättigheter till olika mappar.
1. För att skapa en kontaktgrupp eller användargrupp, klicka på Deltagare i menyn.
2. Klicka sedan på Kontaktgrupper eller Användargrupper beroende på vilken typ av grupp du vill skapa.
3. Klicka på Skapa ny och ange namnet på den nya kontaktgruppen.
4. Sedan kan du enkelt lägga till deltagare till den nya gruppen, se 2.12 Lägg till/ta bort användare från grupp för vidare instruktioner. Vill du skapa kontaktgrupper som alla deltagare kan
använda, vänligen kontakta administratören.
1
2 3
3.2. Skapa användargrupp eller kontaktgrupp
4
1. Börja med att skapa ditt anbud, klicka på Förfrågan. 2. Klicka på Skapa ny förfrågan.
3. Bestäm vad du vill kalla din förfrågan, det kan vara ett namn eller anbudsnummer och välj även om den ska vara öppen eller ej. En öppen förfrågan får alla medlemmar tillgång till medan man måste registrera sig för att få tillgång till en stängd förfrågan. När du har gjort ditt val klickar du på Spara.
1
2
Du kan enkelt skapa ett anbud direkt i intercopy.net genom att samla alla handlingar som ska fin-nas med som underlag och bjud in anbudsgivare. Intercopy.net erbjuder en tjänst specialanpassad för inköp. Den passar perfekt för inköpare och projektledare som enkelt vill kunna skicka förfrågn-ingar, samla ihop alla handlingar i projektet och låta anbudsgivare logga in och hämta den informa-tion som de behöver i ett förenklat gränssnitt.
3
3.3. Skapa ett anbud, förfrågan
3. Lägg därefter in de filer som du vill att anbudgivarna ska kunna ta del utav i mappen med samma namn som din förfrågan. För att komma dit direkt så kan du klicka på namnet på din förfrågan i listan. Om filerna redan finns i projektet så kan du antingen flytta dem från en annan mapp eller kopiera dem. Du kan även skapa genvägar från andra mappar i projektet till FFU-mappen. Om filerna inte finns med i projektet, tryck då istället på Skicka in och välj de filer som du vill skicka in till databasen.
4. Du får upp en lista över dina förfrågningar och kan enkelt bjuda in anbudsgivare, klicka på Bjud in. Vill du göra det vid ett senare tillfälle så kan du gå in på Visa, Förfrågan och Pågående förfrågningar.
4
3
5. Inbjudan till anbudgivare sker via e-post. Välj mottagare genom att skriva in de e-postadresser som du vill skicka anbudet till, skriv ett meddelande och bifoga eventuella filer. Klicka slutligen på Skicka för att skicka iväg din inbjudan. Detta mail sparas krypterat i databasen och motta-garna visas ej.
5
6. Inbjudan har nu skickats och mottagarna får en bifogad länk till förfrågningsunderlaget och ditt meddelande. För att räkna på anbudet så klickar mottagaren på länken i mailet och registrerar sig som anbudgivare.
6
7. När mottagaren registrerat sig så skickas inloggningsuppgifter till anbudsgivaren och kan logga in i anbudsmodulen. Här kan den som skickat förfrågan själv välja om anbudsgivarna ska släp-pas in direkt eller genom att först godkänna dem.
Anbudsgivaren får tillgång till projektdatabasen i en ”avskalad form”. De ser allt de behöver se och kan hämta hem de relevanta filerna, läsa information på skärmen och skicka filer för utskrift och kopiering. Anbudsgivaren ser endast de handlingar som ingår i anbudet och ingenting av övrig verksamhet i projektet.
7
I samband med att en förfrågan skapas så läggs även en användargrupp till i projektet med samma namn, exempelvis FFU-vent-augusti-2012. Här kan administratören själv se vilka deltagare som finns med i förfrågan. När sedan anbudet är klart kan den anbudsgivare som fått uppdraget enkelt uppdateras och bli en fullvärdig deltagare i projektet.
Info
För att kunna hämta hem filer, beställa kopiering och distribution, maila etc. måste du först välja filerna.
1. Du väljer filer genom att bocka i dem.
2. För att visa en lista över alla valda filer klickar du på Valda filer. Här får du även tillgång till olika alternativ som hantera, avmarkera, flytta, kopiera etc. Om du istället vill se alternativen direkt utan att visa listan över valda filer kan du klicka på pilen intill siffran som visar antalet valda filer.
1
2
4.1. Välj filer
4. Hantera filer
Du kan enkelt visa en förhandsgranskning av filerna för att se dem i större format.
1. Klicka på filraden eller bocka i rutan för den fil som du vill se en förhandsgranskning av.
2. Klicka på miniatyrbilden för filen för att öppna upp den i större format.
1
2
4.2. Förhandsgranska fil
Du kan enkelt visa alla detaljer om en fil, lägga till mer information eller redigera befintlig.
1. Klicka på filraden eller bocka i rutan för den fil som du vill som du vill se mer information om.
2. En sammanfattning av informationen om filen visas. Om du vill se mer information om en fil klickar du på ikonen för Egenskaper.
3. Här visas mer information om filen och du kan redigera eller komplettera uppgifterna. Du kan
1
2
3
4.3. Detaljer om en fil
Det finns olika sätt att hämta hem filer på.
1. Vill du hämta hem flera filer väljer du dem genom att bocka i rutan intill filnamnet.
2. Klicka därefter på Hämta för att hämta hem filerna som du valt.
3. Om du bara vill ladda hem en fil kan du även klicka på filraden eller bocka i rutan för den fil som du vill hämta hem och klicka på Hämta längst ned istället.
4. Det finns olika nedladdningsmetoder att använda, både med och utan komprimering. Vill du ändra till en annan uppladdningsmetod klickar du på länken i informationsrutan.
1
2
3
4
Filer som hämtats hem av användare markeras med grå textfärg på filraden i fillistan.
Info
4.4. Hämta hem fil
Du kan snabbt och enkelt skicka in dina filer till ditt projekt för att sedan låta andra i projektet komma åt dem.
1. Börja med att öppna mappen som du vill lägga filerna i. Om ett öga visas efter mappnamnet i fillistan så har du bara läsrättigheter till den och kan därför inte ladda upp filerna dit.
2. Klicka på Skicka in.
3. Det finns olika uppladdningsmetoder men för de allra flesta deltagare fungerar Selma, den normala uppladdningen bäst (vill du ändra uppladdnignsmetod klickar du på länken i informa-tionsrutan alternativt under dina inställningar, se 1.3 Min profil). Klicka på Add för att lägga till filer i listan eller dra in dina filer till rutan om du använder Selma. Kontrollera att ”X-refar” och liknande filer finns med om du skickar in CAD-filer.
4. När filerna lagts till i listan klickar du på Upload. Du skickas då direkt till sidan för att hantera filer, se 4.8 Hantera fil för vidare instruktioner.
1 2
3 4
4.5. Skicka in fil
Om du upplever problem med uppladdningsmetoden Selma så beror detta oftast på att din Java-version är föråldrad. För att uppdatera denna går du till www.java.com och hämtar hem den senaste versionen.
Info
Du kan skapa genvägar till dina filer så att du kommer åt dem från en annan mapp utan att behöva göra kopior av filerna. Vill du istället göra kopior av filer kan du även göra det eller flytta filer.
1. Börja med att välja de filer som du vill kopiera, göra genvägar till eller flytta.
2. Klicka på Valda filer.
3. Vill du skapa genvägar till filerna du valt, klickar du på Genväg. Vill du istället skapa kopior, klickar du på Kopiera eller Flytta för att flytta dem till en annan mapp.
4. Välj målmapp för dina filer. Alla genvägar är dynamiska, vilket innebär att de uppdateras per automatik när originalfilen uppdateras. Genvägar visas med följande ikon i fillistan.
1
2
3 4
Du kan även skapa genvägar, kopior samt flytta filer genom att klicka på en fil och sedan dra den till en
Du kan även skapa genvägar, kopior samt flytta filer genom att klicka på en fil och sedan dra den till en