Som vi nämnde i inledningskapitlet har 55 % av de svenska storföretagen valt att outsourca sin IT-verksamhet. (Cap Gemini Ernst & Young 2003) Under uppsatsens gång har frågan väckts huruvida det är lämpligt för företag att outsourca sin IT-verksamhet. Det finns ett flertal svenska företag som har så pass omfattande IT-verksamhet att de på egen hand kan uppnå stordriftsfördelar. Därför menar vi att det är tveksamt om dessa företag verkligen bör outsourca av kostnadsskäl. Vi tycker också att det kan tyckas lite underligt när företag outsourcar sin IT-verksamhet och fortsätter med samma maskiner och människor och det enda som har hänt är att företaget har förlorat den hierarkiska kontrollen över verksamheten. Vi tycker att det borde vara mer värt för företag att behålla kontrollen över verksamheten än att minska storleken på balansräkningen.
Vi har märkt att många företag efter IT-outsourcingen anser sig ha rätt till samma insyn i hur IT-verksamheten bedrivs som de hade före IT- outsourcingen. Det är också vanligt att företag vill ha samma kontrollmöjligheter över leverantören som de hade över den interna IT- avdelningen. Vi menar dock att om beställarföretaget inte är beredda att avhända sig en del av det beslutsfattande och de kontrollmöjligheter som en outsourcing innebär bör företaget inte outsourca sin IT-verksamhet.
Källförteckning
Källförteckning
Böcker
Alvesson, M. & Sköldberg, K. (2000) Reflexive Methodology, Sage Publications Inc, London
Anthony R. N., Hawkins D. F. & Merchant K. A. (1999) Accounting: Text and Cases, 10:e uppl, McGraw-Hill Companies Inc, Singapore.
Augustson, M. & Bergstedt Sten, V. (1999) Outsourcing av IT-tjänster. Industrilitteratur AB, Uddevalla.
Ax C., Johansson C. & Kullvén H. (2002) Den nya ekonomistyrningen, 2:a uppl., Liber Ekonomi, Malmö
Bell, J. (2000) Introduktion till forskningsmetodik, 3:e uppl., Studentlitteratur, Lund.
Douma, S. & Schreuder, H. (1998) Economic Approaches to Organizations, 2:a uppl., Prentice Hall.
Drury, C. (2000) Management & Cost Accounting, 5:e uppl., Thomson Learning, London.
Eriksson, L. T. & Wiedersheim-Paul, F. (1999) Att utreda forska och rapportera, 6:e uppl., Liber Ekonomi, Malmö.
Gordon, H. (1978) Intervjumetodik, 3:e uppl., AWE/Geber, Kungälv.
Holme, I. M. & Solvang B. K. (1997) Forskningsmetodik: om kvalitativa och kvantitativa metoder, 2:a uppl., Studentlitteratur, Lund
Huemer, L. (1998) Trust in business relations: economic logic or social interaction? Diss. Umeå Universitet, Boréa Bokförlag, Umeå.
Källförteckning
Lacity, M. C. & Willcocks, L. P. (2001) Global Information Technology Outsourcing, John Wiley & Sons Ltd, West Sussex.
Lekvall, P. & Wahlbin, C. (2001) Information för marknadsföringsbeslut, 4:e uppl., IHM Förlag, Göteborg
Merchant, K. (1998) Modern Management Control Systems: text and cases, Prentice Hall, London
Merriam, S. B. (1994) Fallstudien som forskningsmetod, Studentlitteratur, Lund.
Patel R. & Davidson B. (1994) Forskningsmetodikens grunder – Att planera, genomföra och rapportera en undersökning, 2:a uppl., Studentlitteratur, Lund.
Sako, M. (1998) Does Trust Improve Business Performance?, i Bachmann, R. och Lane, C. (eds.), Trust within and between organizations, Oxford University Press Inc., New York.
Solomons, D. (1965) Divisional Performance: Measurement and Control, Irwin
Willcocks, L. P. & Lacity, M. C. (1998) Strategic Sourcing of Information Systems: Perspectives and Practices, John Wiley & Sons Ltd, West Sussex. Williamson O. E. (1975) Markets Hierarchies: Analysis and Antitrust Implications: A Study in the Economics of Internal Organization, The Free Press, New York.
Williamson, O. E. (1985) The Economic Institutions of Capitalism, The Free Press, New York.
Källförteckning
Artiklar
Antonucci Lederer, Y. & Lordi, F. C. (1998) The Pros and Cons of IT- outsourcing, Journal of Accountancy, June: Vol. 185 Issue 6, p26.
Barthélemy, J. (2001) The Hidden Costs of IT-outsourcing, MIT Sloan Management Review, Spring: Vol. 42 Issue 3, p60.
Cooper, R. G. & Kleinschmidt E. J. (1996) Winning businesses in product development: The critical success factors, Research Technology Management, Vol. 39 Issue 4, p18.
Gilley, K. M. & Rasheed, A. (2000) Making More by Doing Less: An Analysis of Outsourcing and its Effects on Firm Performance, Journal of Management, Vol. 26 Issue 4, pp 763-790.
Grauman, K. (2000) The benefits of outsourcing, The CPA Journal, July: Vol. 70 Issue 7, p66.
Lacity, M. & Hirschheim, R. (1993) The Information Systems Outsourcing Bandwagon, Sloan Management Review, Fall: Vol. 35 Issue 1, p73.
Lamming, R. C., Caldwell, N. D., Harrison, D. A. & Phillips, W. (2001) Transparency in Supply Relationships: Concepts and Practice. The Journal of Supply Management, Fall: pp 4-10
Lear-Olimpi, M. (2002) Taking IT outside, Infoworld, Vol. 24 Issue 45, p1 Loh, L. & Venkatraman, N. (1992) Determinants of information technology outsourcing: A cross-sectional analysis. Journal of Management Information Systems, 9 (1): 7–24.
Napoli, P. M. (1997) A Principal-Agent Approach to the Study of Media Organizations: Toward a Theory of the Media Firm, Political Communication, Apr-June 1997, Vol. 14 Issue 2, p207.
Nath, P. & Mrinalini N. (2000) Benchmarking the best practices of non- corporate R&D organizations, Benchmarking: An International Journal, Vol. 7 Issue 2, pp 86-97.
Källförteckning
Petersen, T. (1993) The Economics of Organization: The Principal – Agent Relationship, Acta Sociologica, 1993, Vol. 36 Issue 3, p277.
Phelps, R. (1996) Risk Management and agency theory in IS Projects – an exploratory study, Journal of Information Technology (1996) 11, pp 297- 307.
Van der Meer-Kooistra, J. & Vosselman E. G. J. (2000) Management control of interfirm transactional relationships: the case of industrial renovation and maintenance. Accounting, Organisations and Society Vol. 25: pp 51-57
Williamson O. E. (1991) Comparative Economic Organization: The Analysis of Discrete Structural Alternatives, Administrative Science Quarterly, 36, June 1991, pp 269-296.
Tidsskrifter
Byttner, K-J. (2002) Botten: Coop och Posten i stora outsourcingaffärer. (Elektronisk) Computer Sweden, 16 december, Tillgänglig: Affärsdata (2003-04-10) citerar Bernt Magnusson
Cap Gemini Ernst & Young, (2003) IT-kostnader 2002 – 100 svenska företags syn på kostnadseffektivitet inom IT.
Myren, K. (2002) Snart vänder det, tror IBM chefen. (Elektronisk) Computer Sweden, 6 december, Tillgänglig: Affärsdata (2003-04-10)
Lindström, K. (2002) Holmen flyttar IT närmare affärerna. (Elektronisk) Computer Sweden, 4 november, Tillgänglig: Affärsdata (2003-04-10) Citerar Anders Edstedt
Törnwall, M. (2003) Få heliga kor när Ericsson outsourcar. (Elektronisk) Dagens Industri, 21 januari, Tillgänglig: Affärsdata (2003-04-10)
Wattin, J. (1994) Debatt: Outsourcing - ett strategiskt misstag? (Elektronisk) Dagens Industri, 30 november, Tillgänglig: Affärsdata (2003-04-10)
Källförteckning
Åslund, B. (2002) Sex dåliga skäl för outsourcing. (Elektronisk) Computer Sweden, 6 december, Tillgänglig: Affärsdata (2003-04-10). Citerar Karin Grauers.
Elektroniska källor
www.eds.se, 2003-03-19 www.ibm.se, 2003-03-19 www.finansportalen.se, 2003-04-17 www.benchnet.com, 2003-04-17Muntliga källor
SJ AB UllaBritt Goldberg Roland Sjöö Tony Nydén SAAB Automobile Åke Norberg Sören Gustavsson Carl EricssonAnonymt svenskt top-femtio-bolag IT-chef IT-Controller ABB Sverige Inga-lill Spångberg Lennart Nilsson Lennart Sundin Vattenfall försäljning AB Jonas Kristiansson Berit Sjöberg Anders Dahlstedt
Intervjuformulär
Intervjuformulär
Nedan följer en kort beskrivning på inriktningen av vår studie, detta för att ni som respondent ska se intervjufrågorna från vårt perspektiv och på sätt bidra till en kvalitativ och avgränsad studie.
Vi avser att undersöka hur företag använder ekonomisk styrning för att kontrollera sin IT-outsourcing. Detta intervjuformulär syftar till att ge oss en bra beskrivning av hur ert företag använder er av ekonomisk styrning i samband med användning av IT-tjänster som har outsourcats. Enligt vår definition av IT-outsourcing omfattar IT-outsourcing alla IT-tjänster som ni väljer att köpa av någon utomstående leverantör istället för att producera den själv.
Bakgrund
Fråga nr. 1 – Strategi
- Varför har ni valt att använda er av IT-outsourcing?
¾ Hur ser ni på IT? Vilken betydelse har det för er verksamhet? (Kärnverksamhet, ”commodity”, kritisk för verksamheten)
¾ Hur länge har ni använt er av IT-outsourcing? Fråga nr. 2 – IT-verksamheten
- Vilken/vilka delar av IT-verksamheten har ni valt att outsourca? ¾ Hur stor del av er IT-verksamhet är outsourcad? I monetära termer i
procent helst.
¾ Vilka delar är outsourcade? Vilka områden rörande IT har ni outsourcat? (Ex. App. Förvaltning, App. Nyutveckling, helpdesk, telefoni, drift, kommunikation, IT-tekniker)
¾ Hur stora är era IT-kostnader i förhållande till den totala kostnadsmassan?
¾ Hur lång tid tog det att upphandla kontraktet, tycker du att det var tillräckligt med tid? Ser du några nackdelar i hur det upphandlades?
Intervjuformulär
¾ Hur långt är det nuvarande kontraktet med huvudleverantören, hur lång tid av kontraktslängden har fortlöpt tills idag?
¾ Hur ser ert kontrakt ut, hur mycket är reglerat som fast och hur mycket är rörligt? (i aktiviteter inte nödvändigtvis i siffror)
¾ Har ni förbundit er till att köpa en viss nivå? Är leverantören garanterad en viss orderingång?
¾ Tycker du att dagens kontrakt på ett bra sätt speglar användandet av IT-tjänster?
Beställningar
Fråga nr.3 – Beställningsbefogenheter
- Vilka får göra beställningar och hur kontrolleras detta? (Beställarloopen)
¾ Vilka får beställa (rörlig kostnadsdel)? Finns olika nivåer som man får beställa upp till utan beslut från högre ort?
¾ Vad får man beställa, vilka tjänster och produkter?
¾ Är det bara vissa personer som får beställa vissa speciella och mer komplexa tjänster?
¾ Finns det reglerat vilka leverantörer de anställda får beställa från? ¾ Finns kontroller innan IT-tjänster beställs?
¾ Vilken attityd har de anställda till att beställa IT-tjänster, tycker de att det är dyrt, billigt, enkelt eller krångligt?
¾ Vilka åtgärder vidtas idag för att påverka attityden till beställandet av IT-tjänster?
Uppföljning
Fråga nr. 4 – Ansvarsredovisning för IT-kostnader
- Används någon form av ansvarsredovisning vid fördelning av IT- kostnader?
¾ Hur noggrann är ansvarsredovisningen? (Divisioner – individer)
¾ Hur ser ansvarsstrukturen ut i företaget? (profitcenter, Investmentcenter, Revenuecenter)
Intervjuformulär
¾ Vilka nackdelar respektive fördelar upplever ni med att ha ansvarsredovisning för IT-kostnader?
Fråga nr. 5 – Budgetens användning
- Hur upprättas budget för IT-kostnader?
¾ Hur är företagets kompetens att upprätta budget för IT-kostnader? ¾ Vad omfattas i budgeten för IT-kostnader?
¾ Är det vanligt att IT-budgeten överskrids?
¾ Använder ni er av någon form av variansanalys?
¾ Hur viktigt verktyg är budgeten för att uppnå kostnadskontroll? ¾ Vad händer om budgeten för IT-kostnader överskrids?
¾ Har IT-leverantören information om hur stor er budget är för IT- tjänster? Sker något samarbete här för att inte överskrida budgeten? Fråga nr. 6 – Leverantörens timredovisning
- Hur redovisar leverantören antalet fakturerade timmar och övriga kostnader som leverantören debiterat?
¾ Hur kontrollerar ni att IT-leverantören levererar det som är överenskommet?
¾ Hur kontrollerar ni att det är konsulter med rätt kompetens för uppgiften som utför uppdraget, så att timprissättningen blir rätt?
¾ Vilken form av redovisningssystem finns det? För timmar beställda, för konsulttimmar, för användning av olika applikationer?
¾ Hur noggrant specificerade är leverantörens fakturor?
¾ Hur upplever ni att fakturor överensstämmer med tidsredovisning och hur överensstämmer denna i sin tur med det arbete som leverantören har utfört?
IT – leverantörerna
Fråga nr. 7 – IT-leverantörerna
- Hur många olika IT-leverantörer använder ni er av? ¾ Hur ser ni på att konkurrensutsätta huvudleverantören?
Intervjuformulär
¾ Hur har ni konkurrensutsatt er huvudleverantör, i så fall på vilket sätt? ¾ Tror du att leverantören sätter billiga priser på de tjänster som du kan
konkurrensutsätta och högre priser på det som inte är möjligt att konkurrensutsätta?
¾ Har ni möjlighet till att benchmarka er IT-leverantör och i så fall på vilket sätt?
¾ Hur stor del av den outsourcade kostnadsmassan står andra leverantörer än huvudleverantören för?
Fråga nr. 8 – Förhållandet till leverantörerna
- Vilket förhållande upplever ni att ni har till er IT-leverantör? - Känner ni er särskilt bundna till en IT-leverantör?
¾ Har ni insyn i leverantörernas kostnadsstruktur? VM etc. på utnyttjade tjänster.
¾ Vilken insyn och vilka påverkansmöjligheter har ni på leverantörens val av konsultkategori vid olika tjänster?
¾ Upplever ni att ni är särskilt bundna till en leverantör?
¾ Flyttade en del av den tidigare IT-avdelningen över till huvudleverantören då ni outsourcade verksamheten?
¾ Hur många är det som arbetar på IT-avdelningen idag (arbetsbörda)? ¾ Hur säkerställs att personalen lär sig de nya produkter som IT-
leverantören har utvecklat?
¾ Hur försöker ni undvika att hamna i ett starkt beroendeförhållande till IT-leverantören?
¾ Hur har beroendeförhållandet förändrats under kontraktets löptid? Hur tror du att det kommer att se ut vid kontraktets slut?
Avslutande frågor
¾ Hur tycker du att en optimal IT-outsourcings lösning ska se ut? (Lång/kort kontrakt; Fast/rörligt; En/flera leverantörer; Beställningsstruktur)
¾ Vilken part får ta del av kostnadsinbesparingar som är en följd av en effektiviseringsåtgärd? (Kund/Leverantör) Finns det incitament till kostnadsinbesparingar?