5.2.1 Synpunkter och klagomål Parkering vid Kulturskolan
Under vintern ändrades parkeringsreglerna vid Kulturskolan vilket gjorde att kommunen mottog ett stort antal klagomål kopplat till parkeringssituationen vid
Kulturskolan. I och med att man ändrade reglerna till att endast tillåta 15 min parkering fick ett stort antal föräldrar parkeringsböter då kulturskolans lektioner ofta är ca 30 min och det är svårt för föräldrar att lämna barnen och återkomma för hämtning under en så kort period, man stannar hellre kvar. Kulturskolan har även skapat en trevlig kafémiljö för föräldrarna just för att möjliggöra detta. Efter påtryckningar från både allmänhet, kultur- och fritidskontorets tjänstemän och politiker ändrades parkeringsreglerna.
Övriga vanliga synpunkter
Övriga vanliga synpunkter gäller belysning på fotbollsplaner och motionsanläggningar, tillgång till tider i idrottshallar samt bokning av och skicket på Amorinasalen och Tintomararummet under biblioteket.
Utvecklingsbehov inom ramen för synpunkter och klagomål
Kultur- och fritidskontoret har ett behov av att systematisera synpunktshanteringen. I dagsläget hanteras synpunkter kopplat till kultur- och fritidsnämndens verksamheter i flera olika system samt av flera olika aktörer vilket gör det svårt att få en överblick över det totala flödet.
5.2.2 Externa rapporter
Utredning av miljön på fritidsgården Northside
Under april 2019 genomfördes en extern utredning av miljön på fritidsgården Northside.
Anledningen var att det framkommit allvarliga signaler som gör gällande att det finns en uttalad machokultur på Northside som skulle vara direkt skadlig för barnen och att det regelmässigt förekommit sexuella trakasserier, sexuella ofredanden samt fysiska bestraffningar. Fritidsgården stängdes omedelbart när dessa uppgifter framkom till kultur- och fritidskontoret.
Utredningen bygger på intervjuer med kommunanställd personal och chefer samt med andra externa personer som haft kontakt med verksamheten på Northside. Sedan utredningen genomfördes har arbetet med att ta reda på vad som pågått inom verksamheten fortsatt, både inom kultur- och fritidskontoret, inom andra delar av kommunorganisationen och dessutom har polisanmälningar har gjorts.
Under utredningen har det framkommit att:
sexuella trakasserier av kvinnliga medarbetare och besökare förekommit,
delar av den manliga personalen vid flertalet tillfällen utövat fysiskt våld mot ungdomar som bestraffning,
både delar av personalen och ungdomar inne på fritidsgården har tillåtits vara öppet HBTQ-fientliga,
det funnits en utpräglad machokultur på Northside, där äldre kriminella haft hög status,
det funnits delar av personalen som gärna pratat religion med ungdomar och barn och bekräftat de ungdomar som förespråkar hederskultur,
ledarskapet varit bristfälligt, utmanats av informella ledare och förtroendet för både verksamhets- och förvaltningens ledning varit mycket lågt,
medarbetare saknat formell utbildning och kunskap om de styrande och
stödjande dokument och rutiner som funnits för verksamheten.
5.2.3 Incidenter och tillbud
Under 2019 har ett 30-tal incidenter rapporterats i kultur- och fritidsnämndens verksamheter. Majoriteten av dessa har rapporterats av biblioteksverksamheten.
Fem av incidenterna rör olycksfall. Ett av dessa bedöms som allvarligt då en biblioteksmedarbetare blev angripen av en besökare på biblioteket. Medarbetaren mådde efter händelsen mycket dåligt trots att inga fysiska skador uppstod.
Ett stort antal av incidenterna på biblioteket berör påverkade personer eller personer med psykisk ohälsa. Sedan sommaren har även ett större antal incidenter som berör hotfulla och utåtagerande ungdomsgäng rapporterats från biblioteken. Detta har i ett flertal fall lett till att andra besökare lämnat lokalen.
Reducering av mer-öppettider på Arena-biblioteken
Under december 2019 och in i januari 2020 har biblioteken reducerat mer-öppettiderna på Arena-biblioteken i Edsberg och Rotebro. Reduceringen av öppettider gjordes efter att det under hösten blivit allt mer förekommande att ungdomar beter sig hotfullt mot medarbetare och besökare, främst på Arena Edsberg. Ledningen bedömde att en reducering av öppettiderna var nödvändig för att säkerställa tryggheten i verksamheten för medarbetare och besökare.
Utvecklingsbehov av rapporteringsrutiner
Det är troligt att antalet anmälningar i KIA (kommunens verksamhetsstöd för arbetsmiljö) inte motsvarar det faktiska antalet incidenter. Det finns ett stort antal områden som behöver säkras upp för att statistiken ska kunna vara tillförlitlig:
Det finns en eftersläpning av registreringen av uppgifter på grund av att andra arbetsuppgifter prioriteras,
det finns en överlappning av registrering i både EMBRACE kopplat till EST och KIA vilket skapar merarbete för cheferna som under tidsbrist prioriterar
EMBRACE,
det tycks finnas behov av utbildning för medarbetare kring varför man ska rapportera i KIA och hur man ska rapportera i KIA.
5.2.4 Analys och förbättrande åtgärder
Den systematiska avvikelsehanteringen har utvecklingsbehov inom kultur- och fritidsnämndens verksamhet. Den tidigare nämnda lösningsorienterade och operativt inriktade organisationskulturen gör sig även påmind när det kommer till uppföljningen och dokumentationen kring synpunkter, klagomål och andra avvikelser.
I de fall många klagar på samma sak inom en kort tidsperiod finns en stor förmåga att mobilisera och samverka för att lösa problemet. Detta var exempelvis fallet med parkeringssituationen vid Kulturskolan. Andra mindre akuta problem men som finns med som synpunkter under en längre period kan vara svårare att hantera då underlag för omfattningen av klagomålen saknas.
Det faktum att det saknas ett samlat systemstöd för synpunktshantering gör uppföljning och analys problematisk. Det finns stor risk att vissa delar missas såsom registrering och
uppföljning görs idag med näst intill vattentäta skott mellan vissa områden.
Det är tydligt efter den externa rapporten som togs fram i och med Northsides stängning att det har funnits en okunskap kring hur man ska rapportera incidenter och vilka
incidenter som ska rapporteras. Det finns fortfarande ett utbildningsbehov hos medarbetare och chefer kring KIA som verktyg för att säkerställa arbetsmiljön för medarbetare och besökare. Dessutom finns en överlappning med EMBRACE kopplat till EST i de mest utsatta områdena vilket leder till dubbelarbete för cheferna.
Ett mer systematiserat arbete med klagomål och incidenthantering kan vara ett värdefullt redskap i det preventiva och trygghetsskapande arbetet. Detta bör därför prioriteras framöver.
Rapporten om Northside har varit en väckarklocka både för kultur- och fritidskontorets tjänstemän och för kultur- och fritidsnämndens ledamöter. Den visar på svårigheterna för en verksamhet att verka i utsatta områden där ett parallellsamhälle är under uppbyggnad.
6 Processer och rutiner
På förvaltningsövergipande nivå finns främst processer kopplade till personal, verksamhetsstyrning, ekonomistyrning, dokumenthantering och nämndsprocessen.
Kontorets rekryteringsprocess följer den av personalavdelningen fastslagna processen för rekrytering. Detsamma gäller vid exempelvis vid rehabilitering eller
arbetsmiljöfrågor.
När det gäller nämndprocessen och dokumenthanteringsprocessen finns rutiner på plats som fungerar väl. Ett arbete kopplat till arkiveringsprocessen kan behöva göras
framöver men har inte varit prioriterat under 2019 då fokus legat på att förbereda inför flytten till nya lokaler.
Inom ramen för hanteringen av föreningsbidrag inom både kultur och idrott har
nämnden ett antal e-tjänster som underlättar för föreningar som söker bidrag. Det finns dock rutiner kopplat till uppföljning av bidrag och säkerställande att uppfyllda
bidragsregler som behöver ses över och kvalitetssäkras.
Arbetet med verksamhetsstyrning och ekonomistyrning följer de kommunövergripande processer som finns för dessa områden. Det finns ibland en svårighet i framförhållning och alltså kan viss rapportering behöva ske under tidspress. Detta är dock svårt att påverka då det ofta har att göra med resultat för verksamhets- och ekonomiuppföljning som publiceras vid tidpunkter utanför kontorets kontroll. Bedömningen är dock att ansvariga tjänstemän och chefer arbetar enligt de av kommunledningskontoret framtagna processerna. Det finns fortfarande behov av att tydliggöra krav och förväntningar samt systematisera den förvaltningsgemensamma processen.
Processen för uppföljning av privata utförare behöver kvalitetssäkras. Detta är ett utvecklingsområde för nämnden. Enligt kommunallag ska kommunen ange hur man följer upp privata utförare samt hur allmänhetens insyn i verksamheten ska tillgodoses.
Det saknas idag ofta tydlig koppling till nämndens mål- och kvalitetsstyrning i uppföljningen av privata utförare. Dessutom finns inom kultur- och fritidsnämnden kärnverksamhet som bedrivs av föreningar med verksamhetsbidrag. Dessa faller idag utanför de av Sollentuna kommun framtagna riktlinjerna för uppföljning av privata utförare. Riktlinjerna anger att:
Detta program gäller för kommunstyrelsen och kommunens övriga nämnder för sådana verksamheter som utförs av privata utförare efter upphandling enligt LOU eller LOV.
Programmet gäller även för sådana verksamheter som utförs av kommunens bolag, som bolagen utför åt nämnderna efter upphandling enligt LOU eller LOV eller med stöd av direktavtal.
7 Medarbetarnas medverkan i kvalitetsarbetet
Alla verksamheter arbetar hela tiden med att förbättra verksamheten för både besökare/brukare ur målgruppen och medarbetare.
Inom biblioteken i Sollentuna, Idrott Sollentuna, Sollentuna Kulturskola och
ungdomsverksamheterna samt DV Teater Satelliten finns formaliserade processer för kvalitets- och verksamhetsuppföljning. Dessutom tas enskilda kvalitetsrapporter fram för nämnden. Det finns utvecklingsbehov när det gäller att på ett tydligare sätt förmedla kopplingen mellan den politiska styrningen, målgruppens behov och kvalitetsarbetet.
I de verksamheter som inte tar fram egna verksamhetsrapporter blir det systematiska kvalitetsarbetet inte lika tydligt som det blir då verksamheterna tar fram en egen rapport som presenteras för kultur- och fritidsnämnden vid ett särskilt nämndmöte. Dessa verksamheter är dessutom av mindre karaktär och har oftast endast en medarbetare som driver hela arbetet. Den personen arbetar systematiskt med förbättringar i vardagen men kontoret kan bli bättre på att involvera och erbjuda stöd för att följa upp dessa
verksamheter på den övergripande nivån och synliggöra arbetet för nämnden.
8 Viktiga händelser
Stängningen av fritidsgården Northside
Den 28 mars fattades beslutet att stänga fritidsgården Northside med omedelbar verkan.
Det hade framkommit uppgifter till kultur- och fritidskontoret att miljön på fritidsgården inte var acceptabel. Under april genomfördes en utredning av miljön på fritidsgården.
Utredningen visade att det fanns en kultur på fritidsgården som inte var acceptabel i en kommunal verksamhet. Utredningen riktade även kritik mot ledning och uppföljning av verksamheten på fritidsgården. I samband med att utredningen presenterades
informerades även medarbetare och politiker om att fritidsgården inte kommer att öppna igen i samma form som tidigare.
Turbulensen inom fritidsgårdsorganisationen har naturligtvis påverkat verksamheten under året. Dåvarande enhetschef avslutade sin anställning i samband med att utredningen presenterades. Idrott och fritidschef gick in som enhetschef även för fritidsgårdsenheten under den period som ny enhetschef rekryterades. Även övriga verksamheter inom förvaltningen har berörts av stängningen av Northside, både direkt och indirekt. Direkt berördes exempelvis huvudbiblioteket som märkte en ökning av ungdomar som "hängde" i biblioteket under våren. Indirekt berördes alla verksamheter då kritiken mot styrning och ledning av fritidsgårdsverksamheten skapat en, korrekt eller ej, upplevd känsla av ifrågasättande från övrig kommunorganisation samt från politiska representanter.
Konsthallens konkurs
Edsvikens konsthall AB som drivit Edsvik konsthall på uppdrag av kultur- och fritidsnämnden sedan 2005 gick i konkurs i augusti 2019. Kulturverksamheten vid Edsvik har varit omdiskuterad under en längre tid och konsthallens konkurs gav området ytterligare negativ uppmärksamhet. Två goda ting har dock kommit ur konkursen. Dels har kultur- och fritidskontoret beslutat att lägga ett ökat fokus på uppföljningen av de privata utförarna för att snabbare kunna upptäcka problem i utförarens förmåga att utföra sitt uppdrag. Dels har möjligheter skapats för att testa en ny form av kulturverksamhet i Sollentuna kommun där den kommunala verksamheten samverkar med privata aktörer. Utvärderingen av detta projekt blir ett värdefullt underlag i den kommande utvecklingen av Edsvik.