Kvalitetsrapport 2019
Kultur- och fritidsnämnden
Innehållsförteckning
1 Inledning ... 3
2 Sammanfattande analys och utvecklingsområden ... 4
3 Basfakta ... 8
3.1 Nämndens/verksamhetens uppdrag ... 8
3.2 Organisation och förutsättningar ... 9
3.3 Värdegrund ... 13
3.4 Målgrupp/Intressenter ... 13
3.5 Service-/kvalitetsdeklarationer ... 14
4 Samverkan ... 15
5 Systematiskt kvalitetsarbete i verksamheten ... 18
5.1 Undersökningar, jämförelser och nyckeltal ... 19
5.2 Avvikelser och utredning gällande: ... 30
6 Processer och rutiner ... 34
7 Medarbetarnas medverkan i kvalitetsarbetet ... 35
8 Viktiga händelser ... 36
1 Inledning
I Sollentuna kommun avses kvalitet med hur väl kommunen uppfyller de krav, behov och förväntningar som ställs på kommunen.
Nämnden ska minst en gång per år, behandla en fördjupad kvalitetsredovisning för nämndens verksamheter. Den ska alltid ingå som en del av verksamhetsberättelsen.
I kvalitetsredovisningen görs en samlad bedömning av hur väl nämnden lyckats uppnå de krav och förväntningar som ställs på verksamheten utifrån lagstiftning och regelverk.
Den ska även tydliggöra de utvecklingsområden som nämnden identifierat.
Redovisningen bygger på uppföljningar, utvärderingar och analyser som genomförts under året som gått.
Syftet med kvalitetsredovisningen är att synliggöra uppföljningen av hur relevanta intressenters krav, behov och förväntningar har tillgodosetts och hur det systematiska kvalitetsarbetet fortskridit. Den beskriver även vilken kvalitet nämndens verksamheter levererar och är ett underlag för vidare förbättringsåtgärder i kommande
verksamhetsplan.
2 Sammanfattande analys och utvecklingsområden
Ett stort fokus på trygghet
I samband med stängningen av Northsides fritidsgård i början av 2019 hamnade kultur- och fritidsnämnden, och då i synnerhet ungdomsverksamheterna, i fokus i dialogen kring tryggheten i kommunen. Den offentliga kommunala utredningen av verksamheten på Northsides fritidsgård visade stora brister i arbetsmiljön för medarbetare och
besökare. Det framkom inga bevis för att kriminell organiserad verksamhet bedrivits på fritidsgården. Däremot lämnades ett antal polisanmälningar in mot medarbetare som uppgavs ha gjort sig skyldiga till kränkande behandling och sexuella trakasserier.
Ungdomsverksamheterna
Ett antal incidenter kopplade till kriminella nätverk och ungdomskriminalitet har skett under 2019. I flera av fallen har fritidsgårdsverksamheten och Arena Satellitens verksamheter och besökare påverkats. Samtidigt har ingen av dessa incidenter skett i någon ungdomsverksamhet utan verksamheten har påverkats såtillvida att den skett i nära anslutning till verksamhetens lokal eller involverat besökare i verksamheten. Detta har skapat oro både bland medarbetare och besökare. Det finns utarbetade modeller för trygghetsarbetet både inom Arena Satelliten och fritidsgårdsverksamheterna.
Biblioteken
Ett mer direkt trygghetsproblem kopplat till kultur- och fritidsnämndens medarbetare är de återkommande incidenter som skett på biblioteken i kommunen. I dessa fall sker incidenterna i lokalerna och det rör sig oftast om vuxna personer med psykisk ohälsa eller missbruk som beter sig illa eller hotfullt mot medarbetare eller personal samt förstör i lokalerna. Bibliotekets medarbetare har larmat om detta problem under flera år och har ett upparbetat samarbete med kommunens väktare. Under hösten 2019 har dessutom ungdomsgäng, i synnerhet i Edsberg, betett sig hotfullt mot medarbetare och besökare vilket lett till att mer-öppettiderna reducerats för att säkerställa en trygg miljö för medarbetare och besökare.
Utvecklingsområde
En förbättrad samverkan kring tryggheten i kommunen och för verksamheternas besökare och medarbetare är ett kommunövergripande utvecklingsområde. Ett stort fokus läggs på att bekämpa och förebygga brottslighet vilket är en viktig del i det
trygghetsskapande arbetet. Detta är dock inte kultur- och fritidsverksamheternas primära uppgifter. Kultur- och fritidskontorets verksamheter efterlyser ett ökat samarbete kring prevention där kultur- och fritidskontoret genom främjande insatser och verksamheter bidrar till ett tryggare och mer socialt hållbart samhälle. För att möjliggöra detta behövs en samverkan kring främjande verksamhet som samspelar med de förebyggande och brottsbekämpande insatserna.
Kommunens fritidsgårdar förs över till kultur- och fritidsnämnden
De kommunala fritidsgårdarna övergick till kultur- och fritidsnämnden i januari 2019 och fritidsgårdsenheten skapades. När fritidsgården Northside stängdes och en stor del av medarbetarna arbetsbefriades inklusive enhetschef som sedan avslutade sin
anställning skapade detta ett stort avbrott i arbetet med att skapa en gemensam
organisation. Detta arbete har pågått under hösten 2019 då en ny enhetschef har funnits
på plats och inför 2020 är organisationen nu mer samspelt. Gemensamma rutiner och planeringar har genomförts under hösten och fokus har varit att skapa en
medarbetargrupp som känner sig hemma i sin nya organisation.
Samverkan med utbildningskontoret har varit en viktig del i att få en effektiv och kvalitativ fritidsgårdsverksamhet på plats. Under 2019 har svårigheter kring denna samverkan uppmärksammats som kommer att behöva lösas under 2020. Dialog med utbildningskontoret kring dessa områden pågår.
Fortfarande finns ett stort utvecklingsarbete att göra inom verksamheten och som ett led i detta har nämnden gett kontoret i uppdrag att ta fram ett förslag på ny
fritidsgårdsorganisation. Detta förslag kommer att presenteras i mars 2020.
Effektiv organisation
De jämförelser som kan göras vad gäller verksamhetskostnader och kvalitet visar att kultur- och fritidsnämndens verksamheter är mycket kostnadseffektiva i jämförelse med jämförbara kommuner, både i regionen och ur ett nationellt perspektiv. Kultur- och fritidskontorets styrka är att organisationen trots en hög ekonomisk
kostnadsmedvetenhet och stort ekonomiskt ansvarstagande har en starkt
lösningsorienterad organisationskultur. Verksamheterna visar på en hög nivå av initiativtagande för att kvalitetssäkra verksamheten och möta krav och förväntningar från kommunens invånare och den politiska majoriteten trots i vissa fall knappa
resurser. Samtidigt som man hållit kostnaderna nere och ökat utbudet för invånarna har man lyckats förbättra resultaten på medarbetarenkäten flera år i rad.
Kommande behov av prioriteringar
En svårighet för nämnden med att kostnadsbilden ser ut som den gör är att det krävs stora prioriteringar om nämnden ska kunna göra besparingar i den omfattning som kan vara aktuellt för 2021. Av det anslag nämnden har är 85 % bundet till personal-, hyres och andra fastighetskostnader, IT eller köp av huvudverksamhet via avtal.
I de övriga 15 % ingår alla verksamheters rörliga verksamhetskostnader under ett år.
Detta omfattar exempelvis inköp av böcker till biblioteken, kostnader för evenemang såsom Nationaldagen eller School's out, underhåll av idrotts- och motionsanläggningar, föreningsbidrag samt kompetensutveckling för medarbetare. Hur stor del av budgeten som är rörlig varierar något mellan verksamheterna. Verksamheter med många
evenemang eller bidrag såsom Arena Satelliten och föreningsstödet har ca 20 % i rörliga verksamhetskostnader, medan exempelvis kulturskolan endast har 7 % av budgeten som inte är uppbundet i mer eller mindre fasta kostnader.
Som ett led i att bedriva en kostnadseffektiv och hållbar verksamhet finns dock ett stort behov av att arbeta med primära målgrupper och behovsanalyser på ett mer
genomgripande sätt i planering och beslutsunderlag. Om verksamhetskostnaderna ska ligga på samma låga nivå framöver behöver tydliga prioriteringar göras och
kommuniceras till kommuninvånarna.
Övriga utvecklingsområden inför 2020 Systematisk incident och synpunktshantering
Det är troligt att antalet anmälningar i KIA (kommunens verksamhetsstöd för arbetsmiljö) inte motsvarar det faktiska antalet incidenter. Det finns fortfarande ett utbildningsbehov hos medarbetare och chefer kring KIA som verktyg för att säkerställa arbetsmiljön för medarbetare och besökare.
Ett mer systematiserat arbete med klagomål och incidenthantering kan vara ett värdefullt redskap i det preventiva och trygghetsskapande arbetet. Detta bör därför prioriteras framöver.
Strategiskt och långsiktigt utvecklingsarbete
Det finns fortfarande ett utvecklingsbehov när det gäller den gemensamma långsiktiga och strategiska utvecklingen av verksamheterna för att möta nya behov och
förutsättningar. Detta syns särskilt tydligt när det kommer till verksamhetsplaneringen och kvalitetsstyrningen. Det finns fortfarande behov av att tydliggöra krav och
förväntningar samt systematisera den förvaltningsgemensamma processen. Kopplingen mellan den politiska styrningen, målgruppens behov och kvalitetsarbetet behöver förtydligas för medarbetarna. Även processen för uppföljning av privata utförare behöver kvalitetssäkras.
Strategisk kompetensförsörjning
Det finns ett identifierat behov av ett uppdaterat arbete med den strategiska
kompetensförsörjningen. Dels finns identifierade kompetensbrister inom verksamheten, särskilt kopplat till IT-området, dels finns det yrkeskategorier som har svårt att
rekrytera, i synnerhet inom fritidsverksamheten. Dessutom finns ett behov av kompetensutveckling och omställning hos delar av medarbetarna på grund av
förändrade krav och behov hos målgrupperna och ökade krav på uppföljning och analys av verksamheten.
3 Basfakta
3.1 Nämndens/verksamhetens uppdrag
Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för allmän kulturverksamhet,
biblioteksverksamhet, kulturskola, idrottsverksamhet, fritidsverksamhet för ungdomar 13 - 20 år, turism, lotteriverksamhet. I uppdraget ingår även att fördela bidrag till ungdoms- och kulturföreningar samt till föreningar med verksamhet för personer med funktionsnedsättning.
En del av kultur- och fritidsnämndens resurser för att skapa möjligheterna till en meningsfull fritid för kommunens invånare kanaliseras genom nämndens egna
verksamheter, såsom bibliotek, kulturskola och ungdomsverksamhet. Den största delen av nämndens resurser läggs dock på att tillhandahålla platser, lokaler och anläggningar som kommunens invånare kan nyttja, antingen på egen hand eller via föreningslivet.
Exempel på platser som finns tillgängliga för invånarna och föreningslivet är alla kommunala idrottsanläggningar såsom sporthallar, simhall, fotbollsplaner, isbanor, motionsspår, m.fl. samt samlingslokaler. Dessa lokaler och anläggningar är antingen gratis att nyttja eller möjliga att hyra till kraftigt subventionerade priser.
Nationella styrande dokument
Kultur- och fritidsnämndens verksamheter arbetar inom en rad olika politiska ämnesområden. Nationella politiska mål och direktiv samt riktade stöd påverkar
verksamheten inom dessa områden. Det gäller exempelvis inom kultur, ungdomspolitik, folkhälsa, miljö- och klimatområdet och integration.
Kultur- och fritidsnämndens uppdrag är inte lagstadgat, med undantag av
biblioteksverksamheten som regleras i Bibliotekslagen (2013:801) samt handläggning av lotteritillstånd enligt Lotterilagen (1994:1000). Verksamheterna ska bedrivas i enlighet med övriga lagar och regler som styr offentlig verksamhet samt
arbetsmiljölagstiftning i Sverige. Verksamheten ska bedrivas utifrån Kommunallagen (1991:900) och då i synnerhet lokaliserings- och likställighetsprinciperna. Dessutom ska verksamheten bedrivas i enlighet med exempelvis Förvaltningslagen (1986:223), Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), Diskrimineringslagen (2008:567) och Dataskyddsförordningen (EU 2016/679), m.fl.
Kommunallagen innehåller förbud mot att stödja enskilda företag samt förbud mot att ta ut högre avgifter än de som motsvarar kommunens egna kostnader förutom i de fall det görs i syfte att tillgodose ett allmänt samhälleligt intresse. Vad gäller olika former av föreningsstöd, ges möjligheten till kommunala bidrag, bistånd och stöd till bland annat ungdomsorganisationer i Lag (2009:47) om vissa kommunala befogenheter. Kommunen har i hög utsträckning mandat att styra över om sådana stöd och bidrag ges samt hur de i sådana fall utformas. Kultur- och fritidsnämnden har beslutat om regler för de stöd och bidrag som betalas ut till föreningslivet.
Kommunala styrande dokument
För vissa av kultur- och fritidsnämndens verksamheter finns även beslutade riktlinjer.
Dessutom styrs verksamheternas arbete av den övergripande politiska målstyrningen, kvalitetsstyrningen samt den ekonomiska styrningen som konkretiseras genom
kommunens budget. Från och med 2020 kommer även det kommunala arbetet med
Agenda 2030 att påverka kultur- och fritidsnämndens uppdrag.
Verksamhet i extern regi
Under 2019 har kultur- och fritidsnämnden haft tre verksamheter som bedrivits på entreprenad. Detta gäller Sollentuna sim- och sporthall som drivs av Medley AB, Väsjöbackens skidanläggning som drivs av Hajstar Fritid AB samt Edsvik Konsthall som drivits av Edsvik konsthall AB.
3.2 Organisation och förutsättningar
3.2.1 Organisation
Kultur- och fritidskontorets arbete styrs av kultur- och fritidsnämnden. Organisationen är i första hand en utförarorganisation med mycket personal och lokaler. Personal- och lokalkostnader utgör ca 77 % av nämndens kostnader.
Kontoret är organiserat på följande sätt:
Kontorets arbete leds av förvaltningschef. Underställt förvaltningschef finns kulturchef, idrott- och fritidschef samt kansliets stödfunktioner. Dessa består av
nämndsekreterare/registrator, förvaltningsekonom, verksamhetscontroller samt en utredare.
Kultur- och fritidskontorets ledningsgrupp stödjer förvaltningschef.
Ledningsgruppen består, förutom förvaltningschef, av kulturchef, idrott- och fritidschef, förvaltningsekonom samt verksamhetscontroller.
Kulturavdelningen leds av kulturchefen. Under 2019 har kulturchefstjänsten varit tillfälligt bemannad i väntan på rekrytering. Underställt kulturchef finns två
kultursekreterare, utredare/samordnare/projektledare (vakant), bibliotekschef, kulturskolechef samt enhetschef för Arena Satelliten.
Inom kulturavdelningen finns följande verksamheter:
Biblioteken i Sollentuna, fördelat på tre bibliotek
Sollentuna Kulturskola, huvudverksamheten bedrivs i Kulturskolan men viss
verksamhet sker även på skolor i kommunen
Arena Satelliten som består av ungdomsverksamhet och LSS-verksamheten Teater Satelliten. Verksamheten bedrivs i Arena Satelliten i centrala Tureberg.
Kulturverksamheten vid Edsvik, denna verksamhet har under 2019 bedrivits i Oxstallet och i Edsbergs slott samt via extern utförare i Edsviks konsthall.
Kommunens konst samt handläggning av kulturbidrag till föreningar administreras av kulturavdelningen.
Kulturavdelningens största utgifter är personal- och lokalkostnader vilket sammantaget utgör ca 85% av verksamhetens budget.
Idrott/fritidsavdelningen leds av Idrott- och fritidschef. Under hösten 2019 har ordinarie idrott- och fritidschef tjänstgjort som tillförordnad förvaltningschef, varför idrottschefstjänsten varit tillfälligt bemannad i väntan på rekrytering av ny
förvaltningschef. Underställt idrott- och fritidschef finns drift- och anläggningschef, fritidsgårdschef (vakant under perioden april - september), idrottskonsulent,
idrottsutvecklare, administrativ samordnare samt en samordnare för verksamhet för personer med funktionsnedsättning.
Inom Idrott/fritidsavdelningen finns följande verksamheter:
Drift- och anläggningsenheten som driftar och underhåller alla kommunens idrottsanläggningar samt Rösjöbadet.
Föreningsstöd som administrerar bidrag och ger övrigt stöd till
ungdomsföreningar och till föreningar som har verksamhet för personer med funktionsnedsättning
Fritidsgårdsenheten inklusive de mobila fritidsledarna. Fritidsgårdsverksamhet bedrivs på fem kommunala fritidsgårdar samt på två fritidsgårdar i extern regi.
Sport- och simhallen och Väsjöbacken drivs av extern aktör på uppdrag av kultur- och fritidsnämnden.
Idrott/fritidsavdelningens största utgifter är personal- och lokalkostnader vilket sammantaget utgör ca XX % av verksamhetens budget. Verksamheten har trots det omfattande drifts- och underhållsansvaret för kommunens idrottsanläggningar ingen underhållsbudget utan underhållskostnader tas ur ordinarie driftsbudget för drift- och anläggningsenheten.
Förändringar under 2019
Från och med 2019 ingår alla kommunens fritidsgårdar för barn i åldern 12 - 17 år i kultur- och fritidsnämndens uppdrag. Detta innebär att antalet fritidsgårdar inom organisationen ökade från en gård (Northside) till sex kommunala fritidsgårdar samt tillsyn för två fritidsgårdar i föreningsdrift. Fritidsgården Northside stängdes i mars 2019 och i och med det slutade även dåvarande fritidsgårdschef. Detta har i första hand påverkat arbetet inom den nya fritidsgårdsenheten. Från och med hösten 2019 har en tillförordnad fritidsgårdschef funnits på deltid i verksamheten. En ny ordinarie fritidsgårdschef är rekryterad och har börjat att arbeta heltid från och med december 2019.
Tf chefsorganisation
Under 2019 har ett antal av förvaltningens chefstjänster varit tillsatta med tillförordnande. Detta gäller kulturchef sedan oktober 2018, enhetschef för
fritidsgårdarna (på deltid) under hösten 2019, och förvaltningschef samt idrottschef från oktober 2019. Organisationen har kapabla och kompetenta enhetschefer på alla enheter och bedömningen är att medarbetare på de operativa enheterna inte påverkats i högre utsträckning, med undantag av medarbetarna på fritidsgårdsenheten. Däremot har enhetschefer och centralt placerade medarbetare påverkats av att resurserna minskat då medarbetare som innehar tf. chefstjänster i väntan på rekrytering inte ersatts fullt ut. Det långsiktigt strategiska arbetet har till viss del fått stå tillbaka i väntan på en ny
förvaltningschef och rekrytering av en kulturchef.
Organisation på enhetsnivå
För mer information om hur specifika verksamheter är organiserade hänvisas till respektive verksamhets kvalitetsrapport. Kvalitetsrapporter finns för följande verksamheter:
Arena Satellitens ungdomsverksamhet
Biblioteken i Sollentuna
Fritidsgårdsenheten
Idrott Sollentuna (Drift- och anläggning samt föreningsstöd)
Sollentuna kulturskola
Teater Satelliten - Verksamhet inom ramen för LSS
3.2.2 Medarbetare
Kultur- och fritidskontoret har ca 200 medarbetare varav ca 110 är
tillsvidareanställda. De flesta medarbetare arbetar inom kulturverksamheterna.
Medarbetarenkäten som genomfördes i början av 2019 visar på förbättrade resultat sedan 2017. 2019 har dock varit ett turbulent år med flera chefsbyten och oro i medarbetargruppen vilket kan komma att synas i resultaten i medarbetarenkäten som genomförs under januari/februari 2020.
Trots det turbulenta året har personalomsättning och sjukfrånvaron varit låg i verksamheterna. Det syns dock viss påverkan på nämndens måluppfyllelse och kvalitetsarbetet kopplat till brist på resurser eller kompetenser under året.
Det finns identifierade behov av kompetensutveckling och i vissa fall eventuellt omställning av personal kopplat till förändrade krav på verksamheterna. Att systematisera kompetensförsörjningsarbetet är ett utvecklingsbehov inför 2020.
Snabbfakta om kultur- och fritidskontorets medarbetare
Ca 108 tillsvidareanställda medarbetare och ca 15 visstidsanställda. Därutöver har kontoret ca 90 timanställda under ett år.
Ca 60 % av de tillsvidareanställda arbetar inom kulturavdelningens enheter.
Ca 40 % av de tillsvidareanställda arbetar inom idrott- och fritidsavdelningen.
Ca 3 % av medarbetarna arbetar på förvaltningskontoret.
Av kultur- och fritidskontorets tillsvidareanställda är ca 52 % män. De enheter som har en tydlig skillnad i könsfördelning är Biblioteken i Sollentuna och Kansliet där majoriteten av medarbetarna kvinnor samt Drift- och
anläggningsenheten inom idrottsorganisationen där majoriteten män.
Av de tillsvidareanställda är ca 75% mellan 30 - 60 år. Ungefär 15 % är över 60 år och ca 10 % är under 30 år.
Ungefär 80 % av medarbetarna arbetar heltid och 20 % arbetar deltid. Av de
som arbetar deltid är ca 60 % kvinnor.
Högst andel deltidsanställda finns inom Kulturskolan (ca 37 %) och fritidsgårdsenheten (ca 29 %).
Personalkostnader utgör ca 33 % av nämndens budget.
Personalsituationen 2019
Som beskrivet under kapitlet ovan (3.2.1 Organisation) har det funnits ett antal vakanta eller tillförordnade chefstjänster i organisationen under 2019. Detta kan ha påverkat kontorets medarbetare på olika sätt. I första hand bedöms medarbetargruppen på fritidsgårdsenheten ha påverkats av turbulensen i samband med stängningen av Northside och avsaknaden av ordinarie enhetschef under en längre period. Detta återspeglas troligen även i resultaten på medarbetarenkäten (se nedan).
När det gäller övriga chefsroller på förvaltningsövergripande nivå bedöms det inte ha påverkat medarbetarna i organisationen som helhet att förvaltningschef lämnat och att det varit flertalet tillförordnande chefer i ledningsgruppen. Det är däremot rimligt att anta att det har påverkat de medarbetare som är direkt underställda dessa chefer. Det kan finnas en viss oro kring att ha en tillfällig chef. Det är naturligt att vänta på att processen att rekrytera en ny ordinarie chef ska inledas vilket kan ta fokus från andra strategiska frågor i verksamheten. Detta gäller då i första hand kansliets personal samt enhetscheferna inom kulturavdelningen. Möjligen kan detta synas i resultaten i
medarbetarenkäten som genomförs i januari 2020.
Medarbetarenkät 2019
Kultur- och fritidskontoret (KFK) hade på medarbetarenkäten 2019 förbättrade resultat för samtliga enheter förutom en jämfört med föregående mätning. Detta innebär att kontorets resultat förbättrats i samband med de senaste två mätningarna. Det finns en viss svårighet i den jämförande analysen mellan 2017 och 2019 års resultat då enkäten gjorts om mellan dessa två mätningar.
Den enhet som visade en avvikande trend var fritidsgårdsenheten. Under 2017 års mätning ingick fritidsgården Northsides resultat i resultatet för Ungdomsverksamheten där även Arena Satelliten ingick. Enhetens resultat 2017 låg på 68.3. I och med att det skapades en ny enhet med samtliga fritidsgårdar i kommunen från årsskiftet 2019 delades ungdomsverksamheten upp i två olika enheter. Fritidsgårdsenheten HME- resultat för 2019 låg på 59.8 vilket är ett lågt resultat. Då medarbetarenkäten
genomfördes i nära anslutning till stängningen av Northside som resulterade i mycket oro i organisationen bör detta ha påverkat resultatet negativt. Svarsfrekvensen från enheten var också mycket låg. Då fokus under framförallt hösten 2019 har varit på att skapa en ny stabil organisation inom fritidsgårdsenheten är förhoppningen att detta arbete också ska visa sig i en högre svarsfrekvens samt ett förbättrat resultat på medarbetarenkäten.
Personalomsättning och sjukfrånvaro
Personalomsättningen på kontoret har stigit från 2018 och ligger 2019 på ca 13%. Detta i linje med kommunens mål. Personalomsättningen har stigit under ett antal år. En alltför låg personalomsättning är problematiskt i en organisation och den nivå som kultur- och fritidskontoret ligger på för närvarande är mer lämplig jämfört med tidigare år då personalomsättningen landat på mellan 5 och 10%. Dock måste
kompetensförsörjningsplaner och analys av personalomsättningen förbättras framöver.
Kontoret behöver säkerställa att nyrekryteringar tar höjd för kommande behov inom verksamheterna samt att personalomsättningen inte är snedfördelad i förhållande till tex.
arbetsplats, kön, ålder eller utbildning.
Sjukfrånvaron har sjunkit något sedan 2018 och ligger på ca 4 %. Detta ligger under kommunens mål på 6 %. Då kultur- och fritidskontoret har förhållandevis få
medarbetare gör detta att svängningarna i personalstatistiken kan vara kraftiga trots att antalet personer som slutat eller blivit sjukskrivna inte är många fler eller färre jämfört med föregående år.
Kompetensförsörjningsplan
Förvaltningens kompetensförsöjningsplan uppdaterades under 2018 och visar på ett behov av central IT-kompetens samt behov av omställning bland medarbetare och chefer för att möta ökade krav och förändrade målgrupper.
IT-området lyfts även på andra ställen i denna rapport. IT-kostnaderna förväntas öka under kommande år och verksamhetsutveckling med stöd av IT är ett viktigt
utvecklingsområde. I nuläget går ca 3 % av nämndens budget till IT-kostnader. För att säkerställa en effektiv verksamhetsutveckling och kostnadsutveckling behöver IT- arbetet förstärkas på övergripande nivå.
Dessutom finns en viss avvikelse vad gäller andelen medarbetare med annat etniskt ursprung än svenskt i vissa personalgrupper om man ska jämföra med kommunens befolkningsstruktur. Detta är dock ett område som har uppmärksammats under flera år och där man i rekryteringar arbetar för att locka fler olika sökande för att bredda urvalet.
En personalgrupp som är särskilt svår att rekrytera är fritidsledare, och då i synnerhet kvinnliga fritidsledare. Detta är ett problem då det är viktigt med både kvinnliga och manliga förebilder i ungdomsverksamheten.
3.3 Värdegrund
Kultur- och fritidskontoret använder sig av de kommungemensamma kärnvärdena NAV. Vissa enheter inom kultur- och fritidskontoret har sedan tidigare interna värdegrunder och dessa har kompletterats med NAV för att skapa en helhet för medarbetarna.
3.4 Målgrupp/Intressenter
Kultur- och fritidsnämndens (KFN) uppdrag är riktat till alla kommunens invånare.
Olika verksamheter har fokus på olika delar av befolkningen men alla kommunens invånares möjligheter till rekreation i form av en aktiv fritid ska tillgodoses inom ramen för nämndens verksamhet. Verksamheten som bedrivs ska vara av allmänt intresse för kommunens invånare och sträva efter att behandla alla kommunens invånare lika i de fall det inte finns skäl för något annat.
Särskilt prioriterade målgrupper
Kultur- och fritidsnämnden har i enlighet med exempelvis Bibliotekslagen och den politiska plattformen för Sollentuna kommun ett särskilt fokus på barn och unga samt personer med funktionsnedsättning.
Balansera krav från och behov hos kommunens invånare
Majoriteten av Sollentunas invånare är välutbildade och har goda ekonomiska förutsättningar. Det finns dock stora skillnader mellan kommundelarna och en problematik kopplat till segregation, särskilt vad gäller inkomst och social ställning.
I samband med att rekordgenerationen, 40-talisterna, nått pensionsålder och börjar ställa nya krav på tillgången till service kopplat till de äldre kommer även ökade krav på tillgången till fritidsaktivitet för de äldre invånarna.
Samtidigt är barnfamiljerna fortfarande den enskilt största gruppen i kommunen. Denna grupp ställer krav både på skola, förskola och infrastruktur men också på
fritidsverksamhet och aktiviteter för barn och ungdomar.
Millenniegenerationen har blivit vuxna och barnen födda runt millennieskiftet går in i vuxenlivet under kommande år. Då detta är de första generationerna som vuxit upp i ett digitalt samhälle skiljer sig dessa generationers förväntningar och krav vad gäller förutsättningar för en aktiv fritid mot tidigare generationers krav och förväntningar.
Detta kräver en anpassning av kultur- och fritidsnämndens verksamheter och medarbetarnas kompetens i förhållande till förändrade krav och behov bland kommunens invånare.
3.5 Service-/kvalitetsdeklarationer
Sollentuna kulturskola är den enda verksamhet inom kultur- och fritidskontoret som har en kvalitetsgaranti. Denna innebär att eleverna är garanterade 26 undervisningstillfällen under ett läsår. I de fall denna garanti inte uppfylls betalas en del av terminsavgiften tillbaka.
4 Samverkan
Samverkan mellan olika delar i förvaltningen, mellan olika kommunala aktörer och med övriga samhällsaktörer är en viktig och ofta återkommande fråga inom kultur- och fritidsnämndens verksamheter. Då verksamheterna är publika och öppna för alla ställs också höga krav på samverkan för att verksamheterna ska kunna möta krav,
förväntningar och behov från kommunens invånare.
Ett område där samverkan är mycket viktigt och där kultur- och fritidskontoret ser ett stort utvecklingsbehov är samverkan kring tryggheten i kommunen och för
verksamheternas besökare och medarbetare. Ett stort fokus läggs på att bekämpa och förebygga brottslighet. Detta är dock inte kultur- och fritidsverksamheternas primära uppgifter. Kultur- och fritidskontorets verksamheter efterlyser ett ökat samarbete kring prevention där kultur- och fritidskontoret genom främjande insatser och verksamheter bidrar till ett tryggare och mer socialt hållbart samhälle. För att möjliggöra detta behövs en samverkan kring främjande verksamhet som samspelar med de förebyggande och brottsbekämpande insatserna. Där kan kultur- och fritidsnämnden vara en drivande part.
Intern förvaltningsövergripande samverkan
Samverkan och utbyte mellan kultur- och fritidskontorets olika enheter sker oavbrutet.
Trots detta finns naturligtvis delar i samverkan som kan förbättras. För att förbättra samverkan i samband med större evenemang finns en producentgrupp som för närvarande leds av kulturskolan och som samlar representanter från samtliga
verksamhetsdelar i samband med ett större evenemang. Detta har gjort att samverkan och gemensam planering mellan olika enheter kring evenemang som anorndas av kultur- och fritidskontoret har förbättrats.
Det finns fortfarande ett utvecklingsbehov när det gäller den gemensamma långsiktiga och strategiska utvecklingen av verksamheterna för att möta nya behov och
förutsättningar. Detta syns särskilt tydligt när det kommer till verksamhetsplaneringen och kvalitetsstyrningen.
Intern kommunövergripande samverkan
Kultur- och fritidskontoret samverkar på olika sätt med i stort sett alla kontor inom kommunens organisation. Inom exempelvis ungdomsverksamheterna sker särskilt samverkan med utbildningskontoret, socialkontoret och arbetsmarknadsenheten samt kansli- och säkerhetsenheten. I samband med att den lokalstrategiska enheten bildades och kultur- och fritidsnämnden fick en dedikerad resurs inom den enheten har kontorets möjligheter till samverkan med exempelvis samhällsbyggnadsavdelningen förbättrats.
Detta gäller i synnerhet för drift- och anläggningsfrågor inom idrottsavdelningen.
Samverkan med utbildningskontoret har varit i fokus under 2019 i samband med övergången av fritidsgårdsverksamheten. Det finns behov av ökad samsyn och ett gemensamt ansvarstagande för denna samverkan, i synnerhet ute i verksamhet, Dessutom är Idrott Sollentuna initiativtagare till ett förvaltningsövergripande nätverk med representanter som alla jobbar med frågor och uppdrag som berör idrott, motion, folkhälsa, integration, planfrågor, lokalfrågor och socialverksamhet. Syftet är att hitta förvaltningsövergripande utvecklingsområden, samla resurser och kunskap för att skapa
samsyn, förståelse och på ett effektivare sätt skapa bättre förutsättningar för kommunens medborgare.
Flera av kontorets enheter och verksamheter är viktiga delar i olika samverkanprojekt inom kommunen. Bland annat är både fritidsgårdar, mobila fritidsledare, Arena Satellitens ungdomsverksamhet, idrottsavdelningen och biblioteken med som
samverkansparter inom EST, Effektiv samordning för trygghet, i centrala Tureberg och Edsberg. Övriga samverkansparter inom EST är polisen, representanter för
socialkontoret, utbildningskontoret och skolorna i området och den kommunala säkerhetsorganisationen.
Detta underlättar för verksamheterna då de målgrupper som dessa projekt riktar sig mot ofta hittar till de öppna mötesplatser som kultur- och fritidsnämndens verksamheter skapar.
Utmaningar i samverkan på kommunövergripande nivå
Trygghetsskapande samverkan
Ur kultur- och fritidskontorets perspektiv är det tydligt att det krävs ett mer systematiskt och omfattande samarbete med kommunens kansli- och säkerhetsenhet, de kommunalt upphandlade ordningsvakterna och polisen för att hantera otryggheten kring
verksamheterna. Det krävs även en kommunövergripande strategi för att hantera grunden till otryggheten, det vill säga de problem som härstammar från de utsatta områden i kommunen där det finns kriminella element som vill styra både
lokalsamhället och ungdomarna i dessa områden.
Det brottsförebyggande arbetet som leds av polisen bör kompletteras med en kommungemensam strategi för att skapa preventiva verksamheter och stärka goda krafter i lokalsamhället som kan bryta rekrytering till kriminella grupper och skapa en tryggare miljö för invånarna. I detta arbete kan kultur- och fritidsnämndens
verksamheter vara viktiga aktörer. När fokus endast riktas mot brottsbekämpning och brottsförebyggande insatser hamnar fokus för kultur- och fritidsnämndens i första hand främjande verksamheter fel utifrån nämndens uppdrag och kärnverksamhet.
Nämndens verksamheter har inget brottsbekämpande eller brottsförebyggande uppdrag och inte heller kompetens inom dessa områden. Ett ökat samarbete där en
trygghetsskapande samverkan ur ett helhetsperspektiv och med tydlig ansvarsfördelning skulle ur kultur- och fritidskontorets perspektiv vara en effektiv väg att på ett långsiktigt sätt skapa en tryggare kommun för alla kommunens invånare.
Verksamhetsutveckling genom IT
En utmaning för kultur- och fritidskontoret (KFK) är att arbeta med
verksamhetsutveckling genom IT på förvaltningsövergripande nivå. Detta orsakas i första hand av kompetensbrist bland medarbetarna på förvaltningsövergripande nivå och att det saknas resurser för att anställa personal med den efterfrågade kompetensen.
Kompetensbristen orsakar vissa problem i samverkan mellan IT och KFK. Problemen har framförallt uppstått inom ramen för IT-behov i vissa verksamhetslokaler där ansvar för kravprofilering, beställning och genomförande av IT-uppdateringar blir
problematiskt på grund av resursbrist hos KFK att driva IT-frågorna i dessa processer.
KFK bedriver inte heller något centralt utvecklingsarbete kopplat till IT och
digitalisering. KFK klarar i dessa processer inte att samverka med IT-avdelningen enligt
den kommunala förvaltningsmodellen. Dessa problem finns inte i samma utsträckning ute i verksamheterna som har systemansvar. En genomgång visar dock att det finns stora skillnader mellan enheterna i deras arbete med systemförvaltningen.
Samverkan i samband med nybyggnation av anläggningar
Den externa projektledningen möter i vissa delar inte upp emot de krav som kultur- och fritidskontoret ställer på de nybyggda lokalerna. Detta problem har uppmärksammats i samband med nybyggnation av idrottshallar.
Exempelvis nya Edsbergshallen visade vid kultur- och fritidskontorets inspektion upp brister vad gäller materialval och utförande. Dessutom gjordes en
tillgänglighetsinventering av anläggningen av kultur- och fritidskontorets personal som visade att vissa lagkrav kopplade till just tillgänglighetsanpassning inte uppfylldes.
Kultur- och fritidskontoret ser ett behov av att tydliggöra krav på hållbarhet och tillgänglighet i beställningsunderlag och funktionsprogram för att säkerställa att anläggningarna uppfyller de krav på kvalitet som ställs. Det finns även ett behov av tydligare gränsdragningar gentemot fastighetsägaren samt krav på underhållsplaner kopplat till anläggningarna.
Extern samverkan
Kultur- och fritidskontoret samverkar med flera olika externa aktörer. En stor
samverkanspart är naturligtvis civilsamhället och alla de ideella föreningar som finns i kommunen. Samverkan sker dels genom att föreningarna söker bidrag från nämnden men en stor del av samverkan sker även via gemensamma projekt och inom ramen för olika former av dialog.
Verksamheterna samarbetar och samverkar också i hög utsträckning med olika myndigheter och statliga aktörer, såsom med polis, socialtjänst, kriminalvården och Länsmusiken.
Inom Stockholms län och tillsammans med Region Gotland finns ett samarbetsnätverk för kultur- och fritidschefer. Detta nätverk heter Föreningen Stor-Stockholms kultur- och fritidschefer och samlar under sig samarbetsnätverk för olika professioner inom ramen för kultur- och fritid. Sollentunas kultur- och fritidskontor är aktivt inom nätverket.
5 Systematiskt kvalitetsarbete i verksamheten
Systematiskt kvalitetsarbete innebär att vi systematiskt och kontinuerligt planerar, följer upp och förbättrar vår verksamhet i förhållande till de krav, mål och riktlinjer som ställs på verksamheten.
Kultur- och fritidsnämnden har inför och under framtagandet av verksamhetsplanen för 2019 och 2020 arbetat med att utveckla kvalitets- och målstyrningen och skapa en tydligare koppling till målgruppens behov, krav och förväntningar. Detta arbete bygger till stor del på de kvalitetsrapporter som tas fram i nämndens verksamheter under året.
All dokumentation ska göras i Stratsys som är det primära systemstödet för planering, analys och uppföljning.
De större verksamheterna inom kultur- och fritidsnämnden redovisar det systematiska kvalitetsarbetet i egna kvalitetsrapporter som presenteras för nämnden vid olika tillfällen under året. Där redogörs systematiskt för verksamhetsresultat, kvalitet, inkomna synpunkter och resurser i verksamheterna. Det finns fortfarande
utvecklingsbehov kopplat till det systematiska kvalitetsarbetet. Särskilt gäller detta i samarbetet mellan de olika nivåerna; från nämnd via förvaltningsledning, till
avdelningsnivå och enhetsnivå. Medarbetarnas involvering i dessa processer behöver stärkas.
Kvalitetsrapporteringen fördelas över året för att säkerställa att nämnden får ta del av jämförbara verksamhetsdata så snart dessa finns tillgängliga via Kolada vilket varierar beroende på verksamhet.
Genom att synliggöra det systematiska kvalitetsarbetet tydligare på avdelningsnivå och skapa utrymme för gemensam analys och samverkan kan större gemensamma
avvikelser och utvecklingsområden synliggöras. Organisationen på enhets- och avdelningsnivå är mycket operativ och mycket bra på att lösa operativa problem och skapa synergieffekter som ger mervärde för kommunens invånare, då det är den organisationskultur som har funnits i verksamheten under lång tid. Det finns ett behov av att hitta en balans mellan det operativa, det långsiktigt strategiska och de
formaliserade processerna för uppföljning och dokumentation inom
chefsorganisationen. Detta arbete har påbörjats men till viss del avstannat under 2019.
En stor del av nämndens tilldelade resurser överförs till föreningslivet samt via lokalhyror till trafik- och fastighetskontoret och fastighetsbolag. Styrningen och
uppföljningen av resultat kopplat till dessa medel blir i bästa fall indirekt ur kultur- och fritidsnämndens perspektiv.
Kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde är i mycket begränsad grad styrt av speciallagstiftning. Undantagen utgörs av bibliotekens verksamhet som regleras i Bibliotekslagen (2013:801), Teater Satellitens Dagliga verksamhet enligt Lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade samt handläggning av lotteritillstånd som sker enligt Lotterilagen (1994:1000).
Nedan följer en beskrivning av kvalitetssäkringen inom de olika lagstyrda verksamhetsområdena
Bibliotekets verksamhet regleras genom bibliotekslagen och konkretiseras i Biblioteksplanen för Sollentuna kommun. Denna plan reviderades senast 2019.
Biblioteksplanen anger genom utpekade satsningsområden vilka områden som särskilt ska utvecklas under rådande planperiod samt vilka indikatorer som används för
uppföljning av dessa satsningar. Planen beslutas av kommunfullmäktige och följs upp genom bibliotekens kvalitetsrapporter samt bibliotekens mål inom ramen för nämndens målstyrning.
Teater Satelliten (DV) är en daglig verksamhet för teater och musikal som bedrivs enligt Lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade. Denna verksamhet ligger under tillsyn från socialstyrelsen och arbetar även för att hitta
metoder för egen uppföljning av de delar av verksamheten som bedrivs i samarbete med ungdomsverksamheten i Arena Satelliten.
Handläggningen av lotteritillstånd genomförs av föreningsstödsenheten. Det är en mycket begränsad verksamhet där endast en till två ansökningar inkommer per år. Dessa diarieförs och följs upp inom ramen för Idrottsverksamhetens kvalitetsrapportering.
5.1 Undersökningar, jämförelser och nyckeltal
5.1.1 Kvalitetsindikatorer och jämförelser
På övergripande nivå följer kultur- och fritidskontoret upp de nationella nyckeltal som finns tillgängliga för verksamhetsområdet. Som en konsekvens av att kultur- och fritidsområdet är oreglerat samt frivilligt saknas i många fall nationella jämförelsetal.
Dessutom är verksamheterna mycket olika organiserade och uppbyggda vilket kan skapa svårigheter när det gäller nationella eller regionala jämförelser. De viktigaste källorna och områdena listas nedan.
Jämföraren Kultur och fritid – Kolada, kommundatabasen
Vad gäller kultur- och fritidsnämndens verksamhet på övergripande nivå följer
kontoret, inom ramen för den systematiska kvalitetsredovisningen, upp kostnader samt analysunderlag under verktyget för "Kultur- och fritid", exempelvis folkhälsotal samt befolkningsstatistik, samt kategorin "Meningsfull fritid" under verktyget för Fokus barn och unga. Jämförelserna i Koladas Jämförare samt PWCs bokslut för 2018 visar att kultur- och fritidsnämndens verksamheter är kostnadseffektiva jämfört med övriga kommuner i Stockholmsregionen samt riket.
PWCs bokslut över kommunala kostnader
Kommunens revisorer PWC genomför även bokslut varje år som jämfört kostnaderna per invånare för den kommunala verksamheten i Sollentuna i relation till andra
kommuner. Bokslutet för 2018 visar att kultur- och fritidsverksamheterna i Sollentuna
fortfarande har en lägre kostnadsbild jämfört med andra jämförbara kommungrupper.
Kommunens kostnader för kulturverksamhet
Kostnaderna för kultur som andel av de kommunala driftskostnaderna ligger lägre än jämförbara kommuner samt lägre än riket i stort. Resultateten för 2019 är inte
publicerade vid denna rapports framtagande men kostnadsbilden inom Sollentuna kommun har inte förändrats nämnvärt under 2019.
Kostnad för kulturverksamhet, andel av total driftskostnad, (%) (N09101).
Bruttokostnad minus interna intäkter och försäljning till andra kommuner och regioner inom kulturområdet (stöd till föreningar, bibliotek, musikskola etc) dividerat med kommunens totala driftskostnader. Källa: SCB:s Räkenskapssammandrag, sammanställt i Kolada.
När PWC jämfört kostnaderna per invånare för den kommunala verksamheten i Sollentuna i relation till andra kommuner bekräftas bilden av kostnadseffektiva verksamheter. Bokslutet för 2018 visar att kulturverksamheterna i Sollentuna har en betydligt lägre kostnadsbild jämfört med andra jämförbara kommungrupper. Denna kostnadsbild har varit densamma under ett flertal år.
PWC noterar att Sollentunas kulturskola är avgiftsfinansierad i hög utsträckning jämfört med övriga kommuner (ca 20 %, jämfört med i genomsnitt 9 % i övriga kommungrupper). Kostnaden för musik- och kulturskola är även beroende på antalet barn i kommunen. Även kompenserat för avgiftsfinansieringsgraden är Sollentuna kulturskola dock mycket kostnadseffektiv jämfört med jämförbara kommuner.
Kommunens kostnader för fritidsverksamhet
Kostnaderna för fritidsområdet, som innefattar fritidsgårdar och idrottsanläggningar, som andel av de kommunala driftskostnaderna har ökat i takt med att investeringar i anläggningar ökat, vilket också syns i nedan. Resultateten för 2019 är inte publicerade vid denna rapports framtagande men kostnadsbilden inom Sollentuna kommun har inte förändrats nämnvärt under 2019.
Kostnad för fritidsverksamhet, andel av total driftskostnad, (%) (N09103).
Bruttokostnad minus interna intäkter och försäljning till andra kommuner och regioner inom fritidsområdet (allmän fritidsverksamhet, anläggningar och fritidsgårdar m.m.) dividerat med kommunens totala driftskostnader. SCB:s Räkenskapssammandrag, sammanställt i Kolada.
Bokslutet för 2018 visar att fritidsverksamheterna i Sollentuna har en lägre kostnadsbild jämfört med andra jämförbara kommungrupper. Revisionerna på PWC noterar att kommunens kostnader för idrotts- och fritidsanläggningar har ökat kraftigt under de senare åren, men kostnaden ligger fortfarande markant under kostnaden i de jämförbara kommungrupperna. Ytterligare noterar PWC att kommunen har en hög kostnad för fritidsgårdar jämfört med övriga i jämförelsegruppen. Denna sammanställning gäller för 2018 då fritidsgårdarna fortfarande ingick i barn- och ungdomsnämndens verksamhet.
Orsaken till att fritidsgårdarna har en så hög kostnadsbild går förmodligen att hitta i att Sollentuna kommun har ett stort utbud av öppen fritidsgårdsverksamhet för unga. Dels har man, när denna sammanställning gjordes, totalt åtta stycken kommunalt finansierade fritidsgårdar i kommunen, vilket är många jämfört med andra liknande kommuner.
Dessutom har man både mobila fritidsledare samt ungdomshus. Ofta har man sparat in på exempelvis mobila fritidsledare om man satsar på fritidsgårdar, eller tvärt om. Det är ovanligt att man erbjuder alla tre former av öppen fritidsverksamhet för unga i den här utsträckningen. Dessutom ingår en viss kostnad kopplat till idrottshallarna i Arena Satelliten i räkenskaperna vilket skapar en skevhet i jämförelsen med andra kommuner.
Kommunens medarbetarundersökning
Kommunens medarbetarundersökning genomfördes senast 2019. Inom ramen för Hållbart Medarbetarengagemang (HME) har kultur- och fritidskontorets resultat
förbättrats avsevärt mellan 2015 och 2019. Resultaten ligger 2019 i linje med resultaten i Stockholmsregionen samt i riket.
Medarbetarengagemang (HME) kultur och fritid - Totalindex (U09200). Sammanställt i Kolada.
Kommunens kvalitet i korthet (KKiK)
Sammanfattningsvis har kultur- och fritidsnämnden goda resultat kopplat till KKiK.
Antalet deltagartillfällen bland barn och unga i idrottsföreningar är mycket högt. I och med att man gjorde om nyckeltalet för elever i kulturskolan är även detta nyckeltal mycket högt. När det däremot gäller antalet aktivitetstillfällen för barn och unga inom biblioteksverksamheten har Sollentuna länge visat resultat långt under genomsnittet.
Detta har bland annat lett till att nämnden prioriterat arbetet med att öka antalet kulturaktiviteter för barn och unga under 2019 - 2020.
Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) har under tretton år drivit projektet
Kommunens Kvalitet i Korthet (KKiK) där nyckeltal samlas in och sammanställs för att sedan presenteras i form av kommunjämförelser. Det grundläggande syftet har sedan starten varit att ta fram ett kunskapsmaterial som stärker de förtroendevalda i att styra mot resultat och i dialogen med medborgarna. KKiK använder cirka 40 nyckeltal för att mäta kommunens prestationer inom tre områden:
Barn och unga
Stöd och omsorg
Samhälle och miljö
De nyckeltal som ingår i KKiK varierar något från år till år. I KKiK 2019 har några av nyckeltalen från 2018 utgått och andra har tillkommit.
Inom området Barn och unga ingår tre nyckeltal som visar på utbud och tillgång inom kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde. Resultaten för 2019 finns inte tillgängliga när denna rapport publiceras utan 2018 års resultat ingår i kommunens resultat för 2019.
1. Aktivitetstillfällen för barn och unga i kommunala bibliotek, antal/1000 invånare i åldern 0 - 20 år.
Aktivitetstillfällen för barn och unga i kommunala bibliotek, antal/1000 inv 0-20 år (N09805)
Antal aktiviteter för barn och unga dividerat med antal invånare 0-20 år 31/12, dividerat med 1000. Avser endast folkbibliotek (skolbibliotek ingår inte, de kommuner som samredovisat skolbibliotek med folkbiblioteken har streckats). Källa: Kungliga biblioteket och SCB.
Som grafen ovan visar har Sollentuna ökat antalet aktivitetstillfällen för barn och unga i de kommunala biblioteken något. Sollentuna kommuns resultat ligger dock långt under snittet både i Stockholmsregionen och nationellt. Därför har också att öka antalet aktiviteter för barn och unga ingått i nämndens mål för 2019. Preliminära resultat från biblioteket i Sollentuna visar att antalet aktivitetstillfällen/1000 barn och unga har gjort en markant ökning från 2018 - 2019, från 9,5 aktivitetstillfällen till ca 18
aktivitetstillfällen 2019.
Trots denna ökning ligger resultatet fortfarande långt under snittet för regionen och riket. Om övriga kommuner i Stockholmsregionen behåller samma resultat 2019 som under 2018 kommer Sollentuna ha ökat från sista plats till plats 20 av 25 kommuner.
Det är dock inte troligt att övriga kommuner har samma resultat 2019 som 2018. Även tidigare år har resultaten varierat kraftigt inom kommungruppen, även om medelvärdet varit förhållandevis stabilt. Det är inte heller troligt att Sollentuna ändrar sin placering nationellt i någon större utsträckning då både Sollentuna och Stockholms kommuner som grupp tillhör de 33 % som erbjuder minst antal aktivitetstillfällen för barn och unga.
2. Elevplatser i musik- eller kulturskola som andel av invånare 7-15 år (%) Ny definition år 2018, ej helt jämförbar med 2017
Elevplatser i musik- eller kulturskola som andel av invånare 7-15 år, (%) (U09810) Detta är ett utvecklingsnyckeltal, se frågor och svar på kolada.se för mer information.
Antal elevplatser som under året deltagit i musik- eller kulturskola dividerat med antal invånare 7-15 år. Antalet avser inte unika elever. Antalet unika elever kan var färre än antalet elevplatser om en elev går i flera kurser. 2017 och tidigare räknades antal elevplatser utan specificering. Sedan 2018 räknas antal elevplatser i långa ämneskurser (pågår en termin eller minst 10 kurstillfällen), elevplatser i orkestrar har räknats som egna elevplatser. Kulturrådet samt SCB.
Från och med 2018 använder Kolada ett nytt nyckeltal för att jämföra tillgången till kulturskolans verksamhet. Tidigare mätmetod tycks ha gett Sollentuna kommun lägre resultat jämfört med nuvarande mätmetod. Orsaken till detta är inte fullt ut analyserad i nuläget. Vi kan dock se att detta tycks gälla för kommunerna i Stockholmsregionen i högre utsträckning än kommuner i övriga landet då det nationella medelvärdet inte ökat alls lika kraftigt som Sollentunas och Stockholmskommunernas resultat.
Resultatet för 2018 placerar Sollentuna kulturskola bättre än både Stockholmssnittet och det nationella medelvärdet. Detta gör även att Sollentuna går från de 33 % av
kommunerna som har minst antal elever i kulturskolan till att ingå i medelgruppen i en nationell jämförelse. Bland kommunerna i Stockholmsregionen placerar sig Sollentuna på en niondeplats. En fördjupad analys av nyckeltalet kommer göras i Kulturskolans kvalitetsrapport under 2020 då även resultaten för 2019 bör finnas tillgängliga.
3. Deltagartillfällen i idrottsföreningar, antal/invånare 7-20 år
Deltagartillfällen i idrottsföreningar, antal/inv 7-20 år (U09800)
Detta är ett utvecklingsnyckeltal, se frågor och svar på kolada.se för mer information.
Antal deltagartillfällen i åldern 7-20 år i LOK-stödsberättigade idrottsföreningar under året, dividerat med antal invånare 7-20 år den 31/12. Deltagartillfällen är summan av antalet närvarande deltagare i av RF godkända sammankomster för vilken föreningen sökt LOK-stöd (Statligt lokalt aktivitetsstöd). LOK-stödet ges till aktiviteter för pojkar och flickor 7-20 år. Stöd ges även till handikappidrottare som är äldre än 20 år, men detta är exkluderat i denna sammanräkning. En sammankomst är en ledarledd gruppaktivitet inriktad mot föreningens idrottsliga verksamhet. Källa
Riksidrottsförbundet.
Sollentuna kommun har under de senaste fyra åren gått emot den nationella trenden och ökat antalet deltagartillfällen i idrottsföreningar bland barn och unga. Detta kan antas ha att göra med att kommunen satsat på att bygga fler idrottshallar och förbättra
anläggningar, särskilt konstgräsplanerna har byggts ut och renoverats under senare år.
Det är viktigt att poängtera att nyckeltalet anger deltagartillfällen och inte unika individer. Det finns mycket forskning som visar att vissa grupper barn och unga, exempelvis barn från sämre socio-ekonomiska förhållanden samt barn med funktionsnedsättning är underrepresenterade inom idrottsrörelsen. Det finns inget underlag från Sollentuna som visar om detta stämmer även här. Dock kan man anta att det finns liknande tendenser även i Sollentuna.
Resultaten 2018 visar dock på en nedgång även i Sollentuna vad gäller deltagartillfällen.
Nedgången är dock mycket liten och gäller i åldersgruppen 13 - 16 år. I denna åldersgrupp har även den största ökningen skett under perioden 2014 - 2017. Antalet deltagartillfällen i denna åldersgrupp är också fortsatt mycket hög, Sollentuna placerar sig på plats fem i Stockholmsregionen som har många kommuner med ett högt värde.
Sollentuna ingår bland de 33 % av landets kommuner som har högst antal deltagartillfällen i åldersgruppen.
När det gäller den yngre åldersgruppen 7 - 12 år, ligger antalet deltagartillfällen förhållandevis stabilt över tid, det har inte skett någon markant ökning sedan 2014 och resultaten visar på ett högt antal deltagartillfällen i åldersgruppen i nationella
jämförelser. När det gäller den äldre åldersgruppen 17 - 20 år har antalet
deltagartillfällen varit stabilt under flera år. Här ligger Sollentunas resultat i nivå med det nationella snittet. Under flera år har Sollentuna legat något under det nationella snittet men då det sjönk under 2018 placerar sig Sollentuna nu precis på snittet 2018.
SCBs Medborgarundersökning
Sollentuna genomför SCBs medborgarundersökning vartannat år. Senast denna genomfördes var 2018 varför det saknas resultat för 2019.
Kultur- och fritidsvaneundersökningen
Ett arbete med att utveckla kultur- och fritidsvaneundersökningen i Sollentuna kommun pågår. För närvarande sker undersökningen riktad till den vuxna befolkningen (20 +) vart fjärde år. Senast denna genomfördes var 2018. Då genomfördes även en
undersökning bland kommunens barn och unga.
Däremot finns ambitioner att genomföra en undersökning bland kommunens barn och unga varje år. En dialog förs för närvarande med utbildningskontoret kring möjligheten att göra denna undersökning i samarbete med skolan vilket skulle kunna ge värdefullt
stöd för beslut och prioriteringar både inom skolans och kultur- och fritids
verksamheter. Preliminärt kommer en ny kultur- och fritidsvaneundersökning bland kommunens barn och unga genomföras under hösten 2020.
Rankingar
Det finns ett antal olika kommunrankingar där kultur- och fritidsområdet ingår. Värdet av att använda dessa som benchmarking varierar stort. Nedan följer en lista med exempel på tillgängliga rankingar och Sollentunas resultat i dessa.
Kommunrankingen 2019 - Sport och affärer. Rangordnar kommunerna ur ett idrottsperspektiv. Placering 2019 ej tillgänglig, 2018 placerade sig Sollentuna på plats 22 av de 25 placeringar som publicerades. Sport och affärer publicerar ingen total lista över alla kommuner som ansökt.
Kommunrankingen 2019 - Ungdomens nykterhetsförbund. Rangordnar kommunerna ur ungdomsperspektiv kopplat till meningsfull fritid. Placering 2019: 79 av 233 rangordnade kommuner.
Bäst att Leva 2019, kategori Fritid & Kultur - Tidningen Fokus. Rangordnar kommunerna ur bland annat ett fritids- och kulturperspektiv. Placering 2019: 221 av 290 kommuner.
5.1.2 Brukar-/kundundersökningar
Besöksenkät Edsvik Konsthall, vintern 2019
Inför den kommande upphandlingen av utförare till Edsvik konsthall genomfördes en besöksenkät genomförts under sex veckor under vårvintern (januari - mars) 2019. 562 enkätsvar ingår i underlaget. Utifrån svaren kunde följande slutsatser dras:
Medelåldern bland besökarna var 68 år (63 % av de som svarat på enkäten var över 65 år)
Majoriteten av besökarna var kvinnor (73 % av de som svarat angav att de var kvinnor)
En majoritet av de som besöker konsthallen tyckte att priset var rimligt (dock fanns rabatter för personer över 65 år)
Majoriteten av de som svarat på enkäten besökte konsthallen ofta
De flesta som besökte konsthallen kom dit med bil (enkäten genomfördes dock under en period då det fortfarande låg snö på marken vilket kan ha påverkat val av färdmedel)
De flesta tyckte att kaféet är trevligt och en viktig del av besöket
506 av 562 svarande skulle rekommendera en vän att besöka konsthallen.
Ett problem med enkätsvaren var att resultaten speglade en återkommande besökares intryck av konsthallen. Det är svårt att utifrån dessa svar bilda sig en uppfattning om hur en person som inte är en van besökare eller ingår i den homogena grupp av besökare som ofta besöker verksamheten uppfattade konsthallen. Det är tydligt att många av de som vade att ge ett fritextsvar hade ett starkt engagemang för, och en personlig relation till, konsthallen i dess dåvarande form.
Besöksundersökningar Biblioteken i Sollentuna
Under 2019 har biblioteken använt sig av en så kallad "Happy-or-not-terminal", i folkmun ofta kallad "smile-stolpe" eller liknande och ofta sedd vid entré/utgång till
butiker, för att fråga besökaren om dess upplevelse av biblioteket. Terminalen har stått både på huvudbiblioteket och Arena-biblioteken.
Under 2019 fokuserade man på att ställa frågor om tryggheten hos besökarna. En smilestolpe är dock inte nödvändigtvis en statistiskt säkerställd metod men ger ändå en god fingervisning om hur besökaren har upplevt sitt besök. På Arena Edsberg angav 81 % att de kände sig trygga vid sitt besök under 2019, under perioden smilestolpen stod i lokalen (september - november). På huvudbiblioteket var siffran 88 % (augusti - september). Under vintern 2019/2020 har stolpen varit på Arena Rotebro. Man har haft problem med stökiga ungdomsgäng på biblioteket vilket resulterade i en minskning av mer-öppettiderna i biblioteket. Detta syns även i smile-stolpens resultat. Under 2019 angav 85 % att man kände sig trygga när man besökte biblioteket (perioden slutet av november - december).
Elevundersökning Sollentuna kulturskola
Under maj 2019 genomfördes en elev- och vårdnadshavarenkät bland kulturskolans elever. Svarsfrekvensen var dock låg (17 %). Det innebär att inga säkra slutsatser kan dras, även om enkäten ger vissa indikationer. De svarande har gett övervägande positiva svar. Av de som svarat på enkäten anger 97 % att eleven känner sig trygg i kulturskolan.
Av fritextsvaren framgår att exempelvis någon elev känner sig otrygg när det är många äldre elever i närheten och att det i vissa fall är vårdnadshavaren som framförallt känner att trafiksituationen är otrygg.
Det enda område där de som svarat på enkäten ger ett lägre betyg är på frågan om det är lätt att hitta information om kulturskolan på kommunens hemsida.
Mötesplatsenkät Arena Satelliten och kommunens fritidsgårdar
Arena Satelliten och fritidsgårdarna är anslutna till KEKS-nätverket som erbjuder möjligheten att genomföra jämförbara mötesplatsenkäter i alla verksamheter. Detta har både Arena Satelliten och fritidsgårdarna gjort. En grundlig analys av dessa resultat kommer presenteras i respektive verksamhets kvalitetsrapport under våren. Kortfattat visar resultaten att:
Inom både Arena Satelliten och fritidsgårdsverksamheterna anger över 90 % av besökarna att de känner sig trygga och blir väl bemötta i verksamheten. Dock finns variationer inom fritidsgårdsenhetens verksamheter som behöver hanteras.
Det nästan lika många tjejer som killar som besöker Arena Satellitens verksamhet.
Det är fler killar som besöker fritidsgårdarna. Det skiljer dock kraftigt mellan olika fritidsgårdar hur stor andel av besökarna som är tjejer.
KEKS mötesplatsenkät mäter även besökarnas upplevelse av inflytande, delaktighet och ansvarstagande i verksamheterna. Detta kan förbättras inom både Arena Satellitens drop-in verksamhet och fritidsgårdarnas öppna
verksamhet. Arena Satellitens aktivitetsbaserade verksamhet visar dock mycket goda resultat inom detta.
Politikerenkäten
Sollentuna kommun har genomfört en enkät bland nämndledamöterna. Kultur- och fritidsnämndens ledamöter som har besvarat enkäten har gett kontoret goda betyg inom alla områden. Ett förbättringsområde är svarsfrekvensen. Av nämnden 18 ledamöter har
12 besvarat enkäten.
5.1.3 Analys och förbättrande åtgärder
Sammanfattningsvis visar de jämförelser som kan göras vad gäller
verksamhetskostnader och kvalitet att kultur- och fritidsnämndens verksamheter är mycket kostnadseffektiva i jämförelse med jämförbara kommuner, både i regionen och ur ett nationellt perspektiv. Kultur- och fritidskontorets styrka är att organisationen trots en hög ekonomisk kostnadsmedvetenhet och stort ekonomiskt ansvarstagande har en starkt lösningsorienterad organisationskultur. Verksamheterna visar på en hög nivå av initiativtagande för att kvalitetssäkra verksamheten och möta krav och förväntningar från kommunens invånare och den politiska majoriteten trots i vissa fall knappa
resurser.
Som ett led i att bedriva en kostnadseffektiv och hållbar verksamhet finns dock ett stort behov av att arbeta med primära målgrupper och behovsanalyser på ett mer
genomgripande sätt i planering och beslutsunderlag. Om verksamhetskostnaderna ska ligga på samma låga nivå framöver behöver tydliga prioriteringar göras och
kommuniceras till kommuninvånarna.
Kulturverksamheterna
När det gäller kulturverksamheterna visar nyckeltalen att dessa bedrivs mycket
kostnadseffektivt jämfört med jämförbara kommuner. Detta speglas till viss del även i verksamheternas resultat. Medborgarna är nöjda med kommunens kulturverksamheter.
Detta bekräftas både i SCBs medborgarundersökning och i kommunens egna kultur- och fritidsvaneundersökning från 2018. En anledning kan vara närheten till Stockholms kulturutbud. Det är därför mycket viktigt med en tydlig politisk ambitionsnivå för det kommunala kulturutbudet i relation till krav och behov bland kommunens invånare.
Biblioteken har som mål att erbjuda mer verksamhet för barn och unga. Enligt KKiK- måttet som mäter aktivitetstillfällen för barn och unga ligger verksamheten markant under jämförbara kommuner. Detta har dels varit ett resultat av en prioritering i
verksamheten där man i många fall fokuserat på öppna aktiviteter riktade mot vuxna. En omställning har därför gjorts där man tydligare har prioriterat barn och unga vilket också har gett resultat. Samtidigt finns en begränsning utifrån antal biblioteksfilialer.
Sollentuna har endast tre bibliotek varav två av dessa har begränsade öppettider då bibliotekspersonal finns på plats. Dessa tider har styrts till att exempelvis passa förskolorna så att dessa kan komma och få hjälp på plats. Biblioteket har även börjat arbeta mer uppsökande för att kunna utöka barn och ungdomsverksamheten. Här är tillgängliga personalresurser en begränsande faktor.
PWC anger att Kulturskolan har en låg kostnad per invånare samt en hög grad av avgiftsfinansiering jämfört med jämförbara kommuner. Samtidigt har Kulturskolan ett ekonomiskt underskott. Detta har lett till att man fattat beslut om att höja avgiften ytterligare under 2020. Kulturskolan har i många år påpekat att lärarna har ett högt antal elever per lärare jämfört med andra kulturskolor. Detta har dock inte tidigare synts i det KKiK-nyckeltal som tidigare var kopplat till kulturskolan. I och med att nyckeltalet gjordes om inför 2018 förändrades Sollentunas resultat kraftigt jämfört med andra kommuner och Sollentuna ligger nu på ett elevantal över jämförbara kommuner. Vad som gör att resultaten blir så olika är inte helt klarlagt i detta nu. Det står dock klart att i och med att kulturskolan står inför stora effektiviseringar för att hålla budget 2020 måste en översyn av kulturskolans uppdrag göras. En tydligare och politiskt förankrad
ambitionsnivå för kulturskolans verksamhet måste arbetas fram under 2020.
Den besöksenkät som genomfördes på Edsvik konsthall under 2019 visar tydligt på den skillnad som funnits mellan den politiska viljan att Edsvik ska vara för alla
kommunens invånare och vilka som de facto besökt konsthallen, som varit flaggskeppet i området. Detta har lett till att utvecklingen av Stallbacken mot en mer mångfacetterad mötesplats testas genom projektet Stallbacken Kultur som startades under november 2019 och pågår fram till sommaren 2020.
Idrottsverksamheten
De KKiK-mått som ligger till grund för möjligheten att jämföra kvalitet mellan kommuner visar på ett mycket högt resultat när det gäller deltagartillfällen i
idrottsföreningar bland kommunens barn och unga. Under flera år har det varit tydligt att fler anläggningar betyder ökat antal deltagartillfällen. Denna trend kan ha brutits 2018, men resultaten ligger fortfarande på en mycket hög nivå. De idrottsanläggningar som tillhandahålls är kostnadseffektiva enligt analyser. Medborgarundersökningar som genomförts visar också att invånarna är nöjda med de idrotts- och motionsanläggningar som finns. Det finns ett missnöje med simhallen som visats i kultur- och
fritidsvaneundersökningen och som uppmärksammats i den politiska plattformen.
Oavsett vilken åtgärd som kommer att föreslås framöver kommer det röra sig om en omfattande investering och en ökad kostnad kopplat till detta.
Det finns även brister kopplade till underhåll av anläggningarna och kostnader kopplat till detta som uppmärksammats i andra delar av rapporteringen. Dialog förs med SKAB kring framtagandet av underhållsplaner för att säkerställa att anläggningsbeståndet och den investering som gjorts vårdas på bästa sätt för att säkerställa en långsiktig
ekonomisk hållbarhet i beståndet.
Fritidsgårdverksamheten
Fritidsgårdsverksamheten ingår inte i KKiK och jämförelser med andra kommuner kan vara svåra att göra. Det finns dock underlag från PWC som visar på en hög kostnad för fritidsgårdsverksamheten jämfört med andra kommuner. Om man dessutom tittar på verksamhetskostnader jämfört med andra kommuner inom KEKS-nätverket får man en mer mångfacetterad bild av fritidsgårdsverksamheten. Variationen i kostnad per besök är stor mellan de olika gårdarna, vilket grundas i att besöksantalet varierar. Om man tittar på personalkostnad per verksamhetstimme är kostnaden förhållandevis låg jämfört med övriga kommuner som deltar i KEKS. Analysen av verksamhetskostnader kopplat till ambitionsnivå kommer vara en viktig del i den nya organisation för fritidsgårdarna som kommer att arbetas fram under 2020.
I kultur- och fritidsvaneundersökningen 2018 angav en övervägande majoritet av de vuxna och en stor andel av kommunens ungdomar att det var viktigt att satsa på fritidsgårdar och ungdomshus. Detta är en viktig utgångspunkt när kvalitet i verksamheten ska säkras utifrån målgruppens behov, krav och förväntningar.
5.2 Avvikelser och utredning gällande:
5.2.1 Synpunkter och klagomål Parkering vid Kulturskolan
