I förberedelse till projektet hade samtliga medlemmar i projektgruppen gått en kurs i pro- gramutvecklingsmetodik. I kursen beskrevs bland annat olika metoder för effektivt teamar- bete som kan vara användbara i ett projekt. Därför hade gruppen en bild av hur Kanban
E.3. Teori
gruppmedlemmarna hade dock applicerat denna kunskap i praktiken innan, varför grup- pen kom överens om att det var ett bra tillfälle att pröva att applicera delar av den kunskap man fått med sig från kursen. Därmed är det också intressant att undersöka vad för effekter Kanban har haft i projektet.
E.3
Teori
Det här kapitlet beskriver teori relevant till rapportens innehåll.
E.3.1
Kanban
Kanban är en agil arbetsmetodik som härstammar från Japan. Ordet Kanban kan översät- tas från japanska som anslagstavla, eller skylt. Kanban fokuserar på att uppfylla ett par nyckelvärden. Dessa är: minska mängden arbetsprocesser som utförs samtidigt (”Work In Progress”, WIP), visualisera arbetsflöden, mäta och hantera dessa flöden, upptäcka förbätt- ringsmöjligheter samt förtydliga arbetssätt för både utvecklarteamen och management [59] . Centralt inom Kanban är det så kallade Kanban-brädet, eller Kanban-tavlan från vilken me- toden fått sitt namn. Det är det huvudsakliga redskapet för att visualisera arbetsflödet i pro- jektet eller på arbetsplatsen. Tavlan delar man sedan upp i flera kolumner. I den första sätter man alla aktiviteter som ska utföras, rangordnade efter prioritet. Fler kolumner tillkommer, men antalet varierar från implementation till implementation. Dessa kolumner beskriver oli- ka arbetsprocesser, med begränsningar på hur mycket som får finnas där åt gången. Dessa arbetsprocesser kan i ett mjukvaruprojekt vara till exempel ”Under utveckling”, ”Testning”, ”Väntar på data” och ”Klart”. I ”Kanban Made Simple” utgår man från ett företag som vill börja jobba med Kanban och förklarar hur det kan implementeras i sju steg [60]. Dessa steg är:
1. Samla data. Här samlar man data om hur processer ser ut för tillfället, vad man för tillfället klarar av att producera och vad för förmågor som finns etc.
2. Beräkna hur begränsningar ska sättas. Använd insamlad data för att bedöma hur myc- ket WIP som passar till de förmågor och den produktion man har.
3. Designa Kanban-tavlan. Vad ska kontrolleras och vem gör det? Vem löser problem som uppstår?
4. Träning och utbildning. Se till att alla i teamet är med på vad Kanban innebär och spe- ciellt vad det innebär för er. Alla måste förstå vilka ändringar som sker och varför. 5. Börja använda Kanban.
6. Revidera och underhåll processerna. Problem kommer att uppstå, så det är viktigt att utvärdera arbetsmetodiken efter hur väl den fungerar. Används alla visuella verktyg på rätt sätt? Kommer rätt saker ut i rätt tid till rätt kund? Viktigt är att bestämma vem som ansvarar för utvärderingen.
7. Förbättra arbetsmetodiken. Steg ett och två var uppskattningar av vad som skulle kom- ma att behövas. Nu kan man bedöma utifrån verkligheten vilka värden som blev över- eller underskattade. Omvärdera det som visat sig felaktigt.
E.4
Metod
E.4. Metod
E.4.1
Kanban inom projektet
Hur projektet använde sig av Kanban kan ses i kapitel 4.3. Värt att notera är att projekt- gruppen vid projektets uppstart inte utgick ifrån den teori om Kanban som återfinns ovan i teorikapitlet, utan ifrån den bild man hade av Kanban sedan innan.
E.4.2
Enkätundersökning
För att få underlag till rapporten görs en enkät inom teamet för att få fram medlemmarnas erfarenheter och upplevelser. Detta jämförs sedan med teori för hur Kanban bör utföras samt vad för effekter man kan förvänta sig ifrån det. I formuläret ombads enkätdeltagarna att svara på frågorna med deras generella förhållningssätt och agerande under projektets gång. Frågorna som ställdes i formuläret med tillhörande alternativ var:
1. Hur ofta har du tittat till Kanban-brädet? a) Varje vecka, på veckomötena b) Två gånger i veckan
c) Tre gånger i veckan d) Varje dag
e) När jag har haft något att ändra f) Annat:
2. Hur ofta har du ändrat i Kanban-brädet? a) Varje vecka på veckomötena b) Någon gång extra i veckan
c) En gång per dag
d) Direkt när jag gjort någonting som kräver en ändring i brädet e) Annat:
3. Hur ofta har du kollat på de andra modulernas bräden? a) Varje vecka på veckomötena
b) Någon gång extra i veckan
c) Spontant när jag undrar hur det går för de andra modulerna d) Varje dag
e) Alltid i samband med att jag gör en ändring i min egen moduls bräde f) Annat:
4. Märkte du någon skillnad i hur du använde Kanban-brädena över projektets gång? a) Ja, jag använde det mer i slutet av projektet
b) Ja, jag använde det mer i början på projektet c) Nej, jag använde det på samma sätt hela tiden
Dessa frågor ämnar ge en förståelse för hur Kanban har använts av projektmedlemmarna under projektets gång. Med utgång ifrån detta i jämförelse med Kanbans nyckelvärden kan förhoppningsvis en kärnfull slutsats dras.
E.5. Resultat a) Väldigt bra b) Bra c) Medel d) Dåligt e) Väldigt dåligt
6. Tror du det hade fungerat bättre eller sämre med en fysisk Kanban-board istället för en på internet?
a) Bättre b) Sämre
Dessa frågor ämnade ge en förståelse för uppfattningen om verktyget Trello inom projekt- gruppen och besvarar direkt frågeställning 3. Till sist kom ett par öppna frågor där projekt- medlemmarna fick chans att formulera sina egna svar i fritext:
7. Vad tyckte du att projektet drog för fördelar av att använda Kanban-bräden? 8. Var det något med Kanban-brädena du tyckte påverkade projektet negativt? Dessa frågor ger projektmedlemmarnas åsikter om frågeställning 1 och 2.
E.4.3
Förundersökning
För att skapa kontext och en förståelse inför diskussionen görs också en förundersökning där officiella riktlinjer för Kanban undersöks. Resultatet på denna undersökning återfinns under teorikapitlet.
E.5
Resultat
Enkäten som beskrivs i metodkapitlet skapades i Google-forms och skickades ut till projekt- medlemmarna via e-mail. Alla sex tillfrågade personer svarade på enkäten. Svaret på enkäten återfinns oförändrade i bilaga H.2, avsnitt 2. Som både skribent till denna rapport och delta- gare i projektet valde jag att inte delta i enkäten för att undvika att vinkla dess innehåll.