Bedrivs arbetet i enlighet med de styrande dokumenten

I dokument Granskning av personalpolitiken. Borgholms kommun (sidor 8-12)

2. Iakttagelser och bedömningar

2.3. Bedrivs arbetet i enlighet med de styrande dokumenten

2.3.1. Iakttagelser

Den generella bilden är att nuvarande policydokument har en begränsad inverkan på det personalpolitiska arbete som bedrivs. Arbetsmiljöpolicyn och samverkansavtalet lyfts fram som stödjande för verksamheten inom personalområden. Företrädesvis är det lag-stiftningen, som arbetsmiljölagen och medbestämmandelagen, som reglerar det

personal-politiska området. En allmän uppfattning är att de personalpersonal-politiska frågorna borde upp-märksammas mer på alla nivåer i organisationen.

Personalhandbok och arbetsmiljöhandbok finns tillgängliga på intranätet genom den cen-trala personalavdelningen med hänvisning till tillämpliga lagar och exemplifierande be-skrivning av en rehabiliteringsprocess. Av intervjuerna framgår att dessa handböcker ut-gör ett bra stöd för cheferna. En särskild chefshandbok uppges vara under utveckling. I intervjuerna uttrycks behov, till gagn för ökad styrning och struktur, en kommunövergri-pande årsplanering för personalrelaterade frågor. Inom ramen för personalavdelningen pågår ett arbete med en årsplanering för chefer, ledning och personalutskott.

När det gäller rehabiliteringsarbetet, med styrning från arbetsmiljölagen, kommunens policy och personalhandbok, är uppfattningen från intervjuerna att rutinerna fungerar relativt väl, även om det finns synpunkter på bristande stringens och dokumentation i hanteringen. Det finns en medvetenhet i organisationen om bristerna och att kvalitén på processerna successivt förbättrats. I sammanhanget lyfts vikten av att fokusera mer på hälsofrämjande och förebyggande insatser, inte minst vad avser psykosociala insatser.

Sjukfrånvaron är i fokus, men centrala strategier för att reducera sjuktalen saknas. Social-förvaltningen har tagit initiativ till att följa upp sjukfrånvaron genom samtal med medar-betarna vid upprepade sjukskrivningar. Den centrala personalavdelningen uppger att en utvärdering ska ske och att det först därefter kan bli aktuellt med en kommungemensam riktlinje.

Av intervjuerna framgår att processerna vad avser löneöversynsarbetet fungerar väl. En synpunkt som lyfts i sammanhanget är att det strategiska inslaget i löneprocessen borde vara större, bland annat kopplat till strategier kring framtida kompetensförsörjning. Lö-nekartläggningar genomförs regelbundet.

Nuvarande jämställdhetsplan har inte reviderats sedan år 2004. Planen upptar ett antal mål som för närvarande saknar en strukturerad uppföljning. En ny plan är under bered-ning (enligt Diskrimineringslagen ska jämställdhetsplanen uppdateras vart tredje år).

Medarbetar- och lönesamtal genomförs kontinuerligt. En del chefer genomför samtalen vid ett och samma tillfälle. Kvalitén på medarbetarsamtalen uppges variera, men det är få samtal som helt uteblir. För samtalen saknas en central styrning i form av en gemensam grund för strukturerade samtal. Lönepolicyn och kompetensutvecklingspolicyn behandlar medarbetar- och lönesamtalen, men kopplingen till styrdokumenten är i praktiken svag.

Av intervjuerna framgår att förvaltningsvisa modeller har utvecklats. Personalavdelning-en planerar för utbildning inom området under höstPersonalavdelning-en. I samband med detta ska ävPersonalavdelning-en Personalavdelning-en gemensam grund för samtalen introduceras.

Det finns ingen tydlig koppling mellan chefspolicyn och de aktiviteter som förekommer.

När det gäller chefsintroduktion sker en genomgång från personalenheten. Därefter sker introduktionen förvaltningsvis. Det finns ingen checklista som säkerställer en gemensam central chefsintroduktion. Även för medarbetarintroduktion saknas centralt framtagen checklista. Personalavdelningen har tagit fram en information till nyanställda som ger en god överblick inom personalområdet. För både chefer och medarbetare har

introduktions-program identifierats som ett utvecklingsområde av personalavdelningen och finns med i avdelningens arbetsplanering.

Av intervjuerna framgår att utbildningsinsatser genomförs där chefer genomgår utbild-ning anordnade av Regionförbundet. Personalavdelutbild-ningen genomför vissa utbildutbild-ningar.

Inom arbetsmiljö- och rehabiliteringsområdet har flera utbildningar genomförts. Under hösten planeras utbildning för chefer vad avser lönepolitiken och arbetsrätten. Av inter-vjuerna framgår synpunkten att strukturen och strategierna för chefsutbildningarna be-höver utvecklas.

Kommunledningen har arrangerat dagar med externa föreläsningar inom vissa områden, exempelvis salutogent ledarskap. De intervjuade anser, även om de tycker att dagarna varit innehållsrika och berikande, att insatserna är mer punktinsatser än en del av helhet inom ramen för en sammanhållen chefsutveckling och personalpolitik.

Ett annat vällovligt initiativ som tagits av kommunledningen är att skapa chefsnätverk tvärsektoriellt i organisationen, vilket är i linje med kommunens chefspolicy. Av intervju-erna framgår att några nätverk regelbundet träffas, medan andra upphört redan efter första träffen. Även här efterlyses en tydligare styrning avseende syfte och innehåll kopp-lat till ett gemensamt helhetstänk. En generell synpunkt är att många aktiviteter startas upp, som därefter inte har förmågan att etablera sig i organisationen.

En viktig aspekt som personalavdelningen lyft fram, inom ramen för chefsrollen, är vikten av utvecklade rutiner och kriterier för chefsrekrytering. Motiven för att utveckla rekryte-ringen är såväl verksamhetsmässiga som ekonomiska.

Vikten och behovet av utvecklade strategier för kompetens- och personalförsörjning lyfts tydligt fram i intervjuerna. För närvarande sker till delar förvaltningsvisa initiativ. Områ-dets vikt har identifierats av personalavdelningen och finns med i arbetsplaneringen.

Återkommande i intervjuerna är vikten av det nära ledarskapet, där såväl chefer som medarbetare upplever brister i att kunna ”se” medarbetarna. Av intervjuerna framgår att det vad avser chefskapet behöver arbetas med att utveckla kommunikation och återkopp-ling.

År 2013 genomfördes en kommunövergripande personalsocial undersökning. I intervju-erna framkommer synpunkten att analys och åtgärder till delar uteblev. I förvaltningarna förekommer ”egna” undersökningar.

Personalavdelningen startade under våren 2015 en rutin där medarbetare som slutar i kommunen intervjuas för att kunna ge viktig kunskap och information i arbetet med att utveckla personalpolitiken och attraktiviteten som arbetsgivare.

Samverkansavtalen upplevs till delar fungera bra. I intervjuerna framkommer att ärende-beredningen behöver bli bättre utifrån medbestämmandeperspektivet. Uppfattningen finns att medarbetarna i större utsträckning kan användas som en resurs i verksamhets-utvecklingen. Det förekommer att viktiga ärenden tas upp med dålig framförhållning, vil-ket kan leda till förhandlingar vid sidan om avtalet. T f personalchef framhåller i

sam-manhanget att rutinerna sedan maj månad är sådana att utskick av kallelse och underlag skickas ut en vecka i förväg.

Kommunens personalklubb, som administreras av personalavdelningen, lyfts av många fram som ett bra exempel för personalens trivsel. Inom ramen för personalklubben arran-geras personalfester och kulturaktiviteter. Vidare erhålls rabatter på gymkort. Även triv-selpengen för personalaktiviteter ute i kommunens verksamheter uppges som en positiv och viktig del.

En generell synpunkt som framkommer i intervjuerna är att de personalpolitiska frågorna behöver inriktas på att bygga stolthet för det viktiga arbete som medarbetarna utför. Att goda exempel lyfts fram, och att dessa exempel därigenom bidrar till utveckling.

2.3.2. Bedömning

Vi bedömer att nuvarande policydokuments styreffekt är begränsad, men att personal-handboken till delar ger ett stöd för kvalitetssäkrad hantering av processer som rehabilite-ring. Vidare att genomförd granskning ger besked om att det finns rutiner för att genom-föra löneprocesser, medarbetar- och lönesamtal.

Vi bedömer utifrån nuvarande dokument att en kommungemensam grund för medarbe-tar- och lönesamtal behöver utvecklas. Samtalen är årligen återkommande strukturerade dialoger, där det är viktigt att säkerställa en gemensam modell i hela kommunorganisat-ionen. Utifrån den gemensamma grunden görs erforderliga verksamhetsanpassningar.

Vi anser vidare, med intervjuerna som grund, att fokus behöver öka avseende hälsofräm-jande och förebyggande insatser. Detta kopplat till utvecklingen av sjukfrånvaron.

Vidare behöver beslut fattas om en ny jämställdhetsplan utifrån gällande lagstiftning.

Vi anser att chefs- och medarbetarintroduktion behöver säkerställas genom centrala di-rektiv och checklistor. I samband med detta sker en introduktion i de viktigaste styrdo-kumenten inom det personalpolitiska området. Vidare behöver kommunens ledarutveckl-ing och aktiviteter tydligare kopplas till kommunens styrdokument.

Vi rekommenderar att mer övergripande strategier utarbetas vad avser framtida personal-och kompetensförsörjning, där strategierna föregås av en inventering av kritiska nuläges-faktorer i den egna organisationen och påverkande omvärldsnuläges-faktorer. Sådana strategier är starkt kopplade till ett övergripande personalpolitiskt program och arbete med frågor som

”attraktiv arbetsgivare”.

Vi rekommenderar också att det som stöd upprättas en kommungemensam planering för de viktigaste processerna inom personalområdet som löper under året.

Som framgår av iakttagelserna pågår eller återfinns mycket av ovanstående bedömningar om behov av utveckling i den arbetsplanering som personalavdelningen har upprättat.

Kopplat till det behov som framkommer om ett ökat nära ledarskap rekommenderas att en inventering och avvägning genomförs av antalet anställda per chef selektivt kopplat till medarbetarnas arbetsuppgifter och fysiska placering.

I dokument Granskning av personalpolitiken. Borgholms kommun (sidor 8-12)