Beredningens samlade slutsatser och förslag

Ägarberedningen vill lyfta fram följande delar utifrån sin genomgång med IT-c kring den Digitala Agendan:

Regional Samordning

I samband med regionbildningen läggs en stor del av ansvaret för att uppföljningen och att driva frågorna framåt på regionen. För att möta detta krävs det resurser och även ett tydligt mandat kring regional IT-utveckling bla för genomförandet av CeHiS-handlingsplan för eHälsa. Betydande samordningsvinster finns sannolikt inom områden där samma saker görs inom kommuner och landsting, t. ex. hanteringen kring ”IT-arbetsplatser”.

Ägarberedningen föreslår att det skapas förutsättningar för strategisk samordning inom Region Östergötland. Detta för att samordna Digitala Agenda med uppdrag att samordna regionala frågor kring e-tjänster ur invånarperspektiv samt initiera och driva samordningsfrågor kring regional IT-utveckling. För att uppnå detta krävs också att Regionen tar en aktiv och drivande roll i det nationella E-hälsoarbetet.

Fortsatt arbete med strukturerad vårddokumentation

Stora förändringar av arbetsätt är nödvändigt för att dra full nytta av digitalisering av

vårddokumentation. Socialstyrelsen pekar på i sin rapport ”Strukturerad vårddokumentation 2014” på nödvändigheten av stöd till verksamheten men också behovet av beslutsam styrning och att inte acceptera avvikelser. Viktigt är också att ha ett informatikperspektiv och att fastställa grundläggande informationsmodeller.

Ägarberedningen föreslår utökade satsningar på arbetet med strukturerad vårddokumentation speciellt med inriktning mot styrning och anpassat stöd till verksamheten baserat på Socialstyrelsens slutsatser.

Förbättringsarbete kring effektivt användarstöd

Användarstödet kan delas upp i två huvuddelar, dels hur organisation och det direkta stödet till användarna fungerar och dels det stöd i form av förenklingar och förbättringar i de system och tekniska plattformar som användaren möter som kan införas.

8 (11)

Ledningsstaben 2014-09-16

Peder Björn

Den första delen belyses i en revisionsrapport som är resultatet av den granskning som Landstingets revisorer beslutade att genomföra 2012 och som genomfördes av PwC. Det sammanfattande resultatet av denna uttrycks av PwC enligt följande ”Det finns en organisation för användarstöd och flera förbättringsarbeten pågår. Det finns dock inget tydligt fokus på användarstödet som visar om organisationen i sin helhet drivs framåt i önskad riktning. Utifrån detta anser vi att användarstödet har fått en undanskymd roll framförallt på verksamhetsnivå. Det behöver tydliggöras hur landstinget strategiskt ser på stödpersonernas ansvar och roller.”

En förstudie är påbörjad som ska beskriva ett framtida önskat läge vad gäller det verksamhetsnära användarstödet inom LiÖ.

När det gäller systemmässiga förbättringar som är identifierade kan nämnas ”Single Sign On”

dvs att samma inloggning/identifiering av användaren ska gälla för samtliga system som användaren behöver nå för att utföra sitt uppdrag, snabbare tider för inloggning och minimering av andra störningar i form av tex uppdateringar av system under arbetstid. En problembild är också det spridda äganden (och därmed ansvaret) för IT-system inom LiÖ då detta hämmar utveckling i form av konsolidering och utbyte av föråldrade system.

Användarnas krav på mobila lösningar är också en tydlig trend som rätt hanterade underlättar arbetet.

Ägarberedningen föreslår att åtgärder genomförs för att tydliggöra ansvar och uppdrag i enlighet med intentionerna i revisionsrapporten ” Stöd till användarna av IT-system i vårdverksamheter” och baserat på den pågående förstudien samt att arbetet med systemmässiga förbättringar intensifieras. Beredningen föreslår vidare att systemägande med tillhörande ansvar koncentreras till IT-verksamheten inom LiÖ, i nuläget IT-c och MTÖ

Utbildningsprogram för användarstöd och kunskap

Behov av utbildningsinsatser för att kunna tillgodogöra sig systemstödet finns. Det är viktigt att verksamheten prioriterar utbildning. Motstånd till förändringar kan ibland baseras på kunskapsklyftor som måste överbryggas. Exempel på viktiga baskunskaper som även är generella inom regionen (kommun- och landstingspersonal) är exempelvis kännedom om IT-säkerhet och kunskaper kring gemensamma system som tex Panorama, NPÖ och stödsystem för gemensam vårdplanering. Användningen av webbtidböcker är ett annat exempel där en gemensam kunskap är värdefull.

Ägarberedningen föreslår att kontinuerligt riktade utbildningsinsatser görs i större omfattning än idag, bl.a. i form av utbildningsprogram för användarstöd i samband med systeminförande och förändringar samt nödvändig individanpassad fortbildning.

För att träffa rätt med insatserna föreslås att IT-c får uppdraget att utreda nuläge och behov.

9 (11)

Ledningsstaben 2014-09-16

Peder Björn

Ökad användbarhet

Ett viktigt begrepp i samband med utveckling av system och lösningar är ”användbarhet”. Det finns idag vedertagna standards och principer för hur system ska byggas med avseende på användbarhet. I samband med framtagning av nya system och upphandlingar ska detta

specificeras. Då området är relativt nytt är ansvaret för detta i nuläget också otydlig. För att ett verktygs användbarhet ska komma hela verksamheten till del är det även viktigt att lyfta fram goda exempel på hur verksamheter har gjort för att få ut effekterna av att arbeta med

verktyget. Viktigt blir då att kunna ta hand om, sprida och standardisera utifrån dessa ”goda exempel”.

Ägarberedningen föreslår att ansvaret för området ”användbarhet” tydliggörs. Det är viktigt med gemensamma normer och ansvaret bör därför finnas hos IT-c. För att kunna hantera en standardisering av verksamhetsprocesser föreslås vidare ett tydliggörande av styrningen kring detta görs.

Hur väl använder LiÖ IT?

Beredningen konstaterar att det finns ett behov av att mäta och följa upp användningen av IT och göra jämförelser både över tid och mot andra organisationer. En årlig avstämning av några nyckeltal för jämförelse mellan landstingen görs idag inom ”SLIT-gruppen”.

Ägarberedningen föreslår att IT-c får ett uppdrag att ta fram lämpliga mätetal, nyckeltal och jämförelser med huvudfokus på nyttohemtagning vid intern IT-användning inom vårdverksamheten.

10 (11)

Ledningsstaben 2014-09-16

Peder Björn