Beredningsprocessen

3.2.1. Barn- och utbildningsnämnden

För att säkerställa att alla ärenden som ska tas upp håller sina tidramar finns en planeringslista som nämndsekreteraren inom barn- och utbildningsförvaltningen ansvarar för att hålla uppdaterad och aktuell. På denna lista finns samtliga ärenden som ska upp på sammanträden samt bevakningar på ärenden som ska

åter-rapporteras till nämnden.

Inför varje nämnd hålls ordförandeberedning där ordförande och ibland vice ordförande i nämnden deltar tillsammans med förvaltningschef, nämndsekreterare och ibland även tjänstemän från förvaltningen. Ordförandeberedning är en

beredning innan nämndens sammanträde och på dessa sammanträden gås ärendena på planeringslistan igenom. På ordförandeberedningen kan det komma upp nya ärenden som läggs till planeringslistan. Resultatet av

ordförande-beredningen är den föredragningslista som nämnden får till sig innan

sammanträdet. De intervjuade poängterar att det är nämndens ordförande som beslutar vilka ärenden på listan som ska upp till nämnden på kommande sammanträde, även om ärendena kommer som förslag från förvaltningen eller nämnden.

Efter ordförandeberedningen sker en tjänstemannaberedning som leds av

förvaltningschefen. Vid tjänstemannaberedningen deltar även nämndsekreterare samt tjänstemän från förvaltningen. Syftet är att säkerställa att de ärenden som ska upp till nämnden är beredda. Efter tjänstemannaberedningen sammanträder barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott (AU), ärendena bereds och skickas vidare till nämnden. Ibland kan förvaltningen få i uppdrag att komplettera något kring ett ärende innan nämndssammanträdet. Då sker även en kompletterande

tjänstemannaberedning innan nämndssammanträdet. Beslut i ärendena fattas sedan av nämnden och förvaltningen har i uppdrag att verkställa dessa beslut.

Genom granskningen framkommer att själva beredningsprocessen inte finns dokumenterad.

Det finns mallar för skrivelser, hur de ska vara utformade och vilken layout som gäller. De mallar som finns används, enligt de intervjuade, uteslutande för alla ärenden och offentlig kommunikation. Om tjänstemännen behöver stöd vid utformandet av en skrivning kan de vända sig till nämndsekreteraren eller

kommunkansliets avdelningschef. I de allra flesta fall är det förvaltningschefen som skriver under skrivelserna.

De intervjuade uppger att kvalitén på tjänsteskrivelserna överlag är bra och att förvaltningschefen är den som kvalitetsgranskar skrivelserna innan de går till nämnden. Vidare lyfts det fram att det är av vikt att skrivelserna innehåller relevant fakta, ett tydligt motiv samt att de är välskrivna. Genom intervjuerna framkommer att tjänsteskrivelser hellre skickas tillbaka till berörd tjänsteman än till nämnden om kvalitén inte är tillräcklig. Tjänsteskrivelserna innehåller som regel förslag till beslut, om det inte rör exempelvis information eller rapportering från

verksamheten.

Granskningen visar att handläggningstiderna för ett ärende ofta varierar mellan två veckor och två månader, beroende på ärendets art, komplexitet och hur skyndsamt det ska hanteras av nämnden. Det finns inget system som signalerar när tidsfristen för ett ärendes handläggning håller på att ta slut utan det är något som

nämndsekreteraren bevakar manuellt, vilket uppges fungera bra.

Av den enkät (se Bilaga 1) som skickats ut till samtliga ordinarie ledamöter samt ersättare i barn- och utbildningsnämnden framgår att sju av de nio som svarat anser att ärendena är tillräckligt utredda innan de lämnas till nämnden för beslut. Sju av de nio som svarat anser även att kvaliteten på beslutsunderlagen motsvarar

förväntningarna. Samtliga nio svarande anser att de får beslutsunderlagen i tid för att hinna sätta sig in i ärendena på ett tillräckligt sätt och att de är nöjda med omfattningen på utskickade kallelser.

Vidare framgår av intervjuerna att beredningsprocessen överlag fungerar riktigt bra, men att det kan finnas utmaningar att hinna med att handlägga och skicka ut ärenden i tid under budgetprocessen. I vanliga fall får ledamöterna underlag inför sammanträdena en vecka innan själva sammanträdet. Enligt de intervjuade kan det i ett fåtal fall vara så att nämnden får kompletterande underlag från arbetsutskottet direkt på bordet vid nämndssammanträdet. Om handlingarna till ett ärende inte är färdiga vid utskicksdatumet så skickas kompletterande handlingar ut vid ett senare tillfälle innan sammanträdet.

Bedömning

Vår bedömning är att barn- och utbildningsnämnden har tillfredställande rutiner för sin ärendeberedning så att handläggningstider hålls på en rimlig nivå och att beredningen kan ske på ett kvalitativt och effektivt sätt.

3.2.2. Kommunstyrelsen

De ärenden som inkommer till kommunstyrelsen diarieförs av DHC eller av kommunsekreterarna. Om det är givet att ett ärende inte ska till kommunstyrelsen förs en dialog med kommunchef eller vice kommunchef och ärendet besvaras direkt eller skickas vidare till berörd nämnd. De ärenden som tillhör kommunstyrelsen hanteras först av tjänstemannaberedningen där en eller båda kommuncheferna deltar tillsammans med kommunsekreterare, ekonomichef och personalchef. I tjänstemannabredningen hanteras de ärenden som inkommit. Exempelvis avgörs om ärendet kan hanteras inom delegationen eller om det ska upp till politiken. De flesta ärenden som inkommer går vidare till den politiska beredningen och där deltar samma tjänstemän som på tjänstemannaberedningen samt ordförande och vice ordförande i kommunstyrelsen. Genom intervjuerna lyfts fram att ordförande leder beredningsarbetet och sätter dagordningen samt avgör om ett ärende ska gå vidare till kommunstyrelsen. Efter politikerberedningen träffas kommunstyrelsens arbetsutskott för att bereda ärendena vidare inför styrelsens sammanträde. Även politisk beredning i partigrupperna sker avseende en del ärenden innan

sammanträdet. Genom de intervjuer som genomförts framgår att beredningsprocessen är väl inarbetad. Beredningsprocessen finns även

dokumenterad i ett flödesschema. Något som kan förbättras enligt de intervjuade är att de som ska leverera material till kommunsekreteraren gör det i god tid, så att denne inte får allt under sista dagen.

Samtliga ärenden skrivs in i diariet, liksom bevakningsdatum och vilket datum de ska behandlas politiskt. När något händer i ett ärende, till exempel att det

inkommer ett yttrande så för en av kommunsekreterarna in det i diariet. Genom diariet hamnar de ärenden som ska upp till nämnden ett visst datum automatiskt på en lista över ärenden som ska hanteras på det sammanträdet. Kommunsekreteraren kan således gå in och titta på alla ärenden som ska upp på ett visst sammanträde samt skicka påminnelser till berörda tjänstemän som handlägger ett ärende.

Överlag anser kommunsekreterarna att de får ärenden i tid men att det kan dra ut på tiden vid hög arbetsbelastning hos tjänstemännen.

Av granskningen framgår att de intervjuade upplever att kvalitén på

tjänsteskrivelserna överlag är god. Vid behov skickas tjänsteskrivelserna tillbaka till berörd tjänsteman för komplettering. Det uppges vara av vikt att tjänsteskrivelserna håller en god kvalitet och det finns en mall på kommunens intranät för hur

tjänsteskrivelser ska se ut. Tjänsteskrivelserna innehåller, enligt uppgift, inte alltid förslag till beslut, speciellt inte om ärendet rör en känslig politisk fråga. Någon av kommuncheferna skriver alltid under tjänsteskrivelserna. Vem av dem som skriver under beror på kommunchefernas ansvarsfördelning.

Av den enkät (se Bilaga 1) som skickats ut till samtliga ordinarie ledamöter samt ersättare i kommunstyrelsen, framgår att åtta av de tretton som svarat på enkäten anser att ärendena är tillräcklig utredda av förvaltningen innan de lämnas till styrelsen för beslut. Sju av tretton anser att kvaliteten på beslutsunderlagen motsvarar förväntningarna. Vidare anser åtta av tretton att de får

besluts-underlagen i tid för att hinna sätta sig in i ärendena och elva av tretton är nöjda med

omfattningen av utskickade kallelser. Genom enkäten lyftes det även fram som positivt att handlingarna nu finns elektroniskt.

Granskningen visar att politikerna endast i undantagsfall får handlingar direkt vid sittande möte. Det uppges vara tydligt uttalat att handlingar ska komma

ledamöterna och ersättarna tillhanda i god tid innan sammanträdet. De gånger det händer uppges det vara för att ett politiskt beslut måste fattats snarast. Som regel går handlingar ut en vecka innan mötet, kompletterande handlingar kan skickas ut något senare.

Bedömning

Vår bedömning är att kommunstyrelsen har tillfredställande rutiner för sin ärendeberedning så att handläggningstider hålls på en rimlig nivå och att beredningen kan ske på ett kvalitativt och effektivt sätt.

3.2.3. Miljö- och byggnämnden

När ett ärende inkommit till miljö- och byggnämnden diarieförs det i rätt diarium och sedan görs en bedömning om det är något som ska upp till nämnden eller ej. En del ärenden kan hanteras inom delegationen och besvaras direkt av tjänstemän, andra sorteras ut till den tjänsteman som ska handlägga ärendet. De ärenden som ska gå vidare till politiken hanteras på tjänstemannaberedning två veckor före nämndsammanträde. Förvaltningschefen kallar till tjänstemannaberedning, och alla som har ärenden som ska upp till nämnden samt chefer inom förvaltningen och andra från förvaltningen som är intresserade deltar. Förvaltningschefen bedömer om ett ärende ska upp till nämnden eller om det ska beredas ytterligare. Därefter tar arbetet vid med att färdigställa ärendet inför presidieberedningen.

Vid presidieberedningen, som sker en vecka innan nämndssammanträdet, deltar ordförande och vice ordförande i nämnden, nämndsekreterare, avdelningschefer och förvaltningschef. Respektive chef föredrar ärendena från sin avdelning och handläggare kallas in vid behov. På presidieberedningen diskuteras ärendena och sedan finns en kort tid för justering innan handlingarna går till nämnden.

Beredningsprocessen finns även dokumenterad i en rutinbeskrivning.

Handlingarna skickas ut en vecka innan nämndssammanträdet, framförallt digitalt via Netpublicator eller på ett USB-minne till ledamöterna. Ibland kan ledamöterna få kompletterande handlingar närmare mötet. Dock framgår genom intervjuerna att det är tydligt uttalat att ledamöterna inte ska få handlingar vid sittande bord. Detta uppges fungera överlag, men innebär ibland att medborgare och andra får vänta längre tid än nödvändigt på svar från nämnden.

Genom de intervjuer som genomförts framgår att en stor del av de ärenden som kommer till nämnden är lagstyrd myndighetsutövning. Till exempel är

bygglovsärenden styrda genom handläggningstider och planer av olika slag följer en process som innebär att de måste upp till beslut i nämnden när de är färdigställda.

De intervjuade lyfter fram att detta inte ger ordförande särskilt mycket utrymme för prioriteringar. När det gäller mer allmänna ärenden är det dock alltid ordförande som beslutar om ett ärende ska upp till nämnden och i så fall när. Det uppges vara tydligt att det är ordförande som äger dagordningen inför sammanträdena.

Granskningen visar att det finns rutiner för hur tjänsteskrivelser ska skrivas inom miljö- och byggförvaltningen. Vidare visar intervjuerna att det finns ytterligare behov av rutiner kring just skrivelser för att underlätta för nyanställda inom förvaltningen. Om en tjänsteskrivelse inte håller tillräckligt hög kvalité så skickas det tillbaka till berörd handläggare för ändringar eller kompletteringar. Av

intervjuerna framgår att det tidigare gått upp skrivelser till nämnden som varit nog så hårda och då har ordförande påpekat det och gett förvaltningen i uppdrag att arbeta med sina formuleringar. De intervjuade upplever att kvalitén på skrivelserna blivit bättre och att det är berörd avdelningschefs ansvar att inget med undermålig kvalité kommer till nämnden. Berörd avdelningschef och förvaltningschefen

ansvarar för att skriva under skrivelserna. Vidare lyfts fram att tjänsteskrivelserna i stort sett alltid innehåller ett förslag till beslut.

Det finns inget system inom miljö- och byggförvaltningen som signalerar att ett ärende ska in till nämndsekreteraren inför utskick till beredning eller sammanträde.

Det uppges vara varje handläggare och chefs ansvar att hålla koll på när ett ärende ska hanteras och skicka in handlingar i tid till nämndssekreteraren. Genom

intervjuerna lyfts fram att majoriteten av alla handlingar från tjänstemännen inkommer i tid. Förvaltningschefen för även en egen lista över vilka ärenden som ska upp på kommande nämndssammanträden och påminner berörda

avdelningschefer vid behov.

Av den enkät (se Bilaga 1) som skickats ut till samtliga ordinarie ledamöter samt ersättare i miljö- och byggnämnden, framgår att sju av de tretton som svarat på enkäten anser att ärendena är tillräcklig utredda av förvaltningen innan de lämnas till styrelsen för beslut. Sex av tretton anser att kvaliteten på beslutsunderlagen motsvarar förväntningarna, två anser att de inte gör det medan fem har svarat ”vet ej”. Vidare anser nio av tretton att de får beslutsunderlagen i tid för att hinna sätta sig in i ärendena och elva av tretton är nöjda med omfattningen av utskickade kallelser. Genom enkäten lyftes det även fram det har hänt att ärenden inte varit tillräcklig utredda för att beslut ska kunna tas i nämnden.

Bedömning

Vår bedömning är att miljö- och byggnämnden till stor del har tillfredställande rutiner för sin ärendeberedning så att handläggningstider hålls på en rimlig nivå och att beredningen kan ske på ett kvalitativt och effektivt sätt. Dock är vår bedömning att nämnden bör säkerställa att de rutiner som finns inom området är tillräckliga.