Beslutfattningsprocessen för konsulter

Enligt respondenterna anlitas dem för ett behov eller önskemål som en beställare har.

Konsulternas ansvar är då att se till att dessa behov och önskemål blir utförbara, konsultens arbete är alltså att planera och räkna på olika lösningar som är aktuella för beställaren.

Konsulternas beställare i ROT-arbeten kan både vara fastighetsförvaltare och entreprenörer, enligt Adam kan konsultens arbetsuppgifter variera beroende på vilken typ av beställare det är, mer specifikt vilken entreprenadform är. Enligt honom beror konsultens inflytande på om det är en totalentreprenad eller en generalentreprenad, i en generalentreprenad brukar konsulten vara med i utredningsprocessen. I de fallen där konsulten är med i utredningsprocessen är inflytandet högre, i dessa fall kan konsulterna bruka sin expertis i högre nivå samt föreslå mer optimala lösningar för beställaren. När det är en totalentreprenad, det vill säga när en entreprenör är beställaren, har konsulten oftast inte lika högt inflytande. I dessa fall är lösningsförslagen oftast bestämda och konsultens ansvar ligger i att till exempel projektera förslaget eller säkerställa att förslagen följer lagstyrda krav. Johan nämnde att konsultens fokus kan variera beroende på vilken beställare de har, detta eftersom de har olika fokusområden. Är det så att beställaren är en entreprenör ligger det oftast fokus på det ekonomiska, att finna ett billigt alternativ för entreprenören att i sin tur leverera produkten till sin beställare. När

fastighetsförvaltaren är beställare brukar fokus ligga på en kostnadseffektivisering övertid och inte enbart vid installation av förslagen.

”Det är ju ett anbudsförfarande. Antingen till en generalentreprenad men oftare på en totalentreprenad. Så att då är vår kund oftast entreprenören, om det ska göras utredningar först så e

ju vår kund snarare förvaltaren eller byggherren, ägaren av byggnaden.” - Adam

”Många gånger så tittar vi… när man sitter och projekterar en ombyggnad om det är en liksom en större byggnad och att man har en konsultgrupp som projekterar, nu har vi ju mest prata om lite enklare åtgärder, men när man har en konsultgrupp som sitter och projekterar så är det ju ofta en totalentreprenad så det är totalentreprenören som har handlat upp konsultgruppen och dom har gjort

en ingångskalkyl där dom värnar entreprenören” – Johan

Konsultens beslut är till för att skapa värde för sina beställare, eftersom det är en fråga om vad beställaren värdesätter. Dessa ROT-projekt skapar olika värden för de inblandade aktörerna och eftersom konsulterna är anställda för sin domänkunskap kan målsättningarna variera beroende på beställaren. Tre av respondenterna yrkar på att det vid en totalentreprenad handlar om kostnadsbesparingar och att entreprenören endast är intresserad av vinst. Enligt Johan kan entreprenörer välja bort mer långsiktiga byggnadsdelar med högre kvalité på grund av kostnaden, detta leder till en sämre produkt för entreprenörens beställare. Adam beskriver att entreprenören försöker göra så lite som möjligt i projekten för att kunna maximera sina vinster, av denna anledning är entreprenörer mer benägna att föreslå billigare och enklare lösningar till sina beställare. Gustav anser också att entreprenörer erbjuder billigare priser till sina beställare i vetskapen om att de kommer att tjäna ytterligare på ÄTA-arbeten. Som tidigare nämnt söker fastighetsförvaltarna lösningar som är långsiktiga och billiga övertid. Då kan konsulterna föreslå åtgärder som till exempel sänker driftkostnader eller är enkla att hantera. Gustav nämner att han ofta tänker på den ekonomiska hållbarheten för sina beställare. Han nämner att han helst föreslår utbytbara produkter vilket gynnar beställaren, utbytbara pumpar och dylikt. Detta underlättar för beställaren eftersom det är tillgängligt för dem att byta ut produkterna, på så sätt kan beställaren spara pengar. Utifrån respondentsvaren visar det sig vara gynnsamt för fastighetsförvaltarna med en utförandeentreprenad där konsulten kan nyttja sin kunskap på ett mer utförligt sätt.

”Ja det gör det ju, det är ju ändå beställaren som kommer få bekosta entreprenaden… men man får ju ändå ge dem ett så bra beslutsunderlag som möjligt och där tycker jag att det är rätt bra att det

kommer in en konsult mellan beställaren och entreprenören. Man får titta på alternativen och diskutera igenom det lite mer än om man bara ringer in en entreprenör helt enkelt” - Johan

”Men om du bara säger till entreprenören, kan du bara fixa det här, då kommer de att välja den lösningen som han trivs bäst med, som hans gubbar kan, som han tjänar bäst med pengar på.” -

Johan

”men om vi investerar i det här kan ni få… då får ni ökade intäkter, det är sånt som entreprenören inte bryr sig om, de få ju en peng för att genomföra någonting.” – Adam

När respondenterna blev tillfrågade hur de fattar beslut och vad som ligger i grund för besluten var svaren varierande. En gemensam konsensus som hittades bland respondenterna är att det är projektspecifikt, beroende på vad som behöver åtgärdas varierar variablerna som behöver tas i åtanke. Liknande svar presenterades av både Johan och Emil, den första delen av beslutfattningsprocessen för dem var att utreda den byggnadsdel som ska åtgärdas. I denna process samlar konsulterna nödvändig information vilket i sin tur hjälper dem att få en helhetsbild, på detta sett vet konsulterna vad de ska beakta. Denna information kan samlas in genom relationshandlingar för fastigheter, alternativt okulära och tekniska besiktningar. Den information som samlas in står som grund för lösningsförslagen som sedan presenteras för beställaren. Emil nämnde att han som konstruktör tänker på att åtgärderna han framför till sin beställare ska vara ekonomiskt försvarbara, säkra att bygga samt vara möjliga att bygga. Han yrkar även på att det är viktigt att beakta ekonomin då det är fastighetsförvaltarna som bekostar hela projektet.

”Både på vad är åtgärdsbehoven… vad är behoven liksom? Hur skadad är det? Men också orsaken?

Vad är nästa steg? Vad ska vi göra åt det? Och många gånger låter man entreprenören föreslå åtgärd." – Johan

”Utan beslutsvägen är att beställaren har ett grundläggande önskemål, en idé om vad man vill göra.

Sen tar vi dom idéerna och så tar varje konsult o tittar på dom här… och bollar runt ”Vad är problemen? Vad är utmaningarna? och vad är möjligt?” kopplat till dom här ursprungsidéerna som

finns, ”Vad har vi för kollisioner mellan de olika disciplinerna här” och ”finns det nånting här som gör att beställaren måste göra avkall på sina önskemål”.” - Emil

Under intervjuerna diskuterade Adam och Johan nödvändigheten för ROT-projekt, de hade åsikter kring vilka åtgärder som var nödvändiga och inte. Adam ansåg att ett nödvändigt tillfälle för ROT-arbeten var när byggnadsdelar är nära eller har nått sin ekonomiska eller tekniska livslängd. Johan ansåg också att ROT-arbeten bör utföras vid skador av byggnadsdelar. Han tyckte också att åtgärder bör utföras ifall hyresgäster anmäler felen och till fastighetsägaren.

Johan uttryckte också att fastighetsförvaltarna inte enbart ska följa en underhållsplan utan att de ska säkerställa att byggnadsdelarna har nått slutet av deras livscykel innan de byts ut. Ett exempel på mindre nödvändiga åtgärder som Adam uttryckte var att en ombyggnad inte bör vara aktuell ifall fastighetsägarna redan har outhyrda lokaler. I dessa fall kan fastighetsägarna erbjuda deras kund en annan lokal i stället för att spendera resurser på en ombyggnad. Johan uttryckte att estetiska åtgärder inte ska vara en prioritet, dessa åtgärder är något som kan ske i samband med större åtgärder i byggnader. Det är mer kostnadseffektivt samt hållbart att jobba på så sätt.

”Jag skulle vilja att alla underhållsplaner ska vara som toaletterna på McDonalds. Att man faktiskt får gå runt och säga att ”ja jag har kollat på stuprören och ja vattnet rinner igenom dem” och så får

man skriva i dem.” - Johan

Beslutfattningsprocessen för konsulter genomsyras av kompromisser mellan disciplinerna.

Adam beskriver byggnadsingenjörerna som experter inom sina respektive områden, alla anlitade konsulter har en egen del att arbeta inom samt utreda. Ansvaret i projekten delas alltså

upp bland de olika aktörerna för att säkerställa en byggnation som fungerar byggtekniskt. Lars uttalade sig om hur de olika disciplinerna också är beroende av varandra för att lyckas uppnå beställarens krav. Exemplet som han beskriver är att han som VVS-konsult inte kan sänka värmeförbrukningen om inte klimatskalet runt byggnaden är tillräckligt tät. Emil beskriver hur konsulter hela tiden behöver anpassa sig till varandra för att nå en gemensam lösning som passar alla konsulter. Exemplet han beskrev var att om en ventilationskonsult behöver borra hål i en betongvägg för att göra plats för ventilationskanaler. Han beskriver att den optimala lösningen för ventilationskonsulten, vilket skulle vara mest kostnadseffektivt och bäst fungerande, inte är möjlig eftersom det kan äventyra byggnadens stadga. Båda konsulter måste därför kompromissa sina optimala lösningar för att uppnå bra resultat för båda discipliner. Genom dessa kompromisser bygger entreprenörerna en byggnad som funkar bra i helhet. De lösningar som anses vara optimala utav konsulten kan även vara olämplig för fastighetsägarna på grund av ekonomiska anledningar. Lars beskriver att han kan rekommendera de lösningarna som han anser vara mest lämpliga ur prestanda och miljöperspektiv men att det inte alltid är ekonomiskt genomförbart. Därför väljer han att även rekommendera mindre optimala lösningar som passar beställarens budget bättre.

”Asså för att säga till att man vill minska värmeförbrukningen, oftast kan det ju vara, ja men det är en vägg som är tunn eller fönster som är dåligt och då hamnar det inte på VVS utan då är det på bygg,

liksom att åtgärda ett bygge eller bygga ett bättre klimatskal kring byggnaden." - Lars

”Där måste ibland vi som konsulter ta vissa omvägar till exempel jag som konstruktör, jag vill ju helst att man ger tusan i att borra hål i en enda bärande betongvägg. Det är klart jag vill det, jag tycker att betongväggarna är bra där dom står, men ibland måste jag ju göra avkall på det och säga ”A men det

är okej om du går igenom med din ventilationskanal här men då måste vi stötta upp lite förstärkningsstål här eller hitta på någonting annat”.” - Emil

Fyra utav respondenterna nämnde att en faktor som försvårar beslutsfattning var en brist på relationshandlingar. Detta försvårar arbetet för konsulter då de inte med säkerhet kan veta hur byggnaden eller installationerna är uppbyggda. Emil nämner i sin intervju att byggnader från tidigt 1900-tal har mer omfattande relationshandlingar än byggnader från 90-talet och framåt.

Denna brist på underlag leder till ökad osäkerhet i beslut. I andra fall har ombyggnationer utförts utan att ritningar uppdateras enligt ändringen, detta kan försena arbetet då konsulterna måste utreda ytterligare och ännu en gång planera utförandet av åtgärden. Emil fortsätter med att bristen på relationshandlingar leder till att han inte kan utföra en säkrare bedömning än vad en snickare kan göra, därför utförs ytterligare tester som annars hade kunnat undvikas. Johan sade i sin intervju att bristen på underlag ofta leder till att han får lita på sin egen erfarenhet och gissa. Emil var väldigt tydlig med att ROT-projekt är väldigt svåra att strukturera upp, enligt honom går det knappast att planera dessa projekt. Förklaringen till detta var att konsulten sällan vet hur byggnaden ser ut och att nya hinder hittas hela tiden. Han fortsätter med att beskriva att ROT-projekten kan planeras i helhet men att det näst intill aldrig går att planera i detalj. Alla fyra av respondenterna kände att det behövs ett bättre system för hantering av relations-handlingar, alternativt att beställare lär sig att uppskatta värdet av relationshandlingarna. Lars uttryckte att beställare även bör sätta krav för entreprenören att uppdatera ritningarna så att

framtida ROT-arbeten får ett tydligare beslutsunderlag. Johan uttryckte även att osäkerheter från konsulten kan leda till att åtgärdsförslagen blir mer omfattande eftersom vissa konsulter möjligtvis känner sig mer trygga med att byta ut byggnadsdelar i stället för att försöka åtgärda de befintliga. På detta sätt kan konsulten säkerställa att jobbet blir bättre utfört och mer långsiktigt.

”Men det är jätteofta, jag har varit med om nu en ombyggnad nere på stan ett stort kvarter, och det finns knappt ritningar och det är jättemycket rörsystem, men det finns knappt ritningar, så hittar man ritningar och så ser man ”det här stämmer ju inte”. Här ligger det ett nytt rum, här är det liksom inte uppdaterat, att man inte gjort relationshandlingar. Då blir det ju svårt för… men om det inte stämmer med… ja då måste vi dit och inventera och kika på det och så först rita upp det befintliga och tänka

vad som skulle kunna… och sen rita upp hur det nya ska göras. Om vi hade haft schysst relationsunderlag så hade det räckt med markera lite sådär på ritningarna, att det här ska tas bort osv. Det tar ju liksom längre tid om man ska hinna inventera, men det finns relationsunderlag.” - Lars

”Eh… så att ja ”här hade man gjort en ombyggnad 5 år tidigare som ingen hade någon aning om”

man börjar riva i ytskikt och… eller i beklädnader och annat tills man att ”men här såg det inte alls ut som på ritning” eller ”det här såg inte alls ut som våra antaganden”.” – Emil

”men som han sa att ”i bästa fall så vet man när projektet har avslutats, vilken väg man har gått”.

Det är ett enda stort kaos genom hela projekten, dom här ombyggnadsprojekten, så är dom kantade av kaos och nya förutsättningar och nya utmaningar som poppar upp bakom varenda gipsskiva man plockar ner så dyker det upp nya förutsättningar och saker och ting är inte så som man har tänkt sig.”

- Emil

Emil och Gustav berättade i sina intervjuer att faktorer som underlättar beslutsfattningen för dem idag är programvaror och strukturerat arbete. Gustav som arbetar som projektledare tyckte att checklistor underlättade hans arbete eftersom det hjälpte honom att strukturera upp hans arbetsuppgifter. Han berättar att systemen han jobbar med inte är lika komplexa som systemen vilket används utav de tekniska konsulterna. De tekniska konsulterna måste arbeta i olika system beroende på beställarna eftersom det underlättar samarbetet. Emil kände att programvarorna underlättar hans arbete, utöver det berättade han att nya programvaror utvecklas och blir bättre vilket ytterligare kommer att underlätta beslutsfattandet och arbetet i framtiden.