Beslut
Teknik- och servicenämnden föreslår kommunfullmäktige besluta
1. att kommunen tar ut en administrativ avgift på 500 kr för genomförande av borgerliga vigslar för kommunmedborgare,
2. att kommunen tar ut en administrativ avgift på 1 000 kr för
genomförande av borgerliga vigslar för personer som inte är medborgare i Strängnäs kommun,
3. att avgifterna ska gälla vigslar fr.o.m. 2016-05-01.
Beslutsgång
Ordförande Sixten Skullman (M) finner att det bara finns ett förslag och att detta blir teknik- och servicenämndens beslut.
Bakgrund
I Strängnäs kommun är anordnandet av borgerliga vigslar organiserat under teknik- och servicenämnden. Länsstyrelsen förordnar borgerliga vigselförrättare efter förslag från kommunerna. Under senare år har de borgerliga vigslarna ökat i antal och allt fler kommuner har därför valt att införa administrativa avgifter för att täcka kostnaderna som följer av att anordna vigslar.
Beredning
En del kommuner tar bara betalt av par som inte är skrivna i den egna
kommunen. Andra kommuner har olika avgifter för kommunmedborgare resp.
tillresta par. Exempel på kommuner med avgift för borgerlig vigsel (egna kommuninvånare/tillresta): Helsingborg (500 kr/1 000 kr),
Landskrona (500 kr/1 000 kr), Östersund (500 kr/960 kr), Gävle (500 kr/500 kr), Nynäshamn (0 kr/700 kr), Tyresö (0 kr/500 kr), Göteborg (500 kr/500 kr), Mölndal (625 kr/625 kr), Partille (800 kr/800 kr) och Ale (500 kr/500 kr). Trosa kommun har beslutat att börja ta ut en avgift på 1 000 kr för samtliga borgerliga vigslar fr.o.m. 2016-01-01. En borgerlig vigsel på Skansen kostar 6 000 kr, medan de tar en avgift på 900 kr/par när de arrangerar ”drop-in-vigslar” någon gång varje år. Att gifta sig inom Svenska Kyrkan är avgiftsfritt.
År 2006 genomfördes 65 borgerliga vigslar inom Strängnäs kommun, 15 av dessa vigslar gällde par som inte var kommunmedborgare.
År 2007 genomfördes 73 borgerliga vigslar inom Strängnäs kommun, 23 av dessa vigslar gällde par som inte var kommunmedborgare.
År 2012 genomfördes 124 borgerliga vigslar inom Strängnäs kommun, 39 av dessa vigslar gällde par som inte var kommunmedborgare.
År 2013 genomfördes 91 borgerliga vigslar inom Strängnäs kommun, 34 av dessa vigslar gällde par som inte var kommunmedborgare.
Forts TSN §157
År 2014 genomfördes 113 borgerliga vigslar inom Strängnäs kommun, 28 av dessa vigslar gällde par som inte var kommunmedborgare.
Under perioden januari-oktober i år genomfördes 79 borgerliga vigslar inom Strängnäs kommun, 20 av dessa vigslar gällde par som inte var
kommunmedborgare.
Kommunen har hittills bekostat lokaler och iordningställande av dessa i
kommunhuset resp. i Ekotemplet, tryck av vigselbevis, festdryck att skåla i efter vigseln (alkoholfri dryck av ciderkaraktär), kommunala vigselvittnen om inte paret har egna vittnen samt administrativt stöd gällande bokningen och samordningen runt vigseln vilket genomförs av personal inom
medborgarkontoret. För att täcka dessa kostnader föreslås att kommunen tar ut en administrativ avgift på 500 kronor för genomförandet av borgerliga vigslar då någon i paret är folkbokförd i Strängnäs kommun och 1 000 kr då inte någon i paret är folkbokförd inom Strängnäs kommun. Avgiften föreslås gälla vigslar fr.o.m. 2016-05-01.
I enlighet med Kommunallagen 8 kap 3 b § får kommuner och landsting ta ut avgifter för tjänster och nyttigheter som de tillhandahåller. Att genomföra
(administrera) borgerliga vigslar är en sådan nyttighet. Av Kommunallagen 8 kap 3 c § framgår att de kommunala avgifterna måste utgå ifrån
självkostnadsprincipen. I Strängnäs kommun gör vi bedömningen att våra kostnader för att administrera en vigsel är ca 500-1 000 kronor (lokal, kostnad för arbetsinsats, tryck mm). Ett brudpar kan välja att gifta sig borgerligt utan kommunens inblandning. Då slipper man betala avgiften men behöver istället ordna med allt arbete på egen hand, dvs. ta kontakt med en borgerlig
vigselförrättare, boka lokal och anordna hela arrangemanget.
Ekonomiska konsekvenser och finansiering för kommunen
Teknik- och servicenämnden har behov av att täcka sina administrativa kostnader i samband med anordnandet av borgerliga vigslar.
Uppföljning
Beslutet kräver inte någon särskild uppföljning.
Underlag
Några ytterligare handlingar i ärendet finns inte.
____________________
Beslutet skickas till KS/KF
KF:s beslut skickas till TSN och till länsstyrelsen
Internkontrollplan 2016
Beslut
Teknik- och servicenämnden beslutar
1. att fastställa förvaltningens förslag till internkontrollplan för år 2016.
Beslutsgång
Ordförande Sixten Skullman (M) finner att det bara finns ett förslag och att detta blir teknik- och servicenämndens beslut.
Bakgrund
Enligt Tillämpningsanvisningar för internkontroll, TSN 2015-03-24 § 36, dnr TSN/2015:136-012, ska nämnden inför varje nytt verksamhetsår besluta om en särskild plan för uppföljning av internkontrollen. Planens syfte är att se till att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt och att trygga nämndens interna kontroll. Internkontrollplanen är även till för att säkerställa att bland annat kommunfullmäktiges beslut följs, lagar och regler efterlevs, risker minimeras och en rättvisande redovisning säkras.
Beredning
Internkontrollplan 2016 för teknik- och servicenämnden är en reviderad version av planen som gället under år 2015. Eftersom kontrollerna av föregående års plan visar på flera avvikelser bedömer förvaltningen att särskild kontroll av samma punkter ska fortgå.
När det gäller uppföljningen av innevarande års plan har förvaltningen vidtagit åtgärder avseende rapporteringen av delegationsbeslut. Kontrollen över att delegationsbeslut anmäls har förbättrats genom nya rutiner. När det gäller anmälan av delegationsbeslut om schakttillstånd rapporteras dessa med start från oktober månad till nämnden vid varje sammanträde.
Ekonomiska konsekvenser och finansiering för kommunen Arbetet med internkontroll finansieras inom budget, som en del i löpande internkontrollsarbete och verksamhetsuppföljning.
Uppföljning
Internkontrollplanen följs upp i samband med delårsrapport och årsredovisning.
Underlag
Tjänsteutlåtande, 2015-11-20.
Förslag till internkontrollplan 2016, teknik- och servicenämnden.
____________________
TSN § 159 Dnr TSN/2015:669-004
Arkivbeskrivning med dokumenthanteringsplan för teknik- och servicenämnden
Beslut
Teknik- och servicenämnden beslutar
1. att fastställa förvaltningens förslag till arkivbeskrivning med dokumenthanteringsplan att gälla fr.o.m. 2016-01-01,
2. att gallra allmänna handlingar enligt föreslagen dokumenthanteringsplan.
Beslutsgång
Ordförande Sixten Skullman (M) finner att det bara finns ett förslag och att detta blir teknik- och servicenämndens beslut.
Bakgrund
Varje myndighet ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagens (1990:782) bestämmelser samt enligt kommunens arkivreglemente (dnr KS/2010:75-004).
Enligt arkivlagen 6 § 2 p ska varje myndighet upprätta dels en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat, dels en systematisk arkivförteckning
(dokumenthanteringsplan).
Syftet med arkivbeskrivningen är att ge allmänhet, förtroendevalda och tjänstemän en inledande orientering, för att den mer detaljerade dokumenthanteringsplanen ska bli användbar.
I arkivvården ingår även att myndigheten ska organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas, skydda och avgränsa arkivet samt verkställa föreskriven gallring i arkivet.
Beredning
Föregående arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan (TSN 2015-05-26
§ 69, dnr TSN/2015:79-004) har reviderats samt kompletterats med de enheter, som tidigare inte fanns upptagna i planen. Det gäller Enheten för inre service samt IT-enheten och deras handlingar. Tidsperioden för bevarande av handlingar i närarkivet, vilka ska levereras till kommunarkivet, föreslås förkortas från tio till fem år.
Gallringsråd utgivna av Sveriges kommuner och landsting och Riksarkivet har följts.
Föreslagen arkivbeskrivning med dokumenthanteringsplan har överlämnats till kommunarkivet för samråd. Kommunarkivet har därefter lämnat synpunkter på
Ekonomiska konsekvenser och finansiering för kommunen Beslutet inte innebär några extra kostnader för kommunen.
Uppföljning
Dokumenthanteringsplanen följs upp i det löpande arbetet.
Underlag
Tjänsteutlåtande, 2015-11-25.
Förslag till arkivbeskrivning med dokumenthanteringsplan för teknik- och servicenämnden.
____________________
Beslutet skickas till Kommunarkivet
TSN § 160