Ordn nr Sid
2016-11-01 Ersätter 2014-03-01
0-4-10 a 1 (3)
REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL
De paragrafer som har förändrats sedan 2014-03-01 är 8, 9, 11 och 12.
Syfte med reglementet 1 § Syfte
Syftet med intern kontroll är att säkra en effektiv förvaltning och undgå allvar- liga fel och skador.
Syftet med detta reglemente är att säkerställa att en tillfredsställande intern kontroll upprätthålls. Det innebär att det med rimlig grad av säkerhet ska säker-ställas att följande mål uppnås:
• Verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt.
• Tillförlitlig ekonomisk rapportering och information om verksamheten.
• Efterlevnaden av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. är tillfredsställande.
Ansvar och organisation av intern kontroll 2 § Kommunstyrelsen
Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en intern kontrollorganisation upprättas inom kommunen, samt ett ansvar för att se till att denna organisation kontinuerligt utvecklas utifrån kommunens behov av intern kontroll.
Kommunstyrelsen ska ta fram och besluta om förvaltningsövergripande anvis-ningar.
3 § Nämnderna
Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina respektive verksamhetsområden. Den enskilda nämnden har ansvar för att se till att den interna kontrollen organiseras samt att vid behov besluta om nämndspecifika regler och anvisningar för den interna kontrollen.
Detta gäller även kommunstyrelsen för dess egen förvaltning.
BOTKYRKA KOMMUN
4 § Förvaltningschefen
Inom nämndens verksamhetsområde ansvarar förvaltningschefen för att konkreta regler och anvisningar är utformade så att en god intern kontroll kan upprätthållas. I detta ansvar ligger att vederbörande ska ansvara för arbetet med att åstadkomma och upprätthålla en god intern kontroll.
Förvaltningschefen ska löpande rapportera till nämnden om hur den interna kontrollen fungerar.
5 § Övriga chefer
De ansvariga cheferna på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar om intern kontroll samt att informera övriga anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. Vidare har de att verka för att de anställda arbetar mot uppställda mål och att arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll.
6 § Övriga anställda
Övriga anställda är skyldiga att följa antagna anvisningar i sin arbetsutövning.
Styrning och uppföljning av intern kontroll 7 § Styrning och uppföljning av intern kontroll
Varje nämnd har en skyldighet att styra och följa upp den interna kontrollen inom nämndens verksamhetsområden. Nämnden ska som grund för sin styr- ning göra dokumenterade risk- och väsentlighetsbedömningar.
8 § Intern kontrollplan
Alla nämnder ska varje år, i samband med beslut om internbudget, anta en särskild plan för hur arbetet med den interna kontrollen ska bedrivas. För kommunstyrelsens övergripande ansvar ska planen antas i december för nästkommande år.
Föranleder uppföljningen av föregående års plan behov av justering av innevarande års interna kontrollplan kan en reviderad intern kontrollplan antas i samband med att nämnden beslutar om denna uppföljning.
BOTKYRKA KOMMUN Författningssamling
Ordn nr Sid
2016-11-01 Ersätter 2014-03-01
0-4-10 a 3 (3)
9 § Uppföljning av intern kontrollplan
Resultatet av uppföljningen ska, med utgångspunkt från antagen plan, beslutas av nämnden i samband med att nämnden beslutar om årsredo- visningen. Uppföljningen ska göras i den omfattning som fastställts i den interna kontrollplanen. I uppföljningen ska även resultatet av kommun- styrelsens övergripande granskning och som berör nämnden ingå.
10 § Brister i processer och rutiner
Brister i processer och rutiner ska omedelbart rapporteras till förvaltnings- chef, närmast överordnad eller den som nämnden utsett. Allvarligare brister ska utan dröjsmål även rapporteras till nämnd och kommunstyrelsen.
11 § Nämndens rapportskyldighet
Nämnden ska samtidigt med att årsredovisningen lämnas till kommun- styrelsen, rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen.
12 § Kommunstyrelsens skyldigheter
Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från egen granskning och nämn- dernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs, se till att sådana åtgärder genomförs av berörd nämnd. Rapporteringen ska beslutas av kommun- styrelsen i samband med beslut om årsredovisningen. Kommunstyrelsen ska även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala bolagen.
_____
BOTKYRKA KOMMUN
TILLÄMPNINGSANVISNINGAR TILL REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL De paragrafer som har förändrats sedan 2014-03-01 är 3 och 9.
1 §
Begreppet ”rimlig grad av säkerhet” innebär att kommunstyrelsen och nämnderna ska göra en avvägning mellan kontrollkostnad och kontrollnytta. Vid bedömning av kontrollnytta, ska inte endast ekonomiska faktorer vägas in utan även vikten av att upprätthålla förtroendet för verksamheten hos olika intressenter.
Målet ”ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet” innebär bl.a. att ha kon-troll över ekonomi, prestationer och kvalitet samt att säkerställa att fattade beslut verkställs och följs upp i förhållande till fastställd verksamhetsidé och mål.
Målet ”tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten” innebär att kommunstyrelsen, nämnderna samt övriga intressenter ska ha tillgång till rätt-visande räkenskaper. Därutöver ingår en ändamålsenlig och tillförlitlig redovisning av verksamhetens prestationer och kvalitet samt övrig relevant information om verksamheten och dess resursanvändning.
Målet ”efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer med mera” innefattar lagstiftning såväl som kommunens interna regelverk samt ingångna avtal med olika parter.
2 §
Kommunstyrelsen har enligt kommunallagen (KL) 6:1 och 6:3 ansvar för att leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter samt för att ha upp-sikt över övriga nämnders verksamhet. Denna uppupp-sikt innebär rätt att göra påpe-kanden, lämna råd och anvisningar samt, om det är nödvändigt, lämna förslag till kommunfullmäktige om förändringar.
3 §
Nämndernas ansvar för den interna kontrollen anges i KL 6:7 och 9:9. Det är alltid respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god intern kon-troll. I detta ansvar ligger att utifrån principerna för den interna kontrollen i kommu-nen, samt utifrån respektive nämnds förutsättningar, vid behov se till att regler och anvisningar för den egna interna kontrollen utfärdas. Det är viktigt att detta doku-menteras och beslutas av nämnden.
Varje nämnd ska ha en fastställd rutin för hur planering och rapportering av intern-kontrollarbetet ska gå till.
BOTKYRKA KOMMUN
Förvaltningschefen har det övergripande ansvaret för att det praktiska arbetet med intern kontroll fungerar.
Styrning och uppföljning av intern kontroll 7 §
Nämnden ska inom sin organisation tydliggöra ansvaret för den interna kontrollen och innebörden av denna. Nämnden ska också planera och prioritera arbetet med utveckling av rutiner för att stärka den interna kontrollen. Som grund för planering, prioritering och uppföljning av internkontrollarbetet ska en risk- och väsentlighets-analys göras.
8 §
Processer, rutiner och därtill hörande kontrollmoment ska väljas ut med utgångs-punkt från genomförd risk- och väsentlighetsbedömning. Omfattningen av denna plan måste diskuteras med utgångspunkt från den omfattning och volym som nämndens verksamhet har, och den risk- och väsentlighetsbedömning som har gjorts.
9 §
Genomförd uppföljning ska skriftligen rapporteras till nämnden oavsett utfall.
Rapporten ska innehålla omfattning av utförd uppföljning, utfallet och eventuellt vidtagna åtgärder. Rapporten ska också vid behov innehålla förslag på åtgärder för förbättringar.
Allt underlag som legat till grund för granskningen ska sparas på betryggande sätt.
Den granskning som utförts av kommunledningsförvaltningen och som ska ingå i uppföljningen till nämnderna ska senast den 31 oktober överlämnas till berörd förvaltning.
10 §
Syftet med att omedelbart rapportera brister är att man inom förvaltningen om- gående ska kunna vidta åtgärder för att komma till rätta med de brister som har uppmärksammats. Brister som noteras ska omedelbart bli föremål för utredning och dokumenteras.
_____
ORDFÖRANDEFÖRSLAG 1[4]
Kultur- och fritidsnämnden
2016-11-28 Dnr KOF/2016:9
Delegationsbeslut
Beslut
Kultur- och fritidsnämnden godkänner redovisningen av delegationsbeslu-ten.
Ärendet
Kultur- och fritidsnämnden har överlåtit sin beslutanderätt till ordförande och tjänstemän enligt kultur- och fritidsförvaltningens delegationsordning.
Beslut som har fattats med stöd av delegering ska anmälas till nämnden.
Verksamhetschefer
På delegation hos kulturchef Rani Kasapi, och i överenskommelse med styrgruppen för Kreativa Botkyrka, har kultur- och fritidsförvaltningen den 4 november beslutat att fördela 150 000 kronor ur Kreativa fonden till sju (7) mottagare och projekt:
Snö och systerskap
Mottagare: Föreningen Snö och systerskap. Projektledare Nina Wertholz, född 1983, yrkesverksam som projekthandläggare på Naturskyddsförening-en.
Projektaktivitet: Snö och systerskap syftar till att inspirera tjejer att upp-täcka friluftsliv och utmana normer. Detta genom att erbjuda en plattform för skidintresserade tjejer från norra Botkyrka där föreningen kombinerar skidåkning med systerskap och värdegrundbaserat arbete. En trygg arena som använder sig av skidåkningen som gemensamt intresse för att stärka tjejers självkänsla.
Tid: Våren 2017
Plats: Albys hjärta, Flottsbro skidanläggning m fl platser.
Målgrupp: Tjejer 16-25 år i norra Botkyrka Stödbelopp:50 000 kr
BOTKYRKA KOMMUN ORDFÖRANDEFÖRSLAG 2[4]
Kultur- och fritidsnämnden
2016-11-28 Dnr KOF/2016:9
Studieskeppet
Mottagare: Kimberly Cartes, född 1997. Student, och driftansvarig för kvinnogymmet i Fittja.
Projektaktivitet: Studieskeppet är en plattform för att stödja ungdomar i deras studier/utbildning. Studieskeppet erbjuder hjälp med studie- och pre-sentationsteknik samt planering av studier tre gånger i veckan. Målet är att hjälpa ungdomarna att finna studiemotivation för att de skall kunna för-verkliga sina mål.
Tid: Våren 2017 Plats: Albys hjärta
Målgrupp:15–25-åringar i norra Botkyrka Stödbelopp: 25 000 kr
Jag kan vara ett lejon
Mottagare: Emrah Sönmez, född 1985. Sociologistudent på Uppsala uni-versitet och forskningsassistent som specialiserar sig inom området migrat-ion från Turkiet till Sverige.
Projektaktivitet: Projektet handlar om att i nora Botkyrka förevisa och samtala om Sönmez dokumentärfilm om en Turkiettättad barnteatergrupp som startades i Fittja för 40 år sedan.
Tid: Hösten 2016
Plats: Mångkulturell centrum, Fittjaskolan m fl platser
Målgrupp: Allmänhet och grundskoleelever i Botkyrka kommun Stödbelopp:10 000 kr
Hand i hand i kapp
Mottagare: Raimo Sillanpää, född 1947. Pensionerad folkhögskollärare och författare.
Projektaktivitet: Projektet handlar om att publicera en diktsamling/poesibok om äldre multihandikappade som bor i Botkyrka. Högläsning av boken i bibliotek, föreningar samt boenden planeras. Syftet är att dels inspirera andra multihandikappade att skriva, men också för att dela histo-rier ur deras liv i diktform Att boken ska bidra till högläs-ning och läshögläs-ning av poesi, som en möjlig aktivitet för de multihandikappade som annars är hänvisade till mer ”pas-siva” aktiviteter.
Tid: Hösten 2016-våren 2017 Plats: Norra Botkyrka
Målgrupp: Allmänhet och äldre multihandikappade i Botkyrka
BOTKYRKA KOMMUN ORDFÖRANDEFÖRSLAG 3[4]
Kultur- och fritidsnämnden
2016-11-28 Dnr KOF/2016:9
Stödbelopp: 5 000 kr Musikhörnan
Mottagare: Dilshan Fernando, Musikhörnan
Projektaktivitet: Projektet handlar om att skapa en plattform med målet att upplyfta unga oetablerade artister från Botkyrka. Att hjälpa Botkyrkas unga musiktalanger och stödja de i deras konstnärskap men också ge kunskap i det professionella musikskapandets olika delar. Detta genom olika aktivite-ter så som musikevents, filmer, podcast och seminarier osv. Till exempel genom musikhörnans ”live sessions (akustiska mini-konserter) där de oeta-blerade artisterna ges en möjlighet att nätverka med etaoeta-blerade musikprofi-ler.
Tid: Hösten 2016 -Våren 2017
Plats Fanzingo i Alby, Musikhuset Norsborg
Målgrupp: Unga och unga vuxna i norra Botkyrka med musikintresse Stödbelopp: 25 000 kr
Läsjunta för män
Mottagare: Ambjörn Johansson född 1973. Biolog, högstadielärare och månskensbonde.
Projektaktivitet: Projektet handlar om att bilda en bok-klubb i syftet att öka läsandet hos män i varierande åldrar i Grödinge. Klubben ska diskutera mansrollen genom olika typer av litteratur för att skapa nya perspektiv och insikter.
Tid: Hösten 2016- våren 2017 Plats: Olberga skolan, Grödinge
Målgrupp: Män i all åldrar i Grödinge.
Stödbelopp: 10 000 kr
Ortens Julmarknad i Gula Villan
Mottagare: Albys föräldraförening. Grundades 2013 i syfte att skapa ett samarbete mellan föräldrar och förskolor/skolor i Alby.
Projektaktivitet: Att tillsammans med Boodla, barn och unga skapa en julmarknad av och för kreatörer i närområde.
Att bjuda in till ett (mestadels) utomhusevenemang mitt i vintern där tradition möter innovation och nyfikenhet. För-eningens främsta syfte är att skapa ett bra samarbete mellan föräldrar och förskola/skola genom till exempel aktiviteter lika denna.
Tid: december 2016 Plats: Gula villan
BOTKYRKA KOMMUN ORDFÖRANDEFÖRSLAG 4[4]
Kultur- och fritidsnämnden
2016-11-28 Dnr KOF/2016:9
Målgrupp: Allmänheten och familjer i Alby och Norra Botkyrka Stödbelopp: 25 000 kr
Beslut fattat av Roger Vintemar om bidrag till verksamhet för nyanlända.
Kultur-och fritidsnämnden beslutade (KOF/2016:87) den 18 april att fördela 500 tkr genom föreningsbidrag till projekt som arrangerar verksamhet för nyanlända. Utlysningen av dessa bidrag gjordes i maj månad och sista an-sökningsdag var sista september. Totalt inkom 11 ansökningar på totalt 329 623 kronor. Ansökningarna har handlagts samt dialog har förts med an-sökande. Samtliga ansökningar har godkänts och erhåller total summa på 329 623 kronor. Beslutsdatum 2016-11-22.
Beslut fattat av Roger Vintemar att utse Sophie Leksell till tillförordnad en-hetschef för Bad och Rackethall under perioden 2017-01-01 – 2017-04-30.
Beslutsdatum 2016-11-23.
Beslut fattat av Roger Vintemar om tillstånd att nyttja motionsspår vid täv-ling. Föreningen 24 h har ansökt om tillstånd att vid deras tävling den 21 maj 2017 nyttja det svartvita spåret för cyklister samt att använda två mc fö-rare som föråkare. De åtar sig att informera och varna andra brukare genom skyltar samt volontärer. Beslutsdatum 2016-11-22.
Drömdeg, bifall, Jack Strömberg, för Avtryck, en nycirkusföreställning om hur vi påverkas och påverkar andra under livet, 10 000 kr. Beslut fattat av Rani Kasapi 2016-10-25.
Beslut fattat av Andreas Dahlgren, tjfr Kultur- och fritidschef, att utse Roger Vintemar till tillförordnad kultur- och fritidschef under sin frånvaro, dock längst till 2016-11-06. Beslut fattat 2016-20-26.
Handläggare
Beslut om att Alby bibliotek håller stängt 11 november pga planeringsdag.
Beslut fattat av Marie Johansen 2016-11-07.
Beslut om ändrade öppettider för biblioteken i Hallunda, Fittja och Tumba 2016-12-06, pga fortbildning. Biblioteken öppnar kl. 11.00. Beslut fattat av Marie Johansen 2016-11-24.
Beslut om ändrade öppettider på biblioteken 2016-11-18. Pga fortbildningen håller biblioteken i Tullinge, Tumba och Alby stängt. Beslut fattat av Marie Johansen 2016-11-17.