Botkyrka Närradioförening

Allmänt 3.1.1.

Föreningen är ideell och är en s k paraplyorganisation till en annan ideell förening med namnet Radio Botkyrka 91,6, som registrerades 2011. Närradioföreningen, som bildades 1991, har sändningstillståndet och handhar de utgående betalningarna, medan den andra föreningen bland annat erhåller bidragen för FAS3 medarbetare från Arbetsförmedlingen. Bidragen m m lämnas sedan vidare till huvudföreningen, via överföringar. Granskad förenings räkenskapsår är kalenderår. Båda

före-ningarna har organisationsnummer.

Bidrags- och egenfinansiering 3.1.2.

De totala intäkterna för 2014, enligt redovisningen, uppgår till 282 060 kr.

Föreningen har erhållit kommunalt bidrag enligt nedanstående sammanställning.

Typ av bidrag Belopp i kr Kommentarer

Grundbidrag 30 000 Två utbetalningar

Övriga erhållna bidrag på 14 560 kr är från Arbetsförmedlingen (förstärkt särskilt anställningsstöd) och har förts över från Radio Botkyrka 91,6. Bidragen uppgår totalt till 44 560 kr. Egenfinansieringen, på totalt 237 500 kr, består av medlems-avgifter (500 kr) samt övriga ersättningar och intäkter (237 000 kr). Vad den sistnämnda posten består av framgår inte av redovisningen, eftersom det är fråga om ospecificerade överföringar från Radio Botkyrka 91,6. På denna förenings webbplats framgår att föreningen finansieras bland annat via medlemskap (fan club) och reklam. I och med detta blir nedanstående beräkning av egenfinansiering kontra bidragsfinansiering en uppskattning, där vi utgår från att övriga ersättningar och intäkter ingår i egenfinansieringen.

Föreningen har en egenfinansiering på 84 % och en bidragsfinansiering på 16 %.

De kommunala bidragen utgör 11 % av intäkterna.

Medlemsantal och –avgifter 3.1.3.

Medlemsantal ska registreras i kommunens webbaserade verksamhetssystem Interbook. Vi kan konstatera att föreningen inte har registrerat några sådana uppgifter för verksamhetsåret 2014, vilket är bakgrunden till att dessa uppgifter är streckade i nedanstående tabell. Uppgifterna om medlemsavgifterna är hämtade från föreningens ekonomiska redovisning för 2014.

Granskning av föreningar med kommunalt bidrag 2014

Augusti 2015

Botkyrka kommun 6 av 17

PwC

Medlemmar/avgifter Antal och kr

Totalt antal medlemmar _

-därav medlemmar under 20 år _

-därav flickor/kvinnor _

Totala medlemsavgifter i kr 500

Intäkt i kr per registrerad medlem _

Det medlemsregister som lämnats in för granskning består endast av namn och betalt belopp för 2014 (medlemsavgift 100 kr). Övriga uppgifter i form av födelse-uppgifter, adresser m m saknas. Medlemsförteckningen innehåller totalt sju med-lemmar, varav två anges vara stödmedlemmar. Förnamn och efternamn anges på stödmedlemmar, men endast förnamn på övriga medlemmar. Vidare finns angivet på medlemslistan ett föreningsmedlemskap på 500 kr.

Medlemsavgifter för 2014 redovisar i föreningens bokföring med 500 kr. Av

underlaget framgår att det är en ospecificerad överföring från Radio Botkyrka 91,6.

Detta i form av en ett föreningsmedlemskap. Av kommunens bidragsregler framgår att en bidragsberättigad förening ska ha en egen ekonomi som omfattar medlems-avgifter. Föreningen ska vidare ha minst tio medlemmar. Som medlem räknas vidare den som betalt den av föreningen fastställda medlemsavgiften för senast avslutat verksamhetsår.

Medlemsregistret håller en otillfredsställande standard och behöver kompletteras med person- och adressuppgifter för samtliga medlemmar. Vidare uppfyller inte föreningen minimikravet i kommunens bidragsregler kring ett medlemsantal på minst tio. Av inlämnade uppgifter framgår inte heller huruvida föreningen uppfyller kravet om att minst 51 % av föreningens medlemmar ska vara bosatta i Botkyrka.

Föreningen har inte heller registerat sitt medlemsantal i kommunens webbaserade system Interbook, vilket de är skyldiga att göra.

Kostnadsstruktur och verksamhetsvolym 3.1.4.

De totala kostnaderna för räkenskapsåret 2014, enligt redovisningen, uppgår till 287 884 kr. De största enskilda kostnadsposterna är följande:

 Övriga kostnader 116 047 kr¹ (40 %)

 Personalkostnader 40 845 kr (14 %)

 Hyra 34 200 kr (12 %)

 Datakommunikation 20 500 kr (7 %)

Föreningen har ingen egen lokal, utan hyr lokal av kommunen. Samhällsbyggnads-förvaltningen fakturerar föreningen månadsvis 2 850 kr inkl el på 417 kr.

1 Ersättning till STIM, mixerbord, mikrofoner m m samt olika administrativa kostnader. För att få en större överskådlighet och öka informationsvärdet i föreningens resultatrapport behöver dessa övriga kostnader delas upp på olika kostnadsslag. I dagsläget utgör övriga kostnader 40 % av föreningens totala kostnader under 2014.

Granskning av föreningar med kommunalt bidrag 2014

De totala lokalkostnaderna på 34 200 kr går tillbaka till kommunen i form av hyra av lokal. Detta kan ställas i relation till det totala föreningsbidraget på 30 000 kr.

Vi har tagit del av budgeten för 2014, som är svår att följa upp mot redovisningen.

Detta eftersom budgeten är totalt för både Botkyrka Närradioförening och Radio Botkyrka 91,6, medan redovisningen som granskats avser endast den förstnämnda föreningen.

Någon verksamhetsplan för 2014 har inte inlämnats för granskning. En sådan plan utgör ett viktigt underlag för den uppföljning av verksamheten som bör göras löpande i föreningen och slutgiltigt utvärderas i verksamhetsberättelsen för räkenskapsåret. Verksamhetsberättelsen för 2014 har inte heller lämnats in för granskning.

Föreningen är klassificerad av kommunen som en mötesplatsförening. Det förekommer ingen aktivitetsredovisning, t ex i form av närvarokort, eftersom föreningen vare sig söker eller erhåller något statligt lokalt aktivitetsstöd.

Bokföring 3.1.5.

Mindre ideella föreningar omfattas normalt inte av bokföringslagen. Detta under förutsättning att ingen näringsverksamhet bedrivs och att tillgångarna inte överstiger 1,5 mkr. Mot den bakgrunden har vi endast granskat föreningens bokföring utifrån vad som kan anses vara en godtagbar miniminivå, dvs att bokföringen är kronologisk (löpande bokfört efter datum med angivande av verifikationsnummer) och systematisk (bokfört på likvidkonto samt på kostnads- och/eller intäktskonto). Vidare har vi urvalsmässigt granskat att det finns

tillfredsställande underlag till bokföringsposterna.

Föreningen har en omslutning på 287 884 kr för verksamhetsåret 2014.

Bokföringen omfattar 217 verifikationer.

Nedan lämnas synpunkter kring standarden på föreningens bokföring:

 Bokföringen är IT-baserad och bedöms uppfylla de grundläggande kraven kring kronologi och systematik samt håller generellt en tillfredsställande standard.

 Bokföringen innehåller konton för periodisering av kostnader och intäkter, vilket bör innebära att årsresultatet i allt väsentligt är rättvisande. Detta under förutsättning att dessa konton används konsekvent över tid.

 Verifikationsmaterialet bedöms hålla en tillfredsställande standard, förutom att underlag saknas i verifikationsmaterialet i form av specifikationer kring av vad överföringarna avser för olika typer av intäkter.

Ett observandum i detta sammanhang är att vi inte fullt ut kan bedöma verk-samhetens totala bokföring och redovisning inkl eventuell bokföringsskyldighet, eftersom verksamheten är uppdelad på två ideella föreningar, varav en fungerar som en s k ”paraplyorganisation” för den andra föreningen.

Granskning av föreningar med kommunalt bidrag 2014

Augusti 2015

Botkyrka kommun 8 av 17

PwC

Vi har endast granskat den ena föreningens bokföring, vars intäktssida huvud-sakligen består av ospecificerade överföringar2. Den andra föreningen erhåller inga föreningsbidrag. Däremot har föreningen fått bidrag från kommunstyrelsen i samband med uppstarten inkl sändningar från kommunfullmäktigesammanträden, enligt ett treårigt avtal som gått ut. Föreningen har därför sökt och beviljats ett verksamhetsbidrag på 100 tkr av kommunstyrelsen 2015-06-08. För 2015 har föreningen även ansökt om sponsringsmedel, men inte beviljats några sådana medel.

Övrigt 3.1.6.

Ingen närmare granskning har skett av löne- och arvodeshanteringen i föreningen.

Vi kan dock konstatera att föreningen har en sådan hantering på grund av FAS3 medarbetare som delfinansieras via Arbetsförmedlingen. Resultatkonton finns i redovisningen för lön, arbetsgivaravgifter, löneskatt och gruppförsäkringspremier.

Föreningen har kundfordringar på totalt 130 000 kr, varav 1 000 kr av dessa reglerats under 2014. Utgående balans på kundfordringar är i och med detta 129 000 kr. I revisionsberättelsen för 2014 kommenteras att kundfordringarna, som uppstod i början av föreningens verksamhet, ännu inte har reglerats, trots att föreningen är i behov av dessa medel.

2 237 000 kr av totalt 282 060 kr består av ospecificerade överföringar, dvs 84 %.

Granskning av föreningar med kommunalt bidrag 2014