Budskap

Effektiv kommunikation har blivit en viktigare del då det sker allt snabbare förändringar i arbetet. Det krävs mer krav på flexibilitet och delade visioner där även den personliga kommunikationen har kommit att få en allt större roll (McLagan och Krembs 1997). McLagan och Krembs (1997) skriver att varje individ själv är ansvarig för hur makten och informationen används där det krävs att man kan bli tvungen att sträcka sig över sina rädslor

31

och emotionella hinder för att återuppbygga en tidigare relation och även organisationskulturen. En viktig del för företaget är just deras budskap som Dahlén och Lange (2003) uttrycker är den del där de skapar ett innehåll och form på det som de vill associera budskapet med.

Franzen (1999) förklarar att i ett budskap krävs det att man hittar sin USP (Unique Selling Proposition) och ESP (Emotional Selling Proposition). Detta menar han ska föras ut tillsammans med en relevant, trovärdig och bra motivering för att mottagarna ska kunna ta till sig det sagda och tro på det företaget vill föra ut till dem. Vidare påpekar han att om budskapet verkligen ska komma fram till mottagaren fordras det att man i samband med utformandet har valt rätt kommunikationskanaler som förmedlar det man vill säga till de man vill nå. Även Gezelius och Wildenstam (2007) instämmer i detta och tillägger att det även krävs av mottagaren att denne kan och vill ta emot det budskap som företaget sänder. Innan ett företag bestämmer sig för vilket budskap de ska använda sig av behöver de fundera över vilka argument och information som ska framhävas och om det är någon form av information som de bör utelämna helt. De måste även beakta varför de gör detta och vilken nytta det ger företaget och dess omgivning (Gezelius och Wildenstam 2007). Företag behöver överföra information som frambringar någon sorts av förändring för mottagaren där till exempel attityden, inställningen eller känslan ändras. Det är informationen som är själva budskapet enligt Gezelius och Wildenstam (2007) i kommunikationsprocessen och förbinder sig med mottagaren. De fortsätter med att det hela handlar om ett utbyte av information där båda parterna är inblandade i processen.

Modellen nedan redogör för hur kommunikationsprocessen går till när ett företag försöker få ut sitt budskap till sin omgivning. Informationen som företaget vill bistå med till omgivningen går till sändaren som skickar vidare meddelandet via media som sedan når mottagare. Längs denna process kan störningar uppstå som påverkar sluteffekten. Dessa störningar kan både vara inre och yttre. De inre störningarna är mer subtila och svårare att handskas med medan de yttre störningarna kan vara i form av tekniskt fel vid överföringen av budskapet, buller etc. Vid processens slut sker en effekt, det är det resultat som uppstår av det budskap som företaget valt att sända till mottagaren och vid återkopplandet kan företaget sedan se hur pass bra budskapet har lyckats, om det har fått den effekt de hade hoppats på eller inte. Det är vid återkopplingen som företaget kan ta del av mottagarens gensvar, dens känslor, värderingar, attityder osv. (Gezelius och Wildenstam 2007).

Figur 1: Kommunikationsprocessen (Gezelius och Wildenstam, 2007;209)

Information _{Sändare Budskap Media Mottagare Effek}

Återkoppling St ö rn in ga r St ö rn in ga r St ö rn in ga r

32

Företag som sänder ett meddelande kan i budskapet använda sig av olika attraktioner för att uppnå olika känslor hos mottagaren. Fill (2006) hänvisar till de huvudsakliga faktorerna; rädsla, humor, animation, sex, musik samt fantasi och surrealism som en organisation kan använda sig av. Dessa attraktioner är viktiga, för använder företaget budskapet med rätt anspelning i kan det vara avgörande för hur pass lyckat kommunikationen av budskapet blir (Fill 2005).

I ett budskap finns det enligt Nilsson och Waldemarson (2007) två nivåer, dessa nivåer består av vad som sägs och hur det sägs. Vad består av innehållet och dess informationsdrag medan hur grundar sig i relationen. De framhäver att hur någonting sägs yttrar sig i vilka rättigheter och skyldigheter de inblandade har i relationen. Vad vi säger är vi ofta medvetna om, däremot hur vi säger det är vi inte alltid lika medvetna om. Det ena är det verbala ordförrådet och det andra är mer känslomässiga och diffusa där kroppsspråket är en del av det. Vidare fortsätter de att förklara att samtidigt som vi uttalar oss om en sak är den handling som vi samtidigt gör en vidare förklaring på vad vi egentligen menar, exempelvis en blinkning med ögat för att visa på att det inte ska tas bokstavligen. Dessa två olika nivåer utgör tillsammans budskapet men kan även komma att skilja sig från varandra. När de inte sammanfaller blir det ofta missförstånd, oklarheter och även konflikter kan komma att uppstå. Avslutningsvis klargör de även att en orsak till att de inte alltid överensstämmer är att sändaren inte är ärlig eller uppriktigt i budskapet som personen förmedlar.

Som person måste man tänka på hur du ser ut men inte minst hur du talar. Detta bidrar nämligen till det budskap som förmedlas till omgivningen där det du säger har större betydelse än utseendet menar Werner (2007). Hon framhåller även att efter ett tag när omgivningen lär känna dig börjar handlingarna ta över som bärare av budskapet. Det gäller då att se till att budskapet i sin framtoning, vad man säger och hur man handlar överensstämmer med varandra. Dessa budskap som man förmedlar syftar hon på ofta är bundna till en situation i form av den position individen har i sitt arbete där de budskap som förmedlas kräver en förbindelse till de egna värderingar, oavsett om personen representerar en viss organisation. Är inte ens värderingar i samhörighet med budskapet kommer ens budskapet inte heller att upplevas som trovärdiga.

33