David började ofta dagen med att gå igenom vilka nya felrapporter som kommit in och hur den programkod som producerats dagen innan fungerar6. Detta och de senaste rapporterna från teamen och de andra projekten var den information som sedan användes för mötena under dagen.
En stor del av Davids tid går åt till möten. Planerade möten utgjorde under studieveckan närmare halva arbetstiden. Om man till detta lägger spontana möten i korridorer eller på kontoret när personer kommer för att fråga eller informera blir möten av olika slag en väldigt stor del av arbetet. Det var bara vid sex tillfällen mellan klockan 8 och 16 under studieveckan som David satt och arbetade ensam och ostörd i mer än 10 minuter. Ingen av dessa perioder varade mer än 30 minuter (se figur 11).
Vid 9 börjar det första mötet. Tre dagar i veckan är detta ett kortare ”Morgonmöte” inom Subprojektet för mjukvara. Dessa möten hålls via telefonkonferens och varar mellan en halv och en timme. Förutom de tre projektledarna i subprojektet deltar projektledarna för de olika delprojekten och en Configuration Manager. Vid dessa möten diskuteras prioritering av felrapporter, samordning av arbetet och beslut om till exempel nya signalfiler eller operativ- system. En dag i veckan hålls ”Projektmöte” i Subprojektet för mjukvara. Då tränger man lite djupare i samma frågor som i morgonmötena och i hur projektet utvecklas. Även dessa möten hålls oftast via telefonkonferens men de brukar hålla på ett par timmar. Ungefär en gång i
6 Varje kväll skickar samtliga programmerare in den kod som producerats under dagen för att den ska sättas
samman. Under natten byggs sedan de olika delarna ihop och man får en uppfattning av hur långt arbetet är gånget och hur de olika bitarna fungerar ihop.
månaden reser dock representanter antingen från Telesoft till uppdragsgivaren eller tvärt om för att ägna en heldag åt att diskutera liknande frågor men också för att kunna diskutera mer strategiska frågor.
När man samlas för möte träffas man, på Telesoft, i ett av mötesrummen där det finns en högtalartelefon mitt på det ovala bordet. Runt bordet finns plats för sex till åtta personer och placeringen skiftar från möte till möte. Placeringen sker, verkar det som, efter ”bussprincipen”. Första person som kommer sätter sig i mitten, nästa sätter sig i ena änden och nästa i andra änden, senare inkomna sätter sig sedan emellan. Om några kommer samtidigt och diskuterar något på vägen in eller om några vill diskutera något gemensamt under mötet frångår de ibland mönstret och sätter sig bredvid eller mitt emot varandra, även om det finns gott om plats.
Under de möten då jag var närvarande var det personalen från Telesoft som ringde upp dem som satt hos uppdragsgivaren. Under den här perioden leddes mötena av någon från uppdragsgivaren men rollerna brukar skiftas månadsvis. Förhoppningen var att när man på Telesoft inom kort skulle ta över ledningen av morgonmötena, skulle kunna snabba på dem och korta dem till att bli mindre än en halvtimme långa.
I väntan på att alla ska komma på de olika platserna pratar man antingen om hur arbetet går och hur olika problem har lösts eller också pratar några som samarbetar om något med varandra för att uppdatera sig på vad som händer. När alla kommit på plats följer man en dagordning som medför att man dels diskuterar rapporter där man går igenom de olika projektens utveckling, problem eller andra funderingar men också att man får information ”uppifrån” om vad som händer och om besluts som fattats som rör det egna projektet. På detta sätt sitter ofta de som inte berättar om sitt projekt och väntar på att det ska bli deras tur. Informationen riktas oftast mot projektledaren hos uppdragsgivaren och rör inte nödvändigtvis de andra varför det händer att några har med rapporter eller andra dokument att läsa när diskussionen inte rör dem. Det hände också någon gång att mikrofonen hos Telesoft stängdes av för att man där skulle kunna diskutera vad man tyckte om det som sades i andra änden. När alla berättat vad de skulle säga avslutas mötet och telefonen stängs av. Ibland blev några sedan kvar i rummet för att diskutera vidare om något som avhandlats på mötet men oftast gick alla vidare till sitt arbete.
I projektmötena, som varar längre än en timme, gör de en kort paus mitt i för att hämta kaffe och få röra lite på sig. Ibland hann David också med att kontrollera några detaljer med teamledare för att kunna komma med korrekt information eller kunna korrigera ett tidigare uttalande under mötet. I slutet av dessa möten skrev de också ihop en gemensam progressrapport som sedan skickas till projektet ovanför. I den beskrevs vad som händer i subprojektet och hur det håller sig i förhållande till plan.
Två gånger i veckan hålls så ett möte i designprojektet på Telesoft där teamledarna och David och Diana träffas. Ofta är också projektadministratören med i mötet. Dessa möten är mer informella men i övrigt fungerar de ungefär som de tidigare. Vid det första mötet som hålls dagen före projektmötet i mjukvaruprojektet diskuterades främst teamledarnas progress- rapport där de beskrivit sitt teams arbete under veckan som gått. Vid mötet, som hålls dagen efter projektmötet i mjukvaruprojektet, informeras teamledarna om vad som sagts på det projektmötet och det är i detta forum som teamledarna främst ventilerar sina funderingar. Här diskuteras personalsituationen, vilka som är sjuka och hur arbetet går, om man hinner med det jobb som ligger framför. Om det finns specifika problem med programvara, samarbetsproblem eller problem av något annat slag så tas de också upp i detta forum.
Strax före designprojektmötet, och som förberedelse för detta, träffar David och Diana enhetschefen på Telesoft, som också är projektsponsor, för att diskutera frågor som rör linjen. Vid mötet med honom informerar han om vad som sagts på högre ort och David och Diana informerar honom om vad som händer i projektet för att han ska veta och ha detta som underlag i sina senare diskussioner och beslut. David och Diana tar sedan med sig informationen till mötet med teamledarna.
Vid ett tillfälle under veckan träffades projektledningsteamet för designprojektet för att diskutera. Träffen ägde rum i ”Power room”, Davids, Dianas och projektadministratörens kontor. Dessa möten var relativt informella och följde ingen speciell dagordning. Den bestämdes istället i samband med mötet och berodde på vad som var mest aktuellt just då. En återkommande aktivitet vid mötena var att följa upp AP (Action Points, uppgifter) som delats ut tidigare för att se till att allt som ska göras blir gjort. Syftet med dessa AP var att fördela en del av Davids arbete så att han inte skulle få alltför mycket att göra.
Vid det aktuella mötet diskuterades främst vad de behövde göra med de styrande dokumenten efter det kvalitetsmöte som hållits under veckan. På kvalitetsmötet presenterades resultatet från en undersökning som genomförts tidigare för att avgöra hur man inom företaget arbetar med kvalitetssäkring och hur väl man uppfyller de kvalitetskrav som ställts upp. Det kom fram att mycket arbete gjordes men att det var bristfälligt dokumenterat och att medvetenheten om arbetet var låg. Resultatet från mötet blev att David blev ombedd att se till att de styrande dokumenten fick en översyn utifrån denna synvinkel i samband med att de nu skulle revideras och uppdateras inför det nya inkrement som skulle starta.
Projektledningsteamets möte resulterade i att arbetet med de olika styrande dokumenten fördelades mellan personerna utifrån deras respektive ansvarsområde och att datum sattes upp för när dokumenten skulle vara klara och för när man skulle träffas igen. Förutom detta passade David också på att dela med sig av den information han hade om projektet så att även de som inte varit med på projektmötena skulle vara uppdaterade.
MELLAN MÖTENA
Arbetet består inte bara av möten. Mellan och efter mötena är det ofta frågor som måste kontrolleras eller undersökas. Det kan vara uppgifter som diskuterats som han kontrollerar genom att gå runt till teamen. Ofta försöker David också att hålla ett öga på utvecklingen av antalet felrapporter eller förändringsbegäran samt på hur produktionen går. På detta sätt kan han se var behovet av resurser är störst och om något team behöver förstärkas med fler personer för att klara kraven eller för att inte hamna alltför långt efter planen och därmed förlora motivationen. Här kommer ofta även andra frågor upp om sådant som teamledarna funderar över hur de ska lösa. Det kan vara frågor om medarbetarna och hur de kan användas eller var de ska jobba eller om vem som ansvarar för en viss fråga. Vissa av dessa frågor kan besvaras direkt men i vissa fall måste någon annan kontaktas för att kunna svara eller, mer sällan, hänvisas teamledaren till någon annan som kan besvara frågan.
David går också runt i teamen för att försöka känna in hur det fungerar och om det är några problem som inte kommit fram genom teamledarna. Om det är någon som har problem eller inte trivs av någon anledning följer han upp detta med samtal och frågor. När förändringar gjorts följer han också upp dessa för att försäkra sig om att de inte får allt för negativa effekter. Skulle det vara fallet försöker han anpassa situationen så att det ska fungera bättre. Det kan till exempel handla om att flytta om medarbetarna mellan teamen men detta måste linjecheferna vara med om eftersom det är de som ansvarar för de personella resurserna och deras utveckling.
Det är heller inte ovanligt att han, när han sitter och arbetar med något annat, blir avbruten av någon teamledare som behöver fråga om något eller behöver hjälp med någon personalfråga, till exempel behov av extra resurser för att klara av att hantera oväntat många felrapporter. Detta var vad som var aktuellt under studieveckan och vad David ansåg var en av de stora skillnaderna från en ”normalvecka”, att det var ovanligt mycket felrapporter.
Något annat som skilde studieveckan från många andra veckor var att David, vid två tillfällen, åkte iväg på vad man skulle kunna kalla sociala aktiviteter. Det ena tillfället var en lunch med efterföljande aktiviteter för att avluta sitt arbete som teamledare i ett av teamen. Detta hade inte gjorts när han slutade där för en månad sedan för att börja som projektledare. Det andra tillfället handlade om en golfturnering som anordnades inom företaget.
För David slutade dagen på jobbet, med ett par undantag, vid fyra då han åkte hem. Ofta blev dock kvällarna och ibland även helgerna avbrutna av telefonsamtal från jobbet eller att han måste läsa någon rapport eller skriva något inför kommande dag.