De nuvarande utlandsstationerades situation på Novartis Sverige AB

De fyra utlandsstationerade som för närvarande arbetar på Novartis Sverige AB har olika bakgrund. De kommer från olika länder med varierande erfarenheter och

familjesituationer. Vår första intervjukandidat, Christopher Kaplan är amerikan och har goda erfarenheter av att jobba utomlands då han varit utlandsstationerad de senaste åtta åren. Kaplan kom till Sverige tillsammans med sin familj för att inneha befattningen som

DE UTLANDSSTATIONERADE CHEFERNA PÅ NOVARTIS SVERIGE AB - svårigheter att möta en ny kultur

verkställande direktör för affärsområdet Pharma på Novartis Sverige AB. David Youds är engelsman och har inte tidigare varit utlandsstationerad men har arbetat mycket i utlandet och har därför en god erfarenhet av att arbeta i en internationell miljö. Youds kom till Sverige utan sin familj för att under sitt uppdrag här vara nordisk chef för enheten transplantation och immunologi på företaget. Christian Haldorsen är norrman och har tidigare varit utlandsstationerad i ett flertal länder och är idag nordisk IT-chef. Han är bosatt i Sverige tillsammans med sin familj. Pietro Crovetto är italienare och även han har en bred erfarenhet av utlandsstationering. Crovetto har kommit till Sverige utan sin familj och är för närvarande nordisk regionchef för marknadsföring på Novartis Sverige AB. Här nedan följer en redogörelse för intervjuresultaten och dessa kopplas samman med de sju faktorerna i vår modell för att på så vis tydliggöra informationen från intervjuerna.

4.2.1 Mottagande och hantering från företagets sida

Vad gäller de utlandsstationerades mottagande och hantering från arbetsgivaren samt medarbetarnas sida på Novartis Sverige AB råder delade meningar om hur detta

genomförts. Som en förberedande åtgärd besökte Kaplan Novartis Sverige AB under en och en halv dag. På så vis fick han möjlighet att presentera sig och möta sina nya kollegor och därmed inte bara vara ett namn utan även ett igenkänt ansikte. Kaplan är välkänd inom koncernen vilket underlättade inträdet på den nya arbetsplatsen då han anses vara en legitim person där hans trovärdighet och kapacitet inte ifrågasätts. Enligt Kaplan har Novartis Sverige AB inte arrangerat några aktiviteter för att underlätta socialiseringen in i samhället och på jobbet varken för honom eller för hans familj. Dock har han heller inte bett om detta eller känt behov av det. Kaplan uttrycker sin uppfattning om den kulturella integrationen enligt följande This is the easiest cultural assimilation I have made yet . (Kaplan 2004.)

När familjen Kaplan flyttade till Sverige hjälpte SAS Relocation Service familjen med praktiska angelägenheter såsom bostad och tillhörande registrering och dokument. Det

DE UTLANDSSTATIONERADE CHEFERNA PÅ NOVARTIS SVERIGE AB - svårigheter att möta en ny kultur

Kaplan med att ordna ett personnummer och informerade honom inte heller om att detta behövdes. Utan personnummer hindrades han t.ex. att ta emot de första flyttlådorna.

(Kaplan 2004.)

Kaplan kan rutinerna på Novartis sedan tidigare och dessa förkunskaper har påskyndat och underlättat inlärningen av rutinerna på den nya arbetsplatsen. Kaplans assistent är till mycket god hjälp för honom men även för hans fru då hon finns till hands både under och efter arbetstid. Kollegor har även funnits till hands då hjälp har behövts och för att

undvika kulturella krockar och missförstånd ber Kaplan ofta dem om feedback. Det finns en utsedd person som Kaplan kan vända sig till om råd och som även påpekar för honom om han gör något kulturellt felaktigt. Vid ankomsten fick han en handbok om Novartis Sverige AB: s rutiner på arbetsplatsen vilken han använde flitigt under de första tre månaderna. Denna handbok var till största del på engelska. (Kaplan 2004.)

Youds har en annan uppfattning om företagets mottagande och hantering då han anser att förberedelserna inför uppdraget varit otillräcklig då bl.a. information om den svenska affärskulturen inte givits. Youds känner att den kulturella integrationen har varit svårare än vad den hade behövt vara. Inte förrän nu, ett år senare känner han sig ganska

integrerad. Han tror att det tagit så pass lång tid delvis p.g.a. att han reser mycket och inte tillbringar så mycket tid på arbetsplatsen. Han känner att ju mer han befinner sig på kontoret desto bättre integreras han. Han anser att tiden som det tagit att integreras kunde ha förkortats om sociala arrangemang hade anordnats. Han förväntade sig att Sverige var ett socialt land där han skulle bli bjuden på middag och att kollegor ibland skulle gå ut och ta en öl efter jobbet tillsammans. Youds tror inte att han är exkluderad från sociala aktiviteter utan bara att dessa inte sker. Han tror generellt att folk som jobbar ihop inte umgås utanför jobbet på Novartis Sverige AB. Novartis i Storbritannien hjälpte Youds med avtal avseende hälsovård. Han fick även hjälp med de finansiella angelägenheterna av KPMG vilket arrangerades av huvudkontoret i Basel. Det som Novartis Sverige AB har organiserat för att hjälpa honom att komma till rätta är att tillhandahålla ett

telefonnummer till ett relocation service företag . Då Youds gör affärsresor fyra till fem gånger i veckan samt även pendlar till Storbritannien på helgerna har det medfört

DE UTLANDSSTATIONERADE CHEFERNA PÅ NOVARTIS SVERIGE AB - svårigheter att möta en ny kultur

svårigheter att kontakta ett relocation service företag på egen hand och därmed ordna med boende. Detta har medfört att Youds har bott på olika hotell det senaste året och även gör det idag. Nedan följer ett citat angående hur Youds känner inför företagets hantering It could have been done an awful lot better . We as a company did not prepare for me coming over here . Youds skulle ha velat delta i ett introduktionsprogram för att inträdet på den nya arbetsplatsen skulle ha underlättats. Han önskar att han hade fått en handbok om företagets rutiner samt att få ingå i en grupp för utlandsstationerade, något som han vet arrangeras på Novartis i Danmark. Även en resa till Sverige i

förberedande syfte skulle ha underlättat flytten och anpassningen. Han uppger att det tagit nio månader att bygga upp de kontakter han har idag vilket han troligtvis kunde ha uppnått inom en vecka om ett introduktionsprogram hade funnits att tillgå. (Youds 2004.)

Haldorsen gör en jämförelse med hur han tidigare blivit mottagen och hanterad och anser att Novartis Sverige AB utförde det bättre här än när han kom till Schweiz. För Haldorsen ordnade Novartis Sverige AB bostad och vissa myndighetskontakter. Han fick även en handbok om företagets rutiner som var skriven på svenska. Företaget har även visat sitt stöd för Haldorsens familj då de bl.a. har erbjudit sig att finansiera vidareutbildning för fru Haldorsen och barnomsorg för deras son. Han känner att företaget har hjälpt hela familjen med allt som behövdes. Han anser dock att de svenska myndigheterna är alltför byråkratiska vilket har resulterat i tidskrävande processer. Detta upplevde han t.ex. då han skulle skaffa ett svenskt körkort och personnummer. Körkortet tog 6 veckor att få och därmed kunde han inte köra under denna period. (Haldorsen 2004.) Liksom för Kaplan och Youds anordnade inte företaget några sociala aktiviteter för Haldorsen och hans familj. Detta har dock inte Haldorsen upplevt som en brist eftersom familjen redan hade ett socialt nätverk i Sverige innan den flyttade hit. Han anser även att kollegorna är sociala och att det är vanligt förekommande att de ses efter arbetstid och tar en öl.

(Haldorsen 2004.)

Liksom Youds anser Crovetto att den förberedande informationen inför hans uppdrag

DE UTLANDSSTATIONERADE CHEFERNA PÅ NOVARTIS SVERIGE AB - svårigheter att möta en ny kultur

2003 för att sedan flytta till Sverige under januari 2004. Detta medförde att han inte kände sig förberedd inför det nya uppdraget, framförallt då kontraktet inte var klart då han anlände. Därför kände han inte heller till hur han skulle bli kompenserad för sitt arbete. Senare visade det sig att han inte fick sin lön som skulle utfärdas från Novartis i Schweiz förrän i juni 2004, dvs. nästan ett halvår efter att han påbörjat sitt uppdrag.

Crovetto anser dock att dessa komplikationer varit relativt enkla att hantera för honom då han inte har sin familj med sig till Sverige. Han uttryckte sig enligt följande If there is a problem, it´s my problem . (Crovetto 2004.) När Crovetto kom till Sverige hjälpte Novartis Sverige AB honom med att ordna bostad och det administrativa kring flytten men han fick dock inte tillgång till något relocation service företag . Själv fick han bl.a.

ordna med personnummer, legitimation, telefon och bredband. Problem uppstod då vissa myndigheter och företag endast erbjuder service via knapptelefon. Detta medför

komplikationer då instruktionerna ofta är på svenska. På plats fick han en

introduktionskurs där han lärde sig om rutiner på arbetsplatsen, där det bl.a. ingick hur anställda ansöker om ledighet och hur lunchen skall betalas. Crovetto fick även en handbok om företagets rutiner men denna var dock på svenska och därmed hade han ingen användning av den. Crovetto anser att socialiseringen i företaget och i samhället varit relativ enkel. Även i Crovettos fall har inte företaget anordnat några aktiviteter direkt riktade mot honom som utlandsstationerad för att förenkla socialiseringsprocessen men de ordnar en årlig kräftskiva och ett årligt julbord för alla anställda. Dessutom brukar Crovetto och hans kollegor ta en öl efter jobbet. (Crovetto 2004.)

4.2.2 Kulturell Kunskap

Samtliga utlandsstationerade har en bred erfarenhet av att arbeta i en internationell miljö och därmed har de kommit i kontakt med ett flertal kulturer vilket givit dem kulturell kunskap. Då Kaplan varit utlandsstationerad har han medvetet valt att bosätta sig i områden dominerade av den inhemska befolkningen för att på så vis lättare kunna ta del av den inhemska kulturen. Att Kaplans fru är polska har även bidragit till en ökad kunskap av en annan kultur. (Kaplan 2004.) När Youds kom till Sverige trodde han att alla från Sverige, Norge, Danmark, Island och Finland var likadana. Genom sin roll som nordisk chef fick han lära sig att detta inte var fallet. Vi citerar Youds I have learnt

DE UTLANDSSTATIONERADE CHEFERNA PÅ NOVARTIS SVERIGE AB - svårigheter att möta en ny kultur

through trial and error, rather than been taught . Han menar att han lärt sig hur han skall hantera människor från andra kulturer i praktiken och genom att göra misstag och inte genom att bli undervisad. (Youds 2004.) Haldorsen anser sig haft lätt att anpassa sig då han finner Norge och Sverige relativt lika varandra vad gäller kultur och språk.

(Haldorsen 2004.) Crovetto var redan bekant med den svenska kulturen innan han påbörjade sitt uppdrag för Novartis Sverige AB, då han tidigare jobbat för ett annat företag här. Crovetto har tidigare bott ihop med en danska vilket även ökat hans kulturella kunskaper. (Crovetto 2004.)

4.2.3 Tidigare erfarenhet av utlandsstationering

Kaplan, Haldorsen och Crovetto har tidigare varit utlandsstationerade. Kaplan har varit stationerad i både Paris och Rom. År 2000 tog han sitt första steg in i Novartiskoncernen då han utlandsstationerades till Basel för att sedan påbörja sitt nästa internationella uppdrag på Novartis Sverige AB i juli 2004. Kaplan har sedan år 2000 varit anställd inom Novartiskoncernen och känner därmed till affärssättet, marknaden och företagets

produkter. Detta tillsammans med att han har lång erfarenhet av att vara

utlandsstationerad har underlättat hans internationella uppdrag. (Kaplan 2004.) Youds har inte tidigare varit utlandsstationerad men har jobbat inom Novartiskoncernen i

Storbritannien i sex år. Han började sitt internationella uppdrag på Novartis Sverige AB i november 2003. (Youds 2004.) Haldorsen har jobbat för Novartis i Schweiz i tre år, varav två och ett halvt år i Bern och ett halvår i Basel. Sedan november 2004 bedriver han två nyckelprojekt för Novartis Sverige AB. (Haldorsen 2004.) Crovetto har tidigare varit utlandsstationerad i både London och Rumänien för att sedan 2002 påbörja sin karriär inom Novartis i Tyskland. I januari 2004 blev han utsänd för att arbeta för Novartis Sverige AB. (Crovetto 2004.)

4.2.4 Kommunikation

Kaplan upplever att kommunikationen varken utanför eller inom företaget har varit ett problem då många svenskar är duktiga på engelska. Detta har därmed underlättat

DE UTLANDSSTATIONERADE CHEFERNA PÅ NOVARTIS SVERIGE AB - svårigheter att möta en ny kultur

utanför arbetsplatsen, t.ex. behärskar inte portvakten i Kaplans hus engelska. Detta har löst sig genom att Kaplans assistent agerar som tolk som sedan informerar Kaplan.

Kroppsspråket har han heller inte upplevt som ett problem. (Kaplan 2004.) Eftersom Kaplan, VD för affärsområdet Pharma, är amerikan är alla handlingar inom ledningen på engelska. Detta har därmed underlättat kommunikationen för de utlandsstationerade cheferna. (Haldorsen 2004.) Kaplans kollegor pratar inte alltid engelska i hans närvaro men detta resulterar inte i att han känner sig utanför. Då kollegor inte alltid pratar engelska i hans närvaro känner han att det är ett sätt för honom att lära sig det svenska språket. Det sker ett ömsesidigt utbyte av språkkunskaper på arbetsplatsen då

medarbetare ber Kaplan om hjälp med engelskan. Kaplans kollegor har t.o.m. börjat använda hans amerikanska slang när de själva uttrycker sig. (Kaplan 2004.)

Youds däremot har upplevt kommunikationssvårigheter. Att skriva under

utbetalningsorder har varit ett problem då han inte kan tyda vad han skriver under eftersom de är på svenska. Youds berättade att information som tilldelas hela företaget, såsom E-mail är på svenska vilket resulterar i att han inte förstår den. Han upplever svårigheter i att snappa upp konversationer vid informella tillfällen såsom vid

kaffeautomaten. Han menar att detta medför en känsla av utanförskap eftersom han då inte kan uppfatta vad andra tycker och känner. Han är dock medveten om att han inte själv tagit initiativ för att lära sig svenska men har å andra sidan inte blivit uppmanad att lära sig språket heller. Han blev snarare tillsagd av företaget att någon språklig träning inte skulle behövas. Hans kollegor pratar alltid engelska i hans närvaro då han är involverad i konversationen och kroppsspråket har han inte upplevt som ett problem.

(Youds 2004.) Då norska och svenska är närbesläktade språk har Haldorsen inte upplevt kommunikationssvårigheter. Dessutom är hans fru finlandssvensk vilket innebär att han är van vid det svenska språket eftersom det även talas i hemmet dagligen. (Haldorsen 2004.) Även Crovetto upplever att det svenska folket är duktigt på engelska och att inga större kommunikationssvårigheter har uppstått. Eftersom han alltid kan kommunicera på engelska har detta medfört ett minskat behov av att lära sig svenska. (Crovetto 2004.)

DE UTLANDSSTATIONERADE CHEFERNA PÅ NOVARTIS SVERIGE AB - svårigheter att möta en ny kultur

4.2.5 Språklig och kulturell träning

Kaplan hade tillgång till både språklig- och kulturell träning före avresan och på plats i Sverige men deltog inte i denna. Han har lärt sig om den svenska kulturen på egen hand genom att läsa om den samt genom att befinna sig i landet. Kaplan och hans familj har även ett flertal svenska vänner och genom dessa lär de sig mycket om den svenska kulturen. (Kaplan 2004.) Youds däremot har inte erbjudits någon språklig eller kulturell träning varken före avresan eller i Sverige. Som tidigare nämnts blev han tillsagd att någon språkträning inte skulle behövas. Han önskar dock att han skulle ha fått träning eftersom han anser att kommunikationen ibland varit svår. Han har lärt sig om den svenska kulturen på egen hand, delvis genom en guidebok om Sverige och även genom att arbeta i landet. Youds säger att Everything I have found out, I have had to find out myself . (Youds 2004.) Till skillnad från Youds anser Haldorsen sig inte behöva någon träning i språk eller kultur då han sedan tidigare är bekant med det svenska språket och kulturen och han uttryckte sig enligt följande To me this is like Norway, it´s like not being abroad (Haldorsen 2004). Endast Crovetto deltar för närvarande i en kurs i svenska som finansieras av företaget. Han erbjöds dock ingen kulturell eller språklig träning innan han flyttade till Sverige. Crovetto har lärt sig om den svenska kulturen genom tidigare arbetserfarenheter i Sverige och genom nuvarande kollegor och vänner.

(Crovetto 2004.)

4.2.6 Familjesituation

Kaplan har tillsammans med sin fru två barn, ett på 17 månader och ett på två och ett halvt år. Han antar att den låga åldern på barnen har underlättat vistelsen i Sverige och anser även att han oftare kan umgås med sin familj då barn i Sverige i stor utsträckning inkluderas i sociala sammanhang. Då Kaplan och hans familj genom tidigare

utlandsstationeringar har en bred erfarenhet av att komma till nya platser är de medvetna om vad som krävs för att komma på plats i en ny kultur och ett nytt land. Genom barnen och deras aktiviteter har det varit relativt lätt för familjen att bekanta sig med nya människor. (Kaplan 2004.) Haldorsen har tillsammans med sin fru en son som är ett år

DE UTLANDSSTATIONERADE CHEFERNA PÅ NOVARTIS SVERIGE AB - svårigheter att möta en ny kultur

(Haldorsen 2004.) Till skillnad från Kaplan och Haldorsen har Youds kommit till Sverige på egen hand. Hans familj, fästmö och son på sju år, är bosatt i Storbritannien dit Youds reser på helgerna. Detta innebär att han inte har en fast punkt utan pendlar i princip varje vecka för att träffa sin familj. (Youds 2004.) Crovetto liksom Youds har kommit till Sverige utan sin familj. Han har två döttrar, en på fem år som bor tillsammans med sin danska mamma i Danmark och en på nio år som bor med sin mamma i Rom. Innan Crovetto kom till Sverige önskade han att bli stationerad i ett nordiskt land för att därmed komma närmare sin dotter i Danmark. Han anser sig vara nöjd med situationen då han utlandsstationerades till ett av Danmarks grannländer. (Crovetto 2004.)

4.2.7 Svensk ledarskapskultur

Samtliga uppfattar att den svenska ledarskapskulturen präglas av en platt organisation där medbestämmande råder bland de anställda. De anser att den höga graden av

medbestämmande i många fall leder till att beslutsprocesser är tidskrävande och långa.

De ser den sociala strukturen i företaget som informell där chefer och underordnade äter lunch tillsammans. (Kaplan, Youds, Haldorsen, Crovetto 2004.) Detta skiljer sig från Basel där ledningen och de övriga anställda äter lunch på olika våningar (Haldorsen 2004). Kaplan anser att de anställda har bra arbetsetik och är öppna, dock inte ur alla aspekter. Kaplan menar att svenskar inte uttrycker sin åsikt fullt ut och därmed blir det svårt att förstå vad de verkligen tycker och känner. Detta försöker Kaplan bearbeta genom att ha en open-door policy . Med detta menas att medarbetare oavsett nivå i organisationen kan komma till Kaplans kontor för spontana möten. Det som Kaplan anser är en svårighet på arbetsplatsen är att vissa människor inte alltid går att räkna med då de inte tar sitt ansvar fullt ut utan istället skyller ifrån sig. Kaplan anser att den platta organisationen och medbestämmandet före beslut gör det svårt att tydliggöra vem som har ansvaret. Detta är något som Kaplan anser i vissa fall kan försvåra ledarskapet. Han citerade Jackwells uttalande What you measure is what gets done . Kaplan menar att rätt nyckeltal tydliggör ansvarstagande. Kaplan vill få in en mer prestationsgrundad kultur på Novartis Sverige AB för att på vis öka effektiviteten. Kaplan anser att beslut bör vara mer direkta från ledarna i företaget. Kaplan menar att han gärna hjälper andra att leda men att hans uppgift inte är att leda åt dem. Han har sett att chefer på Novartis

DE UTLANDSSTATIONERADE CHEFERNA PÅ NOVARTIS SVERIGE AB - svårigheter att möta en ny kultur

Sverige AB gör sina underordnade chefers jobb, vilket resulterar i att cheferna inte gör det de ska och att det blir ineffektivt. Kaplan önskar att medarbetare och chefer ska vara mer uppriktiga och att chefer ska ge konstruktiv och tydlig feedback. Kaplan känner att chefer ofta kan känna att konstruktiv kritik innebär negativ kritik och därför undviker att ge den. Han anser att det är viktigt att medarbetarna uttrycker sina uppriktiga och ärliga åsikter för att uppnå ett effektivt samarbete. (Kaplan 2004.)

Youds anser att den svenska arbetskulturen är mycket olik hans tidigare erfarenheter i utlandet. Han känner att en stor del av de anställda inte anstränger sig tillräckligt och inte

Youds anser att den svenska arbetskulturen är mycket olik hans tidigare erfarenheter i utlandet. Han känner att en stor del av de anställda inte anstränger sig tillräckligt och inte