– Definiera och fördela kostnader för verksamheten

Det andra steget i modellen är att definiera och fördela de kostnader som ska ingå.

Detta görs i fyra steg:

1. Utdrag från ekonomisystemet

2. Beslut om vilka dimensioner i kodsträngen som behöver tas med 3. Kodning till rätt standardinsats enligt insatslistan

4. Import av data till IT-stöd för kalkylering av brukarkostnade

Kostnadberäknad insats

Kostnad per brukare

Validering

Förs till insatskostnader som inte kan eller ska brukarrelateras

Förs till Allokeras till

Förs till Förs till

Identifiera verksamheter och insatser inom vård och omsorg

Verksamhet kombinerat med ansvar och ev. projekt,

aktivitet eller motpart som inte kan eller ska brukarrelateras

Förs till Allokeras till

Förs till Förs till

Identifiera verksamheter och insatser inom vård och omsorg

Verksamhet kombinerat med ansvar och ev. projekt,

aktivitet eller motpart

Fördelningen från utfallet i redovisningen till insatserna behöver göras i flera steg.

Kostnader, resurser och aktiviteter används som begrepp. De kommer ursprungligen från teorin för aktivitetsbaserad kalkylering men har anpassats till arbetet med KPB.

Följande bild förklarar de olika delarna.

Aktiviteterna och insatserna finns definierade i standardmodellen, så i steg två skapas en fil där en kodning mellan ekonomi och standardaktiviteter görs.

Först skapas en exportfil från ekonomisystemet. Beroende på hur kommunen har organiserat redovisningen kan olika koddelar behövas tas med. I princip behövs föl-jande delar:

1. konto – ansvar – verksamhet – utfall

Ibland behövs en komplettering med andra kodsträngar såsom 2. aktivitet – projekt – motpart – objekt

Det gäller i princip att använda samtliga konton som finns i redovisningen för äldre- och handikappomsorgen. Detta steg bör i sin tur delas in i tre delar.

Först måste det definieras hur verksamheten är organiserad ekonomiskt. Finns ett beställare- utföraresystem? Detta påverkar t.ex. hur exporten från ekonomisystemet definieras (då tas t.ex. motpartsbegreppet med). Finns Individ- och familjeomsorg (IFO) med i samma förvaltning? Finns det externa entreprenörer osv.? Utifrån sva-ren på dessa frågor bestäms hur utdraget från ekonomisystemet ska se ut.

I den andra delen kontrolleras om kostnader ska lyftas in beroende på om man i steg 1 har upptäckt att någon verksamhet (t.ex. insatser för psykiskt funktionshindrade) har redovisats under ett annat verksamhetsområde.

Den tredje delen handlar om verksamheter som är integrerade, exempelvis

korttids-NamN BeskrivNiNg

Ex. 50 000, lön Summering av kostnader för ett konto som fördelas till kombinationerna av aktuell kontosträng

Ex. 51 000–72 000, ordinärt boende, hemtjänstgrupp 1

Kombination av verksamhet, ansvar m.m. baserat på aktuella insatser

Ex. Erbjuda hemtjänst, egen regi Summerar de olika verksamheterna och ansvaret baserat på insatser samt lägger till administrationsaktiviteter.

delar upp kostnader för t.ex. egen regi, externa entreprenörer Ex. hemtjänst, egen regi Sammanfattar den kalkylerade kostnaden för insatsen

Kostnad per brukare Sammanfattar den kalkylerade kostnaden för brukaren BRuKARE

INSATSER AKTIVITETER

RESuRSER KOSTNAdER

2

KOSTNAd PER BRuKARE

Det finns skäl att ta bort vissa kostnader och verksamheter från beräkningarna. Det gäller sådana som av olika skäl inte ska belasta den enskilde brukaren. För att un-derlätta en total avstämning mot redovisningen rekommenderas att även i totala-vstämningen ta med alla kostnader och intäkter. Räkenskapssammandraget (RS) är ett bra hjälpmedel för att kontrollera att alla kostnader för de olika verksamheterna har kommit med. De overheadkostnader på kommunnivå som har räknats fram i RS ska användas som kostnader för pålägg för de kommunövergripande verksam-heterna.

För att få ett korrekt utdrag från ekonomisystemet går det att utgå ifrån följande.

Konto

Först identifieras de konton som ska vara med i utdraget från ekonomisystemet. Här kontrolleras vilka konton som ska tas bort helt (både intäkter och kostnader). I den interna redovisningen kan kostnader vara dubbelförda när det gäller beställare/ut-förare, internt köp och sälj). Detta måste justeras.

Nedan finns regler för hanteringen av intäkter i kalkylen för äldre- och handikapp-omsorgen.

Intäkter som ska tas med och sedan ska reducera kostnaderna är

• Momsbidrag

• Ersättning från försäkringskassan, personlig assistans

• Administrativ ersättning (extern intäkt)

• Kiosk- och fikaförsäljning

• Busstransporter (som betalas av brukare)

• Försäljning till andra kommuner och landsting

• Betalning för kost/lunch (som betalas av brukarna själva, oftast inom öppen verksamhet)

• Sponsorbidrag

• Terapimaterial (försäljning inom dagverksamheten)

• Uthyrning av inventarier

• Övriga ersättningar (ex. interna intäkter och intäkter för poolpersonal)

• Lönebidrag

• EU-bidrag (för projekt)

Intäkter (taxor och avgifter) som inte ska tas med som reducerande kostnader är

• Hemtjänstavgifter

• Bostadshyror

• Korttidsboendeavgift

• Larmavgifter

• Avgift för mat

• Hemsjukvårdsavgift

• Egenavgifter för vård

• Matdistribution

Det som inte ska ingå i verksamheten kodas med fördel som Intäkter eller Övrigt för avstämningen.

Om kommunen har ett beställare-/utföraresystem behövs de interna kontona för att neutralisera de interna transaktionerna.

Motpart

Många av kontona har en motpart, vilket registreras i ekonomisystemet. Om kom-munen har ett beställare-/utföraresystem behövs motpartsbegreppet tas med för att neutralisera de interna transaktionerna.

Verksamhet och ansvar

Här beskrivs vilka verksamheter och vilket ansvar som kommunen har och hur de benämns. För varje verksamhet och ansvar finns oftast HSL-personalen uppdelad separat. Kontrollera detta så att kostnaderna för dem kan kodas till aktiviteterna.

Kontrollera även om administrationsaktiviteterna behöver delas upp i olika delar.

Projekt

Har kommunen några externa leverantörer? För dessa används normalt projektkonto.

Aktivitet

För att få fram kostnader för t.ex. larm, utskrivningsklara personer, anhörigbidrag, LASS, extern sjuklön eller tillfälligt utökat behov kan aktivitetskonto behöva an-vändas.

Kontot LASS, verksamhet och ansvar

För att kunna dela upp kostnaderna mellan LSS och LASS och vilken utförare det gäller behöver transaktionerna mellan försäkringskassan, kommunen och entrepre-nören hanteras.

Tillägg – andra verksamheter

Inte förrän verksamheten har påförts alla sina kostnader kan en korrekt kalkylering av insatserna göras.

Förutom de direkta kostnaderna för exempelvis löner och material finns det tjänster som levereras från andra enheter och verksamhetens andel av de gemensamma verk-samhetskostnaderna. Dessa avser stöd- och ledningsfunktioner, exempelvis

• Administration, stöd och ledning på olika nivåer i organisationen

• Växel och reception

• Vaktmästeri

• Städning och liknande tjänster

• Kostnader för kommunledning

• Insatser som ligger inom Individ- och familj (IFO)

• Bostadsanpassning

2

KOSTNAd PER BRuKARE